Выставленный вами счет-фактура. Счет-фактура, в том числе корректировочный, который составлен вашей организацией по утвержденной форме, является первичным учетным документом для отражения в бухгалтерском учете следующих операций: — начисления НДС при отгрузке товаров (работ, услуг), выполнении СМР для собственного потребления, получении аванса; — начисления НДС при увеличении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг); — принятия к вычету НДС, начисленного с полученного аванса и при выполнении СМР для собственного потребления; — принятия к вычету НДС при уменьшении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг); — начисления и принятия к вычету «агентского» НДС. Однако такие счета-фактуры не являются первичными документами, подтверждающими отгрузку (передачу) товаров, выполнение работ или оказание услуг. Ведь их не подписывают ваши покупатели (заказчики) (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Если вы хотите использовать счет-фактуру как первичный документ, подтверждающий отгрузку, вам надо (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@): 1) дополнить форму счета-фактуры реквизитами, которые подтверждают отгрузку товаров (работ, услуг) вашей организацией и их приемку покупателем (заказчиком). Например, можно использовать форму универсального передаточного документа (УПД), рекомендованную ФНС; 2) утвердить такую дополненную форму счета-фактуры (УПД) как первичный документ приказом руководителя организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ); 3) согласовать с покупателем (заказчиком) применение дополненной формы счета-фактуры (УПД). Это можно сделать, указав в договоре, что приемка-передача товаров (работ, услуг) оформляется УПД; 4) составлять дополненный счет-фактуру (УПД) при отгрузке, а не в течение 5 календарных дней со дня отгрузки. Указание в счете-фактуре дополнительных реквизитов не помешает вашему покупателю принимать к вычету предъявленный вами НДС (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Полученный вами счет-фактура. Счет-фактура, в том числе корректировочный, который составлен по утвержденной форме и получен вами от продавца (исполнителя, подрядчика), не является первичным учетным документом. Такой счет-фактура — это документ, на основании которого вы можете только: — или принять к вычету указанную в нем сумму НДС; — или включить указанную в нем сумму НДС в стоимость товаров (работ, услуг). Но сделать это вы можете только после того, как у вас появятся первичные документы, подтверждающие принятие товаров (работ, услуг) к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ). При УСН с объектом «доходы минус расходы» такой счет-фактура — это документ, на основании которого указанную в нем сумму НДС можно включить в расходы (Письмо Минфина от 24.09.2008 N 03-11-04/2/147). Первичным учетным документом счет-фактура будет являться, только если он дополнен реквизитами, подтверждающими приемку товаров (работ, услуг), в том числе составлен по форме УПД, рекомендованной ФНС. На основании такого счета-фактуры вы можете не только учесть «входной» НДС, но и отразить в бухгалтерском и налоговом учете приобретенные товары (работы, услуги) (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).
Выставленный вами счет-фактура. Счет-фактура, в том числе корректировочный, который составлен вашей организацией по утвержденной форме, является первичным учетным документом для отражения в бухгалтерском учете следующих операций:- начисления НДС при отгрузке товаров (работ, услуг), выполнении СМР для собственного потребления, получении аванса;- начисления НДС при увеличении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг);- принятия к вычету НДС, начисленного с полученного аванса и при выполнении СМР для собственного потребления;- принятия к вычету НДС при уменьшении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг);- начисления и принятия к вычету «агентского» НДС.Однако такие счета-фактуры не являются первичными документами, подтверждающими отгрузку (передачу) товаров, выполнение работ или оказание услуг. Ведь их не подписывают ваши покупатели (заказчики) (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).Если вы хотите использовать счет-фактуру как первичный документ, подтверждающий отгрузку, вам надо (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@):1) дополнить форму счета-фактуры реквизитами, которые подтверждают отгрузку товаров (работ, услуг) вашей организацией и их приемку покупателем (заказчиком). Например, можно использовать форму универсального передаточного документа (УПД), рекомендованную ФНС;2) утвердить такую дополненную форму счета-фактуры (УПД) как первичный документ приказом руководителя организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ);3) согласовать с покупателем (заказчиком) применение дополненной формы счета-фактуры (УПД). Это можно сделать, указав в договоре, что приемка-передача товаров (работ, услуг) оформляется УПД;4) составлять дополненный счет-фактуру (УПД) при отгрузке, а не в течение 5 календарных дней со дня отгрузки.Указание в счете-фактуре дополнительных реквизитов не помешает вашему покупателю принимать к вычету предъявленный вами НДС (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).Полученный вами счет-фактура. Счет-фактура, в том числе корректировочный, который составлен по утвержденной форме и получен вами от продавца (исполнителя, подрядчика), не является первичным учетным документом. Такой счет-фактура — это документ, на основании которого вы можете только:- или принять к вычету указанную в нем сумму НДС;- или включить указанную в нем сумму НДС в стоимость товаров (работ, услуг).Но сделать это вы можете только после того, как у вас появятся первичные документы, подтверждающие принятие товаров (работ, услуг) к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).При УСН с объектом «доходы минус расходы» такой счет-фактура — это документ, на основании которого указанную в нем сумму НДС можно включить в расходы (Письмо Минфина от 24.09.2008 N 03-11-04/2/147).Первичным учетным документом счет-фактура будет являться, только если он дополнен реквизитами, подтверждающими приемку товаров (работ, услуг), в том числе составлен по форме УПД, рекомендованной ФНС. На основании такого счета-фактуры вы можете не только учесть «входной» НДС, но и отразить в бухгалтерском и налоговом учете приобретенные товары (работы, услуги) (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).
