Что представляет собой инвентарная карточка? Это своеобразный паспорт объекта, который содержит информацию о месте нахождения основного средства, все сведения об объекте (даты выпуска, капремонта, сведения о перемещениях и т.д.), характеристику объекта. Форма применяется для учета наличия объекта основных средств, а также учета его движения внутри организации. На каждый объект заводится отдельная карточка по учету. Она составляется в бухгалтерии в одном экземпляре.
Карточка по учету основных средств имеет унифицированную форму ОС-6, утвержденную Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7. Изначально карточки открываются на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств и сопроводительных документов в виде технических паспортов, иных документов. Дальнейшее внесение информации в карточку (например, о модернизации основного средства) также осуществляется на основании соответствующих документов.
Предприятия для заполнения карточки по учету часто используют именно унифицированную форму, хотя это не является обязательным требованием – компания вправе использовать для этих целей форму, разработанную самостоятельно. Разработанную форму инвентарной карточки необходимо закрепить в учетной политике компании.
Заполненную инвентарную карточку учета подписывает лицо, ответственное за ее составление, заверять печатью инвентарную карточку не обязательно. По имуществу, которое выбыло, инвентарные карточки продолжают храниться в архиве компании не менее 5 лет.
При проведении инвентаризации на предприятии может выясниться, что по некоторым объектам не заведены инвентарные карточки. Чтобы избежать такой ситуации, можно вести опись инвентарных карточек по учету основных средств. Давайте разберемся, по какой форме можно заполнить опись, какую информацию необходимо отразить в документе.
Опись инвентарных карточек по учету основных средств
Опись применяется для регистрации открываемых инвентарных карточек и ведется в одном экземпляре отделом бухгалтерии предприятия для контроля за ведением и сохранностью инвентарных карточек. Когда в карточке производится запись о выбытии основного средства – опись сдается в архив.
Форма описи карточек по учету основных средств приведена в приложении к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н (утратил силу в связи с изданием приказа от 30.03.2015 № 52н). Приказом № 52н утверждены формы первичных учетных документов, которые применяются органами государственной власти, муниципальными учреждениями, органами местного самоуправления. В приложении к приказу приведена форма описи инвентарных карточек по учету нефинансовых активов. Для составления описи можно использовать форму описи по ОКУД 0504033, приведенную к приказу.
Какую информацию содержит опись инвентарных карточек? В шапке описи необходимо указать период, за который она составляется – даты начала и окончания, название предприятия, структурного подразделения.
Основная часть описи инвентарных карточек состоит из таблицы и содержит следующую информацию:
-
Номер инвентарной карточки;
-
Инвентарный номер;
-
Наименование объекта;
-
Дату выбытия основного средства;
-
Номер журнала операций.
Опись должна быть подписана исполнителем с указанием должности и расшифровкой подписи. Организация вправе использовать унифицированные формы или разработать удобную для себя форму описи, добавив или удалив ненужную информацию в документе.