Делопроизводитель это секретарь

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

• Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
• Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
• Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
• Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
• Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
• Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

• регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
• передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
• регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
• получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
• передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

• назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
• эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
• регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

______________________________ УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации) ______________________________

(наименование должности

уполномоченного на утверждение

должностной инструкции лица)

(подпись с расшифровкой)

«____»________________ 20____г.

(указать дату)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ-ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

1. Общие положения

1.1. Секретаря-делопроизводителя относят к категории технических исполнителей.

1.2. Секретаря-делопроизводителя назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора компании.

1.3. Секретарь-делопроизводитель непосредственно подчиняется начальнику документационного обеспечения/ генеральному директору организации/ заведующему канцелярией.

1.4. Во время отсутствия секретаря-делопроизводителя его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации.

1.5. Требование к квалификации секретаря-делопроизводителя установлены:

· «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и дргих служащих», утв. постановлением Минтруда от 21.08. 1998 № 37;

· Профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. Приказом Министерства труда и соцзащиты РФ н.

1.6. Секретарь-делопроизводитель руководствуется в собственной деятельности:

· действующим законодательством РФ;

· положением о структурном подразделении;

· данной должностной инструкцией

· нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;

· Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

· Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;

· распоряжениями и приказами начальства.

2. Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель выполняет такие должностные обязанности:

2.1. Регистрирует и принимает корреспонденцию, направляет в структурные подразделения.

2.2. Соответственно с резолюцией руководителей предприятия передает на исполнение документы, создает банк данных, оформляет регистрационные карточки.

2.3. Ведет картотеку учета документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает справки, которые необходимы, по зарегистрированным документам.

2.4. Отправляет по адресатам исполненную документацию.

2.5. Ведет учет отправляемой и получаемой корреспонденции, хранит и систематизирует документы текущего архива.

2.6. Обеспечивает быстрый и удобный поиск документов.

2.7. Сдает в архив предприятия и подготавливает документальные материалы, информационные банки/ базы данных или регистрационную картотеку, составляет описи дел, которые передаются на хранение в архив.

2.8. Принимает на подпись документы начальника отдела документационного обеспечения/заведующего канцелярией, проверяет правильность их оформления и составления.

2.9. Обеспечивает сохранность служебной документации.

2.10. Исполняет особые служебные поручения непосредственного начальника.

3. Права секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений начальства предприятия, которые касаются его деятельности.

3.2. Выносить на рассмотрение начальства предложения по улучшению работы, которая связана с обязанностями секретаря-делопроизводителя.

3.3. Запрашивать по поручению специалистов и руководителей подразделений, непосредственного начальника или лично документы и информацию, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей.

3.4. Требовать от начальства предприятия оказывать содействие в исполнении должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель ответственен:

4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, — в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.

4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.

Должностная инструкция разработана в соответствии с _____________________________.

(наименование, номер и дата документа)

Руководитель _________________________________ _____________ ________________

(наименование структурного подразделения) (подпись) (ф. и.о.)

Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, который устанавливает права, обязанности и ответственность сотрудника.

Согласно Трудовому Кодексу РФ должностная инструкция не считается обязательным для составления документом, но как кадровый документ с четко прописанными правилами, полезен как работнику, так и самому работодателю.

Должностные инструкции необходимы для:

• распределения труда между персоналом предприятия;
• повышения ответственности работника за вверенный ему участок работы;
• при решении спорных вопросов между работником и администрацией.

Хорошо организованное функционирование предприятия основано на точном выполнении всеми сотрудниками требований должностных инструкций, где грамотно и четко определены и разграничены обязанности исполнителей на каждом отдельном участке.

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции подразделяются на:

• типовые и
• индивидуальные.

Типовые инструкции создаются предприятий отдельных отраслей и их подразделений и служат исходным примером для разработки индивидуальных должностных инструкций конкретных сотрудников.

Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.

Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.

Оформление документа

Должностная инструкция, как официальный кадровый документ, должна подчиняться требованиям ГОСТа и содержать определенные реквизиты, такие как:

1. Наименование организации;
2. Вид документа;
3. Номер, дата;
4. Утверждение, согласование;
5. Основной текст;
6. Подписи составителей, визы ознакомления.

Должностную инструкцию разрабатывает начальник структурного подразделения, затем она визируется юридическим отделом (юристом), кадровой службой и/или начальниками иных служб и отделов, с которыми будет взаимодействовать делопроизводитель при работе.

Утверждается должностная инструкция начальником предприятия или его заместителем, курирующим данное подразделение.

Секретарь-делопроизводитель

Профессия секретаря-делопроизводителя требует от сотрудника профессиональной компетентности, коммуникабельности, отличных деловых и личных качеств. Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.

Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей.

Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.

Для оперативного решения поставленных вопросов ему необходимо знать административный персонал предприятия, вышестоящее руководство, начальников подразделений.

Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:

• Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями
  (свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
• Ответственность – способность отвечать за выполнение поставленных задач;
• Организованность – умение рационально подготовить рабочее место, распределить время;
• Инициативность – умение проявлять способности в своей компетенции и другие.

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут разниться в зависимости от размеров и деятельности предприятия, количества сотрудников, структуры организации и так далее, но основными функциями делопроизводителя считается работа с внешней входящей-исходящей корреспонденцией и управление оборотом внутренних документов предприятия.

Порядок оформления инструкции не регламентируется установленными нормами, и составитель индивидуально решает, какие пункты в ней будут содержаться.

Тем не менее, существует ряд положений, которые требуется отразить в должностной инструкции. В их числе:

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (Связи по должности)

В разделе Общие положения содержатся:

• общие сведения о штатной единице (секретарь делопроизводитель),
• порядок назначения, замещения и освобождения от занимаемой должности (приказ руководителя),
• квалификационные требования (образование, стаж, навыки – знание ПК, орг.техники),
• основные нормативно-правовые документы, в соответствии с которыми сотрудник осуществляет свою деятельность (Устав, инструкции, положения, правила внутреннего распорядка, данная инструкция),
• подчиненность (руководителю предприятия, начальнику отдела).

Функциями секретаря делопроизводителя считается выполнение вспомогательно-технических задач, облегчающих деятельность руководства предприятия. К ним относится:

• документальное обеспечение руководителя (работа с корреспонденцией и внутренним документооборотом – прием, оформление, регистрация, контроль исполнения документов);
• техническое обеспечение (организация совещаний, приема граждан и сотрудников, телефонные обслуживание и другое).

Раздел Должностные обязанности должен содержать более конкретные виды работ:

1. по обработке входящей и исходящей корреспонденции;
2. по организации регистрации, учету, хранению документации, передаче документов в соответствующие структуры;
3. по контролю сроков исполнения документов, а так же их оформления.

Раздел Права регламентирует полномочия секретаря. В этом разделе оговаривается:

• право работника на принятие самостоятельных решений (определить круг вопросов),
• право согласования и/или подписания определенных видов документов,
• право доступа к конфиденциальной информации,
• право внесения рекомендаций, позволяющих усовершенствовать его деятельность, и так далее.

В разделе Ответственность на усмотрение работодателя может быть прописана общая формулировка о том, что сотрудник несет ответственность за невыполнение должностных обязанностей, законодательства РФ и внутренних нормативных документов. А может содержаться перечень конкретных взысканий по каждому пункту обязанностей.

Раздел Взаимоотношения (Связи по должности) не обязателен для отражения в инструкции, но очень упрощает организацию работы, так как определяет круг должностных лиц, с которыми делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности.

Предлагаемый образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит шаблонные положения и основной перечень полномочий секретаря и хорошо подходит в качестве основы для разработки индивидуальной должностной инструкции. Скачайте образец должностной инструкции делопроизводителя

Каковы права и обязанности работника?

Права секретаря-делопроизводителя:

• Иметь доступ к открытой и конфиденциальной информации, которая необходима для осуществления деятельности секретаря.
• Выдвигать предложения по совершенствованию и оптимизации трудового процесса компании/предприятия.
• Получать информацию, необходимую для работы, из других отделов.
• Иметь комфортные условия работы и отдыха.
• Принимать участие в составлении, согласовании, и осуществлении решений, которые касаются компании.
  Обязанности:
• Ведение деловой документации.
• Организация встреч руководителя.
• Прием телефонных звонков и посетителей.
• Решение конфликтных ситуаций.
• Прием и отправка почты.
• Поддержание жизнеспособности офиса.

Необходимые пункты

Обязательным условием для приема на работу секретаря делопроизводителя является быстрая обучаемость специалиста и умение находить быстрые решения в нестандартных ситуациях.

Некоторые руководители предъявляют дополнительные требования, которые могут включать в себя знание профессиональных компьютерных программ.