Является ли счет-фактура первичным документом? (Издательство «Главная книга», 2014)
Содержание
Для чего нужна счет-фактура и в каких случаях выписывается
Все совершенные операции и движения денежных средств должны быть подтверждены документально. Это касается и моментов отгрузки товаров или совершения каких-либо услуг. Обязательным документом, устанавливающим факт произведенных действий, являет счет-фактура.
Определение первичного документа и реквизиты
Счет-фактура не является первичным документом. Она показывает, куда ушли денежные средства, что за товар был приобретен и в каком количестве, также на ее основании происходит расчет НДС. Счет-фактура является дополнением к необходимому первичному документу.
Признаки первичного документа:
- операции совершаются на основании оправдательных документов, это может быть акт выполненных работ (услуг), товарная накладная или транспортная накладная;
- форма документа должна быть унифицирована и содержать в себе все необходимые реквизиты;
- первичный документ составляется во время или сразу же после отгрузки товара или оказания услуг.
Отличия счет-фактуры от первичного документа:
- ее нельзя назвать оправдательным документом;
- на основании счет-фактуры в бухгалтерском учете формируется проводка Дт 68.2 Кт 19, но она не является самостоятельной операцией;
- счет-фактура не предусмотрена в альбоме унифицированных форм, который утвердил Госкомстат РФ;
- счет-фактура может быть составлена в течение 5 дней, после совершения действия.
Несмотря на это, схожесть у счет-фактуры с первичными документами все-таки есть, она заключается в наличии обязательных реквизитов:
- номер счета, дата его составления;
- наименование, адрес, ИНН того, кто товар отгружает и получает;
- полное название проданного товара, проделанных работ или услуг;
- номер таможенной декларации;
- страна изготовления товара;
- единицы измерения, если это возможно;
- цена за единицу товара;
- стоимость всего количества отгруженных товаров, оказанных услуг;
- сумма акцизов;
- ставка налогообложения;
- сумма НДС;
- сумма всех оказанных позиций за вычетом НДС.
Необходимость в использовании
Главным предназначением счет-фактуры считается правильный контроль за вычислением и оплатой НДС. Она позволяет фиксировать уплату налога за купленные товары или оказание услуги. Все данные документов фиксируются покупателями в книге покупок, а у продавцов — в книге продаж.
Позднее, при заполнении налоговой декларации, все записи в этих книгах обязательно переносятся, и, исходя из этого, формируется сумма налога, которую необходимо уплатить в бюджет.
Также документ выписывается и при получении предоплаты, вместе с положенным исчислением НДС. Если налоговый агент обнаружит авансы, не подкрепленные счет-фактурами, он не только выписывает штраф, но и облагает эти авансы налогами.
Если организация работает без НДС, то оформлять счет-фактуру не обязательно. Но для своей же безопасности и решения непредвиденных спорных моментов лучше подтверждать сделки полным набором документов, а в графе НДС просто ставить прочерк.
В каких случаях выписывается
Счет-фактура выставляется в течение 5 рабочих дней после совершения отгрузки или оказания услуг.
Кто должен ее выписывать:
- организации, совершаемые операции, которые должны облагаться НДС;
- посредники, которые совершают свои сделки по агентскому договору или по договору комиссии;
- при получении аванса в счет будущей реализации.
При каких операциях она выставляется:
- продажа товаров и услуг, подлежащих обложению налогами, а также при безвозмездной передаче;
- получение предоплаты за предстоящие работы;
- выполнение монтажных работ;
- оказание финансовой помощи;
- перевод денежных средств за товарный кредит.
Освобождены от оформления счет-фактуры:
- лица и организации, освобожденные от уплаты налога НДС;
- предприятия, оказывающие услуги населению, в том числе представляющие общепит и продажу в розницу;
- не облагаемые налогом банковские операции;
- совершенные по продаже ценных бумаг сделки (кроме брокерских операций);
- не облагаемые НДС операции, совершенные негосударственными ПФ и страховыми агентами.
Данный документ может подвергаться корректировке в случаях изменения стоимости товаров или проделанных работ, а также недопоставки товаров продавцом.
Порядок заполнения
Заполнение счет-фактуры не составит труда, на бланке имеются все необходимые строчки и таблицы с пояснениями.
В первую очередь следует заполнить шапку документа:
| № Стр. | Что указывать |
|---|---|
| 1 | номер документа и дата составления, нумерацию ставить разрешено как по порядку в течение всей работы организации, так и начиная каждый месяц |
| 1а | при внесении изменений ставятся номер и дата исправления |
| 2 | полное наименование продавца |
| 2а | фактический адрес нахождения организации продавца |
| 2б | ИНН и КПП продавца |
| 3 | название и адрес грузоотправителя, при совпадении с данными продавца можно повторить их или написать «аналогично» |
| 4 | наименование и адрес грузополучателя |
| 5 | дата и номер документа, подтверждающего получение оплаты |
| 6 | полное наименование покупателя |
| 6а | фактический адрес нахождения организации покупателя |
| 6б | ИНН и КПП покупателя |
| 7 | валюта, которая была использована для совершения оплаты, и ее код |
После шапки можно приступить к заполнению табличной части:
| № Гр. | Что указывать |
|---|---|
| 1 | полное наименование товара, соответствующее указанному наименованию в товарной накладной |
| 2 | код единицы измерения |
| 2а | обозначение единицы измерения |
| 3 | количество отгружаемого товара |
| 4 | цена за одну единицу, без учета НДС |
| 5 | стоимость всего вида товаров, вычисляется путем умножения количества на цену |
| 6 | сумма акциза, если его нет, то указать «без акциза» |
| 7 | ставка начисляемого налога |
| 8 | сумма налога, для этого необходимо стоимость товаров умножить на налоговую ставку |
| 9 | указывается стоимость товаров с прибавленной к ней суммой налога |
| 10 | код страны происхождения |
| 10а | наименование страны |
| 11 | если страной является не РФ, то указывается номер ГТД |
Подписание документа осуществляется руководителем организации и главным бухгалтером, а при их отсутствии — уполномоченными на это лицами. Указывается фамилия, инициалы и, непосредственно, сама подпись.
Если по каким-либо причинам некоторые строки или графы должны оставаться не заполненными, в них необходимо поставить прочерк для избежания вписывания ложной информации.
Электронная версия и журналы учета
В случаях, если это необходимо, счет-фактура может быть выполнена в электронном варианте. Она имеет все те же самые свойства, что и документ на бумажном носителе. Она точно также заполняется, с соблюдением всех необходимых реквизитов и электронных подписей.
Все выставляемые и получаемые счета-фактуры должны обязательно фиксироваться в специальном журнале учета. Это необходимо для контроля со стороны налоговых служб и правильного расчета налогов.
Сам журнал состоит из двух частей, в одну из которых заносится информация о выставленных документах, а во вторую — о полученных.
В первую часть заносятся счета:
- на проданные товары;
- на получение предоплаты;
- на получение товара безвозмездно;
- на возврат товара.
Во второй части находятся счета:
- на купленные товары;
- на возврат товаров от продавца;
- на получение предоплаты продавцов.
Не нужно фиксировать данные о:
- ГТД;
- расходах на командировку;
- справках, которые сопровождают восстановление налога;
- передаче в имущества в УК.
Как заполняются графы журнала учета:
- 1 — порядковый номер по журналу;
- 2 — дата получения (выставления);
- 3 — присваиваемый код операции;
- 4 — обычные номер и дата;
- 5 — информация о корректировках;
- 6 — информация об исправлениях в бланках;
- 7 — информация о корректировочном счете;
- 8 — наименование контрагента;
- 9 — ИНН и КПП;
- 10-12 — информация о посредниках;
- 13 — вид валюты;
- 14 — цена с учетом НДС;
- 15 — сумма налога;
- 16-19 — информация по корректировкам начисления налога.
Вести журнал лучше в электронном виде, но и ведение на бумаге не запрещено. После его окончания страницы необходимо сшить и пронумеровать, после чего узелки нитей приклеиваются к внутренней стороне обложки при помощи листа бумаги, на которой прописью указывается количество страниц и ставится печать.
Правила работы с журналом:
- Сдача его в налоговую службу должна производиться каждый квартал.
- Фиксировать все полученные данные необходимо соблюдая хронологический порядок, по факту их получения.
- Заполнять журнал необходимо исходя из положенных требований, без внесения личных новшеств.
- В журнале перед сдачей в налоговую должна обязательно находиться подпись руководителя.
- Если бланк был получен в двух экземплярах, то они обязательно подкрепляются и хранятся в положенном месте.
- Срок хранения каждого журнала составляет 4 года.
Налогообложение и отчетность
Счет-фактура считается основным документном для вычисления НДС. По завершению каждого квартала, когда организация сдает в налоговую службу данные, которые помогают формировать сумму для уплаты налога в бюджет, сведения из журналов регистрации играют не последнюю роль.
Правильность заполнения документов и точность подаваемой информации в налоговых вычетах позволяет налоговой службе убедиться в исправной деятельности фирмы. В случае, когда инспекция замечает отсутствие счетов-фактур или указанные некорректные данные в них, она имеет полное права начислять НДС самостоятельно. Избежать уплату налогов невозможно, так как все данные о деятельности организации могут быть проверены.
Для правильности бухгалтерского и налогового учета, и для собственной безопасности, нужно внимательно и добросовестно вести всю документацию, особенно связанную с денежными операциями. Это поможет избежать лишних расходы на штрафы и порчу репутации фирмы.
Три вида счетов-фактур — в данном видео.