Положение 373 п

Требования к организации работы кассы

Касса — это специально оборудованное, изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств. Помещение кассы должно быть изолировано от других помещений и иметь единственный вход, располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. Если здание медицинского учреждения двухэтажное, то кассовая комната должна быть размещена на верхних этажах. Если здание медицинского учреждения одноэтажное, то окна кассы должны быть оборудованы внутренними ставнями и решетками. Кассовая комната должна иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки и открывающуюся внутрь. Касса должна быть также оборудована специальным окошком для выдачи денег; иметь несгораемый сейф, который должен прочно прикрепляться к полу и стенам; иметь исправный огнетушитель.

Несоблюдение любого из этих требований чревато штрафом. Ответственность за оборудование помещения кассы полностью ложится на руководителя медицинского учреждения, а следовательно, в случае выявленных нарушений штраф может быть выписан как на руководителя, так и на само учреждение в сумме от 40 000 до 50 000 руб. Но если организация была оштрафована за нарушения, допущенные в оборудовании кассы, то учреждение может обжаловать это решение в суде. Судебная практика по этому вопросу неоднозначная. Так как недооборудование кассы является административным правонарушением, то в суде можно доказать малозначительность данного правонарушения. Аргументами в пользу этого может являться тот факт, что проверяющими не было обнаружено недостачи или, наоборот, сверхнормативной наличности. Помимо этого, многие руководители также ссылаются на то, что в современных условиях медицинское учреждение полностью находится под охраной охранных служб, а все помещения здания оборудованы противопожарными сигнализациями.

Требования к работе кассира

Перед назначением руководителю учреждения необходимо проверить кандидата на должность кассира. К ведению кассовых операций не допускаются лица:

• ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
• страдающие хроническими психическими заболеваниями;
• систематически нарушающие общественный порядок;
• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Согласно Порядку ведения кассовых операций руководитель обязан под расписку ознакомить кассира с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в Приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85. На практике можно порекомендовать делать расписку об ознакомлении с правилами ведения кассовых операций на бланке договора. После подписания договора кассир знакомится с результатами инвентаризации кассы и получает материальные ценности. Передача ценностей оформляется актом в трех экземплярах, один из которых передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, а третий остается в бухгалтерии. Кассиру передается ключ от помещения кассы, дубликат ключа остается в сейфе у руководителя учреждения. Передача ключей от помещения кассы третьим лицам не допускается. Руководителю учреждения следует обратить внимание на то, что перед уходом кассира в отпуск или при увольнении кассира необходимо провести инвентаризацию кассы. При этом все выявленные нарушения будут отнесены на кассира. Если инвентаризация проведена не была, недостатки денежных средств в кассе организация будет вынуждена покрыть за счет своей прибыли.

В обязанности кассира бюджетного учреждения входит осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг на основе приходных и расходных документов кассовой книги.

При получении денежных средств в учреждении банка руководитель организации должен обеспечить кассира транспортным средством, в противном случае кассир не будет нести ответственность за денежные средства во время их транспортировки из банка в медицинское учреждение. Наличные деньги могут быть получены в банке на основании чека. При этом следует помнить, что расходовать денежные средства можно только на те цели, которые указаны в чеке. Учреждения могут иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных обслуживающими банками по согласованию с руководителем учреждения. Сверхлимитные наличные денежные средства организация обязана сдавать в банк.

Оформление основных операций, отражающих движение денежных средств

Счета 020134000 «Касса» и 020135000 «Денежные документы» предназначены для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения.

Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности — квитанциям и приходным кассовым ордерам. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов с приложением квитанции (копий).

При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, которые определены приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.

Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах ведется в кассовой книге. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведется на отдельных листах кассовой книги по видам иностранных валют.

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 020134000 «Касса» ведется в журнале операций по счету «Касса» на основании кассовых отчетов. Операции по учету движения наличных денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Название операции	Дебет	Кредит
Поступление наличных денежных средств в валюте Российской Федерации в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства	020134000 «Касса»	0210030 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Поступление наличных денежных средств в иностранной валюте в кассу автономного учреждения со счета в кредитной организации	020134000 «Касса»	020127000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации»
Прием наличных денежных средств во временное распоряжение	320134000 «Касса»	330401000 «Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение»
Поступление доходов в кассу учреждения	220134000 «Касса»	220500000 «Расчеты по доходам»
Поступление в кассу учреждения пожертвований, грантов	220134000 «Касса»	220581000 «Расчеты с плательщиками прочих доходов»
Возврат в кассу учреждения ранее произведенных авансовых выплат в погашение дебиторской задолженности	020134000 «Касса»	020600000 «Расчеты по выданным авансам»
Возврат в кассу автономного учреждения займа, ссуды, предоставленных согласно законодательству Российской Федерации, а также поступление штрафов, пеней, процентов, начисленных по ним	220134000 «Касса»	220714000 «Расчеты по предоставленным займам, ссудам»
Поступление остатков подотчетных сумм	020134000 «Касса»	020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»
Поступление от подотчетных лиц, ответственных за выдачу выплат работникам (студентам) денежных средств в сумме остатков невыплаченных сумм заработной платы, пособий, пенсий, стипендий	020134000 «Касса»	020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»
Поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного имуществу автономного учреждения	020134000 «Касса»	счета 020900000 «Расчеты по ущербу имуществу»
Поступление в кассу учреждения полученного займа	220134000 «Касса»	230114000 «Расчеты по заимствованиям, не являющимся государственным (муниципальным) долгом»
Поступление в кассу учреждения денежных средств в порядке расчетов между головным учреждением и обособленными подразделениями	020134000 «Касса»	030404000 «Внутриведомственные расчеты»
Поступление в кассу учреждения денежных средств в порядке расчетов с прочими кредиторами	020134000 «Касса»	030406000 «Расчеты с прочими кредиторами»
Выбытие денежных средств в валюте Российской Федерации из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства	021003000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам»	020134000 «Касса»
Выбытие денежных средств из кассы учреждения в иностранной валюте для зачисления на счет в кредитной организации согласно объявлению на взнос наличными	020127000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации», 020123000 «Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути»	020134000 «Касса»
Возврат наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, при наступлении условий их передачи владельцу	330401000 «Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение»	320134000 «Касса»
Возврат из кассы учреждения излишне полученных доходов	220500000 «Расчеты по доходам»	220134000 «Касса»
Оплата из кассы автономного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов)	020600000 «Расчеты по выданным авансам»	020134000 «Касса»
Предоставление займа, ссуды из кассы	220714000 «Расчеты по предоставленным займам (ссудам)»	220134000 «Касса»
Выдача денежных средств подотчетному лицу при условии полного его отчета по ранее выданному ему авансу	020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»	020134000 «Касса»
Выдача денежных средств подотчетному лицу заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) при условии нахождения структурного подразделения автономного учреждения в отдаленной местности на основании платежной ведомости	020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»	020134000 «Касса»
Погашение из кассы автономного учреждения ранее полученного займа	230114000 «Расчеты по заимствованиям, не являющимся государственным (муниципальным) долгом»	220134000 «Касса»
Выдача из кассы автономного учреждения заработной платы, прочих выплат, стипендий, пенсий, пособий и иных социальных выплат, а также вознаграждений лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера	030200000 «Расчеты по принятым обязательствам»	020134000 «Касса»
Выдача из кассы учреждения депонентской задолженности, а также сумм, удержанных из заработной платы	030402000 «Расчеты с депонентами», 030403000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»	020134000 «Касса»
Суммы выявленных недостач	020981000 «Расчеты по недостачам денежных средств»	020134000 «Касса»
Принятие к учету дебиторской задолженности по восстановлению иного источника финансового обеспечения, привлеченного на исполнение обязательства	030406000 «Расчеты с прочими кредиторами»	020134000 «Касса»
Поступление денежных документов в кассу по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения	020135000 «Денежные документы»	счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам»
Поступление денежных документов в кассу учреждения, приобретенных подотчетным лицом	020135000 «Денежные документы»	020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»
Поступление денежных документов в кассу автономного учреждения в порядке расчетов между головным учреждением, обособленными подразделениями	020135000 «Денежные документы»	030404000 «Внутриведомственные расчеты»
Поступление денежных документов в кассу учреждения в безвозмездном порядке от государственных учреждений, организаций на основании Акта приема- передачи	020135000 «Денежные документы»	счета 040110180 «Прочие доходы»
Поступление денежных документов в порядке возмещения ущерба в натуральной форме виновными лицами	020135000 «Денежные документы»	040110172 «Доходы от операций с активами»
Поступление в кассу автономного учреждения излишков денежных документов, обнаруженных при инвентаризации	020135000 «Денежные документы»	040110180 «Прочие доходы»
Выдача из кассы денежных документов под отчет	счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»	020135000 «Денежные документы»
Возврат из кассы учреждения денежных документов поставщику согласно условиям государственного (муниципального) договора на нужды учреждения	счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам»	020135000 «Денежные документы»
Безвозмездная передача денежных документов между головным учреждением и обособленными подразделениями	счета 230404000 «Внутриведомственные расчеты»	220135000 «Денежные документы»
Безвозмездная передача денежных документов	240120241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям» счета 240120242 «Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»	220135000 «Денежные документы»
Суммы выявленных недостач, хищений	040110172 «Доходы от операций с активами»	020135000 «Денежные документы»
Выбытие с учета по причине уничтожения, порчи денежных документов в результате форс-мажорных обстоятельств на основании акта уничтожения, порчи	040120273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»	020135000 «Денежные документы»

А.Г.Коротких

Особенности организации работы с наличными денежными средствами

Денежные средства являются составной частью оборотных активов. Они необходимы предприятию для осуществления расчетов между поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат .

Денежные средства поступают на предприятие от покупателей и заказчиков за проданные товары и оказанные услуги, от банков в виде ссуд, от учреждений и организаций в порядке временной помощи и др.

Базой денежных средств предприятия являются хозяйственные взаимоотношения предприятия с различными организациями и учреждениями и хозяйственные взаимоотношения, связанные с реализацией работ, услуг и осуществлением других хозяйственных операций.

Денежные средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования на производстве. Учет денежных средств имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечением сохранности денежных документов, находящихся в кассе предприятия.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

проверка правильности оформления, законности документов;

своевременное и полное отражение операций в учете;

обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей;

своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете;

обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения;

изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

создание условий для повседневного контроля за наличием и движением денежных средств .

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен решением Совета директоров ЦБ России № 40 от 22.09.1993 года (с изменениями на 26.02.1996 года).

В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин, согласно с Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ » О применении контрольно — кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней (включая день получения денег в банке) в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

Для учета кассовых операций применяются типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форума КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 01 января 1999 года.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов ведётся Книгу учета принятых и выданных кассиром денег.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

учет денежное средство наличный

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком для кассиров.

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).

На руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, возлагается административный штраф на сумму от 4000 до 5000 рублей (п.15.1 КоАП РФ). На предприятие налагается штраф в размере от 40000 до 50000 рублей.

В настоящее время в соответствии с Указанием Центрального банка Российской Федерации от 14.11.01 г. № 1050-У установлен предельный размеры расчетов наличными деньгами между юридическими лицами на уровне 60000 рублей по одной сделке. При этом следует учитывать, что под сделкой в данном случае понимается один отдельный договор. Это уточнение действует с 1 июля 2002 года.

Для расчетов с физическими лицами предельный размер расчетов наличными не установлен.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу предприятия, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет.

При операциях с наличными средствами используются:

объявление на взнос наличными;

чек денежный.

Прядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступлению их в кассы в дни работы учреждений банков, при этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, — ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, — на следующий день;

для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, — 1 раз в несколько дней.

Причем организации могут вносить наличные деньги только на свой расчетный (текущий) счет.

Объявление на взнос наличными представляет собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции.

В объявлении на взнос наличными должна быть указана дата их фактического представления в банк. Они должны быть обязательно заполнены одновременно вручную или на ЭВМ с сохранением всех реквизитов бланка. Наименование владельца, номер счета и наименование кредитной организации в объявлениях могут обозначаться штампами.

При приеме наличных денежных средств от юридических лиц операционный работник банка проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его и передает объявление на взнос наличными в кассу. Кассовый работник, получив объявление на взнос наличными, проверяет заполнение объявления, сличает соответствие сумм цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него деньги. После приема денег кассовый работник сверяет сумму данную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Квитанция, затем прикладывается к расходному ордеру и является оправдательным денежным документом.

В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между сдаваемых клиентом денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, объявление на взнос наличными переоформляется клиентом на фактическую сумму денег.

Кроме того, прием в кассу кредитной организации и зачисление денежной наличности на счет клиента — юридического лица может производиться также по препроводительной ведомости, приложенной к сумке с рублевой денежной наличностью.

От организаций может приниматься денежная наличность, упакованная в инкасаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие осуществить их открытие без видимых следов нарушения целости.

В кредитной организации ведется список организаций, сдающих денежную наличность в сумках, с указанием в нем наименования организаций, количества и номерах закрепленных за каждой организацией сумок. При этом организации, сдающие денежную наличность в сумках, представляют в кассовое подразделение кредитной организации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбироваться сумки. Оттиск пломбы должен содержать номер и сокращенное наименование организации ее фирменный знак.

Кассир организации формирует подлежащие сдаче сумки с денежной наличностью. При этом первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй и третий экземпляры — соответственно накладная к сумке и копия препроводительной ведомости — представляются в кредитную организацию вместе с сумкой.

Для получения в банке денег, необходимых на выплату: заработной платы, депонированной заработной платы, командировочных, хозяйственных и других расходов предприятие должно иметь чековую книжку. Чековая книжка содержит 25 или 50 чеков и выдается организации по заявлению установленного образца.

Чек является распоряжением предприятия о выдаче с расчетного счета суммы наличных денег, указанной в нем. Чек может выписываться на сумму, не превышающую остатка денежных средств на расчетном счете.

Чеки заполняются от руки чернилами или шариковыми ручками в соответствии правилами, изложенными на обложках чековых книжек. Все реквизиты чека должны быть заполнены. Чек подписывается руководителем и главным бухгалтером, ставится печать. Сумма указывается цифрами, а затем прописью. Свободные места впереди и после суммы рублей должны быть обязательно прочеркнуты двумя линиями. Сумма прописью должна начинаться обязательно в самом начале строки

Наименование владельца счета, номер книжки, наименование кредитной организации в чеках могут обозначаться штампами.

Фамилия, имя и отчество лица, на имя которого выдается чек, пишется от руки.

Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают его не действительным.

При наличии в представленной банку владельцем чека карточке с образцами подписей отметки о том, что организации печать не присвоена, чек принимается банком без скрепления их оттиском печати.

Одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека.

Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки чекодатель обязан хранить не менее трех лет. Владелец счета обязан при закрытии счета возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными корешками и чеками при заявлении, с указанием номеров чеков.

Чеки принимаются банком в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня заполнения.

Клиент банка обязан указывать на обороте денежных чеков назначение сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя. Предприятия, организации и учреждения, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы, направлять в кредитные организации денежные чеки без указания назначения платежа.

При решении вопроса о выдаче наличных денег на цели, указанные в чеке, банки могут запросить от обслуживаемых предприятий необходимые документы.

Основанием для определения обоснованности расходования предприятиями денежных средств на указанные цели и их подтверждением могут служить смета затрат (устав, положение, решение о создании предприятия или договор учредителей, лицензии на осуществление отдельных видов деятельности и другие документы, договора (контракты), отчеты подотчетных лиц о расходовании, полученных для закупки продукции наличных денег.

Подтверждением расходования наличных денег являются: копия товарного чека, счет, накладная, отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов.

В банке кассир (или другое лицо, который имеет право получать наличные деньги), передает чек кассовому работнику. После проверки кассовый работник оставляет чек у себя, а получателю выдает контрольную марку (расположенную в верхнем правом углу чека). После того, как сумма, подлежащая выдаче, будет подготовлена, кассовый работник вызывает получателя денег по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег. Получатель передает контрольную марку в расходную кассу кредитной организации и получает наличные деньги.

Получатель денег, не отходя от кассы, в присутствии кассового работника, выдавшего деньги, проверяет полные и неполные пачки банкнот по количеству пачек и корешков в них, полные корешки, не упакованные в пачки, и отдельные банкноты — полистным пересчетом, монету — по количеству мешков и надписям на ярлыках к мешкам, пакеты, тюбики и отдельные монеты — пересчетом по кружкам.

В соответствии с банковскими правилами, клиент имеет право по своему желанию пересчитать в кредитной организации полученные деньги полистно. Доставка денег в помещение для пересчета клиентами и пересчет осуществляются в присутствии одного из работников кассового подразделения кредитной организации. На выявленные в результате пересчета недостачу или излишек денег составляется акт по установленной форме.

Договором на расчетно-кассовое обслуживание может быть предусмотрена возможность получения организацией наличных денежных средств с предварительной передачей чека. В этом случае чек передается в кредитную организацию накануне дня выдачи. Контрольная марка от чека остается у клиента.

Кроме того, может практиковаться и такая схема получения наличных денег, при котором кредитная организация сама доставляет суммы денежных средств получателю. В этом случае накануне доставки наличных денег организация предъявляет операционному работнику кредитной организации денежный чек. Контрольная марка от чека остается у клиента. Подготовленная денежная наличность вкладывается в инкассаторскую сумку, которая снабжается ярлыком и пломбируется заведующим кассой или кассовым работником, упаковавшим сумку. На ярлыке проставляются: наименование организации, дата упаковки, сумма вложенных денег, подпись и именной штамп заведующего кассой или кассового работника. Доставка денег осуществляется бригадой инкассаторов.

В организации прием доставленных денег производится кассиром или комиссией уполномоченных лиц, назначаемой письменным распоряжением руководителя организации. В состав комиссии включается кассир организации.

Инкассаторы предъявляют кассиру организации (комиссии уполномоченных лиц) служебные удостоверения и явочную карточку. Представители организации инкассаторам — распоряжение руководителя организации о включении их в состав комиссии, документы, удостоверяющие их личности, и контрольную марку для сверки ее номера с номером денежного чека.

Кассир организации (комиссия уполномоченных лиц) проверяет целость упаковки сумки с денежной наличностью, сверяет соответствие оттиска пломбира на пломбе к сумке имеющемуся образцу и принимает Полные и неполные пачки банкнот по количеству корешков в них, отдельные корешки и банкноты — полистным пересчетом, мешки с монетой — по надписям на ярлыках. После этого сверяет сумму принятых денег с суммой, указанной в денежном чеке, расписывается на денежном Чеке и заполняет явочную карточку. В явочной карточке проставляется номер сумки, время приема и сумма принятой денежной наличности.

При предъявлении инкассаторами сумки в нарушенной упаковке составляется акт в трех экземплярах и подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме денег. Первый экземпляр акта передается банку, второй — подразделению инкассации, третий экземпляр остается в организации.

Оформленный денежный чек инкассаторы передают операционному работнику банка для записи в кассовом журнале. Денежный чек и расходный кассовый ордер передают заведующему кассой для помещения в кассовые документы.

На каждую полученную в банке сумму бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер на имя получателя с указанием номера чека, при этом квитанция прикладывается к выписке банка.

В Приложении 1 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации 1993 года изложены признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (признаки платежности, допустимые повреждения платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков), которыми должны руководствоваться кассиры при осуществлении кассовых операций с банковскими билетами и монетами Банка России.

Использование контрольно-кассовых машин для учета расчетов с населением обязательно для всех организаций.

Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.

За нарушение требований Закона Российской Федерации «О применении контрольно — кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» применяются штрафные санкции к организациям в зависимости от характера нарушения.

Правила работы с наличными денежными средствами в 2016 году (Цветаева В.)

Быстрая навигация: Каталог статей Иные вопросы Правила работы с наличными денежными средствами в 2016 году (Цветаева В.)

Дата размещения статьи: 13.08.2016

Цель деятельности любого предпринимателя — получение дохода. Такой доход поступает либо на расчетный счет, либо в кассу коммерсанта. Второй вариант наиболее распространен. Расскажем, как предприниматель должен работать с наличными деньгами и какая ответственность его ждет в случае нарушений.

Порядок ведения кассовых операций утвержден Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание). В соответствии этим документом кассовыми считаются операции по приему (включая пересчет) и выдаче наличных денег.
Кассовые операции должны вестись в кассе самим предпринимателем или иным уполномоченным лицом из числа его работников. Такое лицо называется кассиром (п. 4 Указания). Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен быть ознакомлен под личную подпись. Если кассовые операции у предпринимателя ведут несколько работников, один из них обязательно должен выполнять функции старшего кассира.

К сведению. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Делается это таким образом, чтобы вноситель мог наблюдать за его действиями (п. 5.1 Указания).

Индивидуальные предприниматели ведут кассовые операции в упрощенном порядке. Они, в отличие от юридических лиц, могут не устанавливать лимит остатка кассы и, следовательно, не сдавать деньги в банк (п. 2 Указания, п. 1 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 «О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов»). Кроме того, они могут не вести кассовую книгу и не оформлять кассовые документы.

Ведение кассовых операций

По общему правилу кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (формы N N КО-1 и КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Вместе их называют кассовыми документами (п. 4.1 Указания). Информация о каждом «приходнике» и «расходнике» вносится в кассовую книгу (форма N КО-4, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Именно в ней учитывается вся поступающая и выдаваемая наличность (п. 4.6 Указания).
Однако для предпринимателей предусмотрено исключение.
Если они ведут учет доходов (иных объектов налогообложения либо физических показателей), то кассовую книгу, «приходники» и «расходники» можно не оформлять. Это означает, что от оформления перечисленных документов могут отказаться следующие категории предпринимателей (Письмо ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338):
— плательщики единого налога на вмененный доход;
— применяющие патентную систему налогообложения;
— применяющие упрощенную систему налогообложения;
— плательщики единого сельскохозяйственного налога.

К сведению. Коммерсанты, применяющие перечисленные налоговые режимы, также освобождены от ведения бухгалтерского учета (п. 1 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Письмо Минфина России от 17.10.2014 N 03-11-11/52522).

Предприниматели, работающие на общем режиме налогообложения, в соответствии с п. 2 ст. 54 НК РФ обязаны исчислять налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных учета доходов, расходов и хозяйственных операций. Если такой учет ведется, то, на наш взгляд, оформлять кассовую книгу и кассовые документы не обязательно.
Отметим, что Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей утвержден совместным Приказом Минфина России N 86н, МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002. Там же содержится форма книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя.

Выдача денег под отчет

Отдельно следует остановиться на документальном оформлении выдачи и возврата подотчетных сумм.
Деньги под отчет выдаются на основании письменного заявления работника. Оно составляется в произвольной форме, но должно содержать (п. 6.3 Указания):
— информацию о сумме наличных денег;
— информацию сроке, на который выдаются деньги;
— подпись ИП;
— дату.
Не позднее трех рабочих дней после даты истечения срока, на который выданы деньги (или со дня выхода на работу), подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет (форма N АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) и подтверждающие документы.
Надо сказать, что ни заявление на выдачу денег, ни авансовый отчет не подтверждают выдачу (возврат) подотчетных сумм. Поэтому предпринимателю, который не оформляет кассовые документы, в такой ситуации все же придется составить «расходник» (при выдаче денег под отчет) и «приходник» (при возврате неизрасходованных средств в кассу).

Лимит расчетов наличными

Средства, полученные коммерсантом от предпринимательской деятельности, обычно поступают в кассу. В дальнейшем их можно израсходовать на некоторые текущие нужды или внести на расчетный счет в банке. При этом нужно учитывать, что законодательство устанавливает предельный размер расчетов наличными деньгами. Он составляет 100 000 руб. в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указание N 3073-У)). Причем этот лимит применяется как во время действия, так и после того, как срок действия соглашения истек. Поэтому все деньги, выплаченные уже после окончания срока действия договора (например, штрафы, пени и т.п.), нужно суммировать с основной суммой.

Когда лимит не применяется

Предприниматель может нелимитированно расходовать деньги из кассы на следующие цели (п. 6 Указаний N 3073-У):
— выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера (например, социальные пособия);
— свои личные нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью;
— выдачу работникам денег под отчет.
Также лимит не действует, если коммерсант выдает (получает) деньги при расчетах с обычными физическими лицами (п. 5 Указаний N 3073-У). Но здесь следует иметь в виду, что некоторые наличные расчеты между коммерсантом и «физиками» могут осуществляться за счет наличных денег, только если они поступили в кассу с банковского счета. Речь идет о расчетах:
— по операциям с ценными бумагами;
— по договорам аренды недвижимости;
— по выдаче (возврату) займов и процентов по ним;
— в рамках организации и проведения азартных игр.

Периодические платежи

Отдельно следует сказать о договорах, предусматривающих периодические платежи (например, договор аренды). Если читать п. 6 Указаний N 3073-У буквально, то можно сделать вывод: тот факт, что платежи являются периодическими, значения не имеет. Главное, что они осуществляются в рамках одного договора, а значит, их нужно суммировать. На это когда-то обращали внимание Банк России и МНС России (Письмо от 02.07.2002 N 85-Т, от 01.07.2002 N 24-2-02/252).
Однако с таким подходом можно поспорить. Верховный Суд РФ недавно разъяснил, что п. 6 Указаний N 3073-У «не содержит ограничений на суммирование периодических платежей по одному договору в размере, не превышающем 100 тыс. руб.» (Апелляционное определение от 14.04.2015 N АПЛ15-128). Смысл этой туманной фразы уловить довольно сложно, но, по нашему мнению, из нее должен следовать вывод о том, что суммировать периодические платежи по договору не нужно. Впрочем, у проверяющих может быть своя точка зрения. Поэтому при установлении предельного размера расчета наличными мы рекомендуем суммировать периодические платежи по договору. Если их общая сумма приблизится к 100 000 руб., лучше перейти на безналичный расчет.

Замена одного договора несколькими

Чтобы уложиться в лимит, некоторые коммерсанты идут на небольшую хитрость: заменяют один крупный договор на несколько мелких. Подобное решение проверяющие могут квалифицировать как нарушение.

Судебная практика. В один день между заемщиком и заимодавцем было заключено шесть одинаковых договоров займа на сумму 100 000 руб. каждый. В качестве цели займов было указано осуществление платежей, связанных с текущей деятельностью. Также в договорах было сказано, что сумма займа перечисляется на банковский счет.
Однако вместо безналичного перечисления заимодавец снял деньги со счета и передал их представителю заемщика, имеющего одну доверенность на получение денежных средств в размере 600 000 руб.
Таким образом, по мнению налоговой инспекции и судов, в действительности было исполнено единое денежное обязательство — передача наличных денег в сумме 600 000 руб. (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.03.2008 по делу N А28-9126/2007-60/18).

Вместе с тем в схожих ситуациях суды могут принять решение в пользу коммерсантов.

Судебная практика. Поставщик и покупатель в один день заключили между собой восемь договоров поставки яблок на сумму от 48 200 руб. до 97 000 руб. каждый. В тот же день в кассу продавца поступили наличные деньги по всем восьми договорам. Налоговая инспекция, проведя проверку, посчитала, что оплата произведена в рамках одной сделки, и привлекла продавца к ответственности.
Суды с налоговиками не согласились. Из представленных документов (договоров, счетов-фактур, товарных накладных) они сделали вывод, что яблоки были проданы в рамках каждого договора. При этом расчеты наличными деньгами по каждой сделке не превысили 100 000 руб., что подтверждается «приходниками» (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.10.2010 по делу N А78-4550/2010).

Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 30.04.2009 по делу N А32-171/2009-51/18-9АЖ, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.04.2011 N 18АП-2577/2011.
Приведем еще один пример.

Судебная практика. Между поставщиком и покупателем было заключено несколько договоров о поставке пшеницы:
— от 4 сентября — на сумму 99 990 руб.;
— от 7 сентября — на сумму 99 990 руб.;
— от 8 сентября — на сумму 99 000 руб.;
— от 9 сентября — на сумму 99 000 руб.;
— от 10 сентября — на сумму 99 000 руб.;
— от 11 сентября — на сумму 99 000 руб.
Расчет по всем договорам был произведен наличными в один день — 25 сентября. Общая сумма уплаченных денег составила почти 600 000 руб.
Налоговая инспекция посчитала это нарушением, но суд с ней не согласился. Арбитры указали, что сам по себе факт заключения сходных по содержанию договоров не может служить основанием для вывода о совершении одной сделки и превышении лимита расчета наличными (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 08.04.2010 по делу N А33-20038/2009).

В общем, при рассмотрении дела многое будет зависеть от деталей и позиции конкретного суда. В связи с этим мы рекомендуем с осторожностью относиться к дроблению договоров с целью соблюдения лимита расчетов наличными. Лучше датировать договоры разными днями и, по возможности, включать в них разные предметы (например, в первом договоре предусмотреть поставку товаров одной номенклатуры, во втором — другой).

Ответственность за несоблюдение лимита

Ответственность за несоблюдение лимита расчетов наличными предусмотрена ст. 15.1 КоАП РФ. Для коммерсантов эта статья предусматривает штраф в размере от 4000 до 5000 руб. Наложить его может налоговая инспекция (ст. 23.5 КоАП РФ).
Важно отметить, что привлечь нарушителя к ответственности можно только в течение двух месяцев со дня нарушения (т.е. со дня совершения сверхлимитной операции). Об этом говорится в ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ.
На практике часто возникает вопрос: кого считать нарушителем? Многие коммерсанты уверены, что таковым является плательщик, а получателя платежа привлечь к ответственности нельзя. Однако на самом деле это не так. Налоговая инспекция может оштрафовать обе стороны договора (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.11.2010 по делу N А28-2959/2010).

На что можно потратить наличные из кассы?

Цели, на которые можно потратить наличные из кассы, приведены в п. 2 Указания N 3073-У. Коммерсант может направить деньги из кассы:
— на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
— на свои личные (потребительские) нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью;
— на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
— на выдачу подотчетных сумм;
— на возврат средств за ранее оплаченные наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту: