Содержание
- Как составить письмо-запрос
- Письмо-запрос о предоставлении информации
- Письмо-запрос о предоставлении документов
- Письмо-запрос в налоговую
- Письмо-запрос в банк
- Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги
- Как составить — пошаговая инструкция
- Как оформить ответ?
- Предоставление счет-фактуры заказчика
- Как бороться с покупателем, который не возвращает документы?
- Требовать ли подписанный акт назад?
- Договариваться или требовать?
- Кто отвечает за документы
Как составить письмо-запрос
Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.
- Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
- Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).
- Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
- При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
- Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.
Письмо-запрос о предоставлении информации
Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:
- разъяснение мотива письменного обращения;
- ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
- суть обращения;
- конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
- стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
- регистрация в качестве исходящей документации.
ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса о предоставлении информации .doc
ООО «Преодоление»
Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46
Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91
Генеральному директору
ООО «Настурция»
А.Р. Леонтовичу
25.10.2016 года, исх. № 78
Об ассортименте и ценах на расходные материалы
Уважаемая Анна Ростиславовна!
Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .
Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.
Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.
С уважением,
генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов
Письмо-запрос о предоставлении документов
Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:
- «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
- дата, исходящий номер;
- название запроса, отражающее характер просьбы;
- личное обращение (кроме запросов в госорганы);
- суть просьбы;
- вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
- завершение документа (подпись, печать).
ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса о предоставлении документов .doc
ООО «Персефона»
г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
ИНН 2192847361, КПП 50010007
Директору АКБ «Финресурс»
А.П. Реутову
10.02.2016 года, исх. № 12
Запрос на предоставление копий документов
Уважаемый Анатолий Петрович!
Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.
Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко
Письмо-запрос в налоговую
Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:
- название;
- ИНН;
- адрес;
- ФИО и подпись руководителя;
- печать (если применяется организацией).
Желательно использование фирменного бланка.
ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса в налоговую .doc
ООО «Затура»
г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16
Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11
ИНН 6173849076
В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ
№1 по г. Москве
Исх. № 157 от 4 мая 2017 года
Запрос о счетах должника
По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:
- наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
- номера расчетных счетов, открытых должником.
К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.
Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко
Письмо-запрос в банк
Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:
- правильное указание реквизитов автора письма;
- ясное изложение проблемы;
- по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
- по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.
ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса в банк .doc
В АКБ «Мосбанк»
123790 г. Москва, ул. Высокая, 78
от Линчевского Дмитрия Яковлевича,
проживающего по адресу:
123908, г.Москва, ул.Октябрьская,
д. 90, кв. 213,
тел. 222-66-88
e-mail: lynch@mail.ru
О реструктуризации задолженности
12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.
Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.
С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.
В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.
Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.
О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.
15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский
Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги
Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.
ВАЖНО. Требование документов без объяснения причин, считается признаком дурного тона. Вторая сторона вполне имеет право не отвечать на подобный запрос.
Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:
- в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
- государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
- судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.
Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.
Как составить — пошаговая инструкция
Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:
- Необходимо составить «шапку» документу.
Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.
К обязательным реквизитам отправителя, относятся:
- его полное наименование;
- адрес;
- контактный телефон.
ВНИМАНИЕ. Письмо-запрос обычно пишется на имя руководителя организации, в которую он направляется.
- Далее необходимо указать дату и номер регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.
Некоторые организации также указывают тему письма (например, о получении архивной справки).
- По центру бумаги необходимо поместить обращение к адресату документа. Как правило, оно имеет следующий вид: «Уважаемый(ая) ……..!».
- Написание основного содержания письма. В начале текста целесообразно разместить доходчивое разъяснение причины своего обращения, а затем запросить конкретную документацию.
В случае если вопрос срочный, то имеет смысл тактично упомянуть о том, что ответ на данный запрос должен быть предоставлен в короткие сроки.
- Далее ставится подпись руководителя организации, а также печать.
Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.
Скачать образец письма с запросом о предоставлении документов
Как оформить ответ?
Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:
- положительный;
- отрицательный.
Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:
- «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
- Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
- Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
- «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.
В случае положительного ответа:
- необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
- дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
- к письму-ответу прилагается соответствующая документация.
При отрицательном ответе указывается:
- ссылка на ранее полученный запрос;
- причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
- констатация отказа.
- Приложения – указываются в случае, если ответ носит положительный характер.
- Подпись руководителя организации, печать, а также контактные данные исполнителя письма-ответа.
- Скачать бланк письма ответа на запрос о предоставлении документов
- Скачать образец положительного ответа на запрос о предоставлении документов
- Скачать образец отрицательного ответа на запрос о предоставлении документов
Вариант положительного ответа
ООО «Акварель» Генеральному директору
г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»
тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.
ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567
ИНН/КПП 77885974/77843545
01.12.16 № _12__
На № 01-11/323 от 25.11.16
Уважаемый Игорь Иванович!
В ответ на Ваш запрос от 25 ноября 2016 года № 01-11/323 о представлении прейскуранта на новую линию декоративной косметики, направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается).
Приложение на __8__ л.
С уважением,
Генеральный директор ООО «Акварель» Иордан С.Н.
Вариант отказа контрагенту
ООО «Виктория» Генеральному директору
г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 12 ООО «Эклат»
тел. (095) 966-15-67, факс. (095) 467-19-11 Погожему С.И.
ОКПО 245637, ОГРН 112734748595
ИНН/КПП 7754654/7735476
20.09.17 № _29__
На № 01-20/21 от 15.09.17
Уважаемый Степан Игоревич!
В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 года № 01-20/21 о предоставлении технологической карты производства мебели, сообщаю, что ООО «Виктория» отказывает Вам в представлении данной документации в связи с тем, что она является коммерческой тайной.
С уважением,
Генеральный директор ООО «Виктория» Иванов С.А.
В заключение следует подчеркнуть, что при написании письма-запроса необходимо соблюдать все правила деловой переписки, а также следить за тем, чтобы текст был изложен максимально понятно и без грамматических ошибок.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Предоставление счет-фактуры заказчика
Нет, неправомерно. НК РФ вообще не обязывает подрядчика передавать счет-фактуру заказчика. НК РФ обязывает выставить документ в течение 5 дней со дня отгрузки, но не передать, с чем согласны судьи в материале ниже. При этом в договоре можно установить обязанность передать и санкции за нарушение условий договора.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
Ситуация: Что делать, если поставщик отказывается передать выставленный счет-фактуру
Чтобы обязать поставщика вовремя выставлять счета-фактуры, пропишите соответствующее условие в договоре. Иначе получить счет-фактуру не удастся даже через суд.
Продавец должен предъявить покупателю НДС и выставить счет-фактуру в течение пяти календарных дней с отгрузки (п. 1–3 ст. 168 НК РФ). Однако на практике это правило соблюдают не всегда. Некоторые продавцы считают, что «выставить» счет-фактуру и «передать» его покупателю – это разные требования. А ответственность за то, что счет-фактуру не передали покупателю, не предусмотрена ни Налоговым кодексом РФ, ни постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
Вы можете попытаться обязать продавца выставить счет-фактуру через суд. Однако судебная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды поддерживают покупателей. Например, в постановлении от 10 февраля 2012 № А40-24857/11-62-213 ФАС Московского округа пришел к выводу, что отказ продавца предоставить правильно оформленный счет-фактуру – это нарушение, которое лишает покупателя законного права на вычет НДС. Но есть и другие решения, когда суды отказывают покупателям. Такие решения судьи мотивируют тем, что в Налоговом кодексе РФ есть положения, которые обязывают продавцов выставлять счета-фактуры, но нет положений, на основании которых счета-фактуры нужно передавать покупателям. Кроме того, счет-фактура не является товаросопроводительным документом, который продавец должен выдать покупателю при исполнении договора (п. 2 ст. 456 ГК РФ). А значит, и эта норма не поможет покупателю получить счет-фактуру.
Получается, что в законе нет механизма, который бы принудил продавцов предоставлять счета-фактуры. Даже иск в суд – не гарантия. Такой вывод содержат определение ВАС РФ от 15 января 2008 № 17818/07, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 24 сентября 2008 № А11-11888/2007-К1-9/605-40, Восточно-Сибирского от 26 сентября 2006 № А19-9546/06-16.
Главбух советует: чтобы обязать поставщика выставить счет-фактуру, пропишите это условие и меры ответственности в договоре. Тогда и вероятность выиграть суд будет больше.
В разделе договора «Обязанности продавца» зафиксируйте, какие документы обязан предоставить продавец и в какие сроки. Например, сформулировать можно так: «В течение пяти календарных дней с даты отгрузки товара Продавец обязан предоставить Покупателю счет-фактуру, оформленный в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137. Если в установленный срок счет-фактура не предоставлен, а также если в счете-фактуре допущены ошибки, препятствующие вычету НДС, продавец обязан выплатить покупателю неустойку в размере _____. Получение счетов-фактур покупатель подтверждает письменно по форме и в сроки, согласованные сторонами».
Арбитражная практика подтверждает правомерность включения такой нормы в договор. Так, в постановлении от 25 апреля 2007 № А65-20121/2006 ФАС Поволжского округа признал, что счет-фактура – это документ, который продавец обязан предоставить покупателю после передачи товара в силу закона (ст. 464 ГК РФ). Если продавец не исполнил эту обязанность, покупатель вправе потребовать счет-фактуру, в том числе установить разумный срок для передачи документа.
Кроме того, в договор можно внести условие, что покупатель оплачивает товар только после предоставления всех предусмотренных договором документов. Есть примеры судебных решений в пользу такого подхода (постановление ФАС Московского округа от 12 марта 2010 № А40-31216/09-151-132). Однако такая позиция не бесспорна. Есть и противоположные решения: основанием для оплаты поставленного товара является факт поставки и приемка товара покупателем без замечаний. Отсутствие счета-фактуры суд может не признать основанием для отказа от оплаты принятого товара (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 19 марта 2014 № А81-784/2013, Поволжского округа от 15 августа 2013 № А06-8025/2012).
Раньше, если покупателю не удавалось получить счет-фактуру от поставщика, через суд он мог доказать право на вычет НДС даже без этого документа. Положительные решения в пользу организаций по данной проблеме были (см., например, постановление ФАС Московского округа от 12 ноября 2012 № А40-38882/12-20-201). Однако с появлением электронной системы контроля за соответствием счетов-фактур, выставленных продавцами и полученных покупателями (разделы 8 и 9 деклараций по НДС), такой вариант представляется бесперспективным.
Ольга Цибизова, заместитель директора департамента налоговой и таможенной политики Минфина России
Как бороться с покупателем, который не возвращает документы?
Поставщик может обезопасить себя включением в договор условия об ответственности Покупателя за несвоевременную передачу экземпляра отгрузочных документов.
Наличие в договоре условия о том, что при невозврате отгрузочных документов товар считается акцептированным, является законным, при условии дополнения данного пункта положением о том, что при этом факт поставки не оспаривается, и при отсутствии мотивированного отказа Покупателя от подписания документов.
Согласно п. 3 ст. 513 ГК РФ в случае получения поставленных товаров от транспортной организации покупатель (получатель) обязан проверить соответствие товаров сведениям, указанным в транспортных и сопроводительных документах, а также принять эти товары от транспортной организации с соблюдением правил, предусмотренных законами и иными правовыми актами, регулирующими деятельность транспорта.
В случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное (п. 2 ст. 458 ГК РФ).
Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 23.09.2013 по делу № А41-39564/12 судами был отклонен довод ответчика о том, что им не подписана товарная накладная, так как договором предусмотрена обязанность покупателя возвращать поставщику один экземпляр товарной накладной с подписями уполномоченного лица и печатью покупателя; если экземпляр товарной накладной, переданный покупателю, не будет возвращен поставщику, покупатель считается получившим товары на условиях, содержащихся в экземпляре товарной накладной. Суды признают подобные формулировки не противоречащими законодательству.
Таким образом, в случае, если в срок, установленный для направления документов, покупатель не направил мотивированного отказа от подписания документов, риски у поставщика не возникают. Следовательно, когда товар поставлен поставщиком и принят и оплачен покупателем, а факт поставки товара не оспаривается, а также при наличии в договоре условия о том, что при невозврате отгрузочных документов товар считается акцептированным (принятым), действия Поставщика будут являться законными.
О.И. Есипёнок,
ведущий юрист-консультант консультационно-
правового отдела Группы компаний «Ю-Софт»
Требовать ли подписанный акт назад?
Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать. Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально. Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.
Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта (ст. 720 ГК РФ).
Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ). За отсутствие первичного документа, в т.ч. акта, налоговая ответственность может грозить и организации (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ). Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей.
А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет? Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный.
Договариваться или требовать?
Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.
Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.
Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.
На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.
В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.
С позиции поставщика
Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:
- в письме №03-03-06/1/750 от 13/11/09 г. Минфина;
- в документе-определении №15640/10 от 08/12/10 г. ВАС.
Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.
В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.
Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.
Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.
Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.
С позиции покупателя
Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.
Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.
Текст обращения может быть таким:
Руководителю (наименование компании-контрагента)
Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.
Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).
Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.
Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).
Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.
Кто отвечает за документы
Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.
Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.
Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.
Подводя итоги
Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.
Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.