Системы менеджмента качества

Основные функции менеджмента качества

Согласно стандарту ISO 9000, менеджмент качества — скоординированная деятельность по руководству и управлению организацией применительно к качеству.

Функции менеджмента качества осуществляют различные субъекты управления – и отдельные лица, и структурные подразделения, действующие на различных иерархических уровнях. В целом функции менеджмента качества весьма многочисленны. Основные функции менеджмента качества заключаются в:

1. Планировании и разработке методов обеспечения качества (прогнозирование потребностей ранка в отношении технического уровня продукции и ее качества; стандартизация и нормирование требований к качеству продукции; планирование повышения ее качества; разработка новых товаров и др.)

2. Контроле качества (обеспечение на всех стадиях жизненного цикла товара высокого уровня качества; непосредственный контроль качества товара и проведение испытаний; учет и отчетность по качеству продукции, анализ изменения качества, профилактика брака; аттестация технологических процессов, продукции, рабочих мест и работников; сертификация продукции, системы менеджмента качества организации и пр.)

3. Стимулировании качества (поощрение за достигнутый и постоянно повышаемый уровень качества)

К частным функциям управления можно отнести повышение квалификации кадров, технологическое, финансовое, правовое, метрологическое, материально-техническое и организационное обеспечение управления качеством продукции.

Содержание процесса менеджмента качества

Система менеджмента качества — совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для общего руководства качеством. Она предназначена для постоянного улучшения деятельности, для повышения конкурентоспособности организации на отечественном и мировом рынках, определяет конкурентоспособность любой организации. Современные системы управления качеством базируются на принципах TQM.

Цель системы качества: поднять конкурентоспособность за счет улучшения качества производственной деятельности и отношений и за счет максимального удовлетворения запросов потребителя, организации и общества.

Управление качеством строится по системе PDCA («цикл Деминга») на всех этапах производства, состоящей из 4 стадий: Планирование (Plan), Реализация (Do), Проверка (Check), Корректирующие воздействия (Action).

Системы менеджмента качества основаны на следующих принципах:

1. Ориентация организации на заказчика.

2. Ведущая роль руководства.

3. Вовлечение сотрудников.

4. Процессный подход.

5. Системный подход к управлению.

6. Постоянное улучшение.

7. Подход к принятию решений, основанный на фактах.

8. Отношения с поставщиками.

Конечный итог работы по созданию системы управления качеством – комплект документов, состоящий из документов 3-х уровней:

· руководство по качеству (политика в области качества);

· методические инструкции для всех служб;

· подробное описание выполнения отдельных видов деятельности и указания по контролю.

Согласно стандарту ISO 9000, менеджмент качества — скоординированная деятельность по руководству и управлению организацией применительно к качеству.

Функции менеджмента качества осуществляют различные субъекты управления – и отдельные лица, и структурные подразделения, действующие на различных иерархических уровнях. В целом функции менеджмента качества весьма многочисленны. Основные функции менеджмента качества заключаются в:

4. Планировании и разработке методов обеспечения качества (прогнозирование потребностей ранка в отношении технического уровня продукции и ее качества; стандартизация и нормирование требований к качеству продукции; планирование повышения ее качества; разработка новых товаров и др.)

5. Контроле качества (обеспечение на всех стадиях жизненного цикла товара высокого уровня качества; непосредственный контроль качества товара и проведение испытаний; учет и отчетность по качеству продукции, анализ изменения качества, профилактика брака; аттестация технологических процессов, продукции, рабочих мест и работников; сертификация продукции, системы менеджмента качества организации и пр.)

6. Стимулировании качества (поощрение за достигнутый и постоянно повышаемый уровень качества)

К частным функциям управления можно отнести повышение квалификации кадров, технологическое, финансовое, правовое, метрологическое, материально-техническое и организационное обеспечение управления качеством продукции.

В рыночной экономике огромное внимание уделяется проблемам качества. Серьезная конкурентная борьба, как на национальных, так и на мировых рынках обусловила разработку программ повышения качества.

Современный этап развития методологии качества охватывает не только проблемы качества продукции и услуг, но и качество самого управления, которое непосредственно отвечает за процесс формирования соответствующего уровня качества продукции. Следствием этого являются получившие широкое распространение системы менеджмента качества (СМК), которые, как правило, становятся управляющей подсистемой любого производства, охватывая все стадии деятельности предприятия. Вместе с осознание данного факта пришла необходимость анализа результативности СМК. Лишь результативно функционирующая система менеджмента качества способна грамотно осуществлять деятельность организации в целом. Таким образом, в настоящее время, вопросы, связанные с проблемой адекватной и объективной оценки, а также последующего анализа результативности СМК, приобретают вид задачи как теоретической, так и практической значимости.

Система менеджмента качества (далее СМК) — система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству . Такая система менеджмента качества должна исключать или существенно снижать вероятность дефектной продукции. Итак, прежде всего СМК — это система. А любая система, как правило, характеризуется целью, функциями и задачами.

Под целью Системы менеджмента качества необходимо понимать создание условий для обеспечения конкурентоспособности организации на рынке. Для достижения поставленной цели, СМК решает следующий ряд задач:

-повышения эффективности административного управления предприятием;

-повышения производительности, прибыли и уменьшения риска, связанного с последствиями от выпуска некачественной продукции;

-реализации Политики в области качества и достижения целей, определенных в ней;

-достижения качественного выполнения всех видов деятельности (процессов) при выполнении заказов;

-повышения результативности и эффективности всех процессов;

-гарантированного обеспечения соответствия выпускаемой продукции установленным требованиям заказчика, законодательным актам, нормативным документам;

-обеспечения конкурентоспособности предприятия на мировом рынке.

