Организационная структура магазина одежды

6. Организационная структура

Штатное расписание магазина одежды состоит из двух администраторов и двух продавцов, которые работают посменно по графику два через два, а также директора, с графиком работы с 9.00 до 18.00 по будням. Также в штате имеется уборщица с плавающим графиком. Бухгалтер работает удаленно и не входит в штат предприятия.

В обязанности директора входит оперативное управление магазином, такое как управление персоналом (администраторами), решение вопросов с инкассацией, арендодателями, анализ результатов продаж, поиск поставщиков и заказ товаров. В первый год работы директором можем быть владелец бизнеса.

Администраторы должны обеспечить бесперебойную работу магазина, принимать участие в поборе персонала (продавцов), обучать их, а в случае их отсутствия, замещать. Также в обязанности входит заказ и приемка товаров, ведение управленческой отчетности.

Продавец магазина одежды, как уже писалось выше, играет ключевую роль в штате магазина, так как является его лицом. Он всегда должен быть опрятным, с приятной внешностью и с улыбкой на лице. В обязанности продавца входит консультирование клиентов, выкладка товаров, поддержание чистоты и порядка в торговом зале.

Директор, администраторы и продавцы имеют оклад и премиальную часть в размере 2%, 1,6% и 1,5% с продаж соответственно. Уборщица имеет фиксированный оклад. Более подробная информация представлена в финансовой модели.

Работодателю в помощь: образец штатного расписания магазина и нюансы его оформления

В каком случае ведение документа обязательно?

Ответить на этот вопрос однозначно не представляется возможным, так как прямого указания на необходимость ведения нормативного расписания в Трудовом законодательстве нет. Упоминается оно в ст.57 ТК РФ, в которой говорится о содержании трудового договора. Трудовой договор должен включать информацию о должности и специальности работника на основании рабочего списка.

Кроме того, в Письме Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1 есть предупреждение о том, что несоответствие должности сотрудника, принятого на работу, регламентированному документу может привести к административной ответственности.

Отсутствие штатного расписания в магазине продуктов может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Предприятие может быть оштрафовано по статье 5.27 КоАП РФ.

Наличие данного документа в свою очередь может помочь работодателю доказать целесообразность увольнения сотрудника в суде.

Таким образом, можно сказать, что хотя закон не дает нам прямых указаний на обязанность ведения сводной документации по сотрудникам организации, но косвенно эта обязанность вытекает из норм трудового законодательства.

Для каждой отдельной организации существуют свои особенности оформления штатного расписания. Читайте материалы наших экспертов о том, как составить документ для ИП, ООО с одним директором, ЧОП, автотранспортного предприятия, гостиницы, кафе и ресторана, строительной компании, авиакомпании, салона красоты и некоторых других.

Кто отвечает за это?

Директор или собственник торговой точки может вести документ сам, либо поручить это любому сотруднику. Возложение на работника полномочий по ведению должно быть отражено в приказе руководства. Чаще всего за ведение документа отвечает бухгалтер или кадровик. Однако, утверждает и подписывает его исключительно руководитель.

Порядок введения нормативного табеля структуры организации

1. Руководство торговой организации подписывает приказ о возложении на сотрудника обязанности по ведению штатного распорядка.
2. Разрабатывается табель, в котором указывается структура магазина, список профессий и должностей, согласно ЕТКС. Для оформления документа рекомендована форма Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N1).
3. Документ организации согласовывается с работодателем или руководителем.
4. Выпускается приказ о его утверждении, подписанный руководством.

В шапке указывается:

• название организации;
• номер документа, дата составления;
• наименование документа, срок его действия;
• номер приказа, которым расписание утверждено, дата его подписания;
• общее число единиц штата.

Далее следует основная информация в таблице:

• структурные подразделения (названия, код);
• должности в составе подразделений, число единиц;
• тарифная ставка;
• надбавка с указанием ее оснований;
• общая сумма оклада;
• примечания.

Под таблицей указываются ФИО и подписи составителя документа и руководителя, который его утвердил.

Как правильно оформить?

1. Пишется полное наименование организации. Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Продукты».
2. Ставится номер документа (очередной) и дата составления.
3. Ставится дата подписания приказа, которым расписание утверждено и его номер.
4. Графа «Штат в количестве __ единиц» включает общее число кадровых единиц.
5. При заполнении столбца «Структурное подразделение» указываются название и внутренний код подразделения в соответствующих графах. Пример: Структурное подразделение: Администрация. Код: 01.
6. Заполнение графы «Должность» – информация из этой графы обязательно должна совпадать с должностью в трудовом договоре.При указании должности, профессии, квалификации необходимо пользоваться квалификационными справочниками – ЕТКС и ОКПДТР.
7. В графе «Количество штатных единиц» необходимо указать полные и неполные единицы. Если по какой-то должности рабочая единица неполная, то так и указывается, например, 0,25.
8. Графа «Тарифная ставка (оклад)» содержит информацию об окладе работника, сумма оклада пишется в рублях.
9. Графа «Надбавка» заполняется с указанием основания дополнительных начислений, например, за знание языков.
10. В графу «Всего» вписывается общая сумма оплаты труда с учетом надбавок и оклада.
11. Под таблицей даются расшифровки подписей руководителя и ответственного за составление документа сотрудника. Ставятся подписи.

• Скачать бланк штатного расписания магазина
• Скачать образец штатного расписания магазина

Утверждается документ внутренним приказом руководства.

Внесение изменений

При возникновении необходимости внесения изменений в распорядок у руководства есть два варианта действий:

1. создание и утверждение нового распорядка с учетом всех изменений;
2. внесение изменений через приказ по основной деятельности.

Первый вариант решения повторяет процедуру описанную выше. Второй вариант удобен в ситуациях, когда изменения не слишком существенны.

Заголовок приказа при этом может выглядеть так:»Приказ о внесении изменений в график магазина (одежды, продуктов и другое)». Он должен содержать причины изменений, например, реорганизация предприятия, и сами изменения. Пример изменений может быть такой: «Вывести из отдела продаж штатные единицы должности менеджер по продажам в количестве: 3.»

Скачать образец приказа по основной деятельности

Правильное составление кадровой документации, приведение ее к нормам законодательства гарантирует работодателю отсутствие проблем с трудовой инспекцией и налоговой службой. Это касается и составления штатного расписания, которое выступает средством отчетности при проверках деятельности.

Документы, необходимые для открытия Магазина одежды

Продажа одежды — интересный и выгодный бизнес. Он мотивирует владельца следить за модой, общаться с клиентами, совершенствовать навыки привлечения покупателей. Чтобы успешно начать бизнес, нужно собрать большой пакет документов.

Набор бумаг зависит от формы собственности предприятия, системы налогообложения, видов, реализуемой одежды и даже площади магазина. В этой статье мы расскажем о базовом пакете документов для открытия магазина одежды при регистрации как ООО или ИП.

Юридические документы

Готовиться к организации и регистрации бизнеса мы предлагаем с выбора помещения. Документы на право владения или распоряжения магазином понадобятся при регистрации предприятия по продаже одежды как Общества с ограниченной ответственностью.

Конечно, магазин можно построить, но это – дополнительные вложения. Начинать с постройки магазина сложнее, чем с покупки или аренды готового помещения.

Перед заключением договора купли-продажи или аренды убедитесь, что помещение соответствует требованиям Роспотребнадзора и пожарных, или что вы сможете привести его в соответствие с их требованиями.

Договор, подтверждающий право собственности, позволяет вам поступать с помещением по своему усмотрению. Договор аренды регулирует ваши взаимоотношения с арендодателем. Обратите внимание, что магазин можно размещать в помещении, принадлежащем нежилому фонду.

Заключив договор аренды можно приступать к сбору документов и регистрации магазина одежды в налоговой службе. Какие нужны документы, мы расскажем в параграфе «Бухгалтерские документы». А пока поговорим о документации от контролирующих органов и необходимых для открытия магазина договорах.

Перед открытием магазина одежды нужно:

1. Получить заключение от Госпожнадзора о соответствии помещения требованиям пожарной безопасности. Для получения этого документа нужно обратиться в территориальное отделение МЧС со следующим набором документов: договором аренды (купли-продажи, дарения) помещения, договором об установке и обслуживание пожарной сигнализации, свидетельством о госрегистрации предприятия и страховкой на помещение.
2. Уведомить Роспотребнадзор о начале предпринимательской деятельности. Для этого следует заполнить разработанную Роспотребнадзором форму и отправить ее почтой или отнести лично в региональное отделение этой организации.

Полный комплект договоров, требующихся для открытия магазина одежды, на момент организации бизнеса, проверяющие органы не требуют. Но при проверке их отсутствие грозит административной ответственностью.

Необходим следующий набор договоров:

1. На вывоз ТБО.
2. На утилизацию ртутных ламп.
3. На дератизацию, дезинсекцию и дезинфекцию.
4. На установку и обслуживания системы ППБ.

Если вы собираетесь размещать наружную рекламу, нужно получить разрешение на ее размещение от администрации города (района). Документ выдает архитектурный отдел. В некоторых городах может понадобиться согласование изменения фасада арендованного здания и вывески.

Для получения разрешительной документации на размещение наружной рекламы и вывески в архитектурный отдел можно обращаться, имея на руках договор с собственником здания (земельного участка), на котором будет размещена реклама и его письменное согласие.

В Госпомстате следует получить коды статистики. Обращаемся в региональное представительство организации со следующим набором документов:

• свидетельство о госрегистрации магазина одежды;
• выписка их ЕГРИП или ЕГРЮЛ;
• копия документа, удостоверяющего личность собственника магазина (учредителей);
• свидетельство о постановке на налоговый учет.

Обратите внимание, что одежда должна иметь декларацию соответствия. Если вы реализуете детскую, рабочую, меховую одежду и СИЗ (средства индивидуальной защиты) на момент открытия магазина и в будущем этот товар должен иметь сертификат соответствия. Полезная информация о сертификации выложена на сайте Роспромтеста.

Бухгалтерские документы

Комплект бухгалтерской документации у вас появиться после открытия магазина (отчеты, чеки, заявки, заказы, счета-фактуры). В этом параграфе мы решили рассказать о документации, требующейся для регистрации магазина.

Чтобы зарегистрировать магазин одежды, как общество с ограниченной ответственностью потребуется подготовить:

1. Заявление в налоговую службу.
2. Решение о создании Общества и протокол заседания, где было это решение принято.
3. Устав ООО в 2 экземплярах.
4. Копии паспортов учредителей.
5. Квитанция, подтверждающая внесение госпошлины.

Если вы планируете работать, используя УСН, не забудьте подготовить уведомление об этом.

Регистрируясь, как индивидуальный предприниматель в налоговую службу нужно предоставить:

• заявление в установленной форме;
• копию всех страниц паспорта будущего предпринимателя;
• квитанцию о внесении госпошлины.

Если вы планируете работать, используя УСН, не забудьте подготовить уведомление об этом. Планируя работу как ООО, не забудьте открыть расчетный счет. Специальный счет в Сбербанке может открыть и индивидуальный предприниматель. Для этого потребуется предоставить в банк комплект документов:

• копию паспорта (оригинал предъявляется в банке) собственника предприятия;
• Устав ООО;
• выписку из Росстата;
• договор аренды (права собственности) на помещение магазина;
• свидетельство о госрегистрации;
• свидетельство о постановке на налоговый учет;
• выписка из ЕГРИП (для предпринимателя) или ЕГРЮЛ (для Общества);
• заявление на открытие р/с.

При открытии счета нужно будет заполнить карточку с образцом подписи предпринимателя или первого руководителя ООО. Это неокончательный комплект документов. Разные банки могут затребовать документы, не входящие в указанный перечень.

Для расчетов с клиентами собственнику магазина одежды нужно приобрести онлайн-кассу. Контрольно-кассовый аппарат можно не покупать, если вы индивидуальный предприниматель и работаете по патентной схеме, либо оплачиваете единый налог на временный доход. В этом случае вы обязаны выдать покупателю чек, подлежащий строгому учету.

Кассовую машину (ККМ) ставят на учет в ФНС. Кроме того, нужно подписать договор на обслуживание носителя фискальной информации, обслуживание ККМ и поставить аппарат на баланс предприятия (для ООО).

Дополнительная документация

Для нормальной работы магазина одежды, владельцу придется подготовить комплект журналов в соответствии с действующими законами России.

Документы, обеспечивающие ППБ
Журналы для регистрации	Журналы для учета
Инструктажей по ППБ	Первичных средств тушения пожара (огнетушителей)
	Пожарных кранов
Вводного, первичного текущего инструктажа по ППБ	ТО первичных средств тушения пожара (огнетушителей)
	Тренировок (противопожарных и противоаварийных)
Другие журналы
Проведения проверки и перезарядки первичных средств тушения пожара (огнетушителей)
Проверки ППБ магазина одежды перед его закрытием
Отработки эвакуационного плана
Законы, инструкции и правила
ФЗ 69 от 21.12.94 «О пожарной безопасности»
Правила режима ППБ в РФ
Инструкция о мерах ППБ
Внутренние документы, обеспечивающие санитарную безопасность
Журнал-график генеральных уборок. Форма У	Журнал учета дезсредств
Другие документы
Основные правила работы магазина	Журнал кассира-операциониста (Форма №КМ-4)
Медицинские книжки работников
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Журнал учета проверок ООО или ИП контролирующими органами
Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектротехническому персоналу
Журнал регистрации договоров о полной материальной ответственности	Контрольный журнал

Если вы открыли магазин, как Общество с ограниченной ответственностью, или планируете набирать персонал, как ИП, понадобится комплект кадровой документации:

• штатное расписание;
• правила распорядка магазина;
• трудовые договора с сотрудниками, если они были наняты;
• график выходов сотрудников и график отпусков;
• коллективный договор.

Обязательным требованием к владельцу магазина одежды со стороны контролирующих органов является наличие УК (уголка потребителя).

УК оформляется как стенд, на котором размещается:

1. Комплект ФЗ «О защите прав потребителей» (копии).
2. Правила торговли.
3. Информация о предприятии (руководители и их контакты, копия Устава для ООО, ИНН, график работы).
4. Перечень предлагаемых к продаже товаров с ценой.
5. Книга отзывов и предложений.
6. Информация о контролирующих органах с контактными данными.

Комплект документов, требующийся по закону РФ для открытия магазина одежды, можно заказать у фирм, специализирующих на оформлении подобной документации.

Штатное расписание на 2020 год: образец заполнения

Что такое штатное расписание

Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).

Бесплатно составить штатное расписание по готовому шаблону

Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

• структура, штатный состав и численность работников;
• перечень структурных подразделений (при наличии);
• наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

Бесплатно сдать сведения о среднесписочной численности через интернет

Кто и зачем должен составлять

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи 57 ТК РФ, где дано понятие трудовой функции работника. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69) сказано, что наименование должности (работы), специальности, профессии указывается так, как оно зафиксировано в штатном расписании. Таким образом, без «штатки» не получится ни правильно оформить трудовой договор, ни внести запись в трудовую книжку.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.

Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика (п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.

Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Требования к штатному расписанию

Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

Скачать бланк штатного расписания.

Как утвердить штатное расписание

Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Как внести изменения в штатное расписание

Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

ВАЖНО. Срок хранения штатного расписания — постоянно (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558). Это значит, что его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Образец заполнения штатного расписания на 2020 год

С 25 ноября 2019 года в ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ от 25.11.19 № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2020год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».

1. Осуществлять руководство сотрудниками магазина;
2. Разрабатывать стратегию развития компании;
3. Исследовать рынок недвижимости, а также искать возможности расширения компании;
4. Прописывать должностные инструкции, систематизировать работу всех сотрудников;
5. При необходимости заменять сотрудников;
6. Анализ деятельности компании, разработка мероприятий по повышению качества торговли.

В нашем магазине обязанности директора магазина выполняет владелец. Он контролирует весь процесс работы магазина от заключения договора с поставщиками до поставки товара конечному потребителю. Но в его обязанности входит не только обеспечивать бесперебойную работу магазина, но и искать дальнейшие пути развития. Во-первых, ему необходимо тщательно отслеживать изменения спроса в зависимости от того, на каком этапе ремонта находится основная часть покупателей. Во-вторых, ему нужно искать возможности переезда магазина в другой строящийся квартал после того, как произойдет полное заселение жилого комплекса, на территории которого магазин находится в данный момент. То есть магазин должен успеть переехать до того момента как выручка упадет ниже затрат.

Поскольку собственный бизнес можно сравнить с ребенком, то график работы владельца не ограничен. Основная задача- всегда быть в курсе как внутренних изменений бизнеса, так и внешних рыночных изменений. Зарплата владельца зависит от прибыли магазина, а также от решения по распределению прибыли.

Общий фонд заработной платы в месяц (без учета премий) — 169 500руб.