Как разработать положение о командировках

Единых, общих для всех работодателей требований к оформлению Положения нет. Каждая организация вправе самостоятельно решать, как должен выглядеть документ и каким будет его содержание. Поэтому положение о служебных командировках в казенном учреждении, скорее всего, будет отличаться от нормативного акта, разработанного для коммерческой компании — как минимум особенностями оплаты суточных расходов командированным работникам.

Типовое положение о направлении работников в служебные командировки состоит из 5-10 тематических разделов, посвященных отдельным аспектам оформления поездок.

Стандартный перечень разделов Положения

      1. Общие положения

Вводный раздел, в котором описывают основные понятия, упоминаемые в документе: что считается командировкой, кого можно направить в поездку по территории России или за рубеж, какие виды поездок командировками не признаются.

Скачать образец в начале статьи >>

      1. Срок и режим командировки

Закон не ограничивает ни минимальную, ни максимальную продолжительность рабочих поездок, оставляя этот вопрос на усмотрение работодателя. Но сама компания имеет право установить минимальные и максимальные временные рамки. Здесь же можно подробно прописать порядок и основания продления командировок, процедуру отзыва или досрочного возвращения, правила определения дат выезда и прибытия.

      1. Документальное оформление

Отразите нюансы командировочного документооборота. Укажите, кто отвечает за своевременную подготовку приказа, служебного задания и других документов, необходимых для оформления командировки, кому поручается учет командированных работников и заполнение журналов. Включите в раздел правило об обязательном запросе письменного согласия на поездку у представителей льготных категорий.

      1. Командировочные расходы

Определите перечень и объем затрат, которые организация обязывается компенсировать сотруднику, в том числе — при наличии или отсутствии подтверждающих документов (чеков, квитанций, счетов).

Обычно в перечень компенсируемых расходов включают:

  • оплату проезда в общественном транспорте, в том числе — к вокзалу или аэропорту, услуги такси, расходы на постельные принадлежности в поездах;
  • стоимость железнодорожных, автобусных и авиабилетов, багажных талонов;
  • стоимость горюче-смазочных материалов, если работник едет на служебном или личном автомобиле;
  • расходы на оформление документов, необходимых для поездки — виз, приглашений, загранпаспортов, а также консульские и другие обязательные сборы;
  • оплату жилого помещения (квартиры, номера в гостинице);
  • расходы на мобильную связь и интернет.

Скачать образец в начале статьи >>

Здесь же прописывается размер суточных и порядок их выплаты. Этот показатель устанавливает работодатель. Можно установить разные нормы суточных выплат для отдельных категорий персонала, например, для руководящих работников — больше, для рядовых — меньше.

★ Верхнего предела суточных нет. Не забывайте, что с ежедневных выплат свыше 700 рублей во время командировки по России и 2500 рублей за ее пределами с сотрудника удерживается НДФЛ. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как установить, рассчитать и выплатить суточные работникам без вреда для бюджета компании.

Скачать образец в начале статьи >>

  1. Оплата за работу в выходные дни

Иногда дата отъезда или возвращения, а также время, проведенное работником в пути, выпадает на выходной или праздничный день. Кроме того, график работы принимающей организации может не совпадать с режимом работодателя, направившего своего специалиста в командировку, следовательно, во время поездки ему придется работать в свой законный выходной. Оговорите порядок и размер оплаты таких дней в положении о командировках, чтобы избежать недопонимания и конфликтов с персоналом.

Скачать образец в начале статьи >>

  1. Гарантии, предоставляемые работникам

Перечислите гарантии, установленные статьей 167 ТК РФ (сохранение места работы и среднего заработка на весь период поездки), и пропишите дополнительные компенсации, предоставляемые компанией.

  1. Порядок предоставления отчетности

Укажите, в какие сроки следует предоставить авансовый и производственный отчеты, какими документами подтверждаются расходы, и что будет, если командированный не отчитается в срок.

Скачать образец в начале статьи >>

Чтобы документ вступил в силу, отправьте его на согласование руководству компании и всем заинтересованным должностным лицам, а затем издайте приказ об утверждении положения о командировках. Разработка приказа поручается кадровику или делопроизводителю.

Как оформить приказ об утверждении положения о командировках

Унифицированного бланка нет, поэтому приказ о служебных командировках составляют в свободной форме. Можно использовать фирменный бланк компании. Если его нет, укажите в «шапке» приказа основные реквизиты работодателя, а чуть ниже — дату и место издания, наименование, номер документа.

В распорядительной части укажите, с какой целью утверждается нормативный акт (например, » в связи с необходимостью упорядочить документальное оформление и оплату командировок»). Далее приведите полное наименование утверждаемого документа и дату его вступления в силу, а также перечислите должностных лиц, ответственных за ознакомление персонала с новым нормативным актом. Положение о командировках прикрепите в качестве приложения, отметив этот момент в тексте распорядительного документа.

Не забудьте ознакомить с приказом под подпись всех ответственных должностных лиц, которые в нем упоминаются.

Вывод

Положение о направлении сотрудников в служебные поездки — полезный документ, благодаря которому вопросы оформления и оплаты командировок регулируются эффективнее, а риск конфликтов на этой почве с сотрудниками снижается.

Структуру и содержание нормативного акта определяет сам работодатель, убедившись, что локальные правила не противоречат требованиям законодательства.

Готовый проект документа согласуйте с руководством и утвердите с помощью приказа или специального грифа.

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

  • «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2019»;
  • «Положение об охране труда работников — образец-2019».

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2019 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте .

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2019 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

Скачать обновленный вариант служебной записки

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2019 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2019

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2019 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. .

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина России от 19.06.2015 № 03-03-07/35548 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция.

В письме от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743 чиновники Минфина уточнили, что распечатанный электронный посадочный талон, на котором отсутствует штамп о досмотре пассажира, не может подтверждать расходы на перелет. В этом случае факт перелета можно подтвердить справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем.

Как, по мнению Минфина, подтвердить расходы на перелет при отсутствии документов, см. .

О некоторых нюансах признания командировочных транспортных расходов читайте в материалах:

  • «Можно ли учесть для прибыли оплату дня пути в командировку или из нее, если он приходится на выходной?»;
  • «Можно ли учесть штраф за возврат билета?».

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359) или иной аналогичный документ (квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме КО-1, кассовый чек).

Счет из гостиницы является БСО и в силу этого подтверждает расходы даже при отсутствии кассового чека. Против такого подхода не возражают чиновники Минфина России (письмо от 18.08.2010 № 03-03-06/1/556) и судьи (постановление ФАС Московского округа от 29.02.2008 № КА-А40/14043-07).

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Об учете арендных командировочных расходов читайте в статье «Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?».

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте в статье «Как учесть расходы, если гостиницу за границей работник оплачивает рублевой картой».

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец Положения о командировках

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по .

Положение о командировании работников

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *