Содержание
Регистрационные формы и документы службы делопроизводства
Регистрация документа – это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.
Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
Перечень документов, подлежащих утверждению
- Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
- Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)
- Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
- Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
- Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
- Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
- Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
- Структура и штатная численность
- Сметы (расходов, использования средств и т. д.)
Перечень документов, на которых ставится печать
На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.
- Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
- Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
- Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
- Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
- Заявки (на оборудование и т. д.).
- Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
- Командировочные и другие служебные удостоверения.
- Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
- Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
- Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
- Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
- Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
- Свидетельства об открытии представительств.
- Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
- Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
- Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
- Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
- Характеристики.
- Штатные расписания и изменения к ним.
Перечень документов, не подлежащих регистрации
В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.
- Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
- Графики, наряды, заявки.
- Сводки и информация, присланные для сведения.
- Учебные планы, программы.
- Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.
- Прейскуранты, прайс-листы.
- Технические условия.
- Нормы и нормативы расходов материалов.
- Поздравительные письма.
- Пригласительные билеты.
- Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
- Формы статистической отчетности.
- Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично».
- Объяснительные записки.
32) Порядок утверждения документов, виды утверждения.
Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным органом или вышестоящим органом власти.
Процедура утверждения санкционирует содержание документа на определенный круг должностных лиц. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: 1)утверждение документа руководителем своей или вышестоящей организации; 2)утверждение документа путем издания другого документа, как правило, распорядительного (приказ, протокол, решение). Процедура утверждения оформляется специальным реквизитом, который называется «гриф утверждения» и располагается в правом верхнем углу документа. Если документ утверждается руководителем, то гриф состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности руководителя, личной подписи, расшифровки и даты. Утверждаемые документы вступают в силу с момента их утверждения, поэтому дата в грифе обязательна.
Утверждение путем издания распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуется дополнительные разъяснения или мероприятия по внедрению утверждаемого документа. Например, штатное расписание организации всегда утверждается приказом руководителя, а устав организации может утверждаться протоколом или решением собрания учредителей. Гриф утверждения оформляется: заглавными буквами «УТВЕРЖДЕН» в нужной форме, которая должна быть согласована с наименованием вида документа. Далее делается ссылка на распорядительный документ, при помощи которого утверждали, т.е. вид утверждающего документа, его дата и регистрационный номер. Как правило, утверждаются следующие виды: устав, штатное расписание, положение, инструкция, правила, сводная номенклатура дел, некоторые акты, протоколы.
33) Порядок подписания документов.
Подпись (реквизит 21)- обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.
Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.
Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.
Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учёте» посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами» (Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 9, n.3)
Подписи на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:
Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:
Директор института подпись В.Т.Логинов
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. Например:
Директор Всероссийского
научно-исследовательского
института документоведения
и архивного дела подпись М.В.Ларин
В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. Например:
Зав. кафедрой зоологии
профессор, д-р биолог, наук подпись И.Ф.Милютин
Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:
Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Директор школы № 585 Директор бассейна «Заря» подпись О.О.Никитина подпись Е.Л.Бландинская
Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «И.О.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам».
Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:
2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Образцы приказов
* Делопроизводство. Приказы 
* Организация делопроизводства. Виды документов
* Нормативные документы по делопроизводству
* Примерный состав документов кадровой службы
* Приказы по личному составу
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
* Приказы по основной деятельности, имеющие произвольную форму
* Документы воинского учета
* Документы для Пенсионного фонда
* Извещения, уведомления, направления, справки
Образцы приказов,оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни
* Сэкономить время при создании документа
ВАРИАНТ
Закрытое акционерное общество «Апрель»
ЗАО «Апрель»
ПРИКАЗ
26 февраля 2009 г. № 30-ок
Москва
Об изменении фамилии в учетных документах
В связи с вступлением в брак экономиста планово-экономического отдела Суховой П.П. и сменой фамилии на Ильину,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. До 05 марта 2009 г. изменить во всех учетных документах ЗАО «Апрель» фамилию экономиста планово-экономического отдела Суховой Полины Павловны на фамилию Ильина.
2. Настоящий приказ довести до сведения бухгалтерии для внесения изменений в лицевой счет Суховой (Ильиной) и в расчетные документы.
Основание: личное заявление Суховой П.П., копия свидетельства о заключении брака от 15 февраля 2009 г. № 445788123, паспорт 64 55 № 123889.
Генеральный директор Ольховский Р.И.Ольховский
Юрисконсульт Миронов О.И. Миронов
26.02.2009
Главный бухгалтер Шевелева И.Ю. Шевелева
26.02.2009
Начальник отдела кадров Петрова А.М. Петрова
26.02.2009
ВАРИАНТ
Открытое акционерное общество «Маяк»
ОАО «Маяк»
ПРИКАЗ
03 февраля 2009 г. № 15-ок
Самара
О назначении комиссии.