Основными функциями СМК являются прогнозирование, планирование, регулирование (операционную деятельность), координацию, контроль, анализ и учет вероятности появления дефектов и снижения качества продукции. Реализация этих функций обеспечивает качество продукции или услуг предприятия и «настраивает» это качество на ожидания потребителей (заказчиков). Реализация функций позволяет не контролировать каждую единицу продукции, а сделать так, чтобы не было ошибок в работе, которые могли бы привести к появлению брака (плохому качеству продукции или услуг).

В свою очередь, функционирование системы качества опирается на ряд общих принципов, позволяющих реализовывать продукцию или оказывать услуги заданного уровня качества. В ГОСТ Р ИСО 9000:2001 раскрыты основные принципы системы менеджмента качества:

Принцип первый – ориентация на потребителя. Стратегическая ориентация на потребителя методически и технически, жизненно необходима каждой организации и каждому предприятию, функционирующему в условиях конкурентного рынка.

Принцип второй – роль руководства. В соответствии с ним руководитель должен создать условия, необходимые для успешной реализации всех принципов системного управления качеством.

Принцип третий – вовлечение работников. Это одно из ключевых положений, в соответствии с которым каждый работник должен быть вовлечен в деятельность по управлению качеством. Необходимо добиться, чтобы у каждого возникла внутренняя потребность в улучшениях.

Принцип четвертый – процессный подход. Процесс – это деятельность, направленная на достижение установленной цели, которая имеет количественное выражение – результат. Поэтому для реализации процессного подхода организационная система должна переориентироваться с функционального управления на управление результатами, совокупность которых должна обеспечить повышение эффективности системы и конкурентоспособности предприятия.

Пятый принцип – системный подход к управлению. В соответствии с этими принципами производство товаров, услуг и управление рассматривается как совокупность взаимосвязанных процессов, а каждый процесс – как система, имеющая вход и выход, своих «поставщиков» и «потребителей» к управлению, основу которого составляет иерархическая организационная структура.

Принцип шестой – постоянное улучшение. Двадцать лет назад стратегия качества базировалась на концепции оптимального качества. Опыт японской, а затем американской и европейской промышленности показал, что устанавливать пределы улучшению недопустимо, само улучшение должно быть системой и составной частью системы управления.

Принцип седьмой – принятие решений, основанных на фактах. Реализация этого принципа призвана исключить необоснованные решения, которые обычно называют волевыми. Необходимо собирать и анализировать фактические данные и принимать решения на их основе.

Принцип восьмой – взаимовыгодные отношения с поставщиками. Этот принцип, суть которого в простейших случаях очевидна, необходимо реализовывать по отношению, как к внешним, так и внутренним поставщикам.

Данные принципы применимы как на стадии построения, так и на стадии функционирования СМК.

Первый шаг в создании системы качества – принятие руководством официального решения об её создании. Приступая к работе по внедрению системы менеджмента качества, необходимо определить требования к организации, в которой система будет внедряться. Следует обратить внимание на саму организационную структуру, которая должна соответствовать назначению (миссии). Управление качеством должно осуществляться системно, т.е. на предприятии должна функционироватьсистема управления качеством, представляющая собой организационную структуру, чётко распределяющую ответственность, процедуры, процессы и ресурсы, необходимые для управления качеством.

СМК разрабатывается организацией (предприятием) применительно к производству конкретной продукции или конкретному виду деятельности. В рамках создания Системы менеджмента качества в современной организации необходимо реализовать следующие мероприятия:

1. Назначить руководителя проекта построения СМК (после разработки СМК сотрудник будет выполнять функции представителя руководства по СМК). При назначении лиц, ответственных за организацию и проведение работ по созданию СМК, следует исходить из того, что такими лицами должны быть сотрудники с управленческим уклоном, лучше — обладающие квалификацией менеджеров по качеству .

Для проведения работ по разработке, внедрению и сертификации системы качества руководство организации должно выделять соответствующие ресурсы в необходимом объёме.Такие ресурсы могут включать: людские ресурсы и специализированный персонал; оборудование, необходимое для проектно-конструкторских работ и разработок; производственное оборудование; контрольно-измерительную аппаратуру, компьютеры и программное обеспечение.

Для своевременного выделения ресурсов руководство должно определять показатели качества, влияющие на положение на рынке, и цели, связанные с обеспечением качества продукции, процессов или сопутствующих услуг.

1. Создание рабочей группы проекта построения СМК. В ходе осуществления этой работы, необходимо предпринимать следующий ряд действий:

• определение задач;

• подбор состава группы;

• определение ответственности и полномочий членов группы;

• обучение членов группы.

Обучать необходимо всю управленческую пирамиду, то есть руководителей всех уровней управления, а также разработчиков системы качества.

Обучение руководителей высшего звена должно занимать приоритетное место в плане проведения работ по разработке и внедрению системы качества и должно предшествовать обучению руководителей других уровней управления и всего остального персонала.

Обучение целесообразно поручить высококвалифицированным специалистам в области качества продукции и, как правило, лучше приглашённым со стороны. Обучение руководителей среднего уровня, по возможности, должны проводить руководители высшего звена.

1. Составление требований к СМК, выделение процессов в деятельности предприятия. Целью данной работы является определение структуры СМК и состава процессов, которые обеспечивают достижение поставленных целей в области качества.

Система качества реализуется через процессы, которые протекают в рамках каждой функциональной деятельности (производство, маркетинг, финансы, кадры, информация) и пересекают их. Процесс является преобразованием, добавляющим стоимость. В каждый процесс вовлекаются люди и другие ресурсы (оборудование, материалы, сооружения). Входные и выходные потоки подразделяют на два типа: связанные с продукцией (сырьё, материалы, энергия, промежуточное изделие, готовое изделие, образец) и связанные с информацией (требования к продукции, информация о рабочих характеристиках продукции, спросе на продукцию и т.п.). Чтобы система качества была эффективной, эти процессы и связанные с ними обязанности, полномочия, процедуры и ресурсы должны быть определены и применены в определённой последовательности.

