Как заполнять трудовую книжку?

Какие правила заполнения трудовой книжки обязан соблюдать кадровик

Ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ и два других нормативных документа, подробно регламентирующих работу с трудовыми книжками. Это Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение №1 к постановлению Минтруда России №69 от 10.10.2003) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. В них подробно расписано, как заполняется трудовая книжка. Скачайте образец типового бланка в статье.

Все перечисленные документы носят не рекомендательный, а четкий нормативный характер, поэтому даже единичное несоблюдение прописанных в них требований чревато предписанием ГИТ или штрафом по статье 5.27 КоАП РФ.

Вносите в трудовую книжку только предусмотренные правилами виды записей:

• о приеме на работу и увольнении;
• о постоянном переводе на другую должность;
• о получении второй и последующей профессии или специальности;
• о повышении квалификации;
• об изменении наименования должности, занимаемой работником;
• о награждении за профессиональные достижения и успехи в работе.

Если в период работы сотрудника на организацию ее наименование изменилось, отразите изменения в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции №69). Любые другие записи и дополнения, например, об объявленных выговорах и замечаниях, временных переводах и перемещениях или испытании при трудоустройстве, будут лишними.

Внимание! Принципиальное значение имеет не только содержание, но и оформление каждой записи. Используйте только ручки с темными чернилами — черными, фиолетовыми, синими, избегайте аббревиатур и сокращений. Почерк должен быть разборчивым и четким. Эксперт «Системы Кадры» подскажет, какие формулировки в бланке будут считать недопустимыми.

Как заполнить трудовую книжку впервые поступающему на работу сотруднику

Если работник трудоустраивается впервые, СНИЛС и трудовую книжку ему оформляет работодатель. Сделать это нужно в течение недели со дня трудоустройства, причем в присутствии работника. Кроме того, новый сотрудник может обратиться с заявлением о выдаче трудовой книжки взамен испорченной или утерянной, если не хочет оформлять дубликат по прежнему месту работы (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу начинают с оформления титульного листа. Используйте только типовой бланк, предусмотренный приказом Минфина России №117н от 22.12.2003 и учтенный в приходно-расходной книге. Не принимайте и не используйте чистые бланки, купленные работником!

Внимание! Речь идет о документах строгой отчетности, поэтому не забудьте вписать серию и номер израсходованного бланка, данные его владельца, дату заполнения и другие обязательные сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

На титульном листе укажите:

1. Фамилию, имя и отчество сотрудника. Скопируйте данные паспорта, не используя инициалы и сокращения.
2. Дату рождения. Рекомендуем использовать арабские цифры в формате «дд.мм.гггг». Но если напишите месяц прописью, ошибки не будет.
3. Полученное образование, профессию, специальность. Учитывайте только завершенные уровни образования, получение которых подтверждено соответствующими дипломами. Реквизиты диплома не указывайте!

Студентам, закончившим ВУЗ после 2014 года, выдают дипломы нового образца с указанием присвоенной квалификации. Поэтому в трудовой книжке такого сотрудника в графе «Образование» следует писать не просто «высшее», а еще и указывать квалификационный уровень (бакалавр, специалист, магистр). Максимально возможный уровень образования присваивают кадрам высшей квалификации, закончившим аспирантуру, ординатуру, ассистентуру-стажировку. Узнайте больше о нюансах заполнения титулки и хитростях, помогающих избежать ошибок при оформлении трудовой книжки, от эксперта электронного журнала «Кадровое дело».

1. Дату заполнения документа. Текущую дату можно указывать комбинированным способом: день и год — арабскими цифрами, месяц — прописью.

Все сведения вносят на основании паспорта, аттестата, диплома и других документов, представленных сотрудником, и заверяются его подписью. Ниже ставят печать организации (если есть) и подпись кадровика, заполнявшего титулку.

Образец оформления титульного листа: сотрудник впервые принят на работу

Скачать образец вы можете в статье.

Следующий этап — оформление записи о трудоустройстве. Сначала в графе 3 укажите полное и сокращенное наименование организации. Строкой ниже в графе 1 проставьте порядковый номер записи, в графе 2 — дату, в графе 4 — реквизиты приказа о приеме на работу. В графе 3 напишите, на какую должность и в какой отдел принят сотрудник. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию. Если выполняемая сотрудником работа дает право на льготы и компенсации, например, досрочную пенсию, убедитесь, что должность указана в соответствии с профстандартом или тарифно-квалификационным справочником.

Онлайн-сервис проверки должностей

Проверить должность

Как правильно заполнить трудовую книжку при переводе сотрудника на другую должность или в другую компанию

Если работника переводят внутри организации, например, в другой отдел или на более высокую должность, внесите запись о переводе в раздел «Сведения о работе». Проставьте порядковый номер записи и текущую дату, в графе 3 укажите наименование новой должности, на которую назначен сотрудник. Реквизиты приказа о постоянном переводе впишите в графу 4. Так выглядит пример заполнения трудовой книжки бывшего наладчика оборудования в производственном цехе, переведенного на должность электрика участка:

Образец записи о постоянном переводе в разделе «Сведения о работе»

Скачать образец вы можете в статье.

Как заполнить трудовую книжку при переводе в другую компанию? В этом случае понадобятся две записи, идущие подряд. Сначала кадровик организации, из которой переводят сотрудника, делает запись об увольнении в порядке перевода со ссылкой на пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ. Укажите, как именно оформлен перевод — по просьбе сотрудника или с его согласия. Запись об увольнении заверьте подписью и печатью, поскольку закрывается весь период работы в организации.

Запись о трудоустройстве в порядке перевода вносят уже по новому месту работы, поэтому сначала указывают наименование компании, в которую принят сотрудник, а в графе 4 — реквизиты приказа о приеме на работу. Сделать это нужно в течение недели со дня перевода.

Пример оформления записей о переводе в другую компанию с согласия работника

Скачать образец вы можете в статье.

Отражайте в трудовой книжке только постоянные переводы. Записи о временных переводах не делайте, поскольку это противоречит требованиям статьи 66 ТК РФ и пункту 4 Правил №225. Аналогичного мнения придерживаются и специалисты Роструда (см. доклад с руководством по соблюдению обязательных требований за IV квартал 2018 года).

Как поступить, если невнимательное заполнение трудовой книжки привело к ошибкам

Зависит от того, на каком этапе заполнения допущена ошибка. Если кадровик неправильно заполнил титульный лист при первичном оформлении трудовой книжки, ее придется признать недействительной и уничтожить, а работнику выдать новый, правильно заполненный бланк. Не удерживайте стоимость бланка с сотрудника повторно, поскольку ошибка произошла не по его вине.

Ошибки, закравшиеся в раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», не требуют полного переоформления документа, но нуждаются в исправлении. Инструкция по ведению трудовых книжек запрещает использовать корректирующие жидкости, а также зачеркивать или закрашивать неверно написанные слова и цифры. Поэтому ошибочные записи просто признают недействительными.

Для этого в графе 1 укажите следующий порядковый номер, в графе 2 — текущую дату, в графе 3 напишите «Запись за номером ___ недействительна» и внесите ее правильный вариант. Так следует поступать всякий раз, когда обнаруживаете неправильную по содержанию или форме запись, неправильно указанную дату или номер приказа.

Пример исправления ошибки, допущенной в записи о приеме на работу

Оформление трудовой книжки при приеме на работу подростка, которому еще нет 18 лет, по трудовому или ученическому договору

Закон не запрещает принимать на работу несовершеннолетних. Порядок, в котором оформляется трудоустройство подростка, определяют типом договора. Если договор ученический, трудовые отношения на его основании не возникают, поэтому и трудовую книжку оформлять не нужно. Но если со временем ученик станет штатным сотрудником, и организация заключит с ним трудовой договор, в течение недели внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку, если у подростка она есть. Если трудовой еще нет, заведите.

Учтите, что трудовую книжку работника, которому еще нет 14 лет, заполняют только в присутствии родителя, опекуна или попечителя, заключавшего договор от имени ребенка (ч. 4 ст. 63 ТК РФ).

Добавлено в закладки: 0

Трудовая книжка (ТК) – единственный документ, отражающий труд. деятельность гражданина РФ. О трудовой книжке каждый человек должен задуматься в начале трудоустройства. При этом ответственность по оформлению бланков строгой отчетности возложена на работодателя. Это требование также относится к индивидуальным предпринимателям. Поэтому нужно разобраться, как ИП заполняет трудовую книжку в году.

Заполнение трудовой книжки

Чтобы разобраться, можно ли заполнить трудовую книжку самостоятельно нужно определить статус работника. ТК директора предприятия заполняется лично им или кадровым персоналом, в зависимости от того, кто назначен по приказу ответственным лицом. Обычному работнику ТК заполняется по аналогичной схеме.

В случае с предпринимателем ситуация немного иная. Оформить себя предприниматель не может, а если нужно принять на работу сотрудника, то обязанность по заполнению трудовой ложится на ИП. Как ИП заполнить трудовую книжку работнику, если нет опыта? Можно воспользоваться услугами внештатного кадровика или заключить договор с другой организацией для заполнения ТК. Работник также обязан следить за процессом для собственной социальной защищенности. Ошибочные сведения в будущем приводят к проблемам при выходе на пенсию.

На видео: Как оформить приказ о приеме на работу

Титульный лист и разворот

Здесь вносятся персональные данные, подтвержденные документами, устанавливающими личность гражданина. Все сведения фиксируют в точности, как указано в документах (образец фото см. выше).

Сведения о работе

В этот раздел информация о работнике (смена должности, получение нового образования) или организации (смена наименования, приостановка деятельности) вноситься обязательно.

Выговора и взыскания, за исключением увольнения, не отображаются.

На видео: Работодатель обязан выдать работнику безвозмездно – Елена А. Пономарева

Вкладыш предусмотрен на случай отсутствия места для внесения новых сведений. Имеет юридическую силу только при предъявлении вместе в ТК, в которой присутствует запись о наличии вкладыша.

Правила заполнения трудовой книжки 2019

Правила устанавливают обязанности работодателя:

• оформить бланк при первом трудоустройстве;
• вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
• дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
• использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
• вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
• вернуть книжку владельцу при увольнении, и если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
• заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
• уведомить работника о необходимости забрать бланк, если по каким-то причинам работник не смог его получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
• дополнить книгу вкладышем, если страницы закончатся;
• вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
• используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
• подпись работника должна заверить сведения.

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2019) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
• внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность… » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №… считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

• повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
• указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по центру — слово «Заявление»;
• далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

ВАЖНО! Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Мы уже писали подробнее о том, как правильно заверить копию трудовой.

Законодательная база

В ТК сохраняется все сведения о трудовой активности гражданина, и она предназначена для вычисления продолжительности его трудового стажа при выходе на пенсию. Действующие форматы ТК и вкладышей регламентируются Постановлением № 225 от 16.04.2003 г. В Постановлении № 69 от 10.10.2003 г описываются правила записей в ТК. Указанные постановления имеют разногласия по некоторым вопросам, поэтому для грамотного ведения записей в ТК возникает необходимость обращаться к Трудовому Кодексу РФ.

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

Обеспечение сохранности ТК с момента принятия человека в учреждение до момента его увольнения возлагается на работодателя. Необходимо иметь ввиду, что первое учреждение, принявшего работника, отвечает за правильное занесение информации в титульной странице ТК.

Как правило, работодатель своим приказом делегирует полномочия по сохранности, заполнению, учету ТК кадровому сотруднику. Приказ руководителя о назначении ответственного за регистрацию ТК подлежит контролю со стороны госслужащих инспекции труда РФ.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2019 году

Ввод сведений в ТК начинается с титульного листа. Там отображаются все данные работника, согласно предъявленным документам, дата занесения сведений и подписи кадровика и принятого сотрудника. Записанная информация на данном листе заверяется печатью фирмы.

После оформления начального листа документа записываются сведения об устройстве на фирму. Все записи обязаны заполняться синим или черным цветом. В крайнем случае можно писать фиолетовым цветом. Записывается информация без сокращений.

При занесении сведений о зачислении на фирму на предусмотренной странице, обязательно отображается информация об учреждении. Потом вводится номер надписи и время ее введения.

Затем выполняется надпись о зачислении на фирму. При этом сокращения не допустимы. Для фиксирования записанной информации принятый работник расписывается в бланке.

В следующем шаге отображается название, номер и дата документа, на базе которого создается текущая строка.

Кроме сведений о зачислении на фирму в ТК заносятся данные о званиях и награждениях, с подтверждением приказом, удостоверением или другими материалами. Также отмечаются сведения, за какие достижения и кем награждалось лицо.

Надо иметь ввиду, что данные о денежных наградах в ТК не заносятся.

Посмотреть инструкцию можно на видео

На начальной странице требуется отобразить всю информацию о принятой личности, на основании предоставленных материалов. Все надписи заносятся без сокращений.

ТК содержит следующие надписи:

• Ф И О владельца.
• Дату рождения.
• Наличие образования.
• Название специальности согласно диплома.
• Дату регистрации ТК.
• Подпись собственника.
• Подпись кадровика, заполнившего документ.
• Печать учреждения.

Образец заполнения титульного листа в 2019 г.

Для более полного изучения данной темы можно посмотреть видео.

Как заполнять документ в разных случаях: образцы

Существует пять основных правил заполнения ТК:

1. Все надписи требуется заполнять разборчивым почерком.
2. Надпись на бланке выполняется на государственном языке страны.
3. Надписи выполняются чернилами синего или черного цвета, в крайнем случае или фиолетового.
4. Цифры пишутся только арабские.
5. Запрещены ошибки, зачеркивания, затирания и прочие помарки.

Как заполнять впервые

Если лицо впервые принимается на работу, то фирма оформляет ему ТК, через пять дней после подписания трудового соглашения. Оформляется в присутствии ее собственника.

Информация, которая обязательна к заполнению:

• Личные данные владельца.
• Вид работы, выполняемой принятым лицом.
• Перевод или переквалификация
• Различные призы и вознаграждения.
• Надпись об увольнении, с отображением причины.

Форма занесения информации о сотруднике:

1. Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.

• ФИО записываются без сокращений.
• Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.

1. Образование владельца ТК.

• Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.

1. Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.

• Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.

1. После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
2. Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Надпись в ТК о разрыве трудовых отношений с сотрудником отображается на странице бланка «Сведения о работе».

• В первой колонке вводится порядковый номер занесения сведений.
• Во второй колонке заполняется дата разрыва отношений – это заключительная дата работы сотрудника на фирме. Если лицо уходит в отпуск с последующим расторжением соглашения, датой разрыва контракта считается окончание отпуска.
• В колонке 3 пишется причина разрыва контракта со ссылкой на законодательство РФ.
• 4-я колонка предназначена для ввода даты и номера приказа, являющимся основанием увольнения лица.

Ниже представлены образцы заполненных ТК при разрыве трудового контракта по разным причинам.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

• Заполнение трудовой книжки при приеме

Оформление ТК при устройстве на фирму можно условно разделить на два варианта:

1. При трудоустройстве впервые, когда отсутствует бланк.
2. При очередном трудоустройстве.

При первом трудоустройстве ТК выдается работодателем после заключения трудового соглашения (ст. 65 ТК РФ). По данному факту создается приказ, являющийся основанием для заполнения документа. Заполняется бланк через пять дней сотрудничества. Бланк регистрируется в журнале учета ТК.

При первом варианте вводятся надписи на титульной странице бланка, где заносятся сведения в соответствии с:

• Нормативами учета и хранения ТК, отображенными в постановлении 225 от 16.04.03 г.
• Инструкцией, принятой Министерством труда № 69 от 10.10.03 г.

Если сотруднику не исполнилось 18 лет, и он продолжает учебу, то строчка об образовании в титульной странице не записывается до получения удостоверения об образовании (п. 2 Правил).

Оформление страницы «Сведения о работе»

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, о при устройстве на фирму обязательно заполняется в бланке страница «Сведения о работе».

На листе заносятся следующие надписи:

• В колонке «Сведения о приеме на работу…» пишется наименование учреждения.
• В первой колонке под названием учреждения заносится номер надписи.
• Вторая колонка предназначена для внесения даты устройства на фирму арабскими цифрами.
• В третью колонку заносятся данные о трудоустройстве с отображением должности: “Принята в цех… на должность швеи”
• В четвертой колонке отображается на каком основании выполнена надпись (№ приказа и т.д.).

Образец заполнения приема на работу

Заполнение дубликата трудовой книжки

Что предпринимать, если ТК пропала или при каких-то обстоятельствах испорчена? Конечно требуется сотворить дубликат ТК. Соответственно, возникает вопрос, а как его сотворить?

• Вверху справа титульной страницы документа записывается фраза «Дубликат».
• При наличии старой ТК на ее титульном бланке записывается фраза: «Взамен выдан дубликат», с отображением серии и номера дублирующего бланка.
• В дублирующий документ заносится все данные о рабочем стаже лица до устройства в данное учреждение, которые подтверждаются представленными материалами. Весь стаж отображается общей цифрой, то есть отображается общее число лет, месяцев и дней отработанного времени. При этом записывать сведения о предыдущих работодателях не обязательно.
• Также записывается информация о призах и наградах, полученных на предыдущих фирмах.
• Образец

(Видео: “Как создать дубликат ТК”)

• Для ИП

Предприниматели получили право на регистрацию ТК с 2006 года. С 1.03.2008 года Правительство РФ в постановлении № 132 установило изменения, обязывающие ИП заполнять ТК по истечению 5-ти дней работы.

Трудовой Кодекс РФ в ч. 6 ст. 20, ч. 3 ст. 66 обязывает вести учет ТК на сотрудников следующих учреждений (кроме физлиц):

• Организации.
• Бизнесмены.
• Частные нотариусы
• Адвокаты, оформившие адвокатские кабинеты.

Законодательство РФ гласит, что ИП обладает статусом работодателя. Следовательно, он не имеет право составлять трудовое соглашение с самим собой, поэтому, для заполнения ТК на себя у ИП законных оснований не имеется.

(Видео: “Правила ввода записей в ТК для ИП”)

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Ответственные лица за учет ТК могут ошибаться, как и любые сотрудники. Надо иметь ввиду, что если опечатка выявлена при начальном занесении данных в ТК, то бланк нужно сразу ликвидировать, с составлением акта о ликвидации бланка и завести новый документ.

• При обнаружении опечаток в титульном бланке (в ФИО, а также в прочих личных сведениях) после заполнения ТК другими фирмами, придется подавать иск в судебные инстанции для того, чтобы ТК была признана за заявителем.
• При повышении уровня образования необходимо вносить поправки данных об образовании.
• Если работник получил новую специальность, также вводится новая запись.
• Для правки надписей во 2-м и 3-м пунктах старая надпись зачеркивается и заносится новая на основании предъявленных материалов. При этом, отметим, что на странице «Сведения о работе» зачеркивания не допускаются. Если все-таки надпись сделана ошибочно, то после нее в этой же колонке записывается, что данная надпись недействительна и заполняется правильная запись под новым порядковым номером.
• При обнаружении ошибки у нового работодателя кадровый работник оформляет запись о недействительности предыдущей, с внесением новой записи, с новым порядковым номером, датой исправления и соответствующего приказа.

Если не верно отображена надпись об увольнении, то возможны два варианта исправления.

• Первый – вносится новая строчка об устройстве на фирму, а запись о расторжении договора признается недействительной.
• Во втором варианте пишется, что старая надпись недействительна, а новая – заносится с указанием новой причины разрыва отношений.

(Видео: “Как вести записи в ТК”)