В связи с окончанием установки и наладки системы видеонаблюдения,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить инвентаризационную комиссию по проверке наличия и установки имущества и оборудования системы видеонаблюдения в следующем составе:
Председатель комиссии – заместитель директора Сафонов Ю.В.;
члены комиссии – старший администратор Соболев Н.И.,
системный администратор Шишкин А.А.,
кладовщик Коткова М.В.
2. Провести полную инвентаризацию видеооборудования в срок до 20 февраля 2009 года.
3. Ведущему специалисту по электронно-техническому обеспечению Щербакову Ю.И. предоставить акты установки видеооборудования с приложением схем.
4. Результаты проверки доложить актом к 25 февраля 2009 года.
Генеральный директор Ступина М.Ю. Ступина
С приказом ознакомлен:
Подписи лиц, указанных в приказе
ВАРИАНТ
Закрытое акционерное общество «Парус»
ЗАО «Парус»
ПРИКАЗ
12 февраля 2009 г. № 17-ок
Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
В целях замещения временно отсутствующей работницы — старшего товароведа отдела сбыта Власовой О.Д., находящейся в отпуске по беременности и родам, в порядке статей 602 и 151 Трудового кодекса РФ,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 19 февраля 2009 г. и до выхода на работу Власовой О.Д. временное исполнение ее обязанностей, согласно должностной инструкции старшего товароведа, возложить на товароведа того же отдела Токареву Людмилу Алексеевну с ее письменного согласия.
2. Установить, что обязанности временно отсутствующей работницы Токарева Л.А. будет выполнять в пределах своего рабочего времени наряду со своей основной работой.
3. Установить Токаревой Л.А. доплату за временное замещение в размере 5 000 (пяти тысяч) рублей.
4. Уведомить Токареву Л.А., что в случае досрочного отказа от дополнительной работы она должна предупредить об этом генерального директора в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела
кадров Боровикова А.Ю.
Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от 01 марта 2004 г. № 10.
Приложение: должностная инструкция старшего товароведа
Генеральный директор Малиновский С.Н. Малиновский
Начальник отдела кадров Боровиков А.Ю. Боровиков
12.02.2009
Главный бухгалтер Косарева Г.И. Косарева
12.02.2009
С приказом ознакомлена: Токарева Л.А. Токарева
12.02.2009
ВАРИАНТ
Открытое акционерное общество «Турист»
ОАО «Турист»
ПРИКАЗ
20 марта 2009 г. № 17-ок
Об отзыве из отпуска Гончаровой И.М.
В связи с необходимостью присутствия на работе переводчика Гончаровой И.М. во время
партнерского визита представителей компании Rivera.ltd из Великобритании
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Отозвать из отпуска переводчика Гончарову Ирину Михайловну на срок с 25 марта
по 27 марта 2009 г. включительно.
2. Предоставить Гончаровой И.М. неиспользованную часть отпуска три календарных
дня в любое удобное для нее время или по ее желанию присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
3. В связи с отзывом из отпуска внести необходимые сведения в график отпусков от
13 декабря 2008 г. № 1 и в табель учета рабочего времени за март месяц 2009 г.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела
кадров Устинову Е.Е.
Основание: уведомление Гончаровой И.М. об отзыве из отпуска с ее письменным согласием от 12 марта 2009 г. № 11.
Генеральный директор Воробьев А.В. Воробьев
Начальник отдела кадров Устинова Е.Е. Устинова 20.03.2009
С приказом ознакомлена:
Гончарова И.М.Гончарова
21.03.2009
ВАРИАНТ
Открытое акционерное общество «Мария»
ОАО «Мария»
ПРИКАЗ
05 февраля 2009 г. № 12-ок
О перемещении работника в другое структурное подразделение
В целях равномерного распределения производственной загрузки работников и в связи с получением крупного заказа на изготовление автомобильных чехлов от ЗАО «Круиз»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Переместить закройщицу цеха № 1 Петракову Марину Федоровну в цех № 2 без изменения трудовой функции на срок до выполнения заказа.
2. С настоящим приказом ознакомить Петракову М.Ф. под роспись.
Основание: договор подряда с ЗАО «Круиз» от 02 февраля 2009 г. № 14-п.
Генеральный директор Ступина М.Ю. Ступина
Инспектор по кадрам Романова Л.Б. Романова
05.02.2009
С приказом ознакомлен:
_______________ М.Ф.Петракова
ВАРИАНТ
Открытое акционерное общество «Маяк»
(ОАО «Маяк»)
ПРИКАЗ
19 марта 2009 г. № 17-л/с
Москва
О предоставлении другого дня отдыха
Парамонову Е.Р. в связи с возвращением из командировки в выходной день
В связи с тем, что ведущий инженер опытно-конструкторского отдела Парамонов Е.Р. вернулся из командировки из ООО «Весна» (г. Екатеринбург) в выходной день (в субботу, 17 марта 2009 года в 14:30),
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Предоставить Парамонову Евгению Романовичу вместо 17 марта другой день отдыха (отгул) в течение марта месяца 2009 г. в любой рабочий день по выбору работника.
2. Внести в связи с этим необходимые сведения в табель учета рабочего времени за март месяц 2009года.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Славину Д.И.
Основание: командировочное удостоверение от 12.03.2009 № 21 с отметкой о выбытии из 000 «Весна» 17.03.2009, авиационный билет «Екатеринбург-Москва» с отметкой о прибытии в Москву 17.03.2009 в 14:30.
Генеральный директор Таранов Л.Ю. Таранов
Начальник отдела кадров Славина Д.И. Славина
19.03.2009
С приказом ознакомлен:
Парамонов Е.Р. Парамонов
19.03.2009
ВАРИАНТ
Открытое акционерное общество «Маяк»
(ОАО «Маяк»)
ПРИКАЗ
«21» февраля 2010 г. № 17-л
г. Самара
О внесении изменений в организационную структуру, численный состав и штатное расписание предприятия
В целях совершенствования организационной структуры, оптимизации численного состава организации, —
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать с 01.06.2010 в ОАО «Маяк» управление организационно-правовой и договорной работы на базе организационного, юридического отделов и группы по работе с заказчиками и подрядчиками. Установить предельную численность состава управления организационно-правовой и договорной работы на 2010 год — 32 должностные единицы, в том числе:
1.1. Администрация управления — 2 штатные единицы.
1.2. Организационный отдел — 10 штатных единиц.
1.3. Юридический отдел —10 штатных единиц.
1.4. Отдел договорной работы — 10 штатных единиц.
2. Начальнику отдела кадров к 01.03.2010 во взаимодействии с председателем аттестационной комиссии организации представить предложения по перемещению работников, указанных в п. 1, структурных подразделений, их доукомплектованию, а также кандидатуры на должности начальника управления и его заместителя. Обратить особое внимание на соблюдение законности при рассмотрении вопросов, связанных с перемещением и в особенности с увольнением работников, должности которых в связи с указанными организационными изменениями подлежат сокращению.
До 01.04.2010 во взаимодействии с заместителем генерального директора по управлению и главным бухгалтером обеспечить внесение необходимых изменений в действующую организационную структуру, численный состав и штатное расписание ОАО «Маяк».
3. Ввести в действие с 01.06.2010 уточненную организационную структуру, численный состав и штатное расписание предприятия (проекты соответствующих документов представлены в приложениях № 1—3 к настоящему Приказу).
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя генерального директора организации.
Приложение: по тексту, на 8 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова
ВАРИАНТ
Приказа об утверждении графика отпусков и плана командировок работников предприятия. Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ
«17» декабря 2010 г. № 123-л
г. Самара
Об утверждении графика отпусков и плана командировок работников предприятия на 2011 год.
В целях надлежащей организации работы по предоставлению ежегодных оплачиваемых отпусков работникам предприятия, их направлению в служебные командировки, —
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить график отпусков работников ОАО «Маяк» на 2011 год (приложение № 1 к настоящему Приказу).
2. Утвердить план служебных командировок работников организации на 2011 год ( приложение № 2 к настоящему Приказу).
3. Начальнику отдела кадров во взаимодействии с заведующим канцелярией до 30.12.2010 обеспечить подготовку выписок из указанных в пп. 1 и 2 настоящего Приказа и их оперативное доведение до сведения начальников структурных подразделений под роспись.
4. Начальникам структурных подразделений довести до сведения подчиненных (в части касающейся) сроки предоставления очередных оплачиваемых отпусков, направления в служебные командировки на 2011 год.
Предложения и ходатайства о внесении изменений в графики отпусков и план командировок, утвержденные на 2011 год настоящим Приказом, направлять в исключительных случаях начальнику отдела кадров не позднее чем за 5 рабочих дней до планируемой даты предоставления отпуска или направления в служебную командировку, а в безотлагательных случаях — немедленно. Иметь в подразделениях резерв работников для направления в служебные командировки взамен заболевших, выбывших и т.п.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора организации.
Приложение: по тексту, на 4 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова
Вариант
Приказ о подготовке противопожарных мероприятий
Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ
«15» мая 2010 г.
№ 135 — л
г. Самара
О дополнительных мерах по обеспечению пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» в летний период 2010 года
В связи с наступлением летнего периода для обеспечения пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» согласно Правилам пожарной и технической безопасности в Российской Федерации (ППБ-01-93), —
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю директора по административно-хозяйственному и материально-техническому обеспечению принять дополнительные меры по созданию и поддержанию пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений организации в предстоящий летний период. Перечень мер отразить в проекте плана, который после согласования с заинтересованными сторонами представить мне на утверждение к 01.06.2010.
2. Назначить ответственными за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» должностных лиц согласно прилагаемой схемы закрепления территории предприятия (приложение № 1 к настоящему Приказу).
3. Должностным лицам, поименованным в приложении № 1 к настоящему Приказу, до 01.06.2010 в пределах участков закрепленных территорий своей властью определить ответственных за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации в каждом рабочем помещении и на прилегающей к ним вспомогательной (технической, хозяйственной и проч.) территории. Списки ответственных вести в рабочих тетрадях по форме, указанной в приложении № 2 к настоящему Приказу.
Ответственным за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации в рабочих помещениях и на прилегающей к ним вспомогательной территории:
3.1. Разместить на информационных досках схемы эвакуации на случай пожара, схемы размещения средств пожаротушения, списки пожарных расчетов, инструкции о порядке действий на случай пожара, номера телефонов для вызова пожарной команды.
3.2. Иметь в рабочих помещениях (на прилегающей к ним вспомогательной территории) исправные средства пожаротушения, укомплектованные аптечки, мешки для выноса документов, несгораемые чехлы (кожухи) для укрытия особо ценного имущества и техники.
3.3. До 05.06.2010 провести 2-часовые инструктивно-методические и практические занятия с работниками, выполняющими возложенные на них обязанности, в соответствующих рабочих помещениях и (или) на прилегающей к ним вспомогательной территории. В ходе занятий отработать порядок эвакуации на случай пожара, разъяснить правила применения средств пожаротушения, определить маршруты выноса и места складирования эвакуируемых документов, имущества, техники.
4. Начальнику нештатной пожарной команды предприятия:
4.1. До 25.05.2010 проверить и привести в готовность к применению на случай пожара все имеющиеся средства пожаротушения, противопожарную и пожарно-охранную сигнализацию, при необходимости подать заместителю директора по АХМТО заявку на доукомлектование указанными средствами по форме, указанной в приложении № 3 к настоящему Приказу.
4.2. В период с 25.05 по 05.10.2010 обеспечить действенный, систематический контроль за исправностью систем автоматической пожарной защиты, содержанием в надлежащем состоянии системы противопожарного водоснабжения, наличием и состоянием первичных средств пожаротушения, путей эвакуации и соблюдением противопожарного режима на объектах, в зданиях и сооружениях предприятия.
4.3. До 01.06.2010 проверить наличие и при необходимости разместить на дверях основных и запасных выходов соответствующие указатели, а также таблички с фамилиями ответственных за пожарную безопасность в каждом рабочем помещении (на основании данных, полученных от начальников структурных подразделений).
4.4. До 05.06.2010 провести с составом нештатной пожарной команды 4-х часовую внеплановую тренировку. В ходе тренировки практически отработать основные вопросы наиболее эффективного применения средств пожаротущения, а также порядок взаимодействия с городской пожарной командой.
5. Секретариату во взаимодействии с начальниками структурных подразделений до 05.06.2010 обеспечить распространение среди работников ОАО «Маяк» прилагаемой Памятки о мерах пожарной безопасности (приложение № 4 к настоящему Приказу).
6. На период с 25.05 по 05.10.2010 категорически запретить в рабочих помещениях и на прилегающей к ним вспомогательной территории:
6.1. Курение, за исключением мест, указанных в приложении № 5 к настоящему Приказу.
6.2. Пользование открытым огнем.
6.3. Пользование неисправными нагревательными, осветительными и иными электроприборами (в том числе чайниками, микроволновыми печами, кипятильниками и т. п.).
6.4. Производство сварочных и иных аналогичных работ без соответствующего разрешения главного инженера и начальника нештатной пожарной команды.
6.5. Загромождение выходов из рабочих помещений и маршрутов эвакуации.
6.6. Использование не по предназначению средств пожаротушения.
