Исполняющая обязанности директора

Правовой статус лица, исполняющего обязанности руководителя (директора, генерального директора)

В этой заметке, дам ответ на часто встречающийся в практической деятельности вопрос о правовом статусе лица, исполняющего обязанности руководителя (генерального директора, директора). Кроме того, рассмотрим вопрос о том, как правильно указывать в преамбуле договора основание его полномочий (устав, приказ, решение и т.д.)

Подобные вопросы возникают из-за того, что в действующем законодательстве РФ нет четкого ответа на вопрос, что же представляет из себя исполняющий обязанности руководителя (и.о.)

Думаю, можно выделить две разновидности лиц, исполняющих обязанности, полномочия которых в договорных правоотношениях принципиально отличаются.

Первый случай. В организации есть действующий руководитель, при этом, его должность не является вакантной. Однако он планирует свое длительное отсутствие на рабочем месте (отъезд в командировку, уход в отпуск, плановое лечение в стационаре и т.п.). Заблаговременно он издает приказ о том, что во время его отсутствия его обязанности будет исполнять иное должностное лицо (как правило, один из заместителей руководителя). Исполняющий обязанности руководителя на период его временного отсутствия становится главой трудового коллектива организации. Работники должны будут подчиняться всем его приказам и распоряжениям.

Однако полномочия этого исполняющего обязанности на заключение договоров от имени организации должны оформляться не приказом, а доверенностью.

Дело в том, что приказ является внутренним распорядительным документом, его действие не выходит за рамки конкретной организации, в которой он издан. Кроме того, приказ не предоставляет гражданско-правовых полномочий, напротив, документом, который позволяет одному лицу действовать от имени другого, является именно доверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Поэтому, при заключении договоров исполняющий обязанности руководителя подтверждает свои полномочия именно доверенностью, а не приказом.

Рассмотрим второй случай. Должность руководителя организации неожиданно оказалась вакантной. Допустим, лицо, ее занимавшее, уволилось по собственному желанию.

Руководитель имеет с юридическим лицом не только гражданско-правовые отношения, но и трудовые. ТК РФ не содержит норм, препятствующих любому работнику уволиться по собственному желанию вне зависимости от наличия каких-либо иных его обязательств перед работодателем.

И руководитель организации в данном случае не исключение. Предположим, учредители и (или) совет директоров не уверены в конкретном кандидате для занятия должности руководителя, за избрание которого они могли бы проголосовать на своем внеочередном заседании или собрании.

Поэтому они избирают не руководителя, а исполняющего обязанности, в большинстве случаев им становится опять же один из заместителей бывшего руководителя данной организации.

Как правило, срок его полномочий ограничен временными рамками, чаще всего он определяется вплоть до даты проведения очередного заседания или собрания. Хотя встречаются случаи, когда лицо находится в статусе исполняющего обязанности многие годы, что, впрочем, законодательству РФ не противоречит.

Такое лицо, исполняющее обязанности, непосредственно является единоличным исполнительным органом юридического лица. Его полномочия не нужно подтверждать доверенностью, т.к. они основаны на уставе, а также на протоколе внеочередного заседания совета директоров или общего собрания участников (акционеров, членов).

Таким образом, если в преамбуле договора имеется ссылка на то, что от имени одного из контрагентов будет действовать исполняющий обязанности руководителя, целесообразно, на мой взгляд, заранее (до фактического подписания договора) выяснить, каковы основания приобретения лицом соответствующего правового статуса.

Еще раз повторюсь, что разница лишь в одном: существует исполняющий обязанности при вакантной должности руководителя организации или же он функционирует параллельно с действующим руководителем.

Какое должностное лицо организации имеет право подписывать договоры?

От имени юридического лица, как правило, договор подписывает орган, который имеет на это право согласно учредительным документам. Иначе его называют единоличный исполнительный орган (в частности директор или генеральный директор). Довольно часто встречаются такие случаи, когда в уставе некой организации очень подробно описаны виды договоров, заключать которые имеет право первое лицо компании (то есть ее руководитель). Далее в уставе перечисляются договоры, которые имеет право заключать заместитель руководителя.

После — те, подписать которые может руководитель структурного подразделения (например, отдела или департамента). Однако такое содержание устава ни в коем случае не должно никого вводить в заблуждение относительно полномочий данных должностных лиц. Органом, который имеет право приобретать права, который исполняет обязанности от имени лица юридического, является только руководитель организации.

Заместители руководителя, а также иные сотрудники организации органами юридического лица являться не могут. Они находятся с ним только в трудовых отношениях. Потому-то никаких полномочий действовать от имени некой организации они и не имеют.

