Кассовые операции порядок ведения

Правила ведения кассовых операций в 2019 году

Установлены обязательные требования к порядку организации наличного денежного оборота, а также вопросы, которые бюджетная организация устанавливает самостоятельно.

Обязательные требования (регламентированы действующим законодательством)	Устанавливаются самостоятельно
Порядок определение лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, за исключением дней выплаты заработной платы (пособий, стипендий). Сдача наличности в банк при превышении утвержденного остатка. Закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником). Прием и выдача наличности на основании приходных и расходных ордеров, обязательное ведение кассовой книги.	Лимит остатка наличности в кассе. Правила обеспечения сохранности документов и наличности на предприятии. Правила хранения и перевозки денежных средств. Периодичность и алгоритм проведения проверок ведения кассовой дисциплины. Определение ответственных лиц (комиссии) для проведения проверок, в том числе внезапных.

ВАЖНО! Законодательством определено, что кассиром может быть только работник учреждения. Сотрудника обязательно следует ознакомить с действующим порядком и должностными обязанностями под подпись. Также функции кассира может осуществлять сам руководитель. А если в крупной организации работают несколько кассиров, следует назначить старшего.

Порядок ведения кассовых операций — Положение № 373 — П

Из этой статьи вы узнаете:

1. На кого распространяется новый Порядок ведения кассовых операций

2. Почему новый Порядок ведения кассовых операций упростил ведение кассовых операций организациям.

3. Какой лимит остатка наличных денег теперь может быть в кассе

4. Как должна быть организована работа по ведению кассовых операций

5. Какие правила оформления кассовых операций с 01.01.2012

6. Какие особенности оформления кассовых операций обособленными подразделениями (филиалами, представительствами)

7. Порядок ведения кассовых операций ИП

8. Сравнение Порядка № 40 и Положения № 373-П

9. В чем различия между Порядком № 40 и Положением № 373-П

10. Какие вопросы ведения кассовых операций остались неразрешенными

Центральным Банком России принято Положение от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 373-П), которое вступило в силу с 1 января 2012 года и действовало до 31.05.2014. В связи с его принятием отменен Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок № 40).

Положение вносит существенные изменения в порядок ведения кассовых операций организаций и индивидуальных предпринимателей (ИП).

Согласно Указанию Банка России от 13.12.2011 № 2760-У “О признании утратившими силу отдельных нормативных актов Банка России” в связи с принятием Положения № 373-П отменен Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40.

Положение вносит существенные изменения в порядок ведения кассовых операций организаций и индивидуальных предпринимателей (ИП).

Основные изменения в Порядок ведения кассовых операций для организаций и ИП вводятся в действие с 1 января 2012 года.

В двух (точнее — 6) словах о Положении № 373-П можно сказать так: организациям работать станет проще, а ИП — сложнее.

Организация работы по ведению кассовых операций

Кассовые операции могут вести назначенные кассиры или сам руководитель (п. 1.6 Положения № 373-П).

Порядок выдачи денег теперь детально расписан, указано, что и как должен делать кассир и получающее денежные средства лицо. Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира (п. 4.2 Положения № 373-П).

Процесс пересчета денег теперь должен производиться так, чтобы вторая сторона имела возможность наблюдать процесс. Также описаны действия кассира в случае, если вносимая сумма денег меньше суммы, указанной в приходном кассовом ордере.

Изменился порядок получения подотчетных сумм и отчета по ним. В пункте 11 Порядка было установлено, что выдача денег на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Теперь же такой приказ не нужен. Деньги получить можно по заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 4.4. Положения). Срок предоставления авансовых отчетов по всем расходам — три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Если ранее в пункте 11 Порядка было установлено, что окончательный расчет по подотчетным суммам производится в тот же срок, то теперь — в срок, установленный руководителем.

При применении ККТ на общую сумму принятых наличных в конце дня оформляется приходный ордер (п. 3.3 Положения).

Порядок оформления кассовой книги унифицированной формы № КО-4 (код 0310004), остался прежним.

В Положении отсутствуют требования о проведении внезапных ревизий кассы.

Правила оформления кассовых операций с 1 января 2012 года

С 1 января 2012 года кассовые операции оформляют на основе следущих документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93:

1. Кассовая книга (форма 0310004) для обобщения информации о кассовых операциях компании.

2. Приходный ордер (форма 0310001) для оформления поступления в кассу наличных денег.

3. Расходный ордер (форма 0310002) для оформления выдачи из кассы наличных денег.

4. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами организации в течение рабочего дня.

5. Расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.

6. Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.

Т.е. как и раньше приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, только их привычные номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193.

Некоторые применявшиеся ранее формы, больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Раньше по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.

Установлено, что хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Напомним, что согласно статье 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, кассовые документы и книги следует хранить менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).

На момент написания статьи (23.12.2011) установлен удивительный факт — никто не уполномочен проверять порядок соблюдения кассовой дисциплины, т.к. Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 года № 14-П и прежний порядок ведения кассовых операций, которые возлагали эту обязанность на банки, Указанием ЦБ РФ от 13 декабря 2011 г. № 2750-У отменены.

С 19 февраля 2012 года начал действовать Административный регламент (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н), согласно которому проверку кассовой дисциплины, т.е. — государственный надзор за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения ККТ, осуществляют налоговые органы.

В Положение № 373-П не вошел ряд ранее действовавших требований, поэтому несколько упростился порядок документального оформления кассовых операций, а это значит, что теперь:

• не требуется вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

• не обязательно ежемесячно подтверждать количество листов кассовой книги при ее оформлении с применением технических средств;

• не надо делать записи в кассовую книгу за те дни, когда не было кассовых операций;

• за те дни, когда не было кассовых операций, остаток не выводится, поскольку им считается остаток ближайшего предыдущего дня, когда были кассовые операции. При требовании ревизоров распечатывать пустые кассовые отчеты за те дни, когда не было кассовых операций, бухгалтеру следует сослаться на пункт 5.5 Положения № 373-П;

• нет ограничения на количество кассовых книг в организации, а значит значит, теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе. Данное правило утверждается в учетной политике организации.

Прием наличных в кассу и выдача их из кассы должна теперь производиться таким образом, чтобы вноситель (получатель) видел, что делает кассир. Так же и кассир должен видеть, как получатель пересчитывает полученные наличные денежные средства.

