Учет товара в магазине

Наиболее распространенные способы организации учета товара в магазине

Важно понимать какое количество товара и по какой цене находится на нашем складе. Оформление всех товарных операций происходит при помощи первичных документов, таких как приходная и расходная накладные, кассовый чек. Наиболее распространенными способами организации учета товара в магазине являются суммовой и аналитический (потоварный).

ABC анализ

Суммовой кажется более легким и вроде как не требует автоматизации магазина: произошла закупка товара, назначена цена, приход считаем по той цене, по которой состоялась продажа, записываем в плюс. Выручку магазина записываем в минус. То есть формула получается «Приход – Выручка = Расчетный остаток». Далее делаем инвентаризацию: «Расчетный остаток – Фактический остаток = Недостача». Простая арифметика, но за суммами не видно ассортимента, непонятна точная прибыль, невозможно отследить цену, невозможно оценить подставной товар (не хочется думать о плохом, но все же:).

Продажи по периодам

Аналитический способ учета также достаточно легкий. Данные по закупкам, продажам, остаткам ведутся по всему ассортименту, по каждому месяцу, по весу, объему, производителю, упаковке. При приемке товара количество должно сойтись с количеством, указанный в накладной поставщика. Рекомендована ежемесячная инвентаризация. Обязательно учитывать сроки годности – обычно поставщик обменивает непроданный товар, срок годности которого истекает, на свежий. Для автоматизированного магазина сканер + штрихкоды – и учетная система самостоятельно считает проданные товары, товарные остатки.

Наиболее распространенные вопросы о том, как вести учет в магазине продуктов

Наши продавцы работают посменно, как их контролировать и вести учет?

Отвечаем: Когда смена заканчивается, происходит пересдача, которая фиксируется. Ну и конечно желательно, чтобы продавцы были материально-ответственными лицами согласно договору.

Нужна ли нам учетная система и автоматизация в целом, если у нас небольшой магазин, объем продаж невелик?

Отвечаем: Отраслевая учетная система в любом случае облегчит и упорядочит учет в вашем розничном магазине. Даже при использовании в одном магазине, при небольших объемах, система эффективна и окупается.

Когда начинать вести учет при движении товаров?

Отвечаем: Сразу, как только товар поступает. Приход, продажа, списание, остатки.

Любой собственник магазина планирует один магазин развить в сеть магазинов, поэтому мысли о том, как вести учет в продуктовом магазине важно направить изначально в правильное русло, ведь 100 товаров сегодня – это 2000 товаров завтра. А важно также анализировать работу поставщиков, торгового персонала, контролировать движение денежных средств и так далее.

Чековая отчетность

Простой и доступный сервис учета товаров (как например ABM Retail), подключение к которому возможно из любой точки мира, помогает контролировать торговые операции, оперативно в режиме реального времени получать необходимую аналитику.

Если у Вас остались вопросы или Вы хотите автоматизировать магазин, звоните по телефону (044) 207-39-55 или пишите на e-mail sales@abmcloud.com. Также приглашаем на наш бесплатный онлайн вебинар 17 августа «Как быстро и эффективно наладить учет в магазине», следите за анонсами мероприятий на сайте ABM Cloud http://abmcloud.com/events/.

Фрагмент вебинара по организации учета и управления магазинами

Основные возможности программы:

• Поддерживается работа с деньгами в любой валюте
  Любые валюты
• Все подразделения организации могут работать в единой информационной системе через интернет
  Подразделения
• Программа показывает актуальные остатки в режиме реального времени по любой кассе или банковскому счету
  Остатки
• Вы сможете вести полноценный финансовый учет: проводить доходы, любые расходы, видеть прибыль и смотреть различные аналитические отчеты
  Доходы, расходы
• У Вас сформируется единая база клиентов и поставщиков со всеми необходимыми контактными данными
  Контрагенты
• Вы сможете планировать дела по любому клиенту
  Дела
• Программа позволит вам планировать расходы на определенный период
  Планирование
• Вся детальная отчетность по каждой кассе или счету в любой валюте у вас всегда будет «под рукой»
  Кассы и счета
• Все финансовые движения будут у вас под полным контролем. Вы легко сможете отследить, на что у вас тратится больше всего средств за любой период
  Контроль расходов
• Программа покажет вам статистику экономии или превышения расходов по вашим статьям
  Экономия
• Наглядная визуализация динамики прибыли поможет вам легко проанализировать деятельность доходность компании
  Анализ прибыли
• Поддерживается разделение по правам доступа. Каждый работник будет видеть только то, что ему положено
  Права доступа
• Интеграция с новейшими технологиями позволит вам эпатировать клиентов и заслуженно получить репутацию самой современной компании
  Эксклюзивность
• Специальная программа сохранит по расписанию копию всех ваших данных в программе без необходимости останавливать работу в системе, автоматически заархивирует и уведомит о готовности
  Резервное
  копирование
• Связь с платежными терминалами, чтобы клиенты могли оплачивать в ближайшем терминале. Такие оплаты автоматически будут отображаться в программе
  Платежные
  терминалы
• Система планирования позволяет настроить расписание резервного копирования, получения важных отчетов строго в определенное время и задать любые другие действия программы
  Планировщик
• Надежный контроль обеспечит интеграция с камерами: программа в титрах видеопотока укажет данные по совершенным платежам, полученной оплате и другую важную информацию
  Видеонаблюдение
• Вы сможете быстро внести первоначальные данные, необходимые для работы программы. Для этого используется удобный ручной ввод или импорт данных
  Быстрый старт
• Мы добавили множество красивейших шаблонов, чтобы работа в нашей программе приносила еще большее удовольствие
  Красивый дизайн
• Интерфейс программы настолько легок, что в ней может быстро разобраться даже ребенок
  Легкая программа

Автоматизация бизнеса нами выполнена для множества организаций:

Язык базовой версии программы: РУССКИЙ Также Вы можете заказать международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.

Программа приход-расход – универсальное решение множества проблем, которые порой просто преследуют добросовестного предпринимателя. Подобрав достаточно мощный и в то же время простой инструмент для решения подобных задач, а именно программу учета прихода, Вы сможете избавиться от целого ряда неприятностей, которые ранее беспокоили Вас.

Одно из таких решений – Универсальная Система Учета, программа учета расхода и прихода для практически любой организации. Вне зависимости от рода деятельности Вашего предприятия бесплатная программа прихода и расхода автоматически рассчитает движение средств, учтет долги и сформирует необходимую документацию.

Программа учета прихода, расхода устанавливается на обычный рабочей компьютер и впоследствии запускается с рабочего стола. Для этого нужно сначала скачать программу приход-расход, опробовать ее пробную версию, и затем связаться с нами для больших подробностей, касающихся приобретения и дальнейшего использования программного продукта. После этого Вы сможете обзавестись личной учетной записью, защищенной парой логин-пароль и наделенной индивидуальными правами доступа, и далее Вы сможете наконец-то войти в софт приход УСУ.

Первое, на что обращают внимание пользователи, установившие программу приход-расход товара – это приятный, понятный и максимально простой интерфейс. Программа учета прихода товара включает себя область главного меню, где располагаются Модули, Справочники и Отчеты, а также основную рабочую область. Персонал в основном работает в бесплатной программе учета прихода-расхода в Модулях – сюда вносится информация о клиентах, заказах, платежах и так далее. Руководитель, напротив, в бесплатной программе прихода, расхода и остатков в основном работает в разделе Отчеты. Здесь в программе учета прихода, расхода товара можно получить исчерпывающую и наглядную информацию, касающуюся финансовых моментов, эффективности сотрудников, маркетинговых методов и так далее.

Система учета прихода идет в ногу со временем, поэтому в ней Вы сможете найти много инновационных, современных функций. Один из примеров – наличие встроенной SMS-рассылки, позволяющей оповестить клиентов о новых акциях, записи или задолженностях. Программное обеспечение приход позволяет менять цветовое оформление интерфейса, что делает работу в разы приятней. Программа учета прихода и расхода для производства УСУ сделает Ваш бизнес лучше, сократив время, затрачиваемое на рутину. Скачать программу приход расход товара можно на этой странице, нажав на ссылку загрузки.

Максим Поташёв об эффективности программы УСУ

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев — магистр игры «Что? Где? Когда?», четырёхкратный обладатель приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК». По итогам всеобщего зрительского голосования в 2000 году признан лучшим игроком за все 25 лет существования элитарного клуба. За кандидатуру Максима Поташёва проголосовало 50 тысяч телезрителей программы. Получил «Большую хрустальную сову» и главный приз юбилейных игр — «Бриллиантовую звезду» магистра игры. Член правления и с 2001 года — вице-президент Международной ассоциации клубов. По профессии — математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в МФТИ. В августе 2010 года избран президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России». Возглавляет консалтинговую компанию, которая помогает различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.

Сергей Карякин о тактике в бизнесе

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в истории человечества. Внесён в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Обладатель Кубка мира ФИДЕ. Чемпион мира по быстрым шахматам, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Награждён орденом «За заслуги» ІІІ степени. Член Общественной палаты Российской Федерации VI состава. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и Европы. Победитель и призёр ряда крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске. Чемпион мира в составе сборной России. Полуфиналист Кубка мира. Победитель ряда международных турниров.

Возможности контроля и управления приходом и расходом

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

• Программа приход-расход – надежное средство, позволяющее выстроить уверенный, эффектный имидж для Вашего бизнеса;
• Стабильно работающая, сокращающая временные затраты программа – отличная мотивация для работников;
• С внедрением программы прихода-расхода снижается время, которое тратилось на рутинную работу, а значит, освобождается время для оказания услуг;
• В программе учета прихода можно работать удаленно, осуществляя подключение по интернету или локальной сети;
• Использование УСУ положительно сказывается на скорости обмена данными;
• Применение программы прихода-расхода не требует особых знаний и навыков, а освоение происходит весьма быстро;
• Интерфейс программы может быть оформлен в более чем пятидесяти вариациях цветовых схем;
• Поиск проведенной операции в программе учета расхода и прихода происходит стремительно, причем можно найти любую запись за любой период по выставленным параметрам;
• Несколько пользователей смогут работать в программе одновременно;
• Пользователи имеют свои логины и пароли, а также индивидуальные права доступа. В аудите отображается список изменений, внесенных тем или иным сотрудником;
• С помощью программы прихода-расхода Вы можете без труда создать и распечатать финансовые документы, связанные с данными в программе;
• База клиентов в программе учета прихода расхода создается в автоматическом режиме и не требует пристального внимания – после введения данных контакт будет автоматически занесен в БД;
• УСУ поддерживает SMS-рассылку, которую можно использовать для самых разных целей;
• Бесплатная программа прихода-расхода доступна в ограниченной версии на официальном сайте УСУ;
• Установите УСУ сегодня, чтобы ощутить все ее преимущества.

Бух или не бух — вот в чем вопрос! или Стоит ли ждать от бухгалтера ведения учета товара?

Проще всего, имея в штате бухгалтера, отдать ему на откуп все, что касается учета и оптимистично ждать первых прибылей, пребывая в счастливом неведении относительно истинного состояния дел. Но не таковы, в большинстве своем, наши отечественные предприниматели, прекрасно понимающие, что и ситуация на рынке требует гибких решений, и пресловутый человеческий фактор еще никто не отменял. Для успешного старта, да и последующего развития, требуется постоянный контроль, в основе которого оперативная и достоверная информация обо всех бизнес-процессах, происходящих в фирме, и в первую очередь о движении товаров и денежных потоков.

Обеспечит ли это бухгалтер, ведущий учет и отчетность для фискальных органов, тем более что сэкономить на постоянном бухгалтере на первоначальном этапе совсем нелишне и вместо введения штатной единицы, целесообразнее привлечь приходящего специалиста или вообще отдать этот вопрос на откуп аутсорсерам? По здравому размышлению, вывод о том, что ведение оперативного учета товаров в розничной торговле ни с бухгалтерским, ни с налоговым учетом в общем-то не связано, напрашивается сам собой.

И вот здесь, на главную роль в спектакле розничных продаж назначается Ее Величество Тетрадочка или Его Сиятельство Excel. А что — дело-то по большому счету не хитрое…

Один пишем, два в уме или Способы ведения учета товаров в розничной торговле

Весь поступающий товар необходимо оприходовать на склад, другими словами — записать что, в каком количестве и по какой цене мы имеем. Далее каждая операция с данным товаром должна также быть отражена в учете, то есть записана в надежном, но легко доступном для участвующих в процессе лиц месте. Оговоримся сразу, что для целей бухгалтерского и налогового учета каждая операция с товаром оформляется соответствующими документами — приходными и расходными накладными, кассовыми чеками или квитанциями и т.п. Именно первичные документы послужат в дальнейшем бухгалтеру для расчетов налогов и составления отчетности, в соответствии с избранной системой налогообложения и законодательством РФ. Но, как мы уже поняли — это совсем другая история.

Итак, в самом общем виде учет товаров в розничной торговле выглядит следующим образом:

Остаток начальный (при наличии) плюс Приход, минус Расход, получаем Остаток конечный.

Однако товар — величина, образно говоря, синтетическая, то есть выражающаяся в двух величинах — количестве и сумме, что и находит свое отражение в первичных документах. И вести учет товара, соответственно, желательно было бы в обеих этих ипостасях.

То есть:

Остаток начальный (количество + сумма) плюс Приход (приход товара, возврат покупателя, оприходование на склад), минус Расход (продажа товара, возврат поставщику, списание), в результате получаем Остаток конечный в количественном и суммовом выражении.

Реализовать эту формулу на практике не так легко, как кажется на первый взгляд, учитывая большое количество позиций номенклатуры, разницу в ценах на партии одного и того же товара, скидки-уценки и прочие факторы, с трудом поддающиеся как описанию с помощью бумаги и ручки или в таблицах Excel, так и простому запоминанию.

Если совершить небольшой экскурс в прошлое, когда счеты еще успешно конкурировали с калькулятором, учет движения товаров происходил суммовым способом — товар приходовался продавцом по розничной цене и в конце дня оставалось только подсчитать и записать выручку в кассе. В конце определенного периода в процессе инвентаризации (ревизии) полученная выручка вычиталась из первоначальной суммы поступившего товара и вместе с общей стоимостью остатков должна была дать в итоге ноль либо выявить излишки или недостачу.

Никакой аналитики при данном способе ведения учета товаров не предполагалось — за суммами не было видно движение конкретного товара, оценить можно было только среднюю прибыль, да и просто посчитать большой ассортимент по правильным ценам было задачей не из легких. К сожалению, не далеко ушедший от калькулятора для большинства начинающих пользователей Excel и в наше время верой и правдой служит малому бизнесу, неоправданно усложняя ему жизнь многостраничными таблицами с огромным количеством наименований и разнообразных, часто плохо структурируемых сведений, на выходе предлагая все тот же, слегка модифицированный суммовой учет.

Плох тот солдат, который не мечтает стать генералом или Учет с расчетом на будущее

Выращивая в домашних условиях небольшое деревце, мы укореняем саженец сначала в маленьком горшочке, точно зная, что через определенный срок потребуется пересадка в новый попросторнее. С бизнесом все точно так же — открывая маленький магазинчик, где-то в глубине души каждый предприниматель имеет потаенную мечту со временем превратить его в большой, а то и развить целую сеть.

Задаваясь вопросом о том, как вести учет товаров в своем начинающем деятельность бизнесе, обязательно нужно иметь ввиду, что сегодняшняя сотня-другая наименований завтра превратится в тысячу, что помимо склада и розницы уже буквально в первые же месяцы потребуется куда-то фиксировать и поставщиков, и покупателей, и работу персонала, и желательно будет анализировать движение товаров и денежных средств в различных разрезах, оперативно, на текущий момент…

Но и громоздкие, с обширным функционалом, сложные настольные программы, типа 1С, рассчитанные в лучшем случае на средний бизнес, крепко стоящий на ногах — не выход из положения. Чтобы выжить маленькому, недавно открывшемуся предприятию торговли нужна простая и доступная система ведения учета товаров, открывающаяся с любого компьютера, подключенного к интернету, позволяющая выполнять все торговые операции, создавать, хранить и печатать документы, а главное — предоставлять все необходимые отчеты руководителю, что называется, в любое время дня и ночи.

Сегодня рынок интернет-услуг предлагает достаточно большое количество разнообразных учетных программ, созданных специально для нужд малого бизнеса, доступ к которым осуществляется через веб-сайты за необременительную абонентскую плату. Такова, например, система онлайн-учета “Большая Птица”.

Имея привычный для пользователей настольных программ, интуитивно понятный интерфейс, она позволяет без особых усилий вести учет товаров в рознице, создавать необходимую документацию, печатать ценники и этикетки, пользоваться сканером штрих-кодов. Кроме того, программа поддерживает многопользовательский режим с разграничением ролей и снабжена специальным интерфейсом продавца, позволяющим оптимизировать процесс продаж и контролировать работу персонала. В системе реализованы гибкая настройка цен, создание и обновление прайс-листов, а главное — многочисленные и разнообразные аналитические отчеты, оперативные и наглядные, позволяющие руководителю не только отслеживать текущее положение дел, но и прогнозировать дальнейшее развитие.

Разработчики “Большой Птицы” изначально строили систему, исходя из потребностей малого бизнеса. Специально для тех, кто находится в начале своего предпринимательского пути в системе есть бесплатный тариф “Колибри”, позволяющий развивать маленький бизнес в пределах одного склада и тысячи наименований товаров, чтобы когда-нибудь, в обозримом будущем, перейти на новый уровень в рамках тарифа “Альбатрос” — вести неограниченное количество складов, партнеров, наименований товаров, а может быть даже и несколько фирм, да хоть целую торговую сеть! С “Большой Птицей” у вас не возникнет больше вопрос: “Как вести учет товаров в рознице?” — вы будете думать о том, как наиболее эффективно развивать свой бизнес!

Маргарита Павлюченко — контент-редактор проекта “Большая Птица” — система онлайн-учёта для бизнеса, эксперт Центра разработки программных продуктов ООО «Этерон».

Какие способы контроля товара в магазине?

В ответе на вопрос, как вести учет в магазине продуктов, нужно запомнить, что на практике существует две методики – суммовой и аналитический контроль.

Учет продукции

Первый проводится по количеству присутствующих документов. Он очень простой, не требующий наличия компьютерной техники. Для его осуществления достаточно иметь под рукой тетрадь и калькулятор. Сначала ставят на приход поступивший товар и устанавливают ему цену. Такой шаг отмечается плюсом. Затем после получения денег от продаж ставится минус. В итоге получается схема учета: поступление – выручка = остаток. Главный недостаток такой методики – это неведение товара за цифрами подсчета. Она не дает возможности провести точный анализ по каждому виду товара в отдельности. Также нет возможности вычислить подставляемые продукты продавцами.

Аналитический контроль полностью исключает все эти недостатки. Для его применения понадобится компьютерная техника. На компьютере должен быть установлен текстовый редактор Word или Excel. В этой программе необходимо каждый день создавать новую страницу, где в первой колонке должен быть перечислен весь ассортимент. Далее указывается вес, наименование производителя и количество, поступившего в текущем месяце. С каждым приходом цифра количества меняется. В следующей колонке (заполняется каждый день) записывается продажа. Последнюю графу следует отвести под остаток. Такой механизм позволит в конце месяца легко проводить ревизию и сделать анализ, что больше пользуется спросом, а что мало интересует покупателей.

Какие главные рекомендации в организации?

На практике в организации учета применяют специальный алгоритм, состоящий из конкретных действий. Ими являются:

1. Наличие на рабочем месте продавца тетради, куда он обязан вписывать каждую единицу проданного товара. Вся указанная информация должна переноситься каждый день в созданный файл в Word/Excel формате по выше указанной методике. Также можно все сведения фиксировать с помощью одной из специальных программ. Их сегодня легко найти в специализированных магазинах.

   Использование программ

2. При поступлении товара требуется тщательно считать его количество по факту. Такая цифра должна точно сходиться с цифрой, указанной в накладной поставщика. Все количественные изменения следует отметить в электронном файле.
3. По истечении каждого месяца проводить итоговый подсчет и анализ привлекательности каждого вида товара. Сюда должен быть включен подсчет ассортимента по факту, лежащего на полках и хранящегося в кладовых. Такое действие обязательно должно совмещаться с проверкой срока годности. При выявлении продуктов с просроченным сроком годности, их следует убирать с полок и складывать в отдельном месте. Все полученные фактические сведения сравниваются с информацией на электронном файле.
4. Внедрение новых технологий в оснащении магазина. Это позволит вести учет в автоматизированном режиме. Для этого достаточно будет установить специальные сканеры, способные считывать штрих коды и сохранять информацию о количестве проданного товара. Такие устройства устанавливаются на кассе.

Технология рассмотренного алгоритма довольно проста. Она не требует специальной подготовки и знаний. Главное в нем – это внимательность и скрупулезность. Только таким образом идеально работает механизм учета товара в продуктовом магазине.

Как правильно организовать ревизию на продуктовой торговой площадке?

Период проведения ревизии составляет 30 дней. То есть она должна быть в конце каждого месяца. Для того чтобы продавцы знали порядок нужно для ревизии назначить конкретный день. Например, вторник последней недели месяца.

Проводится ревизия в несколько этапов:

Продукты питания

• Подготовка специального бланка (можно расчертить от руки) и определение остатка для определения недостачи или лишков.
• Этап проверки количества товара. Считать необходимо в две руки. Для этого нужно пригласить постороннее лицо. Запись ведется параллельно по схеме «продавец с владельцем» и «продавец с независимым лицом» на разных листах. Таким образом можно избежать возможных ошибок. Считать необходимо по видам товара. Например, начинают считать подсолнечное масло, затем конфеты и так далее. Просроченный и испортившийся товар записывают отдельно.
• Определение остатка. Вычисляют по формуле: «приход за месяц» + «остаток, высчитанный с прошлой ревизии» — «продажа за месяц». В результате получается сумма остатка за прошедший месяц.

В процесс ревизии должен быть заложен процент списания. Он необходим для исключения льда, обрезков, воды и прочих факторов.

Несомненно, учет в магазине проще поручить опытному бухгалтеру, но на начальном этапе развития коммерческой деятельности это будет дорогостоящим удовольствием. Поэтому лучше все начинать самостоятельно.