Командировка на один день

Командировка на один день: как оплачивается

Отправляя сотрудника в командировку на несколько дней, работодатель должен возместить ему (ст. 168 ТК РФ):

• затраты на проезд к месту командировки и обратно,
• расходы на проживание в гостинице или на аренду квартиры,
• суточные,
• прочие расходы, согласованные с работодателем.

Если же длительность командировки 1 день, то работнику обычно не требуется оплачивать наем жилого помещения, хотя при необходимости он может согласовать с работодателем этот вопрос, предоставив по приезду договор о найме жилья, гостиничные чеки и т.п.

Суточные командированному на 1 день работнику не выплачиваются. При однодневной командировке за рубеж суточные предусмотрены, но только в размере 50% от установленной нормы для заграничных командировок (п.п. 11 и 20 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Вместо суточных работодатель внутренним актом (приказом, колдоговором) может установить компенсацию за однодневные командировки, причем такое понятие, как «суточные» использоваться в документе не должно – в противном случае эти командировочные расходы нельзя будет включить в расходы по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).

Компенсация, заменяющая суточные за однодневную командировку, может устанавливаться работодателем в любом размере, при этом нужно учитывать, что она не будет облагаться НДФЛ в пределах следующих норм (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина РФ от 01.10.2015 № 03-04-06/56259):

• командировка на территории России – 700 руб.,
• командировка зарубежная – 2500 руб.

Если сотруднику предстоит командировка на один день, как оплачивается этот день и отмечается в табеле?

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником на время командировки сохраняется средний заработок. Помимо компенсации, командированный получит свою среднюю зарплату за день командировки, если она выпала на рабочий день, а в случае совпадения командировки с праздничным нерабочим или выходным днем, оплата производится в двойном размере.

В табеле нахождение сотрудника в однодневной командировке отмечается кодом «06» или буквой «К». Количество часов при этом указывать не надо, поскольку оплата дня командировки все равно производится по среднему заработку.

Пример

Внутренним приказом в ООО «Альфа» установлен размер компенсации для однодневных командировок в сумме 700 руб. Сотрудник ООО «Альфа» Орлов выехал в командировку из Москвы в г. Клин на электричке в 6-30 ч утра понедельника. В 8-00 он прибыл на место, провел в г. Клин весь рабочий день, выполняя задание, и в 19-00 выехал обратно, прибыв в Москву в 20-30 ч. По прибытии Орлов предоставил авансовый отчет, к которому приложил билеты, подтверждающие его расходы на проезд.

Бухгалтерия должна начислить и выплатить Орлову следующие суммы:

• средний заработок за 1 рабочий день,
• компенсацию в сумме 700 руб.,
• стоимость проездных билетов на электричку, согласно авансового отчета.

Командировка на один день предполагает, что работник может в день служебной поездки вернуться к себе домой. В соответствии с этим отличают и компенсации, положенные работникам при однодневной командировке. В статье рассмотрим положены ли работнику суточные при однодневной командировке, а также порядок оформления служебной поездки на один день.

Суточные при командировке на один день

Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.

Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.

НДФЛ и страховые взносы с суточных

Если работник, направленный в однодневную командировку подтвердить все свои расходы, то с тех денежных средств, которые были ему выплачены не нужно удерживать НДФЛ. Если подтвердить свои расходы работник не сможет, то от налогообложения выплата освобождается только в пределах 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей – для загранкомандировок (Письмо Минфин России №03-04-07/6189 от 26.03.2013).

Как объясняет Минфин, те средства, которые выплачиваются при однодневной командировке суточными не являются. Они представляют собой иные расходы, связанные со служебной поездкой. Также они включаются в состав расходов, подлежащих освобождению от обложения НДФЛ, в связи с тем, что выплаты эти напрямую связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей.

Однако, если документальное подтверждение затрат по таким выплатам работник предоставить не может, то они признаются доходом. При этом НДФЛ облагается только та сумма, которая выплачена сверх 700 рублей при поездке по РФ и сверх 2500 рублей при загранпоездке. Что касается страховых взносов, то логика здесь та же. Те выплаты, которые работник сможет подтвердить не облагаются взносами, так как представляют собой компенсацию за понесенные работником расходы.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Законодательные нормы не устанавливают временные рамки для служебных поездок. То есть руководитель предприятия может откомандировать своего сотрудника как на один день, так и на несколько недель и даже месяцев.

Основное отличие однодневной служебной поездки состоит в том, что командированный человек возвращается домой в те же сутки. Он не нуждается в съеме жилого помещения в месте командировки.

Исходя из этого, определения однодневными можно считать следующие командировки:

• Человек отправляется по служебным делам на один день и вечером возвращается на постоянное место жительства.
• Человек тратит на выполнение служебного задания несколько дней, но каждый вечер он возвращается домой.

Таким образом, работника можно отправить в служебную поездку на несколько дней, но при этом она будет состоять из однодневных командировок.

В законодательных актах нет четких критериев, в каких случаях работник может возвращаться каждый день, а в каких нет. Это определяет работодатель исходя из удаленности места назначения и транспортного сообщения, а также служебной необходимости и экономической целесообразности.

Рассмотрим несколько примеров.

Пример 1. Бухгалтер-ревизор отправляется для проведения инвентаризации в населенный пункт, находящийся в 100 километрах от города, где расположен головной офис. Инвентаризация занимает 3 дня. Но при этом транспортное сообщение между населенными пунктами таково, что работник имеет возможность уехать домой сразу же по окончании рабочего дня. Таким образом, три дня командировок будут считаться однодневными.

Пример 2. Бухгалтер-ревизор отправляется для проведения инвентаризации в населенный пункт, находящийся в 50 километрах от его основного места работы. Выполнение задания занимает один рабочий день. Но расположение населенного пункта таково, что работник не имеет возможности уехать домой в день выполнения работы. Соответственно он задержится на вторые сутки и командировка уже не может считаться однодневной.

Но четких критериев для определения возможности или невозможности работника вернуться домой нет. В первом примере работодатель мог дать ему разрешение нанять жилое помещения для ночевки. Тогда командировка уже не могла считаться однодневной. Во втором случае работодатель мог прислать за работником служебный автомобиль, и он смог бы вернуться к месту проживания в тот же день.

Рекомендации экспертов на тему выплат и учета суточных в Системе Госфинансы

• Как и в каком размере выдавать суточные
• Нормы суточных для целей налогообложения при командировках по России и загранкомандировках
• Как для расчета суточных определить период нахождения в командировке
• В каком размере выплатить сотруднику суточные при зарубежной командировке

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Выплата суточных при однодневной служебной поездке регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение). Данный документ утвержден Постановлением Правительства от 13.10.2008 за № 749.

В нем прописаны следующие нормы:

• В случае, если должностное лицо ежедневно возвращается из командировки домой, то суточные выплаты ему не положены.
• Если работник возвращается домой ежедневно, но при этом выполняет служебное задание на территории другого государства, ему нужно выплатить половину нормы суточных, установленных для данной страны.

То есть, обязанность выплаты суточных при однодневной служебной поездке будет зависеть от страны, куда направлен командированный:

• Если поезда осуществляется в пределах страны, суточные не платятся.
• Если работнику предстоит однодневная командировка за границу, суточные платятся в половинном размере от действующей нормы.

Статья 168 ТК РФ разрешает работодателю оплатить работнику компенсационную сумму за служебную однодневную поездку. Но необходимо, чтобы данная выплата отвечала следующим требованиям:

• Была указана в локально-нормативном акте предприятия.
• Не несла в своем названии слова «суточные».

Обратите внимание!

Законодатель разрешает устанавливать компенсационные выплаты в зависимости от должностного положения человека. То есть руководитель может получать сумму, большую, чем та, что будет выплачена другим категориям трудящихся.

Оформление однодневной командировки

Если работнику предстоит однодневная командировка, оформление в 2018 году производят следующим образом:

• Составляется служебная записка, в которой указывается кто, когда и на какой период отправляется в поездку. В случае ежедневного возврата это также нужно отметить в документе. Законодательство не требует обязательного составления этой бумаги, но она служит основанием для приказа. Поэтому для правильного ведения делопроизводства составление такого документа целесообразнее, чем устное распоряжение руководителя.
• Приказ о направление в командировку. Он составляется либо на бланке, утвержденном на предприятии, либо на унифицированной форме Т-9 (Т-9а). Порядок заполнения формы смотрите в Системе Госфинансы .

Как отразить в приказе тот факт, что суточные не будут выплачиваться? Это можно сделать несколькими способами:

• Составить приказ на один день. Если выполнение задания займет несколько дней, то можно издать несколько приказов – на каждый день работы.
• Отметить в тексте приказа, что сотрудник будет возвращаться каждый день домой. В форме Т-9а это можно сделать в таблице, где указываются основные данные. После строки, где должна стоять подпись работников в этой форме предусмотрена пустая графа.

Несмотря на то, что Налоговый Кодекс говорит о том, что все расходы, которые связаны с командировками не учитываются в начислении страховых взносов, они все равно должны вносить в отчет РСВ. В случае неправильного заполнения данного отчета налоговые службы могут запросить у предприятия объяснения. Если ошибку заметила сама организация, то в установленные сроки она может подать корректирующий отчет РСВ.

Четыре случая, когда можно сэкономить на взносах с выплат командированным, читайте в статье журнала Зарплата в учреждении.

Обратите внимание!

В случае с командировочными расходами можно не сдавать уточненную форму в том случае, если в результате ошибки не произошло снижение налоговой базы.

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.