Образец заполнения командировочного удостоверения

Можно ли не применять командировочное удостоверение?

До 2015 года командировочное удостоверение было обязательным документом, если оформлялась командировка сотрудника. Оно служило для определения сроков пребывания в поездке, а также подтверждало период начисления суточных.

С 2015 года его, а также несколько других бланков, признали необязательными к использованию.

Теперь заполнять удостоверение нужно только в том случае, если это прямо указано в учетной политике, в положении о командировках, либо в прочих локальных актах компании. При его отсутствии, сроки поездки можно подтверждать билетами, чеками из гостиницы, служебной запиской и прочими бумагами.

Оформление командировки теперь основывается на составлении приказа на командировку, на основании которого уже заполняется командировочное удостоверение. Для него существует унифицированная форма Т-10, подготовленная Госкомстатом. Она может заполняться вручную на распечатанном бланке, либо на компьютере при помощи специальных программ.

После проставления всех подписей и печатей, документ передается работнику. Он действителен при предъявлении его вместе с паспортом либо другим документом, подтверждающим личность и указанным в бланке.

Вместе с удостоверением может оформляться служебное задание (оно также теперь не является обязательным). В нем проставляются указания, которые сотрудник должен решить во время поездки, а также работнику в нем нужно отразить отчеты об их исполнении. Организация может разработать свой бланк и объединить командировочное удостоверение и служебное задание в один документ.

Внимание! После возврата из поездки, работник должен заполнить авансовый отчет, приложить к нему проштампованное за время поездки удостоверение, и передать их в бухгалтерию вместе с подтверждающими расходы документами.

Командировочное удостоверение: образец заполнения формы Т-10

Рассмотрим, как правильно заполняется форма командировочного удостоверения.

Лицевая сторона

Оформление бланка начинается с указания полного либо сокращенного названия компании, и в графе справа — кода в справочнике ОКПО.

Далее в следующие графы записывается очередной номер удостоверения, а также дата его заполнения. Под этим номером документ необходимо также зарегистрировать в журнале, если его ведение предусмотрено действующими локальными актами.

Следующем этапом записываются полные Ф.И.О. сотрудника, его номер согласно табелю, занимаемая должность и наименование подразделения, где он работает.

После этого следуют графы, в которые записывается информация о принимающей стороне. Обычно, здесь записываются название страны, города, а также компании, в которую едет работник. Если наименование фирмы на момент поездки неизвестно (к примеру, поездка производится с целью поиска новых клиентов), то можно указать только страну и город.

На основании данных, которые внесены в приказ на командировку, либо в служебное задание, в документе указывается цель поездки, количество дней, отводящихся на поездку, а также даты ее начала и завершения.

Форма Т-10 обязательно должна содержать сведения о документе, подтверждающем личность — его серию, номер, место выдачи.

Полностью оформленный документ подписывает руководитель компании, а также здесь ставится фирменная печать, если она используется.

Оборотная сторона

Ниже, либо на оборотной стороне бланка, располагаются графы, где принимающая организация должна проставить отметки о прибытии и выбытии командируемого. При этом должны быть указаны город, дата приезда либо отъезда, а также должность и личные сведения о сотруднике, который проставил отметку. Если компания использует печать, то на документе также нужно проставить ее оттиск. Оттиск должен быть четким и хорошо читаемым.

Если у работника несколько мест командировки, то при проставлении отметок принимающих компаний необходимо соблюдать последовательность записей, чтобы в дальнейшем можно было проследить цепочку прибытий и отправлений.

Внимание! В командировочное удостоверение можно вносить исправления, например, при продлении командировки. Но это необходимо делать аккуратно. Предыдущая запись прочеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ее, а сверху указывается новая информация. После этого исправления заверяются подписью лица и печатью.

Сопутствующие документы

Помимо командировочного удостоверения может применяться следующие документы:

• Служебное задание — этот документ не обязателен к оформлению. Но многие компании до сих пользуются им — в бланке записывается задание, которое должен выполнить сотрудник в поездке, а он сам там же отчитывается о его выполнении;
• Отчет о проделанной работе — применяется, если не используется служебное задание. В нем работник описывает процесс выполнения данных поручений;
• Авансовый отчет АО-1 — служит для отчета работником о произведенных им расходах, путем приложения подтверждающих документов. Суточные при командировках не подлежат отчету — их просто необходимо вписать, в зависимости от суточной нормы и количества дней поездки;
• Документы, которыми можно подтвердить найм помещения для проживания во время командировки — квитанция либо счет из гостиницы с указанием всех необходимых сведений, либо договор найма квартиры либо дома;
• Документы, которые подтвердят затраченные суммы на проезд — бумажные и электронные билеты, посадочные талоны, квитанция за белье в поезде и т. д.;
• Чеки либо квитанции за услуги такси;
• Документы по прочим расходам — чек из камеры хранения, квитанция за услуги связи и т. д.;
• Служебная записка с чеками на ГСМ, если работник ездил на собственном либо служебном транспорте;
• Служебная записка, если у работника отсутствуют документы на подтверждение проживания, либо проезда, или же и те, и те.

Порядок заполнения

Отмена командировочных удостоверений никак не сказалось на порядке его заполнения. Бланк удостоверения или унифицированной формы Т-10 заполняется с двух сторон.

1. Заполнение начинается с внесения сведений о наименовании организации и восьмизначного кода ОКПО.

2. Далее присваиваем документу номер и дату.

3. Записываем фамилию, имя, отчество командируемого работника и его табельный номер.

4. Вносим сведения о структурном подразделении и должности командируемого.

5. Указываем, куда командируется сотрудник.

6. Прописываем цель его командирования.

7. Указываем количество календарных дней командировки и период поездки по датам.

8. Прописываем паспортные данные сотрудника.

9. Далее подписываем командировочное удостоверение у руководителя предприятия.

После подписи первого лица переходим к заполнению оборотной стороны бланка.

10. В левой верхней части документа, в графе «Выбыл из», указываем наименование населенного пункта и название собственной организации. Ставим дату, когда работник должен уехать в командировку, подписываем и заверяем печатью предприятия.

11. Прибыв в место командирования, работник должен отметить в бланке формы свой приезд. Для этого он идет в одел кадров той организации, в которую его направили, и просит кадровика сделать ему отметку о прибытии аналогичным порядком, который описан в пункте выше.

12. Когда настанет время возвращаться, работнику необходимо поставить отметку в своем командировочном удостоверении об убытии.

13. По возвращению на работу сотрудник сдает документ в свой отдел кадров, где ему сделают отметку о прибытии и окончании командировки.

Заполненный образец командировочного удостоверения

Командировочное предписание – бланк

Заполнить образец командировочного удостоверения, форму Т-10 скачать можно ниже, работодатель вправе на бланке собственной разработки или унифицированном. Документ Госкомстата утвержден в Постановлении № 1 от 05.01.04 г. Оформлением как правило занимается работник кадровой службы работодателя. Основанием для заполнения удостоверения служит приказ руководителя.

Действующий бланк представляет собой форму на двух листах. Первая (лицевая) сторона предназначается для внесения данных перед отправлением сотрудника в поездку. Здесь приводятся общие сведения о работодателе, информация о командированном лице, а также о месте, сроке и целях командировки. Дополнительно указываются данные об удостоверяющем личность командированного лица документе. Заверяет форму руководитель компании.

Вторая (оборотная) сторона бланка заполняется в ходе командировки и сразу по возвращении из нее. Исключение – отметка о выбытии из организации, проставляемой непосредственно перед поездкой. Если работник командируется для посещения нескольких предприятий, рекомендуется в каждом из них предъявлять удостоверение для проставления дат прибытия/выбытия. Должностное лицо при этом заверяет достоверность данных подписью и печатью. На дату возвращения в свою организацию командированный возвращает удостоверение кадровику для окончательной отметки о прибытии.

Как заполнять командировочное удостоверение – образец внесения данных

Заполнить бланк кадровик может как вручную, так и на компьютере. В любом случае все подписи необходимо проставлять лично, без использования компьютерных методов или факсимиле. Если предприятие небольшое и отдельного кадрового работника в штате нет, допускается составление удостоверения главбухом или директором компании. Далее посмотрим подробнее, какие данные и куда именно вносить.

Какие сведения обязательны к заполнению в командировочном удостоверении ф. Т-10:

• Шапка документа – здесь указывается название работодателя, его код по ОКПО. Обязательно приводится порядковый № и дата удостоверения.
• Данные о сотруднике – здесь вносится ФИО (полностью) физлица, указывается, в какой должности и в каком структурном подразделении работает человек в организации.
• Данные о планируемой поездке – в этом разделе приводится основная информация о предстоящей командировке. А именно следует указать, куда командируется специалист (название страны, города и предприятия); на какой период (данные приводятся в календарных днях, время в пути не учитывается); для каких задач – цель переносится из распоряжения (приказа) руководства или служебной записки. Срок также необходимо прописать в конкретных датах – «с» и «по», а при отсутствии информации о принимающей стороне вносить наименование организации не требуется.
• Данные о подтверждающем личность командированного лица документе – обычно здесь приводится № и серия паспорта.
• Заверение удостоверения – подписывает документ руководитель компании-работодателя. Обязательно приводятся его должность и расшифровка личной подписи. При наличии у предприятия печати ставится оттиск.
• Данные о пунктах назначения в поездке – направляющая сторона отмечает факт выбытия командированного работника путем проставления календарной даты, подписи и печати фирмы.
  сле этого кадровик передает удостоверение сотруднику для направления в поездку. В командировке специалист последовательно предъявляет форму для соответствующих отметок в каждом из мест посещений. Здесь свои записи вносит каждая из организаций, где побывал работник. По возвращении удостоверение сдается обратно кадровику, который проставляет окончательную отметку о прибытии сотрудника.

Обратите внимание! Если предприятие применяет в документообороте командировочные удостоверения, для учета последних используется специальный журнал. Составить такой документ можно в произвольной форме с указанием, кому, когда и для какой поездки выдано удостоверение.

Командировочное удостоверение – образец заполнения

Для наглядности рассмотрим, как можно заполнить удостоверение на предстоящую служебную поездку для работника. Предположим, организация направляет в командировку менеджера для заключения ряда торговых контрактов. В шапке документа указывается наименование предприятия – ООО «Цифровые системы», код по ОПКО 48523075. Затем форме присваивается порядковый номер по командировочным удостоверениям и дата – № 41 от 14.05.18 г.

Далее в строке с данными о работнике указывается его ФИО и должность – менеджер Иванов Сергей Степанович, подразделение – основное. После чего приводится информация о сроке и месте командировки – с 15.05.18 г. по 18.05.18 г., г. Москва. Общее число дней поездки – 4 дня (календарных). Сведения о паспорте берутся из личного дела сотрудника. Наконец документ подписывает директор фирмы, а на обороте ставится отметка о выбытии от 15.05.18 г.

Работник собирается посетить несколько организаций. К примеру, это ООО «Сигма»; ООО «Техника-плюс»; ООО «Компьютер-сити» и ООО «Робототехника». На второй странице необходимо проставить отметки о посещении в каждой из этих компаний. Если принимающая фирма отказывается отмечать прибытие и выбытие командированного лица в удостоверении, это не будет рассматриваться как нарушение в оформлении формы. Поскольку, как уже сказано выше, официального действия документ более не имеет.

Как правильно заполнить командировочное удостоверение

Форма Т-10 представляет собой документ, задача которого удостоверять период времени нахождения сотрудника в служебной командировке. Важным условием является заполнение в документе формы Т-10 как времени прибытия в пункт направления, так и времени убытия. При этом в том случае если по роду командировки сотрудник организации обязан посетить несколько пунктов назначения, в документе обязательно указывается название место пребывания по отдельности.

После прибытия сотрудника, в каждом пункте назначения в обязательном порядке делаются специальные отметки. Указывается точное время прибытия, а также время отправления из пункта, в заключении ставится подпись должностного лица, уполномоченного кадрового сотрудника. Обязательным также является наличие административной печати организации (компании, предприятия), куда совершался визит.

Выписывается удостоверение специалистом кадровой службы организации. Количество экземпляров составляет один, который и выдается на руки командированному сотруднику. Основанием для выдачи служит распоряжение по организации, относительно направления в служебную командировку (формы Т-9).

Заполнение документа предусматривает указание:

— паспортных данных командируемого сотрудника;
— пунктов прибытия, с обязательным указанием точного времени посещения (в этом случае время указывается с некоторым технологическим запасом);
— изложение цели визита, которую преследует служебная командировка;
— обязательно указать должность, квалификацию командируемого.

Заполнение формы может вызвать трудности только в том случае, если некорректно будут указаны данные, а именно перепутаны Ф.И.О., инициалы сотрудника, неправильно указано время пребывания в командировке и другое. По этой причине заполнение документа данной формы следует доверить квалифицированному кадровому работнику, обладающему достаточным опытом.

Возвратившись назад из служебной командировки в свою организацию, сотрудник (как подотчетное лицо) обязан составить авансовый отчет. Авансовый отчет представляет собой документ формы АО-1. К нему при оформлении также прилагается ряд документов, подтверждающих произведенные в ходе служебной командировке расходы. После согласования документа с кадровой службой организации он в кратчайшие сроки передается в бухгалтерию.

Командировочное удостоверение

Документ, отражающий все основные сведения, связанные со служебной командировкой именуется командировочным удостоверением. Его функциональное назначение заключается в подтверждении переданных работнику на время командировки полномочий, а также в подтверждении факта пребывания работника в местах командирования (посредством простановки соответствующих отметок на оборотной стороне бланка).

Образец заполнения
командировочного
удостоверения

Оформляется командировочное удостоверение работником кадрового отдела (в соответствии с приказом о направлении в командировку ), подписывается руководителем организации и передается командируемому лицу. На предприятии также должен вестись специальный журнал (на основании Методических рекомендаций ВНИИДАД 2002 г.), в котором фиксируются сведения о работниках, убывающих в командировки, с указанием времени отъезда и прибытия.

В качестве бланка командировочного удостоверения рекомендуется использовать унифицированную форму № Т-10.

Заполнение формы может осуществляться от руки или на компьютере. Исправление допущенных в командировочном удостоверении ошибок происходит путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Сделанные исправления обязательно должны быть подтверждены подписями соответствующих должностных лиц.

Оборотная сторона бланка заполняется работником непосредственно в процессе командировки, путем проставления в организациях, куда направляется командируемый, отметок о времени прибытия и выбытия. Данные отметки должны быть обязательно заверены печатью и подписью ответственного должностного лица принимающей стороны, так как в дальнейшем на их основании и будет подтверждаться факт нахождения работника в командировке.

По возращении из командировки, работник передает заполненное командировочное удостоверение в бухгалтерию (вместе с заполненным авансовым отчетом и другими оправдательными документами), для дальнейшего учета понесенных организацией расходов.

Бланк командировочное удостоверение по форме Т-10

Командировочное удостоверение – документ, подтверждающий факт нахождения работника по командировочному месту назначения. Наряду с этим документом обычно оформляется служебное задание и приказ на командировку. Также необходимо вести учёт всех командировочных удостоверений в предназначенном для этого журнале регистраций.

Отмена командировочных удостоверений. Постановлением Правительства РФ от 29.12. отменено обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания .

Когда сотрудник прибывает по месту назначения командировки, он предъявляет служебное удостоверение для его заполнения с обратной стороны, где каждая организация указывает своё наименование, дату прибытия / отбытия сотрудника, а также ставит подпись и печать.

По возвращении из командировки сотрудник должен сдать заполненное командировочное удостоверение, а также авансовый отчёт с документами, подтверждающими командировочные расходы, на сумму которых впоследствии можно уменьшить налоговую базу при расчёте налога на прибыль организаций.

Заполнение формы Т-10

Командировочное удостоверение по форме Т-10 – это двухсторонний бланк, на одной стороне которого содержится общая информация о командировке и командируемом сотруднике, а на другой стороне – наименования, подписи и печати организаций, в которых он побывал во время поездки.

Вверху указывается наименование организации или ИП, номер документа и дата его составления.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Далее сведения о работнике: ФИО, должность, структурное подразделение и табельный номер в соответствии со штатными документами.

Строка «Командируется в». Указывается место назначения командировки (страна, город, населённый пункт, наименование организации).

Ниже – цель и продолжительность командировки согласно служебному заданию. Первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.

Затем указываются данные паспорта или документа, его заменяющего.

Форма Т-10 подписывается руководителем организации.

Командировочное удостоверение образец

Командировка и командировочные расходы

Командировкой считается рабочая поездка сотрудника, оформленная приказом по установленной форме, в другой географический пункт. Стоит отметить, что понятие командировки относится только к тем работникам, которые большую часть времени трудятся на стационарном месте работы, а если смысл работы сводится к постоянным разъездам, это не будет считаться командировкой.

Первым и последним днями командировки считаются день отбытия и приезда транспорта (автобуса, теплохода или другого), на котором перемещается командированный сотрудник.

Заполнение формы

В процессе поездки сотрудник несет определенные расходы. Согласно Трудовому Кодексу организация должна компенсировать их ему. К ним относятся проезд, оплата проживания, суточные, сотовая связь, оплата визы и прочие.

Закон не ограничивает размер суточных, но малый бизнес обычно обходится суммой семьсот рублей, так как все что выше этой суммы облагается НДФЛ. Если этот лимит превышен, то расчет налога ведется на ближайшую дату выдачи сотруднику зарплаты и перед этим должен быть учрежден авансовый отчет. Это связано с тем, что работник во время командировки мог потратить как больше выданной подотчет суммы, так и не до конца ее израсходовать.

До отмены удостоверений процедура оформления рабочей поездки выглядела так:

1. Создавалось служебное задание (Т-10а) с основными параметрами (цель, место, даты).
2. На его основании руководитель оформлял приказ, которым подчиненному предписывалось отправляться к месту выполнения задания.
3. Затем выдавалось командировочное удостоверение, по которому бухгалтер выделял деньги подотчет.
4. По возвращении работник отчитывался за деньги с помощью авансового отчета (сдается в течение 3 дней по прибытии) и подтверждающих расходы квитанций. А за проделанную работу с помощью отчета о командировке и записей о прибытии-выбытии в удостоверении.

По сути многие параметры дублируются в этих формах, что вероятно послужило причиной для их упразднения.

Как заполнить командировочное удостоверение: образец

Командировочное удостоверение представляет собой первичный документ с общей информацией о перемещениях командировочного лица, удостоверенный соответствующими должностными лицами. Начиная с 1 апреля 2004 оно заполнялось по форме Т-10. Но с 8 января 2015 правительство избавило бизнес от необходимости использовать эту форму в документообороте. Вместе с ним были отменены и служебное задание и отчет о командировках. Отныне командировочное удостоверение больше не может использоваться для подтверждения командировочных расходов.

Тем не менее, если на то есть причины, то организация может продолжать ее использовать. Это нужно прописать в соответствующем внутреннем акте предприятия. Например, в распространенном «Положении о командировках». Также организация может изменять реквизиты в этой форме в случае необходимости.

Выдачей данного документа командированному могут заниматься разные сотрудники (кадровик, бухгалтер, секретарь, менеджер и другие). Руководителю имеет смысл назначить приказом ответственного за выдачу удостоверения. Лучше, если это будет сотрудник, заинтересованный в получении данных из удостоверения. Например, кадровик, который ведет учет рабочего времени.

Заполненная форма выглядит следующим образом:

Лицевая сторона

В первой части отражаются следующие подробности:

• название и некоторые реквизиты организации
• город и организация, куда направляется работник
• ФИО командировочного, серия и номер паспорта, должность, подразделение, где он трудится и цель его поездки
• с какого числа начинается и заканчивается командировка, а также ее общая продолжительность
• ОКПО – это номер, присваиваемый организации Росстатом
• ОКУД – код данной формы в классификаторе бухгалтерской документации
• номер документа это номер записи в журнале и дата этой записи
• табельный номер – этот уникальный номер выделяется каждому работнику и после его увольнения нигде больше не используется

Возможны случаи, когда служащего отправляют сразу в несколько мест, но в шапке формы предусмотрена строка только для одного пункта назначения. В такой ситуации нужно самостоятельно добавить необходимое количество строк в форме для каждой организации. Это можно было делать еще до отмены командировочных удостоверений, ведь согласно ФЗ о бухучете и письмам Роструда изменять первичку по необходимости является правом фирмы.

Во второй части (на оборотной стороне) формы ставятся отметки с датами о выбытии-прибытии работника с соответствующими подписями отправляющей и принимающей сторон.

Оборотная сторона

Документ может также заверяться печатью (если она используется).

В случае если будут допущены ошибки в командировочном удостоверении, это будет внутренним делом организации. Контролирующие органы больше не вправе спрашивать этот документ.

Как оформить командировку без применения командировочного удостоверения

В текущий момент для оформления командировки достаточно только приказа руководителя (Т-9) и авансового отчета по прибытии (форма N АО-1).

Командировка

В случае, если организация решила больше не пользоваться упраздненными формами, то нужно зафиксировать отказ от командировочных удостоверений. Из локального акта, каким может быть «Положение о командировках», следует убрать все упоминания об этих формах. И соответственно прописать, что теперь для всех этих целей используется приказ о направлении служащего в командировку. Но так как в приказе нет строки о цели поездки, то организацией следует самостоятельно разработать и утвердить модифицированную форму Т-9, где будет предусмотрена эта особенность (для большинства первичных документов это допустимо).

Также в локальном акте нужно зафиксировать размер суточных, порядок признания и возмещения расходов. В том числе и как должна подтверждаться поездка работника на своей машине.

Информация о выбытии сотрудника в рабочую поездку ранее упоминалась в специальном журнале, где была особая графа для номера удостоверения. Теперь там можно ставить прочерк или не заполнять вовсе.

Как подтверждать расходы в 2017 году

Служебную поездку нужно подтверждать проездными билетами (например, авиабилеты, билеты на поезд и прочие) к пункту назначения и обратно. Если работник их потерял, то следует обратиться в транспортную компанию для получения копии. Также нужны все чеки и квитанции на гостиницу, съем квартиры, оплату связи и остальные расходы.

В случае когда служащий отправился в командировку на своем авто, то по приезду обратно ему нужно подать служебную записку с датами прибытия-выбытия и подтверждающие документы (кассовые чеки на ГСМ, парковочная квитанция, путевой лист и прочее).

Обоснование расходов для целей налогообложения

В настоящее время нужны только соответствующие квитанции и авансовый отчет для подтверждения расходов. Если нет квитанций, то придется на эти суммы начислить НДФЛ. Что касается командировочных удостоверений, то суды и раньше признавали, что они не нужны, так как нет такого требования в Налоговом Кодексе.

По страховым взносам ситуация аналогичная. Если есть все чеки, то они не начисляются. До 2015 удостоверение требовалось прилагать к авансовому отчету и могли возникнуть сложности, если его нет.

При расчете базы по налогу на прибыль командировочные признаются расходами, связанными с производством и реализацией. Эти расходы принимаются к учету на дату принятия авансового отчета. До 2015 года удостоверения были нужны для включения командировочных в состав расходов.

Все расходы на поездку должны быть обоснованы экономически. Для этого достаточно, чтобы цель поездки, указанная в приказе, была направлена на получение дохода. Налоговики до 2015 года сами признавали, что в этом плане приказ и командировочное удостоверение по сути дублируют друг друга.

Таким образом, закон однозначно позволяет обойтись без командировочных удостоверений. И это серьезно упрощает документооборот, особенно для малого бизнеса. Но для более крупных предприятий может быть полезным сохранить эту форму для более полного контроля над перемещениями персонала.

>Командировочное удостоверение. Форма № Т-10