Вопросы повестки дня располагаются

Тест № 2. 1. Датой протокола является:

1. Датой протокола является:

а) дата подписания протокола;

б) дата проведения заседания;

в) дата регистрации протокола.

2. Приказ создается для:

а) подтверждения установленных фактов, событий, действий;

б) решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом;

в) отражения условий трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

3. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?

а) Верно:

Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова

б) Верно

Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова

в) Верно

Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова

4. Виза юриста на приказе:

а) означает внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;

б) это обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

5. Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться:

а) с указания фамилии и инициалов исполнителя;

б) с указания поручения;

в) с указания должности и фамилии с инициалами исполнителя.

6. Протокол — это:

а) письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений;

б) документ, подтверждающий факты, события, действия;

в) документ, содержащий описание производственной деятельности организации;

г) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, заседании.

7. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:

а) в пределах всего времени существования организации;

б) в пределах календарного года;

в) в пределах пяти лет.

8. Вопросы повестки дня располагаются:

а) по времени, которое предполагается затратить на обсуждение каждого вопроса;

б) в любом порядке;

в) по степени важности обсуждаемых вопросов.

9. Документы, составляемые комиссией, подписываются:

а) руководителем организации;

б) председателем комиссии;

в) председателем и членами комиссии;

г) председателем комиссии и секретарем.

10. Акт — это:

а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации;

б) документ, адресованный руководителю организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте;

в) документ, подтверждающий факты, события, действия.

11. Текст акта делится на две части:

а) вводную и основную

б) вводную и констатирующую, содержащую выводы;

в) начальную и заключительную, содержащую выводы.

12. Информационная справка — это:

а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий;

б) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя;

в) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

13. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца справки

а) наименование организации;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) гриф утверждения документа;

е) адресат.

14. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера подписываются:

а) руководителем (и заверяются печатью);

б) руководителем;

в) начальником отдела кадров.

15. Докладная (служебная) записка — это:

а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;

б) документ, подтверждающий факты, события, действия;

в) предложение фирме или конкретному лицу заключить деловое соглашение.

16. Гарантийное письмо:

а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей;

б) подтверждает определенные обязательства, обещания организации;

в) содержит ответ на письмо-просьбу.

Типовые документы / Протокол

ПРОТОКОЛ

Протокол — документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления (местных представительных органов, общих собраний учредителей, акционеров заседаний правлений, советов директоров, коллегий министерств и ведомств, комиссий и других) и разовые или периодически созываемы) собрания, конференции, совещания.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими.

Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее составленные документы, отражающие процесс подготовки заседания — повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов и выступлений, проекты решений и др.

Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия, учреждения организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, текст, подписи.

В протоколах оперативных собраний, совещаний, заседаний оформление начинается с наименования структурного подразделения.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке — центрованным способом.

Дата оформляется цифровым способом (12.10.95) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата протокола является датой заседания, а не подписания и окончательного оформления документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Например: 20-22.10.95; 20.12.95-23.12.95, а в протоколах общих собраний акционеров — буквенно-цифровым способом: 20-21 апреля 1996 г.

Регистрационный номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания, и является порядковым номером заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа (№1, № 12 и т.п.).

Заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы. Например:

Заседания Совета директоров

Собрания учредителей

Общего собрания акционеров

Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания» от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном и при угловом расположении реквизитов бланка.

Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение).

Состав присутствующих оформляется через 2 межстрочных интервала ниже заголовка от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире. Инициалы следуют за фамилией. Например:

Председатель — Марков С.В.

Секретарь — Петрова А.И.

При проведении общих собраний акционерных обществ большой интерес представляет возможность приглашения независимого квалилифицированного специалиста (обычно из фирмы — реестродержателя) на роль ведущего собрания. В этом случае его фамилия, инициалы и полное наименование должности указываются ниже фамилий председателя и секретаря от границы левого поля:

Ведущий — главный менеджер финансово-инвестиционной компании «ФиН» Осипов В.Т.

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого и заканчивается двоеточием. Например:

Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М.

Фамилии присутствующих оформляются на всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка. Например

Присутствовали: 20 человек (список прилагается).

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, т.е. в нее входит полное или сокращенное наименование предприятия или организации, по алфавиту фамилий. Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал. Например:

Приглашенные: куратор школьного муниципального округа «Таганка» Агеева Н.О., заместитель директора Департамента образован Правительства Москвы Козина Л.П., проректор РГГУ Тимофеев Ю..

В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря и приглашенных допускается не указывать.

Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих и заканчиваются двоеточием.

Каждый вопрос формулируется с предлогом «о», отвечает на вопрос «о чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика.

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения и оформляются с красной строки (от 1-го положения табулятора). Например:

Повестка дня:

1. Об итогах финансово-хозяйственной деятельности за 2 квартал 1993 г. Доклад коммерческого директора Иванкина Е.С.

2. О создании юридического отдела предприятия. Доклад заместителя председателя правления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку «Разное» в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров она не допускается.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка дня прилагается».

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки оформляется в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается отметка: «Текст доклада прилагается» (после точки).

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование его должности.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. пример:

Вопрос: Возможно ли увеличение фонда заработной платы в квартале на 30% ?

Нет, предприятие вынуждено изменить направление деятельности, и прибыль сократилась.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости.

Пункт, устанавливающий правовую норму, формулируется по стандартной речевой модели: что сделать — с какого или по какой срок?

Пункт, содержащий поручение или предписание, строится по речевым моделям:

поручить кому — что сделать — к какому сроку?

или

что сделать — к какому сроку? Ответственный — наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя.

Например:

РЕШИЛИ:

1.1 Внести изменения в структуру и штатную численность пред приятия на 1993 г.

1.2 Утвердить Положение о персонале предприятия.

1.3 Поручить начальнику отдела персонала Кирееву С.В. закончить комплектование отделов и служб кадрами специалистов к 120.01.93.

1.4 1.4 Разработать формы трудовых контрактов для разных категорий специалистов к 10.01.93. Ответственные — секретарь-референт Петрова И.П. и юрисконсульт Сидоров К.К.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения: «За» — 10, «против» — 0, «воздержались» — 0 или «Единогласно».

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных).

Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.

Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола. Например:

Председатель личная подпись В.А.Морозов

Секретарь личная подпись Т.М.Елисеева

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано на бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Руководитель департамента

личная подпись Л.П. Козина

При утверждении протокола руководителем вышестоящей организации ее полное наименование включается в наименование должности.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Департамента

образования Правительства Москвы

личная подпись Л.П.Козина

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ… заседания Совета директоров,

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель — фамилия и инициалы;

Секретарь — фамилия и инициалы;

Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более десяти, указывается их общее количество.

В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии при­сутствующих членов совета, независимо от их количества.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 1999 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

слушали:

ВЫСТУПИЛИ:

постановили (решили):

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.

Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.

(Наименование предприятия)

ПРОТОКОЛ

00.00.2000 № _____

Собрание акционеров

Председатель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: _____________________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: ______________________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Повестка дня:

1. _________________________________________________________________________

2. _________________________________________________________________________

1. СЛУШАЛИ:

_________________ — _________________________________________________________

(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)

ВЫСТУПИЛИ:

_________________ — _________________________________________________________

(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)

_________________ — _________________________________________________________

(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. ________________________________________________________________________

1.2. ________________________________________________________________________

2. СЛУШАЛИ:… (п. 2 оформления так же, как п. 1)

Председатель подпись И.О.Фамилия

Секретарь подпись И.О.Фамилия

В дело № ________

(Отметка об исполнителе)

ОАО “РЕАЛ-КОНТРАСТ”

ПРОТОКОЛ

18.01.2000 №1

общего собрания акционеров

Председатель: Серов А.Р.