Под отчет теперь денежные средства выдаются:

• на основании заявления работника. Заявление составляется в произвольной форме;

• на заявлении о выдаче наличных денежных средств под отчет должны быть не только подпись руководителя и дата, но и собственноручная запись руководителя о разрешенной к выдаче сумме и сроке, на который выдаются денежные средства.

Особенности оформления кассовых операций обособленными подразделениями (филиалами, представительствами)

Довольно подробно изложено, как должны вести кассовые операции обособленные подразделения организации (филиалы, представительства).

Обособленным подразделениям могут быть открыты банковские счета в кредитной организации или Центральном банке РФ. Если такой счет открыт, то лимит остатка наличных денег устанавливается для обособленного подразделения отдельно в том же порядке, что для юридического лица (п. 1.2 Положения).

Если у подразделения нет счета, то по юридическому лицу устанавливается единый лимит с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях (п. 1.3 Положения).

Наличные деньги сверх установленного лимита подразделению следует хранить на открытых ему банковских счетах.

Обособленное подразделение может сдавать деньги в свое юридическое лицо (п. 1.5 Положения).

Установлен порядок ведения кассовой книги обособленным подразделением.

Если ранее в пункте 23 Порядка было установлено, что каждая организация ведет одну кассовую книгу, то теперь об этом не упоминается. Установлено, что листы кассовой книги 0310004 обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.

Порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП, ПБОЮЛ)

Согласно пункту 1.1 Положения № 373-П оно распространяется, как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей (ИП). Даже если предприниматель трудится в одиночку и сам получает выручку в офисах у клиентов, он должен вести кассовую книгу, следить за остатком кассы и сдавать сверхлимитную выручку в банк.

Индивидуальный предприниматель вправе потратить доход, полученный от бизнеса, сразу же на личные нужды, т.к. поскольку ИП является физлицом, поэтому вся выручка, которую он получает от своей деятельности, сразу становится его личными средствами. В том числе и наличные деньги. Ими он может распоряжаться по своему усмотрению, если это не связано с предпринимательской деятельностью (п. 1 ст. 861 Гражданского кодекса РФ).

Если в кассе ИП «вдруг» появился остаток сверх лимита, он может оформить расходный ордер на самого себя с формулировкой «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности». В результате «излишек» денег ИП переложит из кассы в карман, который кассой не является, и вопрос закрывается.

Т.о. с 01.01.2012 ИП обязан:

1. определять лимит остатка наличных денег;

2. хранить на банковских счетах наличные деньги сверх установленного лимита;

3. оформлять кассовые операции приходными кассовыми ордерами 0310001 и расходными кассовыми ордерами 0310002. Формы данных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88;

4. вести кассовую книгу 0310004. Порядок ведения кассовой книги определен в гл. 5 Положения;

5. обеспечивать наличие кассовых и других документов, оформленных при ведении кассовых операций в течение сроков, которые установлены законодательством об архивном деле.

При это неясно как будет применяться Порядок ведения кассовых операций к индивидуальным предпринимателям т.к. из Положения № 373-П не понятно:

1. Приравнивается ли ИП, не имеющий наемных работников, к руководителю, которому разрешено вести кассовые операции?

2. Что должны делать со сверхлимитной выручкой ИП, у которых отсутствует расчетный счет в банке?

3. Каким образом ИП не имеющий счет в банке, сможет взять свои наличные денежные средства из кассы? Какие это будут цели? Получение в данном случае ИП денежных средств на зарплату самому себе является совершенно неуместным (ведь у ИП может и не быть банковского счета, если он ведет наличные расчеты в разрешенных объемах — не более 100 000 рублей в рамках одного договора (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Закон не обязывает предпринимателя открывать счета в банках).

4. Что такое касса ИП, если все полученные им денежные средства являются его личными денежными средствами?

Сравнение Положения № 373-П и Порядка № 40

Журнал «Бюджетный учет и отчетность в вопрсоах и ответах» провел сравнительный анализ этих документов:

Порядок № 40	Положение № 373-П
Допускается хранение сверхлимитного остатка в кассе для выдачи заработной платы (социальных выплат, стипендий) не более трех дней в общем случае и пяти дней в районах Крайнего Севера (п. 9)	Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (форма 0301009) и не может превышать пяти рабочих дней (п. 4.6)
Кассир должен быть ознакомлен под расписку с Порядком № 40, после чего с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности (п. 32)	Кассир должен быть под роспись ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями (п. 1.6)
Кассир не может передоверять свою работу другим лицам (п. 34) Подробно описан порядок временного исполнения обязанностей кассира другими лицами (п. 35)	Аналогичные положения отсутствуют
Аналогичное положение отсутствует	Кассовые операции могут производиться руководителем (пп. 1.6, 2.1)
Подробно описан порядок хранения наличных денежных средств в кассе (пп. 29–32)	Мероприятия по сохранности наличных денежных средств обеспечиваются организацией (п. 1.11). Подробные указания по порядку хранения наличных денежных средств отсутствуют
Подробно описан порядок проведения ревизии кассы (пп. 37–38)	Порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются самой организацией (п. 1.11). Подробные указания по порядку проверки фактического наличия денежных средств отсутствуют
Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или иным уполномоченным сотрудником (п. 13)	Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, кассиром (п. 2.2)
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, главным бухгалтером или лицами на это уполномоченными (п. 14)	Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии руководителем, кассиром (п. 2.2)
Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (п. 21)	Указание на необходимость вести регистрацию приходных и расходных кассовых документов отсутствует
Каждая организация ведет только одну кассовую книгу (п. 23)	Ограничения по количеству кассовых книг отсутствуют (п. 2.5)
Подробно описан порядок заполнения кассовой книги вручную, а также порядок брошюрования и опечатывания кассовой книги (п. 23)	Отсутствуют подробные указания по порядку ведения кассовой книги вручную, брошюрования и опечатывания кассовой книги (п. 2.5)
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру (п. 24)	Аналогичное положение отсутствует
Аналогичное положение отсутствует	Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира (п. 3.2)
Аналогичные положения отсутствуют	Оговорен порядок оформления приема наличных денежных средств: при ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники (п. 3.3); через платежного агента (п. 3.3); от уполномоченного лица обособленного подразделения (п. 3.5)
Аналогичные положения отсутствуют	Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир непринимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если получатель не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги (п. 4.3)
Аналогичное положение отсутствует	Денежные средства выдаются под отчет на основании заявления работника, составленного в произвольной форме (п. 4.4)
Аналогичное положение отсутствует	На заявлении о выдаче наличных денежных средств под отчет должна быть подпись руководителя, дата, а также собственноручная запись руководителя о разрешенной к выдаче сумме и сроке, на который выдаются денежные средства (п. 4.4)
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11)	Аналогичное положение отсутствует
Аналогичные положения отсутствуют	Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются и остаток на отдельном листе не выводится. Остатком наличных денег на конец рабочего дня считается остаток на тот предшествующий день, когда последний раз проводились кассовые операции (п. 5.5)
Аналогичные положения отсутствуют	Оговорен порядок ведения отдельной кассовой книги обособленным подразделением (п. 5.6)
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается (п. 30)	Аналогичное положение отсутствует
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей учреждений, главных бухгалтеров и кассиров (п. 39)	Аналогичное положение отсутствует

Выводы:

В целом Положение № 373-П не привносит в ведение кассовых операций ничего принципиально нового. В него не вошел ряд положений, которые на практике давно стали неактуальными и в течение последних лет фактически не исполняются многими юридическими лицами. Например, ушло в прошлое требование применять для опечатывания кассовой книги мастичной печатью только клей на основе жидкого стекла и папиросную бумагу.

По результатам сравнения нового и старого нормативного документа следует положительно отметить произошедшие изменения. Однако остались неразрешенными некоторые вопросы.

Полезные ссылки по теме «Порядок ведения кассовых операций — Положение № 373 — П»

1. Порядок регистрации ККТ

2. Когда можно работать без ККТ (в том числе — при УСН, ЕНВД)

3. Проверка кассовой дисциплины

4. Как платить налоги и сдавать отчетность?

5. Общий налоговый режим

6. Упрощенная система налогообложения

7. Упрощенная система налогообложения на основе патента

8. Система налогообложения в виде ЕНВД

9. Налоговая отчетность для общего режима налогообложения

10. Налоговая отчетность для упрощенной системы налогообложения

11. Налоговая отчетность для системы налогообложения в виде ЕНВД

12. Как уменьшить налоговые риски бизнеса?

• Налоговая оптимизация и практические вопросы ее применения

• Проверка контрагентов на добросовестность

• Правильная организация договорной работы

Налоговая ответственность за не сданную налоговую декларацию

Налоговая ответственность за не уплаченные налоги

Налоговая ответственность за неявку по вызову в налоговиков

Справочник новых штрафов Налогового кодекса РФ

Тэги: Порядок ведения кассовых операций, Положение 373-п

Порядок ведения кассовых операций в нашей стране законодательно регламентирован для всех субъектов, осуществляющих бизнес. В представленной статье мы расскажем о том, что нового было внесено в указанный порядок за последние несколько лет и сопоставим существующие нормы с действовавшими ранее.

Правовая база, которая регламентирует кассовые операции в Российской Федерации

Какие хозсубъекты оказались под влиянием новых правил?

Обновленные правила ведения кассовых операций в сопоставлении с 373-П

Штрафные санкции за нарушение действующих указаний о порядке ведения кассовых операций

Что нового будет в 2017 году в части порядка ведения кассы?

Обновленные правила ведения кассовых операций в сопоставлении с 373-П

Для наглядного представления об основных новшествах в законодательстве все нюансы могут быть представлены в виде сравнительной таблицы:

Основные мероприятия по кассе	Правила согласно Указанию № 3210-У	Правила согласно Положению 373-П (утратило силу)
Обязанность по утверждению лимита остатка кассы	Новые правила ведения кассовых операций определяют, что с ИП и компаний, действующих в пределах малого бизнеса, снята обязанность по установлению кассовых лимитов наличности (п. 2 Указания) ВАЖНО! Критериями для определения субъектов малого предпринимательства в 2016 году являются: · объем выручки за предыдущий год без учета НДС и акцизов (не более 800 млн руб.); · среднесписочная численность сотрудников (до 100); · участие в УК иных компаний (не более 49%)	Порядок ведения кассовых операций № 373-П регламентировал правило, при котором все хозяйствующие субъекты без исключения обязаны устанавливать кассовый лимит наличности на конец рабочего дня, денежные средства сверх лимита сдавать в банк для зачисления на расчетный счет (пп. 1.2–1.4 Положения). ВНИМАНИЕ! Если лимит остатка кассы не установлен, то он автоматически определяется в размере 0 рублей, что влечет за собой обязанность ежедневной сдачи наличности в банк для зачисления на расчетный счет
Основание для расчета максимальной суммы наличности в кассе	Предусмотрено 2 варианта определения предела наличности, остающейся в кассе по истечении рабочего дня (приложение к Указанию): 1. На основе анализа объемов поступающей наличности в кассу за реализацию. 2. На основе анализа объемов выдаваемой наличности из кассы. Исключение — денежные средства, рассчитанные на выдачу зарплаты сотрудникам. ВНИМАНИЕ! Вновь создаваемые компании руководствуются предполагаемыми объемами	Порядок ведения кассовых операций определяет расчет предела наличности, остающейся в кассе в конце рабочего дня, исходя из объема поступающей реализационной выручки. Иной вариант расчета допустим только при отсутствии поступлений денежных средств (приложение к Положению)
Документирование проводимых мероприятий предпринимателями	Согласно порядку ведения кассовых операций, индивидуальные предприниматели имеют право не оформлять ни кассовые документы, ни кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6). Льгота по «недокументированию» кассовых операций распространяется на всех ИП независимо от того, какой режим налогообложения выбран	Все хозяйствующие субъекты обязаны (пп. 1.8, 5.1): · документально обеспечивать кассовые операции посредством составления ПКО и РКО; · оформлять кассовую книгу движения наличных денежных средств
Внесение коррективов в оформленную документацию	Хозяйствующие субъекты имеют право вносить коррективы в составленные в бумажной форме документы, исключение — РКО и ПКО (п. 4.7). Особенность: исправление должно быть дополнено Ф. И. О. и подписями лиц, составляющих первоначальные документы, а также датой внесения коррективов	Утративший силу порядок ведения кассовых операций не позволял вносить коррективы в составленную документацию (п. 2.1)
Оформление кассовой документации	Вступивший в силу порядок ведения кассовых операций определяет следующие форматы оформления кассовой документации (п. 4.7): · бумажная форма (ручное заполнение); · компьютерное заполнение (например, посредством 1С) и последующее распечатывание документации; · электронный формат (установка защиты от несанкционированного доступа, сохранность информации). ВНИМАНИЕ! Для электронного формата должна быть выпущена электронно-цифровая подпись	Допустимо только бумажное оформление документации. Документы, оформленные посредством компьютерных программ, обязательно хранятся в распечатанном виде (п. 2.5)
Внесение наличных денежных средств на расчетный счет	Варианты внесения наличности на банковский счет предприятия и ИП согласно новому порядку ведения кассовых операций (п. 3): · лично; · посредством инкассации	Варианты внесения наличности в банк (п. 1.5): · лично; · посредством инкассации; · при помощи ФГУП «Почта России»
Порядок оформления суммы выдачи в РКО	При выдаче наличных денежных средств кассир, оформляющий РКО, передает документ получателю денег исключительно для его подписания — нет необходимости указания суммы выдаваемых наличных прописью от руки (п. 6.2)	Получающее наличку физлицо обязано заполнить РКО следующим образом: внести сумму получаемых денежных средств прописью и закрепить документ своей подписью (п. 4.3)
Подотчетные денежные средства	Деньги под отчет на хознужды выдаются сотруднику на основании его заявления. Обязательные реквизиты заявления: сумма, срок, подпись руководителя, дата оформления. Обновленный порядок ведения кассовых операций освобождает руководителя от заполнения суммы выдаваемых средств и срока, на который они предоставляются (подотчетное лицо может заполнить собственноручно) (п. 6.3)	Суммы в подотчет выдаются сотруднику по заявлению. Обязательные реквизиты заявления: сумма, срок, подпись руководителя, дата оформления. Сумма, выдаваемая сотруднику под отчет, проставляется лично руководителем (п. 4.4)
Правила оформления ПКО при действиях с ККТ и БСО	Новым порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации определено составление ПКО на общую сумму поступившей наличности на основании (п. 5.2): · контрольной ленты, изымаемой из ККТ; · корешков БСО; · другой документации, разрешенной законодательством	Оформление единственного приходника по всем бланкам строгой отчетности и иным законодательно разрешенным документам, выписанным за день, не предусмотрено
Порядок ведения кассовых операций обособленными подразделениями	Новый порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации предоставляет возможность организациям, имеющим в своем составе зарегистрированные обособленные подразделения, самим определять правила предоставления листов кассовой книги в головной офис (п. 4.6)	Лист кассовой книги, оформленный подразделением с определением конечного остатка денежных средств в конце трудового дня, передается в головной офис не позднее следующего рабочего дня (п. 5.6)

Порядок ведения и положение о кассовых операциях в РФ

Для бизнесмена чрезвычайно важно выяснить какой существует порядок ведения кассовых операций в РФ и какие законодательные акты регулируют его. Для начала нужно выяснить, что именно можно отнести к кассовым операциям. По большому счету кассовые операции — это те операции, где фигурируют как наличная, так и безналичная форма денежных средств при предъявлении платежных карт.

Зачастую одним из участников подобных операций является физлицо. Физлица могут выступать в качестве:

• Покупателя или непосредственного заказчика какой-то услуги. В таких ситуациях деньги могут браться от клиента в качестве оплаты за товары или предоставленные услуги, или же возвращаться покупателю в случае оформления возврата ранее приобретенного товара.
• Сотрудника. В таких ситуациях все деньги передаются сотруднику в качестве заработной платы или же командировочной компенсации. Также деньги могут передаваться сотрудником самой организацией в форме неиспользованных командировочных средств.
• Должника или кредитодателя. В этой ситуации исходя из того, кем именно является физическое лицо (должником или займодателем), организация может принимать финансовые ресурсы либо же, наоборот, их выдавать.

Исходя из данной информации, все кассовые операции обладают двойственным смыслом так как они могут предполагать, как получение финансовых ресурсов, так и их выдачу.

В некоторых особых обстоятельствах, которые описаны в законодательных актах, участниками кассовых операций могут быть лишь юрлица или люди, имеющие официальный статус ИП.

Все кассовые операции, где фигурируют физические лица, проводятся согласно отдельным нормам законодательства. Поэтому важно изучить основные правовые документы, регулирующие эти процессы.

Порядок ведения кассовых операций

Действующая нормативно-правовая база

Все предприятия проводят операции с кассами согласно таким нормативно-правовым документам:

1. Указ Банка России № 3210-У.

Этот документ вполне допустимо считать основным правовым актом, регламентирующим все основные нюансы осуществления операций с кассами на территории РФ. В этом документе можно найти следующие указания:

• Перечень процедур, проводимых в рамках операций с кассами;
• Предел по остаткам денег, который регламентирован действующими законодательными нормами;
• Существующий порядок использования самой разной кассовой документации;
• Главные требования и правила, относящиеся к сохранности денежных средств предприятия.

Безусловно, этот список является не полным перечнем всех требований и условий, перечисленных в Указании № 3210-У. Этот нормативно-правовой документ является очень объемной информационной базой, все нюансы которой можно изучить лишь в ходе занятия правоприменительными практиками. Он регламентирует различные моменты, прямо связанные с использованием и сохранением финансовых ресурсов, хранящихся в аппаратуре.

2. Указ Банка России № 3073-У.

В этом нормативно-правовом информационном документе можно найти указания и требования, касающиеся регуляции расчетов наличными средствами на территории РФ. Также в нем указан перечень услуг, предоставляемых физлицам, где зачастую фигурирует расчет с помощью наличности. Это нормативно-правовое положение о кассовых операциях полностью регулирует движение наличности при проведении взаиморасчетов как между физическими лицами, так и между физлицами и юрлицами. В данном документе можно найти полный перечень указаний, требований, а также рекомендаций, затрагивающих регуляцию этого аспекта.

3. Закон № 53-ФЗ.

Данный закон, равно как и предыдущий указ БР, прямо регулирует вопрос использования наличных денег при взаиморасчетах. Также нужно учесть, что в законе № 54-ФЗ указаны нормы, относящиеся к применению техники контрольно-кассового формата или же документации, способной ее заменить.

Также законодатель допускает частичное использование устаревшего закона № 54-ФЗ, позволяющего некоторым видам бизнеса на законных основаниях не применять контрольно-кассовую технику при осуществлении расчетов.

Правила ведения кассовых операций включают в себя все перечисленные правовые источники, которые занимаются регуляцией разного рода правовых взаимоотношений между участниками денежных расчетов. При рассмотрении практического использования этих нормативно-правовых документов, можно говорить о том. Что целесообразно изучать именно те акты, которые прямо регулируют работу кассы.

Схема учета кассовых операций

Функционирование кассы внутри предприятия

Касса является важной структурной составляющей любой коммерческой организации. Данная аппаратура обладает всеми нужными ресурсами и техническими возможностями для обеспечения:

• Приема денег и их выдачи при соблюдении действующих законодательных норм;
• Создания платежной документации при соблюдении законодательной и нормативной базы;
• Полной сохранности денег, а также платежной документации, формируемой в результате проведения финансовых сделок;
• Выполнения работником его прямых функций, прописанных в трудовом соглашении, заключенным между ним и работодателем.

Исходя из этого, работодатель возлагает на работника, работающего с кассовой аппаратурой, определенные обязательства и функции, касающиеся обеспечения нормальной работы предприятия, с точки зрения финансовых расчетов, а также материальную ответственность за сохранность наличности.

Функционирование кассового аппарата может регулироваться как законодательными актами, так и отдельными распорядительными внутриорганизационными документами, составленными согласно нормам действующего законодательства. Все предписания такой документации должны касаться:

• Упорядочивания денежных средств, а также их целевого использования сотрудником, работающего с кассовым аппаратом;
• Осуществление разного рода процедур, касающихся проведения проверок соблюдения законодательных норм и внутреннего порядка организации со стороны сотрудника, работающего с кассовой аппаратурой.

При рассмотрении отдельных внутриорганизационных норм, затрагивающих процесс работы с кассовыми аппаратами и их взаимодействием с сотрудниками, зачастую на предприятиях используют две основные нормы:

1. Регулирующие подотчетную выдачу средств в качестве денежного обеспечения сотрудника, отправленного в рабочую командировку.

Подобные нормы могут затрагивать следующие аспекты:

• Формирование конкретного списка документации, позволяющей выдавать денежные средства под отчет;
• Схему возвращения денежных средств сотрудником при его возвращении на работу с командировки.

2. Нормы, регламентирующие систему перемещения денег на банковские счета организации.

В этом случае нормы могут устанавливать следующие условия:

• Лимит по количеству денежных средств, остающихся на счетах организации в банке;
• Схему обработки полученной выручки внутри организации;
• Систему передачи наличных денежных средств в банк, занимающийся обслуживанием организации.

3. Нормы, касающиеся использования контрольно-кассового оборудования на предприятии.

Такие нормы могут касаться следующих аспектов:

• Системы использования контрольно-кассового оборудования;
• Существующего порядка использования контрольно-кассового оборудования согласно действующим нормам российского законодательства;
• Порядок сотрудничества плательщика налогов и государственных контролирующих органов при осуществлении проверки контрольно-кассовой аппаратуры.

Современный кассовый аппарат с POS-терминалом

4. Нормы, касающиеся формирования документации о проведении кассовых операций.

В рамках действующего законодательства вся информация о подобных операциях может храниться как в унифицированных бумагах, так и в электронном или бумажном виде в разработанном внутри предприятия формате. Руководству организации важно следить за правильным использованием этой документации сотрудниками, работающими с контрольно-кассовой аппаратурой.

В некоторых нормирующих положениях локального характера могут быть регламентированы нормы, касающиеся использования валют иностранных государств при осуществлении разного-рода операций с кассами.

Зачастую операции с кассовым оборудованием предполагают прием организацией финансов в формате наличных денег от клиентов в качестве платы за предоставленную услугу или проданный товар. В случае проведения таких финансовых расчетов в некоторых ситуациях действующее законодательство может накладывать требования об использовании кассовой аппаратуры.

Процедура составления документации, относительно операций с кассами

Согласно новым правилам, процедура документирования операций с кассами с использованием систем онлайн-касс допускается:

1. Оформление ПКО

• Использование информации, хранящейся в цифровом виде внутри онлайн-кассы;
• Дополнение ордера квитанцией, автоматически сформированной внутри онлайн-кассы.

Все записи об изъятии внутри контрольно-кассового аппарата сохраняются в следующих форматах:

• Отчета (о проведении процедуры регистрации ККТ в ФНС, внесение изменений в параметры работы аппаратуры, начало и завершение рабочей смены, закрытие фискального резерва, а также о проведении текущих расчетов);
• Чека и иных видов документов для внесения корректировок в записи об изъятии;
• Подтверждения ОФД.

Каждый из перечисленных документов хранится внутри фискального накопителя, являющегося основным функциональным элементом онлайн-кассы. Все виды документов, являющиеся отчетной документацией, сохраняются в памяти фискального накопителя на протяжении пяти лет до момента вывода из эксплуатации кассового аппарата.

Конкретные типы форматов, использующиеся в онлайн-кассах, определяются фискальными органами. Согласно нормативным актам и законам требования к использованию и хранению таких данных могут со временем изменяться.

Действующие форматы, а также реквизиты, применяемые в онлайн-кассах, регламентируются согласно Приказу ФНС России № ММВ-7-20/229.

2. Оформление РКО с использованием электронного бланка.

Также нужно учесть, что расходный ордер кассовой операции может подписываться с помощью ЭЦП лица, выступающего в качестве получателя денег.

При этом организации, использующие онлайн-кассы, как и прежде могут применять бумажный формат кассовых ордеров. Но в современных условиях использование цифровых версий РКО и ПКО намного упрощает весь процесс проведения расчетов. С помощью внедрения автоматических систем заполнения учетной кассовой документации каждое предприятие может существенно повысить оперативность проведения и организации различных бизнес-процессов.

Одной из самых важных процедур в системе формирования документации о проведении кассовых операций, является создание отчета о закрытии рабочей смены. Нужно отметить, что эта отчетность не имеет никакой связи с необходимостью ведения кассовой книги. Он лишь указывает на то, что организация использует в своей деятельности контрольно-кассовую технику. При этом такая отчетность является одной из важнейших составляющих процесса документирования разного рода кассовых операций.

Еще не так давно, когда в организациях использовалась самая обычная кассовая аппаратура, после окончания рабочей смены все кассиры занимались формированием Z-отчетов. На основе информации, указанной в таких отчетах, в дальнейшем формировались журналы КМ-4, а также справки формата КМ-6.

Расчеты наличными

При этом все предприятия, использующие онлайн-кассы имеют право и возможность в ходе своей прямой профессиональной деятельности не применять документы формата КМ-4 и КМ-6. Вместо подобной документации в онлайн-кассах применяются иные форматы автоматического документирования проводимых кассовых операций. Также нужно учесть, что по окончании рабочей смены в онлайн-кассах не формируются итоговые Z-отчеты.

Вместо классического Z-отчета, в онлайн-кассе в автоматическом режиме после закрытия смены создается в электронном формате документ под названием «Отчетность о закрытии смены». При необходимости этот документ может быть распечатан на бумаге. На основе информации этого отчета торговое предприятие должно формировать ПКО, а также заняться отражением данных о приходном ордере в учетной кассовой книге.

К каким последствиям могут привести нарушения при ведении кассовых операций

Каждый предприниматель и каждый руководитель торгового предприятия должен понимать, что существует серьезная ответственность, которая наступает если ведение кассы осуществлялось с нарушениями. На сегодняшний день за неправильный учет наличных денежных средств, а также оформление отчетности по кассовым операциям существует административная ответственность, согласно ст. 15.1 КоАП РФ. Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму до 5 тысяч рублей. Одновременно с этим, если нарушителем будет признано юридическое лицо, то на него может быть возложен штраф вплоть до 50 тысяч рублей.

К числу основных нарушений можно отнести:

• Использование наличных денежных средств при расчетах сверх установленных лимитов;
• Неоприходование или частичное неоприходование имеющихся наличных средств в кассовом аппарате;
• Нарушение существующего законного порядка хранения наличности;
• Скопление в кассовом аппарате денежных наличных средств, превышающее установленные лимиты.

Поступление денег в кассу

Приём наличных проводится составлением ПКО. В бланке указывается контрагент, сумма и основание зачисления денежных средств. Суммовой коэффициент прописывается цифрами и в буквенной вариации. Правильность информации подтверждают подписи бухгалтера и кассира с отпечатком штампа предприятия.

Порядок ведения кассовых операций на предприятии обязывает кассира при приёме налички контролировать такие пункты:

• Совпадение суммы, прописанной в ПКО фактическому присутствию банкнот;
• Присутствие документации, показанных в бланке ордера;
• Подтверждение операции подписями и штампом.

При зачислении ценностей в кассу, материально-ответственное лицо обязано пересчитать поштучно или полистно деньги. При этом сдающий банкноты и монеты должен проследить за манипуляциями кассира, проконтролировав его действия. Сверив все данные ордера и сумму, кассир удостоверяет операцию подписью и штампом предприятия. Ведение кассовых операций регламентирует обязательную выдачу квитанции особе, вносившей деньги.

Если на предприятии применяют ККТ или БСО, то разрешается составление единого ПКО на полную сумму движений за день. Причиной создания приходного ордера служат чеки, корешки кассовой ленты.

Выдача денежных средств

Правила ведения учета кассовых операций гласят, что расход денежных средств сопровождается:

• Расходным кассовым ордером;
• Ведомостью.

В бланке необходимо указать кому, на каком основании и сколько выдаётся денег. Бланк подтверждается подписями кассира, бухгалтера и отпечатком фирмы. К РКО должны присоединяться документы, свидетельствующие цель выдачи налички. На документации должна быть подпись начальника или уполномоченного лица, разрешающая отпуск денежных средств.

Порядок ведения кассы утверждает, что отпуск зарплаты может исполняться по зарплатным ведомостям. В таком случае к ведомости пишется РКО на всеобщую сумму, но ФИО и информация документов, заверяющих личность, не указываются. Срок выдачи зарплаты не должен быть более 5 дней, учитывая дату получения банкнот в банке.

Как обязывает правильное ведение кассовых операций, напротив каждой фамилии работника, получающего заработную плату, обязательно наличие подписи о получении расчета. Если кто-то с рабочих не успел забрать деньги в пятидневный термин, то напротив его строки с ФИО ставят пометку «депонировано». Дальше кассир проводит следующие операции:

• Проверяет отпущенную сумму с депонированной;
• Ставит соответственные пометки в бланках;
• Подписывает документацию в бухгалтера.

Оставшиеся финансы подлежат возвращению в банк. На сумму депонированных наличностей составляется расходный ордер, а в кассовой книге указывается запись о депонировании. В РКО нет необходимости писать фамилии – достаточно просто указать, что сумма в ордере депонированная. Одноразовая выдача зарплаты не требует составления ведомости. Если человек получает расчетные, то целесообразно составить РКО.

Отпуск денег под отчёт порядок и правило ведения кассовых операций разрешает только после подписи директора и написания заявления подотчётным лицом. Если подотчётный работник не отчитался за предшествующие выданные деньги, то наличность ему отдавать нельзя. Только после абсолютного расчёта и внесения неиспользованных грошей в кассу можно выдать следующую сумму под отчёт.

Основные правила ведения кассовых операций позволяют провести отпуск грошей по доверенности. Операция проходит в несколько этапов:

• Контроль подлинности доверенности;
• Сверка данных в бланке;
• Отпуск финансов под подпись;
• Указание РКО в книге.

Кассир обязан ревизовать ФИО, написанную в доверенности с информацией в документах, заверяющими персону. Если таких выдач проводится несколько в день, то в ведомости напротив фамилии адресата ставится отметка «по доверенности».

Бланк доверенности прикрепляется к кассовым документам. Если получатель должен забрать деньги по доверенности не на одном предприятии, то делается копия бланка и прикрепляется к РКО.

Кассовая книга

Порядок ведения и учет кассовых операций обязует регистрировать все ПКО и РКО в кассовой книге, какая пишется кассиром в день передвижения материалов в кассе. На каждой странице указывается остаток наличных на начало дня, регистрируются ПКО и РКО или ведомости. В конце подбивается итог оборотов на протяжении дня в кассе, подтверждается остаток наличных на конец дня.

Важно! Кассовая книга должна быть прошита с указанием нумерации каждой страницы, а в конце затвержена подписями начальника и бухгалтера, штампом объединения с подтверждением числа страниц в документе.

Проверка кассы осуществляется ежедневно. После сверки записей в книге, кассир ставит свою подпись. Этим он подтверждает наличие указанной в конце дня суммы в сейфе на сбережении. После составления отчётной страницы за день, свою подпись оставляет главный бухгалтер ли директор, если должность бухгалтера в штате отсутствует.

Наличие кассовой книги обязательно на всех предприятиях и организациях. Бизнесмены, какие проводят учёт доходов и расходов в материальных показателях, расписывать книгу не должны.

Указание о порядке ведения кассовых операций разрешает два варианта заполнения кассовой книги:

• На бумаге;
• В электронной версии.

Бумажный вариант отличается заполнением документации от руки. В данном случае возможно использование компьютера. Распечатанные, написанные от руки бланки утверждаются личными подписями и отпечатком предприятия. Исправления в таких бланках допустимы, но должны иметь подписи и ФИО исправителя. Предыдущие обозначения при этом должны легко читаться.

Правила ведения кассовых операций разрешают ведение кассовой книги в электронной версии. В подобном случае организация должна обладать электронной подписью и печатью, следить за целостностью какой должно ответственное лицо. Фирма обязана обеспечить всё для сохранности электронной подписи и печати. Ошибки в электронной кассовой книге недопустимы. Это один-единственный минус электронной версии книги.

Лимит кассы

Беречь не имеющее границ число наличностей воспрещается. Порядок ведения кассовых операций обязывает определять лимит кассы. Лимит кассы – это сумма, каковую можно хранить в сейфе на конец дня. Определять ограничение наличностей обязательно для предприятий и организаций. Соответственно нововведениям в законодательстве с 2017 года лимит кассы необязателен для ИП и предприятий малого бизнеса. Также это новшество позволяет устанавливать лимит двумя способами:

• Исходя из объема поступлений в кассу;
• Исходя из объема выдачи наличных.

Лимит предприятия устанавливают самостоятельно, использовав расчет. Об утверждении лимита кассы составляется указ, подписанный директором. Кассир должен строго следить за тем, чтобы установленный лимит не нарушался – все лишние деньги должны сдаваться в банк. За нарушение лимита кассы грозят штрафы.

Выбранный способ расчёта лимита кассы нужно обосновать. Например, указать, что поступление денег за день превышает их выдачу. Указание причины выбора способа расчёта лимита подтверждают в соответственном указе директора предприятия.

Важно! За нарушение лимита кассы грозит штраф в сумме от 40000 до 50000 рублей для организации и 4000 – 5000 рублей ответственного лица.

При проверке предприятия инспекторы в первую очередь обращают внимание на кассовую книгу. Если выяснится, что был превышен лимит кассы, то штрафа не избежать. Дабы не попасть под штрафные санкции нужно придерживаться лимита кассы, следить за правильностью заполнения кассовых документов и придерживаться регламентов работы кассы.

Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассы утвержден Центробанком Указанием от 11.03.2014 № 3210-У. В связи с повсеместным использованием онлайн-касс сужен этот порядок, который определяет организация или ИП самостоятельно и прописывает в Положении (по сохранности наличных, хранении, перевозки).

При этом важную роль играет то, что ЦБ допускает оформление ПКО и РКО в электронном виде и допускается комбинирование электронных и бумажных документов. При этом нужно отметить, что для электронных документов обязательно должна быть электронная подпись кассира и главного бухгалтера.

За кассовые операции ответственность возлагается на кассира, но если компания не большая, то обязанности кассира может взять на себя другое ответственное лицо (директор или главбух) и этот момент нужно включить в соответствующее положение. При этом лицо, ответственное за кассу должно быть штатным работником организации.

Синтетический учет операций по кассе ведется на счете 50 (активный) по дебету отражается поступление денег, по кредиту – выдача), по которому допускается открытие таких субсчетов:

• 1 Касса организации
• 2 Операционная касса
• 3 Денежные документы

Для организаций должен быть установлен лимит по кассе, суммы выше лимита необходимо передавать кредитным организациям (на ИП это не распространяется – они имеют право хранить столько наличности, сколько считают нужным).

Оформление кассовых документов

Правила оформления кассовых документов вполне четко оговорены в Указании № 3210-У.

Оформлять кассовые документы имеют право следующие сотрудники:

· главный бухгалтер;

· бухгалтер или другой работник, определенный руководителем путем издания распорядительного документа;

· руководитель — в том случае, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер.

Основаниями для оформления кассовых документов являются:

· расчетно-платежные ведомости;

· платежные ведомости;

· заявления;

· счета;

· другие документы.

Перечисленные бумаги должны прилагаться к кассовым документам. Исправления и помарки в кассовых документах не допускаются.

Кассовые документы подписывают:

· приходный кассовый ордер — главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир;

· расходный кассовый ордер — руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.

Кассир должен иметь:

· образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы;

· печать (штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.

Если ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы руководитель, то он же и подписывает кассовые документы. При этом образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Допускается оформление кассовых документов двумя способами:

· на бумажном носителе;

· с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, с распечатыванием на бумажном носителе.

Прием наличных денег

Прием наличных денег в кассу организации или индивидуального предпринимателя осуществляет кассир. При получении приходного кассового ордера он проверяет:

· наличие в документе подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии — наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;

· соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

· наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Прием наличных денег ведется полистным, поштучным пересчетом и таким образом, при котором вноситель денег может наблюдать за действиями кассира. Затем кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. Если фактически вносимая сумма денежных средств совпадает с суммой, указанной в документе, кассир подписывает его, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. Если фактически вносимая сумма наличных денег не совпадает с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, кассир:

а) предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных денег;

б) возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.

Если вноситель отказывается довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает вносимую сумму, перечеркивает приходный кассовый ордер и передает его главному бухгалтеру (или бухгалтеру) или руководителю (при их отсутствии) для оформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денежных средств.

При ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовых аппаратов по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовых аппаратов, приходный кассовый ордер оформляется на общую сумму принятых наличных денег. Исключением являются суммы наличных денег, принятые платежным агентом (банковским платежным агентом). Платежным агентом (банковским платежным агентом), помимо этого приходного кассового ордера, оформляется приходный кассовый ордер ПКО на общую сумму наличных денег, принятых указанным лицом.

Выдача наличных денег

Согласно Указанию № 3210-У кассир выдает наличные деньги получателю, указанному в расходном кассовом ордере, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости. Для этого получатель обязан предъявить:

а) паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

б) доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет:

· наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера — наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;

· соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

· наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;

· соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Кассир не принимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

Выдача наличных по доверенности

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет:

· соответствие указанных в расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, которые указаны в доверенности;

· соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени и отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности».

Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Доверенность может быть оформлена на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц (индивидуальных предпринимателей). В этом случае делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости при завершающей выдаче наличных денег.

Выдача денег по расходному кассовому ордеру

При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает соответствующую сумму наличных денег и передает этот документ получателю, который указывает получаемую сумму (рублей — прописью, копеек — цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает тому наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере. Получатель пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Выдача денег под отчет

Для выдачи денег на расходы, связанные с ведением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, или сотруднику организации под отчет расходный кассовый ордер оформляется по письменному заявлению получателя, которое оформляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные следующие пункты:

· надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, сделанную собственноручно;

· подпись руководителя, также сделанную собственноручно (использование факсимиле в подобных случаях не допускается);

· дату подписания документа.

Подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю (при их отсутствии) авансовый отчет вместе с подтверждающими документами в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (или со дня выхода подотчетного лица на работу). Руководитель организации или индивидуальный предприниматель устанавливает срок, в течение которого авансовый отчет надлежит проверить и утвердить, а также произвести окончательный расчет. Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем (при их отсутствии), а утверждается руководителем.

Наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выплата зарплаты

Предназначенная для выплаты заработной платы и иных аналогичных выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной или платежной ведомости.

Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной или платежной ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам не должна быть более 5 рабочих дней (считая день получения наличных денег с банковского счета). По прежнему порядку срок составлял не более 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — не более 5 дней).

Старший кассир выдает надлежащую сумму согласно расчетно-платежной или платежной ведомости кассирам под роспись в книге учета денежных средств или по расходному кассовому ордеру на срок, установленный в ведомости.

Кассир готовит подлежащую выдаче сумму денег и передает расчетно-платежную или платежную ведомость сотруднику для подписи, затем пересчитывает подготовленную сумму денег так, чтобы сотрудник имел возможность видеть его манипуляции. При выдаче денег они пересчитываются полистно, поштучно в сумме, указанной в расчетно-платежной или платежной ведомости.

Сотрудник в присутствии кассира проверяет пересчет денег полистным, поштучным способом, без этого последующие претензии к сумме денег не принимаются.

В последний день выдачи заработной платы или иных аналогичных выплат в расчетно-платежной или платежной ведомости кассир выполняет следующие действия:

· проставляет оттиск штампа или делает надпись «Депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег;

· подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;

· сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

· оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм

Согласно указанию № 3210-У реестр депонированных сумм должен содержать:

· наименование юридического лица или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;

· дату оформления реестра;

· период возникновения депонированных сумм;

· номер расчетно-платежной или платежной ведомости;

· Ф. И. О. сотрудника, не получившего деньги, его табельный номер, если таковой имеется;

· сумму невыплаченных денег;

· итоговую сумму по реестру;

· подпись кассира, ее расшифровку;

· дополнительные реквизиты.

Реестры нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года. После оформления реестра кассир подписывает расчетно-платежную или платежную ведомость и реестр депонированных сумм и передает их бухгалтеру, главному бухгалтеру или руководителю (при их отсутствии) для сверки соответствия записей в реестре с данными расчетно-платежной или платежной ведомости и их подписания.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дату которого кассир указывает на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.

Если реестр депонированных сумм оформляет сам руководитель организации, он лично заверяет своей подписью соответствие записей в реестре и данных расчетно-платежной или платежной ведомости.

Кассовая книга

Кассовая книга ведется организацией или индивидуальным предпринимателем в целях учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денежных средств. Платежный агент ведет дополнительно кассовую книгу для учета принятых наличных денежных средств.

Кассир:

· делает в кассовой книге записи по каждому приходному или расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные или выданные наличные деньги;

· сверяет содержащиеся в кассовой книге записи с данными кассовых документов;

· вычисляет сумму остатка наличных денежных средств на конец рабочего дня;

· подписывает записи, сделанные в течение дня.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов, проверку выполняет и подписывает ее результаты бухгалтер, главный бухгалтер или руководитель (при их отсутствии). Листы кассовой книги или книги учета денежных средств на бумажном носителе до начала ведения брошюруются и нумеруются, о количестве листов делается заверительная надпись, которая должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером или руководителем (при отсутствии главного бухгалтера) и снабжена печатью организации или индивидуального предпринимателя (если таковая имеется). Современные правила не требуют опечатывать кассовую книгу сургучной или мастичной печатью.

В случае ведения кассовой книги (книги учета денежных средств) с применением технических средств необходимо обеспечить:

· сохранность содержащихся в названных документах данных на электронном носителе информации;

· исключение возможности несанкционированного изменения указанных сведений.

Если за рабочий день не было кассовых операций, и поэтому записей в кассовой книге нет, остатком наличных денег в кассе на конец рабочего дня является сумма остатка, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней, в течение которого проводились кассовые операции.

По усмотрению руководителя при оформлении книги учета денежных средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами может проводиться с распечатыванием на бумаге листа этой книги или без его распечатывания. Если лист книги учета денежных средств выводится на бумагу, на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров. В противном случае подписи последних проставляются на листе с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем. Что касается листа кассовой книги, то его распечатывают на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерацию листов кассовой книги (книги учета денежных средств) ведут автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета денежных средств) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Главный бухгалтер или руководитель (при отсутствии главного бухгалтера) осуществляет контроль за ведением кассовой книги в организации.