В ходе выполнения этой работы производится разработка процессов, необходимых для результативного функционирования СМК (процессной схемы компании); определение взаимосвязей процессов.

4. Анализ существующей в организации СМК. Применяемый для анализа среды метод SWOT-анализа помогает в установлении линии связи между сильными и слабыми сторонами, которые присущи организации, и внешним угрозам и возможностям.

Сначала, с учетом конкретной ситуации, в которой находится организация, составляются перечни её слабых и сильных сторон, а так же угроз и возможностей. Далее наступает этап установления связей между ними. Слева выделяются два раздела (сильные стороны, слабые стороны), в верхней части матрицы также выделяют два раздела (возможности и угрозы). На пересечении разделов образуются четыре поля: №1 (сила и возможности), №2 (сила и угрозы), №3 (слабость и возможности), №4 (слабость и угрозы). Рассмотренные комбинации учитываются в ходе разработки СМК, политики и целей в области качества.

5. Разработка документации СМК. Система менеджмента качества имеет два вида документального представления: документация по качеству, документация по подтверждению качества. Документация по управлению и обеспечению качества включает в себя политику в области качества, руководство по качеству, документированные процедуры управления, стандарты предприятия, нормы, правила и т.д., в свою очередь, документацией по подтверждению качества представлена оперативными отчетными данными (записями) о качестве.

Политика понимается как набор дополнительных ориентиров для правильного направления деятельности по реализации принятой стратегии. Иначе говоря, политика качества – это ориентир для общего направления деятельности предприятия в области качества. Оформляется она в виде краткого заявления руководителя предприятия и, как правило, включается в «Руководство по качеству», которое служит описанием системы качества и представляется заказчикам при заключении контрактов.

Главными целями организации являются удовлетворение непрерывно возрастающих и изменяющихся требований потребителей ее продуктов (услуг), стремление превзойти их ожидания. Только успешная деятельность в этом направлении создает основу для стабильного развития и роста организации, повышения благосостояния и удовлетворения ее работников.

Руководство по качеству является центральным документом СМК и должно содержать:

• область применения СМК;

• документированные процедуры, разработанные для СМК или ссылки на них;

• описание взаимодействия процессов СМК.

В дополнение к руководству по качеству используются документированные процедуры по системе качества (например, рабочие инструкции по проектированию, материально-техническому снабжению и т.д.). Данная документация используется не только для достижения требуемого качества продукции, но и для оценки системы качества, повышения качества, сохранения повышенного уровня качества.

Управление документацией предполагает соблюдение следующих требований:

• обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

• анализ и актуализация по мере необходимости переутверждения документов;

• проверка документов на адекватность их до выпуска.

Соответствие документации стандартам устанавливается путем проведения внутреннего и внешнего аудитов. Необходимо вести и поддерживать записи в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности СМК.

6. Составление детального плана проекта построения СМК. Данная работа включает в себя: описание выделенных на предприятии процессов, необходимых для результативного функционирования СМК и достижения поставленных целей в соответствии с политикой предприятия в области качества, обучение основам менеджмента качества в соответствии с требованиями ISO 9000 сотрудников предприятия, причем, процесс обучения может осуществляться сторонними специалистами, так и работниками предприятия, прошедшими процесс обучения.

7. Обеспечение качества предполагает регулярную проверку хода реализации проекта в целях установления соответствия определенным ранее требованиям к качеству.

Обеспечение качества происходит исходя из ранее утвержденного плана качества, технологических карт, проверочных листов и иной документации по качеству, а также данных о качестве, полученных в результате контроля и испытаний. Обеспечение качества осуществляется путем плановых и внеплановых проверок, инспекций и иных контрольных и испытательных мероприятий с последующей оценкой качества и идентификацией статуса контроля и испытаний. Статус контроля и испытаний является основой решения об улучшении качества проекта или его продукции.

8. Контроль качества. Создание системы качества в организации не является заключительным этапом на пути развития предприятия. Более важным является постоянной контроль существующей системы и поддержание ее деятельности на заданном уровне.

Организует и координирует эту работу отдел управления качеством. При этом надо иметь в виду, что факт проведения этой работы легко проверяется по частоте внесения изменений в документы системы качества.

Совершенствование системы качества по результатам внутренних проверок и самооценки предприятия – непременное условие эффективного функционирования системы в изменяющихся условиях. Система контроля качества должна предупреждать появление брака и выявлять дефекты сразу же после их возникновения. Для того чтобы своевременно обнаружить брак и предупредить его появление, необходим комплексный, непрерывный контроль на всех операциях и этапах изготовления продукции. Начинать нужно с входного контроля поступающих на предприятие материалов, сырья, изделий, контролировать их хранение и транспортировку в период инженерной подготовки производства, процесс выполнения каждой операции, этапа работ и заканчивать контроль сдачей в эксплуатацию готовой, отвечающей всем требованиям и нормам продукции.

Проверка качества – это всего лишь часть всей работы по контролю качества. Основной задачей контроля качества является профилактическая деятельность инженеров и мастеров технического контроля по предупреждению появления брака путём надзора за ходом технологического процесса и его соответствием требованиям технической документации, за своевременным выявлением условий, при которых возможно возникновение брака, ликвидация его в начале появления.

Контроль качества – это одна из основных функций в процессе управления качеством. Это также наиболее объёмная функция по применяемым методам. Значение контроля заключается в том, что он позволяет вовремя выявить ошибки, чтобы затем оперативно исправить их с минимальными потерями. Контроль – это деятельность, включающая проведение измерения, экспертизы, испытания и оценки одной или нескольких характеристик объекта и сравнение полученных результатов с установленными требованиями для определения того, достигнуто ли соответствие по каждой из этих характеристик.

Для анализа результатов контроля качества широкое распространение получили методы статистического контроля качества (Statistical Quality Control – SQC). Наиболее известными среди них стали «семь инструментов контроля качества», которые сначала широко применялись в кружках качества в Японии, а затем и в других странах, благодаря своей эффективности и доступности для рядовых работников предприятий. К «семи инструментом» качества относятся: метод расслоения, контрольные листки, диаграмма разброса, диаграмма Парето, причинно-следственная диаграмма, контрольные карты, гистограммы.

9. Проведение первого внутреннего аудита осуществляется по средствам выполнения следующего ряда мероприятий:

• подготовка программы проверки;

• назначение аудиторов;

• проведение проверки;

• подготовка отчета о проверке руководству компании;

• разработка и выполнение корректирующих действий по выявленным несоответствиям.

Функционирование системы качества – это выполнение руководством и всеми подразделениями своих функций и задач с целью обеспечения качества продукции. В этом состоит содержательная сторона деятельности системы, то есть то, для чего она предназначена.

При этом в реализации функций системы качества в той или иной мере участвуют практически все подразделения предприятия, каждое из которых решает свои задачи. В связи с этим возникает необходимость выполнения вспомогательных задач для «обслуживания» самой системы качества. К таким задачам относятся: проведение внутренних проверок и совершенствование системы, координация и методическое обеспечение работ подразделений в системе качества, организация деятельности кружков качества, а также сертификация продукции и системы качества.

Литература

1. ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. – Введ. 2001-08-31. — М.: ИПК Изд-во стандартов, 2001.

2. Канивец, А.Н. Экономический анализ системы менеджмента качества промышленного предприятия : учеб. пособие для вузов / А.Н.Канивец, Б.И. Герасимов, Л.В Пархоменко. — Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2005.

3. Миронов М.Г. Управление качеством : уч. пособие для вузов / М.Г. Миронов.– М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007.

4. Свиткин М. Практические аспекты внедрения стандартов ИСО серии 9000:2000 / М. Свиткин. — (http://www.management.com.ua).

5. Ульянова М., Балмасова С.Н, Адуцкевича, Д.А. О возможностях Органов по сертификации систем качества по улучшению систем менеджмента качества организаций (www.souzser.ru/htm1).

• Система менеджмента качества (СМК) – понятие
• Виды менеджмента качества
• Цель, задачи и тактика менеджмента качества
• Основные принципы менеджмента качества
• Основные составляющие менеджмента качества
• ISO 9000
• Популярные направления менеджмента качества
• Зачем проводится сертификация менеджмента качества?
• Как оценивается качество продукции?
• Основные требования к менеджменту качества

Любому потребителю, вне зависимости от его социального статуса, дохода, возраста и прочих факторов, необходимо получать качественный товар или услуги. Специально для этого была разработана система правил и методик, дающих возможность всегда поддерживать качество на стабильно высоком уровне. И отвечает за это система менеджмента качества.

Что такое система менеджмента качества

Система менеджмента качества – это система, обеспечивающая эффективную работу компании, в том числе и в области управления качеством выпускаемой продукции. Наиболее эффективными при создании СМК считаются требования, зафиксированные в международных стандартах СМК ISO серии 9000.

Заметим, что эффективную систему можно создать и не ориентируясь на стандарты ISO серии 9000. Однако для того чтобы ее сертифицировать, то есть получить документ, свидетельствующий о том, что процессы компании эффективны и направлены на постоянное улучшение качества продукции (услуг), СМК должна соответствовать требованиям стандарта ISO 9001-2000. Поэтому ее создание мы будем рассматривать с точки зрения требований ISO 9001.

Для того чтобы построить СМК в соответствии со стандартами ISO 9001, необходимо:

• разработать документ, в котором сформулированы цели и задачи СМК, а также принципы их достижения («политика в области качества»);
• разработать нормативные документы, описывающие и регулирующие бизнес-процессы (см. также, как описать бизнес-процессы компании);
• продумать эффективный механизм реализации требований, регламентированных нормативной базой;
• подготовить персонал.

При формировании всех этих элементов должны учитываться основные принципы менеджмента качества. Рассмотрим внедрение СМК поэтапно.

Этапы внедрения СМК в компании

Рассмотрим подробно все этапы внедрения СМК на предприятии.

Этап 1. Решение руководства

Руководитель должен принять решение о начале проекта, известить сотрудников компании, а также создать предпосылки для быстрого осуществления всех остальных этапов.

На этом этапе следует сформулировать цели построения системы, выделить на верхнем уровне процессы, которые нужно контролировать, и критерии оценки их качества. Впоследствии цели необходимо зафиксировать в документе под названием «Политика в области качества», в котором также описываются принципы их достижения.

Этап 2. Обучение персонала

Персонал должен понимать теорию менеджмента качества, стандарты ISO серии 9000, освоить теорию процессного подхода, а также основные требования к внедрению СМК. Обучение пользованию системой можно провести как с помощью консультантов, так и самостоятельно, если в компании есть сотрудник, имеющий опыт ее постановки.

Этап 3. Формирование программы внедрения СМК

Внедрение СМК – сложный и длительный проект сроком до полутора – двух лет. Поэтому необходимо составить программу, которая должна включать:

• описание этапов внедрения;
• список ответственных за каждый этап проекта. Как правило, их выбирают из числа топ-менеджеров, а также специалистов, которые лучше всех знают специфику работы своих подразделений;
• бюджет внедрения. В него включаются как расходы на сертификацию, так и оплата услуг консультантов в случае их привлечения, а также стоимость дальнейшего обучения персонала и стоимость отвлечения менеджмента от основной работы для ведения проекта. При постановке можно обойтись и своими силами, однако отвлечение топ-менеджмента от основной работы, а также подготовка собственных специалистов необходимого уровня могут стоить дороже, чем услуги консалтинговой компании;
• процедуру оценки внедрения СМК. Указываются критерии, по которым руководство сможет определить, удалось ли достигнуть поставленных в начале проекта целей.

После составления программы можно приступать к непосредственной постановке СМК.

Этап 4. Описание и оптимизация бизнес-процессов

Основой СМК является процессный подход. В первую очередь надо описать те бизнес-процессы, управление которыми руководство считает наиболее важным. Например, для производственного предприятия это будут производство и продажа продукта, а также сервисное обслуживание и закупки.

Описанные бизнес-процессы необходимо оптимизировать, то есть устранить все несоответствия требованиям стандарта и дублирующие, а также разработать новые согласно правилам стандарта. Наиболее часто в компаниях отсутствует «Оценка удовлетворенности потребителей», которая по стандарту является необходимой. Поэтому нужно разработать систему показателей, а также процедуры, необходимые для реализации и мониторинга этого процесса.

Этап 5. Разработка нормативной документации

На этом этапе формируются нормативные документы, регламенты и процедуры, обеспечивающие работу СМК. Основой для них обычно является уже существующий на предприятии набор документов, который модифицируется и дополняется в соответствии с требованиями стандарта.

Сначала на основе «Политики в области качества» готовится документ под названием «Руководство по качеству». Он содержит основные положения, регламентирующие деятельность: разграничение зон ответственности, требования к службе качества, описание процедур его обеспечения, порядок ведения документооборота СМК, описание процедуры рассмотрения жалоб и т. п.

Следующий уровень документов называется «Общесистемные документированные процедуры». В соответствии со стандартом ISO 9001 следует осуществлять шесть процедур:

1. Управление документами.
2. Управление данными (записями).
3. Управление аудитом.
4. Управление продукцией, не соответствующей стандартам (процесс выявления брака и порядок его утилизации).
5. Управление мероприятиями, корректирующими несоответствия.
6. Управление мероприятиями, предупреждающими появление несоответствий.

Документы следующего уровня описывают правила эффективного планирования и реализации процессов и управления ими. К таким документам относятся рабочие методики, должностные инструкции работников, технологические карты.

Основанием «пирамиды» документов являются данные, подтверждающие, что требования, предъявляемые СМК, реализуются на практике. Это отчеты о проделанной работе, записи в журналах операций и т. п., то есть документальная основа ежедневной работы сотрудников.

При подготовке нормативной документации нужно учитывать требование стандарта ISO 9001 о компетенции персонала, выполняющего работы. Это означает, что в нормативных документах должны описываться процесс доступа работников к нормативной документации, а также требования к компетенции персонала (уровень знаний, опыт работы), программа повышения уровня сотрудников в случае необходимости, система мотивации сотрудников и т. п.

Необходимо отметить, что эффективное использование большого числа нормативных элементов требует наличия в организации электронного документооборота.

Этап 6. Тестирование и внутренний аудит системы менеджмента качества

После разработки всех нормативных документов начинается опытная эксплуатация. Запускать процессы можно постепенно, например, сначала внедрить контроль процесса закупок, затем производства и т. п. Опытная эксплуатация сопровождается проведением внутреннего аудита, специальных процедур по проверке работы. В начале эксплуатации они проводятся часто (возможно, раз в неделю), затем реже (один раз в месяц или даже в квартал).

Для целей внутреннего аудита необходимо зафиксировать количественные показатели качества, например процент брака, показатель удовлетворенности клиентов, процент возврата и т. п., к которым необходимо стремиться. Для определения значения подобных показателей обычно используют аналогичные показатели лидеров отрасли. В ходе внутреннего аудита должны выявляться несоответствия между текущей работой и требованиями стандарта. Эти отклонения необходимо фиксировать. Затем по итогам аудита скорректировать работу сотрудников, а также нормативную документацию, чтобы в дальнейшем избегать отклонений. Всю эту работу также следует документировать.

Этап 7. Сертификация

Для того чтобы сертифицировать СМК, необходимо подать заявление в сертификационный орган. Первоначально следует представить в сертификационный орган ряд документов:

• заявление о сертификации;
• все документы («Политику в области качества», «Руководство по качеству»; схему организационной структуры компании, документированные процедуры и другие разработанные документы);
• перечень основных потребителей и поставщиков предприятия.

Специалисты сертификационного органа в течение месяца проводят экспертизу представленных документов. Экспертиза может включать визит представителей сертификационного органа на предприятие для проверки СМК в действии. По итогам проверки составляется протокол, в котором фиксируются все несоответствия между системой и требованиями стандарта ISO 9001. Обычно по результатам первого этапа проверки находят более ста несоответствий, и задача предприятия как можно быстрее устранить их и доказать это сертификационному органу. Как правило, на данные операции уходит 1–4 месяца.

После этого проводится собственно сертификация СМК. Если все значимые несоответствия устранены, предприятию выдается сертификат, он оформляется около месяца. Повторные (наблюдательные) аудиты СМК сертификационный орган проводит с определенной периодичностью. Они подтверждают, что предприятие не только внедрило систему, но и постоянно улучшает ее. Стоимость такого аудита составляет примерно треть от расходов на первичную сертификацию.

Система менеджмента качества: как разобраться в стандартах и запустить процесс их внедрения в компании

Положительные моменты использования стандартов ISO и системы менеджмента качества доказаны опытом многих компаний, в том числе и в сфере информационных технологий. Об этом уже много написано, поэтому пропагандировать ISO и систему менеджмента качества я не берусь. Задача моей статьи — показать, что с помощью двух не очень сложных схем можно понять смысл процесса внедрения системы менеджмента качества и получить конкретные, четкие рекомендации, какие документы для этого требуются. Таких схем, которые приведены в статье, вы не найдете ни в одном руководстве. Именно поэтому я решил поделиться ими с читателями Хабра.


Схемы помогут сориентироваться в многочисленных регламентных документах. Первая – детально сравнивает стандарты ISO 9001-2015, ISO 9001-2001, стадии жизненного цикла программного обеспечения по разным ГОСТам, описывает этапы внедрения системы менеджмента качества и необходимые для этого документы. Вторая схема посвящена документированию бизнес-процессов при разработке автоматизированных систем. В конце статьи я привожу пошаговую инструкцию для тех, кто внедряет систему менеджмента качества. В статье даны ссылки на источники информации. Причем приведенный минимум достаточен для первичного ознакомления с темой.

Стандартизация по ту сторону добра и зла

В 2015 году вышел международный стандарт, регламентирующий управление качеством, – ISO 9001-2015, а в 2016 году на его основе выпустили отечественный стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2015 . Сертификация по этим стандартам даёт много бонусов. Свидетельство соответствия ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) подтверждает клиентам, партнерам, инвесторам, что бизнес управляет качеством. Сертификат ISO 9001 помогает выйти на международный рынок. Кроме того, наличие сертификата ISO обязательно для участия в некоторых государственных тендерах и конкурсах.
Промышленность и бизнес в нашей стране всегда стремились к полному соответствию стандартам, что автоматически трактовалось как синоним качества. Вот пример ориентации на ГОСТ, а не на потребителя. На упаковке плавленого сыра мы увидим номер ГОСТа, что вроде бы подтверждает его высокое качество. Но рядом мельчайшим шрифтом написано о содержании в составе пальмового масла (это ГОСТу не противоречит). Однако производитель умалчивает, что пальмовое масло может быть и техническим (ведь оно раза в два дешевле), а как оно воздействует на здоровье потребителя, производителю безразлично.

Много букв, не осилил

Согласно системе стандартов ИСО главное — не слепое соблюдение стандартов, а ориентация на конкурентоспособное качество. Последнее включает не только контрактные отношения поставщика и заказчика, но и полное удовлетворение потребностей клиента (потребителя). Стремление угодить клиенту, непрерывное отслеживание качества и постоянное его «улучшение» создают культуру качества, значительно отличающуюся от той, в основе которой – система простого соблюдения стандартов.
Для разработчиков программного обеспечения (ПО) и автоматизированных систем (АС) работа в рамках системы менеджмента качества (СМК) непонятна и затруднительна. Правила и требования СМК действительно громоздки. Они насчитывают полтора десятка международных стандартов серии ИСО 9000 и ИСО 10000. Количество отечественных стандартов с учетом отраслевых и сосчитать трудно – их точно не менее сотни. Плюс существуют еще и десятки руководств и учебных пособий . Даже просто прочитать эти тысячи страниц затруднительно, а осмыслить их и сформировать программу конкретных действий для внедрения системы менеджмента качества у себя на предприятии (или даже просто в рамках рабочей проектной группы) еще сложнее.

Источник
Чтобы получить сертификат о внедренной системе менеджмента качества для участия в тендерах и конкурсах, компания часто обращается в консалтинговую фирму, оплачивает заказ, а фирма оформляет необходимые документы, выдает сертификат. Компания предъявляет сертификат заказчику и продолжает работать так, как и работала ранее, ничего не меняя в своей деятельности. К системе качества это имеет очень отдаленное отношение.

О жизненном цикле в деталях

Организация, которая принимает стратегическое решение следовать требованиям ГОСТ Р ИСО 9001, должна учитывать следующие основные моменты и документально их задекларировать.

• Все, что происходит в организации в процессе ее деятельности, должно следовать положениям ГОСТ Р ИСО 9001, о чем конкретно должно быть прописано в «Руководстве по качеству», в инструкциях и регламентах, описывающих процессы проектирования (производства). Так, внутренние документы должны отражать изменения размеров, структуры организации, изменения целей производства товаров и услуг, меняющиеся процессы производства.
• Требования к системе менеджмента качества, установленные в ГОСТ Р ИСО 9001, являются дополнительными по отношению к требованиям на производимую продукцию. (Это очень важно, так как главным являются требования заказчика.)
• Система менеджмента качества организации может использоваться внутренними и внешними сторонами. Например, органы по сертификации могут использовать систему, чтобы оценить, способна ли компания выполнить требования потребителей и регламентов.

Основные положения упомянутых выше стандартов перечислены в наименовании разделов этих стандартов . Главное – это понятие жизненного цикла изделия (в том числе программного обеспечения, автоматизированных систем), на основе которого строится вся детализация процесса в рамках работы над проектом.
Чтобы сопоставить и проанализировать большое количество стандартов и нормативных документов, рассмотрим приведенную ниже схему (Рисунок 1). Это попытка классифицировать различные формулировки жизненного цикла (ЖЦ) применительно к разработке программного обеспечения и автоматизированных систем.

Рисунок 1. Стадии жизненного цикла при разработке автоматизированных систем в трактовках различных действующих стандартов. Рисунок кликабелен.
Два верхних ряда представляют перечень стадий жизненного цикла в рамках нового ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (первый ряд) и ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (второй ряд). Несмотря на некоторые различия в формулировках, стадии жизненного цикла в указанных стандартах почти идентичны.
Отличия между стандартами проявляются только в подробных разъяснениях к каждому этапу цикла. Отметим, что в новом стандарте появилось понятие «Контекст организации». Его смысл – в изучении того, как внешняя или внутренняя среда влияет на перспективы предприятия. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 в пунктах 4.1 и 4.2 требует выявить внешние и внутренние факторы и связанные с ними риски и возможности. Таким образом, смысл глубокого анализа или изучения «контекста» заключается в сборе и анализе данных о внешней среде и текущем состоянии бизнеса, о ключевых факторах успеха (что определяет победу и проигрыш), о состоянии сектора рынка, его структуре, динамике и т.д. Для расшифровки этого понятия и конкретизации деятельности в соответствии с этим требованием нужно тщательно проанализировать все возможные риски, возникающие в процессе. Подробнее о понятии «контекста» можно прочитать в статье Ибрагимова Р. .
Третий ряд схемы показывает стадии жизненного цикла при разработке программных средств в трактовке ГОСТ 12207, который создан специально для процессов разработки ПО . Здесь также нет принципиальных отличий трактовок жизненного цикла по сравнению с предыдущими стандартами.
ГОСТ 12207 – действительно, довольно жесткий стандарт. Выполнить все его требования при разработке ПО – задача непростая. Но нам важно отметить, что пугающее число стандартов по системе менеджмента качества и требований в них сводятся к тщательному документированию всего процесса проектирования, разработки и сопровождения.
Посмотрим на четвертый ряд схемы. Здесь представлены процессы жизненного цикла в трактовке ГОСТов 34-й серии , опубликованных в далеком 1990 году. Эта серия стандартов была разработана так конкретно и тщательно, что ею пользуются практически без всяких изменений до сих пор. Многие заказчики при формулировке требований к документации на автоматизированные системы ссылаются в основном на ГОСТы именно этой серии. Поскольку этапы жизненного цикла в трактовках ИСО 9001, ГОСТ 12207 и ГОСТов 34-й серии совпадают, это означает, что, выполняя требования последнего из перечисленных ГОСТов, то есть предъявив заказчику перечисленные документы, мы автоматически работаем в соответствии с системой качества по ИСО 9001.
Последний ряд в схеме – примерный перечень документов, который необходим для организации системы качества в компании.
Очень надеюсь, что приведенная схема значительно упростила вам жизнь. Поскольку теперь у вас уже есть полный перечень стадий жизненного цикла, есть перечень работ, который необходимо выполнить на каждой стадии, и перечень документов, которые должны завершить каждую стадию. Разумеется, этот перечень по требованию заказчика может быть откорректирован в сторону сокращения или добавления новых документов, не указанных в ГОСТе. Но это право заказчика, и исполнитель обязан выполнить его рекомендации.
К сожалению, это далеко не все. Пока мы разобрались лишь с производственной составляющей, т. е. с процессом разработки ПО или АС.

Бизнес-процессы — основа основ

За кадром остались следующие процессы: контрактная работа, организация и управление проектом и собственно обеспечение качества. Это тоже самостоятельный организационный процесс. Описывать эти процессы в текстовом формате — дело неблагодарное, все описания уже есть в многочисленных руководствах . Поэтому попытаемся отобразить перечисленные бизнес-процессы в виде еще одной схемы (Рисунок 2).
Каждый из этих процессов (по вертикали) отмечен на рисунке своим цветом. Отдельно выделены позиции, завершающие отдельные этапы или весь процесс в целом. Бесцветными остались промежуточные шаги процесса или документы. Все процессы идут параллельно. Они неразрывны, на что указывают стрелки-связи между отдельными элементами.
В схеме я пытался отобразить некий обобщенный вариант процесса. В каждом конкретном случае, конечно, могут быть свои нюансы и отличия.
Исполнителю, пользуясь приведенной схемой, необходимо проанализировать свои конкретные бизнес-процессы и выявить те элементы, которые требуют регламентирования. Например, продукция любой ИТ-компании, очевидно, проходит тестирование. Есть ли в вашей компании регламент, в котором прописано, что относится к критическим багам, а что к некритическим и в какие сроки их требуется устранять? Наверняка, определенные инструкции на этот счет есть. Утвержденный регламент по этой позиции — это и есть система менеджмента качества. Причем тестирование затрагивает одновременно производственное направление и администрирование, так как руководство должно отслеживать своевременное исправление ошибок.
Проделав подобную работу по всем процессам, вы можете доказать заказчику, какие вы «СМКашные» и «ИСОшные». Еще лучше будет, если компания с самого начала очередного проекта составит подобную схему для своих конкретных условий и использует ее в работе и для контроля.

Рисунок 2. Бизнес-процессы при разработке автоматизированных систем: документирование по системе качества. Рисунок кликабелен.

Движемся к цели

Итак, вот шаги, которые необходимо сделать для внедрения (а не просто оформления) системы менеджмента качества в организации.
1. Создать подразделение, группу или назначить отдельного исполнителя, чтобы он занимался вопросами СМК.
2. Разработать и оформить Программу качества, в том числе «Руководство по качеству» для организации (департамента, группы разработчиков конкретного проекта). Программа и Руководство должны содержать разделы, перечисленные в ГОСТ Р ИСО 9001-2015, и расшифровку этих разделов. В них должна декларироваться готовность организации выполнить требования стандарта в конкретных условиях этой организации или в рамках проекта.

3. Регламентировать процессы разработки и создания программного обеспечения или автоматизированных систем. Для этого нужно составить стандарты организации (или инструкции), в которых прописать все действия, связанные с проектированием, разработкой, тестированием и реализацией проекта, организацией и управлением проектом, обеспечением качества и контрактной работой.
4. Регламентировать отчетность и ответственность исполнителей и руководства по каждому этапу жизненного цикла проекта.
5. Представить пакет разработанных документов в консалтинговую фирму, имеющую соответствующую лицензию, для инспектирования документации и выдачи заключения о соответствии работы по СМК в рамках стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Исправить замечания и получить сертификат.
6. Продолжать проектную работу, строго следуя разработанным регламентирующим документам.
Мы еще не затронули вопросы ежегодного подтверждения сертификации по ИСО, внешнего аудита, подтверждающего работу по СМК. К сожалению, результат освоения системы менеджмента качества редко поддается денежной оценке. Он, как правило, проявляется в стабильности работы коллектива, надежности получаемых результатов. И эта работа стоит того.

Литература

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Системы менеджмента качества. Требования. — М.: Стандартинформ, 2016.
2. ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Системы менеджмента качества. Требования. — М., Стандартинформ, 2001.
3. Ибрагимов Р., ISO 9001:2015 и практический анализ «контекста» и построение стратегий. — Management, № 2 (34), 2015. — С. 13-18.
4. ГОСТ Р ИСО МЭК 12207 Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств. — М.: Госстандарт России, 1999.
5. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. — М.: Издательство стандартов, 1991.
6. Глудкин О.П., Горбунов Н.М. и др. Всеобщее управление качеством. Учебник для вузов. Под ред. О. П. Глудкина. — М.: Горячая линия — Телеком, 2001. — 600 с.
7. Круглов М.Г. Инновационный проект. Управление качеством и эффективностью. — М.: РАНХиГС, 2011. — 350 с.

Процесс СМК — это процесс, которому соответствует последовательность реально совершаемых и логически законченных действий (операций), являющийся составляющей частью общей системы организации.

Мы уже кратко говорили о процессах СМК в статье, посвященной разработке бизнес-процессов. Напомним, что процессы СМК делятся на:

1. Основные процессы организации. Основной процесс организации — это совокупная последовательность действий по преобразованию требований внешнего потребителя (клиента), полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для внешнего потребителя, на выходе. Обычно, это такие процессы СМК как «Выпуск готовой продукции», «Обработка заказа», «Оказание услуг» и т.д. Например, для нашей компании одним из основных бизнес процессов СМК является «Выпуск рассылки электронного журнала «Управляй будущим».

1. Поддерживающие (вспомогательные) процессы. Вспомогательный процесс отличается от бизнес-процесса организации тем, что он преобразует ресурсы, полученные на входе в ресурсы, имеющие ценность только для внутреннего потребителя. Например, процесс СМК «Управление персоналом», «Обслуживание IT-структуры компании», «Управление оборудованием» и т. д.
2. Управляющие (управленческие) процессы. Эти процессы служат целям постоянного улучшения организации. Например, процесс СМК «Планирование», «Анализ данных», «Внутренний аудит» и т. п. Понятно, что в СМК управляющие процессы совершенно необходимы, без них сама система менеджмента качества не может существовать.

Стандарт ISO 9001:2008 не регламентирует обязательное количество процессов СМК. Каждая организация самостоятельно определяет количество и состав процессов, исходя из особенностей своего бизнеса. Но если изначально было сформировано 10 процессов СМК, это не означает, что нельзя добавить еще 2 или 3 процесса, если в будущем возникнет такая необходимость.

Каждый процесс СМК имеет:

1. свою определенную цель, подчиненную общей цели компании. Эта цель должна быть кратко сформулирована.
2. владельца, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса. Владелец процесса должен являть руководителем определенного уровня и иметь необходимые полномочия для обеспечения правильного функционирования процесса, независимо от того, в одном или нескольких структурных подразделениях компании этот процесс выполняется.
3. входы. Это объекты (сырье, материалы, информация), которые должны быть преобразованы процессом СМК.
4. выходы. Результат преобразования входов процессом СМК.
5. ресурсы. Ресурсы — средства, с помощью которых входы процесса преобразуются в выходы. К ресурсам относится персонал, оборудование, помещения, электроэнергия и т. п.
6. систему контроля качества и исправления ошибок. Это набор процедур, правил, инструкций, обеспечивающий правильное функционирование процесса СМК, согласно его цели. Кроме того, должен быть определен механизм определения возникновения ошибок, а также способы их устранения и предотвращения повторного появления в будущем.
7. систему показателей и критериев оценки процесса. Каждый процесс СМК должен иметь такую систему, которая характеризует эффективность работы процесса.

Если показатели не выполняются (возникают несоответствия), стандарт ISO 9001:2008 требует разработать корректирующие действия (КД) и предупреждающие действия (ПД). Заводится лист несоответствий, в котором разбираются причины несоответствия, предлагаются способы устранения этих причин (обратите внимание, устраняться должны именно причины, а не последствия), назначаются сроки исполнения и назначается ответственный.

Хочется дополнительно остановиться на процессе СМК «Анализ данных». В каждой компании, внедрившей СМК, обязательно должен быть налажен сбор информации о факторах, влияющих на работу системы:

1. достижение поставленных целей;
2. удовлетворенность потребителей. Каждая претензия должна быть рассмотрена, разработаны КД и ПД. Иначе, компания рискует потерять клиента.
3. постоянный мониторинг показателей процессов. Компания должна разрабатывать КД ко всем возможным отклонениям, возникающим в процессах СМК. Потому что, согласно закону Мерфи, если есть вероятность возникновения негативного события, оно обязательно произойдет.
4. постоянный мониторинг внешней среды (законов, рынка и т. д.).

Ну и самое главное. В процесс поддержания и развития СМК обязательно должно быть вовлечен весь персонал компании — от высшего руководство или владельцев компании до рядового рабочего. И тогда ваша СМК обречена на успех!

Рекомендуем! Сборник из 11 образцов бизнес-процессов