Сокращение потерь

Поступление и возврат товара поставщику

Приходные операции увеличивают учетный остаток. Сотруднику магазина достаточно удалить или не отразить накладную (отдельные позиции в накладной), и результат инвентаризации изменится ровно на эту сумму.

Расходные операции уменьшают бухгалтерский остаток, для сокрытия недостачи можно провести дополнительные операции.

Метод контроля таких операций — сверка с поставщиком. Для того чтобы избежать расхождений, поручите финансовой службе систематически сопоставлять данные о поставках и возвратах от поставщика. Расхождения, выявленные после проведения инвентаризации, подлежат взысканию как не включенные в состав недостачи. Однако сверка с поставщиком проводится на базе данных бухгалтерии, так как поставщик редко обладает возможностью предоставить разбивку по магазинам. Для самой же инвентаризации в основу заложен бухгалтерский остаток магазина. Материально ответственному лицу достаточно передать документы и отчеты в бухгалтерию, где они будут проверены и сверены с поставщиком.

Внимание! Но что если после передачи документов в базу данных магазина сотрудник внес исправления задним числом. Например, удалил накладную. В бухгалтерию этот документ уже отправлен, при сверке расхождений не будет, а как следствие, и взысканий. Удаленный документ отразится только на остатках магазина, которые впоследствии и будут использоваться при инвентаризации.

Что делать. Перед проведением инвентаризации необходимо провести проверку целостности информации базы данных магазина в закрытом периоде, когда запрещается возможность корректировки документов прошлого периода. В противном случае целью инвентаризации может быть получение информации о фактических остатках ТМЦ, но результат такой процедуры заведомо ложный.

Справка об авторе

Людмила Артамонова

С 2003 года занимается инвентаризационной и контрольно-ревизионной деятельностью на предприятиях торговли, таких как ООО «Рубин ТК» и сеть универсамов «Страна Геркулесия» (продукты питания), оптовая компания ООО «Оптинтерснаб» (компьютеры и оргтехника), ООО «Русские продукты» (торговый дом), ООО «Окские дали» (производство), ООО «Русский полуфабрикат» (торговый дом), ООО «Пир» (торговый дом). Имеет успешный опыт сокращения совокупных потерь до 0,7 процента в сети «Страна Геркулесия», неоднократно применяла навыки на должности финансового директора мясоперерабатывающего комбината «Окские дали». С 2010 года является ведущей семинаров и тренингов для руководителей.

Способ 2. Проконтролировать списание неликвидной продукции

В отсутствие жесткого контроля списание является прямым методом сокрытия недостач. Если просто взять товар — это хищение, сумма будет включена в недостачу, но если на него оформить акт списания, недостачи уже не будет. Списание ТМЦ по причине порчи позволяет уменьшить учетный остаток. Основывать проверку актов списания на анализе содержания таких актов достаточно сложно.

Внимание! Установить, был товар испорчен или нет, можно только присутствуя при составлении акта или имея внешний документ, подтверждающий порчу. Такая проверка эффективна в непродовольственном ритейле, когда порча продукции — редкое явление. В условиях торговли продовольственными товарами организовать документальный контроль списания — задача сложновыполнимая. Даже при жестком регламенте списания в присутствии наблюдателя из офиса всегда существует возможность сохранить испорченный товар назавтра и списать еще раз.

Что делать. Поручить сотруднику финансовой службы контролировать правильность и обоснованность списания продукции, исходя из объема списанной продукции. Отдельное внимание уделить установлению допустимых норм на порчу и естественную убыль. Списание неликвидной продукции должно рассматриваться только в пределах установленных норм, так как грамотная организация товарооборота — первостепенная обязанность сотрудников магазина. В случаях завышенных размеров списания по причине неграмотных заказов потери компании необходимо возлагать на виновных лиц. Потери при форс-мажорных обстоятельствах следует исключать из материальной ответственности только на основании акта и при наличии подписей директоров департамента торговли, службы безопасности.

Сторнация кассовых операций

Сторно кассовой операции означает отмену сформированной на кассе покупки. Используется в случаях, когда товар отпущен через кассу, но покупатель не может расплатиться или решил отказаться от товара. Тогда формируется не отдельная операция возврата, а корректируется либо отменяется сформированный кассовый чек.

Внимание! Возможность манипуляций такая же, как при возврате. Но контролировать сторнацию сложнее. В отличие от возврата, сторнация не создает отдельный документ, поэтому зачастую сторно не выгружается в базу данных магазина, что делает невозможным контролировать общую сумму сторнированных покупок путем получения соответствующих отчетов из системы магазина. В таком случае отчет о сторно можно получить только на конкретном кассовом терминале.

Что делать. Необходимо организовать систематический контроль операции сторно. Это способствует не только сокращению недостач, но и значительному приросту выручки. Ежедневный контроль сторно возможен только администрацией магазина, которая в свою очередь должна быть мотивирована на результат инвентаризации.

Способ 4. Выявить и побороть пересортицу

Нормативно пересортица — это расхождение бухгалтерских и фактических остатков, выявленных инвентаризацией. Нет инвентаризации — нет пересортицы. Отмечу, что, согласно пункту 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. Однако проводить взаимный зачет излишков и недостач можно лишь в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах (см. Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией).

рисунок. Пример заполнения ведомости

Как же бороться с пересортицей? Существуют разные способы, например создание соответствующего функционала в программе магазина. На практике это выглядит так: открываем документ, там видны все остатки, и менеджер просматривает их, если попадаются два схожих товара — по одному остаток 10, по другому — 10, сотрудник перебрасывает остаток. Вроде все логично. Остатки ровные. Даже если ошибся сотрудник, то сумма все равно не изменится, значит, компания ничего не теряет.

Внимание! Допустим, оператор забыл оприходовать накладную или специально не провел документ, зная, что есть недостача по товарам. Получился излишек по отдельным видам. Здесь как раз удобно провести документ по пересортице. Какие остатки увидит инвентаризационная комиссия? Ну уж точно не реальные — потому что уже несколько месяцев сотрудники «замешивают» эти остатки с чем угодно.

Что делать. Не позволять заинтересованным лицам влиять на остатки. Иначе вы не сможете анализировать недостачи и находить причины их возникновения, и что самое главное — принимать решения для оптимизации расходов.

Способ 5. Провести локальные инвентаризации

Это хороший метод наведения порядка в остатках ТМЦ, если не удается точно определить пересортицу. Механизм простой. Сотрудник магазина сталкивается с расхождением остатка и фактического наличия ТМЦ. Товарные отчеты не совпадают или появились отрицательные остатки в системе. Системное отражение такое же, как при обычной инвентаризации (о том, как подготовиться к инвентаризации, читайте ).

1. В инвентаризационную ведомость вносятся фактические остатки по выбранным позициям. Недостачи списываются, излишки приходуются.

2. С этого момента учетный остаток совпадает с фактическим.

3. С момента проведения локальной инвентаризации начнется новый межинвентаризационный период.

4. Результат отраженной недостачи не будет включен в итог последующей инвентаризации.

Применять локальные инвентаризации можно, но только с учетом всех особенностей ценообразования. Чтобы определить больные места, можно провести сплошную проверку первичных документов и цен по отдельным инвентаризациям прошлых периодов.

Во время проведения инвентаризации следует принимать к расчету итоги всех локальных инвентаризаций, проведенных за межинвентаризационный период, в противном случае такая инвентаризация спровоцирует отток активов.

Расчет итога инвентаризации

При подведении итогов инвентаризации важно не забыть сделать следующее.

Расчет товарооборота за период. В расчет необходимо принять сумму выручки за период, сумму возврата за период, сумму расхождений кассовой книги и данных о выручке из базы данных магазина.

Расчет допустимых норм на забывчивость покупателей вашей компании, на порчу и естественную убыль товара.

Расчет дополнительных норм на порчу, которые компенсирует поставщик по договору (овощи). Общую сумму по операции «списание по причине порчи» за период. Акты списания по причине форс-мажорных обстоятельств, по которым не налагается ответственность на материально ответственных лиц.

Расчет недостачи после зачета излишков в погашение недостач.

Расчет суммы расхождений кассовой книги и данных о выручке из базы данных магазина, к увеличению или сокращению недостачи.

Расчет суммы расхождений по первичным документам, если нет возможности исправления в базе данных магазина, к увеличению или сокращению недостачи.

Расчет суммы расхождений входящих и исходящих остатков, если в межинвентаризационный период проводился перенос остатков БД магазина, к увеличению или сокращению недостачи.

Заключение: как быть, если инвентаризации ранее не проводили

Все перечисленные выше способы сокращения потерь подразумевали тот факт, что в компании инвентаризации проводятся на постоянной основе. Но как быть, если вы только недавно начали делать ревизию товаров и столкнулись с огромными недостачами по всем магазинам. Всех ведь не уволишь. Предлагаю сделать следующее.

1. Временно установить повышенный процент на забывчивость покупателя и превышение списания. Со временем допустимые нормы можно сократить. Каждую недостачу рассматривать отдельно.

2. По итогам первых инвентаризаций провести несколько громких увольнений, это поможет остальным магазинам собраться и постараться выглядеть хотя бы немного лучше остальных (также см. «Расчет итога инвентаризации» на стр. 22).

3. После внедрения цикличных инвентаризаций можно начать работу по снижению уровня потерь/недостач. И начинать надо со столовой. Если сотрудники работают с продуктами, то должны быть сытыми. Компенсация обеда к зарплате не подойдет — важно именно накормить! Вспомните свои ощущения, когда после напряженного дня не удалось пообедать и вы заходите в магазин. Тележка полная, хочется всего. А когда человек сыт, он забывает купить даже нужное. Так и здесь: сытый коллектив готов к работе в команде, голодный — это уже не коллектив, а отдельные личности, замкнутые в своих мыслях.

И еще один важный совет: рассматривайте итоги инвентаризации не только с позиции недостачи, но и с позиции экономии допустимых норм. Возможны премии по итогам года или система, при которой сэкономленный процент будет принят на следующую инвентаризацию к рассмотрению. Здесь важно придерживаться принципа достижимости, но не рисковать премиями. Объясню почему. Обычно итоги инвентаризации рассматриваются с точки зрения недостачи. Но что если результат потерь ниже допустимых норм? Сумма экономии не рассматривается. Не возвращать же сумму «непотерянного» товара в виде премии. В такой системе обычно используется умышленно скрытый товар. А именно: опытная администрация магазина довольно точно прогнозирует результат инвентаризации и подходит к ней обычно с экономией потерь. Сотрудники хорошо понимают, что основная задача — не превысить нормы. Часть товара прячется в магазине. Если при анализе сличительной ведомости понимают, что не отчитываются — товар случайно находят (также см. «Чем грозит экономия на инвентаризационной комиссии»).

Чем грозит экономия на инвентаризационной комиссии

После проверки данных бухучета во время инвентаризации необходимо получить данные о фактическом наличии товара. Для этого на предприятии создается инвентаризационная комиссия. В присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц она проверяет фактическое наличие товара путем обязательного пересчета и перевешивания. В комиссию могут войти лица из нижеприведенного перечня:

• директор;
• заместитель директора;
• бухгалтеры;
• служба безопасности;
• сотрудники офиса, которые не имеют отношения к магазину.

На практике товары часто пересчитывают сами материально ответственные лица под контролем одного ревизора. Они практически не ограничены в действиях и могут посчитать намного больше, чем нужно. И не один раз.

Ситуация не может повторяться до бесконечности, и со временем недостача выплывет, но ее размеры невозможно будет компенсировать за счет виновных лиц. Придется их увольнять.

Как с этим можно и нужно бороться? Не допускать внесения в описи данных об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки фактического наличия.

Звезда
за правильный ответ Тест Неправильно Правильно! Как проконтролировать факт поступления и возврат товара поставщику? Сверка с поставщиком проводится на базе данных бухгалтерии, так как поставщик редко обладает возможностью предоставить разбивку по магазинам. Для самой же инвентаризации в основу заложен бухгалтерский остаток магазина. Материально ответственному лицу достаточно передать документы и отчеты в бухгалтерию, где они будут проверены и сверены с поставщиком. Но допустим, после передачи документов в базу данных магазина сотрудник внес исправления задним числом. Например, удалил накладную. В бухгалтерию этот документ уже отправлен, при сверке расхождений не будет, а как следствие, и взысканий. Удаленный документ отразиться только на остатках магазина, которые впоследствии и будут использоваться при инвентаризации. Что делать? Перед проведением инвентаризации необходимо провести проверку целостности информации базы данных магазина в закрытом периоде, когда запрещается возможность корректировки документов прошлого периода. В противном случае, целью инвентаризации может быть получение информации о фактических остатках ТМЦ, но результат такой процедуры заведомо ложный. Как правило, документы, отражающие факт поступления и возврат товара поставщику, редко передаются в бухгалтерию, поскольку операция не влияет на общий остаток товаров и расчеты с поставщиками. Как следствие перемещения товара редко контролируются, и воспринимаются в финансовой службе не более чем возможность программы отразить переброску товара при форс-мажорных обстоятельствах. Отсутствие необходимости перемещать товар еще не означает отсутствие в базах данных магазинов документов внутреннего перемещения. Так же за многие годы работы в инвентаризационных комиссиях не было случая в практике автора этой статьи, когда сумма отправленного товара, в другой магазин, была равна сумме оприходованного товара магазином получателем. Что делать? Сверить данные в закрытом периоде. Приходные операции увеличивают учетный остаток – сотруднику магазина достаточно удалить или не отразить накладную (отдельные позиции в накладной) и результат инвентаризации изменится ровно на эту сумму. Расходные операции уменьшают бухгалтерский остаток, для сокрытия недостачи можно провести дополнительные операции. Метод контроля таких операций – сверка с поставщиком. Для того чтобы избежать расхождений, поручите финансовой службе систематически сопоставлять данные о поставках и возвратах с поставщика. Расхождения, выявленные после проведения инвентаризации, подлежат взысканию, как не включенные в состав недостачи.