7. Начальникам структурных подразделений лично и через своих подчиненных ежедневно контролировать соблюдение пожаробезопасных условий эксплуатации в пределах закрепленной территории. Результаты контроля фиксировать в рабочих тетрадях по форме, указанной в приложении № 6 к настоящему Приказу.
Виновных в нарушении пожаробезопасных условий эксплуатации привлекать к ответственности своей властью, а при повторных нарушениях — представлять виновных к привлечению к ответственности властью старших начальников.
8. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по АХМТО.
Приложение: по тексту, на 24 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова
Вариант
Приказ об организации контроля за исполнением документов
Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ
«10» августа 2010 г.
№ 132 — л
г. Самара
О дополнительных мерах по организации контроля исполнения документов предприятия
В целях совершенствования документационного обеспечения управления ОАО «Маяк»,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю директора по общим вопросам во взаимодействии с заведующим канцелярией до 15.08.2010 разработать и, по согласовании с заинтересованными сторонами, представить мне на утверждение проект плана дополнительных мер, направленных на оптимизацию системы контроля за исполнением документов в организации. При разработке проекта плана руководствоваться положениями Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по ДОУ (Минтруд РФ, 1995), Типовой инструкцией по делопроизводству (утверждена приказом Минкультуры РФ от 08 ноября 2005 г. № 536), Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2007 г.).
В проекте плана предусмотреть:
1.1. Мероприятия по повышению эффективности функционирования системы контроля исполнения документов организации.
1.2. Мероприятия по дополнительной профессиональной подготовке работников ОАО «Маяк», ответственных за осуществлением контроля исполнения документов.
1.3. Мероприятия по материально-техническому, финансовому и иным видам обеспечения для надлежащего функционирования системы контроля исполнения документов.
1.4. Разработку Инструкции по контролю исполнения документов в структурных подразделениях.
1.5. Разработку инструкций для работников, ответственных за организацию систематического контроля исполнения документов (взамен действующей), уделив особое внимание совокупности действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов или предписываемых ими действий.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина> Совершенствование состава и форм кадровых документов в «Мостострой-12»
Разработка табеля унифицированных форм отдела кадров
В число функций, выполняемых службой отдела кадров, входит совершенствование форм и методов работы с документами, и в рамках этой функции служба отдела кадров занимается совершенствованием форм документов, применяемых в деятельности учреждений как по составу, так и по форме. Реализуется эта функция разработкой Табеля унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения.
Положения о необходимости разработки Табеля форм документов содержится в проекте новой Государственной системы документационного обеспечения управления. Разработка табеля позволяет решить одновременно несколько задач, это:
— оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
— классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
— унификации состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов исключение из форм документов дублирующих показателей;
— унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
— упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
Опыт показывает, что табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов учреждения именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Наряду с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот учреждения.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего оставлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения, он является нормативным документом и утверждается руководителем учреждения.
Оформление и учет личного состава (учет труда и его оплаты) на предприятии «Мостострой-12» осуществляется в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.
В состав кадровой документации входят следующие документы:
— трудовой договор;
— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1);
— личная карточка работника (форма №Т-2);
— штатное расписание (форма №Т-3);
— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6);
— график отпусков (форма №Т-7);
— приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8);
— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11).
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии «Мостострой-12» применяются следующие формы:
— табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
— табель учета рабочего времени (форма №Т-13);
— расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49);
— расчетная ведомость (форма №Т-51);
— платежная ведомость (форма №Т-53);
— журнал регистрации платежных ведомостей (форма №Т-53а);
— лицевой счет (форма №Т-54);
— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60);
— записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-61).
В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. №20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм кадровое делопроизводство не допускает. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Размеры бланков и способы расположения реквизитов, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, носят рекомендательный характер и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в табель, эта работа является логическим продолжением табеля и связана с ним на содержательном уровне.
Разработка и последующее ведение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляется службой ДОУ, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Процедура разработки табеля и альбома форм — это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков. Поэтому многие учреждения привлекают для этого на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.
В процессе ведения табель и альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в табель и альбом только с разрешения руководителя учреждения.
Каждое структурное подразделение учреждения должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Для повседневного использования этих документов наиболее целесообразной является их электронная форма, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте, оснащенным персональным компьютером.
3.2 Альбом унифицированных форм отдела кадров
Кадровые документы предприятия «Мостострой-12» делятся на организационные: положения о кадровой службе, должностные инструкции сотрудников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале и штатное расписание.
Распорядительные документы — все виды приказов по кадровым вопросам: взыскание, награждение, увольнение.
Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, докладные и объяснительные записки по кадровым вопросам, графики отпусков.
Учетные документы: личная карточка формы Т-2, которая заполняется только сотрудником и только на основании документа; личный листок по учету кадров или анкета, которую заполняет сам работник, устраивающийся на работу.
Используется новый ГОСТ Р 6-30 2003 «Унифицированные системы документации» и нормативные документы исходящие от архивных служб по вопросам подготовки и оформления документов при передаче на хранение.
Еще в 1970-е гг. ставился вопрос об унификации документов, которым можно оформлять при помощи машинных средств.
Сейчас существует компьютерные технологии.
Сейчас унифицированы и приказы по личному составу. Учитывая значимость оплаты труда сотрудников и унификации форм документов, правительство РФ 8 июля 1997 г. издало постановление о первичных учетных документах, на основе его Госкомстат разработал формы первичной, учетной документации, которые введены в действие с 3 апреля 2004 г., и обязательны для всех юридических лиц всех форм собственности.
Существует 3 альбома унифицированных форм документов — 5 форм документов есть в альбоме.
1. Приказ о приеме на работу — форма Т-1.
2. Личная карточка — форма Т-2.
3. Приказ о переводе на другую работу — форма Т-5.
4. Приказ о предоставлении отпуска — форма Т-6.
5. Приказ о прекращении трудового договора (увольнение) — форма Т-8.
При приме на работу создаются следующие документы:
В ряде организаций продолжает существовать заявление о приеме на работу, сейчас на предприятии «Мостострой-12» нет заявления, а есть контракт, если он составлен и подписан, то издается приказ о приеме на работу, сотрудников просят написать анкету, либо заполняется личная карточка формы Т-2, при поступлении на работу необходимо иметь при себе паспорт, трудовую книжку, военный билет, диплом (или то, что подтверждает образование). Если человек заполняет анкету или автобиографию — от руки, в одном экземпляре, без помарок, зачеркиваний, указать надо Ф.И.О., дату и место рождения, образование, где должны быть наименование высшего учебного заведения указывается полностью, если человек учится, то необходимо предоставить справку. Указывается специальность, которая указывается в дипломе. Если человек имеет ученую степень, то и она указывается. Указывается адрес проживания, прописка, домашний телефон, заполняются сведения из военного билета. Указываются прежние места работы (год работы не обязательно точные даты, т. к. это есть в трудовой книжке). Подпись и дата.
Чтобы документы хранились в деле, делается копия диплома, предлагают поступающим принести фотографии. После издается приказ по личному составу. Другая схема, когда человек принимается по конкурсу, тогда появляется резюме. Дальше анкета (автобиография) — и тоже самое.
Приказ по личному составу оформляется на общем бланке предприятия «Мостострой-12». Составляется либо на одного сотрудника, либо на несколько — сложные приказы (разные действия или группа сотрудников к ним одни и те же действия).
Приказы об отпусках, командировках издаются отдельно от других, т.к. приказы о прием, увольнении хранятся 75 лет, а об отпусках и командировках — 3 года.
В приказах по личному составу ключевыми словами являются глаголы, которые означают действие к данному сотруднику. Например, уволить; принять; зачислить — для лиц, прошедших конкурс и принятых на работу; назначить — для оформления на руководящую должность. Все эти глаголы пишутся от края табулятора (т.е. нулевая позиция табулятора), крупным шрифтом и двоеточие. Весь текст идет с другой строчки.
Фамилия — имя — отчество в приказах текста пишется полностью. Указывается — если увольнение — с какой должности, срок, дату — с какого числа увольняют. Указывается заработная плата согласно штатному расписанию (по 13-му разряду; с увеличением заработной платы).
Основание пишется на новой строке; причина увольнения — личное заявление, производственная необходимость. С приказом ознакомлен — человека знакомят с текстом и он ставит подпись, и ставится дата.
Заголовок: если в приказе 1 человек, то в заголовке — приказ о приеме Иванова В.И., или приказ о переводе. Если приказ на несколько человек, то приказ будет называться: «По личному составу». С первого экземпляра приказа 2 копии. Первая идет в личное дело и подшивается. Вторая — для передачи в бухгалтерию. Сам первый экземпляр пойдет в дело «Приказы по личному составу».
Если человека увольняют, то ставится подпись юрисконсульта, если принимают, то бухгалтера.
Трудовой договор, контракт, его специфика. Появился в нашей стране совсем недавно. Стал появляться в период перестройки, когда экономическая ситуация в стране стала сложной. Предприятия стали заключать с хорошими, профессиональными сотрудниками договора, чтобы не потерять их. Акцент на оплату труда. Особенно в научно-исследовательских институтах — это позволило сохранить кадры.
Контракт — документ, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника и администрации.
Преимущества:
1. Труд работника оплачивается в большем размере, чем тарифная ставка, есть перспективы повышения получения надбавок.
2. Контрактная система позволяет легко избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, если человек нарушает пункты оговоренные в контракте.
Контрактная система в России окончательно принята и рекомендуется для применения с 1991 года.
На предприятии «Мостострой-12» создаются типичные договора (готовый бланк для ряда сотрудников).
Документ оформляется в 2-х экземплярах машинописным образом. Договор не должен иметь никаких сокращений, полностью расписаны все слова. На «Мостострой-12» используется форма трудового договора.
Сторонами, заключающими трудовой договор, являются — со стороны предприятия это директор, с другой стороны — сам работник. Договор подписывается с гражданами РФ, достигшими 16 лет. С гражданами не моложе 14 лет, если есть согласие родителей, при условии обучения в образовательном учреждении.
Заключается договор с гражданами других государств ранее входивших в состав СССР, с гражданами других иностранных государств постоянно проживающих на территории РФ. Граждане иностранных государств могут заниматься трудовой деятельностью, если они получили подтверждение федеральной миграционной службы РФ, не могут работать на закрытых предприятиях.
Трудовой договор становится одним из главных документов при приме на работу, он может быть индивидуальным, а могут подписывать договор и совместители (человек, который помимо непосредственных обязанностей, занимает еще какую-нибудь должность). Законодательством установлены некоторые ограничения при заключении трудового договора совместителем:
1. Занятие двух руководящих должностей не разрешается и договор с таким человеком не заключается.
2. Не допускается работа по совместительству должностных лиц органов государственной власти, прокуратуры, государственных служащих, работников суда на предприятиях не государственного сектора.
Условия договора:
1. Полное название организации, его структурного подразделения. Наименование должности, на которую принимается человек, рассматриваются все важнейшие условия труда и круг обязанностей;
2. Обязанности администрации о заработной плате, обеспечивает ли материалами;
3. Срок действия контракта (начальная и конечная дата, или бессрочно);
4. Режим рабочего времени и режим отдыха.
Дополнительные условия:
1. Испытательный срок;
2. Возможность повышения квалификации;
3. Перспективы роста данного сотрудника;
4. Надбавка к заработной плате, если он хорошо работает;
5. Льготы, путевки, отпуск.
В дополнительных условиях не должно быть указание на ухудшение положения работника, устанавливаются дополнительные основания увольнения, не предусмотренные законодательством.
Трудовое соглашение заключается на определенный срок — 5 лет, после чего договор продлевают или аннулируют, после чего человек увольняется. Индивидуальный срок, который связан с выполнением определенной работы. Договор может быть подписан на неопределенный срок.
Основание для прекращения действия договора:
1. Истечение срока действия;
2. Соглашение сторон;
3. Расторжение по инициативе работника или администрации;
4. Перевод работника на другое предприятие или переход на другую должность;
5. Вступление в силу приговора суда (если сотрудник осужден);
6. Отказ работника от перевода на другую работу в этой организации или связанное с переездом может стать основанием для расторжения;
Действие трудового договора не прекращается:
1. При передачи учреждения из подчинения одного органа другому;
2. Не прекращается при смене собственника;
3. Реорганизация предприятия;
Обязательно письменный вид, 2 экземпляра, у двух сторон имеется. Основные реквизиты договора:
1. Наименование вида документа;
2. Дата;
3. Регистрационный номер и место издания;
4. Текст;
5. Подписи;
6. Печать.
Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике организации.
Администрация предприятия решает заводить ли личные дела на всех сотрудников предприятия, или только на узкий круг лиц. На предприятии «Мостострой-12», где состав сотрудников несколько тысяч личные дела заводятся на руководящих работников и ведущих специалистов, на других сотрудников заводится только личная карточка.
В состав личного дела входят: заявление о приеме на работу, если такое пишется; копия приказа или выписка из приказа о приеме на работу; анкета или личный листок по учету кадров; автобиография, резюме, выписки из приказов о повышении в должности (все изменения в трудовой деятельности); копии документов об образовании, присвоении грантов и т.д.; характеристика с прежнего места работы, рекомендательное письмо; трудовой контракт; другие документы в виде справок (о состоянии здоровья, прохождении квалификации и т.д.).
Внутренняя опись личного дела — в ней перечислены все документы, лежащие в деле, само личное дело нумеруется, все документы подшиваются. Обложка личного дела включает Ф.И.О.. При работе с личными делами запрещается вносить в документы новые записи, производить исправления в документах, извлекать из личного дела документы по собственной инициативе или помещать туда новые, которые не предусмотрены, не имею право разглашать информацию о данном работнике.
Выдача личных дел во временное пользование производится с согласия руководителя под расписку в специальном журнале.
Если человек увольняется с работы, то личное дело хранится на предприятии в течение 75 лет, забирается только трудовая книжка.
Если предприятие ликвидировано, то личные дела передаются на государственное хранение в архив.
Кроме личного дела заполняется личная карточка, форма ее Т-2, утверждена постановлением от 30.10.97 г. Личную карточку заполняет только сотрудник отдела кадров, все данные вносятся только на основании документов: паспорт, диплом. Недопустимы сокращения в личной карточке. Разделы личной карточки:
I. Общие сведения.
1. Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, знание языка.
2. Образование — начальное, начально-профессиональное, высшее.
3. Профессия, код по специальности, номер диплома и от какого числа выдан.
4. Трудовая деятельность — отведено 2 графы.
5. Стаж работы, непрерывный, общий по специальности.
6. Семейное положение.
7. Паспортные данные, домашний адрес, номер домашнего телефона, дата заполнения личной карточки и личная подпись сотрудника, далее подпись начальника отдела кадров.
II. Сведения о воинском учете: воинское звание, специальность, пригодность.
III. Прием на работу, назначения и перемещения.
IV. Повышение квалификации.
V. Профессиональная переподготовка: изменение специальности, получение диплома.
VI. Аттестация.
VII. Награды и поощрения.
VIII. Навыки работы вне специальности: водительские права, стенографирование, ПК.
IX. Дополнительные сведения.
Обязательно указывается при изменении в трудовой деятельности номер и дата выхода приказа.
Личная карточка хранится 75 лет как и личное дело.
В новом варианте личной карточки отсутствует: национальность, партийность, членство в профсоюзах.
Личный листок по учету кадров: заполняется самим работником. Должность, учреждение, место нахождение его. Есть специальное место для фотографии. Разделы:
1. Ф.И.О.
2. Пол и место рождения.
3. Социальное происхождение.
4. Национальность.
5. Образование — наименование учебного учреждения, год поступления, окончания, факультет, какую специальность получил.
6. Какими иностранными языками владеете.
7. Имеете ли изобретение.
8. Трудовая деятельность.
9. Пребывание за границей: работа, служебная командировка, делегация.
10. Какие имеете правительственные награды и кем награждены.
11. Отношение к военной обязанности и воинское звание.
12. Семейное положение, домашний адрес и подпись.
Если какие-то данные не вошли, то дополнение к личному листу по учету кадров.
1. Состояние здоровья сотрудника.
2. Непрофессиональные навыки и профессиональные увлечения.
3. Наличие родственников в организации (степень родства и их должность).
4. Факты привлечения к судебной ответственности.
5. Наличие водительских прав.
6. Должность, которую бы вы хотели занять.
7. Работу, которую бы вы хотели выполнять.
8. Заработная плата до этого. Желаемая заработная плата на новом месте.
9. Причина поступления на данную работу.
10. Возможность ездить в командировку.
11. Какими профессиями обладаете еще.
12. Режим работы желаемый.
Автобиография — это документ, который автор составляет самостоятельно и указывает всё о своей жизнедеятельности. Составляется от руки на формате А4 или на специальном бланке учреждения. Пишется в произвольной форме, изложение идет от 1 лица, единственного числа. Все сведения даются в строго хронологическом порядке.
Основные положения автобиографии:
1. Название документа.
2. Ф.И.О.
3. Дата рождения и место рождения.
4. Сведения о родителях (может этого пункта и не быть).
5. Образование, какую школу закончил, когда поступил — закончил.
6. Трудовая деятельность — подробно.
7. Награды и поощрения.
8. Участие в общественной работе.
9. Семейное положение, состав семьи.
10. Домашний адрес и телефон.
11. Дата составления, личная подпись.
Характеристика — официальный документ, который выдает администрация своему сотруднику в ряде конкретных ситуаций. Оформляется на общем бланке учреждения. Может от руки, но обычно машинописным способом, идет от третьего лица, подписывает руководитель предприятия и ставит печать. Реквизиты: название вида документа, текст, подпись, дата и печать. Текст делится на 4 части:
1. Речь идет о характеристике данного сотрудника и общие сведения (образование, дата рождения). Иногда эта часть оформлена отдельным столбцом.
2. Посвящена трудовой деятельности — относится к работе.
3. Оценка морально-психологических качеств.
4. Содержится либо вывод (рекомендация), либо указывается с какой целью и куда направляется.