Статьи
Охранное предприятие ОДЕОН старается 
обеспечивать своих сотрудников охраны рабочими местами, отвечающими требованиям законодательства.
В данной статье пойдет речь об организации рабочего места охранника в зависимости от расположения на объекте, режима охраны и выполняемых охранных мероприятий; почему на качество работы охранника влияют микроклимат и бытовые условия на рабочем месте.
Современные объекты недвижимости, независимо от формы собственности, трудно представить без охраны. От постороннего вторжения охраняются различные здания и территории, склады, жилые дома и частные поселки, банки, офисы, школы, театры и многие другие виды объектов. Большинство из них оснащены мощными системами видеонаблюдения. Но даже самые лучшие технические новинки не заменяют, а лишь дополняют работу человека.
Понятие «Пост охраны» подразумевает локацию охранника во время несения службы, выполняемую функцию и условия работы.
В этом смысле посты охраны различают на следующие виды:
1. По способу наблюдения: стационарные или передвижные.
Передвижной пост – это когда охранники делают обход помещений и территории, чтобы вовремя заметить угрозу и принять меры по защите. Периодичность обходов определяется инструкцией охранника, которую согласовывает Заказчик.
Стационарный пост – это когда охранник не покидает своего места во время работы (например, на контрольно-пропускном пункте).
Возможна комбинация этих двух способов, в зависимости от поставленных задач.
2. По режиму работы: постоянный или временный.
Постоянный пост. Такой пост функционирует ежедневно и круглосуточно, когда одна смена сотрудников сменяет другую.
Временный пост. Охрана работает по прерывистому графику (например, только днем, или только ночью, или только в будни, или т.п.).
Возможен комбинированный режим. Например, в условиях экономической нестабильности для охраны офисов часто рассматривается режим охраны в нерабочие часы офиса – в будни по ночам, а в выходные и праздничные дни круглосуточно.
3. По условиям работы.
Кроме непосредственно постов охраны на объекте должно быть предусмотрено помещение охраны — место для хранения документации по охране объекта, технических средств охраны и связи, ну и обязательно место отдыха/приема пищи охранника. Помещение охраны и пост охраны могут быть одним и тем же местом, а могут располагаться отдельно друг от друга.
Главное — обеспечить оптимальные условия работы для службы охраны.
Виды помещений и постов охраны
При заключении договора на оказание охранных услуг в задачу Заказчика входит предоставление и оснащение помещения охраны, которое может быть организовано в разной форме:
— наружно: на улице отдельно стоящее здание/будка охраны (например, КПП на въезде);
— внутри: в здании в общем зале/помещении;
— внутри: в здании отгорожено в отдельное помещение.
В настоящее время для организации охранного бизнеса предлагается множество вариантов пунктов защиты. Производители выпускают бытовки для организации контрольно-пропускных пунктов различных размеров, качества и стоимости.
Размеры и обустройство могут быть любые. Например, в маленьких будках сторона помещения составляет всего полтора метра — хватит, чтобы поставить стол и стул. А могут быть бытовки, начиненные всевозможными удобствами и достаточной площади для нескольких человек сразу, что важно для комфортного пребывания охраны в течение длительного времени (например, при вахтовом режиме работы).
По типу планировки бытовок посты охраны бывают разных видов:
— Стандартные. Конструкция размерами 2х2,5 м с одним окном и дверью, наиболее востребована для контроля над перемещением транспорта через шлагбаум;
— Многогранные. В каждой стене такой будки имеется окно. Идеально подходит для кругового обзора;
— Тамбурные. Оснащены тамбуром, через него проходят посетители, предъявляя охраннику документы;
— Пост – проходная. Представляет собой большой коридор, здесь расположены комната охранника и начальника службы безопасности, а также туалет с умывальником. Такая проходная занимает площадь около 27 квадратов;
— Этажные. Чаще востребованы посты охраны двухэтажные или в виде бытовок, поставленных на металлический подиум. Удобны для обзора с высоты, например, территории рынка или автостоянки.
Некоторые специфические особенности помещений для охраны
Бдительность и быстрота реакции сотрудников службы безопасности напрямую зависят от условий, в которых они выполняют свои обязанности.
Важным параметром этого является комфортный микроклимат, нормальный температурный режим и освещенность в пунктах охраны. При производстве бытовок учитывают особенности климата и назначение бытовки. Важно предусмотреть автономное отопление и освещение поста охраны, особенно при круглосуточном режиме работы, для любых погодных условий.
Для наблюдения, прежде всего, требуется хороший обзор на объекте охраны. С этой целью КПП оснащаются большими окнами, чаще металлопластиковыми. В случае необходимости применяют пуленепробиваемое стекло. Количество окон зависит от задачи поста охраны (от одного окна до кругового обзора). Чтобы повысить степень защиты, дополнительно используют видеонаблюдение и другие технические средства.
Таким образом, современные конструкции для охранной службы отличает прочность, повышенная комфортность, долговечность.
По вопросам организации охраны Вы можете позвонить нам или написать в адрес нашего охранного предприятия.
Кто такие офис-менеджеры — памятка работодателю)))
Обновлённые HR-Сообщества:
hr.superjob.ru
Вопросы карьеры | 07.11.2007 16:41
Офис — менеджер
Щур Д. Л.,
Труханович Л. В.
Опубликовано в номере: Кадры предприятия №3 / 2002
Сфера работы
Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.
В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».
Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.
Условно их можно разделить на пять групп:
1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:
построение организационной структуры офиса;
планирование работы офиса;
руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;
разработку политики общения с клиентами.
2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.
Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).
Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.
В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.
В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.
Должностные обязанности
Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:
1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.
2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.
3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.
4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).
5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).
6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.
8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.
9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.
11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.
12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.
13. Организует:
встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).
15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).
17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.
20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.
23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.
25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.
Требования
Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.
Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.
Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.
Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.
Образование
Высшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.
Правовые и социальные гарантии
Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.
Основной правовой документ
Трудовой договор и должностная инструкция.
Заработная плата
Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия.