Организация документооборота
Процесс обучения персонала играет немаловажную роль в работе организации, с ним связано движение определенных внутренних документов: их создание, согласование и архивирование.
Обучение может проводиться как в очной форме (тренинги, семинары, практические занятия в учебных классах), так и с помощью электронных обучающих курсов. В процессе проведения очных/дистанционных мероприятий различные отделы могут обмениваться информацией.
В учебный центр от отделов организации поступают такие документы как:
- Заявки на очное обучение персонала.
- Заявки на назначение электронных курсов.
Под заявкой на очное обучение понимается некоторая заполненная форма, содержащая основные поля, с информацией о количестве обучаемых, их фамилии, имена, отчества, название учебного мероприятия, сроки и место его проведения. Заявка подается сотрудником и визируется у непосредственного руководителя, а затем отдается на рассмотрение сотруднику учебного центра, ответственному за проведение мероприятия. Под заявкой на назначение электронного курса понимается некоторая заполненная форма, содержащая информацию о сотруднике (фамилия, имя, отчество) и название электронного курса.
От учебного центра в отделы поступают такие документы как:
- Отчеты по итогам проведенного обучения.
- Отчеты по итогам работы отдела (в Дирекцию и Финансовый отдел).
Под отчетом по итогам проведенного обучения понимается некоторая выходная форма, содержащая информацию по сотрудникам, прошедшим обучение (фамилия, имя, отчество, отдел), название учебного мероприятия, оценку, стоимость мероприятия, даты начала и завершения мероприятия.
Кроме того, в организации организуется множество документопотоков, связанных с основной деятельностью, соответственно, всем участникам процесса согласования приходится совмещать несколько ролей, участвуя как в учебной, так и в основной деятельности организации. Под автоматизацией документооборота понимается внедрение в существующую систему программных алгоритмов, позволяющих упростить определенные процессы, связанные с согласованием документов, их хранением и исполнением.
Прежде чем автоматизировать документооборот на определенных участках, необходимо описать существующие бизнес-процессы и пошаговый путь документации между отделами и внутри отделов. Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Основное преимущество автоматизации – это сокращение времени на обмен информацией между участниками процесса, также стоит отметить рост производительности труда персонала. Именно поэтому основными направления деятельности в дипломном проектировании стали процессы, связанные с автоматизацией подачи заявки и получением итоговых отчетов по результатам проведенного обучения. Для решения этих задач был проанализирован документооборот между учебным центром организации, производственными и финансовым отделами, выявлены слабые стороны документооборота и составлены блок-схемы алгоритмов.
Как выстроить систему внутреннего обучения
Каким компаниям есть смысл создать внутренний отдел обучения, как мотивировать сотрудников этого подразделения, какой он — идеальный тренинг и как оценивать результаты, порталу HR-tv.ru рассказала Екатерина Илащук, руководитель отдела обучения, HR-дирекция компании AT Consulting.
— Екатерина, каким компаниям необходима система внутреннего обучения?
— Качественное внутреннее обучение – эффективный инструмент передачи знаний в компании и повышения качества работы сотрудников. Такая практика необходима абсолютно всем компаниям – от СМБ до крупных корпораций. Если у вас в штате более 300 сотрудников, то имеет смысл нанять менеджера либо уже создать отдел, который разработает и выстроит систему корпоративного обучения.
В маленькой компании сотрудники могут получать информацию о корпоративных стандартах в виде тренинга, ролика или брошюры.
Читайте также: Как инвестировать в кадры эффективно и недорого
— С чего стоит начать процесс построения системы внутреннего обучения?
— Начинать построение системы внутреннего обучения в компании стоит с определения потребностей каждой целевой аудитории – менеджеров, стажеров и т.д. На первом этапе важно узнать, какие темы и направления интересуют сотрудников, какие категории работников хотели бы получать новые знания. И только после этого решать, как организовать обучение – своими силами или с помощью стороннего подрядчика.
Вы должны оценить затраты в обоих случаях, сделать выбор в пользу внутреннего или внешнего специалиста и только после этого приступить к составлению конкретных программ.
— Какие потребуются финансовые затраты? Они носят постоянный или временный характер?
— Затраты начнутся с подготовки учебного класса и распечатки материалов для проведения тренинга. Можно, конечно, организовать учебный класс с нуля, а можно использовать уже оборудованную переговорную. В этом случае все же придется докупить небольшую часть технических средств.
У компаний могут быть и другие расходы – мы, например, проводим для сотрудников во время тренингов кофе-брейки. Так мы заботимся о комфорте участников обучения. Все эти затраты относятся к прямым, но есть еще и косвенные – например, время эксперта на проведение занятия.
— Каких временных затрат требует построение системы обучения?
— Как правило, сотрудник тратит на подготовку одного тренинга от трех недель до полутора месяцев. Это немного, так как тренер занят еще и на реальных проектах компании. Чистое время на подготовку занимает обычно от двух-трех дней до полутора недель – зависит от глубины темы. Стоит сказать еще и о периодичности, например, 4-8-часовой тренинг можно проводить несколько раз в месяц.
И конечно, необходимо выделить человека, который будет тратить 60-90% своего времени на поддержку процесса обучения. На его плечи ляжет отслеживание количества заявок на тренинг, составление расписания, проверка готовности учебных классов и т.д.
Читайте также: Инструменты тренинга: обновляем старые пластинки!
— Как мотивировать сотрудников на обучение?
— Во-первых, сотрудникам интересны полезные качественные тренинги с хорошими отзывами других участников. Во-вторых, тренинг должен помогать решать конкретную практическую задачу. То есть в идеале после тренинга сотрудник может вернуться на рабочее место и сразу применить полученные знания на практике. В-третьих, участников всегда привлекает вариативность форматов тренингов и креативный подход – вебинары, очные тренинги, обучающие видео, тренинги в режиме самоподготовки. Молодежь легко заинтересовать видеороликами, игровыми форматами обучения.
Очень эффективны инструменты геймификации, по нашему опыту, это один из самых привлекательных способов мотивации. Например, подводить итоги семинаров и награждать победителей. Главное, чтобы геймификация была не ради геймификации, а решала конкретные бизнес-задачи. Советуем ее использовать в случае, если нужно, чтобы сотрудник прошел много тренингов.
— Какие еще сложности могут возникнуть при построении внутренней системы обучения?
— Порой возникает сложность в мотивации тренеров, как правило, такая работа добровольна и не оплачивается. Поэтому важно правильно замотивировать тренера.
Способы могут быть самые разные. Можно сделать акцент на возможность саморазвития и новой для него роли. Но лучше сразу перейти к конкретным действиям – купить эксперту специальную литературу или предложить обмениваться опытом с другими тренерами. На этом сложности не заканчиваются. Иногда приходится завоевывать доверие руководства – с очень маленьким бюджетом показать отличный результат. Это верный путь на пути к выстраиванию глобальной системы обучения.
— Какие плюсы для компании от внедрения системы обучения?
— Самый очевидный плюс – экономия бюджета на обучение, так как любой внешний тренинг будет стоить дороже. Гораздо результативнее и экономичнее один раз вырастить тренера внутри компании и подготовить хороший курс. Эксперты компании знают потребности, специфику работы организации, корпоративную культуру и т.д., поэтому тренинги всегда получаются максимально адаптированными и полезными.
Например, отправив стажера на курс из подготовительных тренингов, можно сэкономить время менеджеров компании на объяснение новым сотрудникам правил поведения, организации работы и т.д.
Читайте также: Развитие сотрудников без бюджета: как обойти минусы дешевизны
— Как оценивать результаты обучения?
— Мы проводим оценку с помощью качественных и количественных показателей. К первым относится выходная анкета после прохождения курса, с вопросами по содержанию, по качеству работы тренера – доступно ли донесен материал. Кроме того, наши сотрудники часто оставляют свои рациональные предложения, на основе которых мы дорабатываем тренинги. Примерно через две недели можно проводить посттренинговые встречи. Сотрудник сможет пообщаться с тренером, заполнить тест или выполнить какое-то практическое задание. Так можно проверить, какие знания закрепились.
Еще один из способов оценки эффективности – создание внутреннего портала по обучению, где сотрудники будут оставлять свои отзывы. Мы этот инструмент активно применяем. Обращаем также внимание и на количественные показатели – количество заявок, обученных сотрудников, средний показатель по обучению и в компании, и в разных подразделениях.
— Расскажите, как устроена система обучения у вас в компании?
— У нас есть отдел обучения, состоящий из трех человек – руководитель и два специалиста – по внешнему обучению и по внутреннему. Около 50 внутренних тренеров из числа экспертов проводят примерно 60 внутренних тренингов. Есть курсы для разных групп сотрудников – для новичков, бизнес-аналитиков, разработчиков и т.д.
Например, для менеджеров тренинговая система состоит из трех ступеней. Первая ступень – когда человек только становится менеджером, он выезжает на обучение на четыре дня, где знакомится с внутренними процессами и приобретает навыки по управлению командой. Вторая ступень связана с управлением проектами, ведут ее топ-менеджеры нашей компании. И третья ступень предполагает полугодовой формат обучения – сто менеджеров компании учатся теме вовлекающего лидерства. В ходе курса менеджеры решают различные реальные задачи, затем лучшие участники получают награды.
Мы формируем у сотрудников и менеджеров осознанный подход к обучению. В этом нам помогает наш внутренний портал по обучению. При записи на тренинг сотрудники четко описывают свои цели, и тем самым, понимают всю необходимость прохождения курса.
При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна