Обязательно ли ИП иметь печать?

Принятый в 2015 году Федеральный закон от 06.04.2015 №82-ФЗ отменил обязанность для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ обязательное наличие печати. По мнению инициаторов законопроекта, это должно снизить срок регистрации общества на один день. Может, это и так, хотя изготовление печати день точно не занимало, а вот последствия внедрения этой инициативы получились не очень радужные.
Указанный 82-ФЗ внес ряд изменений сразу в несколько законов, исключив печать хозяйственного общества от участия в следующих правоотношениях:

• Оборот этилового спирта и изделий на его основе.
• Двойные складские свидетельства (ст. 913 ГК РФ).
• Регистрация эмиссии ценных бумаг.
• Регистрация недвижимости.
• Частично из трудового права (ст. 230 ТК РФ).
• Из АПК и ГПК РФ (на доверенности для представителя — не обязательно, однако вопрос в самом заявлении остался открытым).
• Из ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
• Из ФЗ «О таможенном регулировании».
• Из госзакупок.

Однако практически сразу же возник конфликт с Рострудом, ведомством, которое решило уточнить обязательность проставления печати в трудовой книжке (Письмо от 15.05.2015 №1168-6-1). Правда, впоследствии смягчились, и указали что можно использовать печать «для документов».

Однако, существует ряд законов и подзаконных актов, откуда обязательность использования печати пока не вычистили. К примеру:

• Формы налоговой отчетности — декларации по УСН, по ЕНВД согласно письма Минфина России от 01.02.13.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Минтруда № 69 от 10.10.2003. Печать обязательна на 1 странице трудовой книжки + при увольнении, в конце записи каждого работодателя (в последней редакции такую обязанность отменили).
• Типовые формы заявлений, например, на получение лицензии. В частности, утвержденные к административным регламентам и т.п. (например, образец заявления о предоставлении лицензии на осуществление деятельности в области оказания услуг связи, утв. приказом Минсвязи № 357 от 27.12.2011 г.).
• Статьи 94, 186.1 НК РФ.
• Унифицированные формы документов, такие как форма ТОРГ-12, 2-НДФЛ, в которой “МП” – это один из реквизитов формы.
• Сюда же не так давно принятый КАС (Кодекс об административном судопроизводстве, п. 6 ст. 57).
• Сюда же сдача отчетности в ФСС и ПФР (правда, если им показать устав, в котором четко прописано что компания печать не использует, принимают без печати).

Индивидуальным предпринимателям вообще в законодательстве не предписана обязанность пользоваться печатью, хотя некоторые используют. А вот некоммерческим организациям этой отмены вряд ли удастся дождаться в обозримом будущем

Это одна из сторон медали об необязательности печати — законодательство к ее отмене до сих пор в полной мере не готово. Особенно ряд подзаконных актов. Плюс, консерватизм многих госструктур и частных компаний.

По замыслу законодателя, печать нужно было чем-то заменить. Или специальными бланками, или гербовой бумагой, или специальными голограммами, или вообще перейти на электронный документооборот с использованием ЭП (электронной подписи). Вряд ли можно сказать, что большинство компаний, отказавшихся от печати, перейдут на указанные способы защиты. Скорее, ничем не заменят. Что неизбежно повлечет возможные конфликты с контрагентами или банками, которым как-то не с руки доверять компаниям, не защищающим свои документы. Либо отправят к нотариусу, как к проверенному способу удостоверять написанное на бумаге. Правда, нотариусы и так все больше и больше участвуют в жизни компании, взять хотя бы удостоверение решений собраний, а по вопросу увеличения уставного капитала — и решения единственного участника.

Поэтому, хотя Россия поднялась в 2015 году в рейтинге Всемирного банка за счет отмены обязательности печати, пользоваться этой отменой на практике не рекомендуется. Стоит она не дорого, усилий для постановки затрачивает немного — а помогает избежать некоторых проблем.

, пожалуйста!

Круглая печать организации многие годы была обязательным атрибутом при оформлении документов. Но позже возможность работать без печати закон № 82-ФЗ от 06.04.2015 предоставил коммерческим обществам – АО и ООО. Правда, на практике оказалось, что есть немало ситуаций, при которых использование штампов осталось в силе. Так может ли ООО работать без печати в 2018 или нет? Давайте вместе разберемся в этом, на самом деле, непростом вопросе.

Для чего организации нужна печать

Напомним, что общество с ограниченной ответственностью – это юридическое лицо, которое самостоятельно участвует в гражданском обороте. От имени ООО действует его руководитель, он же, как правило, проставляет штамп организации на документах.

Можно сказать, что печать – своего рода символ власти в компании. Если руководителя нет, а клише хранится у него, то многие деловые бумаги просто невозможно оформить. Соответственно, директору, который использует печать, проще контролировать документооборот своей организации.

Обязанность общества иметь круглый штамп была прямо прописана в федеральном законе «Об ООО». Однако в 2015 году законодатели решили, что печать – ненужный и устаревший инструмент, поэтому применять его можно по желанию. Но при этом продолжили действовать многие нормативно-правовые акты, которые не допускали оформлять документы без оттисков организации.

Постепенно штампы стали необязательными для налоговых деклараций и первичных документов, но на деле ООО без печати до сих пор не могут работать. Почему? Потому что почти все юридические лица оказываются в ситуациях, когда она нужна.

Когда печать обязательна

• В первую очередь, печать для ООО обязательна, если в компании есть работники. А по статистике ФНС только в каждом десятом коммерческом общества работников нет вообще. Как правило, по трудовому договору оформлен хотя бы сам руководитель.

Так вот, в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, должны быть заверены печатью работодателя. Поскольку любой трудовой договор рано или поздно прекращается, печать обязательно потребуется большинству компаний.

• Во-вторых, если организация работает с наличными деньгами и оформляет приходные кассовые ордера, то в 2018 году продолжает действовать условие проставлять на ПКО штамп.
• В-третьих, до середины 2019 года при приеме от физических лиц наличной оплаты за оказание услуг вместо кассового чека можно выдавать бумажный БСО. А бланк строгой отчетности признается действительным, только если на нем стоит печать исполнителя.

Добавим сюда также споры с контрагентами, которые могут не подписывать договор, если он не скреплен штампом общества с ограниченной ответственностью. Действительно, независимо от вида договора, сторона сделки вправе настаивать на включение в текст конкретного условия, которое она считает существенным. То есть, если партнер требует проставить на документах штамп, это надо сделать, иначе сделка не состоится.

Но это еще не всё. В законе «Об ООО» теперь есть такая норма: «Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать». Соответственно, в любой момент может быть принят законодательный акт, который обяжет компанию использовать печать в определенной ситуации.

Как видим, на вопрос, нужна ли печать для общества с ограниченной ответственностью, можно ответить, что скорее да, чем нет. К сожалению, законодатели поспешили ввести отказ от штампов, не обеспечив реальные возможности сделать это.

Как регулируется применение печати

Несмотря на то, что клише организации – это важный деловой атрибут, законодательно его применение в 2018 году никак не регулируется. Государственного федерального реестра печатей коммерческих структур никогда не было.

Правда, в период с 1998 по 2005 годы под контролем регистрационной Палаты г. Москвы был создан городской реестр клише, но только для столичных организаций и индивидуальных предпринимателей. Этот порядок учета печатей действительно помогал бизнесу в ведении документального оборота и в судебных спорах.

Однако ФНС, которой поручено администрировать процедуры регистрации юридических лиц и ИП, признала ведение реестра самоуправством городской администрации и потребовала его аннулирования.

Сейчас упоминание о применении печати для ООО можно найти только в уставе. Предполагается, что если соответствующей записи в уставе нет, то общество не имеет клише. Однако никто не может гарантировать, что организация имеет печать, даже если в учредительном документе об этом ничего не говорится. Какой-либо ответственности за это не предусмотрено.

Учитывая, что официально установленного порядка нет, каждой организации стоит разработать свои внутренние документы об условиях использования, хранения и уничтожения клише.

Как выглядит печать ООО

Итак, как мы выяснили, без штампа организации трудно, а в некоторых случаях и невозможно, оформлять бумажные документы. И хотя документооборот в последние годы активно переходит в электронную форму, бумажные носители еще не скоро исчезнут из деловой практики.

Если вы только планируете заказать клише для созданной организации, то наверняка задаетесь вопросом: «Что должно быть на печати ООО?» Как мы уже обсудили, никаких официальных требований к оттискам нет. Теоретически на клише может быть изображено все, что угодно.

Тем не менее, надо учитывать традиции деловой практики, а также то, что печать должна отображать основные сведения об организации. Кроме того, вы наверняка обращали внимание, что клише разных юридических лиц имеют примерно одинаковые размеры.

Действительно, изготовители печатей во многом ориентируются на ГОСТ Р 51511–2001 (применяется только для изображений с государственным гербом), а также распоряжение мэра г. Москвы № 843-РМ, в соответствии с которым вели столичный реестр. В этих документах установлены требования к клише, которые к печатям коммерческих субъектов не применяются, но на практике часто соблюдаются.

Конечно, вы можете заказать штамп любого размера и формы, но если говорить о традиционных оттисках, то для них характерны такие особенности:

• указание полного фирменного наименования ООО на русском языке, кодов ИНН и ОГРН, местонахождения, т.е. населённого пункта;
• черный или синий цвет используемых чернил;
• круглая (диаметр 38-42 мм), равносторонняя треугольная (длина стороны 38-42 мм) или прямоугольная (стороны длиной 35-50 мм и 70-100 мм) форма.

Для защиты клише от подделки производители предлагают к простой резиновой основе дополнительные опции, которые могут сделать оттиск уникальным и запоминающимся.

Например, с помощью лазерной гравировки можно перенести на изображение полутоновые рисунки и фотографии. Или использовать специальные контрольные метки (след от пылинки, имитация кляксы или брызг, намеренный дефект отдельных букв и знаков, наплыв краски). Метки также могут быть химическими или ультрафиолетовыми, т.е. заметными только при особом освещении.

Есть специальные клише с тиснением, которые оставляют на бумаге рельефный след. Усложнит подделку особый шрифт, разработанный специально для заказчика, или уникальная гильоширная сетка с тончайшими линиями. Так что, если вы решите использовать печать для ООО, то заказывайте клише, которое станет отличительным знаком для ваших документов.

Требования в 2018 году

Значительных изменений использование в 2018 году не претерпело.

На основании №82-ФЗ от 06.04.2015 организации уже с 2015 года могут не применять в деятельности печать, если она отсутствует, но при условии, что это прописано в их Уставе.

В конце 2016 года Министерство Труда опубликовало ряд приказов:

• №648н от 15.11.2016;
• №589 от 31.10.2016;
• №588н от 31.10.2016.

Они прояснили спорные моменты и добавили новые нюансы. В некоторых вопросах теперь требуются дополнительные документы. Например, фирмам, у которых Уставом не предусмотрена печать, при составлении Справки о заработке для исчисления пособий сотруднику необходимо будет приложить документы, подтверждающие права должностных лиц, подписавших Справку, копию паспорта физического лица или свидетельство о государственной регистрации ИП.

Также при запросе в ФСС о подлинности уже выданной Справки сотруднику с прошлого места работы вместе с запросом нужно будет предоставить аналогичные документы на право его подписания.

А главное, решен самый спорный момент – наличие оттиска при заполнении трудовых книжек. Раньше Минтруда определяло обязательность его проставления, даже если организация отказалась от нее в своей деятельности, сейчас проставлять печать нужно только тем обществам, которые ее используют.

Остальные нормы и правила в 2018 году не изменились.

Деятельность ООО без печати и ее отмена

В апреле 2015 года вышел №82-ФЗ, который вносил в законы, касающиеся печати ООО и АО, формулировку «при ее наличии», т.е. трансформировал обязанность использовать ее в право.

С этого времени каждая организация сама для себя определяет необходимость применения печати, однако законом может быть оговорены документы, в которых проставление ее все же обязательно. Это ПКО, РКО, бланки строгой отчетности и т.д.

Во всех остальных документах на сегодняшний день оттиск может не ставиться, но только если это зафиксировано в Уставе общества. Печать проставляется на усмотрение предприятия в бухгалтерской и налоговой отчетности, первичных документах, доверенностях, трудовых книжках и других бланках.

Внимательно нужно отнестись к договорам. Если в договоре, заключенном ранее, было прописано обязательное проставление оттиска в образцах ПД, то либо нужно его проставлять и дальше, либо заключить дополнительное соглашение о его исключении из обязательных реквизитов документов.

В целом отмена является преимуществом для бизнеса и стимулирует все больший отказ от бумажных носителей. С развитием технологий легче выбирать современные способы идентификации, переходить на электронный документооборот.

Так, в налоговой отчетности все чаще проставляется ЭЦП, а в судейской практике оттиск квалифицируется уже как дополнительный реквизит, а не обязательный. Тем более с 2013 года организации вправе самостоятельно разрабатывать бланки первичных документов, главное, чтобы они были зафиксированы в учетной политике.

Изготовление и способы защиты

Итак, когда общество решает использовать печать, изготовить ее довольно просто. Этим занимаются штемпельные мастерские.

Цена небольшая и зависит от степеней защиты. Изготавливать клише с изображением герба могут только сертифицированные организации.

Обычно самое простое клише и оснастка делаются 1–3 часа, но если организация ответственно и серьезно подходит к своей безопасности, стоит задуматься о ее защите. Экономия в этом случае может дорого обойтись, привести к убыткам.

При этом нужно предоставить копии:

1. Устава.
2. Свидетельства о государственной регистрации.
3. Доверенности руководителя.
4. Для АО – решение собрания акционеров.
5. Если в оттиске планируется использовать товарный знак, то свидетельство о его регистрации.
6. Ну и, конечно, заявление с прописанной причиной изготовления.

Многие фирмы-изготовители идут навстречу своим клиентам и существенно уменьшают перечень требуемых документов.

Способы защиты печатей:

1. Микротекст – печать текста 0,5-0,8 мм.
2. «Макраме» — гильоширная или тангирная сетки. Это сложный рисунок тонкими пересекающимися линиями менее 0,1 мм толщиной.
3. Специальное искажение шрифта – имитация дефекта некоторых букв.
4. Растровое поле – общепринятый способ, используемый в гербовых печатях.
5. Полутоновые изображения.
6. «Цербер» – УФ-метки, невидимые при обычном освещении.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец письма-заявки на изготовление печати (штампа)
• Приказ о смене печати предприятия
• Образец приказа о печати предприятия
• Акт приема-передачи печати

Защищенные такими способами клише сложно подделать фотополимерной технологией, которой обычно пользуются мошенники. Для лучшей защиты организации нужно соблюдать правила:

• использовать несколько печатей, при необходимости сделать дополнительные;
• периодически менять образец;
• не употреблять клише из фотополимера;
• совмещать несколько способов защиты при изготовлении, обращаться только к сертифицированным фирмам-изготовителям;
• соблюдать инструкцию по применению;
• назначить лицо, которое будет отвечать за хранение и передачу печатей.

Уничтожение и замена

В случаях, когда печать стала не нужна, ее нельзя просто выбросить. Печать необходимо уничтожить физически, причем сделать это можно двумя способами:

1. Самостоятельно. По факту уничтожения комиссионно составляется Акт, в котором прописывается дата, адрес, присутствующие и причина уничтожения. Также в акте должен быть образец старого оттиска, способ приведения в негодность и вывод о невозможности употребления. После чего Акт подписывается всеми членами комиссии и хранится постоянно.
2. Обращение в штемпельную мастерскую. При этом составляются Акт о передаче и заявление, предоставляются вместе с доверенностью на уничтожение, копию паспорта руководителя и лица, уничтожающего печать. Документы, подтверждающие действие сторонней организацией, также хранятся постоянно.

Уничтожению подлежат печати при их замене на новые или при ликвидации общества.

Замену проводят по нескольким причинам:

• переименование фирмы, изменение ее данных;
• механический износ;
• плановая замена;
• утеря или кража.

Во всех случаях новое клише изготавливают только после уничтожения старого, а если эскиз не менялся, на новом проставляется знак «Д» – дубликат.

Новые требования

Рассматривая законодательство 2018 года, и сравнивая его с прошлогодними законами, можно прийти к мнению об отсутствии больших различий. В основе лежит все тот же ФЗ №82, благодаря которому применение печати не является обязательным. Если ООО приняло соответствующее решение и не применяет оттиск в работе, это должно найти отражение в уставе организации.

Более точные ответы можно почерпнуть из серии приказов, которые выпущены в конце 2016-го Минтруда (номера 648, 588, а также 589). С их помощью удалось разъяснить ряд моментов, в том числе по отношению к документальной базе.

Рассмотрим ситуацию из реальной жизни. К примеру, ООО не применяет печать, но в определенный момент требуется оформление справки о доходах для начисления пособия работнику. В этом случае придется приложить бумаги, которые бы подтверждали права должностных лиц подписывать справку. Это может быть свидетельство о госрегистрации или паспорт физлица. Кроме того, при наличии запроса с ФСС может потребоваться предоставление этих же бумаг.

Благодаря приказам, удалось решить еще один важный нюансы — потребность в наличии печати на страницах трудовой книжки. Ранее Минтруда обязывало ставить оттиск даже в том случае, если компания не применяла такой инструмент в своей деятельности. С учетом имеющихся разъяснений печать должна предоставляться тем обществам, которые ее используют. В остальном правила и нормы для 2017 года остались без изменений.

Тонкости регистрации и применения

Ранее ООО должны были регистрировать печать в период создания компании, а также заниматься утверждением ее эскиза. Сегодня в этом нет необходимости, а подобные требования не описаны ни в каких законодательных актах. Это значит, что обществу не нужно получения уведомления или разрешения в государственных структурах о введении в действие печати.

Несмотря на определенные послабления, к применению оттиска нельзя относиться «спустя рукава», ведь это один из главных деловых элементов любой компании. Более того, государственные структуры рекомендуют создавать каждому ООО инструкцию о применении архивного дела и оборота документов с учетом ГОСТа.

В инструкции может быть отражена следующая информация:

• Список оттисков компании — главной и дополнительной, число экземпляров.
• Правила применения.
• Место для хранения.
• Перечень должностей, которые несут ответственность за сохранение печатей, а также имеют право их применения.
• Список бумаг, в которых обязательно наличие оттисков (главных и дополнительных).

Печати должны храниться и выдаваться другому лицу после внесения записи в журнал и под расписку. Если печать не применяется, ее необходимо запереть в специальный ящик.