Проезд к месту работы

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

• Компенсации за использование личного автотранспорта.
• Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
• Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

1. Локальные акты компании

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). При этом в расходы по прибыли можно включить сумму возмещений в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92: не более 1 200 руб. в месяц за авто с объемом двигателя до 2 000 м3 и 1 500 руб. – свыше 2 000 м3.

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Алгоритм оформления путевого листа см. в материале «Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

1. Документы при аренде авто у работника

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».

1. Возмещение транспортных затрат на такси

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Пример

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Оплата проезда работников

С вступлением в силу новой редакции Трудового кодекса РФ несколько изменились правила учета и налогообложения средств, потраченных на возмещение стоимости проезда сотрудников до места работы или по служебным делам. В нашем материале освещены введенные новшества и даны схемы бухгалтерских проводок как для коммерческих, так и для бюджетных организаций.

В своей деятельности организации зачастую сталкиваются с необходимостью изыскания источников финансирования расходов на оплату доставки своих работников к месту работы и обратно, а также на оплату проезда на общественном и ином транспорте должностных лиц, трудовые обязанности которых предусматривают необходимость постоянных служебных разъездов.

С 06.10.2006 (дата вступления в силу Закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ, внесшего изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации) обязанности работодателей по возмещению расходов работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, закреплены в ст. 168.1 новой редакции ТК РФ.

Согласно новым положениям указанной категории работников возмещаются следующие расходы, связанные со служебными поездками:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Возместим, если…

Конкретные размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также закрепляться непосредственно в заключенном между сторонами трудовом договоре.

Исходя из практики к работникам с разъездным характером работы могут быть отнесены курьеры, экспедиторы, работники жилищно-коммунального хозяйства (электрических, газовых, водопроводных, канализационных сетей), строительных организаций, учреждений связи и др.

При этом следует учитывать, что согласно положениям действующего законодательства организации самостоятельны в изложении перечня работ, профессий и должностей, выполнение трудовых обязанностей по которым предусматривает разъездной характер работы. Наряду с этим принятые решения должны быть обоснованы и основаны на разработанных в организации должностных инструкциях или на положениях трудовых договоров, заключенных с работниками.

В случае если в той или иной должностной инструкции и (или) в трудовом договоре с работником не будет ссылок на то, что выполнение трудовых обязанностей работником предусматривает необходимость постоянных и (или) периодических служебных разъездов, возмещение организациями расходов по проезду может трактоваться проверяющими органами как скрытая форма материального вознаграждения работников с дальнейшими последствиями.

Подготовьте документы

При разработке и согласовании соответствующих перечней работ, профессий и должностей работников с разъездным характером работы организации вправе использовать положения нормативных правовых актов (включая внутриведомственные). В частности, организации электрических сетей вправе применять нормы Постановления Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 27.05.81 № 149/9-67 «О порядке и размерах возмещения расходов работникам предприятий электрических сетей системы Министерства энергетики и электрификации СССР, постоянная работа которых имеет разъездной характер», сохраняющего свою силу согласно ст. 423 ТК РФ.

Исходя из изложенного разрабатывать соответствующий перечень нужно на основе следующих принципов:

· должностные обязанности работников, закрепленные в трудовом договоре, должностной инструкции или ином подобном локальном нормативном акте, предусматривают необходимость служебных разъездов;

· работники не обеспечиваются специальным транспортом для выполнения возложенных на них обязанностей.

При разработке перечня следует также учитывать интенсивность привлечения тех или иных категорий работников к служебным разъездам. Например, курьеры изначально могут обеспечиваться едиными проездными документами, а, например, бухгалтеры — только разовыми (если расходы на их приобретение изначально не превысят расходы на приобретение единых проездных документов).

В отдельном порядке (как вариант в разрабатываемом положении о порядке оплаты служебных разъездов работников) должны быть определены способ обеспечения работников проездными документами (приобретение организацией и распространение их между работниками; самостоятельное приобретение работниками и представление ими оправдательных документов для возмещения произведенных расходов; выдача работникам подотчетных сумм для приобретения билетов и т.п.), права работников на оплату соответствующих видов билетов (единые проездные билеты на месяц, квартал, год или иной период; разовые билеты; билеты на тот или иной вид транспорта).

Наиболее предпочтительной является разработка на уровне организации единого локального акта, в котором бы содержался перечень работников, работа которых носит разъездной характер, а также предусматривался порядок обеспечения работников проездными билетами. Указанный локальный нормативный акт подлежит утверждению работодателем. Если коллективным договором предусмотрено утверждение такого акта по согласованию или с учетом мнения выборного профсоюзного органа, данное условие должно быть соблюдено работодателем в обязательном порядке.

