2.4.11. Расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ в состав прочих относятся следующие расходы: — на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта); — на компенсацию за использование в служебных целях личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Прежде всего, отметим, что такого понятия, как служебный транспорт, действующее законодательство не содержит. Как правило, этот термин обозначает транспорт, используемый для осуществления управленческих функций. В основном к служебному транспорту относятся легковые автомобили, автобусы и микроавтобусы, осуществляющие функции перевозки пассажиров, а также железнодорожные, воздушные и иные виды транспорта, принадлежащего предприятию и используемого для служебных целей. Что касается документального подтверждения произведенных расходов по содержанию служебного транспорта, ФАС СЗО в Постановлении от 21.03.2005 N А56-15495/04, например, признал таковыми приказы об утверждении маршрутов движения, ежемесячные отчеты о выполнении служебных заданий на основании путевых листов. Отметим, что по данной статье к затратам можно относить оплату стоянки служебных автомобилей, в том числе арендованных. Аналогичный вывод изложен в Постановлении ФАС СЗО от 23.12.2005 N А56-5298/2005. Однако для правильного оформления данных затрат рекомендуется взаимоотношения с предприятием, содержащим автостоянку, оформить в виде письменного договора на оказание услуг с формулировкой «за услуги по содержанию автомобиля N… на автостоянке предприятия «…». Кроме того, предприятие должно подтвердить необходимость содержания автотранспорта, в том числе арендованного, на платной стоянке (например, у предприятия нет собственного гаража или стоянки). Возмещение указанных расходов работнику является обязанностью работодателя. Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В целях налогообложения прибыли компенсация учитывается в составе расходов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные нормы были установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В соответствии с указанным Постановлением установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией: — по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц; — по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц; — мотоциклы — 600 руб. в месяц. Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях установлены Письмом Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок». В соответствии с указанным Письмом при выплате компенсаций необходимо учитывать следующее: — основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы); — выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями; — в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов; — компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце; — за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. Кроме того, необходимо учитывать, что для включения затрат на возмещение работнику расходов по использованию автомобиля в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения прибыли, необходимо, чтобы они соответствовали общим критериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ. Практика применения принципа экономической обоснованности 1. Затраты общества по оплате услуг за платную парковку арендованного автомобиля являются экономически обоснованными, поэтому учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль (Постановление ФАС СЗО от 23.12.2005 N А56-5298/2005). По результатам проверки налоговый орган привлек общество к ответственности по ст. 122 НК РФ за неполную уплату налога на прибыль. Основанием для принятия решения послужил вывод о том, что общество необоснованно отнесло на расходы, уменьшающие сумму доходов от реализации, затраты по оплате услуг за платную парковку арендованного автомобиля, т.к. согласно договору аренды обязанность общества по такому хранению отсутствовала. Суды первой и апелляционной инстанций, исследовав представленные в дело документы, установили, что в проверяемом периоде общество на праве аренды владело автомобилями и в целях обеспечения сохранности помещало их на платную автостоянку. Факт оказания услуг по хранению автотранспорта на платной стоянке и оплаты за оказанные услуги подтверждается имеющимися в материалах дела договорами на аренду машино-места, актами сдачи-приемки оказанных по названным договорам услуг, платежными поручениями. Использование арендованных автотранспортных средств в производственных целях также подтверждается материалами дела — приказами генерального директора общества, путевыми листами, договорами поставки и аренды склада. Подлежит отклонению как несостоятельный довод налоговой инспекции о том, что договорами аренды автотранспортных средств не предусмотрена обязанность арендатора осуществлять парковку арендованных автомобилей на платной стоянке. Пунктами 1.6 и 3.3 вышеназванных договоров аренды предусмотрено, что арендатор обязан поддерживать надлежащее техническое состояние транспортного средства, включая регулярное осуществление нормативного технического обслуживания, текущего и капитального ремонта и обеспечение арендованного транспортного средства необходимыми запасными частями, комплектующими и иными принадлежностями, а также несет расходы по содержанию транспортного средства и расходы, связанные с его эксплуатацией. Аналогичное положение содержится и в ст. 644 ГК РФ, в силу которой арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Если иное не предусмотрено договором аренды, арендатор несет также расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование (включая страхование своей ответственности), а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ). Собственные охраняемые места стоянки у заявителя отсутствовали. Таким образом, суды сделали обоснованный вывод о том, что общество в проверенном периоде правомерно в целях налогообложения прибыли включало расходы на стоянку служебных автомобилей в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, как расходы на содержание служебного автотранспорта.

Какую норму применить

Не вызывает сомнений утверждение, что расходы на приобретение топлива признаются в налоговом учете. Но не всегда для целей налогообложения прибыли их можно квалифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Например, затраты на покупку топлива для техники и грузовых автомобилей, используемых в организациях для обеспечения производственного процесса, являются материальными расходами и учитываются в соответствии со ст. 254 НК РФ. Они могут быть отнесены как к прямым, так и к косвенным расходам. Свой выбор с учетом положений ст. ст. 318 — 319 Кодекса налогоплательщику следует зафиксировать в учетной политике для целей налогообложения.

Практически у каждой организации есть легковые автомобили, которые эксплуатируются в производственных или управленческих целях. В частности, на служебном транспорте руководство фирмы ездит на деловые встречи или в госорганы, бухгалтер в банк. Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов для служебных автомобилей считаются косвенными и учитываются в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Расходы на мойку автомобиля, его ремонт, парковку, аренду (если автомобиль арендован) и другие аналогичные затраты также уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Однако не во всех случаях они отражаются в налоговом учете как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Так, затраты на ремонт учитываются по правилам ст. 260 Налогового кодекса. Они рассматриваются как прочие расходы организации и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором были осуществлены, в размере фактических затрат. Доходы налогоплательщика уменьшают и затраты на ремонт арендуемых транспортных средств. Причем в договоре (соглашении) между арендатором и арендодателем не должна предусматриваться обязанность последнего возмещать такие затраты.

Сумма арендной платы, уплачиваемая по договору аренды автомобиля, признается в налоговом учете на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. И неважно, у кого арендуется автомобиль — у физического или у юридического лица.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта является открытым. В целях налогообложения прибыли можно учесть и иные виды расходов, связанные с содержанием служебного транспорта, если они экономически обоснованны и документально подтверждены. К примеру, расходы на техосмотр экономически обоснованны, поскольку без прохождения этой процедуры невозможна эксплуатация транспорта. Организация и проведение государственного технического осмотра транспортных средств регламентируются Приказом МВД России от 15.03.1999 N 190.

Затраты на мойку автомобиля в специализированных помещениях также экономически обоснованны (см. Письмо Минфина России от 20.06.2006 N 03-03-04/1/530). В налоговом учете они отражаются в составе расходов на содержание служебного транспорта, то есть согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. К экономически обоснованным затратам, которые включаются в расходы на основании этой нормы, относится и оплата стоянки.

Нередко организации используют служебный транспорт для доставки сотрудников к месту работы и обратно. Причем такое условие указывается в трудовых и (или) коллективном договорах. Можно ли признать в налоговом учете расходы на содержание транспорта в этом случае?

По мнению Минфина России, ответ на вопрос зависит от того, могут ли сотрудники добраться до офиса общественным транспортом. Если такая возможность есть, то затраты по доставке работников в черте города не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Эти разъяснения приведены в Письме финансового ведомства от 04.12.2006 N 03-03-05/21. В этом же Письме сказано, что данные расходы организация вправе признать в налоговом учете, если они обусловлены технологическими особенностями производства и предусмотрены в трудовых (коллективных) договорах. Дело в том, что такие исключения из общего запрета на признание расходов по оплате проезда и доставке сотрудников содержатся в п. 26 ст. 270 НК РФ. Причем исходя из буквального прочтения данной нормы два указанных исключения являются самостоятельными основаниями, позволяющими признать расходы на доставку сотрудников.

Тем не менее Минфин России не принял во внимание факт включения в трудовые (коллективный) договоры обязанности по доставке сотрудников. Видимо, основной причиной для вывода, заявленного в Письме, послужила экономическая необоснованность затрат на доставку при наличии маршрутов городского транспорта. Хотя, по мнению автора, для подтверждения оправданности затрат возможность добраться до офиса на общественном транспорте не всегда является определяющей. Если трудовые и (или) коллективные договоры содержат соответствующую запись, то у организации есть основания для признания в налоговом учете таких расходов.

Каким документом подтвердить

Прежде чем рассматривать особенности оформления отдельных видов затрат, остановимся на общих правилах документального подтверждения расходов. О том, какие затраты являются документально подтвержденными, говорится в ст. 252 Налогового кодекса. Это расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, или документами, косвенно подтверждающими произведенные затраты.

В ст. 313 НК РФ установлено, что данные налогового учета подтверждаются:

  • первичными учетными документами (включая справку бухгалтера);
  • аналитическими регистрами налогового учета;
  • расчетом налоговой базы.

Для целей налогообложения прибыли термин «первичные учетные документы» используется в том значении, которое определено в законодательстве о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФ). Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции организация обязана оформлять оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами. Эти документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В документах, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, обязательно указываются:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Первичные учетные документы, составленные исходя из этих требований, являются подтверждающими для налогового учета. Таким образом, все затраты, о которых речь шла выше, должны быть подтверждены документами, удовлетворяющими указанным требованиям.

Расходы на ГСМ

Наиболее распространенный способ покупки организациями бензина — приобретение на АЗС талонов или топливных карт, которые бывают «рублевыми» или «литровыми». По договорам, заключенным с АЗС, право собственности на топливо переходит в момент заправки автомобиля водителем или оплаты и передачи талонов покупателю. В последнем случае затраты признаются в налоговом учете только после фактического использования талонов (карт).

По итогам месяца АЗС передает организации акт о количестве отпущенного топлива. Акт вместе с документами на оплату бензина будет подтверждать факт приобретения топлива.

При покупке бензина за наличные подтверждающими документами служат кассовый чек и авансовый отчет, которые водитель передает в бухгалтерию.

В Положении по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденном Постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 30.07.1993 N 745, установлены реквизиты, которые должен иметь кассовый чек. Перечислим их:

  • наименование организации (индивидуального предпринимателя);
  • идентификационный номер организации (индивидуального предпринимателя);
  • заводской номер ККМ;
  • порядковый номер чека;
  • дата и время покупки (оказания услуги);
  • стоимость покупки (услуги);
  • признак фискального режима.

В Письме Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ от 28.11.1994 N АО-7-272 этот перечень расширен. В п. 35 Приложения N 3 к Письму разъяснено, что кассовый чек, в частности, содержит информацию о сумме покупки, марке и количестве отпущенных нефтепродуктов. В противном случае к кассовому чеку должен прилагаться товарный чек с указанием цены и вида топлива. При отсутствии в чеках обязательных реквизитов или невозможности их прочтения они не могут служить оправдательными документами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли.

Обратите внимание: в некоторых моделях ККТ используется метод термопечати, который формирует неустойчивые оттиски платежных документов. Со временем краска на таких чеках выцветает, и информация становится недоступной. В результате при проведении налоговой проверки организация не сможет документально подтвердить произведенные расходы. Чтобы этого не произошло, целесообразно иметь товарные чеки с соответствующими реквизитами или сделать копии таких чеков. Копия документа заверяется подписью руководителя организации и (или) иного уполномоченного лица. Кроме того, на копии ставится печать организации.

Напомним, что обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, налогоплательщики обязаны в течение четырех лет. Такая норма прописана в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Все документы, о которых говорилось выше, свидетельствуют лишь о количестве приобретенного топлива. В свою очередь, экономическую обоснованность и производственную направленность затрат подтверждает путевой лист. Формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей для организаций <1> утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее — Постановление N 78). Согласно п. 2 данного Постановления эти формы первичного документа применяют организации всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств <2>. Аналогичные разъяснения приведены и в Письме Федеральной службы государственной статистики от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257.

<1> Индивидуальным предпринимателям, оказывающим услуги по перевозке, следует применять формы, которые утверждены Приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68.
<2> Минфин России в Письмах от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 и от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 разъяснил, что предприятия, не являющиеся автотранспортными, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, который подтверждает расходы. Этот документ должен содержать все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Другой не менее важный вопрос касается регулярности составления путевых листов. В Постановлении N 78 сказано, что путевые листы составляются ежедневно или посменно. На более длительный срок этот документ выдается в случае командировки водителя. Эти требования распространяются на все организации, эксплуатирующие автотранспорт.

В Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 Минфин России высказал позицию, что первичные документы оформляются с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат. Главное, чтобы используемая периодичность составления путевых листов позволила организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. В этом Письме финансовое ведомство признало возможным оформлять путевые листы ежемесячно.

В путевом листе обязательно указывают маршрут следования автомобиля, подтверждающий служебный характер поездки, все пункты следования и километраж.

Обязательно ли в путевых листах перечислять конкретные пункты следования служебного автомобиля? По мнению финансового ведомства, это необходимо (см. Письмо от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Аналогичная позиция высказана Федеральной службой государственной статистики в Письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257. Отсутствие сведений о маршруте следования не позволяет судить об использовании автомобиля именно в служебных целях. Значит, подобная информация обязательна, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Однако какие-либо четкие указания по данному вопросу отсутствуют. Такие записи в путевом листе, как «поездки по городу» или «по заданию руководителя организации», допустимы. Правда, если у проверяющих возникнут сомнения в экономической обоснованности затрат, подтвержденных путевыми листами с подобными формулировками, отстаивать свою точку зрения налогоплательщику придется в суде. Поэтому во избежание разногласий в путевых листах надо указывать максимально полную информацию.

Кроме того, при использовании общей формулировки сложнее подтвердить обоснованность расхода топлива. В Налоговом кодексе такой вид затрат не отнесен к нормируемым. Между тем при решении вопроса об оправданности расходов на горючее нужно учитывать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, которые утверждены Минтрансом России 29.04.2003 (Р 3112194-0366-03). Указанные Нормы обязаны применять только предприятия, которые входят в систему Минтранса России. Для остальных организаций они служат лишь ориентиром. А в отношении автомобилей, для которых нет нормативов, можно воспользоваться данными из технической документации завода-изготовителя (Письмо Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223).

Чтобы признать в налоговом учете фактические затраты на покупку ГСМ, организация утверждает собственные нормативы. Причем она вправе зафиксировать отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Оформляют их как самостоятельный документ или приложение к учетной политике. Для обоснования таких нормативов организация может сделать контрольные замеры.

Пример. В собственности ООО «РК-Ресурс», расположенного в Москве, находится легковой автомобиль AUDI A8 2.8, который используется для поездок по городу. Организация не относится к категории автотранспортных предприятий. Однако для учета служебных поездок она использует форму путевого листа, утвержденную Постановлением N 78. Такое положение ООО «РК-Ресурс» зафиксировало в учетной политике.

В качестве приложения к учетной политике для целей налогообложения организация утвердила предельные размеры расходов топлива по каждому виду эксплуатируемого автомобиля. Соответствующие показатели основаны на контрольных замерах, произведенных в зимний, осенне-весенний и летний периоды. В отношении AUDI A8 установлено, что обоснованным считается расход топлива, не превышающий 13 л на 100 км пробега в осенне-весенний или летний период.

Водитель 23 марта 2007 г. по поручению руководства фирмы отвез PR-менеджера компании на Павелецкий вокзал (сотрудник был направлен в командировку), бухгалтера в банк, а начальника отдела маркетинга на деловую встречу.

На поездки по городу было израсходовано 10,5 л бензина А-95. Всего в течение дня было пройдено 87 км. Фактический расход топлива находится в пределах, максимально возможных для признания в налоговом учете. Поэтому для целей налогообложения прибыли организация имеет право включить в состав прочих расходов сумму фактических затрат на приобретение топлива.

Образец заполнения путевого листа, переданного водителем в бухгалтерию, смотрите на с. 16.

Типовая межотраслевая

форма N 3

Место для штампа
организации
АИ 55
ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ ——- N ———
23 марта 07 серия
«—» ——— 20— г.
———¬
¦ Коды ¦
+———+
Форма по ОКУД ¦0345001 ¦
ООО «РК-Ресурс» +———+
Организация ————————————- по ОКПО¦ ¦
наименование, адрес, номер телефона L———
AUDI A8 ———¬
Марка автомобиля ————————————— ¦ ¦
р 055 сн 97 +———+

Государственный номерной знак ———— Гаражный номер ¦ 12 ¦
Иванов И.Н. +———+
Водитель ——————————- Табельный номер ¦ 153 ¦
фамилия, имя, отчество L———
123456 C
Удостоверение N ——————- Класс —————
стандартная, ограниченная
Лицензионная карточка ————————-
ненужное зачеркнуть

Регистрационный N ————— Серия _________ N ________
Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен
ООО «РК-Ресурс» ¦ ——-¬
В распоряжение ——————-¦ Показание спидометра, км ¦39 835¦
наименование ¦ Выезд разрешаю L——-
¦ Петров Петров
———-¬¦ Механик ——- —————
______________________ L———-¦ подпись расшифровка
организация ¦ подписи
ул. Тверская, д. 5 ¦ Автомобиль в технически
Адрес подачи ———————¦ исправном состоянии принял
¦ Иванов И.Н.Иванов
__________________________________¦ Водитель ——- ————-
__________________________________¦ подпись расшифровка
¦ подписи
————-¬¦
Время выезда из ¦ 7.55 ¦¦ ————T——-¬
гаража, ч, мин. L————-¦ Горючее ¦ марка ¦ код ¦
¦ +———-+——-+
¦ ¦ А-95 ¦ ¦
Диспетчер- ¦ L———-+———
нарядчик _______ _________________¦ Движение горючего
подпись расшифровка ¦ ————¬
подписи ¦ ¦количество,¦
————-¬¦ ¦ л ¦
Время возвращения в ¦ 18.05 ¦+——————+————+
гараж, ч, мин. L————-¦ Выдано: ¦ ¦
¦ по заправочному +————+
Диспетчер- ¦ листу N _________¦ 30 ¦
нарядчик _______ _________________+——————+————+
подпись расшифровка ¦ Остаток: ¦ 3,3 ¦
подписи ¦ при выезде +————+
¦ ¦ 22,8 ¦
__________________________________¦ при возвращении +————+
¦ ¦ 10,5 ¦
Опоздания, ожидания, простои в¦ Расход: по норме +————+
¦ ¦ 10,5 ¦
пути, заезды в гараж и прочие¦ фактический +————+
¦ ¦ — ¦
отметки __________________________¦ Экономия +————+
¦ ¦ — ¦
__________________________________¦ Перерасход L————
__________________________________¦
__________________________________¦ Автомобиль принял. Показа-
__________________________________¦ ние спидометра при возвра-
¦ щении в гараж, км ———¬
¦ ¦ 39 922¦
Автомобиль ¦ L———
сдал Иванов И.Н.Иванов ¦ Петров А.А.Петров
водитель ——- ——————¦ Механик ——- —————
подпись расшифровка ¦ подпись расшифровка
М.П. подписи ¦ подписи

Оборотная сторона формы N 3

——T——T—————————T—————T———T————¬
¦Но- ¦Код ¦ Место ¦ Время ¦Пройдено,¦Подпись ли-¦
¦мер ¦заказ-+————-T————-+——-T——-+ км ¦ца, пользо-¦
¦по ¦чика ¦ отправления ¦ назначения ¦выезда ¦возвра-¦ ¦вавшегося ¦
¦по- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦щения ¦ ¦автомобилем¦
¦ряд-¦ ¦ ¦ +—T—-+—T—-+ ¦ ¦
¦ку ¦ ¦ ¦ ¦ч ¦мин.¦ч ¦мин.¦ ¦ ¦
+—-+——+————-+————-+—+—-+—+—-+———+————+
¦ ¦ ¦ ¦Павелецкий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 1 ¦ ¦Москва-Сити ¦вокзал ¦ 7¦ 30 ¦ 9¦ 15 ¦ 17 ¦Кулагин ¦
+—-+——+————-+————-+—+—-+—+—-+———+————+
¦ ¦ ¦Павелецкий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 2 ¦ ¦вокзал ¦Москва-Сити ¦ 9¦ 45 ¦11¦ 00 ¦ 17 ¦ ¦
+—-+——+————-+————-+—+—-+—+—-+———+————+
¦ ¦ ¦ ¦ул. Тверская,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 3 ¦ ¦Москва-Сити ¦д. 5 ¦12¦ 45 ¦14¦ 00 ¦ 22 ¦Коршунов ¦
+—-+——+————-+————-+—+—-+—+—-+———+————+
¦ ¦ ¦ул. Тверская,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 4 ¦ ¦д. 5 ¦Москва-Сити ¦14¦ 15 ¦15¦ 20 ¦ 22 ¦ ¦
+—-+——+————-+————-+—+—-+—+—-+———+————+
¦ ¦ ¦ ¦Ленинградское¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 5 ¦ ¦Москва-Сити ¦ш., д. 30 ¦16¦ 00 ¦16¦ 40 ¦ 11 ¦Петров ¦
+—-+——+————-+————-+—+—-+—+—-+———+————+
¦ ¦ ¦Ленинградское¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 6 ¦ ¦ш., д. 30 ¦Москва-Сити ¦16¦ 45 ¦18¦ 05 ¦ 11 ¦ ¦
L—-+——+————-+————-+—+—-+—+—-+———+————
Результат работы автомобиля Расчет заработной платы:
за смену:
———¬ ———¬
всего в наряде, ч L——— за километраж, руб. коп. L———
———¬ ———¬
¦ 87 ¦ ¦ ¦
пройдено, км L——— за часы, руб. коп. L———
————————————
———¬
Итого, руб. коп. L———
Расчет произвел ___________ _________ _____________________
должность подпись расшифровка подписи

Расходы на оплату парковки автомобиля

Выполняя служебные задания, водителям приходится пользоваться услугами городских платных парковок. Водители грузовых автомобилей, осуществляющие междугородние перевозки товаров, как правило, останавливаются на платных автостоянках. Расходы за парковку также рассматриваются как затраты, связанные с содержанием служебного транспорта, и признаются на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404.

Рассмотрим, какие документы помогут обосновать подобные расходы. Обычно парковку автомобиля водитель оплачивает наличными. В бухгалтерию он передает авансовый отчет и документ, подтверждающий оплату парковки. Таким документом является кассовый чек или квитанция за парковку автомобилей.

По общему правилу наличные денежные расчеты ведутся с применением контрольно-кассовой техники. Это установлено в п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Автостоянки, использующие ККТ, обязаны выдавать водителю кассовый чек, который служит подтверждением оплаты парковки или стоянки.

По аналогии с расходами на мойку автомобиля рекомендуем к кассовому чеку приложить еще и товарный чек, в котором указаны марка и государственный регистрационный номер машины. Он будет служить подтверждением того, что услуга оказана именно в отношении служебного транспорта.

Квитанция за парковку автомобилей — это бланк строгой отчетности, который заменяет кассовый чек. В п. 2 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ для организаций и индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги населению, сделано исключение, позволяющее вместо кассовых чеков выдавать бланки строгой отчетности.

Порядок утверждения таких бланков урегулирован Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее — Положение), утвержденным Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171.

Форма квитанции за парковку автомобилей утверждена Письмом Минфина России от 24.02.1994 N 16-38, то есть до введения в действие Положения. В п. 2 Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 определено, что ранее установленные формы бланков строгой отчетности могут применяться до утверждения форм бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, но не позднее 1 сентября 2007 г.

Принимая от водителя квитанцию за парковку машины, бухгалтеру следует проверить полноту заполнения всех реквизитов этого документа. Прежде всего нужно обратить внимание на то, указаны ли марка и номерной знак служебного автомобиля.

Компенсация за использование работником личного легкового автомобиля

Бывает, что для выполнения служебных заданий сотрудники используют личный автомобиль, получая за это компенсацию от фирмы. Такой механизм взаимоотношений работодателя и сотрудника прописан в ст. 188 Трудового кодекса. В ней установлено, что выплачиваемая сумма предусматривает не только компенсацию использования, а также износа личного имущества, но и возмещение расходов, связанных с его эксплуатацией. Применительно к выплатам за использование личного транспорта эта формулировка означает, что компенсация должна покрывать расходы на бензин и другие ГСМ.

Размеры компенсации устанавливаются по соглашению сторон <3> и фиксируются в локальном нормативном акте организации, например в приказе руководителя. Однако для целей налогообложения прибыли такие выплаты можно учесть в составе прочих расходов лишь в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

<3> Условия и порядок выплаты компенсации работникам бюджетных учреждений и организаций за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок установлены в Письме Минфина России от 21.07.1992 N 57.

Норма компенсации для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см установлена в размере 1200 руб. в месяц. Признаваемая величина компенсации за использование более мощных автомобилей, у которых объем двигателя превышает указанный показатель, ограничена 1500 руб. в месяц. Сверхнормативные расходы на выплату компенсации не учитываются для целей исчисления налога на прибыль. Так сказано в п. 38 ст. 270 Налогового кодекса.

Чтобы получить компенсацию, работник передает в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Если автомобиль эксплуатируется по доверенности, то дополнительно представляется ее копия. Тот факт, что у сотрудника нет права собственности на автомобиль, никоим образом не влияет на порядок выплаты компенсации и возможность ее признания в налоговом учете.

Сотруднику, использующему личный автомобиль в интересах работодателя, следует вести учет служебных поездок в путевых листах или ином документе, утвержденном организацией для подобных целей. Это будет служить подтверждением производственной направленности расходов организации в виде выплаченной компенсации.

На основании п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ). Однако для целей исчисления НДФЛ и ЕСН такие нормы не установлены. По мнению Минфина России, изложенному в Письме от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, не противоречит положениям п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Таким образом, сумма компенсации за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику, в пределах норм, утвержденных указанным Постановлением Правительства РФ, не облагается НДФЛ и ЕСН на основании п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ.

Сумма компенсации за использование личного транспорта, превышающая утвержденные нормы, также не облагается ЕСН. Ведь согласно п. 3 ст. 236 НК РФ у налогоплательщиков-организаций выплаты, поименованные в п. 1 данной статьи, не облагаются ЕСН, если они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование. Как сказано в п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ, объект и база для начисления страховых взносов соответствуют объекту налогообложения и налоговой базе по ЕСН, установленным в гл. 24 НК РФ.

А.А.Ромахов

Эксперт журнала

«Российский налоговый курьер»

moedelo_service

Может ли индивидуальный предприниматель на УСН с объектом «доходы минус расходы» включить в расходы стоимость личного автомобиля, а также затраты, связанные с его использованием (ГСМ, ремонт)? Закон чёткого ответа на данный вопрос не даёт, поэтому обратимся к разъяснениям Минфина и судебной практике.

Автомобиль гражданина.

На возможность учесть стоимость автомобиля в затратах повлияет дата покупки. Если машина приобретена до регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя, чиновники, скорее всего, запретят включить её стоимость в расходы. Причина проста: в момент покупки физическое лицо не являлось предпринимателем, поэтому затраты не имели отношения к его коммерческой деятельности (письма Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-11-05/64, от 4 июля 2007 г. № 03-11-02/210).

Доказать обратное возможно. Так, индивидуальный предприниматель в суде подтвердил свое право учесть стоимость легкового автомобиля. Он оформил приказ, где говорилось, что автомобиль включается в состав основных средств ИП. Машина фактически использовалась в деятельности (путевые листы это подтверждали). В договорах с контрагентами оговаривалось, что вывоз товаров осуществляет сам ИП (постановление ФАС Уральского округа от 25 февраля 2010 г. № Ф09-801/10-С2). Таким образом, обосновав использование личного автомобиля в деятельности, учесть расходы на покупку машины, вполне возможно, даже если она куплена до регистрации ИП.

ИП приобретает автомобиль

Если машина покупается после регистрации в качестве ИП, вопросов со стороны инспекторов будет меньше, но это не означает, что их не будет вовсе.

Включить в расходы стоимость легкового автомобиля предприниматель сможет только в случае, если машина является для него основным средством труда, необходимым для его основной деятельности. Заметим, что для учёта стоимости машины купленной до регистрации в качестве ИП, автомобиль тоже нужно включить в состав основных средств, как поступил бизнесмен в рассмотренном выше судебном споре.

Проще всего, когда бизнес связан с перевозками. Правда, важен вид перевозок. Осуществление грузовых перевозок не предполагает приобретение легкового автомобиля, в свою очередь деятельность по оказанию услуг такси автоматически не обоснует покупку грузового транспорта. Как поступить, если машина не является обязательным инструментом для осуществления деятельности? Можно ли в этом случае отнести её к основным средствам и учесть затраты на её покупку?

Налоговые инспекторы, ссылаясь на письмо Минфина России от 26 марта 2008 г. № 03-04-05-01/79, почти наверняка запретят учесть стоимость машины. В письме говорится: «Легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».

В тоже время существует судебный прецедент, когда предприниматель, специализирующийся на установке металлопластиковых конструкций, включил в состав расходов стоимость личного автомобиля. Машина использовалась в деятельности «для получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Инспекторов данный довод не убедил и бизнесмену были начислены штрафы. Однако, все санкции отменил суд. ИП представил в суд путевые листы, где указывались номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, марка, цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании сведений путевых листов определялся фактический расход ГСМ по автомобилю (постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. № Ф09-8532/07-С3).

Заметим, наличие судебного решения в любом из вопросов, не исключает претензий со стороны контролирующих ведомств, но подтверждает наличие возможности доказать в суде свое право учесть расходы. Для этого необходимо запастись документами.

Документы на автомобиль.

Чтобы учесть затраты на покупку машины в расходах, необходимо иметь документы, подтверждающие стоимость автомобиля. Далее, следует включить машину в состав основных средств. Предпринимателю для этого достаточно оформить соответствующий приказ или распоряжение.

Важной составляющей в документальном обосновании станут путевые листы — документы, в которых содержится информация:

— о маршрутах поездок (конечно, должен быть зафиксирован предпринимательский характер поездки);

— время выезда и время возвращения;

— показания спидометра.

Ещё одна деталь: в договорах с клиентами, счетах на оплату, других документах и письмах, где вы оговариваете условия сделок и договариваетесь с партнёрами, обязательно стоит упоминать, что доставку, осуществляет сам ИП, переговоры ведутся в офисе партнёра и т.п. Всё это, в дополнение к путевым листам, станет аргументом в пользу того, что машина необходима для осуществления основной деятельности коммерсанта.

Эксплуатация автомобиля.

Чтобы включить в расходы затраты на покупку бензина не обязательно признавать автомобиль основным средством, дата покупки машины также не сыграет роли. Даже если предприниматель не осуществляет транспортные перевозки, он может компенсировать расходы на топливо своего личного автомобиля.

ИП, осуществляющие торгово-закупочную деятельность и использующие личный автомобиль для перевозки товаров, покупку ГСМ включат в состав расходов, непосредственно связанных с продажами, как затраты по хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемых ценностей (письмо МНС России от 27 октября 2004 г. № 04-3-01/665@). В иных случаях покупку бензина можно отнести к статье «Расходы на служебный транспорт». Учтите, для включения сумм в расходы, кассовых чеков АЗС будет недостаточно. Вновь понадобятся путевые листы, которые подтвердят характер поездок и их связь с осуществлением деятельности.

При учёте расходов на топливо следует помнить о нормах, установленных Методическими рекомендациями Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Контролёры, в случае проверки, непременно обратят на это внимание и запретят учесть расходы на топливо сверх существующих норм.

Что касается иных затрат на эксплуатацию машины, при осуществлении деятельности непосредственно не связанной с перевозками, учесть их в расходах будет затруднительно. Они обязательно привлекут внимание инспекторов. И если расходы на бензин контролёры еще могут «пропустить», то остальные траты, вряд ли останутся без их внимания. Какое решение в подобной ситуации примет суд, предсказать сложно, поскольку встречаются постановления не в пользу ИП. К примеру, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 26 февраля 2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34) запретил предпринимателю включить в расходы траты, связанные с использованием личного автомобиля. А именно: оплату автостоянки, техосмотра, замену колес, покупку радиатора, приобретение масла, антифриза, охлаждающей жидкости, бензина. Бизнесмен занимался оказанием юридических услуг, для работы арендовал офис. В данной ситуации автомобиль не может рассматриваться в качестве средства труда, поэтому основным средством быть не может. Соответственно, все затраты на содержание, эксплуатацию, ремонт машины, ОСАГО не могут включаться в состав расходов ИП. Затраты никак не связаны с получением дохода от оказания юридических услуг.

Выводы:

— ИП, не занимающийся автоперевозками, учесть в расходах затраты на приобретение автомобиля может, но для этого машину необходимо включить в состав основных средств. Однако это, наверняка, вызовет вопросы налоговых инспекторов. Дополнительные претензии будут, если машина куплена в период до государственной регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя.

— Затраты на бензин включить в расходы можно, но для этого необходимо обосновать экономическую целесообразность поездок с точки зрения своей предпринимательской деятельности. При этом риск претензий со стороны контролёров не исключен.

— Иные затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (мойка, ремонт, стоимость стоянки и др.), в расходы лучше не включать, поскольку это вызовет претензии со стороны контролёров и оспорить их решение в суде не всегда удается.

— Не стоит стремиться учесть все расходы, связанные с личным автомобилем, а вот их часть, скажем, только затраты на бензин, вполне можно.

— В любом случае, если ИП решит учесть суммы, связанные с покупкой и эксплуатацией легкового автомобиля в расходах, необходимы подтверждающие документы, особое внимание следует уделить путевым листам.

Служебный транспорт

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *