Письмо как начать

Что нужно знать про волшебный абзац

Лид также называют содержательным подзаголовком: он возглавляет основной текст, содержит основную проблематику статьи, ставит ключевые вопросы, содержит своеобразные приманки для читателя.

Иногда его оформляют другим шрифтом или средствами разметки отделяют от прочего текста. Смысл один: читатель «зацепился» взглядом за заголовок, и если он привлекателен, изучает первый абзац — интересно ли? Читать дальше или не стоит?

Цель первого абзаца: познакомить читателя с темой контента, подготовить к правильному восприятию текста.

Цель определяет задачи:

• Захватить внимание аудитории;
• Породить интерес к теме;
• Анонсировать ключевые моменты, о которых пойдет речь в основном тексте.

В лид-абзацы принято помещать своеобразные «якоря» или триггеры внимания. Напишите такой лид, в котором читатель узнает себя или насущную проблему, — заинтересуете. Если не получится — читать статью человек не будет. Поэтому первый абзац занимает второе место по важности для текста после заголовка. Вам будет полезно прочитать статью об «Искусстве заголовка» !

Якорь — обещание выгоды, достоверное сообщение, что при прочтении посетитель узнает ценное, интересное и полезное. Если такое обещание дается, его нужно сдержать. Вы же не хотите потерять благодарность ЦА, вызвать разочарование?

Как написать удачный лид-абзац

Сейчас вы пройдете краткий интенсив, после которого научитесь самостоятельно писать эффективные подводки. Время чтения — 2 минуты.

Первый урок окончен! Это был типичный пример качественного лид-абзаца:

• Обещание в наличии,
• Цель намечена,
• Польза для читателя имеется.

Конкретике нет места в подзаголовке, его задача — обозначить направление дальнейшего повествования. Подробное раскрытие заданной темы непременно должно произойти далее в статье. Не стоит сосредотачивать конкретику в одном месте, как это любят делать в выводах, заключительных абзацах. Детали нужно распределять по тексту равномерно, чтобы читатель получал информацию дозированно, не отвлекаясь от изучения статьи.

Сформулируем основные правила лид-абзаца:

• Ориентируемся на ЦА;
• Избавляемся от затянутости;
• Концентрируем суть вокруг главной проблемы;
• Предлагаем решение;
• Убираем излишки, «воду» и очевидные факты.

Теперь посмотрим, как они реализуются.

Типичная ошибка, которую совершают авторы, — затянутое вступление. Почему размеры подводки ограничены абзацем? Который обычно включает 3-4 предложения? Потому что иначе получится не лид, а текст.

Первый абзац должен четко обозначить целевую аудиторию, на которую рассчитана статья. Для этого необязательно перечислять профессии. Вы не поверите: обозначить целевую аудиторию можно глаголами. Мы поступили так во вступлении к статье «Еще 10 методов генерации идей»:

Польза есть, обещание на месте, ЦА — все, кто творит и изобретает.

Излишества тут не уместны. Представим, что нужно написать лид-абзац для продающего текста на сайт по продаже цветов. Можно начать так:

«Каждая девушка любит, когда ей дарят цветы. Неважно, какого оттенка у нее волосы, какой рост и сколько дней рождения отмечено. Цветы — лучший подарок! Вопрос, где купить хороший букет, обычно возникает перед самым праздником. Не ищите: вы уже зашли по верному адресу — звоните в «Ромашку», заказывайте цветы в Санкт-Петербурге для своих любимых! Работаем круглосуточно, подберем букет под любой бюджет».

Что лишнее? Дамам нравятся цветочки — очевидно, избавляемся, как и от утверждения про лучший подарок. Суть: в Санкт-Петербурге работает фирма «Ромашка», где можно срочно заказать цветы. Мужчины часто забывают о важных датах, откладывают покупку на последний момент — ЦА, на нее и рассчитываем.

Поэтому можно сократить:

«Забыл заказать цветы для любимой? Выручат в «Ромашке»! Круглосуточная доставка по Санкт-Петербургу, букет под любой бюджет!»

Потом уже стоит рассказать подробности: какие цветы, стоимость, где находятся магазины.

Любые словесные излишки помешают читателю обнаружить в лид-абзаце суть. Учитывайте, веб-контент люди обычно просматривают по диагонали, поэтому важно, чтобы каждое слово имело вес.

— Лид-абзац необходим каждому тексту, не только продающему. Именно он должен заинтересовать аудиторию. Первый абзац определяет содержание статьи: если в нем затронута некая тема, ее непременно нужно раскрыть. Нельзя заманивать читателя обещаниями, которые текст не сдержит. Сообщить нужно только самую суть, а в какой форме — в виде интриги, истории, резюме, цитаты — решать автору.

>Другие статьи по тегам контент-маркетинг интернет-маркетинг

Лид-абзац

Лид-абзац (или просто лид) — это самый первый абзац текста, часто оформленный другим шрифтом. Происходит слово от английского lead (вести, направлять, приводить), но у него есть и русский синоним — «подводка». Это не случайно: лид как бы «подводит» читателя к тексту и заставляет прочитать статью.

(Примечание: термин «лид» имеет еще одно значение: так в маркетинге называется потенциальный покупатель).

Лид-абзац выполняет четыре функции:

1. Вызывает интерес. И это главная его задача. Помните классическую формулу AIDA? Если заголовок статьи должен привлекать внимание (Attention), то цель лид-абазаца — заинтересовать аудиторию нашим материалом (Interest).

1. Дает представление о теме. Если заголовок только «намекает» на содержание, то лид говорит о нем открытым текстом и позволяет привлечь свою аудиторию.

1. Сообщает самое важное. Это экономит читателю время. Лид-абзацы новостей вкратце рассказывают все необходимое, а лиды продающих статей помогают быстро уловить выгоду и при желании сразу перейти в раздел «Заказы».

1. Облегчает навигацию. Заголовки и лиды — это то, что видит читатель на главной странице газет и сайтов. Они позволяют найти нужный материал и не захлебнуться в потоке информации.

Есть много разновидностей лидов: резюмирующие и интригующие, в виде эпизода статьи и в виде цитаты. Какую форму выбрать — зависит от вкуса копирайтера и конкретной задачи.

Каким должен быть хороший лид-абзац?

• Коротким. Лучше использовать не более 3-4 предложений. «Много букофф» отпугивают читателя, а небольшой абзац как бы говорит, что осилить его совсем нетрудно.

• Без воды. Поскольку лид должен быть коротким, то нужно с пользой применять каждое слово. Всякие «ни для кого не секрет» и «как вы уже знаете» — верх расточительности. К тому же из-за воды любой текст теряет динамику и убедительность.

• Без лишних подробностей. То же самое: экономьте место и не теряйте динамику. Если кто-то захочет узнать детали, то прочитает саму статью.

• Сообщающим главное. Не прячьте ваши «козыри» вглубь текста: сразу ошарашьте аудиторию интересными фактами и выгодными предложениями.

• Понятным. Осторожно с метафорами и креативом: если люди не поймут, о чем идет речь, то вряд ли захотят читать дальше.

• Самодостаточным. В идеале лид-абзац — самостоятельная мини-статья, не зависящая от последующего текста.

• Интригующим. Для этого в него вставляется «крючок» (он же «хук», он же «якорь») — намек на то, что впереди ждет самое интересное.

Умение создавать цепляющие лид-абзацы приходит с опытом и требует тренировки. Неплохой прием — коллекционировать чужие удачные решения, а потом использовать их для вдохновения или в качестве шаблонов.

И еще: лид не менее важен, чем заголовок. Он стоит того, чтобы подумать над ним как следует. При необходимости можно написать несколько вариантов и выбрать из них самый удачный.

Какие виды деловых писем различают

По функциональному признаку

• Обязательно требующие ответного письма: письмо, содержащее просьбу; письмо, содержащее приглашение; такие коммерческие письма, как: письмо-рекламация, письмо-предложение, письмо-запрос;
• Не требующие обязательного ответного письма: письмо-извещение; информационное письмо; гарантийное письмо; письмо-подтверждение; письмо-предупреждение; письмо-отказ; письмо-напоминание; письмо-декларация, то есть заявление; письмо-распоряжение; сопроводительное письмо.​

По признаку адресата

• Циркулярные и обычные. Обычное деловое письмо направляется на один адрес, а циркулярное – на несколько. Письма можно отправлять как традиционно, то есть по почте, так и посредством факсимильной, телеграфной, телетайпной связи, а также электронной почтой. Нетрадиционные способы отправки деловой переписки служат инструментом быстрого решения возникших вопросов.

По структурным признакам

• Нерегламентированное деловое письмо содержит в себе авторский стиль и состоит из предыстории и текста, написанного согласно правилам коммерческого этикета.
• Регламентированное деловое письмо пишется по шаблону, при этом соблюдается не только рекомендованный текст письма, но и его оформление, реквизиты, формат листа и другие принятые компанией правила. Такие письма призваны решать регулярно возникающие вопросы экономико-правовых отношений компании. Тексты регламентированных писем разработаны и представляют собой совокупность определенных синтаксических конструкций.

Также различают деловые письма коммерческого характера, которые предваряют заключение договора, то есть содержат в себе оговорки по согласованию контрактных условий.

Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами.

Деловое письмо является официальным обращением, но оно не исключает дополнительного устного обращения по одному и тому же вопросу. Деловое письмо подразумевает письменный ответ от контрагента, что является важным для компании документом (например: официальное соглашение обо всех условиях сделки).

11 важных элементов в структуре делового письма

Деловое письмо должно содержать в себе четкую структуру. Это поможет сэкономить время на составление делового письма, правильное донесение и понимание его содержания, а также позволит получить внятный и точный ответ.

1. Реквизиты отправителя (адресанта) содержат в себе сведения об адресанте. Деловое письмо пишется на бланке компании, соответственно данная информация обычно содержится в левом верхнем углу письма.
2. Реквизиты получателя (адресата) содержат в себе информацию о наименовании организации, адрес, Ф. И. О. и должность того, кому конкретно предназначено письмо.
3. Дата составления и отправления делового письма. Обычно на фирменном бланке компании существует специально отведенная строка для проставления даты написания письма. Дата помогает отличать письма среди многочисленной переписки компании.
4. Заголовок содержит в себе наименование темы делового письма. Заголовок должен быть лаконичным и понятным, так как данная составляющая делового письма указывает на степень важности его для адресата и адресанта.

5. Обращение. Обычно обращение в деловом письме содержит в себе наименование должности, Ф. И. О. Обращение пишут с большой буквы и располагают посередине строки. «Уважаемый» считается традиционным обращением.

6. Преамбула, или вводная часть. В данной части письма объясните причины и цели обращения к адресату. Напомните получателю информацию, непосредственно касающуюся темы письма, это могут быть даты, события, факты, документы. Преамбула письма готовит адресата к информации, изложенной в основной его части. Вводная часть письма может состоять как из одного предложения, так и из нескольких.

7. Основная часть делового письма по объему может быть разной, в ней излагается суть обращения, ваши аргументы, факты.

8. Заключение лучше прописать вежливыми фразами.

9. Подпись. Закончите деловое письмо подписью, состоящей из наименования должности и Ф. И. О. отправителя. Перед подписью вы можете поставить следующие варианты вежливых фраз: «С уважением», «Благодарим за сотрудничество», «Надеемся на плодотворное сотрудничество», «Искренне Ваш» и т. п.

10. Постскриптум. Данная часть письма не является обязательной. В ней вы можете дописать что-либо о произошедшем важном событии или приписать сведения, косвенно касающиеся темы письма.

11. Приложения могут не прилагаться к тексту делового письма. Приложения лучше оформить на отдельных листах. Особых правил написания приложений не существует.

Шаблоны и фразы для деловой переписки

Извещения:

1. Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
2. Сообщаем, что задержка по отгрузке товара произошла ввиду…
3. Извещаем, что мы…
4. Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
5. Доводим до Вашего сведения, что…
6. Ставим Вас в известность, что руководство предприятия приняло решение…

Модели выражений, объясняющих мотивы (самые популярные обороты речи, используемые в начале делового письма):

1. В соответствии с письмом заказчика…
2. В соответствии с протоколом…
3. В ответ на Вашу просьбу…
4. В подтверждение нашей договоренности…
5. В целях усиления охраны имущества…
6. В связи с тяжелым положением…
7. В подтверждение нашего телефонного разговора…
8. В связи с проведением совместных работ…
9. В порядке оказания технической помощи…

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

1. От третьего лица единственного числа, к примеру: Предприятие «Свет» не возражает… Компания «Аккорд» гарантирует… Совместная российско-американская компания «Лига К» предлагает…
2. От третьего лица множественного числа, к примеру: «Администрация и профком предприятия «Свет» убедительно просят…»
3. От первого лица множественного числа: Сообщаем… Подтверждаем… Просим…

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

1. От первого лица единственного числа, к примеру: Ставлю Вас в известность… Прошу Вас… Довожу до Вашего сведения…
2. От первого лица множественного числа, к примеру: Поддерживаем… Поздравляем… Одобряем… Мы получили телеграмму от Вас…

Просьбы:

1. Прошу сообщить информацию о производителе товара…
2. Прошу Вас принять меры…
3. Просим Вас проверять ход выполнения работ на производстве…

Отправка документов или материальных ценностей:

1. Высылаем подписанное с нашей стороны соглашение…
2. Направляем интересующие Вас документы заказным письмом…
3. Направляем схемы для сборки оборудования…

Подтверждения:

1. Предприятие «Свет» подтверждает условия поставки электрооборудования…
2. Подтверждаем направление спецификаций на товар…
3. С благодарностью подтверждаем получение Вашей заявки и начинаем ее выполнять…

Предложения:

1. Мы можем рекомендовать Вам…
2. Предлагаем Вам приобрести…
3. Мы можем предложить Вам…

Приглашения:

1. Приглашаем Вас нанести визит…
2. Просим Вас принять активное участие в дискуссии на тему…
3. Приглашаем Вас принять участие в рассмотрении проекта…

Отказ и отклонение предложения (проекта):

1. Ваше предложение (проект) было отклонено нами по следующим причинам…
2. Направленный Вами проект договора подряда нами не может быть согласован по следующим причинам…

Напоминания:

1. Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по договору оказания услуг составляет…
2. Напоминаем, что согласно графику платежей Вы должны…
3. Напоминаем Вам, что срок выполнения работ по договору истекает…
4. Напоминаем, что в соответствии с должностной инструкцией Вы должны…

Гарантии:

1. Качество выполненных работ гарантируем.
2. Сроки оказания услуг гарантируем.
3. Оплату гарантируем.

Интерпретация собственной позиции:

1. Наше предприятие не может поставить Вам оборудование в срок… ввиду следующей сложившейся ситуации…
2. Возражений против проведения дополнительных работ не имеем.
3. Наши обращения по вышеизложенной проблеме не привели к положительному результату.

Интерпретация действий другой стороны:

1. Обещания, которые Вы нам дали, не выполняются.
2. Совершенно непонятно, почему Ваша компания уклоняется от…
3. Задержка конечного срока выполнения работ может привести…

Заключительные слова:

1. Убедительно просим Вас не задерживаться с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
2. Надеемся, что наши просьбы будут услышаны и выполнены.
3. С пожеланием успехов в вашей производственной деятельности.
4. Просим извинить нас за неточности в исходной документации.
5. Просим извинить нас за задержку с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
6. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Как писать? Общие правила делового письма

Для того чтобы грамотно вести деловую переписку, используйте официальный стиль делового письма. Официально-деловое письмо отличается краткостью и понятностью подачи основного вопроса, унификацией используемых выражений и соответствием нормам этикета.

Лучше составить деловое письмо по одному конкретному вопросу или по нескольким, но взаимосвязанным. Когда у компании есть необходимость обратиться к одному и тому же корреспонденту по разным, не взаимосвязанным друг с другом вопросам, составьте разные письма и направьте их на один адрес.

По правилам ведения бизнес-переписки принято направлять ответ на деловое письмо, исключения составляют информационные письма. Примите за правило отвечать на письма контрагентов быстро и четко. Долгое затягивание с ответом сказывается на имидже компании и может быть расценено как отказ от дальнейшего сотрудничества.

Текст делового письма нужно писать несложными фразами, не используя витиеватые речевые обороты, предложения должны быть безэмоциональными, без лишней любезности и грубости, без лишних подробностей. В тексте письма не должно быть ни орфографических, ни пунктуационных ошибок. Как вести переговоры, успешно манипулировать самому и противостоять чужим манипуляциям, вы узнаете на курсе «MBA-Intensive: Стратегический менеджмент в условиях кризиса» в Школе генерального директора.

Необходимо понимать, цель делового письма – это возможность приобрести новых партнеров по бизнесу, увеличить продажи, выразить претензии, ускорить сроки оплаты за поставленный товар или выполненные услуги, поздравить, пригласить на мероприятие или презентацию и т. д.

Согласно этикету деловой переписки, допускаются такие варианты обращения:

• «Уважаемые господа!» – используют, если обращаются к коллективу;
• «Уважаемая Екатерина Сергеевна!» – используют при налаженных деловых отношениях, такое обращение уменьшает дистанцию между сторонами;
• «Уважаемый господин Петров!» – используют при официальном обращении к партнеру, когда между сторонами переписки существует дистанция.

Структура текста делового письма состоит из трех частей:

• в начале письма прописывают причину, цель и основание написания делового письма;
• далее следует предложить пути решения проблемы, изложить просьбу, сделать определенные выводы или дать конкретные рекомендации;
• в конце кратко резюмируйте текст письма и подведите итоги следующими словами: «мы уверены», «мы надеемся» и т. п.

Что писать? Текст и язык делового письма

Нет единообразного подхода к языку делового письма, так как каждое письмо пишется индивидуально, согласно сложившейся ситуации, и подстроено под конкретного получателя. Но мы рассмотрим общие критерии языка и стиля делового письма, обеспечивающие как стилистическую, так и лексическую грамотность.

Язык делового письма обладает частотой повторяемости и единообразием речевых средств.

В принципе, деловое письмо состоит из определенного набора стандартных фраз и оборотов. Бывает, что деловое письмо написано эмоционально, тем самым оно показывает личность автора. Старайтесь избегать излишней эмоциональности в деловой переписке, письмо должно быть написано четко и нейтрально. Не нужно эмоционально окрашивать факты, которые можно изложить сухо и конкретно. В тексте делового письма должны отсутствовать диалектные и просторечные выражения, модальные слова, междометия. Задача автора письма, прежде всего, заключается в том, чтобы объективно изложить факты, не выливать на адресата свои эмоции и субъективное отношение к нему. В тексте письма вы должны отразить логически выстроенную последовательность изложения. Узнайте о пяти фразах, которые убивают любое деловое письмо

Следовательно, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами:

• нейтральная и надличностная форма изложения письма;
• единообразие, стандартизация терминов и речевых средств;
• повторяемость определенных языковых форм в конкретных частях делового письма.
• уменьшение диапазона речевых средств.

При составлении делового письма крайне важно его информационное насыщение, то есть содержание необходимого количества сведений.

Предметом официально-делового письма считается сообщение адресату информации о сложившейся ситуации, а также оценка и анализ такой ситуации. Деловое письмо может обобщить несколько ситуативно-оценочных моделей, для этого разложите их содержание по разным абзацам текста письма. Разбив текст письма на абзацы, вы сможете облегчить его восприятие и показать плавные переходы от одной мысли к другой, то есть адресат получает информацию порционно.

Типичный абзац состоит из трех частей:

• абзацный зачин;
• абзацная фраза;
• комментирующая часть.

Тема абзаца раскрывается в абзацном зачине, в этой части абзаца говорится о том, о чем пойдет речь дальше. Основная информация абзаца содержится в абзацной фразе. Подытожить результаты написанного можно в комментирующей части абзаца. Комментирующую часть абзаца лучше начинать словами: «в этой связи», «таким образом», «поэтому» и т. п. Не всегда можно провести явные границы между частями.

Связь между предложениями абзаца можно осуществить за счет повтора.

Повтор — это вид логико-грамматической связи как между предложениями, так и между абзацами. Определенные элементы предыдущего предложения повторяются в последующем предложении в измененном или неизменном виде. Помимо этого, между предложениями используют такие связующие слова или словосочетания, как: «в результате этого», «согласно Вашей просьбе», «в порядке оказания помощи» и т. п.

Важно отразить в деловом письме не индивидуальные, а групповые интересы компании. Текст делового письма должен исходить не от авторского «я», а от коллективного «мы». При этом следует избегать в переписке местоимения «мы», так как окончания глаголов показывают, от чьего лица ведется повествование. Осторожно используйте в деловом письме местоимение «он», так как это местоимение обезличивает того, о ком идет речь, и делает язык письма фамильярным.

Поддерживайте объективный стиль делового письма, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным.

Недопустимо использовать в деловой переписке дерзость, неучтивость, бестактность по отношению к адресату. Излишняя обходительность и вежливость также неуместна в деловой переписке между контрагентами. При написании делового письма следует отдать приоритет четкости и строгости, нежели избыточной вежливости и учтивости.

Часто при написании делового письма нарушаются демократические традиции деловой переписки.

Обычно это происходит тогда, когда адресату навязывают определенное действие, которое он должен совершить, например: «В Ваш адрес отправляем окончательный вариант проекта контракта. Просим его рассмотреть и утвердить».

В данном примере отправитель делового письма нарушает этикет тем, что не дает выбора адресату, ведь направленный проект контракта может быть не утвержден им по тем или иным причинам.

Для получателя важно, кто подписал адресованное ему письмо.

Не менее важно найти верный и серьезный подход для написания деловых писем. Несоблюдение элементарных требований к деловой переписке может привести к тому, что письма могут стать юридически незначимыми, а это приведет к трудностям в работе с документооборотом компании.

Объем официально-делового письма, как правило, не должен превышать одной страницы текста.

Как составить правильное деловое письмо: начало делового письма и окончание

Перед сотрудниками компании часто встают вопросы: «Как писать деловые письма?», «Каковы правила написания делового письма?». Итак, сначала пишется заголовок письма. Заголовок должен быть лаконичным, понятным, броским, так как данные характеристики помогут выделить ваше обращение к адресату из остальной корреспонденции. Не будет лишней краткая аннотация к письму, она необходима в том случае, если адресат не сможет сразу прочитать весь текст сообщения.

Рекомендуем использовать в начале текста делового письма комплименты. Назовите компанию адресата надежным партнером, известным предприятием города и т. п. Не будет лишним прописать в деловом письме предложение о дальнейшем плодотворном сотрудничестве.

Постарайтесь к концу делового письма не перейти на призывную интонацию и не употреблять директивные фразы:

• «обязательно позвоните нам»;
• «в случае если вас заинтересовало наше предложение, вам необходимо связаться с нами по телефону» и т. п.

Такими фразами вы показываете потенциальным партнерам, что ваше деловое письмо о сотрудничестве может их не заинтересовать. Перефразируем это предложение на менее категоричный тон: «Для рассмотрения предложения нашей компании вы можете связаться с нами по следующим телефонам…»

Заканчивая текст письма, вставьте полный перечень документов (при необходимости). Документы пронумеруйте в хронологическом порядке.

Закончить деловое письмо можно словами:

• С уважением, (Ф. И. О.);
• Спасибо, что уделили внимание;
• С почтением, (Ф. И. О.);
• Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Оформление делового письма: форма и внешние атрибуты

Официально-деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации.

Деловое письмо следует печатать с использованием полей: правое поле – не менее 1,5 см; левое поле, с учетом последующей подшивки к документации, – не менее 3 см. Для написания деловых писем, как правило, используют шрифт Times New Roman, 12-го размера и одинарный интервал.

Исходящий номер и дата написания письма отмечаются в верхнем левом углу и дублируются в журнале учета исходящей документации. Если ваше обращение является письмом-ответом, то под исходящим номером и датой проставляется номер и дата письма, на которое вы отвечаете. В верхнем левом углу пишут название компании-адресата, должность и Ф. И. О. руководителя или специалиста, которому предназначается письмо. В нижнем левом углу письма прописывают наименование должности руководителя, Ф. И. О., и ставится его подпись, а ниже – должность, фамилия исполнителя и номер его контактного телефона.

Содержание письма состоит из трех блоков:

• формула делового письма – суть обращения;
• обоснование обращения;
• вспомогательная информация.

Если вы пишете ответное письмо, то необходимо учтиво сослаться на последнее полученное от адресата обращение. Если ваше письмо является началом деловой переписки с иностранным контрагентом, то следует представить свою организацию: наименование, сфера деятельности, цели и задачи, которые преследует компания на международных рынках. Не расписывайте во всех подробностях деятельность своей компании, к письму достаточно приложить буклет, отражающий все аспекты работы предприятия. В тексте письма обязательно пропишите ссылку на буклет.

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Как написать электронное деловое письмо: особенности и правила

Не забывайте важность заполнения поля «Тема» электронного сообщения. Как правило, на электронную почту любой компании поступает огромное количество сообщений, по теме письма адресат быстро вычислит нужную ему корреспонденцию, остальное удалит или отправит в спам.

Лаконично формулируйте тему делового письма, вы должны в нескольких словах отразить суть сообщения. Точное и броское название темы сразу привлечет внимание адресата. В противном случае ваше сообщение может попасть в спам.

Если вы пишете в ответ на присланное сообщение, то в поле «Тема» заведено писать «Re: первоначальная тема». Если вы отвечаете на письмо, но тема переписки меняется, то переписку лучше начинать с нового письма.

Если вы отвечаете на электронное сообщение, оставьте текст предыдущего письма целиком либо, в случае объемного сообщения, процитируйте только важные части письма. Такой цитируемый текст предыдущего письма ставится в начале нового сообщения.

При ответе на письмо отправителя не следует начинать переписку с нуля, не сохраняя предыдущую историю общения. В случае такого ответа адресат будет вынужден искать исходники вашей с ним переписки.

Если письмо содержит важные сведения или срочную информацию, то установите степень важности как «высокая». Деловое письмо с отметкой важности будет выделяться среди прочих входящих сообщений адресата. Пользуйтесь этой функцией, если письмо действительно является важным, не злоупотребляйте ею.

Не пишите текст или его часть заглавными буквами, это воспринимается как агрессия и нападение.

Откажитесь от использования в тексте электронного делового письма сленговых выражений и сокращений, исключение из них составят лишь общеизвестный сленг и аббревиатуры.

Допустимо использовать в электронной переписке смайлы, но в особо строгих официально-деловых письмах лучше от них воздержаться.

Не делайте грамматических ошибок. Наличие в тексте ошибок, описок портит репутацию отправителя письма.

В конце письма используйте краткую информацию об отправителе (должность, Ф. И. О., название организации, контактные данные).

Если вы к письму прикрепляете дополнительные документы, то сделайте об этом отметку в тексте письма. По сложившимся нормам этикета, не предупреждая адресата об объеме приложений, вы можете прикреплять 2–3 мегабайта информации. Если прикрепленные документы весят более 3 мегабайтов, советуем уточнить у адресата возможность прохождения такого объема через его почтовый сервер, так как многие специалисты пользуются почтовыми сервисами с телефона.

Стоит ли делать запрос о подтверждении получения письма? Многих пользователей сервис подтверждения раздражает, и они расценивают его как подозрение в своей безответственности. Но на практике почтовая служба может работать с перебоями, а отправителю необходимо достоверно знать, получил ли адресат его послание. Поэтому наш ответ: можно, но редко и в крайних случаях.

В принципе, структура электронного делового письма мало чем отличается от делового письма на бумажном носителе, но некоторые особенности существуют.

Как правило, в электронных сообщениях взамен традиционного обращения используют приветствие получателя. Приветствие и персональное обращение к адресату порождают. Обезличивание письма рассматривается как бестактность, а отсутствие приветственных слов говорит о невоспитанности и равнодушии отправителя. Приветственные слова лучше написать в отдельной строке, отделив ее от основного текста делового письма. Если стороны переписки обмениваются сообщениями неоднократно в течение дня, то допускается не ставить приветствие.

Если отправитель письма не знаком с адресатом и пишет ему впервые, то начать письмо нужно с объяснения причин обращения.

Основной текст должен быть максимально лаконичным, но при этом информативным.

Наилучший размер текста электронного делового письма – 1 страница, то есть адресат сможет ее прочитать без прокручивания страницы почтовой программы. Разделите текст письма на абзацы, адресатом легче воспринимается пришедшая информация, поделенная на смысловые части. Старайтесь делать абзацы короткими и отделять их друг от друга пробелами.

Заключительную часть письма и подпись отделите от основного текста делового письма пустой строкой.

Закончите электронное деловое письмо одной из рекомендуемых фраз: «Всего наилучшего…», «С уважением…», «Искренне Ваш…» и т. п.

В реквизите подписи не следует использовать сокращения. Адресат, следуя тексту делового письма, должен знать, как обратиться к автору в ответной переписке. Помимо Ф. И. О. автора, нужно указать его должность и наименование компании. Прописав эти сведения, вы даете адресату возможность оценить вашу компетентность в решении того или иного вопроса. Ниже необходимо прописать дополнительные сведения и контактные данные, такие как: дополнительный рабочий электронный адрес, личный электронный адрес, номера телефонов, адреса, ссылки на страницы в социальных сетях и т. п. Например:

С уважением,
Николай Петров,
старший менеджер проекта «Русское зерно»

http://rus-zerno.ru
E-mail: nik_petrov@rus-zerno.ru
Раб. тел. +7 (921) 976-43-56
Москва

Время ответа на письмо – важнейший показатель отношения к потребностям ваших клиентов и партнеров. В различных компаниях есть разные мнения по поводу скорости ответа на электронные письма. Наиболее приемлемым временем на ответ после получения электронного делового письма считается 2–3 часа. В том случае, если ответ на письмо требует дополнительных временных затрат, направьте в адрес отправителя ответное письмо, в котором подтвердите получение сообщения и укажите сроки направления ответа на поставленные вопросы.