Покупаем проездной

Для обеспечения работников проездными билетами могут быть использованы следующие варианты:

— централизованная закупка билетов уполномоченными должностными лицами организации и дальнейшее распространение билетов между работниками. Такое приобретение проездных документов может быть организовано как за безналичный, так и за наличный расчет;

— выдача наличных денег под отчет работникам с истребованием от них отчета об использовании денежных средств в установленный руководителем организации срок;

— возмещение стоимости проездных билетов, ранее приобретенных работниками за счет собственных средств.

На практике для служебных разъездов может использоваться автотранспорт организации или сторонних лиц (в последнем случае на основе договоров аренды или оказания услуг). В таких случаях возмещение стоимости разъездов отдельным работникам не производится, а за счет соответствующего источника относятся затраты по использованию автотранспорта.

СПРАВКА

До 06.10.2006 при возмещении расходов по проезду работников организации в основном руководствовались нормами Постановления Совмина РСФСР от 04.05.63 № 521 «Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте» (в редакции изменений и дополнений), допускавшего возможность приобретения за счет средств работодателей месячных и квартальных билетов для проезда на городском пассажирском транспорте для работников, работа которых носит разъездной характер, если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.

Вместе с этим в силу Постановления Совмина РСФСР от 13.09.88 № 382 действие приведенного нормативного правового акта в части приобретения билетов для проезда на городском пассажирском транспорте было распространено исключительно на организации и учреждения, финансируемые из средств соответствующих бюджетов.

В бюджетных учреждениях расходы по оплате служебных разъездов работников могут оплачиваться из бюджетных средств в пределах выделенных объемов бюджетных ассигнований по подстатье 222 «Транспортные услуги» экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации. Это следует из положений Письма Минфина России от 14.04.2006 № 02-14-10/880. Согласно Письму допускается обеспечение должностных лиц проездными документами в служебных целях на все виды общественного транспорта, а также возмещение указанных расходов в случае, если должностные лица не были обеспечены в установленном порядке проездными документами в соответствии с законодательством Российской Федерации. Производимые расходы относятся на подстатью 222 ЭКР.

В случае недостаточности бюджетных ассигнований учреждения могут направлять на рассматриваемые цели и внебюджетные средства, если только это предусмотрено сметой по средствам, полученным от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Когда доставка обязательна?

Обязанности по доставке работников к месту работы и обратно возложены на работодателей только в отдельных исключительных случаях. Так, при применении вахтового метода работы доставка работников на вахту и обратно к месту работы осуществляется организованно от места нахождения организации или от пункта сбора до места работы и обратно на основе договоров с транспортными организациями и (или) собственным транспортом организации. На это, в частности, указано в п. 2.5 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.87 № 794/33-82 и согласно ст. 423 ТК РФ сохраняющих свое действие в настоящее время.

В обычных условиях на работодателей в соответствии со ст. 212 ТК РФ возлагается только лишь обязанность по доставке работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи.

Во всех остальных случаях, особенно в случае отсутствия маршрутов городского транспорта, обязанности работодателей по доставке работников к месту работы и обратно могут закрепляться в коллективном договоре, ином другом принятом в организации локальном нормативном акте или же непосредственно в заключаемых с работниками трудовых договорах. При этом соответствующее решение рекомендуется принимать с учетом мнения трудового коллектива и источника финансирования расходов.

Если работник «неразъездной»

Бывает, что для решения служебных задач в путь отправляются работники, должностные обязанности которых не связаны с постоянными разъездами и по которым локальными актами организации не предусмотрено возмещение стоимости проезда, на организацию также ложится обязанность по оплате стоимости проезда на общественном или частном транспорте.

При этом для возмещения стоимости проезда работник подает письменное заявление с просьбой об оплате транспортных расходов со ссылкой на приказ, распоряжение или другой организационно-распорядительный документ направившей его организации с приложением проездных билетов.

В случае если порядком, принятым в организации, предусмотрено оформление дополнительных документов (маршрутного листа, предписания на выполнение задания, разъездной ведомости и т. п.), к заявлению прилагаются также и данные документы (в том числе заверенные подписями и печатями организаций посещения).

При всем при том следует учитывать, что если работнику поручено выполнение отдельных задач вне места его постоянной работы, то направление может быть оформлено командировочным удостоверением, что регулируется положениями ТК РФ и Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Оплата проездных документов в таких случаях производится в обязательном порядке (в отличие от суточных, которые выплачиваются при условии, что командировка более одних суток и работник не может каждый день возвращаться к месту своего постоянного проживания).

Бухучет

В коммерческих организациях

В бухгалтерском учете в соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению расходы, связанные с оплатой проезда работников, оформляются следующими записями по счетам учета:

Дебет 60, 76 Кредит 51

— на сумму оплаты стоимости проездных билетов на счета автоперевозочных организаций, их посредников и (или) иных распространителей

Дебет 71 Кредит 50

— на сумму наличных денежных средств, выданных под отчет уполномоченному должностному лицу для приобретения им проездных документов

Дебет 50 субсчет 3 «Денежные документы» Кредит 60, 71, 76

— на стоимость полученных от организаций и (или) уполномоченных должностных лиц организации бланков проездных документов

Дебет 26, 29, 44, 91 и др. Кредит 50 субсчет 3 «Денежные документы»

— стоимость выданных работникам проездных билетов отнесена за счет соответствующего источника

Дебет 26, 29, 44, 91 и др. Кредит 60, 76

— на стоимость услуг транспортных и иных организаций по доставке работников к месту работы и обратно, по предоставлению автотранспорта для служебных разъездов и т. п.

Дебет 60, 76 Кредит 51

— на суммы оплаты услуг транспортных и иных организаций.

У бюджетников

В бюджетных учреждениях соответствующие операции должны сопровождаться следующими записями по счетам бюджетного учета (регулируется Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н):

Дебет 020605560 Кредит 130405222 (при осуществлении платежей с лицевого счета в органе казначейства для учета операций со средствами бюджета), 020101610 (при осуществлении платежей со счета в кредитной организации или с лицевого счета в органе казначейства для учета операций со средствами, полученными из внебюджетных источников)

— на суммы, перечисленные в оплату приобретаемых проездных билетов (при задействовании счета 020101610 одновременно оформляется запись по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств с банковских счетов учреждения»)

Дебет 020105510 Кредит 030205730

— на стоимость приобретенных проездных билетов

Дебет 030205830 Кредит 020605660

— на зачтенные при расчетах авансовые платежи

Дебет 020805560 Кредит 020104610

— на сумму наличных денежных средств, выданных уполномоченному должностному лицу учреждения для приобретения проездных билетов

Дебет 020105510 Кредит 020805660

— на стоимость проездных билетов, приобретенных уполномоченными должностными лицами учреждения

Дебет 140101222 Кредит 120105610

— на стоимость проездных билетов, выданных работникам учреждения в рамках основной бюджетной деятельности учреждения

Дебет 210604340 Кредит 220105610

— на стоимость проездных билетов, выданных работникам учреждения в рамках деятельности, приносящей доход

Дебет 240101222 Кредит счета 220105610

— на стоимость проездных билетов, выданных работникам и отнесенных за счет целевых источников или безвозмездных поступлений

Дебет 240101222 Кредит 030205730

— на стоимость услуг транспортных и иных организаций по доставке работников к месту работы и обратно.

При получении в кассу и выдаче проездных документов оформляются отдельные приходные и расходные кассовые ордера.

Выдача наличных денежных средств работникам организаций под отчет для приобретения проездных билетов регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка России от 22.09.93 № 40.

При этом выдача средств на цели приобретения проездных билетов приравнивается к хозяйственным нуждам, в связи с чем работники (которым будут выдаваться подотчетные суммы) и занимаемые ими должности должны быть перечислены в перечне подотчетных лиц организации, объявляемом в начале каждого года.

По истечении трехдневного срока после даты, до которой подотчетные средства должны быть использованы, уполномоченные должностные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об использовании средств и сдать приобретенные билеты.

Так как в качестве приложения к проездному документу может быть представлен только сам проездной билет, то в приказе по организации рекомендуется устанавливать дату, по истечении которой проездной билет утратит свою силу, и работник сможет приложить его к отчету.

Вместе с этим следует учитывать, что до даты истечения срока использования билет может быть утрачен или испорчен, в связи с чем приобретенные работниками проездные документы сперва могут быть учтены в материальном учете соответствующего структурного подразделения (например, отдела или службы кадров), а затем выданы еще раз под отчет работникам, чем будет подтвержден факт приобретения документов работниками. В таком случае авансовый отчет может быть истребован по датам приобретения (а не использования) проездных документов, а к авансовому отчету могут быть приложены соответствующие акты или ксерокопии.

Возмещение стоимости уже использованных работниками проездных документов, ранее приобретенных за счет личных средств, производится также на основании представляемых авансовых отчетов с приложением уже использованных бланков билетов, проездных карт и т. п.

При этом в бухгалтерском учете в соответствии с Планом счетов делаются следующие записи:

Дебет 26, 44, 91 Кредит 73

— на стоимость проездных документов, подлежащих возмещению из средств работодателя

Дебет 73 Кредит 50

— на сумму денежных средств, выданных работникам в оплату приобретенных ими проездных билетов.