Кто-то на это может возразить, что действия работников должны признаваться действиями самой организации. Однако, представляется, что такая норма распространяется только на случаи, когда данный работник действует лишь в рамках должностной инструкции. Помимо самого руководителя организации, из работников никто не имеет должностных полномочий для заключения гражданско-правовых договоров от организации, в которой работает.

Также бывают исключительные случаи, когда проявляется недобросовестность одного из контрагентов. Например, сотрудник организации, действуя исключительно на основании доверенности, принял некий товар, однако организация отказалась его оплачивать.

Все просто, сама доверенность подписана была неуполномоченным лицом. Однако суд постановил, что данный товар должен быть оплачен. Дело в том, что суд принял во внимание молчание покупателя, а еще прежние деловые отношения данных сторон. Потому как долгое время на основании достаточно спорной доверенности товар принимался. Более того, он своевременно оплачивался и никаких возражений у покупателя не возникало.

Руководитель компании имеет право заключать договоры от имени самой компании? Каким документом можно назначить иное уполномоченное лицо (при помощи доверенности, приказа)? Полномочия руководителя компании на заключение договоров от имени самой компании считают уставными. Все иные лица подписывать договоры могут только лишь на основании доверенности. Доверенность же выдается уже не от имени руководителя компании, а от имени юридического лица.

Руководитель же подписывает доверенность, после чего скрепляет ее печатью организации. Доверенности, которые выданы от имени государственных или муниципальных унитарных предприятий должны дополнительно подписываться главным (иначе старшим) бухгалтером.

Довольно часто возникает вопрос о том, важно ли указывать в тексте конкретной доверенности точное наименование должности и надо ли включать образец подписи уполномоченного лица. Действительно, доверенности, которые содержат такие данные о неком уполномоченном лице, встречаются очень часто. Их, безусловно, нельзя считать составленными неверно. С юридической точки зрения они будут действительными документами. Однако образец подписи уполномоченного лица с названием его должности будут излишними сведениями. Включать их в текст доверенности совсем не нужно по причинам, представленным ниже.

Доверенность, как правило, представляет собой одностороннюю сделку некоего доверителя (в данном случае — юридического лица). Выдача доверенности сама по себе не предполагает согласия уполномоченного лица. Его согласие будет важно лишь впоследствии.

В данном случае он должен будет принять поручение, которое удостоверено доверенностью, и приступить к его выполнению. Потому-то расписываться в доверенности также не нужно. Впрочем, эта роспись имеет значение как образца подписи для третьих лиц. Имея дело с уполномоченным по такой доверенности лицом, они могут по данному образцу идентифицировать подпись руководителя.

Что касается наименования должности некоего уполномоченного лица, то оно совершенно не требуется. Причина этого в том, что доверенность представляет собой некое гражданско-правовое полномочие, которое с наличием между определенным представителем и его представляемым трудовых отношений никак не связано.

Доверенности разрешается выдавать своим работникам, а также лицам, с которыми ранее трудовой договор не заключался. Разумеется, если руководитель, оформляя доверенность, хочет подчеркнуть, что уполномоченное лицо в данный момент является его работником, то также он может указать в данной доверенности еще и его должность. Впрочем, необходимости в этом никакой нет.

КонсультантПлюс:Форумы

«Финансовая газета», 2010, N 22
ОСОБЕННОСТИ ПОДПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
В организации существуют два основных должностных лица, имеющих право подписи всех документов общества, которые получают свои права на основании федерального законодательства: генеральный директор и главный бухгалтер.
Статус генерального директора определен ГК РФ и Федеральными законами от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ред. от 27.12.2009) и от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ред. от 27.12.2009). Генеральный директор представляет интересы организации и без доверенности действует от ее имени на основании устава, — это лицо, которое отвечает за текущую деятельность организации, следит за соответствием ее деятельности требованиям закона. Именно генеральный директор выдает доверенности другим лицам, представляющим организацию и подписывающим документы от имени организации.
В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств организации.
Генеральный директор отвечает за всю деятельность компании, главный бухгалтер — за правильное отражение этой деятельности в финансовых документах общества. Оба подписанта подтверждают своей подписью различные документы и исполняют разные управленческие роли. Их подписи можно условно разделить на следующие категории в зависимости от последствий, которые несут подписываемые документы:
1) правоустанавливающая (обязывающая) подпись — подпись, в результате которой возникают или изменяются обязательства организации перед третьими лицами и государством (гражданско-правовые договоры, акты приема услуг (работ), правила внутреннего трудового распорядка, приказы и распоряжения, налоговые расчеты и декларации);
2) подпись, подтверждающая законность, — подпись, подтверждающая соответствие содержания документа закону и (или) локальным актам компании (налоговая отчетность, бухгалтерская отчетность, авансовый отчет);
3) информационная подпись — подпись, подтверждающая соответствие содержания документа фактам хозяйственной деятельности организации (зарплатные ведомости, справка 2-НДФЛ, счета-фактуры).
Генеральный директор как основное лицо компании обладает подписями всех трех категорий: он и фиксирует законность документа, и возлагает на компанию обязанности, и подписывает документы, отражающие факты хозяйственной деятельности.
Главный бухгалтер подписывает документы, варьирующиеся по 2-й и 3-й категориям: он удостоверяет законность и соответствие документов фактам финансово-хозяйственной деятельности. Никаких прав и обязанностей подпись главного бухгалтера на компанию возложить не может, если только он не получил такое полномочие от генерального директора по доверенности.
Все остальные подписанты компании получают права выступать от имени компании только лишь при предоставлении таких полномочий генеральным директором.
Предоставление права подписи в организации осуществляется путем делегирования полномочий на основании доверенности и приказа.
В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное уполномочие одним лицом другому лицу представительства интересов перед третьими лицами. В организации единственным лицом, имеющим право выдавать доверенность, является генеральный директор. С помощью доверенности генеральный директор может передать часть своих полномочий как сотруднику компании, так и лицу, который сотрудником не является. При этом передача полномочий лицам, которые не являются сотрудниками организации, является скорее исключением, чем правилом.
Доверенность, несомненно, является более удобным инструментом для делегирования полномочий, нежели приказ. В доверенности можно четко прописать все полномочия, указав для идентификации лишь паспортные данные поверенного. Как правило, доверенность используется в случаях, когда управленческие роли в организации исполняют юридические лица (управляющая компания, специализированная организация). К приказу, применяемому только в отношении сотрудников, необходимо дополнительно прилагать приказ о приеме на работу этого сотрудника с указанием должности, а в некоторых случаях — еще и должностную инструкцию сотрудника. На практике, если подписант взаимодействует с государственными органами и третьими лицами, нередко используют два способа делегирования одновременно: подписи передаются на основании приказа о предоставлении полномочий и одновременно выдается доверенность, где эти полномочия перечисляются.
Следует учитывать, что в некоторых случаях одной доверенности недостаточно, если законом прямо предусмотрено, что право на подписание документов утверждается генеральным директором (например, ст. 9 Закона N 129-ФЗ устанавливает, что первичные документы подписываются лицами, утвержденными руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером). Утверждение — это распорядительный акт, который выражается в исполнительно-распорядительном документе организации, приказе. Приказ распространяет свое действие только на сотрудников организации, имеющих полномочия в силу должности или распоряжений генерального директора.
Делегирование подписей каждой категории имеет разные последствия, однако необходимо понимать основное правило при делегировании полномочий: ответственным лицом за все действия, возникшие на основании подписанных документов, будет доверитель — генеральный директор, если только подписывающее лицо не является в силу закона должностным лицом. Под должностными лицами КоАП РФ понимает руководителей организации, а также работников организации, выполняющих организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции (ст. 2.4). Соответственно, при привлечении компании к административной ответственности отвечать будет прежде всего генеральный директор, а затем уже иные должностные лица, которые отвечают перед законом в силу должности и полномочий (главный бухгалтер, инспектор по кадрам).
Следует также обратить внимание на то, что субъектами, исполняющими управленческие роли, могут быть как физические, так и юридические лица. Исполнительным органом вместо генерального директора может быть назначена управляющая компания, и главным лицом, имеющим право подписи, в этом случае будет выступать генеральный директор управляющей компании.
Ведение бухгалтерского учета может осуществляться специализированной организацией. В этом случае подписантом документов, подтверждающих законность хозяйственных операций, будет являться генеральный директор специализированной организации. В случае если управленческие функции осуществляют юридические лица, процесс делегирования полномочий усложняется, персональная ответственность будет возлагаться на сотрудников управляющей компании и специализированной организации, а в некоторых случаях — на сотрудников управляемого общества.
Рассмотрим возможность и последствия делегирования полномочий в зависимости от категории подписи.
Правоустанавливающая (обязывающая) подпись используется в нескольких областях правоотношений: гражданско-правовой (договоры, акты, накладные), трудовой (трудовые договоры, кадровые документы) и налоговой (налоговая отчетность).
Если документы возникают в связи с гражданско-правовыми отношениями, то подпись может делегироваться генеральным директором любым лицам. Например, для подписания договора генеральный директор может уполномочить любое лицо путем выдачи ему доверенности. Ответственность, которая возникает при подписании «обязывающих» документов в гражданско-правовой сфере, касается компании, а не исполнительного органа, который либо сам подписывает, либо выдает доверенность. Если уполномоченное лицо подписало документы, возлагающие на компанию обязательства, от имени компании, то это означает, что компания вступила в правоотношения и будет эти обязательства выполнять.
В налоговых правоотношениях основным субъектом является организация. Поэтому при подписании налоговой отчетности отвечать за исполнение обязательства (уплату налога) будет организация-налогоплательщик, а не подписант, хотя на него может быть возложена административная и даже уголовная ответственность.
При возникновении трудовых правоотношений между компанией и работником подписант может нести административную ответственность. Например, при подписании трудового договора, пункты которого противоречат ТК РФ, ответственность за нарушение законодательства понесут должностные лица компании (ст. 5.27 КоАП РФ).
Подпись, подтверждающая законность, всегда касается публичных правоотношений, отношений компании с государством, а также подписанта с государством. В случае выявления в документах сведений, противоречащих закону, компания может быть привлечена к административной и налоговой ответственности, а ее руководитель — к административной и уголовной ответственности. Например, подписание таможенной декларации, содержащей недостоверные сведения о товаре, грозит компании штрафом от 100 000 до 300 000 руб., а также штрафом для должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб. (п. 3 ст. 16.2 КоАП РФ).
Следует очень осторожно относиться к передаче подписи, подтверждающей законность документа, уполномоченным лицам. Как правило, делегирование такой подписи происходит на основании приказа и доверенности, где перечисляются полномочия. Например, при отсутствии генерального директора издается приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подписание бухгалтерской отчетности, а затем сотруднику выдается доверенность на право подписи бухгалтерской отчетности.
Необходимо также отметить, что для генерального директора все последствия подписания таких документов будут носить персональный характер наравне с другими должностными лицами.
Информационная подпись — подпись, подтверждающая соответствие содержания документа фактам хозяйственной деятельности организации, существования гражданских, трудовых, имущественных и иных правоотношений (справка 2-НДФЛ, выписка из трудовой книжки, подтверждение верности копии, справка о стоимости имущества). Делегирование информационной подписи разгружает генерального директора, поскольку объем информационных документов в компании может быть очень большим и, как правило, делегирование происходит в отношении сотрудников. Последствия подписания таких документов самые незначительные для подписанта: в худшем случае документы с его подписью не примут к рассмотрению. Однако никакой ответственности за содержание документа на подписанта не возлагается.
Данные категории не всегда определяются однозначно. Существуют подписи, которые можно причислить к разным категориям (например, подпись на налоговой отчетности). Со стороны генерального директора подпись фиксирует обязательство компании перед государством по уплате налога в бюджет, а также законность исчисления налога.
Подпись на счете-фактуре также имеет двойное содержание. Счет-фактура — документ, который обособлен в налоговом учете, он не является первичным документом, т.е. не подтверждает факт хозяйственной операции, его предназначение — возложить обязанность на покупателя уплатить НДС продавцу. Поэтому подпись на счете-фактуре обязывает, но не саму организацию, а покупателя, и в то же время подпись на нем является информационной, поскольку отражает факт хозяйственной деятельности (расчетов по НДС). Осуществление и оформление данного вида расчетов имеет важное значение для обеих сторон, продавца и покупателя, так как контролируется государством на основании НК РФ.
Особого внимания требует рассмотрение отдельных документов, которые подписываются от имени организации.
Бухгалтерская отчетность подписывается генеральным директором и главным бухгалтером.
Генеральный директор наравне с главным бухгалтером своей подписью подтверждает соответствие отражения хозяйственных операций закону и достоверность информации о состоянии имущества и обязательств. Делегирование подписи генерального директора для подписания бухгалтерской отчетности возможно только на основании приказа сотрудникам компании (заместителям), которые имеют данное полномочие в силу должности, с одновременной выдачей доверенности на подписание бухгалтерской отчетности. При этом, если бухгалтерскую отчетность подпишет не генеральный директор, а другой сотрудник, именно генеральный директор будет нести ответственность за ее законность совместно с подписавшим ее сотрудником. Передача права подписи, подтверждающей законность, не освобождает генерального директора от ответственности.
Следует обратить внимание на то, что бухгалтерскую отчетность от имени руководителя не может подписать любое лицо только на основании доверенности (лицо, не работающее в компании). Поэтому даже при заключении договора о бухгалтерском обслуживании со специализированной организацией руководитель и сотрудники специализированной организации не могут подписаться вместо генерального директора, они могут поставить свою подпись только вместо главного бухгалтера.
Налоговая отчетность может подписываться генеральным директором и главным бухгалтером либо уполномоченным представителем. Подпись генерального директора налагает на организацию обязательство уплатить налоги, удостоверяет правильность исчисления налогов, подтверждает факт совершения хозяйственных операций в отчетном периоде. Подпись главного бухгалтера удостоверяет правильность исчисления налога и соответствие хозяйственной операции закону. Если отчетность подписывается уполномоченным представителем, действующим на основании доверенности, то одновременно подписью налагается обязательство уплатить налог, а также подтверждается соблюдение налогового законодательства. Однако уполномоченный представитель не несет никакой ответственности за законность и правильность расчета налога. В п. 7 Постановления Президиума ВАС РФ от 28.02.2001 N 5 разъяснено, что субъектом налогового правоотношения является сам налогоплательщик независимо от того, участвует ли он лично в этом правоотношении либо через законного или уполномоченного представителя. Поэтому при решении вопроса о привлечении налогоплательщика к ответственности за то или иное нарушение законодательства о налогах и сборах действия (бездействие) его представителя расцениваются как действия (бездействие) самого налогоплательщика (организации) (Письмо Минфина России от 20.10.2005 N 03-02-07/1-274, Письма УФНС России по г. Москве от 25.05.2007 N 20-12/049059 и от 23.09.2005 N 28-10/67686).
Гражданско-правовые договоры подписываются генеральным директором на основании закона или уполномоченным представителем на основании доверенности. Подписант, проставляя свою подпись, приобретает для компании права и возлагает на нее обязанности и не несет гражданской ответственности на основании подписанных договоров. ГК РФ лишь в одном случае определяет, когда такая ответственность может наступить: когда подписант по доверенности не имел полномочия действовать от имени компании либо вышел за пределы полномочий, такая сделка признается совершенной в интересах поверенного, если только компания не одобрит сделку (ст. 183 ГК РФ).
Следует всегда помнить, что подпись в организации (юридическом лице) — не просто виза на документе, это объем ответственности подписанта. Юридическое лицо действует через своих представителей, приобретает права, возлагает на себя обязанности, ведет хозяйственную деятельность и несет ответственность. Роль каждого подписывающего лица должна четко пониматься как организацией в лице генерального директора, так и самим участником — подписывающим лицом. В процессе деятельности компании переплетаются разные области права, при этом ответственность подписывающего лица возможна вплоть до уголовной. Поэтому следует особое внимание уделять оценке подписываемых документов, возможности делегирования полномочий, а также оценивать последствия такого делегирования. При этом не следует забывать, что делегирование полномочий не избавляет генерального директора от персональной ответственности, он отвечает за всю деятельность организации в силу своей должности. Лишь в определенных случаях одновременно с ним возможно привлечение к ответственности иных должностных лиц организации.
О.Потапова
Руководитель отдела юридических услуг
Аутсорсинговое подразделение BDO
Подписано в печать
26.05.2010

Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником

Да, обязательно, если компания планирует продолжать деятельность. Для исполнения обязанностей генерального директора можно назначить ВРИО.

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ не предусматривает возможности избрания исполняющего обязанности в случае отсутствия директора.

Также необходимо учитывать, что издание приказов о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, утверждение штата, применение мер поощрения и наложение дисциплинарных взысканий относится к исключительной компетенции руководителя общества (подп.3 пункта 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). То есть право принимать кадровые решения лицом, не являющимся единоличным исполнительным органом, должно быть прямо предусмотрено уставом.

Директор избирается общим собранием участников и от имени работодателя трудовой договор с генеральным директором заключается представителем общего собрания участников ООО, если данный вопрос не отнесен к компетенции совета директоров (и подп.4 пункта 1 статьи 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

В связи с этим следует согласовать кандидатуру исполняющего обязанности директора на время его отсутствия с общим собранием участников или советом директоров, а также условия заключения срочного трудового договора. О том, как провести общее собрание участников ООО и оформить решение собрания читайте в рекомендациях: Как провести внеочередное общее собрание участников ООО; Как оформить решение общего собрания участников ООО.

Директору следует передать ВРИО директора все уставные и бухгалтерские документы и имущество ООО по акту приема-передачи.

Документальным подтверждением полномочий и.о. директора будут приказ о его назначении, доверенность на осуществление функций директора и дополнительное соглашение к трудовому договору. Легитимность данных документов на время отпуска директора подтверждается судебной практикой (Определение ВАС РФ от 28.02.2007 № 1697/07, Постановление ФАС ВСО от 12.03.2009 № А19-7218/07; Постановление ФАС МО от 30.12.2005 № КГ-А40/13060-05).

В ЕГРЮЛ сведения вносятся в случае, если изменяются сведения, которые в ЕГРЮЛ содержатся. Срок для внесения изменений установлен пунктом 5 статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ.

Сведения о временно исполняющем обязанности единоличного исполнительного органа юридического лица (директора ООО) в ЕГРЮЛ не содержатся (пункт 1 статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ).

Таким образом, вносить в ЕГРЮЛ сведения о ВРИО директора не требуется.

Рекомендуем выдать ИО директора нотариально удостоверенную доверенность, так как в ряде случаев закон требует от представителя только нотариальную доверенность (пункт 1 статьи 185.1 ГК РФ).

Также можно предоставить в банк документы, подтверждающие наделение и.о. директора правом первой подписи для совершения банковских операций. Для этого ознакомьтесь в рекомендацией Как правильно передать в банк документы для внесения изменений в банковское дело.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация: Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником.

«Временное исполнение обязанностей руководителя организации требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.).

Порядок замещения

Порядок временного замещения руководителя стоит прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). В уставе, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого (например: в случае его ареста).

Приказ

Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника* (п. 1Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 6 ст. 169 НК РФ).

Ситуация: нужен ли отдельный приказ о временном исполнении обязанностей руководителя, если в должностной инструкции специалиста есть пункт о том, что он замещает руководителя во время его отсутствия (на время отпуска, болезни и т. п.)

Да, нужен.

Пункт в должностной инструкции специалиста о временном исполнении обязанностей руководителя во время его отсутствия не может заменить приказ о замещении. Решение о заместительстве нужно принимать в каждом конкретном случае отсутствия руководителя.

При этом необходимо*:

– определить, требуется ли вообще на время отсутствия руководителя вводить заместительство (например, отсутствие руководителя может быть настолько краткосрочно, что нет необходимости в заместительстве);

– зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложить его обязанности на другого сотрудника;

– определить полномочия должностного лица (если из должностной инструкции, например, не следует, какие именно обязанности руководителя будет выполнять специалист) и установить его срок;

– решить вопросы оплаты за время замещения (если в этом есть необходимость).

Данный вывод следует из разъяснения от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39.

Доверенность

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это в соответствии с законом и учредительными документами) (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ)*. Причем на доверенности, выданной от имени организации, не обязательно проставлять печать (в т. ч. при выдаче доверенности сотруднику, временно замещающему генерального директора).

Доверенность можно выдать на любой срок. Если же про это промолчать вовсе, то она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Исключением является случай, когда выданная доверенность была безотзывной (п. 2 ст. 188 ГК РФ). Безотзывную доверенность можно отменить только в тех случаях, которые прямо прописаны в ней самой (ст. 188.1 ГК РФ).

Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в статье 188 Гражданского кодекса РФ.

Доплата

За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику положены доплаты (ст. 151 ТК РФ). Однако они обязательны только в том случае, если выполнение обязанностей отсутствующего генерального директора не предусмотрено должностной инструкцией сотрудника (трудовым договором с ним). Более подробно об этом см. Как установить доплату за совмещение профессий или должностей (доплату за временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника).

Размер доплат устанавливается по соглашению между руководителем и сотрудником (ст. 151 ТК РФ). Он может составлять разницу в окладах генерального директора и того сотрудника, который его временно замещает (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39). При этом не имеет значения, является или нет сотрудник штатным заместителем руководителя организации (определение Верховного суда РФ от 11 марта 2003 г. № КАС 03-25).».

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатно

Иной сотрудник компании по доверенности

Руководитель компании вправе оформить доверенность на какого-либо иного сотрудника, с правом издания (подписи) приказов о приеме на работу. Таким сотрудником может быть, например, заместитель руководителя по кадрам. При наличии такой доверенности этот сотрудник также имеет право издания (подписи) приказов о приеме на работу.

В практике часто возникает вопрос: может ли участник (учредитель) компании подписывать приказ о приеме на работу, если на работу принимается руководитель компании.

Действующее законодательство не позволяет участнику (учредителю) компании подписывать приказы ни в каких случаях. При приеме на работу руководителя он сам издает приказ о вступлении в должность.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Читайте также в данной серии статей:

• Что такое заявление о приеме на работу
• Документы, необходимые для приема на работу
• Испытательный срок при приеме на работу
• Необходимо ли заключать трудовой договор и издавать приказ на испытательный срок
• Заменяет ли приказ о приеме на работу трудовой договор
• Какие документы работодатель может запросить у работника при приеме на работу
• Ведение и хранение компанией трудовой книжки работника
• Приказ о приеме на работу руководителя
• Язык заявления о приеме на работу
• Как должен быть оформлен приказ о приеме на работу
• Заключение, изменение, прекращение трудового договора
• Срок издания приказа при приеме на работу с испытательным сроком

Как оформляется передача права подписи кадровых приказов трудовых книжек и тд от директора начальнику ОК?

Из Пакета Кадровика консультация или статья на аналогичную тему:
«…ПЕРЕДАЧА ДИРЕКТОРОМ «ЗАМУ»
ПРАВА ПОДПИСИ КАДРОВЫХ ПРИКАЗОВ
У нашего директора (общества с ограниченной ответственностью) всегда очень много дел. Он намерен своему заместителю делегировать полномочия по заключению трудовых договоров, передать право подписи трудовых договоров, приказов, и других кадровых документов. Вправе ли он это сделать? Если да, то как это оформить? /из запроса пользователя Электронной энциклопедии «Пакет кадровика»/
Среди юристов нет единодушного мнения по этим вопросам. Они считаются спорными уже смногие годы.
Мнение 1 – Директор ООО НЕ ВПРАВЕ передать другому работнику право подписи приказов и иной кадровой документации.
Часть юристов полагают, что директор ООО должен сам подписывать все трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к этим договорам, договоры о полной материальной ответственности, ученические договоры, приказы, сам должен утверждать все локальные нормативные акты, и не вправе передавать право подписи (и право утверждения) перечисленных документов никому другому.
Данная позиция имеет свое юридическое обоснование, и заключается оно в следующем. Во-первых, трудовым законодательством не описана процедура делегирования полномочий по подписанию договоров с работниками и приказов. Во-вторых, согласно ст. 40 Федерального закона №14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью» директор (единоличный исполнительный орган), а не кто-то другой, издает приказы:
«Единоличный исполнительный орган общества:
…3) издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания».
Мнение 2 – Директор ООО ВПРАВЕ передать другому работнику право подписи приказов и иной кадровой документации.
Не секрет, что на многих предприятиях право подписи приказов и иных кадровых документов все-таки передается директором своим заместителям. Ибо в компаниях с большим штатом и кадровых документов неисчислимое множество. Если директор будет сам подписывать все кадровые документы, то работать ему будет некогда.
Чем руководствуются юристы таких компаний, позволяя руководителям передавать право подписи кадровых документов?
Как правило, эти юристы считают, что директор ООО вправе делегировать своему заместителю или иному работнику право подписи договоров с работниками, приказов и иных кадровых документов. Мотивируют свою позицию сторонники данной точки зрения обычно следующими аргументами.
Аргумент первый. Статья 40 Федерального закона №14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью» действительно указывает на то, что еединоличный исполнительный орган общества (генеральный директор) издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания. Данный закон действительно не регулирует передачу полномочий директора по подписанию приказов иным работникам. Данный закон не регулирует еще очень много вопросов, возникающих в работе директора. Так что, все, что не написано в этом законе, запрещено делать? Даже, если это написано, в каком-то другом законе? Напомним, что согласно ст. 1 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» в сферу его действия входит в соответствии с Гражданским кодексом РФ правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества. Данный закон не имеет целью регламентацию правового статуса руководителя в трудовых отношениях. Трудовые отношения регулируются трудовым законодательством.
Согласно ч. 4 ст. 40 данного закона «порядок деятельности единоличного исполнительного органа общества и принятия им решений устанавливается уставом общества, внутренними документами общества, а также договором, заключенным между обществом и лицом, осуществляющим функции его единоличного исполнительного органа».
Аргумент второй. Согласно ч. 6 ст. 20 Трудового кодекса РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица и локальными нормативными актами.
Таким образом Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28.02.2008) позволяет лицам, уполномоченным органами юридического лица (директор является единоличным исполнительным органом), осуществлять права и обязанности работодателя в трудовых отношениях. Также кодекс устанавливает, что порядок осуществления прав и обязанностей в этом случае может быть определен учредительными документами юридического лица и локальными нормативными актами.
В п. 12 Постановления Пленума ВС РФ №2 от 17.03.2004 г. определено, что представителем работодателя при найме работников является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников.
Аргумент третий. Согласно ст. 40 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» «Единоличный исполнительный орган общества: …3) издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания». Но после передачи права подписи распорядительных документов заместитель директора будет издавать не приказы, а распоряжения!!! о приеме на работу, об увольнении, переводе и т.д.
Сторонники рассматриваемой точки зрения предлагают оформлять передачу права подписи следующим образом.
Учредительные документы.
До передачи право подписи кадровых документов следует проверить учредительные документы ООО. Если в Уставе ООО строго установлено, что полномочия по подписанию договоров с работниками и изданию приказов относятся к исключительной компетенции генерального директора и не могут быть переданы его заместителю или иному работнику, то в такой Устав необходимо внести изменения, позволяющие директору делегировать данные полномочия. В Уставе же можно определить процедуру делегирования полномочий. Внесение изменений в Устав — это процесс трудоемкий, долгий и требующий регистрации.
Если Устав не запрещает делегирование полномочий, то саму процедуру делегирования можно описать в локальном нормативном акте работодателя, чтоб не вносить изменения в Устав.
Специальный локальный нормативный акт.
Необходимость создания локального нормативного акта диктуется ч.6. ст. 20 ТК РФ, согласно котрой: права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица и локальными нормативными актами.
Трудовые договоры и должностные инструкции
Следует внести соответствующие изменения в трудовой договор директора (перечислить полномочия, которые могут быть переданы) и в должностную инструкцию при ее наличии, а также изменения в трудовой договор и должностную инструкцию работника, которому делегируются полномочия (перечислить эти полномочия).
Приказ
Делегирование полномочий, передача права подписи кадровых документов офомляется приказом. С данном приказом знакомят под подпись лицо, которому передано право подписи.
Доверенность
Уполномоченному лицу директор ООО выдает доверенность на право заключать договоры с работниками и подписывать распорядительные документы по кадрам.
Внимание: не приказы, а распоряжения!
Распорядительные документы, которые в дальнейшем будут издавать уполномоченное генеральным директором лицо будут называться не приказы, а распоряжения. В унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 приведены оба альтернативных наименования: приказ (распоряжение); в остальном — по содержанию и оформлению — эти документы идентичны.
Мы вынуждены констатировать наличие юридического спора по данному вопросу и острую необходимость появления четкого однозначного ответа в законе. До тех пор, пока законодатель не разрешит спор, кадровики и юристы будут сомневаться в правомерности своих действий при оформлении передачи права подписи кадровых документов, не будет единообразия в судебной практике. Редакция электронной энциклопедии «Пакет Кадровика» сделала запрос в Роструд с просьбой дать официальные разъяснения по вопросу возможности передачи права подписи кадровых документов. При получении ответа, мы его опубликуем.
А пока предлагаем Вам ознакомиться с интересной судебной практикой по рассматриваемой теме. Если у Вас, уважаемые читатели, есть опыт судебных споров по делам, в которых фигурировала передача права подписи приказов (распоряжений), присылайте их в редакцию: paketkadrovika@mail.ru
ИЗ ОБЗОРА КАССАЦИОННОЙ ПРАКТИКИ ПО ГРАЖДАНСКИМ ДЕЛАМ
ЗА АПРЕЛЬ 2003 ГОДА ВЕРХОВНЫЙ СУД РЕСПУБЛИКИ КОМИ
ДЕЛО N 33-1020
СЫКТЫВКАРСКОГО ФЕДЕРАЛЬНОГО СУДА
Приказы об увольнении работников признаны незаконными, поскольку увольнение произведено лицом, не наделенным соответствующими полномочиями.
А. и М. обратились в суд с иском к ООО «Город Мастеров» о признании увольнения незаконным, изменении даты увольнения, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула, возмещении морального вреда.
В обоснование своих требований истцы указали, что заявления об увольнении написали вынужденно, намерения увольняться не имели, в связи с чем приказы об увольнении их по собственному желанию считают незаконными.
Суд в удовлетворении заявленных требований отказал, указав, что доводы истцов о вынужденности написания заявления об увольнении не нашли своего подтверждения. Приказ об увольнении был издан заместителем директора, который был наделен полномочиями по приему и увольнению работников в ООО «Город Мастеров» в соответствии с Приказом от 24.09.2002 и доверенностью от 01.10.2002.
Между тем, в соответствии со статьей 40 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» издание приказов о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении относится к исключительной компетенции единоличного исполнительного органа общества.
Согласно статье 12 Устава ООО «Город Мастеров» издание приказов об увольнении относится к компетенции единоличного исполнительного органа общества — директора.
Право передачи указанных полномочий единоличным исполнительным органом общества другому лицу не предусмотрено ни указанным выше законом, ни уставом общества. Для подобной передачи полномочий предусмотрен иной порядок, установленный статьей 42 Закона. При таких обстоятельствах передача директором общества полномочий по увольнению работников своему заместителю противоречит закону. В соответствии с Законом и Уставом общества директор вправе выдавать доверенность только на право представительства от имени Общества.
Таким образом, увольнение истцов является незаконным, поскольку произведено лицом, не имеющим на то полномочий. Следовательно, вывод суда об отсутствии оснований для удовлетворения иска является неправильным.
Судебная коллегия решение суда отменила, вынесла по делу новое решение, которым признала незаконным увольнение А. и М. Дело направлено в тот же суд для определения даты увольнения и размера заработной платы за время вынужденного прогула.
…»