Секретарь-делопроизводитель – это работник, который отвечает за оборот документации в компании, их сохранность и правильность.

Эта должность включает в себя:

• Контроль базы документации, архива.
• Регистрацию контактов и посетителей.
• Распределение дел на рабочий день.
• Работа с оргтехникой.
• Прием звонков.

Требования к знаниям и умениям

Обязанности секретаря-делопроизводителя отличаются от тех, которые возлагают на рядового работника офиса, просто принимающего звонки и варящего кофе.

Такая должность требует внимательности, организованности, и ряда профессиональных и личных качеств.

Знания, необходимые секретарю:

• Право: трудовое, административное.
• Законодательство: акты, которые необходимы для работы с документацией.
• Систему иерархии власти в своем регионе.
• Принципы работы в заданной области.
• Структуру работы, ее организацию.
• Основы управления труда.
• Азы менеджмента.
• Нормы выполнения каждого из видов задач.
• Правила пользования техникой.
• Основы коммуникативной психологии.
• Порядок архивации.

Навыки и умения:

• Осуществление эффективной работы офиса, распределять обязанности.
• Планирование дел в соответствии загруженностью.
• Своевременное продление сроков документации.
• Организация выездных встреч и командировок.
• Ведение информационного обеспечения офиса.
• Ориентировка в периодике.

Элементарные знания (грамотность устная и письменная)

Даже если секретарь большую часть времени уделяет работе с цифрами, ему не обойтись хотя бы без элементарных грамматических навыков.

Секретарь – это лицо фирмы. И от того, как он преподнесет себя может зависеть исход важной сделки. Письменная и устная грамотность создаст положительный имидж всей организации.

Продолжительность рабочего дня

Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.

В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.

Обычно, день секретаря проходит так:

1. Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
2. Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
3. Проверка и обработка корреспонденции.
4. Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
5. Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
6. Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
7. Разработка плана на следующий рабочий день.
8. Доклад руководству о проделанной работе.
9. В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
10. Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.

Иерархия

• Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
• Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.
• Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.

Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.

Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.

Ответственность

Существуют обязательные и дополнительные пункты ответственности:

• За полное или частичное невыполнение служебных обязанностей.
• За игнорирование инструкций и приказов.
• За нарушение внутренних правил компании, подрывание дисциплины.
• За разглашение конфиденциальной информации.
• За невыполнение правил пожарной и электрической безопасности.

Право подписи

Обычно право подписи принадлежит руководителю. Но некоторые акты местного значения могут быть утверждены секретарем. Такая возможность обязательно должна быть прописана в уставе организации.

Подписи секретаря достаточно для получения доставок, канцелярии, и продуктов, обеспечивающих жизнедеятельность офиса.

Необязательные пункты и права сотрудника

1. Высокая скорость набора текста.
2. Заданная продолжительность работы с одним клиентом.
3. Прохождение тренингов и курсов по ораторскому мастерству.
4. Подготовка шаблонов документов.
5. Требования к росту и весу.

Требования к внешнему виду, вежливости

Секретарь – это первый человек, которого видит и слышит посетитель компании, поэтому ему нужно поддерживать себя в форме. Элементарные правила этикета помогут держать себя достойно даже с самыми сложными клиентами.

• Хороший секретарь никогда не позволит себе беспричинно заставлять клиента ждать.
• Не хамит и не раздражается.
• Выглядит опрятно, имеет аккуратный маникюр и минимальное количество макияжа.
• Не пользуется духами с резким ароматом.
• Имеет чувство стиля, носит на работу классическую одежду.

О чем следует помнить

Секретарю следует помнить о его значении в компании. Все дела держатся на нем, поэтому необходимо приучить себя к ведению дневника.

Навыки тайм-менеджмента просто незаменимы, поэтому нелишним будет посетить соответствующие тренинги и семинары.

Должностные обязанности делопроизводителя секретаря

Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.

Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:

• структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота;
  совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;
  заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
• контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
• отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

• иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
• обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
• уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
• вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

• аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
• способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
• способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
• хорошая память для запоминания большого объёма информации;
• высокое чувство ответственности;
• доброжелательность;
• коммуникабельность;
• грамотная чёткая речь;
• спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
• спокойное восприятие критики в свою сторону.

Сотруднику, который отвечает вышеперечисленным требованиям, будет несложно справиться с работой. Но, кроме того, у специальности существуют некоторые медицинские противопоказания:

• аллергия и/или астма на бумажную пыль;
• сердечно-сосудистые заболевания, в частности, аритмическая и гипертоническая болезни, пороки сердца;
• нервные расстройства.

Если со здоровьем у сотрудника нет таких проблем, то для выполнения им работы не должно возникнуть никаких трудностей.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

1. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
2. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
3. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
4. Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
5. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
6. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
7. Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.

Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер.

Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Общие положения

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Должностные обязанности

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Права

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи:

• требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя;
• запрашивать нужную для работы информацию;
• получать доступ ко всем информационным базам предприятия;
• знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя;
• содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Утверждаю

Генеральный директор

Л.В. Сандый-оол

«____» ______________г

1.Общие положения

1.1. Секретарь-делопроизводитель назначается и освобождается от должности генеральным директором организации. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря-делопроизводителя его обязанности могут быть возложены на бухгалтера, владеющего компьютером. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа генерального директора, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

1.2. Секретарь-делопроизводитель должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.

1.3. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», нормативными документами по вопросам выполняемой работы методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, а также Уставом и локальными правовыми актами организации (в том числе Правилами внутреннего правового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь-делопроизводитель соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

2. Должностные обязанности

Секретарь-делопроизводитель должен знать:

2.1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

2.2. Структуру и руководящий состав организации и его подразделений;

2.3. Организацию делопроизводства;

2.4. Методы оформлении обработки документов;

2.5. Архивное дело;

2.6. Машинопись;

2.7. Правила пользование приемно-переговорными устройствами;

2.8. Стандарты УСОРД;

2.9. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

2.10. Основы этики и эстетики;

2.11. Правила делового общения;

2.12. Основы организации труда и управления;

2.13. Правила эксплуатации вычислительной техники;

2.14. Основы административного права и законодательства о труде;

2.15. Правила внутреннего трудового распорядка;

2.16. Правила и нормы охраны труда.

Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемой менеджер по продаже несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

3. Функции

На секретаря возлагаются следующие функции:

3.1. Организация делопроизводства.

3.2. Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

3.3. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

3.4. Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию передает ее в соответствующие подразделение или конкретным исполнителем для использования в процессе работы или по подготовки ответов.

3.5. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.

3.6. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директора, организует проведение телефонных переговоров директора.

3.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также соблюдением сроков выполнения указаний поручений.

3.8. Обеспечивает рабочее место директора всеми необходимыми средствами организационной техники.

3.9. Организует прием посетителей.

3.10. Организует командировки директора.

3.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего директора.

4. Права

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

4.1. Знакомится с проектами решений директором организаций, касающимся его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5 . Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.

4.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации.

4.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

5. Ответственность

5.1. Секретарь несет ответственность за невыполнение и несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

5.2. За не соблюдение действующих инструкций приказов и распоряжений по сохранению тайны и конфиденциальности информации.

5.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил, техники безопасности и противопожарной безопасности.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь-делопроизводитель:

6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному генеральным директором.

6.2. Получает от директора информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

С инструкцией ознакомлена: __________________________________А.В. Сат

Профессия секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель — это специалист, который контролирует документооборот организации. Он обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию, распределяет и подшивает внутреннюю документацию, ведёт архив, утилизирует документы, срок хранения которых истёк. Полный список того, что входит в обязанности этого специалиста, определяет его работодатель. Секретарь подчиняется напрямую руководителю, нередко является по совместительству его личным помощником.

Востребованность секретаря-делопроизводителя не вызывает вопросов. Любое современное предприятие, даже малый бизнес с 10-15 работниками имеет такой документооборот, что контролировать его без отдельного специалиста не представляется возможным. Именно этой работой и занимается делопроизводитель.

Эта профессия не подразумевает карьерного роста. Хотя опытный и хорошо зарекомендовавший себя специалист может претендовать на аналогичную должность в более престижной организации с высокой оплатой. Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата секретаря в регионах составляет 15-20 тысяч рублей, в Москве — 40 тысяч рублей. Делопроизводители в государственных учреждениях — в мировом суде, в детском саду, в школе — обычно начинают с минимальной заработной платы. Через несколько лет можно рассчитывать на небольшие надбавки за стаж.

Секретарь-делопроизводитель контролирует документооборот организации

Функции

Работа секретаря-делопроизводителя может показаться скучной и монотонной, но в действительности эти специалисты выполняют довольно много разнообразных дел в течение рабочего дня. Основная их функция — контроль документооборота организации. Если речь идёт о секретаре в суде, вероятно, специалист будет только вести протоколы судебных заседаний. Работник в офисе не только занимается документами и корреспонденцией, но и принимает звонки, а также обеспечивает обратную связь между руководством и структурными подразделениями.