Секретарь:. Розова И,В.

Присутствовали; акционеры ОАО «РЕАЛ-КОНТРАКТ» (72 чел., что составляет 95% голосов, см. приложение 1 «Список присутствующих акционеров»).

Повестка дня:

Об увеличении уставного капитала ОАО «Реал-контракт». Докладчик: — Президент ОАО Александров И.В.

СЛУШАЛИ:

Александров И.В. — краткое изложение содержания выступления

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И.С. — поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.

Яров М.А.- предложил перенести время проведения годового отчета Правления с января на февраль после проведения аудиторской проверки.

РЕШИЛИ:

1. Увеличить уставной капитал общества на 240 000 (двести сорок тысяч) рублей.

2. Утвердить представленный Правлением общества пpoспeкт эмиссии акций.

3. Внести изменения в Устав ОАО «Реал-контракт» в части увеличения уставного капитала до 680 000 (шестисот восьмидесяти тысяч) руб. (Отв-Шувалов М.И.)

4. Годовое собрание акционеров проводить в первых числах февраля после аудиторской проверки. (Отв. Александров И.В.)

В голосовании приняли участие 72 акционера. Решения приняты единогласно.

Председатель Подпись А.Р. Серов

Секретарь Подпись И.В. Розова

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Государственный комитет

Российской Федерации

по стандартизации, метрологии

и сертификации

ПРОТОКОЛ

00.00.2000 № _____

Москва

Заседания научно-технической комиссии

по общетехническим и

организационно-методическим стандартам

Председатель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: _____________________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: ______________________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Повестка дня:

1. О проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол».

Доклад начальника отдела методики стандартизации НИИС

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты

1. СЛУШАЛИ:

(Ф.И.О., должность)

— о проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол». Текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

(Ф.И.О., должность)

— Формуляр протокола построен на основе единой схемы (формуляр-образец). Правила оформления протоколов базируется на существующей рациональной практике документирования. Проект согласован с наиболее компетентными организациями. Предложил утвердить стандарт и вести его в действие с 1 января 1996 года.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить проект стандарта «Документация управленческая. Протокол» и установить срок введения в действие — 1 января 1996 года.

2. СЛУШАЛИ:

(Ф.И.О., должность)

— о проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информацией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами.

ВЫСТУПИЛИ:

(Ф.И.О., должность)

— проект не отражает существующую практику транслитерации в научной литературе.

(Ф.И.О., должность)

— стандартом трудно пользоваться при передаче телеграмм за рубеж.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Поручить члену научно-технической комиссии согласовать проект с Институтом русского языка РАН к 08.01.95.

2.2. Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической комиссии к 10.01.95. Ответственный — заместитель директора Книжной палаты

Председатель подпись И.О.Фамилия

Секретарь подпись И.О.Фамилия

В дело № ________

(Отметка об исполнителе)

Виды и организация деловых совещаний

Введение

Цель работы заключается в том, чтобы рассмотреть разновидности и организацию деловых совещаний. В соответствии с указанной целью при выполнении контрольной работы поставлены следующие задачи:

1. Дать общую характеристику деловых совещаний;

2. Рассмотреть виды деловых совещаний;

3. Проанализировать особенности организации деловых совещаний.

Объектом исследования в работе является деловое совещание. Предмет исследования: разновидности и организационные особенности деловых совещаний.

Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение — это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, достичь желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам делового общения относятся: признание равенства и неповторимости каждого из партнеров, взаимное обогащение участников общения.

Деловые совещания — один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение деловых совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях несомненно важное значение имеет правильное проведение деловых совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы контрольной работы.

1 Понятие делового совещания

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Таким образом, деловое совещание — это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом .

К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:

• регулярность проведения;

• сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;

• урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);

Руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

В вопросе организации деловых совещаний следует остерегаться крайности — их чрезмерного количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации.

Действенность совещания должна восприниматься в качестве этической нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного отношения к сотрудникам со стороны организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны:

— четко определить целевую направленность и предмет совещания;

— выбрать его оптимальный регламент (причем в данном случае понятие «регламент» можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение);

— не сводить совещание к решению частных вопросов, которые можно решить «в рабочем порядке».

При этом следует помнить, что служебное совещание — это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы .

2 Разновидности деловых совещаний

По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными

Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания — это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации .

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

По назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;

• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

• оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

• разовые;

• регулярные;

• периодические.

По количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);

• расширенные (до двадцати человек);

• представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;

• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

• комбинированные.

По принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);

• административные;

• научные и научно-технические;

• объединенные .

Таким образом, деловые совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности и занимают огромную часть времени в современном бизнесе.

3 Особенности организации деловых совещаний

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания ведущий должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить: 1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем; 2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания; 3) кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях) .

При установлении темы совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.

Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант — соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания — это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидную.

За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника делового совещания.

Подготовка участников совещания — последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.

Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.

Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При этом неизбежны компромиссы.

При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.

Авторитарное ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение .

Завершающий этап организации — это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

Решения могут приниматься двумя путями: 1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования; 2) председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.

Таким образом, руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых совещаний:

• в организационной деятельности нет мелочей;

• техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;

• должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).

Заключение

Таким образом, совещание — одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как видим, совещание — процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения.

Пример делового совещания.

Ситуация: Николай Макаров – руководитель коммерческого отдела небольшой компании, занимающейся розничными продажами — озабочен продолжающимися нарушениями правил относительно обеденных и чайных перерывов. Дело в том, что, приходя в 10 утра, сотрудники отдела начинают свой рабочий день с чашки кофе, примерно в 12 идут пить чай, в 14 – обедать, в 16 – снова пить чай, уходя в 18 домой.

Нельзя сказать, что Николай против такого «распорядка», кроме того, обеденный перерыв и 3 технологических перерыва по 15 минут закреплены в Правилах внутреннего трудового распорядка компании. Но, собираясь в компании по 5-6 человек, сотрудники часто не оставляют ни одного человека в отделе; если звонит телефон — трубку взять некому. Кроме того, чайные перерывы часто затягиваются. Да и громкий смех, доносящийся из комнаты отдыха (где происходит прием пищи) иногда доносится до торгового зала и покупателей.

Макаров делал замечания, беседовал лично с отдельными людьми, издал несколько меморандумов по поводу нарушений правил чайных перерывов. Однако создается такое впечатление, что сотрудники его доводам просто сопротивляются и упорно их игнорируют.

В связи со сложившейся ситуацией он решает провести совещание. Это совещание будет носить проблемный характер. Оно собирается для того, чтобы выработать метод решения существующей проблемы.

Собрав в своем кабинете сотрудников, нарушающих правила, руководитель предельно конкретно обрисовал проблему. И как правило поставил на повестку дня вопрос о немедленном изменении поведения сотрудников. Между тем, Николай считает, что подобные чаепития плохо влияют на объемы продаж и показатели дохода компании, а также приводят к подмене профессиональных отношений в отделе дружескими.

Руководитель старается организовать открытую дискуссию. Она возможна лишь в атмосфере непринужденности. Макаров сохраняет спокойный и дружеский тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию. Что бы действительно извлечь пользу из совещания, он выбирает дипломатический стиль ведения совещания, т.е. каждый из сотрудников высказывает свою точку зрения. Руководитель следит за развитием дискуссии чтобы выступающие оставались в рамках обсуждаемой проблемы и их «не заносило» в сторону, но действует при этом весьма дипломатично. Выслушав мнения сотрудников, Макаров выбирает мнение большинства и приняв решение, озвучивает его. Затем кратко суммирует проведенное обсуждение и определяет будущие мероприятия, которые планируется осуществить согласно принятому решению.

Результаты совещания фиксируются в протоколе и рассылаются всем лицам, которые должны быть о них информированы.

Список использованных источников информации

1. Курбатов В.И. Как успешно провести переговоры. – Ростов на/Д.: Феникс, 2010. — 318 с.

2. Нарушак В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу. — М.: Экзамен, 2008. — 196 с.

3. Прокофьева Н.И. Психологические аспекты ведения переговоров. — М.: ГроссМедиа, 2007. — 128 с.

Подготовка. Приглашаем на совещание

Письмо-приглашение является разновидностью делового письма, а значит, составляется в полном соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Не будем повторять общие правила оформления реквизитов, коснемся лишь пары особенностей.

При заполнении реквизита «Адресат» в письме-приглашении следует помнить, что по ГОСТ Р 6.30-2003 допускается указывать в одном письме не более четырех адресатов. Если же их больше, то к письму прилагается список рассылки. Обратите внимание: список рассылки является неотъемлемой частью письма и вместе с ним высылается всем адресатам. Само же письмо готовится в количестве экземпляров, равном количеству адресатов, плюс один визовый экземпляр, получает один исходящий номер, после чего рассылается (доставляется). При рассылке по электронной почте или факсу достаточно одного экземпляра письма. Если по каким-то причинам организаторы совещания не желают показывать адресатов письма друг другу, выход только один: отправлять по одному письму в каждый адрес. В этом случае каждое письмо получит собственный исходящий номер.

Текст письма-приглашения прост. Он содержит наименование, тему мероприятия, дату, место и время его проведения, а также координаты контактного лица для уточнения информации. В качестве приложений к письму-приглашению могут быть направлены повестка дня совещания, его программа, информационно-справочные материалы для ознакомления участников и т.п.

Приведем пример письма-приглашения на совещание со списком рассылки:

Закрытое акционерное общество «Строительная компания Урала» (ЗАО «СКУ») ул. Репина, д. 55, г. Челябинск, 234567 Тел./факс: (345)678-90-12, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123 ИНН 1234567890, КПП 123456789 Руководителям организаций (по списку) 09.06.2014 № 454/04-08 На №______от________ О совещании Уважаемые господа! В исполнение Приказа Главы города Челябинска от 15.05.2014 № 454-5/П «О благоустройстве» приглашаем вас принять участие в совещании по вопросу строительства детского спортивного городка «Олимпийский». Совещание состоится 16.06.2014 в 11:00 по адресу: г. Челябинск, ул. Репина, д. 55, каб.12 (конференц-зал). Просим вас подтвердить свое участие до 15:00 11.06.2014 по телефону (345)678-90-18 или по электронной почте email. Контактное лицо – секретарь директора по строительству Анастасия Полянская. Приложения: 1. Копия Приказа Главы города Челябинска от 15.05.2014 № 454-5/П на 3 л. в экз. 2. Повестка дня совещания на 1 л. в 1 экз. Список рассылки на 1 л. в 1 экз. Директор по строительству Рубашкин А.С. Рубашкин А.Г. Полянская (345)678-90-18

Закрытое акционерное общество «Строительная компания Урала» (ЗАО «СКУ») Список рассылки к письму от 09.06.2014 № 454/04-08 № Адресат Заместитель Главы города Челябинска по благоустройству Н.А. Поливанова Председатель общественного совета «Детский спорт» П. А. Коромыслов Генеральный директор ЗАО «Энерготрест» Е.К. Лужин Генеральный директор ООО «Строительные системы» О.Г. Петров Советник генерального директора ООО «Карьер» Л.М. Новиков …

Канал отправки (доставки) письма отправитель выбирает по своему усмотрению. Но в любом случае нужно позаботиться о документальных подтверждениях того, что каждый адресат получил письмо.

Собрание на высоком уровне 2 ур.

Необходимость проведения собраний в некоторых случаях определяется на законодательном уровне. Так, в соответствии со ст. 32 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общее собрание участников общества является высшим органом управления ООО.

Согласно статье 34 этого же закона, общее собрание созывается исполнительным органом общества, то есть руководителем. Процедура созыва участников и проведения собрания регламентирована и содержится в Уставе или Положении о порядке созыва и проведения общего собрания участников общества.

Согласно общему правилу, руководством организации издается приказ по основной деятельности, в котором ряд работников получает указания по подготовке и обслуживанию предстоящего собрания. Напомним, что по закону уведомить участников общества о предстоящем собрании необходимо не позднее, чем за тридцать дней до его проведения. Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Согласие»

(ООО «Согласие»)

ПРИКАЗ

11 марта 2014 г. № 324-ОД

Москва

О проведении общего собрания участников общества

В соответствии со ст. 34 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и п. 8.2 Устава ООО «Согласие» (далее – Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести очередное общее собрание участников Общества 28 апреля 2014 г. по адресу: г. Москва, ул. Степанова, д. 235, каб. 45 (конференц-зал), в 11:00.
2. Определить место регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании участников Общества, по адресу: г. Москва, ул. Степанова, д. 235, каб. 42-1 (приемная генерального директора). Время начала регистрации – 28 апреля 2014 г., 10 часов 30 минут.
3. Определить повестку дня общего собрания участников Общества:

• утверждение годовых результатов деятельности Общества;
• принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между участниками Общества;
• …

1. Финансовому директору Тимофееву О.В. в срок до 17 марта 2014 г. подготовить следующие материалы для направления в целях ознакомления участникам общего собрания Общества:

• годовой отчет Общества;
• …

1. Помощнику генерального директора Лисицыной А.В. уведомить участников Общества о проведении очередного общего собрания в порядке, предусмотренном Положением о порядке созыва и проведения общего собрания участников общества, до 21 марта 2014 г.
2. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Котков И.М. Котков

С приказом ознакомлены:

Финансовый директор Тимофеев О.В. Тимофеев

Помощник генерального директора Лисицына А.В. Лисицына

А.В. Лисицына

В дело № 01-05

Лисицына

На основании этого приказа составляется письмо-приглашение. Копия приказа прикладывается к письму, как и повестка дня, на отдельном листе, отчеты и другие информационно-справочные материалы также прикладываются для ознакомления, список участников собрания – при необходимости. Доставлять подобные письма лучше всего силами курьера, который позаботится об отметке о получении на визовом экземпляре письма, либо отправлять по почте заказным письмом.

Протокол

Центральным документом совещания, без сомнения, является протокол. О том, как оформляются протоколы, можно узнать в следующих нормативных документах:

• ГОСТ Р 6.30-2003.
• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
• Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160).

Реквизиты протокола

Протокол содержит следующие реквизиты:

• наименование организации – поскольку протокол оформляется на общем бланке документов, изобретать ничего не нужно; достаточно лишь подготовить бланк в соответствии с Приложением Б к ГОСТ Р 6.30-2003 (рисунок Б.1 – общий бланк, рисунок Б.5 – бланк конкретного вида документа);
• наименование вида документа – ПРОТОКОЛ;
• заголовок к тексту – здесь могут быть указаны вид совещания, его тема либо состав, например:

ПРОТОКОЛ

оперативного совещания

или

ПРОТОКОЛ

совещания по вопросу утверждения проекта …

или

ПРОТОКОЛ

собрания рабочей группы по …;

• дата документа – дата проведения совещания;
• регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• текст документа;
• подписи председательствующего и секретаря;
• визы ознакомления.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов, протокол может содержать также:

• гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
• резолюцию – это не совсем корректно с точки зрения классического делопроизводства, но когда в организацию от вышестоящей инстанции приходит для исполнения протокол без сопроводительного письма, руководителю приходится ставить резолюцию прямо на протоколе.

Отметка о наличии приложения после текста протокола не делается. Сведения о наличии приложений принято давать в тексте протокола.

Текст протокола

Различают краткую и полную формы протокола. В краткой форме не фиксируется ход обсуждения вопросов повестки дня и остается только принятое по ним решение. В полной форме протокола, напротив, скрупулезно записываются темы выступлений, ход возможной дискуссии, результаты голосования и т.д., а уже потом – решение по вопросу.

Все зависимости от формы, текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части перечисляются согласно своим функциям присутствующие на совещании лица и указывается повестка дня.

Участники совещания вносятся в протокол в следующем порядке:

1. Председатель.
2. Секретарь.
3. Прочие присутствующие.

Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. Если в совещании участвуют представители разных организаций, то фамилии сопровождаются должностями и указанием места работы. Если «Присутствующих» больше 15 человек, список составляется отдельно и прикладывается к протоколу, тогда на самом документе пишется просто:

ПРИСУТСТВОВАЛИ: 20 чел. (список прилагается).

«Присутствующих» следует отличать от «Приглашенных» на заседание лиц.

Если первые – полноправные участники совещания, принимающие решения по вопросам повестки дня, то «Приглашенные» могут быть вызваны, например, для того, чтобы дать экспертную оценку по какому-либо вопросу, в качестве наблюдателей и т.п. Решений они не принимают.

В повестке дня последовательно перечисляются вопросы, которые планируется обсудить на совещании. В кратком протоколе еженедельного оперативного совещания повестка может и отсутствовать, но если совещание собирается по четко обозначенному вопросу, требующему одного или нескольких решений, то она обязательна. Вопросы повестки должны быть сформулированы предельно емко и конкретно.

Каждый вопрос повестки дня освещается по следующей схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ.

Схема может дополняться, например, разделом «ГОЛОСОВАЛИ», разделом «ВОПРОСЫ» или обойтись без раздела «ВЫСТУПИЛИ», но в целом логическая структура протоколирования всегда остается неизменной: сначала вопрос, потом решение.

Решение, принятое по вопросу, может быть как нормативным, так и поручительским. К первым относятся всевозможные «утвердить», «рекомендовать», «принять», «назначить» и т.п., тогда как вторые содержат в себе задачи для определенных исполнителей со сроками исполнения.

Конечно, вряд ли в ходе заседания секретарю удастся составить полностью корректный протокол. Скорее всего, будут вестись лишь черновые записи на бумаге и одновременно – звукозапись на диктофон. После совещания секретарь расшифрует свои черновики и составит документ по полной форме.

Готовый протокол желательно согласовать с выступавшими на совещании. Для этого участник проставляет свою визу на левом поле протокола напротив своей фамилии и темы выступления или мнения. После этого протокол подписывается председателем и секретарем.

Приведем образец полного протокола совещания:

Журавлева Птицын

Закрытое акционерное общество «Агротехника» (ЗАО «Агротехника») ПРОТОКОЛ совещания рабочей группы по разработке и внедрению системы мотивирования работников ЗАО «Агротехника» 04.06.2014 № 6 №5 Москва Председательствующий: Черных Е.В. Секретарь: Лапина О.П. Присутствовали: Журавлева О.Г., Максимова Р.М., Пашкин П.Р., Рачкова И.Г., Щитков К.И. Приглашенные: Птицын А.А., Яковлева В.И. ПОВЕСТКА ДНЯ: Утверждение Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника». … … СЛУШАЛИ: Журавлеву О.Г. Презентация проекта Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника». ВОПРОСЫ: Пашкин П.Р. Переход на новую систему материального стимулирования планируется осуществлять поэтапно или сразу в полном объеме? Ответ: Внедрение системы материального стимулирования будет производиться поэтапно. Один из этапов – перевод на систему работников центрального офиса с целью выявить особенности перехода и оптимизировать систему для последующего внедрения на всем предприятии. ВЫСТУПИЛИ: Птицын А.А. Проект Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника» не противоречит действующему трудовому законодательству. ГОЛОСОВАЛИ: В голосовании приняло участие 7 человек. Вопрос: Представить ли проект Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника» на утверждение Совету директоров? «За» – 6 человек, «Против» – 1 человек, Воздержалось 0 человек. РЕШИЛИ: Представить проект Положения о материальном стимулировании работников ЗАО «Агротехника» на утверждение Совету директоров. …. Председательствующий Черных Е.В. Черных Секретарь Лапина О.П. Лапина С протоколом ознакомлены: Зам. директора Серегин В.В. Серегин Главный бухгалтер Леонтьева И.П. Леонтьева Начальник отдела персонала Гладкова С.А. Гладкова Юрисконсульт Васильев Е.П. Васильев В дело № 01-08 Лапина 05.06.2014

Исполнение протокола: после совещания

После того как совещание завершилось, а подписанный всеми нужными лицами протокол составлен, остается выполнить еще ряд действий. В первую очередь нужно разослать участникам копии протокола. Если все работают в одной организации, достаточно рассылки по электронной почте. Коллегам же из других компаний копия направляется с сопроводительным письмом.

Во вторую очередь нужно составить план выполнения мероприятий по решениям, принятым на совещании, и информировать каждого исполнителя о его задаче и сроке ее выполнения. Делать эту работу обычно приходится секретарю или помощнику председательствующего; он к тому же является и контролером по исполнению задач.

Внутри организации задача по протоколу ставится в общем порядке: электронное письмо, задача в СЭД и т.п.

Приведем пример информационного письма в другую организацию, в котором излагаются задачи по итогам совещания.

Общество с ограниченной ответственностью «СОКОЛ-М» (ООО «Сокол-М») ул. Летчиков, д. 158, г. Киров, 123456, Тел./факс: (5678) 90-12-34, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН 1234567890, КПП 123456789 06.06.2014 № 565-и/14 На №______от_______ Генеральному директору ООО «Лагуна» Е.П. Голубенко Об исполнении протокола Уважаемый Евгений Павлович! В исполнение Протокола заседания Межотраслевой комиссии по обеспечению безопасности работников вредного производства от 05.06.2014 № 6 прошу Вас выполнить намеченные мероприятия до 01.07.2014. Приложение: копия Протокола на 5 л. в 1 экз. Генеральный директор Шабанов Л.Е. Шабанов М.А. Карпенко (5678) 90-12-34, доб. 1-89

Итак, мы рассмотрели основные документы, которыми оформляется подготовка, проведение совещаний, а также деятельность после их завершения.

Надеемся, что полученная информация поможет вам более эффективно работать с документами и избегать многих распространенных ошибок.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Начальник отдела покритиковал своего сослуживца по производственным вопросам. Служебные замечания сослуживец принял как личную обиду:1. В чем состоит причина данного межличностного конфликта?2. Как можно преодолеть сложившуюся конфликтную ситуацию?3. Как надо было критиковать сослуживца, не вызывая у него негативной реакции?

Межличностный конфликт — самый распространен­ный. Причины его разнообразны и могут иметь производ­ственную или организационную основу или быть чисто пси­хологическими. На производстве это борьба руководителей за ограниченные ресурсы, рабочую силу, рабочее время, одобрение проекта и т. д.
Этот вид конфликта также может проявляться как столк­новение личностей, когда люди с различными чертами ха­рактера, взглядами и ценностями не в состоянии ладить друг с другом. Такие люди совместно работают плохо, за­трачивают много времени на развитие этого конфликта и победу над «противником» .
К конфликту между личностью и группой относят кон­фликты между руководителем и группой, членом группы и группой. Анализируя такой конфликт, необходимо учи­тывать специфику группы как противника в конфликте.
Примерами ситуаций, в которых возникает этот вид кон­фликта, могут быть следующие: руководитель приходит в подразделение со стороны или принимает руководство уже сложившимся коллективом.