Содержание

Необходимый пакет документов

Нужно предоставить все чеки.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации всегда осуществляется экономическим отделом или бухгалтерией. Однако, чтобы инициировать процедуру, соответствующий отдел должен получить от работника определенный набор документов, подтверждающий командировочные затраты.

Если идет речь о проживании в гостиничном комплексе, то у администрации необходимо запросить бланк строгой отчетности (у каждого предприятия своя установленная форма), вне зависимости от формата, на нем должна быть представлена следующая информация:

  • банковская информация о гостиничном комплексе;
  • данные паспорта командированного лица;
  • стоимость проживания в номере, где отдельно посчитан % НДС;
  • количество дней проживания;
  • синяя печать и подпись ответственного лица со стороны гостиницы.

Оплата предоставленных услуг должна быть подтверждена кассовым чеком, также может быть выписан приходный ордер.

Если предприятие имеет в собственности жилую площадь или предварительно был заключен договор аренды, то в таком случае организация самостоятельно отчисляет денежные средства банковским переводом на реквизиты арендодателя. Существует и другой вариант, когда работник самостоятельно заключает договор аренды жилого помещения с физическим лицом или компаний, предварительно согласовав данные действия с работодателем.

В качестве подтверждения расходов необходимо предоставить договор и чек либо расписку, свидетельствующую об оплате услуг.

Обращаясь к Налоговому Кодексу, можно отметить, что нет детального порядка о том, какие документы должны быть предоставлены для отчетности командированными сотрудниками. Документация, где выдержаны все соответствующие правила бухгалтерского учета, не могут быть игнорированы работодателем.

Установленные нормы

Размер суточных определяет работодатель.

Оплата в гостиничном комплексе командированного сотрудника предполагает формирование определенного приказа со стороны работодателя или направления для осуществления поездки, а также пакет документов, свидетельствующий об определенных затратах.

На основании принятого законодательства подобные расходы должны быть компенсированы сотруднику, если перед поездкой ему не выдается определенная сумма денежных средств, за которую он расписывается в расходнике. Закон не определяет четкие нормы возмещения денежных средств, поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно устанавливать показатели.

Чаще всего размер предельного возмещения варьируется 1000-3500 рублей. Однако на данный показатель влияют такие факторы, как: направление командировки (внутри страны или зарубеж), другие регионы страны.

Кроме того, учитывается и другой важный критерий – оплата налогов на доходы. Важно отметить, что компенсация подобных расходов не относится к статье доходов.

Некоторые компании используют данный аспект в качестве получения компенсации в большом размере, поэтому был принят закон, где удержание НДФЛ не производится, если сумма проживания во время командировки не больше 3500 рублей. Тогда командированный работник получает возмещение без дополнительных затрат.

Если стоимость проживания составляет более установленного размера, то работник имеет право также получить полное возмещение своих затрат, но в таком случае важно принять к сведению, что бухгалтерия вычтет из данной суммы налог в размере 13%.

Процедура оплаты проживания

Все документы передаются в бухгалтерию.

Как правило, бюджетные организации стараются снабдить своего сотрудника всем необходимым, но по максимально скромной стоимости, поэтому чаще всего могут быть устанавливаться уменьшенные размеры нормативов.

Чтобы получить оплату проживания в командировке в бюджетной организации, необходимо соблюсти определенный порядок:

  • как и было сказано выше, каждый командированный работник должен собрать подтверждающий пакет документов. Рекомендуется обязательно потребовать кассовый чек в качестве подтверждения расходов;
  • далее весь пакет документов необходимо направить в отдел бухгалтерии или экономисту для проверки;
  • чаще всего компенсация за траты в командировке зачисляется сотруднику вместе с будущей затратой или авансом на расчетный счет или через приходный кассовый ордер, в зависимости от установленных порядков на государственном предприятии.

Важно отметить, что некоторые организации практикуют авансовую систему.

Сотруднику на предприятии выделяется определенная сумма денежных средств, за которую по возвращении он должен отчитаться.

Возможно ли возмещение, если нет подтверждающих документов?

Без документов работодатель может не возмещать затраты.

Данный вариант возможен только в том случае, если существует дополнительная договоренность с работодателем. В таком случае бухгалтерия должна сформировать иную степень расходов или основания, посредством которых денежные средства будут возмещены командированному лицу.

Это связано с тем, что возмещение оплаты проживания должно происходить только после финансового подтверждения расходов.

Важно понимать, что если какая-либо документация отсутствует, то необходимо найти с работодателем компромисс, который устроит обе стороны. Зачастую возмещение работнику происходит не в 100% размере.

Чаще всего такая ситуация происходит в том случае, если сотрудник потерял в дороге документацию, которая нужна для отчетности, поэтому стараются сразу же пойти на компромисс с начальством. Не стоит спешить, поскольку информацию всегда можно восстановить.

Если было утеряно подтверждение финансовых расходов из гостиницы, то необходимо позвонить и попросить связать с администрацией. Объясняем ситуацию и запрашиваем дубликаты документов. Как правило, копии всегда передаются по факсу или электронной почте.

Поскольку сегодня с интернетом затруднений не существует, можно запросить цветные сканы документов, где будет присутствовать синяя печать и подпись ответственного лица. Если подобные отметки присутствуют, то бухгалтерия не имеет каких-либо оснований, чтобы не принять документы для компенсации.

Однако, чтобы подстраховаться, рекомендуется также запросить чек или кассовый ордер по почте на юридический адрес предприятия.

Компенсация затрат военнослужащим

Возмещение в том же порядке, что и для основных.

В данном случае если военный, находящийся на службе у государства, отправляется в командировку, то к нему применимы все те же правила и условия, которые были рассмотрены выше.

На основании действующего законодательства, военнослужащие также при предоставлении отчетности имеют все основания претендовать на полное возмещение денежных средств, потраченных в командировке.

Что касается установленных нормативов, то на них влияет звание военнослужащего и должность. Также сотрудник предоставляет банковские реквизиты для возмещения потраченных денежных средств.

Если отчетность не будет представлена в соответствующий отдел, который занимается выплатами, то данная процедура не будет инициирована.

Какие нюансы существуют?

Лимиты на стоимость проживания устанавливает только работодатель.

Чаще всего, оплата проживания в командировке происходит на государственных предприятиях, а значит финансирование подобных мероприятий осуществляется на различных государственных уровнях.

А значит в приказе о командировке обязательно должна быть указана информация об источнике финансирования. Далее вся процедура универсальна и ничем не отличается от возмещения трат на коммерческом предприятии.

Стоит отметить, что в Налоговом Кодексе также отсутствует информация о лимитах, предусмотренных на частный съем жилья во время пребывания командированного лица. Соответственно данные затраты должны полностью возвращаться сотруднику.

Многих сотрудников государственных предприятий интересует вопрос о том, могут ли предприятием быть востребованы дополнительные документы, подтверждающие факт финансовых расходов на проживание.

Как правило, бухгалтерия не запрашивает подобной информации, если только сотрудник предварительно не договаривался с начальством о самостоятельном заключении договора на аренду жилья.

В данном случае, кроме заверенного нотариально договора, необходимо предоставить документ, подтверждающий факт оплаты. Это может быть расписка (если денежные средства были уплачены наличными) либо банковская выписка в случае перевода.

В этом видео вы найдете пример расчета командировочных расходов.

Форма для приема вопроса, напишите свой

В понятие «командировочные» входит определенный вид расходов, в которые включена и компенсация найма жилого помещения. Допустимые нормы, условия и перечень сопровождающих документов регламентированы в законодательных актах Правительства и письмах Минфина Российской Федерации.

Что говорит закон?

Трудовой кодекс РФ гласит, что в производственную деятельность командировочного входят следующие обязанности:

  • своевременное прибытие на место назначения;
  • результативное выполнение командировочного задания;
  • отъезд в назначенное время;
  • предоставление авансового отчета по возвращению на постоянное место работы.

Трудовой кодекс РФ

Нормативная база

Еще совсем недавно гостиничные счета относились к документам строгой отчетности.

Оформленные бланки по форме № 3-Г однозначно подтверждали оказание услуг по предоставлению жилых помещений в установленный период.

В настоящее время согласно Постановлению Правительства России № 359 от 06.05.2008 г. предприятия гостиничного сервиса вправе индивидуально разрабатывать формы документов, фактически подтверждающие проживание гостей.

Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359

В Положение о командировках предприятия включают следующие вопросы:

  • последовательность процедуры, возмещающей расходы по командировке;
  • границы размеров компенсирования затрат;
  • регламент, определяющий функции сотрудника и администрации фирмы;
  • перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету по командировке;
  • нормы командировочных затрат, которые разрешены на предприятии.

Где можно останавливаться?

Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания:

  • гостиничный номер;
  • служебные квартиры;
  • самостоятельная аренда комнаты;
  • проживание у родственников.

Выбор места расположения зависит от объективных и субъективных причин и носит чисто индивидуальный характер.

Гостиничный номер

Занимая необходимый номер, командировочные вправе пользоваться всем спектром бытовых и коммунальных услуг, предлагаемых сервисом отеля.

Служебные квартиры

Наличие жилой площади, числящейся на балансе организаций, которые вынуждены постоянно приглашать специалистов со стороны, экономически обосновано.

Кроме того, командированным сотрудникам (например, преподавателям высших учебных заведений) гораздо комфортнее и удобнее существовать в жилищных условиях, максимально приближенным к домашним.

Если принимающая сторона располагает служебными или арендованными квартирами, то вопрос проживания в гостинице не возникает.

У родственников

Многие командировочные предпочитают останавливаться у родных и близких.

В этом случае, положительно решаются два вопроса:

  • оптимальное решение бытовых проблем,
  • близкое общение с родственниками, с которыми не очень часто встречаются.

Как оформить продление командировки? Ответ — в нашей статье.

Как оформляется командировка за счет принимающей стороны? Узнайте .

Какие документы потребует работодатель?

Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.

Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.

Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

  • уставные и банковские реквизиты отеля;
  • паспортные данные проживающего;
  • размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
  • срок пребывания;
  • печать и подпись руководителя гостиницы.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.

С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.

Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

Способ проживания Подтверждающий документ Вид оплаты
Номер в гостинице Счет, кассовый чек или приходный кассовый ордер Наличный или безналичный расчет
Служебное жилое помещение Счет, договор на предоставление помещения Безналичный расчет
Комната в аренду от физ.лица Договор аренды, расписка Наличный расчет
Проживание у родственников отсутствует отсутствует

В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.

И если документ составлен согласно правилам бухгалтерского учета, налоговые органы обязаны принимать их во внимание.

Оплата проживания в командировке в 2019 году

Как считать?

Согласно счета на оплату гостиничного номера, расходы по найму жилого помещения принимаются к возмещению полностью.

В Налоговом Кодексе не содержится ограничений по оплате расходов на проживание.

Нормы, условия, лимиты

При проверке налоговые органы могут заинтересоваться расходами на компенсирование стоимости гостиничного номера особой комфортабельности.

Чтобы подобных спорных вопросов не возникало, необходимо в Положении о командировке отдельно прописать какими условиями в гостинице могут пользоваться:

  • простые сотрудники;
  • административно-управленческий персонал предприятия.

Счета за командировочные расходы на жилье рядовых сотрудников, выписанные на сумму сверх положенной нормы, согласно Положению о командировках на предприятии, принимаются к бухгалтерскому учету в полном размере.

В налоговом учете отражаются расходы в пределах нормы.

Пример:

Маркетолог В.И.Иванов был направлен в командировку сроком на три дня, целью которой было заключение договора поставки производственного оборудования. К авансовому отчету по командировке Иванов В.И. приложил документы на оплату гостиничного номера «Люкс» в размере 5600 руб. в сутки. При этом, согласно Положению о командировках, штатные сотрудники среднего звена могут проживать в отелях, стоимость которых не должна превышать 3500 руб. в сутки.

После утверждения авансового отчета сотруднику была возмещена стоимость проживания в размере 16 800 руб.: 5 600 руб/сут.* 3 дня = 16 800 руб.

Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:

  • 3 500 руб/сут * 3 дня = 10500 руб. — максимально разрешенный размер расходов на проживание;
  • 16 800 – 10500 = 6 300 руб. — налогооблагаемая база для расчета НДФЛ и страховых взносов;
  • 6 300 * 13% = 819 руб. — начислен НДФЛ;
  • 6 300 * 22% = 1 386 руб. — страховые взносы ПФР;
  • 6 300 * 5,1% = 321,30 руб. — страховые взносы ФФОМС;
  • 6 300 * 2,9 % = 182,70 руб. — страховые взносы ФСС;
  • 6 300 * 0,7 % = 44,10 руб. — страховые взносы от несчастных случаев на производстве.

Как в табеле отметить командировку? Читайте в нашей статье.

Нужно ли оформлять командировку на 4 часа? Узнайте .

Для чего нужна служебная записка на командировку? Смотрите .

Налоговый учет

Бухгалтерский учет характеризует командировочные затраты как от обычных видов деятельности.

Налоговый учет относит их в группу прочих расходов, при этом они должны быть экономически обоснованными.

Принятые к учету «квартирные» снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
НДС, указанный отдельной строкой в гостиничном счете, правомерно принимается к вычету при расчете налога.

Если есть подтверждающие документы

Если к авансовому отчету приложен весь комплект документов, подтверждающих правомерность проживания, командировочные компенсируются в полном размере без каких-либо ограничений.

Компенсация без подтверждающих документов

Утерянный гостиничный счет не может быть приложен к авансовому отчету по командировке.

Специалисты экономических служб должны подробно ответить на вопрос работника: «Как оплатить без документов?».

Без квитанции организация вправе произвести возмещение проживания командированному сотруднику за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Но уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль на величину компенсируемых сумм без подтверждения проживания фирма не в праве.

Кроме того, на сумму компенсации необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы.

Нюансы расчетов в бюджетной организации

Учреждения бюджетного направления, в основном, имеют некоммерческий характер производственной деятельности и финансируются из бюджетов различного уровня.

Поэтому в приказе на предстоящую командировку сотрудника в бюджетном учреждении, необходимо отметить источник финансирования поездки. В остальном контроль оплаты проживания в командировке в бюджетной организации не отличается от постановки учета в коммерческих фирмах.

В Налоговом Кодексе РФ не отражены границы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения.

Поэтому данная группа затрат, необходимая для улучшения условий проживания командированных сотрудников, полностью компенсируется организацией.

Командировочные расходы: учитываем последние изменения

Л. Ларцева

Журнал «Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение» № 3/2016

Каков порядок направления работников в командировку? В каких размерах возмещаются командировочные расходы? Как отчитаться о произведенных расходах? Как определяется срок командировки? Какие коды видов расходов и КОСГУ применяются в отношении командировочных расходов и как они отражаются в учете?

Командировочные расходы возникают почти в каждом образовательном учреждении. Поэтому изменения в порядке назначения и выплаты этих расходов вызывают большой интерес среди специалистов кадровых и бухгалтерских служб. Стоит заметить, что в 2015 году было отменено командировочное удостоверение, а также изменился порядок установления размеров возмещения командировочных расходов в государственных (муниципальных) учреждениях. В этом году введены новшества, связанные с применением в отношении командировочных расходов кодов бюджетной классификации. В статье рассмотрим правила назначения, выплаты и учета командировочных расходов в свете последних изменений.

Направление работника в командировку

В соответствии со ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).

Стоит отметить, что в командировку могут быть направлены сотрудники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Документальное оформление направления работника в командировку. Согласно п. 3 Положения № 749 работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя. Иными словами, оформляется приказ о направлении работника в командировку. Для этого образовательные учреждения могут воспользоваться формой 0301022 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.02.2004 № 1, либо разработать форму приказа самостоятельно с включением в нее всех обязательных реквизитов.

Оформление каких-либо иных документов при направлении работника в командировку теперь не требуется. Напомним, что ранее составляемые командировочное удостоверение и служебное задание с 08.01.2015 отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Несмотря на это, многие учреждения не торопятся исключать указанные документы из своего документооборота, ссылаясь на удобство и привычность их применения. И они имеют на это право при условии, что формы командировочного удостоверения и служебного задания закреплены локальными актами этих учреждений.

Также теперь необязательно регистрировать работников, выбывших в командировку (прибывших лиц, направленных в командировку другими учреждениями). Соответствующий порядок и формы учета командированных работников утратили силу.

Выдача аванса командируемому сотруднику. Работнику, направленному в командировку, выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749). Способы получения такого аванса могут быть различны:

  • наличными из кассы;
  • на банковскую карту, открытую учреждением для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Открытие таких карт и осуществление операций с их использованием производится в соответствии с разд. V Правил № 10н;
  • на «зарплатную» банковскую карту работника. Возможность применения «зарплатных» карт для оплаты (возмещения) командировочных расходов подтверждается в письмах Минфина РФ от 28.01.2014 № 02-03-09/3057, Письме Минфина РФ № 02-03-10/37209, Казначейства РФ № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013.

Обратите внимание

Выдача аванса (в том числе на оплату командировочных расходов) осуществляется на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).

Размеры возмещения командировочных расходов

В соответствии со ст. 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749 работнику, направленному в служебную командировку, гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение следующих расходов, связанных со служебной командировкой:

  • расходов на проезд;
  • расходов на наем жилого помещения;
  • дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются теперь строго в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ. Данной статьей предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных (муниципальных) учреждениях, определяются:

  • нормативными правовыми актами Правительства РФ в отношении работников федеральных государственных учреждений;
  • нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ в отношении работников государственных учреждений субъектов РФ;
  • нормативными правовыми актами органов местного самоуправления в отношении работников муниципальных учреждений.

Таким образом, теперь учреждения не вправе самостоятельно устанавливать размеры возмещения командировочных расходов в коллективных договорах или локальных нормативных актах.

Приведем в таблице размеры возмещения командировочных расходов, которыми необходимо руководствоваться федеральным государственным учреждениям при направлении своих работников в служебные командировки на территории РФ. Данные размеры установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 (далее – Постановление № 729).

Командировочные расходы

Размер возмещения расходов

Суточные

100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке

Расходы на наем жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение)

В размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки

Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями)

В размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
  • автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа

Расходы, превышающие размеры, установленные Постановлением № 729, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя) возмещаются федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения (п. 3 Постановления № 729).

При направлении работников в служебную командировку на территории иностранных государств возмещение командировочных расходов работникам федеральных государственных учреждений осуществляется в следующем порядке:

  • суточные в иностранной валюте возмещаются в размерах, установленных в приложении 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2005 № 812;
  • расходы на наем жилого помещения возмещаются с учетом предельных норм, установленных в приложении к Приказу Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

Определение срока командировки

Необходимость определения фактического срока нахождения работника в командировке возникает, например, для расчета суммы возмещения суточных. Напомним, ранее основанием для установления срока пребывания в командировке являлись отметки о выбытии (прибытии) командируемого сотрудника, проставляемые в командировочном удостоверении. С отменой такого удостоверения, принципиально изменился подход к определению фактического срока командировки.

При направлении работника в командировку ее продолжительность устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения № 749).

Фактический срок пребывания работника в командировке согласно п. 7 Положения № 749 определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). По мнению ФНС, данные положения могут быть применимы также для любых иных ситуаций, при которых проезд не сопровождается оформлением проездных документов (например, при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора) (Письмо от 24.11.2015 № СД-4-3/20427).

В случае отсутствия проездных документов работник подтверждает фактический срок пребывания в командировке документами о найме жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.

При отсутствии проездных документов, документов о найме жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места командировки).

При подсчете времени нахождения работника в командировке следует учитывать, что днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 4 Положения № 749).

Применение кодов ВР и КОСГУ в отношении командировочных расходов

С 2016 года государственные (муниципальные) учреждения в целях обеспечения сопоставимости показателей при планировании и исполнении бюджетов обязаны вести аналитику планируемых и начисляемых расходов по кодам видов расходов (далее – код ВР), а не как раньше – по кодам КОСГУ (классификации операций сектора государственного управления). В то же время в целях ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и составления бухгалтерской (бюджетной) отчетности детализация расходов по КОСГУ сохраняется. Получается, что теперь учреждению необходимо вести аналитику расходов одновременно и по кодам ВР и по кодам КОСГУ.

Следует отметить, что порядок отнесения командировочных расходов на соответствующие коды КОСГУ в 2016 изменился по сравнению с 2015 годом.

Рассмотрим в таблице, на какие коды ВР и КОСГУ следует относить командировочные расходы в 2016 году в соответствии с обновленными Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.

Наименование командировочных расходов

Код ВР

Код КОСГУ

Выплаты и компенсации работникам командировочных расходов:

  • на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
  • на наем жилых помещений;
  • дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные):
  • иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя

Оплата приобретения билетов для проезда к месту командировки и обратно для командируемых работников по договорам (контрактам)

Оплата найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам)

К сведению

В бухгалтерском (бюджетном) учете код ВР проставляется в 15 – 17-м разрядах номера счета, а код КОСГУ в 25 – 26-м разрядах номера счета.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

При ведении бухгалтерского (бюджетного) учета государственные (муниципальные) учреждения руководствуются Инструкцией № 157н, а также:

  • казенные учреждения – Инструкцией по применению плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н;
  • бюджетные учреждения – Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н (далее – Инструкция № 174н);
  • автономные учреждения – Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н (далее – Инструкция № 183н).

Отметим, что на сайте Минфина размещены Приказы Минфина от 31.12.2015 № 227н «О внесении изменений в Инструкцию № 174н» и № 228н «О внесении изменений в Инструкцию № 183н». Данные приказы еще находятся на регистрации в Минюсте, но уже известно, что предлагаемые ими изменения следует учитывать с 1 января 2016 года.

Поэтому далее приведем бухгалтерские записи, связанные с возмещением работникам командировочных расходов, в соответствии с приведенными выше инструкциями с учетом планируемых в них изменений.

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Выдача денежного аванса на оплату командировочных расходов из кассы

1 208 12 560

1 201 34 610

0 208 12 560

0 201 34 610

0 208 12 000

0 201 34 000

Обеспечение командированного сотрудника денежными средствами, выданными с использованием банковской карты учреждения, предназначенной для расчетов с подотчетными лицами

1 210 03 560

1 304 05 212

0 210 03 560

0 201 11 610

0 210 03 000

0 201 11 000

1 208 12 560

1 210 03 660

0 208 12 560

0 210 03 660

0 208 12 000

0 210 03 000

Выдача аванса для оплаты командировочных расходов на «зарплатную» карту работника

1 208 12 560

1 304 05 212

0 208 12 560

0 201 11 610

0 208 12 000

0 201 11 000

0 201 21 000

Принятие к учету суммы произведенных командировочных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету

1 109 xx 212

1 401 20 212

1 208 12 660

0 109 xx 212

0 401 20 212

0 208 12 660

0 109 xx 212

0 401 20 212

0 208 12 000

Возврат неиспользованного аванса, полученного для оплаты командировочных расходов, в кассу учреждения

1 201 34 510

1 208 12 660

0 201 34 510

0 208 12 660

0 201 34 000

0 208 12 000

Возврат неиспользованного аванса на банковскую карту учреждения, предназначенную для расчетов с подотчетными лицами, через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств

1 201 23 510

1 208 12 660

0 201 23 510

0 208 12 660

0 201 23 000

0 208 12 000

1 304 05 212

1 201 23 610

0 201 11 510

0 201 23 610

0 201 11 000

0 201 23 000

Пример

Сотрудник образовательного бюджетного учреждения отправлен в командировку на территории России на 5 суток. Для оплаты командировочных расходов за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, ему выдан аванс в размере 5 000 руб. Аванс перечислен на банковскую карту, открытую учреждением для обеспечения наличными денежными средствами и осуществления отдельных операций. По возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет с приложением документов на проезд, которые подтверждают срок нахождения его в командировке в течение 5 суток (суточные – 500 руб.), а также произведенные расходы на проезд в сумме 2 000 руб. Кроме этого, к авансовому отчету приложены документы о проживании в гостинице на сумму 2 450 руб. Неиспользованный остаток аванса в размере 50 руб. внесен на банковскую карту через банкомат. Согласно учетной политике учреждения командировочные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг в составе накладных расходов.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:

Наименование операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечисление аванса на оплату командировочных расходов на банковскую карту

4 210 03 560

4 201 11 610

5 000

Получение работником аванса через банкомат с использованием банковской карты

4 208 12 560

4 210 03 660

5 000

Приняты к учету произведенные работником командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета

(500 + 2 000 + 2 450) руб.

4 109 70 212

4 208 12 660

4 950

Возвращен остаток неиспользованного аванса на банковскую карту

4 201 23 510

4 208 12 660

4 201 11 510

4 201 23 610

* * *

Проанализировав последние новшества, связанные с оформлением служебных командировок, а также возмещением командировочных расходов, выделим следующие моменты:

1) процесс документального оформления командировок значительно упростился. При направлении работника в командировку достаточно издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя. Оформлять служебное задание и командировочное удостоверение теперь необязательно. Также работник вправе не составлять по возращении из командировки отчет о проделанной работе. По окончании командировки необходимо представить лишь авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы;

2) возмещение командировочных расходов осуществляется в размерах, установленных постановлениями правительства РФ, а также нормативными актами государственных органов субъектов РФ, органом местного самоуправления. Учреждения не вправе самостоятельно устанавливать локальными актами размеры возмещения командировочных расходов;

3) выдачу работникам аванса на оплату командировочных расходов, а также их компенсацию следует производить по коду ВР – 112 и единому коду КОСГУ – 212. В связи с этим в бухгалтерском учете для отражения расчетов с работниками по возмещению командировочных расходов применяется счет 0 208 12 000.

Приказ Минтруда РФ от 17.09.2015 № 646н «О признании утратившим силу приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 сентября 2009 г. № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

Правила обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), утв. Приказом Казначейства РФ от 30.06.2014 № 10н.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

>Как оформить командировочные расходы в 2019 году

Что относится к расходам на командировку

Большинство обязанностей наемного работника подлежат выполнению непосредственно на его основном месте труда. Однако часто встречаются ситуации, при которых требуется отправить сотрудника в другую местность. Например для сдачи отчетности в вышестоящее ведомство, на прохождение переподготовки или для заключения договора. Независимо от целей командирования затраты на командировочные расходы должны быть оплачены работодателем, а затем отражены в бухучете организации.

Что положено по закону (ст. 168 ТК РФ):

  1. Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
  2. Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути подлежат оплате.
  3. Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан за свой счет оплатить арендованное жилье, а также транспортные издержки работника.
  4. Издержки, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием специалиста вне дома, то есть вне основного места жительства. Такие затраты еще называют суточными.
  5. Прочие расходы. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.

Лимит на командировочные расходы в 2019 году

Продолжительное время в российском законодательстве действовали лимитированные нормы на расходы в командировках. То есть работнику рассчитывался аванс на траты в поездке, исходя из действующих лимитов. Получить возмещение за перерасходованные средства не представлялось возможным.

В настоящее время такие лимиты упразднены. Они сохранились лишь для отдельных государственных служащих федерального уровня. Следовательно, организации теперь самостоятельно определяют предельные суммы.

ВАЖНО! Для бюджетников установлены иные правила. Предельно допустимые суммы для них устанавливает орган местного самоуправления или учредитель. Такие нормы можно обойти, например автономные учреждения могут установить свой лимит, исходя из экономического положения госучреждения, либо доплачивать из средств предпринимательской деятельности. Для казенных и бюджетных типов организаций данного исключения не предусмотрено.

Напомним, что такие ограничения устанавливаются не только на суточные издержки. То есть в период финансового кризиса большинство организаций ввели лимиты и на проживание, и на проезд, что не позволяет сотрудникам производить необоснованные траты.

В то же время в НК РФ установлен лимит налогообложения суточных. Так, для командировочных расходов за границу действует предел в 2500 рублей в сутки, для поездок по нашей стране — 700 рублей в день. То есть суммы, превышающие указанные ограничения, должны быть включены в базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Вариант № 2. Лимитов нет

Если в учреждении не предусмотрены ограничения по ком. расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.

Как правильно спланировать затраты:

  1. Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
  2. Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
  3. Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).

ВАЖНО! Чтобы исключить проблемы с контролерами, разработайте и утвердите положение о командировках в учреждении. А также закрепите в отдельном локальном распоряжении нормы расходов на служебные поездки.

Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми. В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.

Пример заполнения унифицированного документа

Помимо распоряжения о направлении в служебную поездку и выплаты аванса на командировочные расходы, работодатель должен выдать служебное задание. Этот документ содержит перечень обязанностей, которые работник обязан выполнить в поездке. Однако формирование служебного задания не является обязательным. Вполне достаточно перечислить обязанности и цели поездки в приказе.

Еще пару лет назад подтвердить командировочные расходы можно было только специальным документом — командировочным удостоверением. Остальные чеки и квитанции считались второстепенными документами. В настоящее время законодательные нормы изменились. Теперь выписывать специальное удостоверение не требуется. Но многие учреждения продолжают выдавать отмененный бланк. Почему?

Во-первых, действие бланка сохранилось. Чиновники лишь определили, что теперь документ стал необязательным. Однако его можно выдавать на усмотрение руководства компании. Во-вторых, удостоверение позволяет подтвердить суточные расходы. В-третьих, бланк позволяет проставить отметки принимающей стороны. То есть подтвердить, что сотрудник прибыл в место назначения.

Бланк удостоверения можно разработать свой либо использовать унифицированную форму № Т-10 (ОКУД 0301024), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Как отчитаться за командировочные расходы

Понесенные расходы в командировке должен компенсировать работодатель. Конечно, в пределах установленной нормы, с соблюдением целесообразности и обоснованности, а также при наличии подтверждающих документов. Итак, как подтвердить конкретный вид затрат:

  1. Транспорт. Для данной категории затрат подтверждающими документами являются билеты, чеки и квитанции такси, электронные квитанции (например, при оформлении электронного билета).
  2. Жилье. Подтвердить наем жилья может квитанция из гостиницы либо договор найма жилого помещения. Отметим, что при аренде жилища у сторонних лиц необходимо проверить правильность составления договора аренды. Также вам должны выдать на руки чек, квиток или расписку о получении денег в счет оплаты аренды жилья. Неверно оформленные документы не могут быть приняты к учету.
  3. Суточные. Подтвердить данную категорию командировочных расходов специальным документом не получится. Раньше для этого использовалось удостоверение, теперь применять этот бланк не обязательно. Подтвердить количество дней можно по билетам.
  4. Прочие затраты. Чтобы получить возмещение за иные виды трат в поездке, приложите чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы. Отметим, что такие издержки следует заранее согласовать с начальством. В противном случае в их оплате вам могут отказать.

Если вы получили деньги на ком. расходы авансом, то есть подотчет, то по возвращении необходимо заполнить авансовый отчет. К нему приложить все подтверждающие чеки, билеты и квитки и сдать в бухгалтерию.

ВАЖНО! Сдать авансовый отчет необходимо в течение трех дней с момента возвращения из командировки. Исключение: работник заболел сразу после завершения поездки. В таком случае отчитаться за аванс по командировочным расходам следует не позднее 3 дней с даты закрытия листка нетрудоспособности.

Бухгалтер проверит авансовый отчет, проконтролирует подлинность и правильность заполнения подтверждающих документов. По итогам проверки будут проведены окончательные расчеты. Излишки придется вернуть, а перерасход должны доплатить.

Особенности бухучета

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на командировки следует отражать на соответствующем счете:

  • для отражения суточных — 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», по КВР 112 и КОСГУ 212;
  • для отражения иных затрат — по субсчету 0 208 26 000, по КВР 112 и КОСГУ 226.

Новые положения действуют с 2019 года (Приказы Минфина № 132н и № 209н).

Однако если оплату жилья осуществляет сама организация, например между учреждением и гостиницей заключен договор на оказание услуг, то такие затраты отражают на счете 0 302 26 000. А если оплата гостиницы проводится по договору между организацией и гостиницей, но подотчетными деньгами через сотрудника, такие затраты отражаем на счете 0 208 26 000.

Аналогичный порядок предусмотрен и для покупки билетов. Так, к примеру, если работник сам купил билет на поезд (автобус, самолет), то командировочные расходы на транспорт отражаем на счете 0 208 26 000, по КВР 112. Если учреждение заключило договор с транспортной компанией и перечислило деньги за билет с расчетного счета, затраты отражайте на 0 302 22 000, используйте КВР 244. Но если по такому договору заплатил работник подотчетными деньгами, то отразите операцию на 0 208 22 000, КВР 244, КОСГУ 222.

Командировочные расходы бюджетных организаций

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *