Когда ИП нужно вести кадровый учёт

Если индивидуальный предприниматель принимает персонал, у него возникает обязанность ведения кадрового учёта. В тех случаях, когда вся деятельность осуществляется единолично ИП, никаких дополнительных документов оформлять не придётся.

Когда работников принимают в штат, следует в обязательном порядке оформить соответствующие документы. В 2019 году это необязательно должны быть правильно заполненные трудовые книжки. Их можно заменить трудовым договором.

Как только трудовой договор подписан, у маленьких компаний, а также ИП возникает необходимость вести учёт. При этом важно следовать действующему законодательству. Несоблюдение его положений, а также отсутствие необходимых кадровых документов, грозит работодателю привлечением к ответственности, в том числе уголовной. В связи с этим трудовая инспекция вправе провести соответствующую проверку и запросить документы, которые должны обязательно вестись.

В процессе ведения кадрового учёта у предпринимателя возникают права и обязанности. Каждому предпринимателю важно знать, какие из них основные. Это поможет избежать целого ряда проблем, а также облегчить ведение учёта.

Среди прав можно выделить следующие:

  • предприниматель может заключать как срочные трудовые договора, так и на неопределённый период;
  • издавать приказы, которые основываются на подписанных соглашениях;
  • заключать коллективные трудовые договора;
  • обучать сотрудников основам охраны труда, после чего контролировать знания по этой теме.

Несмотря на то, что сегодня действует закон об упрощении кадровых документов, формулировки в нём достаточно размыты. Не стоит рассчитывать на полную отмену учёта, поэтому важно точно понимать обязанности предпринимателя в этой сфере:

  • вести трудовые книжки и оформлять их тем, кто устроился на работу впервые;
  • обеспечивать сотрудников свидетельствами, подтверждающими участие в пенсионном страховании;
  • принятие локальных нормативных актов, содержащих информацию по отношениям с работниками.

Знать свои права и обязанности небольшим организациям и ИП мало. Гораздо важнее чётко соблюдать все условия.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Обязательная документация по кадрам

Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками. Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке. Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.

Для правильного ведения кадрового учета ИП придётся использовать три группы документов:

  1. Внутренние нормативные акты – это распорядок труда, инструкции, положения о премировании, графике работы, заработной плате и другие. Они помогают при необходимости доказать работодателю правоту в суде.
  2. Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие. Также к этой группе относятся табель, график отпусков, штатное расписание.
  3. Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.

С одной стороны бухучёт ИП ведется в упрощённом виде. С другой стороны – кадровые документы для микробизнеса полностью не отменили. Может потребоваться формировать и другие соглашения.

Ведение трудовых книжек у ИП

Если предприниматель принимает на работу нового сотрудника, он как работодатель обязан заполнить соответствующие документы: приказ о приёме на работу, а также заполнить трудовую книжку. Их оформление осуществляется на основании российского законодательства.

Когда наёмные работники принимаются на должность к ИП, может сложиться две ситуации:

  1. Когда будущий сотрудник имеет на руках трудовую книжку, предприниматель должен заполнить её соответствующим образом.
  2. Если же сотрудник принят на работу впервые, предпринимателю придётся завести ему такой документ. Только после этого можно внести запись о приёме.

Важно правильно отражать соответствующие сведения в трудовой книжке: увольнение, приём на работу, перевод на другую должность должны обязательно указываться в ней.

Введение упрощенного кадрового учёта позволило ИП пользоваться типовой формой трудового договора как альтернативой традиционному документу. Получается, что в этом случае вести трудовые книжки не обязательно, от их оформления можно отказаться. Однако такая подмена нередко приводит к проблемам в случае подачи в суд.

Важно чётко определиться, какие именно документы использовать в учёте. После этого следует придерживаться выбранной стратегии.

Ответственность предпринимателя

Выше было рассказано о том, что существуют обязательные кадровые документы для ИП. Однако далеко не все прилагают максимум усилий для правильного ведения кадрового учёта.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

В конечном итоге работодатель может столкнуться с тем, что придётся нести ответственность. Для ИП в 2019 году предусмотрены три группы наказаний: административные, уголовные, материальные.

Индивидуальным предпринимателям важно изучить все виды.

Административная ответственность предусмотрена в нескольких ситуациях:

  1. При необоснованном отказе от заключения коллективного соглашения штраф составит от трёх до пяти тысяч рублей.
  2. Неправильные сбор, хранение, а также применение сведений о работнике грозит штрафом. Заплатить придётся от 500 до 1 000 рублей.
  3. Работа без оформления трудовых отношений соответствующей формы договором, а также уклонение от его заключения влечет наложение штрафа размером от 5 до 20 тысяч рублей. Повторное привлечение за такое нарушение приведет к увеличению денежного наказания. Придётся заплатить 30-40 тысяч рублей.
  4. Незаконное использование труда иностранцев, отказ от уведомления миграционной службы о приёме на работу таких граждан приводит к наложению штрафа. Его размер зависит от квалификации иностранного гражданина и места деятельности.

Уголовная ответственность также может наступить в нескольких случаях:

  • увольнение беременной, а также женщины, у которой дети младше трёх лет. В этом случае придётся заплатить штраф до двухсот тысяч или отработать 180 часов;
  • задержка заработной платы на срок более двух месяцев в корыстных или личных целях грозит наказанием в размере до 500 тысяч рублей.

Материальная ответственность наступает при задержке заработной платы. В этом случае придётся выплатить работнику просрочку, рассчитываемую исходя из ставки рефинансирования – 1/300 за каждый день.

Кадровый учёт ИП на аутсорсе

Нередко для ведения кадрового учёта предприниматели привлекают сторонние организации, предлагающие услуги аутсорсинга.

Причинами для этого служат:

  • высокая стоимость найма компетентного кадрового сотрудника;
  • отсутствие достаточных знаний по делопроизводству у штатного работника, на которого возложены дополнительные обязанности.

Привлечение ИП аутсорсера приводит к оптимизации расходов в сочетании с профессиональным ведением учёта. Благодаря материальной ответственности сторонних организаций, они гарантируют, что кадровые документы будут вестись исключительно в соответствии с законодательством.

Не стоит пренебрегать помощью аутсорсеров. Важно помнить: несмотря на то, что полный кадровый учёт для микропредприятий и ИП отменили, часть документов остаются обязательными. Грамотное составление их поможет не столкнуться с серьёзной ответственностью.

Современное законодательство содержит положения о том, что предприниматели могут не вести полный кадровый учёт. Однако отказаться полностью от него не получится. Между тем, нарушение правил учёта ведёт к серьезной ответственности. Поэтому важно понимать, какие документы необходимы, правильно и своевременно оформлять их.

Торговое место: какие документы необходимо иметь?

  1. свидетельство о государственной регистрации предпринимательской деятельности;
  2. cвидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
  3. накладные с ценами на продаваемый товар (внутренние накладные);
  4. документы об оплате аренды торгового места;
  5. ассортиментный перечень товаров;
  6. разрешение санэпиднадзора;
  7. журнал (книгу) учета проверок – для каждой торговой точки;
  8. лицензии на право осуществления деятельности (в случае необходимости лицензирования вида деятельности).

Контрольно-кассовая машина (ККМ);

  1. карточка регистрации ККМ;
  2. контрольно-кассовый журнал (прошнуровать, зарегистрировать, правильно вести) ;

Техника безопасности

  1. огнетушитель с паспортом, где ваш продавец расписывается
  2. правила противопожарной безопасности на стене

Продавец

  1. трудовой договор с предпринимателем (в случае продавца);
  2. документ, подтверждающий личность;
  3. медицинская книжка;
  4. разрешение на привлечение иностранной рабочей силы (при использовании иностранных работников);
  5. подтверждение на право трудовой деятельности для иностранных работников;
  6. документы, подтверждающие регистрацию по месту их пребывания для иногородних работников;

Для покупателя

  1. сертификаты соответствия и гигиенические заключения на товар;
  2. сертификат на обязательные торговые услуги продовольственными товарами;
  3. Телефоны общество защиты потребителей и Закон о защите прав потребителей
  4. У товара инструкция по использованию на русском языке к каждому изделию
  5. ценники (учите правила оформления ценников, ошибка равна 6000руб)

Какие документы должны быть у вас

  1. Свидетельство о регистрации в качестве ИП или на ООО
  2. Копия договора аренды с арендодателем или право свидетельство на право собственности
  3. Все необходимые документы на товар: договоры, накладные, сертификаты и декларации на каждое наименование товара (нужно заметить, что по требованию гражданина предприниматель обязан показывать именно копии, тогда как оригиналы — только контрольным органам)
  4. Документация, касающаяся противопожарной безопасности:
    • Если собственник вы, то заверенный эвакуационный план (составляется ответственным лицом, заверяется службой спасателей).
    • Необязательный пункт — все зависит от того, на ком лежит такая обязанность по вашему договору с арендодателем.
  5. Документы подтверждающие проведение дезинфекции, уборки помещений и на вывоз мусора.
  6. Документы на используемое оборудования, включая кассовые аппараты.

Определенные субъекты РФ, которые занимаются торговлей, обязаны иметь в наличии и некоторые другие документы. В них, например, указано разрешение на продажу некоторых специализированных товаров, по типу огнестрельного оружия.

Оформление уголка потребителя

В каждом магазине обязательно должен быть оборудован специализированный уголок потребителя. Это, к примеру, небольшой стенд, где будет размещаться вся интересующая покупателя информация о магазине.

Формирование стенда под названием «Уголок потребителя» регламентировано двумя нормативными документами:

1. Закон РФ «О защите прав потребителей» (ст. 8–10).
2. Правила продажи отдельных видов товаров (п. 10).

Кто обязан иметь уголок

Предприятия, относящиеся к любым организационно-правовым формам, изготавливающие, отпускающие продукт или осуществляющие оказание услуг (ст.8 Закона РФ «О защите прав потребителей).

Требования к месту размещения и внешнему виду

Уголок потребителя должен быть размещен в заметном и легкодоступном месте. Покупатель товара или потребитель услуги должен иметь возможность беспрепятственно подойти к нему и ознакомиться с расположенными на нем документами.

Конкретных, единых для всех требований к внешнему виду и месту расположения стенда нет, но:

  • наглядность;
  • доступность;
  • актуальность информации;
  • создание комфортных условий для самостоятельного изучения документов.

Какие документы должен содержать

  • типографическая версия законов о защите прав потребителя (Закон должен быть официальным печатным изданием, как правило, крепится на специальный стенд или же находится у администратора);
  • Лицензия — зависит от выбранного вида деятельности (заверенная копия).
  • Ваши данные (ИП, ОГРНИП, ИНН)
  • Данные о режиме работы (правила оказания услуг №55 – это и график, и цены, и оформление ценников, и все ваши реквизиты)
  • Книга жалоб скрепленная подписью и печатью.
  • Правила продажи отдельных видов товаров или Правила оказания услуг общественного питания (выбор определяет сфера деятельности предприятия).
  • Определенные законами льготы и условия для обслуживания некоторых категорий населения.
  • Номера телефонов экстренных служб (МЧС и другие), ведомств, проводящих контроль над продавцами, и служб, куда клиенты могут обратиться с жалобой.
  • Адреса и номера телефонов местного отдела по защите прав потребителей.
  • Трудовые договора работников, если имеются подчиненные.

Штраф за отсутствие уголка потребителя

Отсутствие установленной информации об изготовителе, продавце либо другой информации, обязательность предоставления которой предусмотрена законодательством РФ, влечет за собой наложение административного штрафа, в следующих размерах:

  • на граждан от 1 500 до 2 000 рублей;
  • на должностных лиц от 3 000 до 4 000 рублей;
  • на юридических лиц от 30 000 до 40 000 рублей.

Есть ли учредительные документы у ИП

Перечень учредительных документов представлен в статье 52 ГК, но фраза «индивидуальный предприниматель» не встречается в ней ни разу. Почему? Причина в самой сути таких понятий, как ИП и ЮЛ:

  1. Во время регистрации ИП не создается новый объект, как при открытии того же ООО. Был Петров Иван Федорович — стал ИП Петров Иван Федорович. То есть гражданин, который подал заявление Р21001, получает право на осуществление коммерческой деятельности, но сохраняет тот же ИНН, который был присвоен ему как физлицу, и те же права, обязанности.
  2. Организацией же могут владеть несколько учредителей. Их права, обязанности, доля в уставном капитале определены уставом — главным документом ООО. В правоотношениях организация выступает как отдельный субъект и налоговая служба присваивает ей свой собственный налоговый номер. Потому-то она и не может существовать без уставных документов.

На практике термин «Учредительные документы ИП» применяется по аналогии с ООО. И хоть это не совсем грамотно, контрагенты нередко запрашивают у предпринимателя такие бумаги, имея в виду любые документальные доказательства легальности его деятельности.

Дополнительная документация

Бухгалтерия индивидуального предпринимателя постоянно пополняется свидетельствами, накладными, договорами, актами. Поэтому учредительные документы для ИП — далеко не все бумаги, которые может запросить контрагент.

Перечень вторичной документации, которая нужна ИП, зависит от вида и специфики осуществляемой деятельности. Среди самой распространенной выделяют:

  • Кадровую номенклатуру (трудовые договоры, контракты, заявления). Нужна только тем субъектам, которые используют наемный труд.
  • Инструкции по ОТ (охране труда) и ТБ (технике безопасности). Такие бумаги обязательны при привлечении наемного труда.
  • Документация, связанная с применением ККТ (журнал денежных операций, договор на обслуживание).
  • Налоговые бумаги (декларации, отчеты и иные формы, которые может затребовать налоговая служба).
  • Лицензии для правомерности отдельных видов предпринимательской деятельности, к примеру, на перевозку пассажиров, предоставление медицинских или юридических услуг.

Бизнесмен должен сохранять все чеки, квитанции, акты, договора, которые оформляются в процессе предпринимательства.

Как получить учредительные документы

Первым шагом для сбора всех учредительных документов индивидуального предпринимателя является прохождение государственной регистрации в ИФНС. Нужно обратиться в инспекцию, размещенную по месту жительства, со следующим списком бумаг:

  • заявлением по форме Р21001;
  • квитанцией об уплате госпошлины (800 рублей);
  • ходатайством о переходе на спецрежим (режимом по умолчанию является ОСНО);
  • копией паспорта.

Через 3 дня сотрудник ИФНС должен дать ИП учредительные документы, вернее их часть: лист записи ЕГРИП и свидетельство о постановке на налоговый учет. Затем ФНС самостоятельно уведомит о вашей регистрации такие службы, как ПФР, ОМС и Росстат. Первые 2 вышлют на ваш адрес извещение о регистрации и реквизиты для оплаты налогов.

Внимание! Не все налоговые службы регистрируют ИП. К примеру, в Москве такую функцию выполняет только 46-е отделение. Узнать какая служба доступна в вашем регионе можно на сайте ФНС.

Как получить остальную документацию, смотрите в таблице:

Коды из Росстата Нужно зайти на сайт Росстата, найти нужные коды и распечатать на обычном листе А4. Никаких специальных бланков не предусмотрено.
Свидетельство ИНН ИНН присваивается гражданину 1 раз в жизни. Стоит отметить, что этот номер есть не только у субъектов предпринимательства, а у любого налогоплательщика. Чтобы получить свидетельство о его присвоении, нужно обратиться в налоговый орган с заявлением.
Лицензия Для получения разрешения потребуется ходатайство, заключение СЭС и другие документы, которые могут затребовать местные лицензирующие органы, в которые и нужно обращаться.

Учредительные документы ИП следующие:

1. Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (Р61001). Выдача Свидетельств о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя была отменена с 2017 года. Если вы зарегистрировались ранее 2017 года, то у вас имеется свидетельство о регистрации ИП и вы вправе указывать его номер и дату выдачи при заключении договоров с контрагентами. Данное свидетельство будет являться для вас учредительным документом ИП.

2. Выписка из Единого Государственного Реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). С 2017 года, после отмены выдачи свидетельств о регистрации ИП, выписка является основным учредительным документом ИП. Она подтверждает то, что вы действительно являетесь индивидуальным предпринимателем. Выписку ЕГРИП можно получать периодически на новую конкретную дату, чтобы убедить своих контрагентов, что вы действительно на данный период времени являетесь действующим ИП. Для получения обновленной выписки можно обратиться лично в налоговый орган, а можно сделать запрос на сайте ИФНС и получить в течении одного рабочего дня выписку в своем личном кабинете налогоплательщика. Данная выписка будет подписана усиленной квалифицированной электронной подписью и является равнозначной выписке полученной на бумажном носителе.

3. Уведомление о постановке на учет физического лица в налоговом органе (Форма № 2-3-Учет).

Эти учредительные документы ИП получает сразу по завершении процедуры государственной регистрации в налоговой инспекции.

>Какими способами ИП может получить учредительные документы?

  • лично ИП;
  • доверенным лицом ИП (по нотариально заверенной доверенности);
  • по почте.

Какие еще документы получает индивидуальный предприниматель?

Кроме вышеперечисленных учредительных документов ИП получает:

  • Свидетельство из управления статистики (о присвоении кодов видов деятельности по ОКВЭД);
  • Уведомление о регистрации физического лица в качестве плательщика фиксированных страховых взносов в ПФР по месту жительства.

Этот документ высылается по почте (ценным письмом) по месту регистрации места жительства индивидуального предпринимателя.

Регистрация ИП в фонде Соцстраха (в качестве плательщика страховых взносов) не обязательна, если у предпринимателя нет наемных сотрудников.

При приеме первого наемного работника в течение 30-ти календарных дней необходимо подать в ФСС заявление и зарегистрироваться в качестве работодателя. ФСС выдаст:

  • уведомление о размере страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях. В уведомление будет указан регистрационный номер страхователя ИП и размер страхового тарифа, определяемый в зависимости от основного вида деятельности ИП;
  • уведомление о регистрации в качестве страхователя физического лица в территориальном органе Фонда социального страхования Российской Федерации. Данное уведомление подтверждает регистрацию физического лица в качестве страхователя по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в региональном отделении.

В этих уведомлениях будет прописан порядок уплаты взносов и сдачи отчетов в данные фонды.

В 2019 году подавать заявление на регистрацию в ПФР в качестве работодателя при осуществлении приема на работу первого сотрудника не надо.

Начиная с 01.01.2017, регистрация ИП-работодателей в заявительном порядке в качестве страхователей (пенсионное и медицинское страхование) не предусмотрена (Письмо ФНС России от 31.01.2017 N БС-4-11/1628@).

Какие документы у ИП?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *