Оформление ошибочно пробитого чека ККМ
Федеральный закон N 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» определяет требования к расчетам с использованием кассовой техники. Этот Закон прямо указывает, что организации и предприниматели, которые получают за свои товары или услуги наличные деньги от населения, должны применять кассовую технику.
Покупатель или лицо, оказывающее услуги, всегда должны выдавать покупателю оригинал кассового чека.
Указанный Федеральный закон N 54-ФЗ от 22.05.2003 не содержит ответа на вопрос, как оформить ошибочно пробитый чек.
Министерством финансов Российской Федерации письмом от 30.08.1993 N 104 утверждены Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, подлежащие применению и в текущий момент времени.
Пунктом 4.3 вышеуказанных Правил предусмотрено, что если кассир-операционист допустил ошибку, он обязан:
- актировать по окончании смены кассовый чек, если невозможно погасить чек в течение смены;
- оформить акт по форме N КМ-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132;
- отразить в «Книге кассира-операциониста» суммы, выданные по возвращенным чекам.
Важно отметить, что в случае ошибочно пробитого чека форма КМ-3 оформляется всегда. К этой форме прилагается ошибочно пробитый чек, содержащий отметку о его гашении, а также объяснительная записка кассира, допустившего ошибку, с обязательным указанием причины ошибки. Ошибочные кассовые чеки наклеиваются на чистый бумажный листок. Все перечисленные документы передаются в бухгалтерию предприятия. Такой порядок отражен в письме УМНС РФ по г. Москве от 02.04.2003 N 29-12/17931.
Форма N КМ-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 и находится в соответствующем альбоме. Надо учитывать, что форма N КМ-3 является обязательной и может быть составлена только по утвержденной форме.
Кассовый чек пробит неправильно: зачем нужна объяснительная?
Объяснительная записка — это документ, происходящий из сферы трудового права. В соответствии со ст. 192 ТК РФ за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работодатель вправе применять к работникам дисциплинарные взыскания. Но прежде чем принимать такие решения, он должен запросить у работника письменные объяснения по поводу совершенных действий (ст. 193 ТК РФ). Ошибка кассира при пробитии кассового чека как раз может быть примером ненадлежащего исполнения обязанностей.
Применение кассовых аппаратов тесно связано с налоговыми правоотношениями. Объяснительная записка кассира — ценный источник данных при налоговой проверке магазина (и возможном судебном споре), поскольку она позволяет инспектору ФНС (или суду) установить обстоятельства неприменения ККТ в порядке, установленном законом.
Неприменение ККТ — повод считать, что налогоплательщик занизил налоговую базу, не осуществив корректную фискализацию выручки. Кроме того, неприменение ККТ — само по себе серьезное нарушение норм законодательства, регулирующего расчеты хозяйствующих субъектов с физлицами (прежде всего, закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). За такое нарушение предусмотрены серьезные штрафы.
Содержание записки может стать аргументом, чтобы к магазину не были применены санкции.
Рассмотрим далее структуру и образец объяснительной об ошибочно пробитом чеке.
Заполнение полей формы КМ-3
В шапке формы заполняем реквизиты предприятия. Если оно не является структурным подразделением и не располагает ими, это поле оставляем пустым. Однако для случаев, когда в сеть объединены несколько магазинов, целесообразно указывать название и адрес конкретной торговой точки.
Обязательно указываем наименование контрольно-кассовой машины.
Прикладную программу и тип операции можно не уточнять. Кассира, ответственного за возврат, можно указывать по ФИО или табельному номеру.
Уточнение “в том числе по ошибочно пробитым чекам” следует понимать так: основанием для заполнения КМ-3 является допущенная кассиром ошибка, когда сумма больше, чем фактическая стоимость товара и предприятие возвращает “разницу”, возникшую в результате этого.
На примере: допустим, что кассир Светлова, оформляя покупку книги, не учла акцию, по которой новая цена — 159 руб. В итоге был пробит чек на 1749 руб. Покупатель обнаружил ошибку и указал на нее, в результате чего ему вернули 1590 руб. По регламенту покупатель представил заявление на возврат средств. Старший кассир Ефремов О.А. затребовал у кассира объяснительную записку, которую также приложили к КМ-3 от 26.08. 2016.
Если неправильно выбили несколько чеков, в форме указывается детализация по каждому из них. Однако в отчете по возврату средств в КМ-4 будет приведена только итоговая цифра.