Организационная структура магазина схема

Схема организационной структуры предприятия

Структура в широком смысле слова, есть совокупность составляющих систему элементов и устойчивых связей между ними. Альтернативные варианты формирования организационной структуры предприятия должна базироваться на стратегических планах, поскольку именно стратегия определяет структуру, а не наоборот. В этой связи под организационной структурой предприятия мы понимаем весь пакет взаимных договоренностей о разделении задач и полномочий внутри предприятия.

Рисунок 1

Организационная структура магазина «Эксперт»

Должностные инструкции работников магазина.

Функции кассира и его должностная инструкция.

Кассир, непосредственно подчиняется директору магазина и главному бухгалтеру.

Кассир должен:

— уметь работать на кассовом аппарате и ПК;

— знать правила заполнения документов бухгалтерской отчетности и кассовых операций ;

— знать правила приёма, выдачи, учёта и хранения денежных средств.

В своей деятельности кассир руководствуется:

— нормативными документами, относящимися к выполняемой работе;

— правилами трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями директора предприятия;

— должностной инструкцией.

Цели кассира состоят в:

— осуществлении внутрифирменных расчётов;

— ведении рублёвой кассы;

Кассир несет ответственность за:

— сохранность денежных сумм и своевременное информирование директора;

— недостачи ежедневной выручки и общей кассы;

— небрежное и халатное отношение к своим обязанностям;

— ошибки при ведении кассовых операций;

— несвоевременное и недоброкачественное выполнение порученных должностных обязанностей;

— неправомерные действия с документами о деятельности предприятия, не сохранение коммерческих тайн предприятия.

Кассир находится в торговом зале в течение всего рабочего дня, покидая свое место только во время перерыва на обед и в случае необходимости.

Функции главного бухгалтера и его должностная инструкция.

Главный бухгалтер, непосредственно подчиняется директору.

Главный бухгалтер должен знать:

— законодательные акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;

— формы и методы бухгалтерского учета на предприятии;

— план счетов;

— организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;

— порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

— методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

— правила и нормы охраны труда.

В своей деятельности бухгалтер руководствуется:

— законодательными и нормативными актами, касающимися выполняемой работы;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями непосредственного руководителя;

— должностной инструкцией.

Цели главного бухгалтера состоят в:

— ведение всей бухгалтерской отчетности предприятия;

— оптимизация налогообложения деятельности компании.

Функции должности:

— ведет бухгалтерский учёт;

— своевременно подготавливает платежные поручения и передаёт их кассиру для оплаты внешним организациям;

— оптимизирует налоги;

— контролирует и несёт ответственность за наличие всех налоговых документов;

— контролирует наличие всех приходных накладных на весь товар;

— работает с проверками различных государственных контролирующих организаций;

— работает по смене формы собственности, перерегистрации и т.д.

Функции продавца-консультанта и его должностная инструкция.

Продавец-консультант подчиняется непосредственно администратору торгового зала, дополнительные инструкции он может получать от директора магазина.

Продавец розничного отдела должен знать:

— Ассортимент, классификацию, характеристику продаваемой магазином бытовой техники и электроники.

— Правила размещения товаров на витринах.

— Порядок определения брака в товаре, правила приёма бракованного товара

— Методы изучения спроса и обслуживания покупателей.

Цели должности:

— привлечение и удержание клиентов;

— поддержание имиджа фирмы;

— консультирование клиентов по товару;

— качественное и быстрое обслуживание клиентов.

Функции продавца розничного отдела:

— встречать клиентов магазина;

— консультировать клиентов по ассортименту товаров, представленных в магазине и дополнительных прайсах;

— показывать товары клиентам и проверять рабочее состояние продаваемого товара;

— размещать товары в торговом зале и на витринах по видам, моделям;

— оказывать помощь в разборе товара из прихода;

— прикреплять ярлыки цен с указанием наименования, модели, цены, технических характеристик , рекомендовать новые товары, при отсутствии в продаже отдельных изделий предлагать другие, близкие по свойствам товары;

— доводить до сведения администратора торгового зала магазина о спросе покупателей на отдельные товары;

— следить за наличием ценников, аккуратностью оформления витрин в торговом зале, чистотой и порядком на рабочем месте;

— соблюдать правила трудовой дисциплины, установленной в фирме;

— изучать новинки ассортимента бытовой техники и электроники от различных изготовителей;

— осуществлять размещение упаковки и товаров на складе магазина, поддерживать там чистоту и порядок;

— при покупке товара клиентом производить выписку, где указывается текущая дата, краткое наименование товара, количество единиц товара и цены, проверить чек на купленный товар и вместе с выпиской отдать товар клиенту;

— проверить по шифру модели и серийному номеру правильность выбора упаковки и запаковать товар для передачи клиенту (для крупной бытовой техники заполнить талон доставки и передать его сотрудникам, ответственным за доставку, предварительно уточнив в какое время доставка возможна и сообщив об этом клиенту);

— принимать товар по накладным, расписываться во втором экземпляре и передавать его администратору торгового зала;

— наблюдать за сохранностью товара в отделе;

— выполнять разовые поручения администрации.

Продавец розничного отдела несет ответственность за несвоевременное и недоброкачественное выполнение порученных должностных обязанностей.

Функции администратора торгового зала и его должностная инструкция.

Должностные обязанности:

— определение постановка задач и целей, связанных с маркетингом и сбытом продукции;

— организация проведения маркетинговых исследований и продвижение магазина на рынке;

— заказ товаров на оптовых базах;

— определение цен и ассортимента товаров;

— помощь продавцам-консультантам в продаже товаров и разрешении спорных вопросов с покупателями.

Несет ответственность за:

1. Небрежное, халатное отношение к своим обязанностям.

2. Нетактичное отношение к клиентам и подчиненным.

3. Организацию работы отдела по маркетингу и сбыту продукции.

4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей предусмотренных настоящей инструкцией

5. Неправильные действия с документами и информацией о деятельности предприятия.

Дисциплинарная и материальная ответственность руководителя отдела маркетинга и сбыта определяется в соответствии с действующим законодательством.

Режим работы

Согласно ст. 42 КЗоТ нормальная продолжительность рабочего времени на предприятии, в учреждениях, организациях не может превышать 40 часов в неделю. Законодательством регулируется рабочее время работников всех предприятий, независимо от их форм собственности.

Рабочим считается время, в течение, которого работник в соответствие с коллективными и индивидуальным договором, а также правилами внутреннего распорядка выполняет свои трудовые обязанности и распоряжения администрации.

Магазин «Эксперт» работает на основании следующего режима работы: 7-дневная рабочая неделя, рабочее время с 10.00 до 19.00. Каждый работник имеет в неделю 2 дня выходных, 40-часовой норматив продолжительности рабочего дня, установленный КЗоТ соблюдается. На обед магазин не закрывается, каждому работнику в течение рабочего дня предоставляется 1 час на обед.

2.2. Организационная структура торгово-розничного предприятия- магазина «Colin’s» ип « Новосёлова с.С.» .

Рисунок 2.2.1 Организационной структуры магазина

Генеральный директор магазина является собственник помещения. Новосёлова С.С. придумала и воплотила в жизнь, путём осуществления сделки купли – продажи и является главенствующим звеном в иерархической структуре магазина, является учредителем, и организатором и несёт ответственность перед законом всем своим имуществом.

В подчинении у директора находятся управляющий магазином. Управляющий выбирает стратегический курс перспективы, устраивает акции и распродажи запасов, ведёт контроль хозяйственной деятельности. Проверяет надлежащее качество товара, заключает договора поставок, ведёт переговоры, улаживает конфликты.

В подчинении у директора магазина находится специалист по кадрам. В его обязанности входит приём и увольнение сотрудников. В его компетенции размещение объявлений поиска новых сотрудников, организовывает тренинги, обучения, переподготовку специалистов. Ведёт общий мониторинг кадров, выясняет причины нарушений трудовой дисциплины.

Начислением з.п. сотрудников занимается бухгалтер, ведёт финансовый учёт поступления и затраты средств, уплата задолженностей по займам и жилищно- коммунальным расходам, составлением и проверкой отчётов …

Управляющий следит за выполнением работ четырёх менеджеров по прямым продажам, и консультациям продаж. Они непосредственно выполняют план продаж, следят за залом во избежание краж, осуществляют возвраты, принимают на гарантийный ремонт, составляют пред –заказы запасов.

Кассир осуществляет кассовую продажу товара, следит за состоянием кассовых аппаратов, делает заявки на ремонт касс. аппарата.

Это линейно-функциональной структурное управление. Положительная сторона здесь в том, что происходит чёткое разделение труда и все знают своё место, а директор сохраняет своё право вести контроль и принимать решения в производственных задачах. К отрицательной относится то, что постоянно необходимо заручиться одобрением в согласовании принимаемых решений, это приводит к замедлению сроков реализации некоторых планов, может привести к потере прибыли.

Огромным отрицательным моментом является продолжительность рабочего дня он составляет 9, 10 часов, приходится продавцам вести пляшущий график работы, разбиваться по сменам, так, как по трудовому кодексу продолжительность рабочей недели женщин не должен превышать 36 часов, и переработки должны оплачиваться.

Из элементов мотивационной политики магазина присутствует не полный соц. пакет, на пример выход на больничный никто не оплачивает.

2.3. Документооборот в магазине.

Магазин «Colin’s» ИП «Новосёлова С. С.» оснащен ккм и выдает покупателям при оплате наличными или карточкой кассовые чеки .

В печатаемом кассовом чеке описаны реквизиты:

-наименование организации;

-идентификационный номер организации-налогоплательщика;

-заводской номер контрольно-кассовой машины;

-порядковый номер чека;

-дата и время покупки;

-ее стоимость;

-предоставляемая скидка;

-признак фискального режима.

Если не выдаётся кассовый чек (на пример, когда касса не работает), то в таком случае выдаётся бланк строгой отчётности с оригинальным номером или товарный чек (исключения закон № 54-ФЗ). В этом документе должны быть указаны следующие сведения:

-наименование документа;

-порядковый номер, дата его выдачи;

-наименование для организации (ФИО — для ИП);

-идентификационный номер налогоплательщика;

-наименование и количество оплачиваемых товаров;

-сумма оплаты;

-число, подпись лица, выдавшего документ, .

Полный документооборот Магазин «Colin’s» ведётся автоматизировано по программе 1С предприятия, адаптированная версия.

«1С: Розница» позволяет автоматизировать следующие аспекты деятельности предприятия:

Сведения о остатках товаров на складах;

Перемещение финансов между их внутренними кассами;

-поступление продукции;

-сведения о поставщиках;

-продажа товаров;

-оформление возврата товара на склад;

-инвентаризация товаров;

-формирование чеков при продаже и создание отчетов по каждому кассовому аппарату после рабочей смены;

-учет скидок, суммарный объём упущенной возможности;

-работа с платежными картами.

Ежедневно ведётся детальный отчёт о продажах, снимается «Z» отчёт, снимается и сверяются итоги терминала.

Примерная схема документооборота в магазине.

1.При заказе коллекции оформляется и договор поставки, и вносится предоплата в размере 30% от стоимости заказа.

2. До поставки вносится остальные 70% стоимости заказа. Осуществляется только через банки. Предоставляется банковский чек.

3.Производится оплата транспортных расходов по акту (счёту, реестру), через банк. Предоставляется банковский чек.

4. Когда приходит товар подписывается накладная. В накладной обязательно есть полная сумма товара, количество, наименование товара, артикль, описывается цвет, код, число. Оформляется приём товара.

5. Товар вносится в программу 1С-оприходование товара, ручным способом, путем простого пересчёта, занесение в базу с описанием и установкой цены на товар.

6. При продаже предоставляется кассовый чек, или товарный чек.

7. Каждый вечер снимается сверка итогов и отчет о продажах.

8. Ведётся книга приходов и расходов.

В программе 1С содержится история продаж по датам, содержится вся отчетность, содержится база данных о постоянных клиентах, о поставщиках, о прибылях и убытках, проводится диагностика количества брака того или иного поставщика, оформление кредита, истории продаж на каждого клиента.