В бюджетном учете будут оформлены такие записи:

Дебет 040101222, 210604340 Кредит 030205730

— на сумму, подлежащую возмещению работникам учреждения

Дебет 030205830 Кредит 020104610

— на сумму наличных денежных средств, выданных работникам в счет компенсации произведенных ими расходов по приобретению проездных билетов.

Налогообложение

Предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ расходы по оплате проезда работников с разъездным характером работы освобождаются от обложения всеми видами налогов, а также не включаются в расчетную базу по страховым взносам на обязательное социальное страхование.

В части налога на доходы физических лиц и единого социального налога это объясняется именно тем, что возмещение расходов по проезду работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, законодательно закреплено в новой редакции ТК РФ. Основанием для освобождения компенсации таких расходов от НДФЛ является п. 3 ст. 217 НК РФ, а от ЕСН — подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Это подтверждено в письмах Минфина России от 29.08.2006 № 03-05-01-04/252 (в части налога на доходы физических лиц), от 21.08.2006 № 03-05-02-04/130 (в части единого социального налога).

При этом выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, освобождаются от обложения указанными налогами при условии, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по соответствующей должности осуществляется в пути и (или) носит разъездной характер.

В остальных случаях производимые расходы должны включаться в облагаемую базу по НДФЛ, а если осуществляются не за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль, — также и в налоговую базу по ЕСН.

Организации — плательщики налога на прибыль, если какие-либо выплаты по оплате проезда работников не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем (отчетном) периоде, во всех случаях освобождаются от обложения единым социальным налогом на основании п. 3 ст. 236 НК РФ.

По мнению автора, приведенные положения в полной мере касаются и периода до вступления в силу новой редакции ТК РФ. Согласно многочисленным разъяснениям Минфина России (см., в частности, письма от 04.05.2006 № 03-05-01-04/112, от 26.12.2001 № 04-04-06/508), согласно которым если в соответствии с должностной инструкцией или приказом руководителя организации выполнение служебных обязанностей работником носит разъездной характер и при этом он не обеспечивается специальным транспортом на время выполнения данных обязанностей, производимые выплаты следует признавать компенсационными с освобождением их от обложения налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (п. 1 ст. 237, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Такой вывод подтверждается также и сложившейся арбитражной практикой (постановления ФАС Северо-Западного округа от 28.10.2005 № А13-3955/2005-11, ФАС Московского округа от 01.09.2005 № КА-А40/8254-05).

В расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование оплата проезда работников включается в таком же порядке, что и при формировании налоговой базы по единому социальному налогу. Это следует из п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», согласно которому объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются соответственно объект обложения и налоговая база по ЕСН, установленные главой 24 НК РФ.

Осуществляемые на основании ст. 168.1 ТК РФ расходы по оплате проезда работников не включаются также и в расчетную базу по страховым взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Это следует из п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765. Именно данный нормативный акт должен применяться при определении перечня выплат, освобождаемых от обложения страховыми взносами, на основании п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184).

Производимые в строгом соответствии со ст. 168.1 ТК РФ расходы по оплате проезда работников с разъездным характером работы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, что подтверждено в Письме Минфина России от 29.08.2006 № 03-03-04/1/642.

Вместе с этим данные положения касаются только сотрудников, работа которых носит разъездной характер, и применяются только с 06.10.2006 (даты вступления в силу новой редакции ТК РФ).

Осуществляемые организациями расходы по доставке работников к месту работы и обратно учитываются в целях налогообложения прибыли с учетом положений п. 26 ст. 270 НК РФ. Исходя из этого в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль расходы по оплате проезда работников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом могут быть приняты при условии, что доставка работников к месту работы и обратно объясняется технологическими особенностями производства или если такая доставка предусмотрена заключенными с работниками трудовыми договорами и (или) действующим в организации коллективным договором.

На основании подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, налоговую базу по налогу на прибыль уменьшают также расходы на доставку от места жительства (сбора) до места работы и обратно работников, занятых в организациях, которые осуществляют свою деятельность вахтовым способом или в полевых (экспедиционных) условиях.

Когда доставку к месту работы и обратно организация осуществляет по тем маршрутам, по которым предусмотрен общественный транспорт, производимые расходы должны быть включены в налоговую базу по НДФЛ перевозимых сотрудников, на что указано в Письме Минфина России от 18.05.2006 № 03-05-01-04/128. При этом в организации должен быть организован персонифицированный учет сотрудников, пользующихся указанной услугой, а также осуществляться расчет суммы оплаты такой доставки применительно к каждому из перевозимых сотрудников.

Применительно к единому социальному налогу, а также страховым взносам на обязательное пенсионное страхование осуществляемые организацией расходы по доставке сотрудников при возможности пользования услугами общественного транспорта подлежат налогообложению в случае, если они учитываются в целях налогообложения прибыли.

