Контроль исполнения поручений

Контроль исполнения поручений

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

• проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах),
• быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1). Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке. При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Пример 1 Свернуть Показать

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней. Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ. А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

• само поручение,
• срок исполнения,
• конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

Свернуть Показать

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа Свернуть Показать

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от 21.02.2008

Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В целях совершенствования системы управления организацией имеет смысл для поручений, которые ставятся на контроль, унифицировать сроки исполнения – привести их к единой установленной в организации основе. Первоначально такое решение требуется задокументировать в локальном акте, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения должно быть возможно тоже только в случаях, задокументированных в локальных актах организации. И уж конечно, вводимая система исчисления сроков должна соответствовать здравому смыслу. Ведь сложно найти более демотивирующий для исполнителя фактор, чем неисполнимое поручение.

Пример 2 Свернуть Показать

Приведем примеры нескольких формулировок поручений и объясним, какая дата для каждой из них будет считаться последней датой своевременного выполнения поручения. Это очень важно, т.к. в данном вопросе часто бывает путаница.

Довольно распространена ситуация, при которой один руководитель поручает выполнение задания другому руководителю более низкого уровня, а тот по своему усмотрению спускает поручение еще одним «этажом ниже». Таким образом, поручение проходит через руки нескольких руководителей прежде, чем доберется до окончательного исполнителя. Правда, спускаясь по этой лестнице, поручение может «ветвиться» на несколько «подзадач», выполняемых разными людьми в разные сроки. Эта система называется созданием «вложенного поручения».

При формулировании «вложенных» поручений важно заложить временной запас. По отношению к «родительскому» поручению он должен составлять как минимум от 1 до 3 рабочих дней. Желательно избегать слишком большой «вложенности» поручений, исключив из цепочки тех руководителей, которые только «передают эстафету дальше». В случае наличия исполнителя, несущего ответственность за исполнение всего поручения в целом, он называется «ответственный исполнитель».

В качестве примера, когда срок исполнения поручения регламентирован внешним нормативным документом, приведем Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Согласно этому документу максимальный срок рассмотрения письменного обращения гражданина РФ равен 30 дням, и считаться он начинает с момента регистрации такого документа (на эту процедуру Закон отводит 3 дня с момента поступления обращения).

Если гражданину, к примеру, требуется содействие органа местного самоуправления в реализации своих прав, то временной срок, который для этого требуется, зачастую в значительной степени превышает 1 месяц. В такой ситуации заявителю в месячный срок направляется письменный ответ, не решающий его вопрос по существу, но четко описывающий процедуру дальнейшего содействия органа. В самом же органе власти поручение, сформированное на основе рассмотрения такой жалобы, должно быть поставлено на рабочий контроль с регулярным предоставлением отчета о развитии ситуации руководителю – автору поручения.

Часто бывает так, что граждане адресуют свои обращения неправильно. И тогда адресат не рассматривает их, а переадресовывает тому органу или должностному лицу, к компетенции которого относится данный вопрос. На это Законом отводится 7 дней со дня регистрации обращения. При этом гражданин уведомляется о такой переадресации. И, между прочим, Закон однозначно запрещает пересылать жалобы на рассмотрение в тот орган или тому должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

Процедура контроля за исполнением поручений

Теперь, имея основные сведения по подготовке поручений, необходимо детально рассмотреть саму процедуру контроля исполнения поручений.

Отметим, что на конкретном предприятии работа по контролю исполнения поручений может вестись:

• вручную при помощи картотеки регистрационно-контрольных карточек (РКК);
• в системе электронного документооборота, где состав фиксируемой в «электронных карточках» информации остается прежним, но многие операции по уведомлению исполнителей и формированию отчетности по исполнительской дисциплине производятся автоматически;
• еще есть промежуточный вариант, когда для облегчения работы используются возможности MS Excel – поручения, поставленные на контроль, описываются в табличной форме, в которой потом можно фильтровать информацию по исполнителям, срокам и др. См. Пример 3.

На этапе «Постановка на контроль» работник канцелярии осуществляет регистрацию поручения. Если оно содержится на документе, то на нем ставится оттиск штампа «К» либо «Контроль» или то же самое пишется яркой ручкой, возможно и просто перемещение документа в папку контролируемых поручений.

Исполнитель, получая поручение, должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня, как и было рассмотрено нами ранее.

В случае если исполнитель осознает, что поставленный срок не соотвествует возможности выполнить указанные задания вовремя, он ходатайствует перед руководителем, выдавшим поручение, о переносе даты исполнения. В другом случае, если исполнитель осознает, что исполнение поручения находится вне его компетенции и зоны ответственности, он может ходатайствовать о полной либо частичной отмене поручения.

Если руководитель принимает решение о переносе сроков либо отмене поручения, то он информирует об этом человека, ответственного за сроковый контроль. В любом случае ходатайства от исполнителя о переносе сроков либо отмене поручения должны быть поданы руководителю до даты истечения контрольного срока поручения.

Пример 3 Свернуть Показать

«Контролем исполнения поручений по существу» обычно занимается работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить релевантность достигнутого результата исполнения поставленной в поручении задаче. Такой контроль может быть начат компетентным работником по получении отчета об исполнении и может быть завершен либо снятием с контроля, либо возвратом на доработку.

Процедуру «Снятия с контроля» поручения выполняет работник, проконтролировавший исполнение поручения по существу, а также в случае удовлетворения руководителем ходатайства о снятии поручения полностью.

В рамках этапа «Контроль исполнения по сроку» выделенный сотрудник контролирует сроки исполнения одновременно всех активных, то есть находящихся на исполнении поручений (если такая работа в организации ведется вручную либо при помощи MS Excel, то этим обычно занимается секретарь автора поручения либо работники службы ДОУ). В настоящее время большую часть данной работы могут выполнять системы электронного документооборота, информируя исполнителей о сроках завершения исполнения поручений. Информирование представляет собой срезовое предупреждение по всем не снятым с контроля поручениям (см. Пример 4).

Пример 4

ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ
по контролю исполнительской дисциплины

Свернуть Показать

Нагрузка на отдельного исполнителя постоянно возрастает и, как следствие, исполнительская дисциплина работников начинает падать из-за элементарной забывчивости. Периодическое информирование работников, к примеру, еженедельное, позволяет четко представить объем подлежащих выполнению поручений и сориентироваться в сроках предоставления отчетности.

Информационный лист может быть как кратким (см. Пример 4), так и более полным, с составом информации, которая представлена в таблице из Примера 3. Кстати, если в такой таблице MS Excel отфильтровать поручения по конкретному исполнителю с пустой отметкой об исполнении, то, распечатав результат, мы как раз и получим еще один вариант информационного листа для исполнителя.

Если такие листы формирует СЭД, то удобно включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно – это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.

Отчетность по исполнительской дисциплине

Некоторые организации практикуют промежуточную отчетность исполнителей. В случае необходимости проведения регулярного контроля хода исполнения особо важных поручений их авторы добавляют в текст поручения информацию о необходимости периодической, к примеру, еженедельной отчетности, которую необходимо предоставлять на протяжении всего срока исполнения. Промежуточный отчет об исполнении готовится обычно в произвольной письменной форме либо в форме докладной записки. Подготовкой таких отчетов могут заниматься:

• сам исполнитель либо
• подчиненный ему секретарь,
• сотрудник, ответственный за исполнительскую дисциплину в компании.

Чтобы отслеживать уровень исполнительской дисциплины в организации периодически либо по требованию руководства, готовится несколько видов отчетов, которые могут касаться исполнительской дисциплины:

• отдельного должностного лица-исполнителя;
• конкретного подразделения или
• организации в целом;
• поручений, выданных определенным руководителем и др.

Для руководства в форме статистической сводки обобщаются сведения о поставленных, исполненных, а также переходящих на другой отчетный период поручениях. Чтобы обеспечить возможность более эффективного управления исполнительской дисциплиной, используются разные модели отчетов. Варианты форм отчетности представлены в Примере 5 и во мнении Е. Каменевой на стр. 40-41.

Поскольку такие отчеты готовятся и по организации в целом, и по ее подразделениям в частности, в раздел исполнителей выносятся лишь те должностные лица, которым руководитель дает поручения непосредственно. К примеру, для генерального директора это будут его заместители и руководители направлений деятельности, тогда как для руководителя департамента это будут начальники отделов и, возможно, секторов.

Даже если в организации отсутствует полноценная автоматизация документооборота посредством СЭД, такой документ достаточно удобно составлять и вести в системе электронных таблиц Microsoft Excel либо OpenOffice.org Calc. В этих системах имеется во многом сходный интерфейс и функционал, они могут оказать помощь в автоматизации учета и построении отчетности в небольшой и средней компании. Главное – четко знать, что именно нужно получить на выходе.

Пример 5

СВОДНЫЙ ОТЧЕТ ПО ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЕ
в отношении поручений, выданных руководителем организации

Свернуть Показать

Мнение

ОТЧЕТ ОБ ИСПОЛНЕНИИ КОНТРОЛЬНЫХ ПОРУЧЕНИЙ
РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Свернуть Показать

Екатерина Каменева, главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»:

Могу порекомендовать следующую форму отчетности по исполнительской дисциплине. В ней хорошо видны данные как по отдельным исполнителям, по подразделениям, так и по организации в целом, а также очень полезна детализация информации о поручениях, выполненных с нарушением срока и невыполненных.

* * *

Мы рассмотрели вопросы постановки и снятия поручений с контроля, а также методологию выполнения поручений и отчетности по контролю за их исполнением. Предложенные в статье модели директивного управления помогут сделать управление организацией более четким и прозрачным.

Как контролировать поручения руководителя? Методика учета документов

Автор задачи получит уведомление о выполненном поручении по e-mail. Он оценит результат и, при необходимости, вернет задание на доработку.

Контроль невыполненных поручений

Руководитель регулярно получает напоминания о выполняемых задачах подчиненных. Полный перечень задач, в том числе просроченные, отображены на вкладке «Задачи».

Чтобы напомнить подчиненному о поручении, руководителю или его ассистенту нужно поставить галочку «Ответственному». После этого сотрудник получит напоминание о просроченном задании.

Все задачи и поручения руководителей имеют особый приоритет – статус Г.Д. Это существенно упрощает фильтрацию и поиск. Быстро найти задачу помогут фильтры «состояние» и «ответственный». Чтобы просмотреть поручения статуса Г.Д., нужно перейти на вкладку «Задачи» и выбрать папку «Поручения Генерального». Данная папка включает разделы «В работе», «Выполнено», «Не начато». Таким образом, можно легко переключаться между различными категориями задач.

Как мы видим, в данном примере 1680 поручений от Генерального Директора. Можно ли их контролировать вручную? Ответ очевиден.

Результаты

❝ По итогам данной методики мы в ООО «ЦентрПроектЗащита» существенно снизили затраты времени на поиск документов, контроль поручений. А самое важное – нашим сотрудникам нравится такой подход, при новом поручении всегда добавляют: «Поставьте мне задачу в Террасофте!». Так удобнее и руководителю, и сотруднику.❞

Виталий Владимирович Курманов, Генеральный Директор ООО «ЦентрПроектЗащита»

Во многих российских компаниях часто можно встретить систему управления, построенную на выдаче, регистрации и последующем контроле поручений — контроль исполнения поручений . Такой подход к управлению давно используется в России и многим знаком. И если Вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали данную систему на практике.

Управление по поручениям предельно просто и легко в использовании, его можно сравнить с автоматом Калашникова, и именно за данную простоту систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев.

Вертикальное управление, построенное по функциональному принципу, при этом основной проблемой функциональной структуры является отсутствие ориентации на клиента и сложность проведения внутренних изменений в компании.

Признаком системы управления, построенной по функциональному признаку, является использование системы управления по поручениям, которая делает ответственным одного человека, остальные сотрудники подразделений, хоть и участвуют в исполнении поручения, не заинтересованы и спускают задачу на тормозах. При этом ответственный за задачу не имеет власти над соисполнителями поручения, что приводит к тому, что ответственный либо договаривается на неформальных связях, либо старается исполнить его формально с привлечением минимального числа согласующих.

Для тех, кто не в курсе как работает система управления по поручениям – описываю. Все поступающие в компанию документы, задачи, информация, а также проблемы с «нижних этажей» организации анализируются высшим руководством, после чего принимаются те или иные решения, которые оформляются в виде поручений, регистрируются и контролируются по срокам исполнения. Может быть вариант, когда поручения формируются на совещании, и тогда в протоколе указывается перечень поставленных поручений, которые регистрируются, доводятся до исполнителей и ставятся на контроль.

Если для выполнения поставленного поручения, необходимо участие представителей нескольких подразделений, то поручение назначается им всем, при этом один из руководителей назначается ответственным за исполнение данного поручения, и именно он должен представить результаты совместной работы.

Незаменимым атрибутом поручения является срок его исполнения, и именно при наступлении данного срока требуется предъявить руководителю результаты его выполнения. На практике, поручение не исполняется руководителями его получившими, а передается вниз по управленческой иерархии, таким образом «расписывается» на исполнение тем сотрудникам, которые и будут выполнять предусмотренные поручением задачи. Через некоторое время в результате такой «росписи» все, кто должен участвовать в исполнении поручения, получают от своих руководителей задачи и срок их исполнения.

Правда есть нюанс, связанный с тем, что поскольку при такой «росписи» поручений участвуют ключевые руководители компании, затраченное на «роспись» время может быть значительным, а в крупных организациях даже достигать нескольких дней, что уменьшает срок, оставшийся для исполнения самого поручения. При этом руководители, назначая задачу, своему подчиненному, уменьшают ее срок исполнения, ведь нужно ещё проверить полученный результат самому, дать замечания, а также оставить время на переработку результата исполнителем.

В результате, при «высокой» иерархической структуре, когда поручение попадает к исполнителю, срок его исполнения оказывается в лучшем случае – «завтра», а чаще всего «вчера», и поэтому исполнитель старается выполнить поручение максимально быстро, и часто по формальным признакам, чтобы «перекинуть» его обратно руководителю.

Намного сложнее исполнять поручение, если в качестве соисполнителей поставлены сотрудники других подразделений, тогда придется исполнять поручение вместе с ними, после чего согласовывать полученные результаты со всеми заинтересованными лицами. Такое масштабное согласование с учетом различных интересов подразделений может занять достаточно длительный промежуток времени и потребовать проведения множества совещаний. И после того, как все соисполнители придут к единому мнению, результат будет продемонстрирован руководителю компании, который и выдал поручение. Если руководителю не понравится результат исполнения поручения, то цикл повторится, правда уже с большей скоростью, ведь исполнители уже назначены.

Система управления по поручениям имеет свои преимущества: в первую очередь это простота и понятность для руководителей и исполнителей, прозрачность ответственности за исполнение поставленного поручения, простота организации регулярной системы контроля сроков исполнения поручений. При этом, если вспомнить прошлое, то для управления по поручениям хватало бумажных документов для формализации поручений, ручки для их «росписи» и журналов регистрации, где фиксировались поручение, срок исполнения и ответственный.

Самое главное, что система контроля исполнения поручений, позволяет легко найти крайнего за срыв сроков или некачественное исполнение, ведь все поручения зафиксированы и можно определить на какой стадии находится исполнение того или иного поручения, после чего можно позвонить ответственному или исполнителю и «ускорить» выполнение поставленного поручения.

В тоже время, из-за своей простоты, управление по поручениям имеет недостатки, которые необходимо нивелировать при использовании данной системы на практике.

Контроль исполнения поручений — пример из практики:

В одной крупнейшей российской компании состоялось совещание, в результате которого было рождено множество поручений, которые были распределены по профильным функциональным подразделениями. Одно из подразделений, получив поручение, не смогло понять из написанного текста, что же все-таки нужно делать, и набравшись организационной смелости, попросило уточнить у руководителя управленческой иерархии, что нужно сделать. Ответ заслуживает публикации: — «У нас времени не хватает писать поручения, не то что их уточнять. Вы профессионалы!! Должны сделать в срок, что сказано!».

Итак, ключевым недостатком системы управления по поручениям является слишком общая формулировка задачи, пришедшей с верхнего уровня и невозможность ее уточнить. На практике часто встречается недостаточно подробное описание поставленного поручения, что вскрывается только при поступлении поручения к исполнителю на нижнем уровне иерархии, так как руководители на вышестоящих уровнях управления, часто лишь маршрутизируют задачу, без уточнения ее деталей. При этом из-за иерархических барьеров в больших компаниях, уточнить у инициатора поручения, что конкретно нужно сделать по задаче уже невозможно, ведь задать вопрос «вверх» через столько уровней управленческой иерархии исполнителю просто нереально.

Как-то раз руководителю ИТ-подразделения одной крупной государственной компании поручили купить географическую карту России для размещения на стене в кабинете генерального директора, при этом, на вопрос, какая конкретно карта нужна, руководитель, принесший поручение с верхнего этажа власти, ответить не смог, а беспокоить генерального директора «глупыми» вопросами не позволил. В результате руководитель ИТ-подразделения, в рамках исполнения поручения, принес две карты, одну бумажную, вторую на экране огромного планшета, однако он не угадал ни в том ни в другом случае, оказывается генеральный директор хотел объемную карту из пластика, на которой был бы виден российский рельеф в разных регионах.

В данных случаях необходимо максимально детализировать исполнителю само поручение, чтобы исполнитель смог четко понять, что ему необходимо сделать. Для этого можно использовать разные техники и вопросы, например, Кто? Когда? В каком формате? Что должен сделать? С кем согласовать? Кому представить? Но самое главное, что, внедряя процессный подход, необходимо стараться избегать возникновения таких ситуаций делегируя полномочия и ответственность на нижние уровни управления, что бы дать возможность эксперту самостоятельно принимать решение о необходимых действиях

В одной крупной российской организации для маршрутизации одного из документов «сверху-вниз», уходило от 5 до 7 дней, на обратный путь от исполнителя к руководителю через всю иерархию еще 5-7 дней, при этом, в результате всех этих действий, документ приобретал лишь пару вписанных фамилий и печать, которые вносились исполнителем за 1 час на самом нижнем этаже иерархии. Руководители лишь писали «к исполнению», поскольку в самом документе менять было нечего – форма его была закреплена нормативным актом. В результате более 10 дней документ гулял по управленческой иерархии, а отрабатывался всего за 1 час, причем самым низкооплачиваемым исполнителем.

Участие большого, и часто излишнего, руководителей, участвующих в маршрутизации поручения, приводит к долгой «росписи» поручения от руководителей до исполнителей, сложности сбора мнений с соисполнителей и конфликтности процедуры согласования результатов исполнения поручений. Все это приводит к тому, что на исполнение поручения тратится в разы меньше времени, чем на его маршрутизацию и согласование. В результате большинство поручений исполняется формально, и основная задача исполнителя, закрыть поручение по формальному признаку или на крайний случай сдвинуть его срок, так как для получения качественного результата исполнителю не хватает ни сроков, ни ресурсов, ни полномочий.

Именно здесь управление бизнес-процессами позволяет для типовых задач формализовать процедуры их выполнения и назначать задачи насквозь «через» управленческие слои, как можно ближе к исполнителю, без участия его руководителей. Для этого необходимо, чтобы канцелярия или руководитель, маршрутизирующие задачу, понимали в какой процесс нужно подать задачу для ее максимально быстрого исполнения. Ну а если задача приходит с рынка, то она сразу должна попадать ответственному исполнителю.

В одной крупной российской компании количество участников при исполнении различных поручений часто превышало 50, что приводило к множеству совещаний, и огромному количеству документов и мнений, в результате даже простейшее поручение, такое как ответ потенциальному контрагенту на рекламное письмо, занимало в этой компании минимум две-три недели. При этом, сам ответ, как правило, заключался в дежурной фразе: — «Большое спасибо за приглашение, если мы будем проводить тендер по данной тематике, будем рады участию Вашей компании».

В функциональной структуре управления даже на простейшее поручение может быть назначено слишком много соисполнителей, ведь руководители, «расписывая» поручения часто добавляют в качестве соисполнителей нескольких руководителей подчиненных подразделений, а те в свою очередь еще добавляют несколько своих подчиненных, и в результате к исполнению поручения привлекается множество сотрудников, без которых можно было-бы вполне обойтись. Из-за большого количества участников возрастают дополнительные трудозатраты, а главное возникает множество противоположных позиций, которые необходимо сводить при согласовании результата исполнения поручения. Все это не только затягивает получение результата, но и в разы увеличивает затраты на его получение.

В данном случае процессный подход, за счет формализации процедур взаимодействия исполнителей на горизонтальном уровне позволяет исключить всех лишних участников, которые не привносят в процесс ценности, что позволяет выполнить процесс в разы быстрее, и не отвлекать руководителей для маршрутизации однотипных регулярных задач.

В одной российской компании количество поручений перевалило за тысячу, при этом любая активность оформлялась в виде поручения и контролировалась. На нижнем уровне сотрудники старались исполнить поручение по формальным признакам максимально быстро, ведь над ними несколько уровней иерархии, и результат там будет не раз переделан, после чего переходили к своим «любимым» занятиям – кто-то учил английский, а кто-то просто играл в Lines на компьютере, в ожидании конца рабочего дня.

Использование системы управления поручениями в качестве основной приводит к тому, что сотрудники организации перестают работать самостоятельно, и начинают работать только при поступлении поручения, в данном случае, вся власть концентрируется на верхних уровнях управления, и все решения принимаются только там. Теперь сотрудники работают только, когда поручение есть, а когда его нет они занимают выжидательную позицию, сосредотачиваясь на любимом хобби или просто ничего не делают. Необходимо использовать систему управления поручениями только для контроля исполнения ключевых задач, а для регулярной деятельности использовать процессный подход, передавая инициативу с уровня менеджмента на уровень исполнителей, тем самым избавляясь от концентрации принятия всех управленческих решений на верхнем уровне. Основной поток задач в компании необходимо пускать по регулярному бизнес-процессу, контролируя участников процесса по операционной отчетности или через финансовые показатели.

В одной из компаний при выполнении поручений, подразделения не сотрудничали друг с другом, в результате исполнялись только те поручения, в которых участвовало одно подразделение, как только в исполнении поручения участвовали несколько подразделений, то срывались сроки исполнения поручений, либо наказывался ответственный и поручение перекладывалось на другого. При этом горизонтальные связи нарушались из-за постоянной ротации руководителей.

Отсутствие горизонтального взаимодействия — это ключевой недостаток функциональной системы управления. В случае, если при исполнении поручения необходима совместная работа представителей двух функциональных подразделений, нередко случается, что ответственный не может добиться должного результата от своего соисполнителя, поскольку соисполнитель не заинтересован в том, чтобы помочь «соседу».
В этом случае возможно воздействовать через верхние уровни управления, жалуясь, общему для Вас с «соседом» руководителю, однако в данном случае, высший руководитель скорее всего будет недоволен, что Вы эскалировали задачу на него, да и тот «сосед», кого Вы «принудили к сотрудничеству» не забудет Вам «отдать долг» впоследствии, как только представится возможность. Можно решить данную задачу на неформальном уровне, по принципу помогай другим, и они помогут тебе, однако с приходом нового руководителя все неформальные связи рушатся, и приходится выстраивать неформальные отношения заново.
Особенно плохо выглядит взаимодействие подразделений в кросс-функциональных процессах, где участвует множество подразделений, при этом каждое старается переложить работу и ответственность за ошибки на соседние подразделения. Для таких процессов часто необходимо выделение специализированной роли- координирующей исполнения процесса, его называют владельцем процесса.
Процессный подход позволяет через описание и анализ бизнес-процессов в которых участвует множество различных подразделений, в просторечии называющихся «кросс-функциональными», формализовать точки взаимодействия функциональных подразделений, минимизировав конфликты внутри функциональной структуры.
И еще — в функциональных структурах есть правило – «Нет поручения – нет работы», ведь если нет задачи сотрудники перестают работать, а при ее появлении стараются выполнить по формальным правилам. Это приводит к тому, что любое маломальское дело требует поручения вышестоящего руководства, что в бизнесе неприемлемо. Внедрение процессного управления решает эту задачу, сотрудники начинают работать в регулярном режиме – по процессу, не дожидаясь поручений от руководителя.

Контроль исполнения поручений — в качестве вывода:

Простота системы управления по поручениям и менталитет российского менеджмента позволили данной системе распространиться среди российских организаций, однако, на практике, присущие данной системе недостатки часто превышают достоинства. Именно поэтому организациям необходимо внедрять процессный подход в свою деятельность, чтобы снизить недостатки функциональной системы управления.
Управление бизнес-процессами позволяет стандартизовать отработку всех регулярных задач, тогда как система управления по поручениям остается для решения наиболее критичных задач, приходящих с верхних этажей власти. При этом руководители должны делегировать свои полномочия ответственность на нижний уровень управления, чтобы обеспечить скорость исполнения бизнес-процессов и снизить их стоимость.

Коптелов Андрей Константинович

Корпоративное обучение контроль исполнения поручений

Отчет об исполнении поручения

• •Содержание Договоры купли-продажи (если вы хотите продать свое имущество либо приобрести что-то в собственность) 7
• •Договоры мены, дарения, ренты и пожизненного содержания с иждивением 64
• •Краткая справка 64
• •Договор мены 64
• •93 Договоры аренды (если вы хотите получить или передать имущество во временное пользование за плату) 93
• •150 Договоры найма жилого помещения (если вы хотите сдать либо снять комнату, квартиру или дом) 150
• •Договоры ссуды (если вы хотите получить или передать имущество без взимания платы) 190
• •Договоры подряда (если хотите для исполнения каких-либо работ нанять человека, бригаду и т.Д.) 196
• •Договоры о возмездном оказании услуг 240
• •Договоры займа, кредитные договоры и ипотека 253
• •Посреднические договоры: поручение; действия в чужом интересе без поручения; комиссия; агентирование (если для осуществления сделки вам нужен посредник) 286
• •Авторские договоры (если вы являетесь автором произведения и намереваетесь продать/передать кому-либо свои имущественные права на него) 329
• •Договоры купли-продажи(если вы хотите продать свое имущество либо приобрести что-то в собственность) Краткая справка
• •Розничная купля-продажа
• •Энергоснабжение
• •Продажа недвижимости
• •Форма № 1. Договор купли-продажи вещейвещей, движимых вещей (между физическими лицами)
• •Форма № 2. Договор купли-продажи доли в уставном капитале ооо(Покупатель и Продавец — физические лица)
• •1. Предмет договора
• •2. Цена и расчеты по договору
• •3. Цена товара и порядок расчетов
• •4. Ответственность сторон
• •5. Обстоятельства непреодолимой силы
• •6. Срок действия договора
• •7. Дополнительные условия
• •8. Адреса и реквизиты сторон
• •Форма № 4.Договор купли-продажи транспортного средства (автомобиля) между юридическим и физическим лицом
• •1. Предмет договора
• •2. Гарантии, обязательства сторон
• •3. Порядок расчетов
• •4. Ответственность сторон
• •5. Срок действия договора
• •6. Разрешение споров
• •7. Заключительные положения
• •8. Адреса и платежные реквизиты сторон
• •Акт приема-передачи транспортного средства
• •Форма № 5.Договор купли-продажи автомобиля
• •Форма № 6. Договор купли-продажи жилого помещения (квартиры)между физическими лицами
• •1. Предмет договора
• •2. Цена и порядок расчетов
• •3. Передача имущества
• •4. Права и обязанности сторон
• •5. Ответственность
• •6. Споры
• •7. Прочие условия
• •8. Адреса и паспортные данные сторон:
• •Форма № 7. Предварительный договор купли-продажи квартиры
• •1. Предмет договора
• •2. Цена договора
• •3. Права и обязанности сторон
• •4. Сроки реализации намерений сторон
• •5. Особые условия
• •6. Заключительные положения
• •7. Реквизиты сторон
• •Форма № 8. Договор купли-продажи земельного участка между физическими лицами
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Цена и порядок расчетов
• •4. Условия о качестве
• •5. Ответственность сторон
• •6. Обстоятельства непреодолимой силы
• •7. Срок действия настоящего договора
• •8. Конфиденциальность
• •9. Разрешение споров
• •10. Дополнительные условия и заключительные положения
• •Форма № 9. Примерный договор энергоснабжения граждан-потребителей1
• •I. Предмет Договора
• •II. Права и обязанности Гарантирующего поставщика
• •III. Права и обязанности Потребителя
• •IV. Порядок определения объема потребленной электрической энергии и объема оказанных услуг
• •V. Порядок расчета стоимости и оплаты электрической энергии и соответствующих услуг
• •VI. Прочие условия
• •VII. Переходные положения
• •VIII. Реквизиты сторон
• •Договоры мены, дарения, ренты и пожизненного содержания с иждивением Краткая справка Договор мены
• •Договор дарения
• •Рента и пожизненное содержание с иждивением
• •Форма № 1.Договор мены (общая форма)
• •1. Предмет договора
• •2. Порядок обмена
• •3. Ответственность сторон
• •4. Форс-мажор
• •5. Изменение и расторжение договора
• •6. Разрешение споров
• •7. Заключительные положения
• •Спецификация обмениваемых товаров
• •Форма № 2. Договор дарения (общая форма)
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Конфиденциальность
• •4. Разрешение споров
• •5. Срок действия и прекращение договора
• •6. Особые условия и заключительные положения
• •Форма № 3. Договор дарения комнаты в коммунальной квартире
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Конфиденциальность
• •4. Разрешение споров
• •5. Государственная регистрация
• •6. Особые условия
• •7. Заключительные положения
• •Форма № 4. Договор дарения квартиры (без обременений)
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Конфиденциальность
• •4. Разрешение споров
• •5. Государственная регистрация
• •6. Особые условия
• •7. Заключительные положения
• •Форма № 5. Договор дарения гаража (объекта недвижимости)
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Конфиденциальность
• •4. Разрешение споров
• •5. Государственная регистрация
• •6. Особые условия
• •7. Заключительные положения
• •8. Адреса и подписи сторон
• •Форма № 6.Договор дарения акций
• •1. Предмет договора
• •2. Обязательства сторон
• •3. Порядок оформления дарения акций. Переход права собственности
• •4. Разрешение споров
• •5. Дополнительные условия
• •6. Адреса и реквизиты сторон
• •Форма № 7. Договор дарения земельного участка, принадлежащего Дарителю на праве собственности и свободного от построек, а также обременений и ограничений в его использовании
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Конфиденциальность
• •4. Разрешение споров
• •5. Государственная регистрация
• •6. Особые условия
• •7. Заключительные положения
• •Договоры аренды(если вы хотите получить или передать имущество во временное пользование за плату) Краткая справка
• •Договор аренды транспортных средств
• •Форма № 1. Договор аренды недвижимого имущества (общая форма)
• •1. Предмет договора
• •3. Права и обязанности сторон
• •3. Внесение арендатором улучшений в имущество
• •4. Размер, сроки и порядок внесения арендной платы
• •5. Срок действия договора
• •6. Изменение и досрочное расторжение договора
• •7. Возврат имущества арендодателю
• •8. Ответственность сторон
• •9. Разрешение споров
• •2. Порядок предоставления и возврата имущества
• •3. Расчеты
• •4. Санкции
• •5. Форс-мажор
• •6. Заключительная часть
• •7. Адреса, платежные реквизиты и подписи сторон
• •Форма № 3. Договор аренды оборудования с физическим лицом (с условием выплаты арендной платы за наличный расчет)
• •1. Предмет договора
• •2. Обязанности сторон
• •3. Расчеты
• •4. Ответственность сторон
• •5. Форс-мажор
• •6. Порядок разрешения споров
• •7. Конфиденциальность
• •8. Заключительные положения
• •9. Адреса, платежные реквизиты и подписи сторон
• •Форма № 4. Договор аренды ячеек в хранилище индивидуальногопользования банка с физическим лицом
• •Акт о передаче (приеме) Ключа № 2
• •Форма № 5. Договор аренды транспортного средства без экипажа с физическим лицом
• •1. Предмет договора
• •2. Условия договора
• •3. Порядок расчетов
• •4. Срок действия договора
• •5. Ответственность сторон
• •6. Расторжение договора
• •7. Порядок разрешения споров
• •8. Конфиденциальность
• •9. Форс-мажор
• •10. Порядок изменения и дополнения договора
• •11. Другие условия
• •12. Реквизиты и подписи сторон
• •Форма № 6. Договор аренды гаража (между физическими лицами; арендатор имеет право на устранение недостатков)
• •1. Общие положения
• •2. Обязанности сторон
• •3. Платежи и расчеты по договору
• •4. Ответственность сторон
• •5. Расторжение договора
• •6. Порядок разрешения споров
• •7. Конфиденциальность
• •8. Форс-мажор
• •9. Порядок изменения и дополнения договора
• •10. Прочие условия
• •11. Реквизиты и подписи сторон
• •Форма № 7.Договор арендЫземельного участка (из категории земель сельскохозяйственного назначения),находящегося в общей долевой собственности
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Арендная плата и порядок расчетов
• •4. Ответственность сторон
• •5. Форс-мажор
• •6. Порядок разрешения споров
• •7. Прочие условия
• •8. Адреса, банковские реквизиты и подписи сторон
• •Примерная форма списка Арендодателей к Договору аренды земельного участка
• •Форма № 8. Договор арендЫкомнаты в жилом доме
• •1. Предмет договора
• •2. Порядок передачи комнаты и имущества в аренду
• •3. Срок аренды
• •4. Арендная плата и порядок расчетов
• •5. Права и обязанности арендодателя
• •6. Права и обязанности арендатора
• •7. Условия улучшения арендованной комнаты
• •8. Ответственность сторон
• •9. Порядок передачи комнаты арендодателю
• •10. Порядок изменения и расторжения договора
• •11. Порядок разрешения споров
• •12. Заключительные положения
• •Форма № 9. Договор аренды работодателем имущества работника
• •1. Предмет договора
• •2. Условия договора
• •3. Порядок расчетов
• •4. Срок действия договора
• •5. Ответственность сторон
• •6. Расторжение договора
• •7. Порядок разрешения споров
• •8. Конфиденциальность
• •9. Форс-мажор
• •10. Порядок изменения и дополнения договора
• •11. Другие условия
• •12. Адреса, реквизиты и подписи сторон
• •Договоры найма жилого помещения (если вы хотите сдать либо снять комнату, квартиру или дом) Краткая справка
• •Форма № 1. Договор найма жилого помещения (общий)
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Расчеты по договору
• •4. Ответственность сторон по договору
• •5. Срок действия договора и права сторон по истечении срока действия договора
• •6. Форс-мажор
• •7. Урегулирование споров
• •8. Прочие условия и сведения о сторонах
• •Форма № 2. Договор коммерческого найма жилого помещения в многоквартирном доме с правом выкупа
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Расчеты по договору
• •4. Ответственность сторон по договору
• •5. Срок действия договора и права сторон по истечении срока действия договора
• •6. Особые условия
• •7. Форс-мажор
• •8. Урегулирование споров
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Расчеты по договору
• •4. Ответственность сторон по договору
• •5. Срок действия договора. Права сторон по истечении срока действия договора
• •6. Особые условия
• •7. Форс-мажор
• •8. Урегулирование споров
• •I. Предмет Договора
• •II. Права и обязанности Нанимателя
• •III. Права и обязанности Наймодателя
• •IV. Расторжение и прекращение Договора
• •V. Оплата за проживание в студенческом общежитии
• •VI. Иные условия
• •Форма № 5. Договор найма квартиры (с условием о ее выкупе)
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Расчеты по договору
• •4. Ответственность сторон по договору
• •5. Срок действия договора. Права сторон по истечении срока действия договора
• •6. Форс-мажор
• •7. Урегулирование споров
• •8. Прочие условия
• •9. Сведения о сторонах
• •Форма № 6. Договор о солидарной ответственности лиц, проживающих в жилом помещении, совместно с нанимателем жилого помещения по договору найма перед наймодателем
• •Форма № 7.Договор поднайма отдельной квартиры, предоставленной по договору социального найма
• •1. Предмет договора
• •2. Обязанности сторон
• •3. Порядок, размер и сроки платежей
• •4. Ответственность сторон
• •5. Прочие условия
• •Форма № 8. Договор поднайма комнат(ы) в отдельной квартире, предоставленной по договору социального найма
• •1. Предмет договора
• •2. Обязанности сторон
• •3. Порядок, размер и сроки платежей
• •4. Ответственность сторон
• •5. Прочие условия
• •Доверенность на заключение договора найма квартиры
• •Договоры ссуды (если вы хотите получить или передать имущество без взимания платы) Краткая справка Понятие
• •Основные характеристики договора
• •Форма № 1. Договор ссуды
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Улучшения имущества, полученного в безвозмездное пользование
• •4. Ответственность сторон
• •5. Форс-мажор
• •6. Срок действия, изменение и досрочное расторжение договора
• •7. Разрешение споров
• •8. Заключительные положения
• •Перечень передаваемого имущества
• •Документы, подлежащие передаче Ссудополучателю:
• •Договоры подряда(если хотите для исполнения каких-либо работ нанять человека, бригаду и т.Д.) Краткая справка
• •Бытовой подряд
• •Строительный подряд
• •Форма № 1. Договор бытового подрядАна пошив костюма
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Срок выполнения работ
• •4. Цена и порядок расчетов
• •5. Ответственность сторон
• •6. Отказ от исполнения договора
• •7. Прочие условия
• •8. Форс-мажор
• •9. Разрешение споров
• •10. Заключительные положения
• •11. Реквизиты и подписи сторон
• •Форма № 2. Договор подрядАс использованием материалов подрядчика (с фиксированной ценой работы)
• •1. Предмет договора
• •2. Стоимость работ и порядок расчетов
• •3. Порядок выполнения и сдачи-приемки работ
• •4. Ответственность сторон
• •5. Порядок разрешения споров
• •6. Прочие условия
• •7. Срок действия договора
• •8. Адреса, банковские и другие реквизиты сторон
• •Форма № 3. Договор подрядАна строительство жилого дома
• •1. Предмет договора
• •2. Стоимость работ и порядок расчетов
• •3. Порядок сдачи и приемки работ
• •4. Ответственность сторон
• •5. Прочие условия
• •6. Обязательства и гарантии сторон
• •7. Контроль и надзор заказчика за выполнением работ
• •8. Досрочное расторжение
• •9. Форс-мажор
• •10. Порядок разрешения споров
• •11. Приложения
• •12. Заключение
• •Форма № 4. Договор подрядАна верстку между гражданами (подрядчик вправе привлекать третьих лиц)
• •1. Предмет договора
• •2. Цена работ по договору
• •3. Права и обязанности сторон
• •4. Отказ от договора
• •5. Ответственность за нарушение обязательств
• •6. Форс-мажор
• •7. Конфиденциальность
• •2. Цена работ по договору
• •3. Права и обязанности сторон
• •4. Отказ от договора
• •5. Ответственность за нарушение обязательств
• •6. Форс-мажор
• •7. Конфиденциальность
• •Форма № 1. Договор возмездного оказания услуГна обучение в автошколе
• •1. Предмет договора
• •2. Условия обучения
• •3. Обязанности автошколы
• •4. Права автошколы
• •5. Обязанности ученика
• •6. Права ученика
• •7. Размер и порядок оплаты услуг автошколы
• •8. Срок договора
• •9. Изменение и расторжение договора
• •10. Ответственность сторон
• •11. Иные положения
• •12. Реквизиты и подписи сторон
• •Форма № 2. Договор возмездного оказания услуГпо составлению бизнес-плана (между гражданами; с условием об оплате после оказания услуг)
• •Форма № 3. Договор возмездного оказания услуг(между физическими лицами, на стороне Исполнителя несколько лиц; оплата после оказания услуг; не допускается привлечение третьих лиц для оказания услуг)
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Стоимость услуг и порядок оплаты
• •4. Прочие условия
• •5. Адреса, банковские реквизиты и подписи сторон
• •Форма № 4. Договор возмездного оказания услуГпо выполнению функций водителя
• •Договоры займа, кредитные договоры и ипотека Краткая справка
• •Договор займа
• •Кредитный договор
• •Товарный кредит
• •Форма № 1. Договор ипотеки незавершенной строительством квартиры в многоквартирном жилом доме под обеспечение возврата банковского кредита
• •1. Предмет договора
• •2. Гарантии
• •3. Права и обязанности сторон
• •4. Страхование
• •5. Дополнительные условия
• •6. Ответственность сторон
• •7. Срок действия договора
• •8. Заключительные положения
• •9. Адреса и банковские реквизиты сторон
• •Форма № 2. Договор покупки квартиры за счет кредита(ипотека оформляется в силу закона)
• •1. Предмет договора
• •2. Источник оплаты приобретаемой квартиры
• •3. Порядок расчетов между сторонами
• •4. Права и обязанности сторон
• •5. Срок действия договора и иные условия
• •Форма № 3. Договор залога (ипотека) земельного участка
• •1. Предмет договора
• •2. Заявления и гарантии
• •3. Права и обязанности сторон
• •4. Обращение взыскания на предмет залога
• •5. Ответственность сторон
• •6. Срок действия договора
• •7. Заключительные положения
• •8. Адреса и банковские реквизиты сторон
• •Форма № 5. Договор денежного займа с процентами
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Ответственность сторон
• •4. Форс-мажор
• •5. Конфиденциальность
• •6. Разрешение споров
• •7. Заключительные положения
• •8. Адреса и платежные реквизиты сторон
• •Форма № 1. Договор поручения на совершение юридических действий12
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Вознаграждение поверенного
• •4. Ответственность сторон
• •5. Форс-мажор
• •6. Срок действия, изменение и досрочное расторжение договора
• •7. Разрешение споров
• •8. Заключительные положения
• •Отчет об исполнении поручения
• •Форма № 2. Договор поручения на совершение юридических действий в рамках отношений с суррогатной матерью
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Порядок расчетов между сторонами
• •4. Действие договора
• •5. Форс-мажор
• •6. Ответственность сторон
• •7. Реквизиты и подписи сторон
• •Перечень обследований суррогатной матери
• •Форма № 3. Договор поручения об управлении денежными средствами
• •1. Предмет Договора
• •2. Условия управления денежными средствами
• •3. Права, обязанности и ответственность сторон
• •4. Прочие условия
• •5. Адреса, реквизиты и подписи Сторон
• •Форма № 1. Договор комиссии на приобретение автомобиля
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Расчеты и ответственность по договору
• •4. Форс-мажор
• •5. Конфиденциальность
• •6. Разрешение споров
• •7. Прекращение действия договора
• •8. Заключительные положения
• •9. Почтовые адреса, банковские реквизиты и подписи сторон
• •Форма № 2. Договор комиссии на совершение сделки
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Расчеты и ответственность по договору
• •4. Форс-мажор
• •5. Конфиденциальность
• •6. Разрешение споров
• •7. Прекращение договора
• •8. Заключительные положения
• •9. Почтовые адреса, банковские реквизиты и подписи сторон
• •Агентирование (если вы хотите продать или купить недвижимость через доверенное лицо) Краткая справка Понятие
• •Основные характеристики договора
• •Форма № 1. Агентский договор (на условиях поручения)
• •1. Предмет договора
• •2. Права и обязанности сторон
• •3. Вознаграждение агента
• •4. Ответственность сторон
• •5. Форс-мажор
• •6. Срок действия и изменение договора
• •7. Разрешение споров
• •8. Заключительные положения
• •Форма № 2. Агентский договор (на условиях комиссии)
• •1. Предмет договора
• •2. Порядок исполнения агентского поручения
• •3. Права и обязанности сторон
• •4. Вознаграждение агента
• •5. Ответственность сторон
• •6. Форс-мажор
• •7. Срок действия, изменение и досрочное расторжение договора
• •8. Разрешение споров
• •9. Заключительные положения
• •Спецификация на приобретение объекта недвижимости
• •Спецификация на реализацию объекта недвижимости
• •Отчет агента о приобретении объекта недвижимости
• •Отчет агента о реализации объекта недвижимости
• •Авторские договоры (если вы являетесь автором произведения и намереваетесь продать/передать кому-либо свои имущественные права на него) Краткая справка
• •1. Договор об отчуждении права.
• •2. Лицензионный договор.
• •Форма № 1. Договор авторского заказа (о создании оригинального литературного произведения)
• •Акт приема-передачи
• •Форма № 2. Договор авторского заказа (о создании оригинального произведения)
• •Акт приема-передачи
• •Форма №3. Лицензионный договор (простая неисключительная лицензия на фотографии либо иллюстрации)
• •1. Предмет договора
• •2. Вознаграждение
• •3. Гарантии
• •4. Права
• •5. Ответственность. Сроки
• •6. Передача объектов. Акты. Отчеты
• •7. Разногласия. Подсудность
• •8. Прочие условия. Реквизиты
• •Вознаграждение лицензиарапорядок и сроки выплат
• •1. Вознаграждение
• •2. Оплата
• •3. Особые условия
• •4. Подписи сторон
• •Акт сдачи-приемки
• •Форма № 4. Лицензионный договор (исключительная лицензия на фотографии либо иллюстрации)
• •1. Предмет договора
• •2. Вознаграждение
• •3. Гарантии
• •4. Права
• •5. Ответственность. Сроки
• •6. Передача объектов. Акты. Отчеты
• •7. Разногласия. Подсудность
• •8. Прочие условия. Реквизиты
• •Форма № 5. Лицензионный договор (исключительная лицензия на произведение)
• •1. Предмет договора
• •2. Вознаграждение
• •3. Гарантии
• •4. Права
• •5. Ответственность. Сроки
• •6. Передача объектов. Акты. Отчеты
• •7. Разногласия. Подсудность
• •8. Прочие условия. Реквизиты
• •Форма № 6. Лицензионный договор (простая неисключительная лицензия на произведение)
• •1. Предмет договора
• •2. Вознаграждение
• •3. Гарантии
• •4. Права
• •5. Ответственность. Сроки
• •6. Передача объектов. Акты. Отчеты
• •7. Разногласия. Подсудность
• •8. Прочие условия. Реквизиты
• •Форма № 7. Договор отчуждения исключительного права
• •1. Предмет договора
• •2. Вознаграждение
• •3. Гарантии
• •4. Содержание отчуждаемого права
• •5. Неимущественные права
• •6. Ответственность. Сроки
• •7. Передача объектов. Акты
• •8. Разногласия. Подсудность
• •9. Прочие условия. Реквизиты

Система контроля исполнения поручений

Постановка задачи (выдача поручения) в системе «МОТИВ» занимает от нескольких секунд до пары минут. Отследить ее выполнение можно с любого устройства: компьютера, планшета, мобильного телефона. Для доступа к системе нужны только браузер и интернет.

При создании задачи указываются название, описание, даты начала и окончания, состав рабочей группы и значения пользовательских полей. Если возникла идея, но нет времени на заполнение всех полей, укажите только название, а остальные данные заполните позже.

Руководителям удобно контролировать работу сотрудников: поручения сортируются и группируются по срокам выполнения, проектам и ответственным пользователям.

Сотрудникам не нужно писать многостраничные отчеты: общение с начальником происходит в режиме реального времени.

Примеры:

«МОТИВ» поможет понять, кто из сотрудников работает, а кто имитирует бурную деятельность. Вы не ограничены рамками личного отчета пользователя: обсуждения и вынесенные решения сохраняются в ленте задач.

Поручения, требующие особого внимания, легко отследить: система подсвечивает дату окончания просроченных задач, пользователи выделяют важные задачи иконкой или маркером.

Система высылает уведомления о различных событиях (наступлении контрольной точки, новом действии в задаче, создании подзадачи, изменении рабочей группы). Пользователи сами решают, как получать уведомления: по почте или SMS.

Даже с сотнями задач легко работать: они автоматически распределяются по папкам на основе системных и пользовательских параметров.

Как работает система контроля поручений ЛидерТаск?

Давайте разберемся пошагово; сразу скажу — система поручений будет работать именно так, как ВЫ этого хотите. Благодаря уникальной гибкости встроенных инструментов:

1. Прямо в ЛидерТаске создайте поручение одному из своих сотрудников из левого меню или просто перетащив задачу на имя сотрудника.
2. Назначьте срок исполнения и количество часов/минут на решение задачи.
3. Вы точно будете знать, прочитал ли сотрудник ваше поручение: его аватар окрасится в нормальный цвет, избавившись от полупрозрачности (в случае непрочитанности).
4. По каждой задаче вы можете общаться с исполнителем в отдельно созданном чате, а в теле задания — хранить все файлы и документы.

Итак, поручение создано. Что же дальше по системе контроля поручений?

1. Сотрудник выставляет статус у задачи. То может быть “В работе”, “На паузе”, “Отклонено” и т.д.
2. Как только исполнитель выставит “В работе”, начнется отсчет времени во встроенной функции Хронометража. Таким образом, вы всегда будете в курсе, сколько времени сотрудник затратил на ту или иную задачу. И сможете выстраивать работу организации в зависимости от компетенций и скоростей ваших подчиненных.
3. Когда работа над задачей будет завершена, сотрудник выставит соответствующий статус. Она мгновенно появится у заказчика в разделе “Готово к сдаче”, и он сможет принять задачу или отправить ее на доработку.

Самое интересное, что ни одна задача не потеряется, если вы ее самостоятельно не удалите. Т.е. даже спустя год или 2 вы сможете найти ее среди завершенных задач. Таким образом, организация контроля поручения — проще простого в ЛидерТаске. Ну а что же с точки зрения подчиненного?