Образцы деловых бумаг

Понятие о деловом документе

12345

ВВЕДЕНИЕ

1.Понятие о деловом документе

2. Классификация деловых документов

3. Текст делового документа

4. Реквизиты и оформление делового документа

5. Характеристика отдельных видов деловых документов

5.1 Информационный деловой документ и документов коллегиального органа, их реквизиты

5.2 Распорядительный документ

5.3 Организационный документ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛИТЕРАТУРА

ВВЕДЕНИЕ

Тема реферата «Деловой документ» по дисциплине «Документоведение».

Цель работы – рассмотреть понятие о деловом документе; уметь выполнять классификацию деловых документов; рассмотреть составление текста делового документа, его реквизиты и оформление; произвести краткие характеристики отдельных видов деловых документов, а именно:

— информационного делового документа и документа коллегиального органа;

— распорядительного документа;

— организационного документа.

Понятие о деловом документе

Деловой документ является разновидностью непубликуемого, т. е. предназначенного для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

Подавляющее большинство используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксированной информации является документ.

К деловым документам относятся:

— информационные;

— документы коллегиальных органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные и служебные записки);

— распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

— организационные (положения, уставы, инструкции);

— документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, по контрактной системе найма работников);

— документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка);

— документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

— учетно-финансовые (оформление открытия счета в банке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты, трудовые соглашения, поручения);

— документы по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию совместных предприятий).

Деловые документы часто называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией (совокупность документов по определенному предмету).В учреждениях, организациях и предприятиях образуются функциональные комплексы документов (потоки и массивы) или функциональные системы документации: организационно-распорядительной, финансово-расчетной, снабженческо-сбытовой и т. п.

Деловой документ отличается совокупностью внешних признаков, включающих способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форму и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного оформления и начертания знаков письма.

Большинство деловых документов оформляются согласно формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные документы с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков. Существуют стандарты на унифицированные системы документации.

Зачастую документы под одним названием входят в разные системы документации. Например, заявления на предоставление отпуска и на открытие расчетного счета в банке относятся к различным системам документации, хотя имеют одно название — заявление.

Деятельность по созданию документов называется документированием. Условия, обеспечивающие движение, поиск и хранение документов, объединяются под общим названием — организация работы с документами. Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами в процессе управленческой деятельности, называется делопроизводством.

Деловые документы (деловая документация)

Деловые документы — это официально-деловые документы, регламентирующие деятельность организаций, учреждений, предприятий, фирм. Их часто называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией. Управленческая документация — очень емкое, широкое понятие, включающее различные классы документов. Так, например, «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)» охватывающий унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве, содержит детальный систематизированный следующих унифицированных систем документации:

— организационно-распорядительной;

— банковской;

— финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской;

— бюджетных учреждений и организаций;

— отчетно-статистической;

— по труду;

— пенсионного фонда РФ;

— внешнеторговой документации.

Из всего этого множества этих документов будет рассмотрены лишь основные, наиболее типичные виды деловых документов, представленные в табл.2.

Таблица 2. Виды деловых документов

Вид деловой документации	Состав документов
Организационно-правовые	— Устав организации; положение об организации (о структурных подразделениях) штатное расписание; должностные инструкции работникам; правила, памятки и т. п
Плановые	План, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.
Распорядительные	— Постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
Справочно-информационные	Протоколы, докладные записки, объяснительные записки, заявления; переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение или электронное письмо.
Справочно-аналитические	Акты, справки, сводки, заключения, отзывы, списки, перечни.
Отчетные	Отчеты, отчетные справки

В отличие от других официальных документов (законов, указов, стандартов и т. п.), издающихся большими тиражами и ориентированными на неограниченный круг пользователей, многие из деловых документов относятся к неопубликованным документам, поскольку существуют в ограниченном количестве экземпляров и предназначены для узкого круга лиц (приказ, расписка, заявление т. п.). Отличительной особенностью деловых документов является то, что большинство из них оформляются согласно формуляру-образцу

Формуляр-образец — единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).

Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.

Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых деловой документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. К числу важнейших реквизитов деловых документов относятся: учреждение-автор (как правило, указывается на бланке), вид документа (приказ, акт, служебная записка, заявление и т. п.), адресат, подпись, печать, дата и др.

Приведем краткую характеристику основных видов деловых документов.

Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, и должностной состав, функциональное содержание деятельности в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.

Плановая документация. Плановые документы отражают результаты планирования и обычно имеют следующие названия: план; перспективный план; программа; график; схема; генеральная схема. Особенность плановых документов — они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, на пять лет, год, квартал и т. п.

Распорядительная документация. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ними задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы и т. п., с. точки зрения порядка принятия решений делятся на две группы: 1) документы, принимаемые коллегиально. Например, постановления и решения, принятые каким-либо коллективным органом (советом, дирекцией, правлением, ректоратом и т. п.: 2) документы, принятые в условиях единоличного принятия решений. Например, приказ генерального директора, распоряжение ректора и т. п.

Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы служат для обеспечения принятия обоснованных управленческих решений. Они выполняют служебную (подчиненную) роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Эти документы лишь сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Отчетная документация — деловые документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия или фирмы за определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц, декада. Они позволяет сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:

— государственная статистическая отчетность;

— ведомственная отчетность;

— внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом РФ и являются обязательным для всех учреждений, организаций и предприятий. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться отчет или справка отчетного характера ( в отличие от аналитической справки)