В том случае если общественный транспорт отсутствует и работодатель вынужден за счет своих средств организовывать доставку работников к месту работы и обратно, осуществляемые расходы не должны облагаться налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование. Это объясняется тем обстоятельством, что в данном случае суммы оплаты организацией проезда не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) работников (Письмо Минфина России от 01.06.2006 № 03-05-01-04/142).

Приведенные положения касаются как случаев доставки работников к месту работы и обратно собственным транспортом организации, так и случаев заключения договоров с транспортными и иными сторонними организациями (индивидуальными предпринимателями).

>Работодатель платит за проезд работников: нужно ли начислять страховые взносы?

Когда страховые взносы на оплату проезда можно не начислять

Оплата проезда к месту работы

Участвовать в доставке сотрудников к месту работы и обратно работодатель может разными способами, например:
— организовать доставку работников на своем транспорте или привлечь для этого транспортную компанию;
— выплачивать работникам денежную компенсацию на оплату проезда.

Доставка транспортом

Ситуация. Работодатель заключил договор с транспортной компанией, которая в установленное время доставляет любого работника от метро до офиса (и обратно) на автобусе. Учет работников, воспользовавшихся автобусом, не ведется.

Решение. Страховыми взносами облагаются выплаты и вознаграждения, которые работодатель начисляет пользу сотрудников в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). При определении расчетной базы по страховым взносам должны учитываться выплаты как в денежной, так и в натуральной форме. Натуральные выплаты в виде товаров, работ и услуг принимаются как стоимость этих товаров (работ, услуг) (ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Это значит, что стоимость доставки, в принципе, может расцениваться как вознаграждение в пользу работников в натуральной форме (несмотря на то, что сами работники денежных средств не получают).

Однако автобусом может воспользоваться каждый работник. Это значит, что оплата проезда осуществляется безотносительно к вкладу сотрудников в работу организации и результаты этой работы. При таких обстоятельствах объекта обложения взносами, по мнению судей, не возникает (Определение ВАС РФ от 10.01.13 № ВАС-17525/12).

Более того, если персонифицированный учет работников, которые воспользовались автобусом, не ведется, то и определить базу для расчета страховых взносов по каждому работнику нельзя. Поэтому страховые взносы можно не начислять (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.13 по делу № А26-2680/2012).

Заметим, что страховые взносы в отличие от НДФЛ не начисляются вне зависимости от того, есть ли у работников возможность добираться до офиса общественным транспортом или нет. То, как наличие общественного транспорта влияет на начисление взносов и НДФЛ, покажем в таблице.

Наличие общественного транспорта	Страховые взносы	НДФЛ
У работников есть возможность добираться до офиса и обратно самостоятельно, на общественном транспорте.	Возможность выбора варианта проезда до офиса и обратно (на общественном транспорте или на корпоративном автобусе) не влияет на факт возникновения объекта обложения страховыми взносами. Страховые взносы не начисляются.	Оплата проезда работников при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, признается их доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость оплаты облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 12.10.11 № 03-04-05/6-728; см. «Оплата проезда сотрудников до места работы облагается НДФЛ, если они могут добраться до работы на общественном транспорте»).
Общественный транспорт до офиса (и обратно) не ходит.	У работников нет возможности добираться до работы на общественном транспорте, поэтому представленные им услуги по доставке до офиса (и обратно) не могут рассматриваться как выплаты в их пользу. Страховые взносы не начисляются.	Если транспорт не ходит, то оплата проезда не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715; «Минфин разъяснил, в каком случае оплата проезда сотрудников на служебном транспорте к месту работы не облагается НДФЛ»).

Компенсация стоимости проезда

Ситуация. Организация расположена в Москве. Коллективным договором предусмотрено, что работникам из других городов полагается ежемесячная денежная компенсация стоимости проезда до Москвы и обратно.

Решение. Перечень сумм, не облагаемых страховыми взносами, содержится в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в этом перечне отсутствует. Поэтому данные выплаты облагаются страховыми взносами. Такие разъяснения недавно были приведены в письме Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367 (см. «Суммы оплаты работникам проезда от дома до работы и обратно на общественном транспорте включаются в базу для начисления страховых взносов»).

Очевидно, что многие страхователи могут не согласиться с таким подходом, заявив, что компенсация проезда элементом оплаты труда не является. Однако на этот счет официальные органы возражают: взносами облагаются все выплаты, производимые работодателем в пользу работников в силу наличия трудовых отношений между ними, а не только выплаты, которые являются непосредственно оплатой за труд (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17-4/В-158).

Ситуация. Работник добирается до офиса (и обратно) на собственном автомобиле. Работодатель ежемесячно выплачивает ему денежную компенсацию, покрывающую расходы на бензин. Помимо этого у собственника бизнес-центра арендуется парковочное место для работника. Работа получающего компенсацию сотрудника не является разъездной.

Решение. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в статье 9 Закона № 212-ФЗ не названа, поэтому облагается страховыми взносами (письмо Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367). Следовательно, страховые взносы на компенсацию стоимости бензина лучше начислить.

Оплата стоимости парковки личного транспорта работника в статье 9 Закона № 212-ФЗ тоже не указана, поэтому данные суммы облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17–4/В-158). На наш взгляд, такая позиция небесспорна. Дело в том, что в силу части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ выплаты и вознаграждения должны производиться именно в пользу работника (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). В данном же случае оплата парковки направляется собственнику бизнес-центра. Поэтому объекта обложения взносами, на наш взгляд, не возникает. В арбитражной практике есть судебные решения, которые подтверждают: если плата за услуги производится по безналичному расчету между двумя юридическими лицами в рамках гражданско-правовых отношений, то стоимость оплаченных услуг в базу для начисления страховых взносов не включается (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 19.11.2013 № Ф09-10055/13).

Оплата рабочих поездок

Компенсации курьеру

Ситуация. У работника разъездной характер работы (курьер). Работодатель ежемесячно компенсирует ему стоимость проездных билетов на общественный транспорт (это прописано в коллективном договоре).

Решение. Сотрудникам с разъездным характером работы должны возмещаться затраты, связанные со служебными поездками, в том числе расходы на проезд (ст. 168.1 ТК РФ). Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), которые связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Поэтому компенсация стоимости проездного билета, предусмотренная коллективным договором, освобождается от обложения страховыми взносами. Контролирующие органы с таким подходом не спорят (письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.10 № 406-19). Добавим, что компенсация должна возмещать фактически понесенные курьером затраты. Если ежемесячно компенсировать фиксированную сумму, возможны споры с проверяющими (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

Отметим, что в законодательстве РФ прямо не сказано, какая именно работа признается разъездной. Однако работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (письмо Роструда от 12.12.13 № 4209-ТЗ).

Оплата такси

Ситуация. Работникам, чья работа не является разъездной, в течение рабочего дня для встреч с клиентами требуется совершать поездки по городу. Работодатель заключил договор с транспортной компаний. Теперь для поездок работники могут пользоваться услугами такси. Работодатель ведет учет совершенных работниками поездок.

Решение. Законодательство РФ не обязывает работодателя оплачивать проезд работникам, чья работа не носит разъездного характера. Однако в описанной ситуации поездки работников совершаются в целях выполнения трудовых обязанностей и совершаются в интересах работодателя. При таких обстоятельствах оплата такси не должна облагаться взносами на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ (даже при условии, что работодатель ведет персонифицированный учет поездок).

Отметим, что судьи разделяют такой подход. Однако в случае спора компания должна быть готова доказать, что работники пользовались такси именно в целях выполнения трудовых обязанностей (определение ВАС РФ от 19.03.14 № ВАС-2662/14).

Нередко организация оплачивает проезд физлицу, которое сотрудничает с ней на основании договора гражданско-правового характера. В этой ситуации страховые взносы на компенсацию стоимости проезда можно не начислять. Но только при условии, что оплата проезда предусмотрена договором подряда и подтверждена документами (письмо Минтруда России от 26.02.14 № 17–3/В-80).

Учет расходов на оплату проезда к месту работы и обратно

Е. Л. Ермошина

Журнал «Строительство: акты и комментарии для бухгалтера» № 2/2017

Комментарий к Письму Минфина России от 10.01.2017 № 03-03-06/1/80079.

В комментируемом письме Минфин в очередной раз затронул тему учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно.

По общему правилу, изложенному в п. 26 ст. 270 НК РФ, указанные расходы при определении базы по налогу на прибыль не учитываются. Но здесь имеются оговорки:

• за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства;
• за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Отметим, эта норма не содержит указаний о возможности учета только при наличии совокупности таких условий. Это подтверждают и многочисленные письма Минфина, при которых допускается учет соответствующих расходов при определении облагаемой базы не только при одновременном выполнении обоих условий, но и если эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда (см., например, письма от 22.12.2016 № 03-04-06/77047, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181, от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449).

Вернемся к «технологическим особенностям производства», определение которых в Налоговом кодексе отсутствует. При анализе арбитражной практики и писем контролирующих органов можно выделить ряд факторов, позволяющих говорить о наличии «технологических особенностей» в случаях отнесения затрат на доставку работников до места работы и обратно в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль.

Например, к таковым относятся:

• непрерывность технологического процесса, остановка которого невозможна (см. Постановление ФАС МО от 17.06.2009 по делу № КА-А40/4234-09);
• многосменный режим работы организации (см. Письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449, где говорится о правомерности учета в налоговых расходах затрат на доставку работников к первой, третьей рабочим сменам и обратно собственным транспортом, если работа в первую смену начиналась в 07:00, а в третью смену – в 24:00).

В указанных случаях, как правило, перевозка работников транспортом общего пользования не может обеспечить потребности общества, а значит, расходы на доставку для целей налого­обложения будут являться обоснованными. К такому выводу пришел ФАС ЗСО в Постановлении от 15.03.2013 № А27-11302/2012, учтя время начала движения транспорта, время прибытия на конкретные остановки общественного транспорта, а также необходимость пересадки работников с одного транспортного средства на другой.

Важно принять во внимание следующие моменты. В комментируемом письме говорится, что расходы на перевозку работников до места работы и обратно учитываются для целей налогообложения:

• если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует;
• при условии соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ (расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода).

Перечислим случаи, когда можно говорить о невозможности доставки общественным транспортом:

• удаленность производственных площадей от населенных пунктов и места проживания работников;
• нахождение производства в промышленной зоне, где отсутствуют регулярные маршруты общественного транспорта;
• высокая численность работающих на предприятии, которой не соответствует пропускная способность общественного транспорта (например, численность работников составляет более 100 человек, а городские автобусы, следующие в направлении объектов и обратно по единственному маршруту, в утреннее и вечернее время загружены до полной вместимости – см. Письмо Минфина России от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778);
• территориальная удаленность остановок транспорта общего пользования от места работы сотрудников (полагаем, что место работы может считаться удаленным от остановок, если оно находится на расстоянии, превышающем расстояние, указанное в п. 11.15 Свода градостроительных правил).

К сведению

Дальность пешеходных подходов до ближайшей остановки общественного пассажирского транспорта не должна превышать 300 – 500 м (в зависимости от климатических районов). В производственных и коммунально-складских зонах дальность пешеходных подходов до ближайшей остановки общественного пассажирского транспорта должна быть не более 400 м от проходных предприятий (п. 11.15 Свода градостроительных правил).

В качестве документов, подтверждающих, что доставка работников собственным или наемным автотранспортом соответствует оптимальной организации производственной деятельности, можно порекомендовать следующие:

• документы (письма) местных автотранспортных предприятий об имеющихся маршрутах, расписании движения транспорта, остановках и т. д.,
• документы местных органов власти, подтверждающие, что данное направление не обслуживается транспортом общего пользования, либо содержащие информацию о графике его движения и количестве автобусов на маршруте.

Далее приведем два примера из арбитражной практики, где судьи согласились с налогоплательщиками, которые смогли обосновать и документально подтвердить расходы на доставку сотрудников.

Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 11.11.2011 № 09АП-28208/2011-АК по делу № А40-50862/11 рассмотрел налоговый спор между крупной строительной компанией и налоговой инспекцией, которая не принимала в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль затраты на доставку рабочих к местам строек и обратно на общую сумму порядка 50,1 млн руб.

Доводы, которые помогли организации отстоять свою правоту:

• экономическое обоснование. Организация представила расчет, согласно которому централизованная перевозка рабочих в автобусах с использованием услуг транспортных компаний обходилась ей в 5 – 10 раз дешевле, нежели возможные затраты на выплату работникам зарплаты в размере, достаточном для проезда работников до мест строек и обратно на общественном транспорте;
• технологические особенности производства работ. Работы велись преимущественно на крупных стройплощадках, для функционирования которых требовалось большое количество рабочих. Ежедневное перемещение общественным транспортом больших групп работников строительных специальностей на различные объекты было невозможно без ущерба производственной деятельности компании.

Кроме того, суд учел следующий нюанс производственного процесса: рабочие перевозились группами в количестве 40 – 100 человек. Они ездили с сумками и мешками со сменной спецодеждой, в пачкающей одежде, а периодически с крупногабаритным грузом. Находиться в таком виде в общественном транспорте запрещено правилами пользования этим транспортом.

Суд учел и такие факторы, как стесненность строительных площадок, делающая невозможной установку бытовок для пере­одевания рабочих на стройплощадке, принятия душа, хранения спецодежды и инвентаря.

Еще один пример – Постановление ФАС СЗО от 10.12.2013 по делу № А13-6206/2012, которое примечательно тем, что речь в нем идет о возможности учета в налоговых расходах затрат на доставку работников к месту работы и обратно на такси по договорам об оказании транспортных услуг, заключенным с несколькими компаниями.

Доставка была обусловлена технологическими особенностями производства, удаленностью предприятия от жилого массива и остановок транспорта общего пользования, отсутствием общественного транспорта в месте нахождения производственной площадки.

Суд отметил, что расходы, понесенные на оплату услуг такси, имеют непосредственное отношение к производственной деятельности организации, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Организация представила квитанции по форме, согласованной сторонами договора, в которых содержатся номер и дата документа, наименования заказчика и исполнителя, наименование услуги, количество пассажиров, маршрут поездки, стоимость услуги, подписи уполномоченных представителей заказчика и исполнителя. Из представленных квитанций следовало, что одним из пунктов назначения маршрута поездки являлся фактический адрес организации, остальные адреса носили повторяющийся характер. При исполнении указанных договоров на оказание транспортных услуг стороны составляли акты приемки услуг, в которых фиксировали выполненные транспортные услуги за месяц. Все это, по мнению суда, подтверждает реальность оказания транспортных услуг.

Итак, в связи с отсутствием в НК РФ понятия «технологические особенности производства» организациям зачастую приходится доказывать в судебном порядке правомерность учета расходов на доставку работников к месту работы и обратно для целей налогообложения.

Как отмечено выше, соблюдение двух условий одновременно (доставка предусмотрена трудовым договором и обусловлена технологическими особенностями) не является обязательным для признания указанных расходов. Тем не менее наличие в коллективном (трудовом) договоре соответствующей записи о том, что работодатель обязуется нести расходы на доставку работников, значительно снизит риск налоговых споров и необходимость их разрешения в судебном порядке (при условии, что эти расходы отвечают требованиям ст. 252 НК РФ).

За какие транспортные расходы сотрудникам положена компенсация

В России по закону есть несколько видов компенсаций работникам по тратам, понесенным ими при исполнении должностных обязанностей. Статья 165 ТК РФ закрепляет исчерпывающий перечень компенсационных выплат, среди которых отдельно выделены транспортные расходы.

Какие предусмотрены компенсации в части затрат на транспорт:

• возмещение трат за эксплуатацию личного транспорта сотрудника;
• компенсация проезда к месту работы и обратно, в том числе на общественном транспорте и такси;
• оплата командировочных расходов в части приобретения билетов (авиа, ж/д, наземный, водный и прочие виды транспорта);
• оплата билетов к месту отдыха работника и обратно;
• компенсирование издержек работника при переезде в другую местность.

Ограничений по суммам для каждого вида компенсационных доплат не предусмотрено, и работодатели самостоятельно устанавливают нормативы в отношении своих работников. Эти нормы не могут противоречить текущим положениям трудового законодательства и должны быть закреплены локальными приказами по организации.

Разберемся в особенностях предоставления каждого вида компенсационных выплат.

Компенсация за личный транспорт

Работники часто используют свой личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров. А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.

Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.

Размер компенсации устанавливается по договоренности (ст. 188 ТК РФ). Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный могут договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.

Работодателю следует помнить о налоговых рисках в части компенсирования транспортных затрат. Согласно действующей редакции НК РФ, затраты на эксплуатацию личного транспорта работника могут быть учтены в составе прочих расходов в пределах утвержденных норм (подп. 11 п. 1 стат. 264 НК, п. 1 Постановления № 92 от 08.02.2002, Письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011). Это значит, что только норматив компенсации организация сможет легально не учитывать при уплате налога на прибыль, а все, что сверху, увеличит ее налоговую базу. Именно поэтому в большинстве организаций размеры компенсации за личный автомобиль не превышают этот установленный законом норматив.

Примеры сумм:

• для легкового авто с объемом двигателя 2000 см³ и менее сумма компенсации не может превышать 1200 рублей в месяц;
• если объем двигателя более 2000 см³, то компенсировать положено до 1500 рублей в месяц;
• для мотоцикла возмещают только 600 руб. в месяц, независимо от марки мотоцикла.

Оплата дороги в командировку

При командировании в другую местность работодатель обязан компенсировать подчиненному ряд затрат: проезд, проживание, суточные. Основанием для выплаты станет приказ о командировании, служебное задание, а также документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Компенсация за проезд к месту работы при командировке законодательных ограничений не имеет. Работодатель обязан возместить все издержки по факту, но он вправе установить индивидуальные требования в части рационального и экономного расходования бюджета компании: запретить работникам использовать для проезда к месту командировки такси вместо общественного транспорта или приобретать билеты класса люкс, бизнес, первого класса. Такие ограничения распространены в бюджетной сфере.

Командированный работник по возвращению должен подтвердить понесенные траты документально. Это могут быть чеки, квитанции, билеты, выписки и прочие платежные документы, подтверждающие факт оплаты услуг перевозчика. Комиссии, страховки и прочие дополнительные платежи, взимаемые транспортными компаниями при продаже билетов, также должны быть компенсированы.