Командировочные и суточные

Порядок выплаты суточных работникам

Вебинары в Контур.Школе Разбор практических ситуаций. Изменения законодательства. Зарегистрироваться

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

>Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

• 700 руб. за день нахождения в командировке в России;

• 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ.

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217 и статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Допустим, организация выплатила сотруднику сверхнормативные суточные. Тогда у сотрудника возникает доход для целей НДФЛ.

Доход признается на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, после возвращения сотрудника из командировки. Так предусмотрено подпунктом 6 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.

НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику, например зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты дохода сотруднику. Это следует из пунктов 4 и 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Если сотрудник едет в загранкомандировку, суточные ему можно выдать в иностранной валюте. Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если доход есть, удержите НДФЛ.

Данные выводы есть в письме Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-04-06/2002.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день?

Нет, не нужно, но только если выплаты оформлены как компенсация взамен суточных.

Служебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. То есть сотрудника можно направить в командировку на любой срок, в том числе и на один день, когда день возврата из командировки совпадает с календарным днем выезда.

Обязанность организации оплачивать командированным сотрудникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Положения этой статьи Трудового кодекса не содержат прямого запрета на выплату суточных при однодневных командировках.

Однако в соответствии с пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, при командировках в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Аналогичное правило содержит пункт 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, формально получается, что при однодневных командировках суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ установлено, что при направлении сотрудника в командировку организация обязана возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Таким образом, указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). То есть денежные средства, выплаченные сотрудникам при однодневных командировках, носят компенсационный характер и не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) сотрудников. Следовательно, указанные компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

При этом денежные средства, выплаченные сотруднику взамен суточных, не облагаются НДФЛ в пределах норм (при нахождении в командировке по России – 700 руб.). Все, что свыше этой суммы, освобождается от НДФЛ лишь при условии, что расходы подтверждены первичными документами (кассовые чеки, квитанции). При отсутствии подтверждающих документов с выплат, превышающих 700 руб., НДФЛ придется удержать.

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку по России. Сумма выплат взамен суточных не превышает 700 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках по России сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудница организации Иванова Е.В. находилась в командировке на территории России один день. Перед поездкой ей выдали аванс, в том числе компенсацию суточных в размере 600 руб. Поскольку указанная сумма не превышает предел в 700 руб., НДФЛ с нее удерживать не нужно. Подтверждающие документы на сумму 600 руб. сотруднице представлять также не обязательно.

В авансовом отчете бухгалтер «Альфы» отразил эту выплату не как «суточные», а как «иные расходы, выплачиваемые взамен суточных».

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку по России. Сумма выплат взамен суточных превышает 700 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках по России сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник организации Горячев С.Ю. находился в командировке на территории России один день. Перед поездкой ему выдали аванс, в том числе компенсацию взамен суточных в размере 1000 руб.

Вернувшись из командировки, сотрудник не представил документов, подтверждающих расходы, в том числе на сумму, выданную ему вместо суточных. Поэтому бухгалтер «Альфы» не стал удерживать НДФЛ только с 700 руб. А с той части выплаты, которая превышает данный лимит, он рассчитал налог. Сумма НДФЛ составила 39 руб. (300 руб. × 13%).

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200). Подтверждает такой подход постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суточных, если сотрудника направили в заграничную командировку на один день?

Нет, не нужно, но лишь в пределах установленных норм.

Объясняется это так.

Сотрудника можно направить в командировку на любой срок, в том числе и на один день, то есть когда дата возврата из командировки совпадает с календарным днем выезда.

По общему правилу организация обязана возместить командированному:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ. Причем данная норма не запрещает выплачивать суточные при однодневных командировках.

Сотруднику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и вернувшемуся в Россию в один и тот же день, суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50 процентов от установленной нормы. Такую норму прописывают в коллективном договоре или в отдельном локальном нормативном акте организации (например, в Положении о командировках). Это установлено пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Таким образом, при однодневных командировках за границу сотруднику полагаются суточные.

При этом суточные в пределах 2500 руб. за один день нахождения в загранкомандировке не облагаются НДФЛ (абз.10 п. 3 ст. 217 НК РФ). И подтверждать такие суммы первичными документами (чеками, квитанциями) не требуется.

Следовательно, с суточных для однодневной загранкомандировки не нужно удерживать НДФЛ, если их сумма не больше 2500 руб. и при этом не превышает половину нормы суточных для зарубежных командировок, установленной коллективным договором или локальным нормативным актом (например, Положением о командировках).

Пример выплаты суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Размер суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» предусмотрена норма суточных при направлении сотрудников в командировку за границу в размере 6000 руб. в день.

Сотрудник организации Беспалов А.С. находился в зарубежной командировке один день. Организация выплатила ему суточные в размере 3000 руб. (6000 руб. × 50%). Подтверждающие документы на эту сумму требовать с сотрудника не обязательно.

При этом с суммы 2500 руб. удерживать НДФЛ не нужно. А с 500 руб. (3000 руб. – 2500 руб.) – нужно.

Таким образом, бухгалтер «Альфы» рассчитал НДФЛ в размере 65 руб. (500 руб. × 13%).

Есть еще один вариант – оформить компенсацию дополнительных расходов, связанных с командировкой, не как суточные, а как иные затраты, выплаченные взамен суточных.

Компенсационные выплаты взамен суточных в полном объеме не облагаются НДФЛ, при условии что они подтверждены первичными документами (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же подтверждающих документов не будет, то выплаты взамен суточных не будут облагаться НДФЛ только в пределах 2500 руб. в день. А все, что свыше этой суммы, облагается налогом.

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Сумма выплат взамен суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках за рубеж сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник организации Кондратьев В.П. находился в зарубежной командировке один день. Компенсационная выплата взамен суточных составила 4000 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил подтверждающие документы (чеки, квитанции) на всю сумму. Поэтому компенсация, выданная взамен суточных, не облагается НДФЛ в полном объеме (4000 руб.).

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 7 октября 2013 г. № 03-03-06/1/41508. Подтверждает такой подход и постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12.

Совет: вариантом, когда организация выплачивает сотруднику компенсацию взамен суточных, лучше не злоупотреблять.

Да, такой подход очевидно выгоден и для организации, и для сотрудника (можно не удерживать НДФЛ со всей документально подтвержденной суммы, а не только в пределах норматива), но он рискован.

Ведь пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, прямо установлено, что сотруднику, выехавшему в командировку за границу и вернувшемуся в Россию в тот же день, надо выплатить именно суточные.

В связи с этим налоговые инспекторы при проверке могут признать выплату компенсаций взамен суточных неправомерной. И оштрафовать организацию за неуплату НДФЛ с суммы, превышающей установленный норматив (2500 руб.).

Таким образом, безопаснее всего при однодневных командировках за границу выдавать именно суточные, как того и требует пункт 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А вариант с выплатой компенсаций взамен суточных использовать, только если вы уверены, что налоговые инспекторы вашего региона придерживаются по данному вопросу позиции Минфина России и Президиума ВАС РФ.

Страховые взносы

Суточные представляют собой частичную компенсацию расходов, которые сотрудник несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей во время командировки. При расчете взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний такие компенсации не учитываются, если они:

• предусмотрены действующим законодательством;

• выплачиваются в пределах норм, которые установлены в соответствии с действующим законодательством.

Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Эта же статья обязывает организацию закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.

Таким образом, суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от обложения страховыми взносами. С суточных, размер которых превышает установленные нормы, взносы нужно начислить.

Исключением из этого правила являются выплаты членам экипажей судов загранплавания взамен суточных. С таких сумм нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний вне зависимости от того, предусмотрены они внутренними документами организации или нет.

Это следует из положений подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Ситуация: нужно ли начислять страховые взносы на сумму суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день?

Нет, не нужно. Но только если выплаты оформлены как компенсация затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, и подтверждены первичными документами.

По общему правилу законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей (в т. ч. суточные), не подлежат обложению взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Это следует из положений:

• подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ – в отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;

• абзаца 10 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ – в отношении взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Обязанность организации оплачивать командированным сотрудникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Однако при командировках в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичное правило содержит пункт 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, формально получается, что при однодневной командировке суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку организация обязана возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Таким образом, выплаты взамен суточных при однодневной командировке можно рассматривать как компенсацию иных расходов командированного сотрудника. А именно как возмещение его затрат, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Такие суммы можно считать законодательно установленными компенсационными выплатами. И не начислять на них страховые взносы, если одновременно выполняются следующие условия:

• выплаты оформлены не как суточные, а как иные расходы командированного;

• расходы сотрудника подтверждены первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.);

• размер и порядок их выплаты установлены локальными документами организации (трудовым или коллективным договором, приказом руководителя).

Данные выводы следуют из подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минтруда России от 6 ноября 2013 г. № 17-4/10/2-6751.

Подтверждает такой подход и арбитражная практика (cм. определение ВАС РФ от 14 июня 2013 г. № ВАС-7017/13, постановления ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011, Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 7 августа 2014 г. № Ф04-7426/2014, Уральского округа от 22 сентября 2014 г. № Ф09-6539/14 и др.).

В то же время представители ФСС России считают иначе. По их мнению, выплаты взамен суточных при однодневной командировке не являются компенсациями, установленными законодательством. Это доход сотрудника. Соответственно, на сумму такого дохода необходимо начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичные выводы есть в письме ФСС России от 2 июля 2013 г. № 15-03-14/05-6357.

С учетом более поздних разъяснений Минтруда России данная позиция представляется неактуальной. И даже если проверяющие из фондов предъявят претензии, суд будет на стороне организации.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой режим налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России?

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:

• расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• расходы на наем жилого помещения;

• суточные или полевое довольствие;

• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

• консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии, что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005.

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами, что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ).

Дата признания расходов

По общему правилу при методе начисления суточные признавайте в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты. Однако при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных можно только после того, как сотрудник представит авансовый расчет. А значит, расходы нужно признавать не ранее даты утверждения авансового расчета. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 273 и статьи 252 Налогового кодекса РФ.

С суточными при загранкомандировке сложнее, поскольку речь идет о валюте. Возможны два варианта.

Вариант 1. Организация выдает сотруднику валюту. В таком случае возникают расходы в виде комиссии банка. Также, скорее всего, нужно будет учесть курсовые разницы.

Вариант 2. Сотрудник сам покупает валюту. Изначально сотруднику выдали суточные в рублях, и он после самостоятельно купил нужную сумму валюты. При данных обстоятельствах все зависит от того, может сотрудник документально подтвердить факт покупки валюты или нет.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, суточные не уменьшат. При расчете единого налога такие организации вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть суточные в составе расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включайте их в состав расходов в размере (как фиксированном, так и по фактическим расходам), предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письме от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283.

Пример отражения при налогообложении суточных. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев в период с 16 по 18 января находился в служебной командировке в Чехии.

Приказом руководителя организации суточные по командировкам в Чехию установлены в размере 800 чешских крон в день. Суточные при командировках по России организация выплачивает из расчета 700 руб. в день.

21 января руководитель «Альфы» утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.

За время командировки Кондратьеву начислили суточные:

• за 2 дня пребывания в Чехии – в размере 1600 крон (800 CZK/дн. × 2 дн.);
• за 1 день возврата в Россию – 700 руб.

Курс чешской кроны на 21 января составил 2,7143 руб./крона (условно).

Всю сумму суточных бухгалтер включил в расходы при расчете единого налога. Размер суточных, который бухгалтер «Альфы» учел при начислении единого налога за I квартал, составляет:
1600 CZK × 2,7143 руб./CZK + 700 руб. = 5042,88 руб.

При расчете налоговой базы по НДФЛ за январь бухгалтер не учитывал суточные, так как их размер не превышает:

• по командировкам по России – 700 руб. в день (700 руб. = 700 руб.);
• по командировкам в Чехию – 2500 руб. в день ((800 CZK × 2,7143 руб./CZK) < 2500 руб.).

При этом предельный размер суточных по загранкомандировкам бухгалтер рассчитал, исходя из курса, действующего на дату оплаты суточных.

Бухгалтер не включил суточные в облагаемую базу по взносам на обязательное пенсионное страхование и взносам и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Ситуация: можно ли учесть в расходах при упрощенке суточные за однодневную командировку

Нет, нельзя, если сотрудника направили в служебную поездку по России. При загранкомандировках суточные учтите в расходах в размере 50 процентов от нормы, которая закреплена в локальном нормативном акте организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Перечень командировочных расходов, которые можно учесть при расчете единого налога при упрощенке, приведен в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. В него входят:

• расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• расходы на наем жилого помещения;

• суточные или полевое довольствие;

• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

• консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

При однодневных командировках по России суточные сотруднику не полагаются вовсе (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз так, квалифицировать при упрощенке эти суммы как командировочные расходы нельзя.

В подобной ситуации для организаций на общей системе налогообложения Минфин России разрешил учитывать такие расходы как другие, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005). Однако перечень расходов, которые можно учесть при упрощенке, является закрытым. И в этом перечне не поименованы другие расходы, связанные с производством и реализацией. Таким образом, суточные за однодневную командировку по России учесть в расходах при упрощенке нельзя.

Когда же речь идет об однодневной загранкомандировке, организация обязана выплатить сотруднику суточные. Их размер равен половине нормы, определенной локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором). Об этом сказано в п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Следовательно, квалифицировать такие расходы как командировочные можно (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но и учитывать их при расчете единого налога надо в пределах половины нормы.

>ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы размер выплаченных суточных не влияет.

ОСНО и ЕНВД

Суточные могут быть выплачены сотруднику, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности организации на общей системе налогообложения. В такой ситуации суточные, выплаченные сотруднику, нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Суточные, которые выплачены сотрудникам, занятым только в одном виде деятельности организации, распределять не надо.

Пример распределения суточных. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

Организация продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль организация начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Сумма доходов, полученная организацией от различных видов деятельности в январе, составляет:

• по оптовой торговле (без учета НДС) – 4 700 000 руб.;
• по розничной торговле – 1 800 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Директор организации А.В. Львов с 21 по 23 января находился в служебной командировке. Цель командировки – заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу.

Авансовый отчет был утвержден 23 января.

Суточные при командировках по России организация выплачивает по норме, установленной коллективным договором, в размере 700 руб. в день.

За время нахождения в командировке Львову выплачены суточные в размере 2100 руб.

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности организации, бухгалтер сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
4 700 000 руб. : (4 700 000 руб. + 1 800 000 руб.) = 0,723.

Сумма суточных, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
2100 руб. × 0,723 = 1518,30 руб.

Сумма суточных, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
2100 руб. – 1518,30 руб. = 581,70 руб.

А надо ли отражать суточные сверх нормы в 4ФСС в 2019 году?

Кстати, размер суточных законом не ограничен, в ст. 217 НК РФ предусмотрены только их нормы для целей обложения НДФЛ и страховыми взносами, которые представляют собой необлагаемый минимум. Нормы суточных в командировке — 2018: для российских командировок — 700 руб., а для зарубежных — 2 500 руб., они же действовали и в 2017 году. Суммы, выдаваемые работнику по корпоративным нормам сверх лимита, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Как уплачивать страховые взносы с суточных, читайте в материале «Каковы страховые взносы на суточные в 2018 году?».

• Расчет суточных по заграничным командировкам производится по отметкам таможенной службы в загранпаспорте командированного сотрудника. По общему правилу день пересечения границы на выезд из РФ считается как день за границей, день пересечения границы на въезд в РФ считается уже днем в РФ (п. 18 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Если суточные для поездки выданы в иностранной валюте, в целях НДФЛ они пересчитываются в рубли по курсу Банка России на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки или на день увольнения, если после возвращения из командировки сотрудник увольняется. А вот для целей расчета страховых взносов со сверхлимитных сумм суточных используется дата утверждения авансового отчета (письмо Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796).

Пример

Коммерческий директор ООО «Смоленские пивоварни» выехал из Смоленска в командировку 01.03.2018. В период с 02.03.2018 по 03.03.2018 он работал в Москве. 04.03.2018 уехал на поезде в Прагу. Поезд отправился в 7:45 04.03.2018, пересек границу РФ в 3:01 05.03.2018, прибыл в пункт назначения в 9:50 05.03.2018. Обратно директор вернулся самолетом до Москвы 09.03.2018 и в Смоленск прибыл 10.03.2018.

По корпоративным нормативам, дирекции установлены повышенные нормы суточных: 1 000 руб. для России, 50 евро — для европейских стран.

По графику командировки директору были выданы:

• Рубли за 01.03.2018, 02.03.2018, 03.03.2018, 04.03.2018, 09.03.2018 и 10.03.2018 = 6 дней. Итого: 6 000 руб. суточных по России.
• Евро за 05.03.2018, 06.03.2018, 07.03.2018, 08.03.2018 = 4 дня. Итого: 200 евро.

Авансовый отчет директор представил 13.03.2018. Этим же днем авансовый отчет был утвержден.

Курс евро, установленный Банком России, на 13.03.2018 — 69,7972 руб., на 31.03.2018 — 70,5618 руб.

6 000 200 × 69,7972 = 19 959,44 руб.

700 × 6 2500 × 4 = 14200 руб.

Обложению НДФЛ подлежит сумма: 6 000 200 × 70,5618 – 14 200 = 5 912,36 руб.

Страховые взносы бухгалтер ООО «Смоленские пивоварни» начислил на сумму: 19 959,44 – 14 200 = 5 759,44 руб.

• ТК РФ не установлена обязанность работодателя выплачивать одинаковые суточные всем сотрудникам организации: их можно разделить на категории, закрепив за каждой из них в учетной политике соответствующую сумму. Об этом сказано в письме Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291 и письме Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1.

Также размер суточных при командировках в 2018 году можно сделать зависимым от нескольких факторов, например стоимости питания и проезда на пассажирском транспорте в месте командировки, занимаемой должности. Главное — закрепить изменения в учетной политике и положении о командировках.

• Как уже выяснилось, суточные освобождены от удержания НДФЛ в пределах норм, указанных в НК РФ, то есть при выплатах суточных в большем, чем эта норма, размере на превышающую сумму налог начисляется. Для целей НДФЛ датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных признается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). При этом удержание следует производить из ближайшей выплаты заработной платы сотруднику, а перечислить налог в бюджет не позднее чем на следующий день после этой выплаты (об этом гласит п. 6 ст. 226 НК РФ).
• Минфин РФ в письме от 01.10.2015 № 03-04-06/56259 указывает, что денежные средства, выплачиваемые работнику взамен суточных при однодневных командировках, не облагаются НДФЛ в размерах, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ.
• Налоговый учет суточных для целей налога на прибыль не подразумевает нормирования, то есть они признаются в той сумме, в какой установлены на предприятии. Ст. 272 НК РФ говорит о том, что командировочные расходы признаются в учете на дату утверждения авансового отчета: это правило действует и для суточных.
• Начиная с 2017 года на суточные сверх норм, установленных п. 3 ст. 217, начисляются страховые взносы на ВНиМ, ОПС и ОМС (п. 2 ст. 422 НК РФ). В письме Минфина России от 16.03.2017 № 03-15-06/15230 уточнено, что для суточных в иностранной валюте пересчет в рубли должен осуществляться по официальному курсу Центрального банка Российской Федерации, установленному на дату начисления суточных в пользу работника.
• Днем начисления суточных для целей расчета страховых взносов понимается день утверждения авансового отчета (см. письмо Минфина РФ от 29.05.2017 № 03-15-06/32796). Взносы на травматизм на суточные как в пределах норм, так и сверх норм не начисляются (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Об отражении суточных в 6-НДЛФ читайте в статье «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».

Еще о налогообложении командировочных расходов читайте в материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

• сумма не превышает 700 рублей при командировках по территории РФ
• сумма не превышает 2500 рублей при командировках за границу

Т. е если установленный размер суточных у организации превышает эти суммы, то организация должна заплатить НДФЛ и налоговые взносы (в ПФР и на медицинское страхование) с суточных сверх нормы.

Сотрудник находился в командировке в г. Санкт–Петербург в период времени с 3 по 7 апреля включительно. В данной организации установлены суточные расходы в сумме 1500 руб. для командировок по РФ. Итоговая сумма составляет — 7500 руб. (1500 * 5).

Согласно пункту 2 статьи 422 НК РФ не облагается НДФЛ сумма 3500 руб. (700 *5). Сумма сверх нормы составляет 4000 руб. (7500-3500), с этой суммы необходимо начислить налоговые вносы и заплатить НДФЛ.

Сумма НДФЛ составляет – 520 руб. (4000*13%).

Сумма взносов в ПФР и на медицинское страхование составляет 4000* (22 %=1200 руб.

Сотрудник находился в командировке в г. Брюссель в период времени с 3 по 10 апреля включительно. В организации установлен лимит на суточные за границу в сумме 50 Евро.

Соответственно, 2 апреля сотрудник получил суточные за 8 дней командировки в сумме 400 Евро (50*8).

Важно: для правильного расчета НДФЛ при выдаче денег в иностранной валюте мы фиксируем сумму в рублях, по текущему курсу ЦБ РФ, установленного на дату выдачи суточных сотруднику.

На дату 2 апреля был установлен курс ЦБ РФ за 1 евро= 62,00 рубля. Итоговая сумма в рублях за 8 дней составила – 24800 руб.

Согласно пункту 2 статьи 422 НК РФ не облагается НДФЛ сумма в 2500руб. в день, что за 8 дней составит 20000 руб. Сумма сверх нормы составляет 4800 руб. (24800-20000).

Важно: Пересчитывать эту сумму по другому курсу не надо. С этой суммы необходимо начислить НДФЛ.

Сумма НДФЛ составляет — 624 руб. (4800*13%).

Сумма взносов в ПФР и на медицинское страхование составляет: 4800* (22 8)%=1440 рублей.

Суточные — это расходы работника, связанные с выполнением служебных обязанностей. И компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки. Только размер суточных при командировках в 2017 году необходимо зафиксировать во внутреннем документе. Например, в положении о командировках.

См. Положение о командировках в 2017 году: образец

Еще раз отметим, в законодательстве нет ограничений на размер суточных и их пересмотр, например в разное время года. Если сотрудники часто ездят в командировки по стране и за рубеж, а стоимость проживания и питания меняется в зависимости от сезона, можно пересмотреть размер суточных, издав отдельный приказ.

Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ):

• суточные по России (2017 год) — 700 рублей.
• суточные при поездках за границу — 2500 рублей.

Если, например, компания установит суточные в сумме 1200 рублей по России, то с 500 рублей придется удержать и перечислить налог и взносы. Подробнее об этом читайте дальше.

Бухгалтерия выдает суточные из кассы или перечисляет на расчетный счет сотрудника за день до начала командировки. НДФЛ с суточных сверх нормы в 2017 году в день выплаты не удерживают, налог можно удержать при выплате зарплаты за месяц, когда уже авансовый отчет будет утвержден.

Окончательный расчет по суточным и другим командировочным расходам надо провести в течение трех дней после окончания командировки.

Суточные не выплачиваются сотрудникам, чья работа осуществляется в пути (вне офиса) и связана с разъездным характером работ (ст. 168 ТК РФ), так как данная деятельность не признается командировкой.

Основанием для выплаты суточных в 2017 году является приказ о направлении работника в командировку (Т-9 или своя форма приказа). Суточные выдают исходя из количества дней поездки.

Бухгалтерская справка по расчету суточных в 2017 году (образец)

Облагаются ли сверхнормативные суточные «несчастными» взносами

Какие же нормы обусловливают деление суточных, имеющих место при командировках, на освобождаемые от начисления взносов на них и на образующие базу для начисления страховых взносов на суточные в 2018 году?

В части установления этой границы п. 2 ст. 422 НК РФ отсылает к п. 3 ст. 217 НК РФ, т. е. к тем же самым ограничениям, которые действуют для решения вопроса об обложении суточных налогом на доходы физлиц. В тексте п. 3 ст. 217 НК РФ указываются 2 значения величины суточных, при превышении которых возникает обязанность удержания НДФЛ с сотрудника, побывавшего в служебной поездке:

• 700 руб. — за день командировки на территории РФ;
• 2 500 руб. — за день пребывания в служебной поездке за границей.

См. также «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».

На эти же значения начиная с 2017 года придется ориентироваться и в отношении вопроса о начислении страховых взносов, подчиняющихся положениям НК РФ.

Суточные, выдаваемые на заграничные командировки, могут быть выплачены в валюте. В этом случае они потребуют пересчета их по курсу в рубли. На какой день делать такой пересчет для целей установления наличия превышения лимита суточных и определения базы, от которой будут начислены страховые взносы? Его следует осуществить на дату, в которую осуществляется начисление суммы сверхнормативных суточных в пользу работника, побывавшего в командировке (письмо Минфина России от 16.03.

Подробности см. в публикации «На какую дату пересчитывать валютные суточные для вносов?».

Имейте в виду, что для целей удержания НДФЛ валютные суточные надо пересчитать на другую дату. Подробнее об этом — в материале «И вновь — об НДФЛ с валютных суточных».

Таким образом, с 2017 года с величины сверхнормативных суточных следует удерживать не только налог на доходы физлиц, но и начислять страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование (ОПС, ОМС и ОСС (в части страхования по нетрудоспособности и материнству)). Если у плательщика взносов нет права на использование сниженных тарифов по ним, то до достижения предельной величины баз по взносам ему на величину сверхнормативных суточных придется начислять сумму страховых взносов, составляющую 30% от величины превышения действующего ограничения (в т. ч. 22% на ОПС, 5,1% на ОМС и 2,9% на ОСС).

Однако помимо взносов, переданных в ведение налоговой службе, существует еще один вид взносов — на страхование по травматизму (т. н. несчастные взносы). Правила их начисления регулирует закон «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ, которого изменения, произошедшие с 2017 года со всеми иными страховыми взносами, не коснулись.

Текст п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ позволял не облагать «несчастными» взносами суточные до 2017 года, и в 2017-2018 годах у плательщиков этих взносов по-прежнему есть право не начислять их на суточные, выдаваемые за время нахождения в служебных поездках как на территории РФ, так и за границей. И это освобождение не ставится в зависимость от величины суточных.

Таким образом, взносы на страхование по травматизму на сверхнормативные суточные в 2018 году начислять не нужно.

Проверьте правильность заполнения формы 4-ФСС с помощью чек-листа, разработанного нашими экспертами.

Командировки — неотъемлемая часть деятельности компаний. Особенности направления работников в служебные командировки регулирует трудовое законодательство (ст. 167 ТК РФ). Оно гарантирует сохранение за работником среднего заработка на время служебной поездки и компенсацию расходов за этот период.

Кроме компенсации расходов на проживание и проезд за каждый день нахождения в командировке сотруднику полагаются суточные, рассчитанные на покрытие расходов в поездке по службе.

Бухгалтерская справка по расчету суточных в 2017 году (образец)

Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам. Компания в соответствии с внутренними правилами и особенностями командировок может установить норматив на свое усмотрение, закрепив суммы в положении о командировках в 2017 году и учетной политике.

Однако с 1 января 2017 года статья 422 НК РФ дополнена пунктом 2, из которого следует, что суточные теперь освобождены от страховых взносов в том же размере, что и при расчете НДФЛ. Это изменение по суточным в 2017 году внесено Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ.

Теперь установлена норма в пределах которой, суточные не облагаются страховыми взносами:

• 700 рублей — для командировок по РФ;
• 2500 рублей — за пределами РФ.

Раньше суточные были освобождены от взносов в любом размере, который компания установила в своем положении. Теперь появятся дополнительные платежи: командировочные расходы организаций в 2017 году увеличатся из-за необходимости начисления страховых взносов на сверхлимитные суммы.

НДФЛ с суточных сверх нормы

Суточные в рублях

Суточные в иностранной валюте

Суммы суточных, превышающие 700 рублей в день, облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма ФНС от 15.03.2016 № ОА-4-17/4241@, Минфина от 21.01.2016 № 03-04-06/2002). Налог надо исчислить на последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). А удержать -с ближайшей денежной выплаты. Например, с зарплаты.

От НДФЛ освобождены суточные в размере 2500 рублей за каждый день заграничной командировки. С выплат сверх лимита нужно удержать налог. Размер суточных для расчета НДФЛ надо определить только один раз — на дату выдачи денег, если суточные выражены в валюте, а компания выдает их в рублях. Пересчитывать суточные по курсу ЦБ на последний день месяца не требуется (письмо Минфина от 09.02.2016 № 03-04-06/6531). Датой получения дохода в виде суточных считается последний день месяца, в котором компания утвердила авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). По курсу именно на эту дату надо пересчитать суточные, выданные в валюте. Если расходы в день по заграничным поездкам превышают лимит, то разница облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Как определить доходы, если в положении о командировках компания записала размер суточных в валюте, но выдает деньги в рублях? Надо ли пересчитывать суточные по курсу ЦБ РФ на последний день месяца? В своем письме Минфин сделал вывод, что пересчитывать ничего не надо. Работник изначально получил деньги в рублях, и именно из этой суммы компания определит, возник ли у сотрудника облагаемый доход.

См. Сроки уплаты НДФЛ в 2017 году для юридических лиц

Работодатель должен возместить командированному сотруднику расходы на проезд, наем жилья, суточные и другие расходы (ст. 168 НК РФ). Все эти расходы, в том числе суточные, учитывают на основании утвержденного авансового отчета (письмо Минфина России от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711).

В расходы спишите суточные в той же сумме, в которой выдали их работнику. Если компания выдавала деньги перед поездкой, расходы, выраженные в валюте, определяют по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ). Пересчитывать суточные по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета не надо.

С 1 января 2017 года суточные сверх лимита облагаются не только НДФЛ, но и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ). Данное изменение не касается взносов на травматизм — в закон о страховании от несчастных случаев изменения не внесли (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ в ред. от 01.01.17).

Например, если сумма суточных — 1750 рублей, на разницу 1050 рублей (1750 — 700) надо начислять страховые взносы в ПФР (22%), медицинские взносы (8%), удержать НДФЛ 13% с работника 136 рублей (1050 х 13%). А взносы на травматизм начислять не нужно. Однако в данной ситуации возникает разница между базой для страховых взносов и травматизмом.

Если компания стремится выравнять базы по начислению взносов и избежать разниц в учете, стоит установить лимиты в 700 рублей по России и 2500 — для заграничных командировок, регламентированные НК РФ.

В форме 4-ФСС суточные нужно показать дважды (Порядок заполнения, утв. Приказом ФСС от 26.09.2016 № 381):

• в составе сумм выплат по строке 1 таблицы 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов» формы 4-ФСС;
• в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, по строке 2 таблицы 1.

Реформа страховых взносов в 2017 году напрямую затронула суточные сверх нормы. Теперь организации должны оплачивать НДФЛ и дополнительно страховые взносы, если суточные расходы сотрудников превышают установленные законодательно лимиты сумм.

Изменения в налогообложении связаны с тем, что с 1 января 2017 года администрированием страховых взносов за исключением взносов за травматизм занимается ФНС, и страховые взносы должны вноситься в ИФНС, а не в ФСС. В связи с этим с 1 января 2017 года вступают в силу новые изменения в НК РФ, которые необходимо учитывать организациям при оформлении командировочных расходов сотрудников в РФ, а также выезжающих за пределы РФ.

С 1 января 2017 года вступает в силу новая редакция статьи 422 НК РФ, в которую добавлен пункт 2. Он затрагивает суточные сверх нормы. Налогообложение в 2017 году этих выплат не изменяется, с них по-прежнему платится только НДФЛ. Помимо уплаты НДФЛ теперь появляется обязанность платить страховые взносы, за исключением взносов за травматизм.

Суточные в положении о командировках в 2017 году

За однодневную поездку суточные работнику не положены (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если компания увеличила командировку до двух дней, то надо оплатить суточные за оба дня.

Если сотрудник возвращается из командировки в выходной или праздничный день, то работа в праздники оплачивается в двойном размере. Сумму надо рассчитать из оклада сотрудника, а не из среднего заработка (письмо Минтруда России от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

С 2017 года в НК РФ установлен лимит по суточным, которые освобождены от страховых взносов, стало невыгодно платить суточные сверх нормы. Если компания хочет уменьшить размер суточных, надо обновить положение о командировках. Для этого следует внести изменения приказом руководителя. Образец приказа смотрите ниже.

О снижении командировочных не нужно сообщать сотрудникам за два месяца. Ведь условия труда не меняются.

Образец приказа о внесении изменений в положение о командировках

При однодневных командировках по России сотрудников суточные не начисляются (п. 11 Положение Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Если предполагается однодневная командировка заграницу, суточные выплачиваются в размере 50% от установленного по организации размера выплат при загранкомандировках.

При этом нужно также учесть особенности обложения НДФЛ суточных за однодневную командировку. Выплаты в пределах установленных лимитов не облагаются НДФЛ, при этом необлагаемые НДФЛ суточные за 1 день не должны превышать 50% установленного локальным актом по организации лимита.

Обратите внимание! В 2017 году изменились правила учета расходов на командировки. Подробнее об этим читайте в статье «Чиновники обновили правила учета командировочных затрат».

Пример

Облагаются ли суточные НДФЛ

Из текста п.3 ст. 217 НК РФ понятно, что не весь размер командировочных затрат попадает под налогообложение. Документально подтвержденные затраты на проезд и проживание, суточные выплаты в пределах 700 руб. для поездок по стране и 2 500 руб. по загранкомандировке не являются объектом налогообложения НДФЛ. То есть в пределах обозначенных норм суточные НДФЛ-2019 не облагаются. С выплат суточных, произведенных организацией работникам свыше указанных норм, удерживается налог на доходы физических лиц на общих основаниях.

О том, как поступить, если работник вовремя не отчитался по командировке, читайте в материале «Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок».

Если затраты на проживание и транспортные расходы во время командировки не были документально оформлены и нет возможности их подтвердить, то они будут облагаться НДФЛ, за исключением суточных в пределах сумм, указанных выше. Потраченные и документально не подтвержденные сверх нормативов средства фискальные органы также могут учесть в базе для начисления НДФЛ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.2013 № А27-1862/2013). Обоснованность выплаты самих суточных в пределах установленных законодательством норм при утрате командировочных документов можно подтвердить локальными документами предприятия – приказами о направлении в командировку, табелями учета рабочего времени, отчетами о выполнении служебного задания.

О том, какие действия предпринять в случае отсутствия документов о проживании, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».

НДФЛ с выплат при однодневных командировках

При возникновении однодневных командировок компенсационные выплаты сотрудникам не считаются суточными. Такие затраты следует отнести к иным расходам (ст. 168 ТК РФ). Однако облагаются НДФЛ подобные компенсационные выплаты по тем же нормам – 700 руб. по РФ, и свыше 2 500 руб. – за территорией РФ. Это подтверждают чиновники («Минфин рассказал, как облагать НДФЛ ”однодневные” суточные»).

В некоторых случаях командировочные поездки происходят на территории одного населенного пункта. При выезде работника за пределы оговоренного в трудовом договоре рабочего места в обособленные подразделения организации или головное отделение поездка также считается командировкой (п. 3 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). При этом поездки не должны носить постоянный характер, и деятельность работника не может быть связана с разъездным графиком.

Об особенностях обложения НДФЛ выплат за разъездной характер работы читайте в материале «Выплаты разъездным работникам: когда можно не удерживать НДФЛ?».

При однодневной командировке за пределы государства выплата суточных положена в размере 50% от нормы расходов за пределами РФ (п. 20 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Подобные суточные также не являются объектом налогообложения НДФЛ в общепринятых лимитах.

Направляя сотрудников в командировку по служебной необходимости, величину суточных выплат каждая организация вправе устанавливать на свое усмотрение. Сумма или порядок расчета компенсационных затрат должны быть закреплены локальными нормативными актами. Налог на доходы физических лиц удерживается с выплат работникам сверх установленных общероссийских норм, то есть с выплат более 700 руб. в сутки при командировках по России и с сумм, превышающих 2 500 руб., во время нахождения на территории иностранных государств.

О том, как суточные облагаются страховыми взносами, читайте в статье «Каковы страховые взносы на суточные?».

Бухгалтерская пресса и публикации 2008

Вопрос: Подлежат ли обложению НДФЛ суточные, превышающие нормы, установленные Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.10.2002 N 729, выплачиваемые в размерах, установленных коллективным договором?

Ответ: В соответствии с п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ освобождаются от налогообложения все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов. При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Согласно ст.168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Каких-либо специально установленных норм суточных для целей исчисления НДФЛ в настоящее время не существует. Трудовое законодательство предусматривает установление размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками, коллективным договором или локальным актом организации, оговаривая при этом лишь минимальный размер возмещения.

Таким образом, по нашему мнению, не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в размерах, установленных коллективным договором или локальным актом организации. Аналогичная точка зрения изложена в Письме Управления МНС по г. Москве от 31.07.2003 N 27-08н/42413.

Постановлением же Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» установлены размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, в пределах ассигнований, выделенных им из бюджета на служебные командировки. Расходы, превышающие установленные размеры, возмещаются указанными бюджетными организациями за счет иных источников (экономии средств, выделенных из бюджета на содержание организаций, за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности). Другими словами, данное Постановление не ограничивает размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, выплачиваемых бюджетными организациями. Оно лишь определяет источники данных выплат.

При этом следует отметить, что у некоторых специалистов МНС России и Минфина России иная точка зрения, которая заключается в том, что не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении Норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В связи с этим необходимо напомнить, что в соответствии с пп.3 п.1 ст.111 НК РФ выполнение налогоплательщиком или налоговым агентом письменных разъяснений по вопросам применения законодательства о налогах и сборах, данных налоговым органом или другим уполномоченным государственным органом или их должностными лицами в пределах их компетенции, является обстоятельством, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения.

О.Г.Хмелевской

Центр исследований

проблем налогообложения

и бухгалтерского учета

Вопрос: …В соответствии со ст.264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, включаются расходы на командировки, в частности суточные, выплачиваемые в пределах норм, утвержденных Правительством РФ. Каковы на данный момент эти нормы для организаций, как финансируемых, так и не финансируемых за счет средств бюджета? (Письмо Минфина РФ от 25.02.2003 n 04-02-03/20)

Вопрос: В соответствии со ст.264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией включаются расходы на командировки, в частности суточные, выплачиваемые в пределах норм, утвержденных Правительством РФ.
Просим разъяснить, каковы на данный момент эти нормы для организаций, как финансируемых, так и не финансируемых за счет средств бюджета. Какими нормативными актами эти нормы установлены?
Можно ли в 2003 г. в целях налогообложения прибыли руководствоваться нормами суточных, установленными Приказом Минфина России от 06.07.2001 N 49н, который не был официально отменен?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 25 февраля 2003 г. N 04-02-03/20
Министерство финансов Российской Федерации рассмотрело письмо и по существу вопроса сообщает следующее.
В соответствии с пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) для налогоплательщиков — организаций в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.
К указанным расходам относятся, в частности, проезд к месту командировки и обратно, наем жилого помещения и суточные, выплачиваемые в пределах норм, утвержденных Правительством Российской Федерации.
Так, пп.»а» п.1 Постановления Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изменениями от 15.11.2002) установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных в пределах следующей нормы: за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации — суточные в размере 100 руб.
Методическими рекомендациями по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденными Приказом МНС России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, подчеркнуто, что при учете расходов, связанных с командировками, следует учесть, что подобные расходы принимаются в целях налогообложения только при наличии подтверждений о производственном характере поездки (командировки).
Правительство Российской Федерации Постановлением от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» установило возмещение расходов на выплату суточных работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.
Одновременно сообщаем, что Приказ Минфина России от 06.07.2001 N 49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» фактически прекратил действие в связи с признанием утратившим силу Постановления Правительства Российской Федерации от 26.02.1992 N 122, в соответствии с которым издан данный правовой акт.
Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
М.А.МОТОРИН
25.02.2003

Суточные командировочные расходы: виды особенности

Практически все организации при необходимости направляют своих работников в командировки. При этом компания гарантирует своему сотруднику – сохранение его основного места работы, должность занимаемую им, средний заработок и возмещение всех затрат, имевших место во время поездки. Согласно ТК РФ ст. 168 подобные траты – командировочные расходы.

Расчет командировочных

Командировочные расходы в полном объеме возмещаются организацией. Затраты на поездку по служебным нуждам включают:

• Суточные – расходы на основные личные потребности (поиск жилья, питание).
• Проездные – возмещение затрат на проезд (но только не такси), оформление билетов, постельные принадлежности во время поездки.
• Наем – аренда помещения для проживания, бронирование.
• Другие затраты – разговоры по телефону по служебной необходимости, интернет, телеграфные, банковские и почтовые услуги.

Перечисленные расходы отражены в коллективном соглашении компании, предприятия. Данный договор используется при льготном налогообложении (доходы минус затраты).

В коллективное соглашение не рекомендуется вносить следующие данные:

• питание;
• услуги, предоставляемые на платной основе, при отеле, по месту проживания сотрудника;
• пользование услугами других фирм, указанных в соглашении.

Перечисленные в локальном документе командировочные расходы подтверждаются работниками документально.

Какими были нормы топлива в 2016 году? Об этом читайте в нашей статье.

вы узнаете, как правильно составить заявление на возмещение расходов.

Чтобы правильно заполнить расходный кассовый ордер, изучите нашу статью.

Командировочная отчетность: обязательная документация

Оплата поездок по служебной необходимости осуществляется на основании определенного комплекта бумаг.

До отправки сотрудника в поездку предприятие оформляет:

• служебный план;
• приказ на организацию служебной поездки;
• командировочный лист с отметкой о времени отбывания сотрудника.

По окончанию поездки, работник предоставляет в бухгалтерию организации на протяжении 3-х дней следующую отчетность:

• Документ, подтверждающий факт командировки с надлежащими отметками о прибытии, отъезде и о дате возвращения к своим повседневным обязанностям, по месту основной работы. Помимо этого прикладывается список расходов, понесенных за время поездки, причитающихся к выплате сотруднику или удержанию (при остатке аванса).
• Чеки, подтверждающие затраты (счета, квитанции, билеты на общественный транспорт), прикрепленные на лист А4.
• Документ, подтверждающий выполнение поставленных задач во время служебной поездки, подписанный руководителем.

Для подтверждения расходов во время командировки необходимо предоставить определенный перечень документов, чтобы при превышении выданного аванса сотруднику компании были возмещены его затраты, предусмотренные коллективным договором.

Командировочные расходы в бухгалтерии

При исчислении суммы подлежащей к выплате для начала определяются с основным показателем – продолжительностью нахождения работника в поездке. При этом время начала командировки – сутки отправления к месту назначения (с учетом поездки до станции, вокзала либо аэропорта). Соответственно, окончание поездки – день, когда работник приступил к основной работе.
С учетом продолжительности командировки, определяется количество суток, которые сотрудник должен был отработать за данный период времени на постоянном месте.

Согласно ТК РФ командировочные оплачиваются с учетом средней зарплаты, которая рассчитывается исходя из официальной оплаты труда за предшествующий год, которая может оказаться ниже фактического материального вознаграждения.

Предприятие по закону вправе восстановить утраченную сумму заработной платы, основываясь на внутренних бумагах компании, коллективном договоре. То есть сотруднику гарантируется обязательный средний заработок, а доплата осуществляется на основании локальных актов организации. Зачастую работодатели выплачивают максимально возможные командировочные, ведь ущемлять права командируемого не вправе никто.

Оплата выходных: суточные

Если сотрудник во время командировки в праздничные, выходные дни отдыхает, тогда средняя оплата труда за ним не сохраняется. Если ему на основании приказа приходится выполнять свои служебные обязанности, тогда ему положено возмещение в 2-х кратном размере либо однократном, но с дополнительным отгулом. Время нахождения в дороге также оплачивается в двойном размере.

Относительно суточных, то они определяются на основании локальных актов компании. Если их размер превышает 700 рублей при поездках по России и 2 500 рублей при выезде за границу, тогда они подлежат налогообложению.

Затраты подтвержденные документально на проживание, проезд возвращаются полностью, если чеков нет – возмещаются по нормальной либо номинальной стоимости. Также оплачиваются дополнительные траты, связанные с выполнением поставленных перед работником задач. Возмещение расходов подобного типа не относится к доходам, поэтому налогообложению не подлежат.

Личные затраты, представленные в отдельных счетах оплачиваются из суточных. Предприятие может по собственной инициативе возместить работнику такие расходы, но только при условии удержания НДФЛ.
Оплата командировочных затрат, за исключением ситуаций, предусмотренных законодательством, не облагаются пенсионными отчислениями, ЕСН. Работодатель может вычесть данную сумму из налогооблагаемых доходов.

Загранкомандировка: расчет и оформление

Каждое предприятия размер суточных устанавливает самостоятельно, госучреждения на основании нормативных актов. Норма – 2 500 рублей применяют только для снижения налогообложения. Превышение этой планки влечет увеличение налога на доходы физлиц для сотрудника, и невозможности снизить базу по налогу на доходы для компании.

При определении размера суточных нужно разделить время нахождения гражданина на территории РФ и за границей. Компенсация для каждого срока начисляет отдельно, ведь в пределах нашего государства выплаты осуществляются в рублевом эквиваленте, а за пределами – в валюте страны, куда был командирован работник.

Для точного определения периодов используется отметки в загранпаспорте. При этом сутки отъезда за границу относятся к нормам суточных, предусмотренных для иностранных поездок, а в день приезда – действуют российские нормы. Если при переезде за границу не проставляются отметки в загранпаспорте, то используется информация их проездных билетов. Если сотрудник за одни сутки посещает несколько стран, применяется официальная норма суточных для поездок в пункт назначения.

Деньги для поездки за границу

Отдельно учитываются командировки с продолжительностью не более 24-х часов, при которых день отъезда и въезда идентичны. При наличии подобных обстоятельств используется 1/2 установленной суточной нормы для иностранных государств.

Не следует забывать и про разницу в курсе при определении суточных для соблюдения установленного норматива. Так как ЦБ России при учете движений в валюте иностранной страны регламентирует устанавливать ее рублевый эквивалент на момент выдачи средств и время предоставления авансовой отчетности. На момент выплат пересчитанная сумма должна быть ниже 2 500 рублей, а при приезде и предоставлении необходимых бумаг – ее превышать.

Дополнительно предприятие возмещает сотруднику такие затраты, как:

• оформление визы, заграничного паспорта;
• оформление страховки при выезде за границу;
• переговоры по телефону;
• комиссии за получение денег по чекам, обмен валюты;
• перевоз багажа в пределах 30 кг;
• другие согласованные с вышестоящим руководством затраты.

При возвращении из командировки на протяжении 10 дней необходимо представить подробный отчет, к которому должны прилагаться следующие документы: чеки, копии страниц загранпаспорта с отметками таможни, точный отчет. Остаток подотчетных материальных средств возвращаются в кассу организации или перерасход выданного аванса возмещается работнику.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Командировочные суточные расходы устанавливаются предприятием самостоятельно. Но в целях снижения налогообложения не могут превышать 700 рублей при местных поездках и 2 500 рублей при выездах за рубеж. Для возмещения выплат предоставляется финансовая отчетность, на основании которой сотруднику возмещаются средства, затраченные на служебные цели.

За какой период выплачиваются суточные

Срок командировки – это период, который начинается с даты выезда и заканчивается датой прибытия (Положение о командировках №749 от 13.10.08г.). Длительность этого периода определяется работодателем в зависимости от производственной необходимости. Максимальный срок командировки по ТК РФ не установлен, но и в бессрочную поездку работника отправить нельзя. Допускается командировка сроком в один день (как происходит оплата суточных за один день командировки, читайте в этой статье)

Началом командировки считается дата выезда, а не день, когда сотрудник приступил к своим обязанностям. Если сотрудник отбыл 1 апреля в 23.55, то началом будет считаться именно 1 апреля.

Если выезд припадает на выходной или праздничный день, то это рассматривается как работа в нерабочий день с соответствующей оплатой. Об оплате выезд в командировку в выходной день читайте на нашем сайте https://otdelkadrov.online/6599-nyuansy-oplaty-komandirovki-v-vyhodnye-dni

В ситуации, когда отдаленность места командировки позволяет сотруднику ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются. Целесообразность ежедневной поездки решает работодатель в каждом отдельном случае.

Расчет суточных при командировке в 2019 году

Размер суточных в командировках в 2019 году может быть любым. Он фиксируется в коллективном договоре и другими внутренними документами, если иное не указано в Трудовом Кодексе. Размер суточных разный для командировок внутри и за пределами страны. Также их размер отличается для разных стран.

В Налоговом Кодексе указан максимальный размер суточных, которые не подлежат налогообложению. Он составляет:

• 700 рублей, если командировка на территории Российской Федерации;
• 2500 рублей, если командировка предусматривает пребывание заграницей.

В случае превышения указанного размера суточных с разницы удерживается НДФЛ.

Начисление суточных в командировке осуществляется:

• За все дни пребывания в командировке, в том числе за припавшие на этот период выходные и праздничные дни, а также за дни, потраченные на дорогу (включая дни задержки, если она произошла не по вине командировочного лица). Кроме того, выходные оплачиваются в двойном размере.
• За период нетрудоспособности, если она наступила во время командировки.

Командировочные за период, когда сотрудник находился заграницей, выплачиваются в валюте этой страны. Сотрудник не должен самостоятельно производить обмен валюты.

На что выдаются суточные в командировке

Суточные командировочному сотруднику выдаются на личные нужды. Он их может тратить по своему усмотрению.

Работодатель не может требовать от сотрудника никаких документов, подтверждающих трату суточных средств. В авансовом отчете по командировке 2019, который сотрудник обязан оформить по возвращению из командировки, суточные указываются одной строкой, без предъявления дополнительных документов.

Другие выплаты командировочному лицу

Кроме суточных, работодатель обязан оплатить сотруднику следующие расходы:

1. Проезд. К нему относятся затраты на любой вид транспорта, которым сотрудник добирался до места командировки, в том числе общественный транспорт внутри населенного пункта. Также работодатель компенсирует расходы на оформление проездных документов.
2. Оплата жилья, за исключением того, когда сотруднику предоставляется бесплатно служебное помещение. За счет организации возмещаются расходы, если в дороге была вынужденная остановка с необходимостью поселения.
3. Услуги связи (только если это было предварительно согласовано с работодателем).

При командировке заграницу дополнительно работодатель обязан оплатить:

1. оформление загранпаспорта и визы;
2. консульские сборы и сборы в аэропортах;
3. сбор на въезд и выезд автомобильного транспорта;
4. медицинскую страховку;
5. другие обязательные платежи при въезде и нахождении на территории конкретного государства.

Рассмотрим пример расчета суточных в видео ниже:

Перед командировкой сотруднику должен быть выдан аванс. После завершения командировки он заполняет отчет в течение трех дней и предоставляет подтверждающие документы. Если аванс не был израсходован, остаток излишних средств сотрудник возвращает работодателю. Если же авансовых средств было недостаточно для всех командировочных расходов, работодатель обязан сделать доплату. Подтверждающими документами являются:

1. билеты на транспорт;
2. документы, подтверждающие оплату проживания (например, счет из гостиницы);
3. копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
4. командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии.

Также за весь период командировки сотрудник получает среднюю заработную плату.