Сокращение потерь (loss prevention)

Предприятиям для сохранения своих позиций на рынке и увеличения своей доли следует внимательнее подходить к управлению себестоимостью и качеством своей продукции, т.к. именно они существенно влияют на конкурентоспособность предприятия на рынке.

У любого заинтересованного в результате собственника или управленца всегда стоит задача повышения доходности предприятия. Конечно же, не в ущерб качеству выпускаемой продукции. Давайте подробнее рассмотрим возможности по сокращению потерь в этом направлении. Предотвращение потерь иногда называют термином loss prevention — заимствован из ритейла, где постоянно что-то пропадает в торговом зале…

Мы видим следующие возможности по сокращению потерь в части Системы закупок:

1. Сокращение потерь бюджета и снижение себестоимости.
2. Сокращение недопродаж / недопроизводства.
3. Сокращение запасов сырья и материалов.

Рассмотрим эти задачи немного подробнее:

1. Сокращение потерь бюджета + снижение себестоимости.

   На практике можно реализовать с помощью простых мероприятий.

   Контроль цен и снижение цены закупки.

   Цены закупок необходимо контролировать, периодически проверять снабженцев. Делать аудит, мониторинг закупок. Желательно независимо, желательно на основе реальных сделок. Тогда Вы однозначно будете знать рыночные условия. И практически всегда это приводит к снижению цены закупок.

   Подбор оптимальных ингридиентов.

   Это поле деятельности технологов, которые всегда должны искать оптимальные ингридиенты для производства продукции. Ваша задача сделать так, чтобы они не «заснули», чтобы процесс был постоянный. В этом может помочь Система ключевых показателей эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI), о которой поговорим ниже.

2. Сокращение недопродаж / недопроизводства.

   На практике можно реализовать с помощью следующих мероприятий.

   Планирование, в т.ч. автоматизация.

   Функция планирования крайне важна. Хороший планировщик может:

   • Сократить недопродажи, ликвидировать OOS (Out-of-stock), управляя остатками готовой продукции;
   • Увеличить оборотные средства, управляя остатками готовой продукции, сырья и материалов;
   • Сократить затраты на склады, управляя остатками готовой продукции, сырья и материалов;

   Затраты на закупки можно сократить, составив грамотный План закупок:

   • Получить План продаж от Отдела продаж или ПЭО.
   • Получить корректные остатки готовой продукции от логистов (склада).
   • Рассчитать План производства под План продаж и с учетом текущих остатков. План производства – это потребность в ТЕ по периодам (желательно — дням).
   • Рассчитать потребности в сырье и материалах под согласованный План производства. Рассчитать План закупа под потребности в сырье и материалах с учетом лагов поставки и минимальной партии поставки.
   • План закупок – это сгруппированная потребность в сырье и материалах, сдвинутая вперед по времени под действующие условия поставки.

   Для повышения эффективности процесса планирования мы рекомендуем разработать и внедрить программу для планирования закупок. Это существенно повышает точность и оперативность планирования, снижая «человеческий фактор».

   Входной контроль и повышение качества на входе.

   Важным элементом Системы менеджмента качества является Входной контроль качества сырья и материалов.

   Входной контроль качества, по сути – деятельность, направленная на выявление и устранение несоответствий, которая приводит:

   • К увеличению продаж, благодаря выпуску более качественной продукции;
   • К увеличению себестоимости конкретных единиц продукции, изготовленных при помощи ресурсов, подлежащих контролю.

   В то же время проведенные мероприятия по оценке способности поставщиков обеспечивать и улучшать качество поставляемых ресурсов, позволяют в перспективе уменьшить издержки на единицу конечной продукции и таким образом повысить эффективность операций.

   Иными словами – ужесточение Входного контроля есть экстенсивный путь развития, приводящий к перерасходу ресурсов в рамках совместной деятельности поставщика и потребителя, а оценка поставщиков и сопряженные с ней мероприятия по совершенствованию их систем менеджмента качества – интенсивный путь, позволяющий сэкономить ресурсы.

3. Сокращение запасов сырья и материалов

4. Управление товарными запасами, в т.ч. автоматизация.

   Про важность управления товарными запасами сказано и написано много. В рамках Системы закупок важно сказать, что это позволит СУЩЕСТВЕННО снизить запасы сырья и материалов, а это существенное высвобождение оборотных средств.

   Конечно же, согласно законам менеджмента управление невозможно:

   1. Без планирования продаж, производства, закупок – об этом мы уже говорили выше;
   2. Без контроля и отчетности – это как раз позволяет сделать Система KPI в части Снабжения (см. далее).

   Для повышения эффективности управления товарными запасами мы рекомендуем разработать и внедрить Программу для планирования закупок. Это существенно повышает точность и оперативность ВСЕХ данных, снижая «человеческий фактор».

   1. Система KPI в части Снабжения.

   Как сказал гуру современного менеджмента Питер Друкер: «Нельзя управлять тем, что не можешь измерить…». Для повышения эффективности бизнеса очень важно научиться оценивать факторы, которые влияют на его рост, соотносить эффективность ежедневных операций со стратегическими целями.

   Для этого мы предлагаем использовать Систему сбалансированных показателей (Balanced Scoreсard, BSC). На ее основе построить Систему ключевых показателей эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) в части Снабжения. Она будет включать, например, следующие показатели:

   • Выполнение Плана закупок;
   • Отклонение цены закупок от среднерыночной цены;
   • Сумма запасов сырья / материалов;
   • Оборачиваемость запасов сырья / материалов в днях;
   • Доля или сумма неликвидов;
   • Прирост / спад сырьевой себестоимости;

   Система KPI – это приборная панель, по которой собственник / управленец отслеживает, насколько эффективно работает Система закупок, снабженцы, какие есть проблемы.

Должностная инструкция

1. Общие положения

1.1. Начальник охраны относится к категории руководителей.

1.2. На должность начальника охраны принимается лицо:

1) имеющее среднее общее образование;

2) прошедшее профессиональное обучение по программе профессиональной подготовки;

3) прошедшее профессиональное обучение по программе переподготовки;

4) имеющее опыт работы в области охраны образовательных организаций и (или) службы в правоохранительных органах и (или) в Вооруженных силах не менее 5 лет.

1.3. К работе, указанной в п. 1.2 настоящей инструкции, допускается лицо:

1) имеющее удостоверение частного охранника;

2) имеющее свидетельство о присвоении квалификации 6-го разряда;

3) прошедшее аттестацию в частных охранных организациях каждые 2 года.

1.4. Начальник охраны должен знать:

1) законодательство Российской Федерации в части, касающейся деятельности частных охранных организаций по охране стационарных объектов;

2) нормы законодательства Российской Федерации об образовании в Российской Федерации, касающиеся обеспечения безопасности в образовательных организациях;

3) нормативные правовые акты и методические рекомендации по осуществлению частной охранной деятельности в части, касающейся охраны объектов образования;

4) нормы уголовного и административного законодательства Российской Федерации, необходимые в правоприменительной практике частных охранников на объектах образования и в отношении несовершеннолетних;

5) нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и иных субъектов в сфере образования в части, касающейся безопасности образовательных организаций;

6) нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации об утвержденных базовых требованиях к охране социальных объектов;

7) нормативные правовые акты и методические рекомендации органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, касающиеся обеспечения безопасности в ходе проведения государственной итоговой аттестации обучающихся;

8) перечень возможных угроз образовательным организациям;

9) особенности осуществления охранной деятельности в субъектах Российской Федерации;

10) общие принципы организации учебно-воспитательного процесса;

11) способы комплектации рабочего места охранника и помещений для проведения перерывов для отдыха и приема пищи современными техническими средствами охраны и оборудованием;

12) основы психологической подготовки работников частных охранных организаций для работы в образовательных организациях в части, касающейся отличительных особенностей охраны образовательных организаций;

13) нормативные правовые акты федерального органа исполнительной власти, в ведении которого находятся вопросы внутренних дел, в части, касающейся требований к деятельности частных охранных организаций по ведению постовой документации;

14) федеральное законодательство о труде в части, касающейся труда и отдыха работников;

15) методические документы по осуществлению частной охранной деятельности в образовательных организациях;

16) типовые требования к должностной инструкции частного охранника на объекте охраны;

17) нормативные правовые акты федерального органа исполнительной власти в сфере образования и науки о безопасности, противодействия терроризму и антитеррористической защищенности объектов образования;

18) правила пользования системами оповещения и планы эвакуации воспитанников, обучающихся и работников образовательных организаций;

19) Правила внутреннего трудового распорядка;

20) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

21) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.5. Начальник охраны должен уметь:

1) строить деловое общение с руководством и персоналом охраняемых объектов образования;

2) проводить служебные занятия с охранниками стационарных постов на рабочем месте согласно программе профессиональной переподготовки частных охранников объектов образования и готовить документацию для проведения аттестации;

3) определять психологическую готовность охранников стационарных постов к выполнению трудовых функций по охране образовательных организаций;

4) обеспечивать комплектацию рабочего места охранника и помещений для проведения перерывов для отдыха и приема пищи необходимым оборудованием;

5) поддерживать деловые отношения и обмениваться опытом с коллегами, выполняющими те же производственные задачи в регионе;

6) производить оценку качества оказываемых услуг на основании информации, полученной в результате общения с администрацией образовательной организации и родителями воспитанников, обучающихся или студентов;

7) оформлять постовую документацию согласно требованиям нормативных правовых актов об осуществлении частной охранной деятельности на объектах образования;

8) проводить итоговую аттестацию по программе профессиональной переподготовки частных охранников объектов образования;

9) строить деловые взаимоотношения с руководством охраняемых образовательных организаций, с сотрудниками территориальных подразделений федерального органа исполнительной власти, в ведении которого находятся вопросы внутренних дел, с сотрудниками территориальных подразделений федерального органа исполнительной власти, в ведении которого находятся вопросы контроля оборота наркотиков, для обеспечения эффективного взаимодействия при профилактике критических и чрезвычайных ситуаций;

10) пользоваться интернет-ресурсами, осуществлять мониторинг профильных изданий по вопросам охраны образовательных организаций;

11) проверять техническую готовность и использовать технические средства обнаружения запрещенных к проносу предметов;

12) производить отбор и подготовку охранников для участия в осуществлении пропускного режима в ходе проведения государственной итоговой аттестации обучающихся;

13) ……… (другие навыки и умения)

1.6. Начальник охраны в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.7. Начальник охраны подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.8. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Осуществление руководства группой (участком) стационарных постов охраны образовательных организаций:

1) проведение подготовки образовательных организаций к безопасному нахождению воспитанников, обучающихся и студентов и плановому проведению образовательного процесса;

2) изучение профессиональных качеств и расстановка охранников, контроль выполнения поставленных задач по охране образовательных организаций;

3) ведение постовой документации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов о порядке осуществления частной охранной деятельности и нормативных правовых актов органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющих реализацию государственной политики в сфере образования;

4) осуществление мер по усилению защищенности образовательных организаций от возникновения критических ситуаций;

5) подготовка мероприятий по безопасному проведению государственной итоговой аттестации обучающихся.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Начальник охраны исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет проверку состояния безопасности объекта образования при приеме под охрану с составлением акта приема-передачи;

2) проводит собеседование с представителями администрации образовательной организации, ответственными за безопасность, гражданскую оборону, чрезвычайные ситуации, с педагогами-психологами и охранниками, обеспечивавшими безопасность объекта в предшествующий период;

3) изучает локальные нормативные акты образовательной организации в части, касающейся безопасности объекта, и выявляет особенности образовательной организации, имеющие значение для составления вариативной части должностной инструкции охранников;

4) размещает таблички с уведомлением об охране и о ведении видеонаблюдения на охраняемых образовательных объектах;

5) уведомляет в установленном порядке территориальные органы исполнительной власти, в ведении которых находятся вопросы внутренних дел, о взятии объекта под охрану;

6) проводит ознакомление охранников, осуществляющих трудовые функции в образовательной организации, с должностной инструкцией;

7) разъясняет охранникам требования нормативных правовых актов органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющих реализацию государственной политики в сфере образования;

8) проводит занятия, инструктажи и тренинги с работниками охраны на объектах образования не реже четырех раз в месяц;

9) разъясняет охранникам содержание методических рекомендаций федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации по контролю оборота наркотиков;

10) обучает охранников алгоритму действий при обнаружении несовершеннолетних, находящихся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

11) осуществляет организацию рабочего места охранника и комплектацию его технического оборудования;

12) осуществляет организацию обустройства помещений для проведения перерывов для отдыха и приема пищи и оснащение необходимым оборудованием.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) проводит встречи и собеседования с кандидатами, изучает рекомендации в сочетании с проверкой информации по прежним местам работы;

2) оценивает квалификацию работников в период испытательного срока;

3) осуществляет подготовку предложений руководству частной охранной организации по кадровым перемещениям охранников;

4) изучает отзывы о работе и поведении работников охраны в образовательных организациях и осуществляет подготовку предложений о мерах поощрения и взыскания;

5) осуществляет проверку соблюдения требований к содержанию помещений для отдыха и приема пищи;

6) проводит служебные расследования о нарушениях с участием охранников образовательных организаций на участке ответственности;

7) изучает архивные видеоматериалы для оценки действия охранников в ночное время, в выходные и праздничные дни и при осуществлении пропускного режима.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) приводит материалы наблюдательного дела и постовой документации в соответствие с текущими указаниями;

2) ведет графики и осуществляет контроль сроков действия удостоверений частного охранника и прохождения периодических проверок;

3) ведет графики отпусков охранников на объектах образования с одновременным плановым проведением замены;

4) осуществляет контроль соответствия фактического выхода охранников на дежурства утвержденным графикам сменности и графикам отпусков, передачу графиков генеральному директору частной охранной организации;

5) устраняет недостатки, выявленные представителями контролирующих организаций при проведении проверок;

6) осуществляет подготовку рабочих мест охранников для проведения специальной оценки условий труда.

3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 4 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку предложений к планам профилактической работы по предотвращению критических и чрезвычайных ситуаций в образовательных организациях;

2) получает информацию об особенностях проведения школьных и детских праздников в образовательных организациях;

3) определяет порядок действий работников охраны при эвакуации обучающихся и работников при наступлении критических и чрезвычайных ситуаций;

4) осуществляет контроль обеспечения безопасности в дни школьных и детских праздников и при проведении массовых мероприятий в общегосударственные праздничные дни;

5) выявляет признаки возможной подготовки террористических актов в ходе проведения ремонтных работ в образовательных организациях;

6) поддерживает постоянные рабочие контакты с подразделениями по делам несовершеннолетних и участковыми уполномоченными для организации взаимодействия при проведении массовых мероприятий;

7) обеспечивает охранников предметами экипировки, предусмотренными контрактом (договором);

8) осуществляет контроль технической исправности средств связи, мобильной кнопки экстренного вызова полиции (брелока), технических средств охраны;

9) обучает охранников навыкам круглосуточного скрытого ношения кнопки экстренного вызова полиции (брелока) и ее незамедлительной активации.

3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 5 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет отбор и подготовку охранников для участия в осуществлении пропускного режима в ходе проведения государственной итоговой аттестации обучающихся;

2) составляет график участия отобранных для усиления охранников на объектах образования в зоне ответственности в дни и часы проведения государственной итоговой аттестации обучающихся;

3) осуществляет проверку готовности технических средств охраны, предназначенных для применения при проведении контрольных мероприятий;

4) руководит проведением профилактических мероприятий с использованием технических средств для исключения проноса запрещенных предметов;

5) обрабатывает поступающую документацию с указаниями по организации охраны на период проведения государственной итоговой аттестации.

3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.7. ……… (другие обязанности)

3.2. При исполнении своих обязанностей начальник охраны выполняет работы под руководством генерального директора частной охранной организации и его заместителей с ответственностью за результат деятельности группы работников на выделенном участке.

3.3. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Начальник охраны имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений директора организации, касающихся деятельности объекта (участка).

4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.

4.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.

4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.

4.7. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.

4.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.9. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Начальник охраны привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Работник по обеспечению охраны образовательных организаций», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 11.12.2015 N 1010н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения)

>
Личный счётНа что живут охранники

Особенности работы

Я живу и работаю в Санкт-Петербурге. Объект находится в центре города — это 7-этажный бизнес-центр, принадлежащий одной строительной компании. Работаю пять дней в неделю с 9 утра до 18 вечера. Трачу около часа, чтобы добраться до работы, плюс ещё полчаса, если есть пробки.

Так как я начальник службы безопасности, то не ношу охранного кителя на работе и формы как таковой у меня нет. Желательно иметь презентабельный и официальный вид. Это может быть деловой костюм или просто джинсы с футболкой. На рабочем месте, естественно, запрещаются алкоголь и курение. Также запрещено есть прямо за своим столом: для этого есть столовые. Остальное вроде бы не запрещено. Главное — делать свою работу.

В обязанности охранника входит всё, что касается безопасности на вверенном ему объекте. Это предотвращение конфликтов, краж, порчи и переноса имущества без ведома дирекции объекта. В случае ограбления или нападения охрана обязана нажать тревожную кнопку и удержать нарушителей на территории объекта до приезда отряда полиции. Пресекать действия нарушителей можно только в том случае, если они не вооружены, так как охранник четвёртого разряда не имеет бронежилета и оружия. В случае вооружённого нападения охранники обязаны быстро отреагировать на ситуацию и сделать всё максимально от них зависящее ради обеспечения безопасности.

Рабочий день обычно начинается с принятия смены. Охранник, заступивший на пост, обязан поставить подпись и время прибытия в журнале принятия поста, сообщить оперативному дежурному о заступлении на пост и проверить тревожную кнопку, если таковая имеется на объекте. Также охранник обязан уточнить у прошлой смены наличие правонарушений и только после этого отпустить сменщика.

Загруженность зависит от объекта, но обычно охраннику достаточно быть внимательным и быстро реагировать на нештатные ситуации. Этого хватит для среднего заработка примерно в 20 тысяч рублей.

На моей практике было два инцидента. Первый случай произошёл год назад, когда я ушёл в отпуск и мои обязанности выполнял другой человек с нашего предприятия. Он нанял на пригородный объект двух новых людей, поставил их в смену вместе. И в первый же день эти новоиспечённые охранники устроили пьянку на рабочем месте и подрались. Один из них ранил второго ножом в область печени. В связи с этим было большое разбирательство; человека, который исполнял мои обязанности, незамедлительно уволили. Второй случай был на объекте, где находились частные моторные лодки и яхты. Охранник попросту уснул и не заметил, как двое людей прошли на объект и украли два лодочных двигателя. Сотрудника тут же уволили, и ему пришлось выплачивать стоимость этих двигателей.

Возможность украсть создаёт вора. Фрэнсис Бэкон

Чем больше вы теряете, тем меньше зарабатываете. И если ваши расходы суммарно превышают ваши доходы — вы тонете. У вас может быть куча клиентов, море продаж, колоссальный выторг — но при этом вы можете разоряться. Причём вы можете недооценивать причины, по которым теряются деньги, но они при этом отлично будут «работать» вам в минус. Рассмотрим эти причины потерь подробнее.

Ущерб торговых сетей во всем мире из-за краж и потерянных товаров ежегодно растёт. Потери от краж в западных магазинах составляют 1-3% от товарооборота. По данным статистики в России уровень потерь от краж может достигать до 10% от общего товарооборота. Что-то подсказывает, что в Украине воруют никак не меньше 😉

Причем воровать больше стали все: и покупатели, и сотрудники магазинов. Такие выводы следуют из отчета британского Центра исследований в области ритейла.

Эти исследования прошли в 43 странах в период с июля 2010-го по июнь 2011-го и учитывали все возможные потери крупных торговых сетей из-за воровства или халатности: мелкие магазинные кражи, деятельность организованной преступности, воровство товаров продавцами и прочим обслуживающим персоналом, махинации поставщиков, потери из-за небрежности сотрудников и т. п.

Впрочем, исследователи утверждают, что почти в 80% случаев причина недостачи в магазинах — именно откровенное воровство.

Из них на долю «проблемных» покупателей приходится 31,0%. По статистике каждый 12-й человек когда-нибудь совершал кражу в магазине.

Летом обычно происходит спад воровства, в середине осени число краж заметно растет, а пик приходится на зиму. Объяснение простое: в холода значительно легче спрятать украденный товар под одеждой.

В 48,2% случаев недостач, т.е. практически в половине из них, приходится на кражи персонала.

Сами сотрудники как небольших, так и крупнейших сетевых магазинов воруют у своих хозяев и деньги, и товары. Хищения происходят и на бумаге, и на компьютере, и на складе, и в самом торговом зале. Рабочий склада прячет небольшого размера товар в пустую тару или в отходы, а доставляя по заказу администратора в торговый зал крупногабаритное изделие, заодно вывозит что помельче. Охранник вульгарно крадет в ночную смену.

По статистике порядка 10% торгового персонала приходят в торговлю с изначально поставленной целью — поправить личное материальное положение за счет магазина.

По данным исследований, основная группа причин, по которым выросла статистика внутренних краж, выглядит так:

Недостаточно тщательная проверка кандидатов при приёме на работу: первым шагом к снижению внутренних потерь является внимательный анализ социальных параметров и биографии лиц, претендующих на получение должности. «Тёмные лошадки» здесь могут обернуться серьёзными потерями. Некоторые из ритейлеров для снижения затрат существенно снижают уровень требований к сотрудникам, что нередко приводит к приёму на работу весьма сомнительных персонажей. По статистике, один из сорока нанимаемых на работу сотрудников попадается на краже товара.

Отсутствие надлежащего контроля работников, недобросовестное исполнение своих обязанностей менеджерами и старшими смен приводит к тому, что действия работников остаются без внимания, а это, в свою очередь, стимулирует воровство и создаёт возможности для организации преступных схем.

Простота реализации краденого товара: например, интернет-аукционы в большинстве случаев не оставляют возможности контролировать происхождение товара. Покупатель стремится приобрести товар подешевле, и нечестные сотрудники, нередко через подставных лиц, организуют утечку ценностей на сторону, реализуя краденое без каких-либо помех.

Общее падение нравов: количество людей, не отличающихся принципиальностью и честностью, нарастает, соответственно, общий уровень требований к собственной порядочности у американцев упал. Почти ежедневно публикуются новости о привлечении к ответственности бизнесменов, политиков, силовиков, поп-знаменитостей, звёзд спорта — и даже духовных лиц — за тот или иной вид незаконной деятельности. На таком информационном фоне рядовые сотрудники уже не видят ничего плохого в том, чтобы увести у работодателя что-то ценное, а затем, возможно, сделать эти утечки регулярными. Этому способствуют и текучесть кадров, и привлечение сотрудников на частичную занятость — лояльность таких работников обеспечить весьма сложно, и ждать от них честной работы, увы, не приходится.

Сокращение численности персонала и отсутствие должного надзора за его работой предоставляет нечистым на руку сотрудникам дополнительные возможности для совершения краж. Критически важными, по мнению экспертов-исследователей, здесь являются два момента — приём на работу и обеспечение наблюдения в процессе выполнения сотрудниками своих ежедневных обязанностей. Для этого может использоваться весь арсенал современных технических средств

Прибавьте к этому 15,3% потерь за счет, так называемых, административных ошибок, природу которых определить очень сложно: злой умысел и расчет или действительно недосмотр, и на персонал магазинов придётся уже 2/3 всех потерь.

Еще одна важная потеря магазинов — это мошенничество поставщиков (5,4% от всех потерь). И снова — это лишь видимая часть айсберга. Ведь можно обнаружить, что поставщик поставил продукцию с просроченными или «горящими» сроками реализации, дефектами продукции и не пустить товар в реализацию. Но очень часто такая продукция все таки оказывается в торговом зале и функцию «обнаружения» испорченного товара выполняют уже покупатели, открывая дома йогурт или нарезая колбасу. В данном случае финансово магазин не несет потерь, но потери все равно есть. Они будут выражаться в падении имиджа магазина и количества покупателей.

Опять же, в соответствии с западноевропейской и американской статистикой указанные цифры — это известные потери. Потери, которые можно выявить в той или иной форме. Но выявленные потери составляют всего 41% от общего объема потерь. То есть 59% (более половины) составляют потери не выявленные и неизвестные для руководства предприятия.

Немного о методах сокращения убытков. Разумеется, любое решение имеет свои последствия. Потому, как именно поступать в той или иной ситуации — решать только вам.

Например, существует практика заранее закладывать в стоимость товара 2-5% процентов на компенсацию будущих потерь. Что ведёт к удорожанию, снижению конкурентоспособности товара и самого магазина.

Как вариант, если у вас магазин площадью меньше 130-150 квадратных метров, можно использовать прилавочную форму торговли, а не самообслуживание. Магазин самообслуживания даёт больше возможностей покупателю «проникнуться» товаром и сделать дополнительную покупку. Но и возрастает уязвимость магазина в отношении кражи товара: клиент может товар спрятать, украсть, съесть, выпить, испортить. Кроме того, это может сделать и персонал, свалив всю вину на покупателя. Подробнее об этом в нашей статье «Какой формат магазина выгоднее».

Внедрение антикражных систем: антикражные ворота, датчики, бирки, системы видеонаблюдения, фиксация товаров на полках, обзорные зеркала и т.д. Фирмы, специализирующиеся на продаже и установке такого оборудования, сулят сокращение краж до 90-95%. Однако в реальности эти цифры гораздо скромнее: в лучшем случае — до 40-60%. Но не будем забывать, что это в большей степени касается «внешних» воришек, персонал магазинов имеет свои «методики» воровства. Опять же, надо учесть, что профессиональные воришки (а таких становится всё больше) в большинстве случаев (до 80%) остаются не пойманными. Ну и про стоимость такого оборудования забывать не стоит.

Использование охранников. В некоторых случаях это приносит пользу, иногда — откровенный вред. Например, охранники по незнанию своих прав и обязанностей могут доставить немало проблем руководству магазина. А порой они и сами воруют. В любом случае — это дополнительные затраты и не даёт стопроцентной гарантии от воровства.

Автоматизированный товароучет в магазине позволяет достичь высокой эффективности бизнеса, увеличить прибыть, сократить и вовремя выявить потери. Получение анализа по продажам, анализа продуктовой корзины, закупок и складских запасов позволяет грамотно управлять ассортиментом, планом закупок и ценой товара. Система автоматизации позволяет изменить также характер взаимоотношений с поставщиком товара. Она помогает отработать логистику поставок, поскольку дает информацию о том, как быстро реализуется товар и как часто его надо привозить поставщику, что приводит, с одной стороны, к оптимизации использования места под хранение продаваемых продуктов, а также минимизирует потери из-за превышения срока хранения. Знание того, какой товар лучше продается, может влиять на ход переговоров с поставщиком. Если товар продается редко, то можно отказаться от услуг поставщика, либо же увеличить срок отсрочки оплаты.

В целом, на торговых предприятиях, где разрабатывается комплексная система мер по предотвращению воровства персонала, покупателей, поставщиков — общий уровень потерь от воровства ниже на 40-50%, чем в аналогичных магазинах, в которых просто «ловят».

>Предотвращение потерь в розничной торговле

1.1. Цели торговой безопасности

Как и всякая часть управленческой структуры компании, система торговой безопасности создается для достижения определенных целей. Реальные (то есть конкретные и достижимые) цели в системе торговой безопасности — это:

• удержание непроизводственных потерь от хищений, злоупотреблений и небрежного отношения к товару персонала и покупателей в пределах 0,5-0,3% и ниже от товарооборота при стабильно работающей системе (условные данные приведены для продуктовой отрасли розничной торговли);
• задачу снижения потерь можно решать, добиваясь их минимального уровня, однако затраты на эту работу могут быть на порядок больше самих потерь, поэтому следующая наша цель — экономное использование ресурсов обеспечения безопасности в оптимальном объеме;
• поскольку часто мероприятия по снижению недостач связаны с «закручиванием гаек» в отношении персонала, это приводит к ухудшению лояльности работников и нарастанию обратной реакции в виде саботажа, бездействия и открытого противодействия (в том числе учащению случаев воровства), поэтому имеет смысл говорить и о том, как в пылу этой работы достичь еще одной цели — повысить уровень благонадежности персонала и улучшить позитивное отношение сотрудников к работодателю;
• сохранение от 5 до 20% прибыли предприятия и, естественно, увеличение оборота и прибыли.

Что мешает достижению этих целей? В первую очередь это:

• использование в системе безопасности лишь узкофункциональной физической охраны;
• чрезмерное увлечение техническими средствами решения проблем;
• построение лишь системы реагирования на свершившийся факт причинения ущерба.

Чтобы достичь поставленных целей, напротив, необходимо избежать этих ошибок, применять системный подход к проблематике и поступательно выстраивать все элементы торговой безопасности.

1.2. Почему «предотвращение»?

Как сказано ранее, наиболее современным, экономным и результативным способом обеспечения торговой безопасности (то есть отсутствия опасности на торговом объекте) является предотвращение потенциально опасных ситуаций. Однако, как показывает практика общения с заказчиками на консалтинговые услуги, доказать им это очень сложно.

Можно долго объяснять выгоду, которую они получат в результате внедрения новаций, но ответ на вопрос когда? иногда ставит крест на взаимопонимании. И только тогда, когда заказчик начинает понимать, что примерно через четыре месяца инвестиции в снижение потерь уже окупятся, а после начнут приносить ощутимую прибыль, он сдается. Хорошо еще, если диалог идет о решении задачи быстрого сокращения потерь, а если о предотвращении потенциальных угроз, скажем, для строящегося объекта, когда каждый рубль инвестиций как минимум на вес доллара или евро? Здесь помогает последний «гарантийный» аргумент — «затраты окупятся в течение двух первых месяцев после открытия».

В общем, предотвращение потерь — это способ активного воздействия на факторы риска, реализация которых способна нанести потери, заключающийся в проведении мероприятий предупредительного характера с целью снижения самой вероятности возникновения риска до минимума.

• Фактор риска в нашем случае можно определить как непременное условие возникновения риска или повышения его вероятности, а также увеличения размера убытков. Однако кроме предотвращения есть и другие методы управления рисками, широко применяемые на практике.
• Пресечение — это способ воздействия на угрозу в процессе ее пассивной (нейтрализация) или активной (противодействие) фазы.
• Принятие риска — это способ пассивного воздействия на фактор риска, реализация которого неизбежна или приемлема. Заключается в определении размеров возможных убытков, их планировании и подготовке ресурсов для ликвидации последствий.
• Снижение риска осуществляется при проведении определенных мероприятий с целью планового уменьшения собственных затрат на ликвидацию последствий наиболее вероятных и, как правило, неотвратимых угроз.

Итак, западные классики и в нашем случае правы, утверждая, что для отсутствия проблемы надо потратить 1 рубль, для ее пресечения — 10, а для устранения последствий — 100.

1.3. Потери и убытки

Говоря о самих потерях, следует наконец определиться с терминами. Само понятие «потери» имеет намного более широкое значение, нежели упоминаемое в рамках книги. Например, из высказывания «гуру» менеджмента Питера Ф. Друкера: «Главная задача бизнеса — это выживание, а главный принцип деловой экономики — не получение максимальной прибыли, а предотвращение потерь» следует, что потери -это ресурсы бизнеса, как правило время, деньги, информация и иные материальные и нематериальные ценности, результатом применения которых не стала прибыль. В рамках данной книги примем за «потери» более узкий аспект деятельности торговой компании.

Итак, потери в торговле — это введенные в оборот и утраченные товарно-материальные ценности и денежные средства. Потери состоят из недостач, брака и естественной убыли.

Недостача — это фактическая нехватка денежных, товарных и иных ценностей, зафиксированная в установленном порядке при их приемке или по результатам инвентаризации.

Брак — продукция, передача которой потребителю не допускается из-за наличия дефектов. Это продукция, в том числе изготовленная с нарушением или отступлением от стандартов или технических условий. Полным браком считается совершенно негодная продукция. Частичным браком — продукция, которая хотя и не отвечает установленным техническим требованиям, но может быть использована (реализована).

Естественная убыль — товарные потери, обусловленные естественными процессами, вызывающими изменение количества товара, например усушка, утруска, утечка, распыл, раскрошка и бой. Естественная убыль обычно (в советские времена) нормировалась, то есть в целях бухгалтерского учета и определения объективной ответственности работников по конкретному виду товара нормативными документами устанавливался предельный размер товарных потерь. Постановлением Правительства РФ (№ 814 от 12.11.2002) министерства должны были обновить эти нормы к началу 2003 года, однако до сих пор их старания ни к чему не привели.

Кроме норм естественной убыли в практике торговых компаний существует и понятие нормирования потерь. Это есть не что иное, как принятие волевым решением обычно достигаемого торговым объектом (сетью объектов) уровня потерь, ну, может, чуть ниже, за норму. Делается это в целях определения границы, после которой возможно возложение ответственности за потери на сотрудников и администрацию торгового объекта. Нормирование может применяться как для всего объекта (сети), так и по различным товарным группам внутри самого объекта.

Методы нормирования разнообразны. Как правило, норма устанавливается как процентное отношение потерь к товарообороту (выручке). Часть компаний включает в числитель этой формулы только недостачу, часть — к недостаче прибавляет брак, часть — учитывает излишки, часть — нет. Наиболее оптимальным способом расчета нормы является следующая формула:

Недостача и излишки определяются актами инвентаризации, причем излишки анализируются и в расчет включаются только суммы, принимаемые за пересортицу (продажа одного товара по учетным данным другого), остальные излишки обычно в формулу не включаются. Иногда, правда, включают, но в этом случае надо понимать, что реальная картина существенно искажается немалыми суммами излишков, причину которых еще предстоит выяснять.

При более жестком подходе к качеству работы в скобки все же включают эти необъяснимые излишки, но в качестве вычитаемого, мотивируя не допускать ошибки, ведущие к таким искажениям.

Брак учитывается не только как объем непроданного по причине порчи товара, но и как разница от базовой цены при продаже по уценке. Отдельный расчет естественной убыли может проводиться в бухгалтерских целях для списания, однако редки случаи, когда этот показатель отдельно рассчитывается в целях нормирования, ведь тогда это приходится делать для каждого товара (товарной группы) раздельно.

Товарооборот — это объем продажи товаров и оказания услуг в денежном выражении.

Для точного учета все показатели, включенные в формулу, должны быть рассчитаны за один и тот же календарный период, хотя часто пользуются и приведенными цифрами. Еще чаще для учета показате лей числителя берут межинвентаризационный период, а товарооборот считают помесячно (поквартально и т. д.).

К сожалению, в существующих условиях торговые компании кроме потерь вынуждены оперировать и таким термином, как «убыток». Убытки — это совокупность прямых материальных и моральных потерь, затрат на полную ликвидацию последствий, а также на восстановление характеристик и свойств активов до первоначального состояния.

По сравнению с потерями сами убытки несоизмеримо больше. Например, при месячном обороте в 15 млн рублей и потерях в худшем случае 2% от этого товарооборота, что не редкость, вы будете иметь ущерб в размере 300 тыс. рублей, включая недополученную прибыль, а еще бесплатно обработаете товара на сумму раз в 10-15 больше, а объем косвенного ущерба еще более значителен и складывается из:

• затрат на восстановление на полке утраченного товара;
• затрат на размещение дополнительного (страхового на случай хищений) товарного запаса на складе;
• затрат на обеспечение логистики восстановления;
• значительных затрат на разбирательства и меры экстренного характера по пресечению хищений;
• повышенных затрат на обслуживание текучести кадров;
• проблем имиджевого характера.

Таким образом, нехитрые расчеты показывают, что отсутствие эффективной системы предотвращения потерь может отнять у вас 20-30% прибыли. Вряд ли какому-нибудь собственнику бизнеса это может понравиться.

1.4. Источники потерь

Распределение товарных и денежных потерь по источникам его возникновения в самообслуживании достаточно условно (см. рис. 1.3).

Если очень-очень усреднить, то получится, что примерно 10-15% всех потерь имеет отношение к браку и естественной убыли, 25-30 — наносят покупатели, 30-40 — приходится на кассиров и последние 15-35% — на остальной персонал. Эти пропорции, разумеется, зависят от ассортимента торговли, построения технологических процессов, объема оборота на метр торговой площади и т. д., в конце концов, от того, какие учреждения находятся в пешеходной доступности от магазина.

Так, операционный брак в торговле метизами практически равен нулю, равно как не ощущается и недостача от действий покупателей в зале крупной бытовой техники. Зато значительно повышает вероятность краж покупателями наличие рядом школ, ПТУ, вузов и даже военных училищ.

Несмотря на то что знать эти пропорции для конкретного магазина весьма полезно, рассчитать их довольно сложно. Для этого надо иметь данные по потерям за длительный период и уметь учитывать факторы, влияющие на каждый из источников.

Любопытно, как некоторые фирмы в своих интересах манипулируют цифрами потерь, особенно в той части, которая приходится на покупателей или персонал. Так, еще два-три года назад в большинстве статей о «пользе» технических средств антикражевой направленности можно было прочитать, что покупатели причиняют 70-80% недостач, поэтому, мол, покупайте такую технику у нас. Однако критика такого лукавства (в том числе и самим автором) заставила честнее относиться к потенциальным клиентам, и теперь в рекламных статьях этих фирм читаем, что оказывается те же 70-80% недостач — вина исключительно персонала, поэтому теперь у нас покупайте вот этакую технику…

Игорь Чумарин (Отрывок из книги «Предотвращение потерь в розничной торговле. Проверенные способы») СТАТЬИ на эту же ТЕМУ

	Открытые мероприятия
вт, 4 Июня, 2019 — 11:00 Киев	Деловой этикет и протокол Профи-Центр Стрельниковых	2430 грн
ср, 5 Июня, 2019 — 09:30	Управление отделом продаж Национальный, Бизнес-Центр	3000 грн 150 грн
чт, 6 Июня, 2019 — 09:30	Профессиональные продажи В2В: от первого контакта до повторной продажи	2800 грн 140 грн
сб, 8 Июня, 2019 — 09:30 он-лайн	Прикладной Трейд-маркетинг FMCG-компаний. Онлайн TradeMaster, Тренинговый центр	5000 грн

Выкладка товара в магазине не со склада, а из новых поставок нарушая принципы FIFO.

Одна из ключевых причин списания в магазине. Проблемы нехватки персонала и халатного отношения к работе. В результате, при больших объемах поставок, товар сразу вывозят для выкладки в магазин не проверяя наличие аналогичных товаров на складе.
Необходимо организовать отлаженную работу поставок по принципу FIFO. Прежде всего, первый пришедший товар, должен первым и уйти. Следовательно, не вывозится свежий товар (сегодняшняя поставка) в торговый зал, до тех пор, пока не проверят остатки товара на складе. Особый контроль для товаров с короткими сроками годности. Соблюдение правил перемещения товара внутри магазина должен контролироваться администратором торгового зала.

Списания из-за недостаточной ротации товаров в складских помещениях.

Проблема узких складских помещений затрудняет вывоз более ранних поставок. В результате, новые поставки загромождают проходы. Из-за этого, ранние приходы не могут свободно перемещаться. Данная проблема особо обостряется в периоды праздничных дней.
Еженедельный разбор всех складских помещений с ротацией товара. Вытаскивают всё со склада и складываешь обратно проверяя сроки годности.

Ассортиментная матрица магазина сделана по усредненному шаблону и не учитывает особенностей потребления в конкретном магазине.

Каждый магазин индивидуален по специфике потребления. При этом ассортиментная матрица максимально усредняется между ними. Усреднение позволяет управлять масштабным количеством одновременно, но не позволяет учитывать специфику каждой точки.
Представим два магазина идентичных по матрице, площади и даже расположенных в одном районе. Только один будет в спальном секторе, а второй ближе к модному торговому центру с фитнесом и развлечениями.

Безусловно, потребление данных магазинов будет абсолютно разным. В одном будут покупать продукты ежедневного спроса. Во втором – более премиальные товары: товары, направленные на здоровый образ жизни и удовольствие.

Формирование усредненной матрицу на эти два магазина, приведет к тому, что во втором магазине будет нехватка премиальных продуктов. Следовательно, и более высокий процент списания дешевых товаров. С другой стороны, если премиальную матрицу прогрузить на магазин спального сектора, то в нем значительно вырастут списания дорогих товаров.
Необходима максимальная кластеризация магазинов, учитывающая специфику каждого магазина. Должна быть возможность корректировки ассортиментной матрицы, что позволит сократить списание в магазине.

Если товар прописан в матрице, магазин обязан его заказывать. Даже когда он постоянно попадает под списания в магазине.

Люди привыкли к выбору. Поэтому существуют позиции которые продаются в минимальном объеме, но поддерживают широкий ассортимент. Товаровед не всегда может заблокировать поставку товара по автозаказу, даже если она регулярно попадает под списание в магазине.
Если товар постоянно списывается необходимо скорректировать ассортиментную матрицу. По факту, центральный офис вносит изменения в матрицу очень редко, потому что легче управлять едиными матрицами. Если внести корректировки не получается, возможно воспользоваться секретам директора – “3. Как обмануть автозаказ”

Отсутствие возможности скорректировать аналитику прошлых продаж при формировании заказа на поставку.

Если магазин осуществляет заказ через автозаказ, то должна быть возможность его ручной корректировки. Если в прошлом периоде была крупная продажа несвязанная с системным спросом, то ее необходимо исключить при прогнозе заказа. Например, крупная закупка алкоголя на свадьбу. Следовательно, если не исключить подобную реализацию, то возможна поставка с завышенным объемом.
Возможность “выкалывания” продаж не связанных с регулярным спросом. Исключение из прошлых продаж дней с завышенным спросом.