Что делает секретарь

Общие сведения

Данный работник имеет отношение к категории специалистов. Его принимает на работу, а также осуществляет увольнение непосредственно генеральный директор фирмы. Основная задача данного сотрудника – проведение организационных и документационных мероприятий, направленных на улучшение деятельности производственного характера. Специалист, занимаемый данное место работы, находится в непосредственном подчинении у директора.

Задача секретаря -обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности фирмы

Что принимается во внимание

В рамках своей деятельности секретарь-референт должен ориентироваться на определенные данные, позволяющие ему совершенствовать работу и делать трудовой процесс в рамках предприятия наиболее эффективным.

Сюда входят такие моменты, как:

• использование законодательных актов РФ;
• применение в практической работе Устава фирмы;
• наличие методических, практических и нормативных материалов;
• использование настоящей инструкции, включающей спектр правомочий и обязательных действий сотрудника;
• знание положений, связанных с описанием функциональных служб того или иного предприятия;
• умение работать с приказами, направленными непосредственно от руководства.

Требования к кандидату

К должности данного плана допущены лица, которые соответствуют следующим требованиям:

• наличие обязательного высшего образования, а также среднего специального;
• стаж работы в данной области должен составлять 1 год и более. В некоторых случаях возможно отсутствие прохождения опыта работы, но есть условие — обязательное прохождение курсов референтов.

Лицо, принимаемое на данную должность, должно владеть знаниями в определенном спектре вопросов:

• знать все о перспективах дальнейшего развития деятельности компании в рамках ее финансового и хозяйственного состояния;
• иметь навыки, связанные с организацией рабочего процесса и документооборота;
• уметь налаживать процессы, имеющие отношение к управленческому труду;
• использовать в работе средств и инструментария для упрощения рабочего процесса, уметь пользоваться ими;
• уметь перевести важные документы;
• соблюдать нормы и правила, а также применять знания в области охраны и безопасности.

Существуют образовательные курсы для получения квалификации секретаря-референта

Функциональные особенности

Рассматривая должностные обязанности секретаря-референта, можно выделить несколько функций, которые он выполняет:

• обслуживание достоверными справками и требуемыми информационными данными на основании всех видов документации, фигурирующей на предприятии;
• осуществление руководства методического характера, обеспечение контроля организации делопроизводственной деятельности в головном офисе и в филиалах;
• обеспечение документооборота в рамках деятельности совещательных органов;
• осуществление работ по созданию и оформлению кадровой документации, учета, особенно если на предприятии нет сотрудника в должности инспектора по работе с персоналом.

Функциональные обязательства сотрудника

1. Осуществление подготовки документации, обеспечение общей хозяйственной деятельности фирмы.
2. Организация рабочих процессов, имеющих отношение к документации фирмы: все документы должны создаваться и хранится на основании норм и правил.
3. Оказание контроля в рамках подготовительных действий, а также правильности составления и согласования данных, которые впоследствии уйдут руководству для подписи.
4. Обязательное контролирование исполнения документации, поручений руководящих должностей, принятие быстрых срочных мер по исполнению бумаг.
5. Организация подготовительных работ, принимаемых по поводу доведения полномочий и поручений до исполнителей решения, проведение аналитических работ по оценке состояния докладов и справок, поступающих в документационный оборот фирмы.
6. Осуществление оперативной связи с посторонними компаниями – коммерческими и государственными партнерами, физическими лицами, для решения текущих вопросов по телефону, факсу, лично.
7. Ведение приема посетителей и первичная беседа с некоторыми из них.
8. Осуществление работы, включающей оформление личных карт Т-2, дел, приказов и поручение, трудовых книг, заключаемых договорных контрактов, документов в области командирования, выдача табелей учета и справок о стаже, доходе.
9. Выполнение работ, связанных с копированием и машинным созданием материалов с использованием прогрессивных средств вычислительной техники для ускорения прогресса.
10. Проведение разбора бумаг для архивного хранения, утилизации и для непосредственного использования.

Обратите внимание: работа секретарем-референтом несет в себе множество обязательств, поэтому и требования к соискателям зачастую достаточно высоки. Следовательно, данную должность можно считать лицом компании.

Права сотрудника

Рассматривая вопрос о том, кто такой секретарь-референт и что он делает, можно отметить не только обязанности сотрудника, но и его права с полномочиями.

К правам секретаря-референта относятся:

• выполнение поручений по запросам от служб, нужных для работы материалов, требование объяснений по поводу задержки выполняемых операций;
• рассмотрение, оценка документов, последующая их отправка на исполнение специалистам;
• предъявление требований, направленных на доработку документации, составление и оформление;
• внесение в документационные сведения изменений, если они не противоречат общим правилам и находятся в компетенции сотрудника;
• принятие управленческих позиций для создания новых методов и форм труда в рамках компетенции сотрудника;
• предоставление руководству требований касательно создания условий для того, чтобы выполнялись служебные обязанности, а документы при этом – сохранились в рамках деятельности фирмы;
• осуществление рабочих мероприятий с информацией конфиденциального характера;
• осуществление взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями касательно вопросов проверки исполнения документации, а также в области подачи нужных информационных сведений.

Секретарь-референт имеет доступ к важнейшим документам предприятия и имеет право требовать материалы, необходимые для осуществления своей деятельности

Ответственность

Рассматривая сферу деятельности этого сотрудника, стоит упомянуть про его ответственность и о пунктах, которые в нее включены:

• недостаточно хорошее качество документов, представленных для подписи руководителем;
• халатное отношение к работе и ведению документационных данных, небрежность и недобросовестность при выполнении базовых трудовых обязательств;
• отсутствие с его стороны ответственности за сохранность документов, разглашение сведений, которые имеют конфиденциальность, и так далее;
• невыполнение или несвоевременное осуществление работ, связанных с должностными обязательствами сотрудника;
• общее нарушение норм и правил данной инструкции.

Таким образом, к сотруднику, занятому в данной области, предъявляется немало требований, а также предусмотрено выполнение обязательств. За несоответствие нормам и правилам работы фирмы полагается штраф или ответственность другого плана.

Как обойти секретаря?

Искать способы обхода секретаря приходится всем, кто занимается продажами. Научившись устанавливать с ней дружеские и доверительные отношения, вы сможете выходить на лицо, принимающее решение.

Помните, секретарь – это ваш бизнес-собеседник, помощник и союзник. Она все и про всех знает. Если секретарь будет относиться к вам лояльно, то с большой долей вероятности она не пропустит к своему руководителю ваших конкурентов.

Относитесь к секретарю с уважением и всегда спрашивайте, как ее зовут. При последующих звонках обращайтесь по имени или имени отчеству, так, как вам представились: “Марина, это Вы?! Добрый день! Как я рад Вас слышать! Скажите, пожалуйста, Иван Петрович сейчас свободен? Может мне уделить пару минут?”.

4 типа секретарей

Среди профессионалов продаж есть такая расхожая шутка, когда набираешь секретаря и говоришь: “Я на самом деле знаю, что Вы все решаете, но будьте добры, соедините меня с теми, кто считает, что они там что-то решают”.

В зависимости от типа личности и существующей в компании корпоративной культуры выделяют следующие типы секретарей:

1. Помогающий секретарь. Ее политика работы – любой звонок для нас ценен! Возможно, нам звонит потенциальный клиент! И, соответственно, из любого звонка мы можем сделать деньги. Такой секретарь – настоящая находка для менеджера.

2. Секретарь – фильтр. Она воспринимает звонки как помехи, когда “звонит куча ненужных назойливых людей и отнимает время у тех, кто работает”. И вместо того, чтобы работать, она вынуждена отвечать на эти лишние звонки.

Секретарь находится между молотом и наковальней: отфильтровать ненужных людей, но и не развернуть нужных. И здесь для секретаря важно понять по вашей интонации, по вашим первым фразам: вы человек нужный или нет? Вас ждут или вас не ждут? Она идентифицирует звонящего.

Если вас “пытают”, по какому вопросу вы звоните, из какой компании и кто вы, вообще, такой, скажите: “Передайте Сергею Михайловичу, что это Максим из компании N”. Фразу “Передайте…” секретарь воспринимает как намек, что про вас знают и ваш звонок ждут.

3. “Не впущу ни за что!”. Такие секретари обычно сами говорят: “Нам ничего не нужно. У нас все есть. Мы уже сделали закупку!”. Хотя это вообще не ее полномочия, и секретарь, как правило, ничего точно не знает.

С таким секретарем нужно дружить, нужно понравиться ей лично. Их склоняют на свою сторону вежливостью, настойчивостью, но не назойливостью. Они любят, чтобы все от них зависело.

Поэтому, попросите у нее помощи, совета: “Помогите мне, пожалуйста” или “Что бы Вы сделали на моем месте?”. В крайнем случае можно немного надавить, вежливо спрашивая: “А вы уверены, что закупка стоимостью 500 000 рублей это в вашей компетенции?” или “Вы точно знаете, что вашей компании это не надо?”.

4. Call-оператор. Это просто телефонный оператор, который принимает все входящие звонки и соединяет напрямую в кабинет руководителя среднего звена или переключает в приемную топ-менеджеров, на личных помощников.

Методы преодоления секретаря

Метод	Модель поведения	Пример
Меня все ждут	Больше уверенности в голосе	* Здравствуйте, Остап Бендер, соедините меня, пожалуйста, с человеком, у которого есть миллион
Рекомендации	Сошлитесь на рекомендацию человека, чье мнение уважают и к кому прислушиваются в данной компании	* Добрый день, меня зовут Иван Иванов, я звоню г-ну Шувалову по рекомендации В.В. Потанина
Псевдо-рекомендации	Звоните в компанию по любому телефону, кроме телефона приемной. Излагайте суть своего предложения и уточняйте, кто в компании решает эти вопросы и вас адресуют к директору	* Здравствуйте, Иван Тимофеевич сказал мне связаться с Василием Петровичем (Многое зависит от отношения секретаря к Ивану Тимофеевичу и его статуса в глазах директора)
Как вас зовут	Цель – наладить личный контакт с секретарем	* Скажите, пожалуйста, как мне удобно к Вам обращаться? * Позвольте называть Вас по имени? Меня зовут Андрей, а Вас?
Дайте мне совет	Попросите совета у секретаря, как поступить в данной ситуации	* Знаете, я как раз и хочу посоветоваться с вами. Наша компания осуществляет информационную поддержку деятельности коммерческих предприятий. Как вы считаете, данный вопрос лучше обсудить с Игорем Петровичем или с его заместителем по маркетингу? С.: Наверное, надо разговаривать с Игорем Петровичем, сейчас я соединю вас.
Компетентность	Держитесь уровня своей компетентности и уровня полной некомпетентности секретаря, но аккуратно и корректно	* М.: Комплексная система мер по инжинирингу и реинжинирингу в совокупности с функционально-стоимостным анализом предприятия типа 4б, к которому вы относитесь, показала свою эффективность в 9 из 10 случаев. С.: Подождите, лучше сами ему это передайте.
Повышение собственного статуса	Говорите, что вы уполномочены (вам дано право, вменено в обязанности) решать этот вопрос	* Я уполномочен вести переговоры от имени группы компаний… * Добрый день, генеральный директор…
Смягчение	Нужно смягчить ситуацию, чтобы у секретаря не было возможности сказать нет	* Я хочу спросить у Сергея, можем ли мы начинать вести переговоры по поводу… * Могу ли я пообщаться по поводу поставки изделий на ваши объекты… * С кем я могу начать переговоры по поводу возможного вашего дилерства от нашей компании… * Могу ли я узнать мнение вашего руководства на предмет… * К кому мне обратиться для получения документации о процедуре участия в тендере, который вы проводите…
Формализация	Сконцентрируйтесь на формальных процедурах компании, чтобы секретарь не нес отсебятину	* С кем можно поговорить на предмет обсуждения договора по поставкам… * Я хотел бы уточнить, какая в вашей компании принята система анализа поступающих предложений от поставщиков… * Какова у вас процедура рассмотрения (утверждения) дизайн-проекта… * Наша компания заинтересована в сотрудничестве с вашей компанией, каким образом происходит взаимодействие с поставщиками… * Какова процедура выбора поставщиков для вашего будущего объекта…

Однажды построив отношения с секретарем, вам уже не придется прорываться к директору компании. Вы просто можете попросить ее: “Марина, я на месте. Когда будет удобно, соедините нас, пожалуйста. Вы же знаете, когда это лучше всего сделать!”. Уверяем, ваш бизнес-собеседник все сделает.

Секретарь может перенаправить вам коммерческие предложения ваших конкурентов и подсказать, без визы какого специалиста компании или другого лица директор никогда не подпишет договор о покупке крупной партии товара.

Рекомендуем несколько раз в год “ошибаться” на счет дня ее рождения и приходить в офис с цветами и конфетами: “А у вас разве не сегодня день рождения? Не может быть! Это все равно вам!”.

А как быть женщине – менеджеру по продажам? Ведь секретари, по большей части, тоже женщины. В этом случае, если вы примерно одного возраста, воспринимайте ее как подругу: “Помогите мне, пожалуйста, у меня сложности. Я вас понимаю, у вас, наверно, сотни таких звонков в день и вы должны четко следовать инструкции, кого пропускать, а кого нет. Помогите мне, пожалуйста…“.

Если секретарь намного старше вас, то найдите в ней своего покровителя: “Помогите мне, пожалуйста, я ценю ваш опыт…”. В любом случае, с кем бы вы ни общались, излучайте позитив и будьте дружелюбны.

12 3 4 5 6 7 …74

Ольга Энговатова

500 cоветов секретарю

Введение

Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.

Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.

Секретарь (секретарь-референт) особенно небольшой фирмы обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и отчеству.

Основным организационно-правовым документом секретаря (секретаря-референта) является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Должностная инструкция поможет вам также оградить себя от выполнения не свойственных секретарю функций.

Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

2) работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т. д.

С первого дня надо стремиться любую порученную работу выполнять наилучшим образом. Для того чтобы знать, как ее выполнить и какие требования к ней предъявляются, надо иметь ГОСТы и нормативно-методические документы по делопроизводству, разработанные Федеральной архивной службой России. В них следует постоянно поглядывать, когда вы не уверены в точности ваших знаний.

Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть у вас на виду, пока вы не выучите все требования к оформлению каждого реквизита.

Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий и приема посетителей, защищает и охраняет руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только клиенты, но и сотрудники фирмы. Очень важно самому секретарю не стать таким занудливым и надоедливым субъектом для своего шефа, не раздражать его, не отвлекать по пустякам. Поэтому психологическая совместимость начальника и секретаря – один из самых важных аспектов успешного сотрудничества.

Путь к профессионализму труден, и, для того чтобы стать профессионалом, надо постоянно учиться и работать над собой, своим имиджем. В этой книге мы постараемся рассмотреть основные направления работы такой многогранной профессии, как секретарь. Надеемся, что советы, которые вы встретите на страницах данной книги, помогут вам в работе и в общении с людьми.

Секретарское дело, краткая историческая справка

Забудем на время о Генеральном секретаре ООН, многочисленных научных секретарях высокочтимых академий, иных обитателях верхних этажей власти, именуемых секретарями. Это из другой области. Речь пойдет об учрежденном в 1720 г. Петром Первым «чине секретарском». Согласно принятому царем-реформатором Генеральному регламенту, положившему начало российскому делопроизводству, так назывался чиновник, на которого возлагался широкий круг обязанностей в сфере, если использовать современную терминологию, документационного обеспечения управления. Облеченный немалым доверием, свой долг он должен был выполнять без «проволочек и нечеткости в делах». Сегодня «секретарский чин» в нашей стране переживает второе рождение. Это продиктовано вхождением российской экономики в рыночные отношения и повсеместным использованием в бизнесе высоких технологий. Доля ответственности секретарского работника в новых условиях значительно возросла, повысилась планка его значимости в повседневной деятельности фирмы. От его профессиональной подготовки, опыта, отношения к делу во многом зависят успех компании, состояние психологического климата в коллективе. К сожалению, де-факто служебный статус секретаря во многих российских фирмах не соответствует возросшему объему выполняемой работы. Его роль, правовое и материальное положение неоправданно принижены. Сплошь и рядом наблюдается неадекватное отношение к секретарскому работнику со стороны руководителей, рассматривающих эту должность через призму устаревших стереотипов. Сказывается недооценка значимости секретаря и его места в общем производственном процессе в условиях рынка, свободной конкуренции. В отличие от развитых капиталистических стран обязанности и права секретарского работника, которого иногда именуют секретарем-референтом либо офис-менеджером, по существу по сей день четко не очерчены. Сам секретарский цех остается разрозненным. Секретари не объединены в профессиональном плане. Они не имеют общенациональных организаций, с которыми бы считались власть предержащие и работодатели и которые были бы готовы защитить их интересы, заботились об их профессиональном образовании, карьерном росте.

Оптимизация работы секретаря

Мы постоянно слышим, что время – самый ценный ресурс на планете. Возможно, это и не так, но времени постоянно не хватает, а значит, и ценится оно больше всего. Поэтому люди постоянно ищут способы экономии времени (вот если бы его можно бы было копить и хранить в специальном банке!). Вечное «ничего не успеваю» особенно актуально, когда речь идет о работе. Не успевать означает задерживаться по вечерам, работать в выходные дни и просто постоянно нервничать по поводу не выполненных вовремя дел. А от этого страдает вся остальная жизнь. Поэтому постараемся помочь вам оптимизировать рабочие процессы.

По оптимизации работы сотрудников, различных служб, предприятий написано огромное количество статей. Вы даже можете пойти на специальный семинар. Я думаю, что нарисовать четкую схему, которой мог бы следовать любой секретарь, личный помощник или офис-менеджер, невозможно. Стиль, ритм и правила работы каждой из нас полностью зависят от начальников, специфики деятельности компаний, в которых мы работаем, и даже корпоративных традиций.

Поэтому схему каждый будет выстраивать сам. А мы поможем советами – очень разными, но действенными, проверенными на практике мной и коллегами.

Чем мы можем пользоваться в работе? Нашим собственным опытом, советами коллег, достижениями современных компьютерных технологий, различными офисными приспособлениями и многим другим. Даже наше любопытство может сыграть отличную роль.

Итак, наша цель – экономия времени. Каким образом избежать завалов, дедлайнов и работы до глубокой ночи? Конечно, полностью застраховаться от этого у секретаря вряд ли получится, но к этому стоит стремиться.

Принцип первый: не делайте чужую работу

Пожалуй, одна из главных проблем в работе секретаря – это извечная необходимость всем и каждому помогать. Нет, конечно же, секретарь и есть помощник. Наша работа состоит в помощи другим: в зависимости от специализации вы можете помогать одному или нескольким начальникам, отделу или даже целой компании. И здесь очень важно понимать: ваши обязанности (как правило, они прописаны в должностной инструкции) – это и есть та самая помощь. Даже если вы работаете персональным ассистентом, очень часто приходится откликаться на просьбы сотрудников, посетителей, клиентов, звонящих по телефону. Отказывать в просьбе, если вы можете помочь, невежливо и недальновидно. Никогда не знаешь, в какой момент и чья помощь может понадобиться. Но здесь кроется подвох: к сожалению, многие люди любят перекладывать на других свою работу. Порой бывает очень сложно провести границу: где вы выполняете свои непосредственные обязанности и помогаете сотрудникам, а где на вас переложили чужие.

Простой пример: в отделе стоит факс, которым пользуются сотрудники. В приемной секретаря управляющего директора также имеется факс – для внутреннего пользования. В случае поломки факса в отделе к вам будут обращаться с просьбой передать факс, и, конечно, вы не откажете. Но, увы, и после починки аппарата многие сотрудники будут продолжать носить письма и документы, отправлять которые у вас нет возможности, потому что если тратить на это свое время, вы не будете успевать выполнять основные обязанности.

Поэтому секретарю необходимо четко проводить границы, уметь говорить «нет» и расставлять приоритеты, как ни банально это звучит.

Даже при сломанном в отделе факсе важнее соединить шефа с нужным человеком, чем отправлять письмо одного из сотрудников.

Почему такое происходит? Не только потому, что все не хотят работать. Просто многие сотрудники искренне полагают, что секретарь все дни проводит в ожидании различных просьб от них, а в перерывах между выполнением просьб скучает. Ваша задача – объяснить, что это не так. Возможно, это покажется резким и у кого-то вызовет обиду. Что ж, важно понимать, что в этом нет ничего страшного. Страшно будет не выполнить свои непосредственные обязанности и тем самым действительно подвести начальника или коллег.

Принцип второй: планируйте время

В обязанности большинства секретарей входит планирование рабочего дня руководителя. Можно применять этот же метод для вашей работы. Например, возразить: каким образом секретарю планировать свой день, если постоянно отвлекают и ситуация на работе подчас меняется с космической скоростью? Но ведь когда мы составляем расписание шефа, всегда приходится учитывать вероятность изменений, многие из которых происходят в самый последний момент. Той же схемой можно пользоваться и при планировании собственного рабочего дня: закладывайте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства, составляйте расписание так, чтобы можно было поменять дела местами. И всегда привязывайте свой рабочий график к графику шефа. Например, если вы знаете, что завтра с 10.00 до 12.00 у него выездное совещание и он не будет к вам обращаться, можно наметить себе выполнение дел, до которых никак не доходят руки. Да, к вам могут прийти сотрудники или имеются срочные дела. Но если шеф занят, это делает вас более свободной, чем обычно, так как не нужно постоянно отвлекаться на его просьбы.

Принцип третий: владейте информацией

Причем не только владейте, но и управляйте ею. Регулярно проверяйте актуальность данных, если узнали что-то новое – запишите, сохраните в файл, распечатайте в специальную папку. Постоянно проверяйте и обновляйте данные в телефонной книжке, контакты в Outlook, базы внутренних и внешних телефонных номеров. Здесь может быть два варианта упорядочивания информации:

· вносите соответствующие изменения сразу, как только о них узнаете;

· выделяете себе для этого определенное время (например, один час каждую пятницу).

Если вы выберете второй вариант, лучше завести специальную папку для хранения новых визиток, факсов с уведомлением о смене телефонных номеров и листочков из блокнота, где в спешке записаны важные номера.

Наш совет. Если изменилась ваша контактная информация, постарайтесь оперативно сообщить новые данные всем, с кем регулярно работаете.

Принцип четвертый: используйте современные достижения

Невероятное счастье, что мы больше не используем печатные машинки, что компьютеры не просто вошли в нашу жизнь, а действительно стали способны сделать ее удобнее и легче. Пользуйтесь возможностями, которые вам дают современные программы.

Например, программа Outlook позволяет создавать контакты, списки рассылки, вести календарь и создавать архивные папки. Последнее очень важно. Если вы создадите архивные папки, в которых можно хранить письма по различным темам, то сэкономите себе не только время, но и нервы. Допустим, если вы сохранили запрос в папке «Запросы», то при необходимости будет, во-первых, очень легко его найти, во-вторых, доказать, что вы действительно его отправляли. Кроме того, так можно сохранять подтверждения от гостиниц, электронные билеты и другие важные документы. Конечно, в случае необходимости можно обратиться в авиакомпанию или агентство, выписавшее электронный билет: они хранят их в течение года. Однако вы потратите много времени и будете зависеть от работы другого человека (у которого много своих дел). К тому же билет может понадобиться вам гораздо позже, чем через год.

Из опыта автора. Для себя я установила лимит хранения билетов в архивной папке – три года. Не так давно мне пришлось оформлять начальнику визу в США. В процессе оформления необходимо заполнить анкету, где нужно указать точные даты предыдущих приездов за последние несколько лет. Два с половиной года назад начальник ездил в США, но, конечно, ни он, ни я не помнили точных дат. К сожалению, отметки в паспорте о пересечении границы были поставлены так нечетко, что даты невозможно было разобрать. Помогли, естественно, билеты. Я просто нашла в архивной папке по фамилии начальника билеты за нужный период и таким образом установила даты.

Помните о том, что в Word и Outlook можно включить проверку орфографии, что значительно сэкономит ваше время. Осваивайте новые программы и лучше узнавайте старые. Например, в Excel сумму можно считать автоматически – при ведении расчетов в этой программе калькулятор уже не нужен.

Помимо стандартных офисных программ, можно пользоваться и различными помогающими программами, такими как Punto Switcher. Эта программа не только автоматически меняет раскладку, но и помогает запоминать горячие клавиши, использовать автозамену и многое другое. А программа DeskStickers позволяет легко создавать цветные стикеры на рабочем столе. Многим это нравится, потому что позволяет не забывать о различных мелких делах (ведь блокнот у вас не всегда перед глазами, а обычные бумажные стикеры часто отклеиваются).

На заметку. Сохраняйте полезные сайты в «Избранное». Вы также можете подписаться на рассылки профессиональных сайтов, чтобы узнавать о предстоящих семинарах, конференциях, различных новостях.

Если вы проявите любопытство, поспрашиваете коллег, то легко сможете найти среди многообразия современных программ ту самую, которая сделает вашу работу удобнее, а жизнь легче.

Принцип пятый: все в порядке

Помните выражение «Порядок на столе – порядок в голове»? Всегда держите в порядке рабочий стол (желательно заниматься раскладыванием вещей по местам каждый день в конце рабочего дня). Порядок на столе не только позволит легко найти все нужное и держать важные предметы под рукой, но и произведет хорошее впечатление на начальника, коллег и гостей.

Чистота и порядок должны царить не только на рабочем столе, но и в компьютере, шкафах, ящиках тумбочек. Регулярно выбрасывайте сломанные или ненужные вещи. Придумайте удобную для вас систему организации и хранения документов. Кто-то любит подвесные папки, кто-то хранит все документы в регистраторах в шкафу. Самое главное – чтобы вам было удобно.

Как правило, секретарь хранит у себя канцелярские и хозяйственные товары. Регулярно наводите в них порядок. Таким образом вы будете знать, чего у вас нет, что нужно заказать, что скоро закончится, а чего хватит на год и не стоит тратить на это корпоративные деньги и свое драгоценное время.

Принцип шестой: используйте профессиональные навыки

■ Слепая печать. Сейчас к секретарю редко предъявляют такое требование, как владение слепой печатью. Без этого навыка можно устроиться на работу и успешно справляться со своими обязанностями. И все же секретарю это умение необходимо – прежде всего, для экономии нервов и в качестве заботы о своем здоровье.

■ Скоростное чтение. Через секретаря или личного помощника идет весь документооборот компании. Мы просматриваем тома документов, прежде чем отнести их на подпись руководителю. Дело не только в том, что начальник может спросить вас о содержании документа, но и в том, что невнимательные сотрудники частенько указывают неверные даты, ошибаются в инициалах, оформляют документы не по правилам. На проверку подчас приходится тратить довольно много времени, документы бывают срочные, и сотрудник, их принесший, очень нервничает по поводу того, что вы еще и читаете документ.

В настоящее время существует множество курсов и программ, обучающих скоростному чтению (его еще называют чтением «по диагонали»). Нам это вполне подходит: зачастую не нужно знать детальное содержание документа, достаточно понимать, о чем он, и отметить правильность заполнения ключевых граф.

Принцип седьмой: применяйте шаблоны

Мы каждый день создаем огромное количество различных документов: писем, заявок, приказов, служебных записок. Создайте шаблон для каждого вида документов (или несколько различных шаблонов, если требуется). Например, если в организации введен пропускной режим, создайте шаблон заявки на временный пропуск для гостя – в случае необходимости нужно будет заменить только Ф.И.О. и дату. Естественно, у секретаря должны быть образцы заявлений на отпуск, приказов, согласований и других документов, необходимых для работы. Лучше всего сгруппировать шаблоны по темам, чтобы в случае необходимости не тратить время на поиски.

Принцип восьмой: сохранить и преумножить

Ни для кого не секрет, что мы храним документы в соответствии с государственным стандартом делопроизводства и сдачи в архив. Документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Первые мы убираем в архивные боксы и сдаем в архив (или помещаем в специально отведенный шкаф, если архива в организации нет), а вторые можно уничтожить по истечении срока хранения. А дальше зачастую начинается жуткая неразбериха. Некоторые ненужные документы могут годами пылиться в папках на полках, другие (нужные) отправляются в мусорную корзину, потом вы не можете найти позапрошлогодний запрос или прошлогоднюю претензию. Прежде всего необходимо узнать сроки хранения тех документов, с которыми вы работаете. Если в ваши обязанности не входит ведение кадрового делопроизводства, то не стоит забивать себе голову информацией о том, какой срок хранения имеют приказы о приеме на работу. Дальнейшие действия будут зависеть уже от специфики работы в конкретной компании или отделе. Если вы работаете в компании достаточно долго, то уже имели возможность узнать, какие именно документы и сколько нужно хранить в приемной. Если же вы только устроились на работу, постарайтесь выяснить этот момент у предшественницы или сотрудников.

Маленькие хитрости. Конечно, у каждой из нас есть свои маленькие хитрости, позволяющие сэкономить время и наиболее удобно организовать работу в приемной.

Например, многие любят приходить на работу пораньше. Полчаса до начала официального рабочего дня – время весьма продуктивное. Можно не спеша привести себя в порядок, свежим взглядом окинуть приемную, проверить списки намеченных дел, расписание шефа, выпить чашку кофе, почитать новости или что-то интересное в Интернете. Каждая из нас по-своему входит в рабочий ритм. Если вы влетаете в приемную в 9.00 и тут же начинаете отвечать на звонки, заваривая чай и одновременно снимая пальто, и чувствуете себя при этом прекрасно – не нужно ничего менять. Но если подобное начало дня вас раздражает, может, стоит начинать свой день немного раньше?

Хозяйственные мелочи. Позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой нитки и иголки (можно купить красивый набор), антистатик, необходимые лекарства, запасная пара колготок (которые имеют обыкновение рваться в самый неподходящий момент, когда нет времени бежать в магазин).

И еще несколько советов

● Перед уходом приводите рабочее место в порядок. Утром на это может не быть времени.

● Не откладывайте выполнение задания (даже самого неприятного) на последний момент. В последний момент всегда возникает аврал и совершенно нет возможности работать.

● Заботьтесь о себе. Уходите на обеденный перерыв с рабочего места (даже если обед на офисной кухне занимает у вас десять минут), гуляйте, делайте что-то, не связанное с работой. В приемной в это время лучше не сидеть, иначе можно провести весь перерыв за объяснением всем остальным, что у вас время обеда. Кроме того, делайте перерывы в работе с компьютером (например, можно полить цветы).

● Проявляйте любопытство. К сожалению, мы часто теряем множество удивительных возможностей экономии времени. Одна моя коллега живет недалеко от станции пригородных поездов и всегда рассматривала эту станцию как возможность уехать на природу (которую она ни разу не использовала). Только через два года соседства ей неожиданно открылась истина: электричка идет еще и в обратную сторону, то есть в центр города, где моя коллега и работает. Дорога на работу теперь занимает двадцать пять минут, пробок не бывает, очередей на входе в вагон – тоже. Секретарю очень важно проявлять любопытство, постоянно смотреть по сторонам, интересоваться происходящим вокруг.

Если вы столкнулись с какой-либо задачей впервые, не бойтесь просить о помощи. Можно обратиться к коллегам на работе, сотрудникам, друзьям, задать вопрос на форуме. То, что для вас в новинку, кто-то где-то когда-то уже делал, и этот человек может помочь. И сами сможете помочь кому-то советом, сэкономить чье-то время и почувствовать себя умницей и отличным специалистом.

>курс лекций. Пояснительная записка тема 1 Тема 2 Тема 3

1 9 10 11 12 13 14 15 16 17

7.1. Современные способы трудоустройства

За последние годы спрос на секретарей не снижается, поскольку практически ни одно предприятие не обходится без должности секретаря или работника, выполняющего его обязанности. Каждый секретарь мечтает найти хорошее место работы, чтобы устраивала оплата труда, нрав руководителя, атмосфера в коллективе, продолжительность рабочего дня, местоположение работы (недалеко от дома).

• Самый простой способ трудоустройства – поиск работы через знакомых.

Преимуществом этого способа является то, что претендента представляет человек, хорошо знающий его личные достоинства и уровень квалификации.
Попросите родственников, знакомых узнать в организациях, где они работают, особенно если это организации, где вам хотелось бы работать, нет ли или не ожидаются ли в ближайшее время вакансии по вашей специальности.

• В поисках работы часто пользуются информацией о вакансиях, предлагаемых газетами и кадровыми агентствами.

В период поиска работы надо постоянно просматривать периодические издания, в которых организации публикуют свои вакансии.
Кадровые (рекрутинговые) агентства, занимаются подбором персонала по заказам различных компаний и организаций. Опыт их работы показывает большую перспективность этого направления. Рекрутинговые агентства лучше всего оценят ваши знания и способности, так как не только посмотрят ваши документы, но и проведут собеседование, тестирование. Именно такие фирмы смогут подобрать для вас наилучшее место работы, соответствующее вашим возможностям.
Следует учитывать, что стандартная практика работы рекрутинговых агентств — оплата услуг фирмами — работодателями. Как правило, работодатель платит такому агентству вознаграждение за подбор персонала, чаще всего — в размере двухмесячной зарплаты по данной вакансии. Однако есть определенная категория агентств, собирающая деньги с соискателей. Чаще всего такая фирма, взяв с вас деньги, просто помещает вашу карточку в свою картотеку.

• Многие фирмы для подбора персонала пользуются каналами Интернета, что позволяет неограниченно расширить диапазон выбора специалистов, отвечающих необходимым требованиям, не только в своей стране, но и зарубежом.

И вы в Интернете можете найти не только сайты рекруторских компаний (организации, специализирующиеся на поиске и отборе кадров), но и сайты организаций с вакантными должностями. На сайтах наиболее посещаемых кадровых агентств можно не только получить самую свежую информацию о вакансиях, но и найти немало профессиональных советов кандидатам, узнать новости на рынке труда, соотношение количества вакансий и предложений, с каким образованием и квалификацией выступают соискатели и каковы требования работодателей; какова предлагаемая и запрашиваемая зарплата. Получив эту информацию, вы лучше оцените свои возможности и скорректируете свои запросы. Постоянное изучение информации, содержащейся на сайтах компаний, предлагающих работу, увеличит ваши шансы оказаться в первых рядах, когда появится вакансия, которая вас может заинтересовать.
Сегодня Интернет-ресурсы по трудоустройству — полноправные участники рынка труда и ничуть не менее влиятельные, чем «бумажные СМИ».

• Распространенным способом трудоустройства стала рассылка резюме по факсу или электронной почте. В этом случае важно правильно и грамотно составить резюме и тщательно продумать список предполагаемых работодателей – адресатов. Для рассылки резюме можно воспользоваться факсимильным аппаратом, электронной почтой или услугами районного отделения связи.

7.2. Требования к составлению резюме.
Перед собеседованием, как правило, просят прислать резюме.
Резюме (от французского Resume — краткое изложение) — краткая форма изложения основных личных и профессиональных данных соискателя.
Резюме удобно тем, что оно позволяет в первую очередь подчеркнуть выгодные для вас моменты — знания, интересы, опыт работы и т. д.
Резюме, как правило, отправляется по факсу или по электронной почте с той целью, чтобы работодателям самим выбрать наиболее подходящие кандидатуры и пригласить их на собеседование. Как правило, резюме анализируется в отсутствие претендента на должность и из него должно быть понятно, что вы умеете и чего стоите. Постарайтесь вложить в эту страничку текста всю свою индивидуальность, подчеркнуть положительные стороны своей деятельности. Резюме стараются подготовить заблаговременно и всегда держать под рукой. Скорость предоставления резюме также имеет значение. Этим вы продемонстрируйте свою оперативность.
Подготовьте несколько вариантов резюме. Возможно, вы уже подготовили текст резюме и отправили его в адрес нескольких организаций, а ответа так и не получили. Попробуйте перечитать еще раз. Не пожалейте своего времени и поработайте с резюме перед каждой отправкой новому работодателю. Ведь то, что не имело большого значения в одной фирме, в другой может оказаться определяющим.
Если вы только что окончили учебное заведение и не совмещали учебу с работой, то опыт профессиональной деятельности у вас отсутствует или не очень невелик. Поэтому, учитывая, что резюме пишется в свободной форме, начните его с указания вашей специальности, какое учебное заведение вы окончили, где проходили практику и назовите дисциплины, формирующие специальность и характеризующие вашу квалификацию. Если вы хотите устроиться в представительство иностранной фирмы или в компанию, имеющую тесные международные контакты, в первую очередь следует подчеркнуть знание иностранных языков (еще лучше — свободное владение языком, необходимым данной фирме). Обязательно укажите на степень владения компьютерными технологиями, например, что вы работаете с программным пакетом Microsoft Office, имеете опыт работы с электронной почтой поиска информации в Internet и т. п., охотно осваиваете новые программы. Важно указать и вашу скорость набора текста, если вы владеете навыками машинописи на компьютере. Если вы хотите работать секретарем — референтом, подчеркните, что вы умеете составлять и оформлять любые документы, организовывать работу коллегиальных органов, изучали курс «Организация секретарского обслуживания».
Резюме даст вам большие возможности показать себя с лучшей стороны и привлечь к себе внимание работодателей. Оно должно быть красиво оформлено и безукоризненно в редакционном отношении. Это документ, составленный вами лично, а вы в силу своей специальности должны уметь безупречно составлять любой документ. Резюме посылается в те организации, которые имеют вакантные должности по вашей специальности или набирают резерв.
Жестких требований к форме и содержанию резюме нет, и так чтобы выделиться из однотипных характеристик, желательно проявить оригинальность. Если фирма устанавливает строгую форму резюме, то ее, конечно, следует соблюдать, при этом есть сведения, которые обязательно надо указать.
Общие правила хорошего резюме:
1) целенаправленность — изложение своих главных достоинств и преимуществ перед другими претендентами;
2) лаконичность — краткое изложение главной информации. Резюме должно включать описание тех аспектов вашего опыта, которые значимы для данной вакансии. Оно должно занимать одну страницу, две страницы резюме — самый крайний случай;
3) конкретность — все знания и навыки должны быть количественно и качественно описаны;
4) честность — отсутствие недостоверной информации. Не следует преувеличивать свои способности и достижения. Не давайте ложной информации, некорректных ссылок, названий работы. Это вызовет только отрицательную реакцию работодателя, так как данные выборочно проверяются и неаккуратности выявляются.
5) структурированность и дизайн — логичное и красивое оформление резюме. Работодатель должен быстро и легко находить в тексте интересующую информацию, для этого резюме должно иметь акценты и выделения. При этом лучше избегать рамочек, символов, картинок и фотографий, которые значительно искажаются, проходя через факс, и могут оказать «медвежью» услугу.
Рассмотрим подробнее содержание резюме.
Резюме включает следующие данные: заголовок, цель, образование, личные данные, профессиональные навыки, дополнительные сведения и др.
В заголовке указываются фамилия, имя, отчество претендента.
Цель — точное название должности, на которую вы посылаете резюме.
Каждое резюме индивидуально, оно должно быть составлено на конкретную должность. Если вы можете работать секретарем- референтом, офис — менеджером, бухгалтером и еще кем-то, напишите на каждую должность отдельное резюме.
Личные данные — возраст, контактные телефоны, домашний и электронный адреса, пол, семейное положение. Около номера телефона укажите домашний он, служебный или сотовый и в какое время лучше звонить. Если вам меньше 20 или больше 35-40 лет, то возраст лучше не указывать.
Образование — когда и где учились, полученные специальности, присвоенные квалификации, а также ученые степени, звания, награды и призы (указывается в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы). Обязательно указать дополнительное образование в виде курсов, семинаров, тренингов, связанных с профессией. Укажите точные названия учебных заведений и даты начала и окончания учебы. Не стоит указывать аббревиатуру названия ВУЗа. Укажите курсы повышения квалификации и стажировки, которые непосредственно связаны с профессией. Укажите название сертификатов, подтверждающих ваше дополнительное образование и профессиональную компетентность. выпускники и студенты могут указать тему дипломной работы. Не следует указывать образование, не имеющее непосредственного отношения к требованиям должности. Не надо упоминать среднее специальное образование, если вы впоследствии получили высшее образование того же профиля.
Опыт работы — даты мест работы, названия организаций, занимаемые должности, функциональные обязанности. Это главный пункт в резюме, который работодатель читает особенно внимательно. Поэтому и вам следует уделить этому разделу побольше времени.
Опыт работы укажите за последние 5-10 лет в обратном хронологическом порядке. Начните с последнего места работы. Следует дать не только название организации, но профиль ее работы. Укажите месяц и год начала и окончания работы, занимаемую должность. Название должности можно указать не в строгом соответствии с формулировкой в трудовой книжке, а так, как требует работодатель. Сейчас много разных должностей с одинаковыми функциями и много профессий с одинаковым названием, требования к которым предъявляются разные. При перечислении должностных обязанностей, выберите те, которые в большей степени требуются в данной должности.
Если опыт работы менее одного года, лучше ограничится фразой «есть опыт работы».
Профессиональные навыки — подтверждение уровня своей квалификации путем описания всего, что знаете и умеете делать. Уровень владения компьютером содержит сведения о ваших навыках работы на ПК, а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми вы работали. Знание иностранных языков. Укажите все иностранные языки и степень, в которой вы ими владеете. Придерживайтесь следующих формулировок:
— «в совершенстве» — знание языка на уровне носителя, владение синхронным переводом;
— «свободно» — владение последовательным переводом, способность свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики;
— «хороший» — способность грамотно выразить свои мысли на иностранном языке, а также понять собеседника;
— «разговорный» — общение на бытовом уровне, способность понять несложную речь, донести до собеседника известную информацию;
— «базовый» — знание элементарных основ языка, общение на уровне «Как дела?», «Сегодня хорошая погода», способность понять простой текст.
Владеете оргтехникой (факс, ксерокс и т. д.). Машинопись. Указать скорость ввода слепым десятипальцевым методом. Стенография. Практическая психология, служебный этикет и протокол.
Дополнительная информация — данные о том, что имеет непосредственное отношение к предлагаемой работе, но не было указано ранее: наличие собственного автомобиля и водительских прав, сильные личные качества, занятия спортом и т. д. Опытные кадровые специалисты убеждены, что не стоит указывать хобби, вероисповедание, обстоятельства вашей личной жизни и другие сведения, не имеющие отношения к профессии, потому что это может сыграть отрицательную роль.
Зарплата в резюме обычно не указывается, поскольку она, как правило, зависит от результатов собеседования. Но вы в праве указать минимальный уровень желаемой зарплаты, чтобы вас не беспокоили предложениями более низкой ставки.
Дата составления резюме должна быть свежей. Старая дата выдает давность и безрезультатность ваших поисков работы, что побуждает работодателя к решению: «Никто не взял и ты не бери».
Резюме на английском языке составляют лишь в том случае, если вы претендуете на вакансию в иностранной компании. В российскую фирму или кадровое агентство следует направлять резюме на русском языке, т.к. оно может попасть к человеку, не владеющему иностранным языком, и в лучшем случае будет отложено в сторону, а в худшем будет выброшено. Исключением могут быть резюме специалистов, свободно владеющих иностранным языком, но и в этом случае лучше следует направить два резюме — одно на русском, другое на иностранном языке.
К резюме могут быть приложены рекомендательные письма бывших руководителей. Нужно быть внимательным к гладким положительным формулировкам этих характеристик, так как хитрые предприниматели изобрели тайный код передачи информации и умеют читать между строк.
Образец резюме см. Приложение 9

1. Рекомендации по прохождению собеседования.

Собеседование с работодателем — это главный этап получения желаемой должности, результаты которого определят ваши обязанности, зарплату и перспективы профессионального роста.
Собеседование является наиболее широко применяемым методом подбора кадров. Цель собеседования — оценка профессионально важных деловых и личностных качеств, знаний и умений, таких как:
— уровень профессионализма, знания и опыт работы;
— степень заинтересованности в данной работе;
— уровень общей активности, целеустремленность и готовность работать с максимальной отдачей;
— способность руководить и готовность подчиняться;
— умение хорошо говорить и слушать;
— личное обаяние, приятные манеры поведения и речи.
Готовясь к собеседованию, уделить необходимо особое внимание своей внешности, манере поведения и речи. Сюда входит: здоровый внешний вид, деловая одежда, обувь, прическа, косметика, стройная осанка и уверенная походка, приветливое и умное выражение лица и глаз, спокойный и доброжелательный тон голоса. Тщательно продумайте костюм. Конечно, следует жестко придерживаться делового стиля. Костюм должен выглядеть качественным, добротным. Помните что костюм — это инвестирование в вашу успешную карьеру. Для вас крайне важно не затеряться среди других кандидатов, поэтому постарайтесь в рамках делового стиля придать своему имиджу индивидуальность. Используйте выразительные аксессуары, например, нарядную шелковую косынку, завязанную оригинальным способом. Обязательно обратите внимание на обувь (она должна быть чисто вычищена) и на сумку. Слишком объемная большая сумка может оставить впечатление неорганизованности, а маленькая — смотрится не по-деловому.
Приходить на собеседование следует за 5 — 10 минут до назначенного времени, чтобы вы могли прийти в себя, привести себя в порядок, осмотреться. При себе следует иметь все необходимые документы, но представлять их нужно только по просьбе проводящего собеседование. Постарайтесь справиться с вполне понятным волнением. Держитесь с чувством собственного достоинства, но доброжелательно, любезно.
Не забывайте о правилах вежливости. Войдя в помещение, не забудьте поздороваться, подождите, пока вам предложат присесть. Постарайтесь сесть удобно, но не разваливайтесь на стуле. Следите за руками. Не впивайтесь в сумку, постарайтесь поставить ее на соседний стул или положите на колени. Руки сложите спокойно, не играйте ручкой или скрепкой и ни в коем случае не хватайте предметы с рабочего стола хозяина кабинета.
Смотрите собеседнику в лицо, не отводите взгляда в сторону. Но и постоянно смотреть глаза в глаза тоже не рекомендуют. На вопросы отвечайте спокойно, продуманно, говорящего не перебивайте. Хорошим психологическим приемом является неявное копирование жестов собеседника. Оно позволяет придать беседе доверительный характер.
Не начинайте разговор сами, дождитесь, пока вам дадут слово. Отвечайте на вопросы кратко, но при этом постарайтесь подтвердить свое соответствие предлагаемой должности. Приведем примерный перечень вопросов, которые задают представители компаний на собеседованиях чаще всего:

• Не могли бы вы кратко рассказать о себе?
• Какими навыками вы владеете?
• Какую работу вы хотели бы получить и почему? Почему вы решили обратиться к нам?
• В чем заключается сейчас ваша работа?
• В каких вопросах вы чувствуете себя наиболее сильными?
• В каких вопросах вы чувствуете себя менее уверенно?
• Имеется ли у вас опыт секретарской деятельности?
• Как вы планируете свою работу?
• Как вы реагируете на ошибки ваших партнеров по совместной деятельности?
• Кому вы сейчас подчиняетесь? Что вы можете сказать о своем начальнике, какие у вас сложились отношения?
• Какие качества вы хотели бы видеть в вашем будущем руководителе?

За время собеседования вам нужно сообщить о себе максимум информации и произвести благоприятное впечатление. Особенно тщательно готовьтесь к вопросам о профессиональном опыте. Сознательно или неосознанно, но работодатель или его представитель проецирует ваш прежний опыт на новую работу и, исходя из этого, оценивает ваши способности и желание справиться с новой работой.
Ваш успех зависит от того, какие вопросы будете задавать вы сами. Уместным будет вопрос: «Что входит в мои служебные обязанности?», так как в одной фирме на секретаря могут быть возложены обязанности по работе с персоналом, а в другой — только ответы на телефонные звонки. Ваши вопросы должны показать, что вы хорошо разбираетесь в секретарском деле. Не спрашивайте о технической стороне дела. Лучше поинтересоваться по каким причинам эта должность стала вакантной. Если предыдущий секретарь не справился с работой, узнайте, какие у него были претензии. Если хорошо справлялся, выясните, что в его работе было особенно ценным.
Плохую службу вам могут сослужить слова «не знаю», «не умею», «меня не интересует». Вместо фразы «я не знакома с последней версией текстового редактора», можно сказать: «я работала с предыдущей и могу быстро освоить новую». Не задавайте сразу вопрос о зарплате. Лучше, если о ней скажет сам работодатель. Если же вам не говорят об этом, вы можете спросить: «Скажите, пожалуйста, какую зарплату вы планируете платить человеку, работающему на этой должности?».
Хорошо бы сказать, что вы ждете от этой работы. Например, «мне хотелось бы работать на компьютере и изучать новые программы» или «я рассчитываю, что мои знания иностранного языка у вас пригодятся» и т.д.
В том случае, если стороны пришли к взаимному согласию, подписывается трудовой контракт. Хорошо и грамотно составленный контракт должен содержать описание должностных обязанностей или ссылку на должностную инструкцию, сведения о размере заработной платы, ее индексации, премиях, испытательном сроке, который не может превышать трех месяцев, отпуске и т. п.
Прежде чем подписать контракт, следует вдумчиво его прочитать и решить, насколько его условия вам подходят. После подписания обеими сторонами трудового контракта, администрация предприятия не вправе требовать от работника выполнения работы, не оговоренной этим контрактом.

1. Адаптация к условиям труда: ознакомление с рабочим местом.

После того как секретарь прошел собеседование, тесты, он оказывается в штате организации. Наступает непростой период адаптации в новом коллективе, который должен подтвердить или опровергнуть правильность кадрового отбора.
Сотруднику нужна адекватная оценка труда в форме зарплаты и премий; социальная защищенность (оплачиваемые отпуска, больничные листы и так далее); гарантии роста и развития; оговоренный участок работы с определенными правами и обязанностями; комфортные условия труда; творческое взаимодействие с другими сотрудниками. Фирма ожидает от вновь принятого квалифицированной работы, проявления личностных и деловых качеств, соответствующих целям организации; эффективного взаимодействия с коллективом для решения производственных задач; точного исполнения указаний руководства; соблюдения трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка; принятия ответственности за свои поступки.
Адаптация начинается с общей ориентации, включающей информирование об организации в целом и структурном подразделении, где предстоит работать секретарю.
В результате сотрудник знакомится с историей фирмы, характером деятельности, структурой управления, узнает имена руководителей, правила внутреннего распорядка. Общую ориентацию может проводить кадровая служба с участием непосредственного начальника подразделения, используя как традиционные беседы и демонстрации, так и специальные видеофильмы, брошюры и возможности компьютера. Различают четыре стороны процесса адаптации сотрудника: профессиональную, психофизиологическую, социально-психологическую, организационную.
Профессиональная адаптация заключается в освоении профессиональных навыков, уяснении специфики работы. Каждый новичок проходит стадию ученичества, форма которого зависит от характера организации и предыдущего опыта работы. На производственных предприятиях практикуется наставничество, когда опытный работник передает знания и навыки молодому в процессе делового общения на рабочем месте. Очень распространен инструктаж — наглядная демонстрация приемов и навыков работы. Конечно, если новичок уже имеет опыт работы по данной специальности, то наставничество и инструктаж принимают форму обмена профессиональными знаниями с целью выработать навыки, наиболее приемлемые для достижения целей организации.
Психофизиологическая адаптация — приспособление сотрудника к условиям труда и отдыха. Данная форма адаптации наиболее важна для производственных предприятий и организаций, где используется сложная технология и существует опасность получения производственных травм. Условия труда в офисах и торговых фирмах, как правило, стандартны, но новичку требуется некоторое время, чтобы подстроиться под ритм работы, интенсивность психофизических нагрузок. Каждый старается обустроить рабочее место по-своему. Необходимые инструменты, бумаги раскладывают так, чтобы было удобно с ними работать, на стены прикрепляют постеры и календари, в шкафчики убирают предметы туалета и посуду. Психофизиологическая адаптация проходит быстро и безболезненно и определяется главным образом состоянием здоровья и правильной организацией режима труда и отдыха в соответствии с принятыми санитарно-гигиеническими нормами.
Социально-психологическая адаптация предполагает установление межличностных и деловых отношений с сослуживцами, освоение ценностей и групповых норм поведения. Новичок знакомится с расстановкой сил в подразделении, выясняет значимость того или иного сотрудника, включается в состав формальных и неформальных групп. Социально-психологическая адаптация может оказаться трудной и долговременной. Коллектив встречает новичка настороженно, рассматривает «под микроскопом» каждый его шаг. Поэтому надо запастись терпением (приход нового сотрудника может занимать всеобщее внимание не более нескольких недель), быть по возможности общительным, доброжелательным, демонстрировать готовность выслушивать советы.
Организационная адаптация предполагает ознакомление со структурой организации, определение в ней собственной роли. В последнее время стали говорить не только об адаптации работника, но и о приспособлении работы к человеку. Здесь можно упомянуть создание соответствующего рабочего места, коррекцию графика под индивидуальные особенности личности, индивидуализацию системы поощрений и наказаний. Так, все больше фирм практикуют штрафы за опоздания и курение, предоставляют сотрудникам гибкий график работы, премируют на основе рейтинговой системы.
Дабы сгладить проблемы адаптации, современные компании разрабатывают и применяют методики, направленные на максимально быстрое и эффективное включение нового работника в деловую жизнь фирмы. Создаются структурные подразделения, отвечающие за процессы адаптации, обычно эту функцию выполняют подразделения по обучению персонала. Опытные работники получают доплату за помощь в приобщении новичков к секретам профессионального мастерства. Проходят семинары и тренинги, нацеленные на снятие психологических и организационных преград, мешающих полноценно участвовать в работе коллектива. Новички получают неформальные поручения, вовлекающие их в межличностный контакт.
Повышенное внимание к адаптации персонала объясняется стремлением компаний повысить конкурентоспособность за счет создания команд единомышленников, объединенных ценностями организации и корпоративной этикой. Пренебрежение адаптацией новых сотрудников автоматически приводит к текучке кадров и непроизводительному расходованию средств.
Контрольные вопросы по теме

1. Перечислите правила составления резюме.
2. Назовите рекомендации по прохождению собеседования.
3. Перечислите современные способы трудоустройства.
4. Охарактеризуйте четыре стороны процесса адаптации сотрудника.
5. Назовите рекомендации по прохождению собеседования.

Задания
№1
Составить резюме в целях поиска работы. Предложить места размещения резюме.
(при составлении резюме обратить особое внимание на личные качества; правильно описать прежние места работы и причины увольнения; в резюме сделать акцент на ваши лучшие качества.)
№2
Подготовить вопросы к собеседованию на вакансию секретаря-референта. Вы претендент на должность секретаря – референта — подготовьтесь к собеседованию (особое внимание уделите на внешнему виду, акцентируйте внимание работодателя на ваших преимуществах).Провести собеседование в парах.
Рекомендуемая литература

1. Акишина А.А. Этикет русского телефонного разговора. М., 1990.
2. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и заседаний: Практ. пособие. М., 2000.
3. Галахов В.В., Корнеев И.Н. Секретарское дело (Образцы документов, организация и технология работы). Учебно-практическое пособие. М., 2005.
4. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., 1999.
5. Кузнецов И.Н. Секретарь-референт. М., 2004.
6. Настольная книга секретаря-референта. М., 1998.
7. Привалова М.Ю., Домникова М.А. Секретарь: успешная карьера. М., 1997.
8. Рогожкин М.Ю. Документы делового общения. М., 1999
9. Стенюков М.В. Секретарское дело. М., 1998.
10. Стенюков М.В. Справочник секретаря. М., 2002.
11. Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой протокол. М., 2003.
12. Шейнов В.П. Секретарь: Секреты профессии. М., 2003.
13. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря. М., 1995