Основные функции делопроизводителя во многом определяются спецификой организации и сферы, в которых он трудится.

Секретарь лучше всех в компании должен знать документацию, быстро ориентироваться в ней и должным образом хранить. Если руководителю необходимо найти приказ трёхлетней давности, именно грамотный делопроизводитель за минуту подаст ему нужную папку с искомым документом. В редких случаях выполняет функции инспектора — проверяет, как выполнены поручения руководителя в структурных подразделениях.

Обязанности

Основную часть рабочего времени делопроизводитель будет уделять бумагам. Контроль документооборота компании, активное управление им на практике подразумевает выполнение множества дел и заданий. Часть из них будут рутинными и повторяться изо дня в день, другие потребуют специальной подготовки и особенного внимания.

Стандартный перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя включает:

• ведение документооборота компании;
• подготовка проектов приказов, распоряжений, договоров;
• деловая переписка;
• ведение протоколов встреч и заседаний;
• подготовку отчётов по своему направлению работы;
• обеспечение связи между руководством и структурными подразделениями;
• доведение важной административной информации до сотрудников компании;
• регистрацию приказов руководства;
• приём, регистрацию, распределение входящей корреспонденции;
• подготовку и отправку входящей корреспонденции;
• выполнение личных поручений руководства;
• встреча гостей, клиентов, деловых партнёров;
• приём входящих звонков.

Работодатель может как сократить, так и расширить перечень обязанностей секретаря. Что именно будет делать делопроизводитель на рабочем месте, определит его начальник.

Профессия секретаря подойдёт коммуникабельным людям, которые не боятся бумажной работы

Требования к работнику

Требования к кандидату на должность секретаря, как правило, подразумевают не образование, а конкретные навыки и умения. Кадровик компании укажет в вакансии следующие характеристики:

• внимательность;
• терпимость к монотонной бумажной работе;
• коммуникабельность, вежливость;
• уверенный пользователь ПК — стандартные офисные программы, 1С, в редких случаях графические редакторы;
• умение пользоваться оргтехникой — принтер, сканер, ксерокс, факс;
• презентабельный внешний вид;
• спокойный характер, стрессоустойчивость;
• грамотная устная и письменная речь.

Специалист должен ориентироваться в правилах и нормах делопроизводства. Возможно, окончить соответствующие курсы. Опыт работы в аналогичной сфере обычно считается преимуществом, но большинство работодателей принимают кандидатов и без опыта работы.

Как правило, требования в государственном учреждении менее строги из-за меньших зарплат.

Медицинских противопоказаний к такой работе нет, но некоторые ограничения могут быть установлены для людей с аллергией на бумажную пыль, нервными расстройствами, а также с заразными заболеваниями. Секретари много контактируют с другими людьми, а нередко становятся неофициальными лицами компании, потому что именно их первыми видят посетители в приёмной.

Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — это очень важный документ, который раскроет сотруднику полный перечень его служебных обязанностей. Выше мы кратко перечислили, что делают секретари на рабочем месте, но именно из инструкции делопроизводитель должен узнать, чего ожидает от него работодатель.

Инструкция всегда является приложением к трудовому договору, без него не имеет законной силы. Важно учесть, что этот документ содержит информацию не только об обязанностях, но и о правах, и ответственности работника.

Стандартный перечень прав секретаря включает:

• знакомиться с нормативными актами организации;
• требовать от сотрудников организации соблюдать нормы документооборота и выполнять поручения руководителя;
• иметь доступ ко всем информационным базам предприятия, к архивам электронных и бумажных документов.

Ответственность секретаря подразумевает не только необходимость в срок и в полном объёме исполнять обязанности, но и обеспечивать сохранность вверенного имущества. Это касается офисной техники, компьютеров, телефонов. Не менее важно учесть, что в силу профессиональных особенностей, такой специалист получит доступ к коммерческой тайне и другой секретной информации. Поэтому уместно будет подписать отдельное соглашение о неразглашении.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель — это важное звено в любой организации. Этот специалист контролирует документооборот, принимает и отправляет корреспонденцию, а также выполняет личные поручения руководителя. Для этой работы не требуется высшее образование, но необходимы внимательность, умение терпеть рутину, знание норм документооборота и умение решать несколько задач одновременно. Эту профессию нельзя отнести к высокооплачиваемым, но любой портал для трудоустройства в любой момент времени предложит десятки вакансий.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Особенности профессии делопроизводителя: содержание должностной инструкции, требования, предъявляемые к сотруднику, основные права и обязанности

Делопроизводитель – это очень важная и ответственная профессия, приобретающая все большую популярность. Ведь от работы данного специалиста напрямую зависит оборот всей документации в организации, что оказывает существенное влияние абсолютно на все аспекты деятельности предприятия.

К специалисту, занимающему должность делопроизводителя, наниматель предъявляет определенный перечень требований относительно навыков, умений и личных качеств, только соответствуя которым, можно занять вышеупомянутую должность.

Все требования, предъявляемые к сотруднику, функции, которые он будет исполнять в организации, кому он будет подчиняться и чьи поручения исполнять, его права и обязанности – все эти немаловажные аспекты отражены в должностной инструкции.

Именно поэтому, прежде чем отдать предпочтение определенной профессии очень важно ознакомиться с ключевыми моментами ее должностной инструкции.

В каких организациях можно работать делопроизводителем?

В условиях современной действительности значительно возрос уровень оборота документации во всех видах организаций и ведомств. Большое количество как внутренних, так и внешних документов в различном формате, от традиционного — на бумажном носителе до электронного, требует строгой регламентации, грамотной организации и правильного хранения. То есть, возникает необходимость привлечения отдельного специалиста, отвечающего за оборот документов в той или иной организации.

Любая крупная фирма, государственная организация или иное предприятие больших размеров нуждается в услугах профессионального делопроизводителя.

В небольших организациях чаще всего служебные обязанности делопроизводителя выполняет секретарь, совмещая работу по документообороту со своими прямыми обязанностями – обработку корреспонденции, исполнение личных поручений руководителя, ответы на звонки и прочее.

Еще совсем недавно делопроизводством фактически занимались архивариусы и писари, а сама профессия не относилась к числу распространенных и перспективных. Однако, на сегодняшний день ситуация коренным образом изменилась – крупнейшие ВУЗы страны выпускают дипломированных и квалифицированных специалистов в данной сфере. А сама профессия приобретает все большую популярность.

Что входит в обязанности делопроизводителя?

Достаточно сложно привести полный перечень должностных обязанностей специалиста по делопроизводству. Ведь во многом они специфичны и напрямую зависят от отрасли, в которой ведет работу та или иная организация или ведомство. Но, не смотря на это, можно выделить целый ряд основных функций, выполняемых делопроизводителем:

• Регистрация и обработка всей входящей и исходящей корреспонденции компании. Все входящие письма, служебные записки, приказы, поступающие в организацию, должны быть приняты и надлежащим образом обработаны. Процесс обработки корреспонденции происходит в несколько этапов. На первом этапе необходимо принять корреспонденцию. Независимо от способа получения корреспонденции (почтовое отправление, служба доставки или же электронная почта) любой входящий документ необходимо принять соответствующим образом. На следующем этапе входящую корреспонденцию сортируют по различным основаниям (в зависимости от отправителя, по содержанию, по срочности и пр.). Далее следует регистрация входящей корреспонденции. В процессе регистрации любой входящий документ вносится в электронную базу и в журнал учета входящих документов, ему присваивается соответствующий входящий номер и ставится дата его получения;

• Надзор за строгим соблюдением сроков исполнения документов. В зависимости от категории документа (жалоба, запрос, служебная записка, приказ и т.д.) его исполнение обязано произойти за отведенный законодательством срок.

Делопроизводитель обязан строго следить за соблюдением всех сроков входящих и внутренних документов, ведь нарушение установленного срока является прямым нарушением законов.

