Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 5 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете). Основная функция регистров бухгалтерского учета — обеспечение достоверных данных для формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности (для осуществления контроля правильности составления бухгалтерской, налоговой отчетности), которая достигается путем систематической и хронологической группировки объектов бухгалтерского учета. Соответственно, при решении вопроса о применении тех или иных регистров целесообразно исходить из того, чтобы в процессе составления отчетности бухгалтер имел возможность формировать показатели отчетности построчно на основании аналитических данных по контрагентам, видам активов, доходов, расходов и пр., включающих расшифровки таких данных.
В учетной политике для целей бухгалтерского учета целесообразно детализировать типы бухгалтерских регистров с описанием их свойств и характеристик.
В то же время Закон о бухгалтерском учете не применяется при создании информации, необходимой для составления внутренней отчетности предприятия (п. 5 ст. 2 названного закона). Таким образом, утверждение регистров, не используемых для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (процедурные, управленческие, прочие аналитические регистры), этот закон не регламентирует.
Кто разрабатывает и утверждает формы регистров бухгалтерского учета? Какие регистры обязательны (не обязательны) для применения на конкретном предприятии? Следует ли закреплять применение тех или иных регистров бухгалтерского учета в учетной политике?>Выбираем регистры для бухгалтерского учета
Содержание
Учетные регистры бухгалтерского учета
Все факты хозяйственной жизни учреждения должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Недопустимо внесение хозяйственных операций и записей в бухучет без первички. Информация, содержащаяся в первичной документации, подлежит специальной регистрации, обобщению и накоплению в особых журналах, ведомостях, книгах и карточках бухучета.
Показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром бухгалтерского учета — это РБУ. Это специальные формы документов, в которых отражается, регистрируется информация из первичной документации. Иформация систематизируется для дальнейшего отражения на счетах бухучета. Бухгалтерские регистры — это основа для формирования достоверной бухгалтерской отчетности и отдельных отчетных форм для управленческой деятельности.
Вести регистры бухучета допустимо не только в бумажной форме, но и в электронном варианте. Например, с использованием специализированных программ или сайтов. Электронные учетные документы должны быть заверены электронной подписью ответственного лица (руководителя или главбуха).
Виды регистров бухучета
Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для накопления и систематизации информации, содержащейся в первичных бланках, принятых к бухучету в организации. Это довольно обобщенное понятие.
Вот пример, что такое регистры бухгалтерского учета: для формирования финансовой отчетности, например годового баланса, бухгалтер формирует оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухучета. Показатели, содержащиеся в ОСВ, вносятся в отчетную форму в соответствии с установленными требованиями. В этом примере ОСВ и будет являться РБУ.
Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на:
- хронологические — это формы, в которых регистрация бухданных ведется исключительно в хронологическом порядке, без какой-либо дополнительной детализации, например кассовая книга;
- систематические — в таких документах информация вносится в разрезе счетов бухучета, например главная книга, шахматная ведомость;
- синхронистические — отдельный вид документов, в которых объединены принципы отражения бухданных систематических и хронологических РБУ, то есть в такие документы информацию вносят в разрезе счетов в хронологическом порядке. Примером могут быть любые журналы-ордера.
По объему содержащейся бухинформации:
- регистры аналитического учета, для которых предусматривается детализация в разрезе одного счета по аналитическим показателям, например в разрезе объектов ОС и МЗ, по материально ответственным лицам, номенклатурам, местам хранения и так далее;
- синтетические РБУ, в которых информация сгруппирована по счетам бухучета, то есть однотипные операции в денежном выражении отражаются в обобщенном виде (главная книга);
- комплексные — РБУ, в которых объединены синтетические и аналитические принципы составления, пример — журнал-ордер.
В бухучете предусмотрены и другие классификации РБУ. Например, по формам построения выделяют:
- односторонние;
- двухсторонние;
- шахматные ведомости.
По способу заполнения могу выделять:
- заполненные от руки;
- при помощи печатных машин или компьютера;
- смешанный способ.
По форме или внешнему виду документа:
- ведомость;
- книга;
- журнал;
- карточка.
Основную классификацию можно представить в виде следующей блок-схемы:
Регистры бюджетного учета
Организация обязана самостоятельно разработать перечень регистров бухгалтерского учета для учетной политики, которые будут использоваться в бухучете. Такое правило определено в законе № 402-ФЗ. Однако действуют исключения. Для государственных и муниципальных учреждений бланки разрабатываются и рекомендуются вышестоящими министерствами и ведомствами. Например, Министерством финансов России либо органами исполнительной власти. А вот коммерческие организации и НКО вправе разработать формы самостоятельно.
Бюджетники работают по унифицированной документации. Бланки закреплены в Приказе Минфина № 52н. Действующий перечень:
Форма ОКУД |
Наименование регистра |
---|---|
Ф. 0504071 |
Журнал операций по счету «Касса» |
Журнал операций с безналичными денежными средствам |
|
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами |
|
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками |
|
Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам |
|
Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям |
|
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов |
|
Журнал по прочим операциям |
|
Ф. 0504072 |
Главная книга |
Не предусмотрено |
Иные формы регистров, предусмотренные Инструкцией № 157н. |
Регистры для некоммерческой организации
Учетные регистры НКО, как и организаций коммерческого сектора, унифицированных форматов не имеют. Каждый экономический субъект самостоятельно разрабатывает структуру учетной документации. Но Приказ Минфина № 94н устанавливает обязанность ведения регистров бухучета в следующем составе:
Номер журнала-ордера |
Счет бухучета |
Содержание операций в регистре |
---|---|---|
№ 1 |
Движение наличных в кассе организации за отчетный период |
|
№ 2 |
Безналичные операции, движение денежных средств по расчетным счетам |
|
№ 3 |
Операции на специальных банковских счетах компании |
|
№ 4 |
66, 67 |
Займы и кредиты, классифицированные по срокам обращения (краткосрочные и долгосрочные) |
№ 5 и № 5а |
Аналитика операций по расходам предприятия |
|
№ 6 |
Расчеты с поставщиками и подрядчиками |
|
№ 7 |
Расчеты с подотчетниками |
|
№ 8 |
60, 62, 68, 72 |
Расчеты с покупателями, с бюджетом, дебиторами, кредиторами |
№ 9 |
Отражение операций по внутрихозяйственным расчетам |
|
№ 10 |
20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97 |
Журнал учета расходов на основное производство с кредитом соответствующих счетов (операции по ОПР, ОХР, заработная плата персонала, страховые взносы и налоговые отчисления, вспомогательное производство и так далее) |
№ 11 |
40, 41, 43, 45, 46, 62, 90 |
Отражение информации о готовой продукции, реализации, прямых продажах |
№ 12 |
Сведения о целевом финансировании |
|
№ 13 |
01, 02, 08 |
Операции с основными фондами, начисление амортизации, взносы в уставный капитал |
№ 14 |
Сведения о сельскохозяйственных операциях |
|
№ 15 |
84, 98, 99 |
Результаты деятельности (прибыль, убытки, нераспределенная прибыль, убытки) |
№ 16 |
07, 08 |
Вложения во внеоборотные активы. Оборудование, предназначенное для установки и монтажа |
Актуальные образцы форм регистров бухгалтерского учета 2019 можно скачать в статье «Оформляем журнал хозяйственных операций», примеры заполнения бланков смотрите в специальном материале «Как правильно заполнять журнал-ордер».
Как утвердить регистры для работы
С форматами и структурой учетных регистров определились. Теперь обозначим, как утвердить выбранные бланки. Порядок действий зависит от того, какие формы документации решено использовать в работе.
Вариант № 1. Работаем по унифицированным формам.
Учреждениям государственного сектора допустимо прописать в учетной политике, что для работы будут использоваться бланки и унифицированные формы, утвержденные Приказом Минфина № 52н. Прикладывать образцы не обязательно, допустимо только перечислить наименование журналов, применяемых для работы, с указанием их кодов по ОКУД.
Вариант № 2. Применяем собственные регистры.
Если организация применяет самостоятельно разработанные образцы регистров бухучета, то такие документы необходимо перечислить в тексте учетной политики, в соответствующем разделе «Регистры бухучета». Затем оформить каждый из используемых документов в виде приложения к учетной политике.
ВАЖНО! Даже если регистры будут составлять в электронном виде и подписывать ЭЦП, утвердить образцы необходимо. При проверке контролеры в первую очередь затребуют приказ или распоряжение об утверждении учетных регистров (учетную политику и приложения к ней).
Новые требования закона о бухгалтерском учете
С 1 января 2013 года вступил в силу новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), который внес существенные изменения в требования к ведению бухгалтерского учета в России.
В частности, изменены принципы и субъекты регулирования бухгалтерского учета, понятие объектов бухгалтерского учета, отменена обязанность применения унифицированных форм первичных документов, установлен новый состав бухгалтерской (финансовой) отчетности и порядок ее представления, введено понятие электронного первичного документа и т. д.
Кроме того, Закон № 402-ФЗ внес поправки, касающиеся регистров бухгалтерского учета — основы для формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности*.
Примечание:
* Подробнее о положениях Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, устанавливающего новые требования к первичным документам и регистрам бухгалтерского учета читайте в № 11 (ноябрь) за 2012 год.
Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
В соответствии с частью 1 статьи 10 Закона № 402-ФЗ данные, которые содержатся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Формы указанных регистров утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).
Порядок ведения регистров бухгалтерского учета определен в статье 10 Закона № 402-ФЗ.
Обязательными реквизитами регистров бухгалтерского учета согласно части 4 статьи 10 Закона № 402-ФЗ являются (рис. 1):
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Согласно части 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП).
В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 8 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).
Начиная с релиза 3.0.16 программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и релиза 2.0.42 программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0), реализована возможность формировать регистры бухгалтерского учета с учетом требований Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Для этого в каждом стандартном отчете программы пользователь может дополнительно отобразить единицу измерения, должность и расшифровку подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета (см. рис. 1).
Для формирования регистров бухгалтерского учета в программе «1С:Бухгалтерия 8» можно использовать следующие стандартные отчеты:
— Оборотно-сальдовая ведомость;
— Шахматная ведомость;
— Оборотно-сальдовая ведомость по счету;
— Обороты счета;
— Анализ счета;
— Карточка счета;
— Анализ субконто;
— Обороты между субконто;
— Карточка субконто;
— Сводные проводки;
— Отчет по проводкам;
— Главная книга.
Чтобы в стандартных отчетах «1С:Бухгалтерии 8» отобразились должности и расшифровки подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета, необходимо предварительно выполнить настройки в регистре сведений Ответственные лица организации, а также в Панели настроек сформированного стандартного отчета программы (например, отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету).
Кроме стандартных отчетов программы, начиная с релиза 3.0.19 в «1С:Бухгалтерии 8», существует возможность сформировать регистры бухгалтерского учета из Справок-расчетов, оформляемых по регламентным операциям закрытия месяца (списание косвенных расходов, себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг и т. п.).
Подробный порядок формирования регистров бухгалтерского учета в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) приведен в № 7 (июль) «БУХ.1С» за 2013 год, стр. 6. Рекомендации могут применить и пользователи «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 2.0).