• Ведение всего документооборота организации. Ведение документооборота подразумевает под собой не только работу с входящей корреспонденцией, но и с внутренними и исходящими документами. Этот процесс включает в себя внесение документов в реестры, распределение по отделам и при необходимости по конкретным специалистам, отправку исходящей корреспонденции в другие фирмы, организации, министерства и архивирование документации;
• Архивирование документации. В соответствии с нормами законодательства определенные виды документов должны архивироваться и храниться в специализированном помещении – архиве определенный промежуток времени. Перед непосредственным помещением документации в архив, она должна быть приведена в установленный порядок – рассортирована, пронумерована, подписана (при необходимости уполномоченным лицом), внесена в реестры и соответствующие журналы хранения архивных документов на электронном и/или бумажном носителе. В зависимости от типа самого документа, сроки его хранения могут быть различными. При необходимости, документы могут изыматься из архива, о чем составляется акт, установленного образца. После проведенных работ с архивным документом, он возвращается на хранение в архив до истечения срока хранения. По истечении срока хранения документа в архиве, его изымают (о чем составляется соответствующий акт) и уничтожают;

• Знание основных законодательных норм в сфере делопроизводства и некоторых других отраслях права (в зависимости от сферы деятельности организации/ведомства). Вся деятельность специалиста по делопроизводству ведется в строгом соответствии с нормами Единой государственной системы делопроизводства, нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность организации, а также внутренним регламентом (уставом) и распорядком предприятия;

Зачастую прямые обязанности делопроизводителя могут быть дополнены не совсем привычными для данного специалиста функциями, более свойственными секретарю:

• Ведение телефонных переговоров и прием звонков. Очень часто в небольших организациях с малочисленным штатом, делопроизводителю приходится отвечать на входящие звонки, обзванивать клиентов, поставщиков, другие организации;
• Работа с клиентами. Общение с посетителями, представителями различных организаций и ведомств также может быть возложено на плечи делопроизводителя;
• Перевод документов. В ряде компаний в обязанности специалиста по делопроизводству может быть включен перевод корреспонденции и иных документов с иностранных языков;
• Иные обязанности. Привести полный перечень обязанностей делопроизводителя крайне сложно, не зная специфики организации, поэтому приведенные выше, основные должностные обязанности могут быть дополнены некоторыми функциями и иными обязанностями;
• Требования, предъявляемые к специалисту по делопроизводству.

Как и к любому другому специалисту, к делопроизводителю работодатель предъявляет определенные требования. Есть ряд основных критериев, закрепленных трудовым законодательством, которым должен соответствовать специалист:

• Соответствующее образование. Естественно, что работодатели отдают предпочтение кандидатам, имеющим законченное высшее образование. В приоритете специалисты, имеющие диплом экономиста, юриста, архивариуса и делопроизводителя. Однако далеко не все организации требуют от будущих сотрудников диплом о высшем образовании и могут быть удовлетворены дипломом из техникума;

• Высокий уровень навыков владения персональным компьютером, офисной техникой и знания основных офисных программ. В своей работе делопроизводителю достаточно много времени придется проводить за компьютером, создавая и распечатывая документы различного формата, снимать копии, сканировать документы, пользоваться электронной почтой и многое другое.

Также специалист по делопроизводству должен без труда работать в стандартных офисных программах, а иногда и иметь навыки работы в специфических программах, таких как 1С.

• Умение вести работу с документацией. Зачастую работодатели хотят видеть у себя в компании специалиста, который уже умеет надлежащим образом составлять и оформлять все виды документов, вносить их в реестры, журналы, электронные базы, направлять документацию адресатам (в самой организации и за ее пределами) осуществлять архивирование и знать еще некоторые нюансы;
• Знание делового этикета и умение общаться с клиентами. Каждый сотрудник организации должен быть знаком с основами делового этикета, уметь грамотно вести переговоры и встречи с клиентами и заказчиками, а также строго соблюдать субординацию;
• Опыт работы в данной сфере, хотя трудовое законодательство не требует от кандидата на должность делопроизводителя наличие определенного трудового стажа, работодатель может его требовать. В различных компаниях требования к наличию опыта работы в сфере делопроизводства либо в схожей деятельности различны и могут варьироваться в пределах 1 – 5 лет. Бывают случаи, когда нанимают сотрудника без опыта работы, опираясь, например, на рекомендации с места прохождения практики во время учебы или иные факторы;
• Знание иностранных языков. В зависимости от сферы деятельности самой компании, работодатель может требовать знание одного или нескольких иностранных языков. Самым распространенным, конечно же, является английский язык;
• Помимо профессиональных качеств, обычно уделяется достаточно большое внимание личным качествам будущего работника:
• Грамотность. При постоянной работе с документами, необходимо иметь достаточно высокий уровень грамотности, чтобы составленные документы не содержали грамматических, орфографических, пунктуационных, синтаксических и смысловых ошибок;
• Внимательность. Делопроизводитель должен быть крайне внимательным и не упускать из вида все детали, чтобы исключить возможность возникновения ошибок в работе;
• Знание терминологии и делового языка. Делопроизводитель должен хорошо разбираться в терминологии, используемой в организации, а также знать обороты и термины, которыми пользуются при составлении документов;
• Пунктуальность, исполнительность, усидчивость, стрессоустойчивость, коммуникабельность – стандартный список требований, предъявляемый к любому офисному сотруднику;
• Данные пункты могут быть изменены и дополнены по усмотрению работодателя.

Основные положения должностной инструкции специалиста по делопроизводству

Сама должностная инструкция разрабатывается руководителем организации или иным лицом, на которое руководитель возложит подобного рода обязанности (например, сотрудником отдела кадров). В инструкции подробно изложены все функции и обязанности делопроизводителя. Такое подробное описание необходимо для того, чтобы сам делопроизводитель четко знал, в чем заключается его работа и чтобы руководство не перекладывало на работника не свойственные его должности обязанности. Таким образом, должностная инструкция служит своего рода перечнем обязанностей, а также защищает делопроизводителя от лишней нагрузки.

После того как в инструкцию внесены все необходимые пункты она должна быть заверена руководителем организации/ведомства и подписана им, а также лицом, принимаемым на должность специалиста по делопроизводству.

Пункты должностной инструкции могут быть различными, в зависимости от направления деятельности организации. Однако существует ряд основных положений, которые традиционно включают в инструкцию:

• Общие положения. В данном пункте обычно указывают основные требования к сотруднику, такие как наличие необходимого образования, требуемый опыт работы в данной области, знания нормативной базы, уровень знания компьютера и офисных программ, владение иностранными языками, другие личные и профессиональные качества работника;
• Профессиональные обязанности. В данном пункте, максимально подробно расписываются все обязанности сотрудника, что позволяет избегать сложных или спорных ситуаций в процессе работы;
• Права сотрудника. В данном положении инструкции оговариваются все права, которыми обладает делопроизводитель, такие как уровень доступа, к определенной информации, право самостоятельно подписывать какую-либо документацию, принятие самостоятельных решений в определенных ситуациях и прочее;
• Подчиненность. В указанном пункте указываются сотрудники, поручения которых обязан исполнять специалист по делопроизводству, а также лицо, которому обязан подчиняться работник, то есть непосредственный руководитель. Традиционно, непосредственным руководителем делопроизводителя является руководитель организации/директор фирмы/начальник отдела;
• Ответственность. Еще один немаловажный пункт инструкции – это ответственность, предусмотренная за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, традиционно это дисциплинарная ответственность – выговор, например, и материальная – депремирование и штрафы;
• Вышеперечисленные пункты могут быть дополнены еще целым рядом отдельных, специфических положений, ориентированных на специфику деятельности организации.

Особенности профессии

Не смотря на то, что на первый взгляд, может показаться, что в делопроизводстве нет ничего сложного, это далеко не так. Во-первых, следует отметить, что большую часть времени работник находится в сидячем положении, что вызывает определенные неудобства. И для людей, страдающих от проблем со спиной, такая деятельность может быть противопоказана.

Высокий уровень напряженности в рабочем процессе. Долгая и продолжительная работа за компьютером требует усидчивости и концентрации. Также будущий должен быть стрессоустойчив и выполнять поставленную задачу, не смотря ни на что.

Высокий уровень знаний в различных областях. Делопроизводитель должен хорошо знать не только документооборот, виды документов и особенности их составления, а также обладать базовыми знаниями законодательства в сфере деятельности организации.

Долгая работа за компьютером, составление отчетов, проектов документов и другая бумажная работа откладывают свой отпечаток. Не опытному специалисту первое время будет достаточно сложно справляться с поставленными задачами. Поэтому, будущему специалисту очень важно подготовиться к большой нагрузке и суметь настроить себя на рабочий лад.

Специалист по делопроизводству должен быть исполнительным – качественно и своевременно выполнять поставленные руководством задачи. А также строго соблюдать субординацию и уважительно относиться к коллегам по работе, клиентам фирмы, посетителям, заказчикам, поставщикам и представителям других организаций и ведомств.

Понять и прочувствовать все тонкости, нюансы и сложности данной профессии можно только проработав определенный промежуток времени в данной сфере.

Это далеко неполный список особенностей данной профессии, поэтому, прежде чем отдать предпочтение работе делопроизводителя, необходимо взвесить все «за» и «против» и реально оценить собственные возможности и только после это принимать какое-либо решение.