Оптимизация затрат на персонал

Законная экономия. Как оптимизировать зарплатный фонд?

Каждый предприниматель стремится повысить прибыльность своего дела, для чего есть два логичных пути — увеличение доходов и сокращение издержек.

Сегодня мы поговорим об одной из крупнейших статей расходов для большей части предприятий – зарплатного фонда.

Зачастую руководство компании понимает под оптимизацией зарплат банальное сокращение штата, давление на работников и даже требование «уйти по собственному желанию». Хотя существуют законные и куда менее чувствительные для персонала методы оптимизации.

Первый шаг — анализ штата

Прежде чем предпринимать любое действие в сфере управления бизнесом, необходимо разобраться, из-за чего возникли текущие сложности в компании, почему «раздулся» штат и затраты на сотрудников. Необходимо провести финансово-экономический анализ хозяйственной деятельности, по результатам которого и определить пути оптимизации и ее цели.

— Если компания находится в критическом состоянии и не может поддерживать текущий штат, мало будет сократить расходы на каждого сотрудника, тут потребуется реальное сокращение численности персонала(п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

— Если же в компании наблюдается стабильное состояние, виден потенциал роста, сокращать число сотрудников не требуется, вполне можно оптимизировать организационную структуру компании, повысив качество администрирования и оптимизировать расходы на каждого сотрудника (применение ст. 74 ТК РФ);

Оптимизация без сокращений:

1. Компенсационные выплаты

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам расходы на питание, сотовую связь, транспортные расходы и так далее (Гл. 34 НК РФ). Компенсации могут составлять значительную часть денег, выплачиваемых сотрудникам, однако в случае возникновения претензий и вопросов надзорных органов, им придется доказать обоснованность компенсаций.

Компенсации могут быть прописаны в трудовых договорах, а значит, их можно будет учитывать при расчете налогов, как расходы, как затраты на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Однако при этом компенсации будут облагаться теми же налогами и страховыми взносами, что и обычная зарплата.

Если же компенсация не предусмотрена договором, но прописана во внутренних актах организации, таких как приказ руководителя, выплата считается не связанной с оплатой труда и не облагается страховыми взносами. Таким образом, если часть затрат на сотрудников составляют компенсации, работодатель может сэкономить на страховых взносах в Пенсионный фонд России (22%), ФОМС (5,1%) и ФСС (2,9%). Итого, если в качестве компенсации работник получает 5000 рублей, работодатель экономит 30% — 1500 рублей страховых взносов.

Риски! Компенсации не должны приводить к значительному сокращению зарплат. Если зарплаты сотрудникам в результате такой оптимизации окажутся значительно ниже среднего уровня по рынку, а сумма затрат окажется необоснованной, налоговая может интерпретировать это как уход от ответственности, грозящий серьезными штрафами.

2. Оформление сотрудников как ИП

Эта модель работы позволяет компании экономить не только на страховых выплатах (30%), но и на НДФЛ (13%). Однако является довольно рискованной, поскольку надзорные органы и суд могут квалифицировать сотрудничество с большим количеством ИП, как попытку уклонения от налогов.

Однако она вполне применима для сотрудников, традиционно работающих на аутсорсинге и предлагающих свои услуги прочим компаниям и физическим лицам: бухгалтеров, юристов, авторов, «продажников», водителей и так далее. Чтобы доказать законность такой оптимизации ИП должны иметь разных партнеров и не зависеть от одной компании – заказчика услуг.

3. Замена директора на управляющего ИП

Суть экономии в данном случае ничем не отличается от предыдущего пункта. Директору компании выплачивается заработная плата, облагаемая страховыми взносами и НДФЛ. Индивидуальный предприниматель самостоятельно уплачивает налоги, которые составляют от 6% (УСН). Однако налоговые органы могут переквалифицировать такие отношения, если усмотрят в договоре с управляющим, гарантии и нормативы, характерные для трудового договора: рабочая неделя, отпуска и командировки.

Чтобы минимизировать подобные риски договор с управляющим должен быть максимально отличным от трудового:

— исключить отпуск, больничные, занятость и условия работы и другие гарантии, связанные с трудовым правом;

— вознаграждение управляющего не должно быть фиксированным, оно зависит от прибыли организации;

— цель заключения договора – выход из кризиса, достижение определенного уровня прибыли, оптимизация работы организации и т. д.

4. Аренда личного транспорта и оргтехники у сотрудников

Арендные платежи, не облагаются ни какими видами страховых взносов. И если сотрудник использует для работы личный автомобиль или собственный компьютер, они вполне могут стать объектом аренды со стороны работодателя. В данном случае единственным платежом сверх суммы аренды будет НДФЛ.

Все обозначенные способы оптимизации без сокращения имеют за собой серьезные риски. В первую очередь, это переквалификация в трудовые отношения и выплаты. Если налоговая через суд докажет, что работодатель уходил от ответственности перед сотрудниками и государством, это грозит серьезными штрафами. Однако же если эти меры обоснованы, ревизоры не смогут к ним придраться. Что дает сотрудникам переход на ИП или компенсации вместо части зарплаты? Для ИП открываются возможности сотрудничества с новыми заказчиками и выхода в самостоятельное бизнес-плавание. Кроме того, поддержав компанию, сотрудники помогут избежать нежелательного сокращения, а снижение расходов компании может означать, что часть средств она сможет направить напрямую на поддержку персонала. Однако во всех способах оптимизации стоит знать меру и не переходить грань, которая выводит за пределы законных способов сотрудничества.

Оптимизация оплаты труда на предприятии

Главным требованием оптимизации оплаты труда, отвечающим как интересам работника, так и интересам работодателя является обеспечение необходимого роста заработной платы при снижении её затрат на единицу продукции, что является гарантией повышения оплаты труда каждого работника по мере роста эффективности деятельности предприятия в целом.

Анализ трудовых ресурсов ОАО «Оренбургские минералы», эффективности их использования и состояния оплаты труда показал как положительные, так и отрицательные стороны управления кадрами и затратами на оплату труда.

Обычно управление затратами на оплату труда сводится к их снижению, но это не всегда правомерно. Управление затратами на оплату труда — это прежде всего их оптимизация.

При разработке механизма оптимизации оплаты труда необходимо ориентироваться на цели, которые должны быть достигнуты в результате его внедрения:

• 1. Привлечение работников, в первую очередь молодых и квалифицированных.
• 2. Сохранение сотрудников в организации. Чтобы избежать потерь работников, которые являются ценным ресурсом, а также средств на профессиональное обучение и развитие, затраченные организацией, руководители должны обеспечить конкурентоспособность системы материального стимулирования.
• 3. Стимулирование производительного поведения. Вознаграждение должно ориентировать работников на осуществление тех действий, которые необходимы для организации.
• 4. Контроль над издержками на рабочую силу. Продуманная система материального стимулирования позволит организации контролировать и эффективно управлять затратами на рабочую силу, обеспечивая при этом наличие требуемых сотрудников.

С целью повышения качества труда бывает выгоднее пойти на дополнительные затраты, чем снижать оплату труда или оставлять ее на прежнем уровне.

Для стабилизации численности рабочих и специалистов и уменьшения текучести кадров ОАО «Оренбургские минералы» следует провести мероприятия по оптимизации оплаты труда:

• — повысить уровень профессионального мастерства рабочих производств, для этого систематически направлять работников на курсы повышения квалификации, подготовки и переподготовки кадров. Данные мероприятия способствуют тому, чтобы меньше привлекалось внешних совместителей со стороны и по договорам подряда;
• — постоянно изучать передовые приемы и методы труда, с целью облегчения труда рабочих;
• — провести мероприятия по улучшению структуры и расстановки кадров;
• — укрепить трудовую и производственную дисциплину, с целью исключить прогулы и простои без уважительной причины;

На современном этапе развития экономики становится очевидным, что ни одна система управления не сможет успешно функционировать, если не будет включать в себя эффективную систему мотивации труда, побуждающую каждого конкретного работника работать производительно и качественно для достижения конкретно поставленной цели. Разработка системы мотивации труда, позволяющей в наибольшей степени соединить интересы и потребности работников со стратегическими задачами предприятия, является ключевой задачей кадровой службы.

Выбор системы мотивации труда может зависеть от самых различных факторов. Назовем только некоторые из них.

В ОАО «Оренбургские минералы» используется тарифная система оплаты труда, форма оплаты труда — повременно-премиальная. Преимущества тарифной системы проявляются в ее традиционности. Тарифная система оплаты труда предусматривает повышение квалификации работников. Сохранение действующей тарифной системы возможен при условии современных подходов к оценке соответствия трудового результата и оплаты труда.

Очевидно, что обеспечить достижение поставленных целей в наибольшей степени позволяет использование поощрительной системы оплаты труда. В настоящее время предприятиям предоставлена полная самостоятельность в части разработки и применения системы премирования, учитывающей все особенности производственной деятельности, финансового положения предприятия и другие моменты.

Для того, чтобы премия играла роль действующего симулирующего фактора, ее величина должна составлять не менее 30 % основного заработка. Кроме того, эффективность премирования предопределяется правильным выбором системы показателей, их дифференциацией в зависимости от роли и характера подразделений, уровня должностей, ориентацией на реальный вклад в конечные результаты, эффективность и качество работы, общие итоги деятельности организации, конкретностью, справедливостью, гибкостью критериев оценки достижений работников.

Таким образом, для ОАО «Оренбургские минералы» можно рекомендовать следующие направления оптимизации оплаты труда:

• — совершенствование системы премирования на базе доработанных положений по оплате труда и системам премирования;
• — строго целевая направленность средств на разумное увеличение дохода, приходящегося на одного работника, и правильное соотнесение средств на оплату труда, других выплат и льгот;
• — нормальное соотношение роста дохода работника и соответствующего прироста объема, повышения качества и потребительских свойств продукции;
• — с целью сокращения текучести стимулирование продолжительности и опыта работы в занимаемой должности.
• — для уменьшения дней отпусков без оплаты денежного содержания разработать график отпусков так, чтобы он удовлетворял пожелания работающих.

Для любой развивающейся компании, приблизившейся к пределам линейного роста, оптимизация затрат становится одним из приоритетных инструментов повышения прибыльности. В ситуации же наступившего финансового кризиса сокращение затрат для многих организаций становится основным условием выживания. В период «мобилизации» компании топ-менеджеры еще больше внимания, чем в «мирное время», должны уделять тщательной разработке и строгому выполнению плана и следить за тем, чтобы кадровая политика соответствовала целям, ресурсам и потребностям организации.

Затраты на персонал в промышленности обычно являются крупной статьей бюджета, поэтому их оптимизация требует особого внимания (рис. 1).

Один из самых распространенных способов быстрого снижения затрат на персонал — административное сокращение численности. Несмотря на некоторые дополнительные расходы, связанные с компенсационными выплатами при сокращении, этот способ дает быстрый и заметный эффект экономии фонда оплаты труда (ФОТ). Вместе с тем, административному методу присущ ряд очень серьезных недостатков.

Во-первых, при определении кандидатур на увольнение критерием выбора обычно выступает не реальная польза для компании (оцененная с помощью объективных методик), а такие факторы, как социальная защищенность, стаж работы, возраст и т. д.

Во-вторых, массовые увольнения (и слухи о них) оказывают негативное влияние на мотивацию и лояльность сотрудников, вследствие чего падает общая производительность труда на предприятии.

В-третьих, если выбор кандидатур для увольнения не был достаточно продуман и взвешен, компания может потерять ключевые компетенции (например, массовое увольнение сотрудников, работавших с клиентами, повышает риск потери значительной доли рынка); также могут начаться сбои в рабочих процессах.

Рис. 1. Основные зоны потерь эффективности в затратах на персонал

Кроме того, открытым остается вопрос о резервах сокращения численности. Решение о проценте сокращения обычно принимается на основании экспертной оценки руководителя и редко имеет под собой экономическое обоснование.

Не является выходом из ситуации и точное нормирование численности. Текущее положение дел таково, что предприятия вынуждены фактически путем непосредственного наблюдения и фотохронометража устанавливать собственные (внутренние) трудовые нормы. Полное нормирование труда на крупном производственном предприятии — чрезвычайно трудоемкий и затратный процесс, требующий целого штата специально обученных нормировщиков. При этом не стоит забывать, что нормирование труда является инструментом планирования, а не оптимизации, поэтому достичь заметного снижения затрат с его помощью удается крайне редко.

Тем не менее, эффективное сокращение затрат на персонал возможно. Накопив большой опыт анализа деятельности промышленных компаний, мы пришли к выводу, что на каждом предприятии существуют резервы эффективности. Они позволяют значительно уменьшить затраты и при этом не только не потерять в общей производительности, но даже увеличить ее. Для целенаправленного выявления и использования этих резервов нами разработана технология комплексной оптимизации затрат на производственный персонал (рис. 2).

Рис. 2. Технология комплексной оптимизации затрат на производственный персонал

Комплексная оптимизация затрат состоит из нескольких последовательных этапов:

На первом этапе необходимо провести анализ затрат на верхнем уровне, открывающий зоны «потерь» эффективности и скрытые резервы. Как правило, признаками их наличия являются постоянные дополнительные затраты, регулярно возникающие проблемы и явно низкая результативность труда на определенных участках. Ключевой момент здесь — построение гипотез о том, с чем связано возникновение проблем (потерь и дополнительных затрат).

Например, регулярно повторяющаяся потребность в сверхурочных работах, значительно повышающих расходы на оплату труда, может быть связана с некорректным планированием, невыполнением норм труда работниками или большим количеством простоев.

На втором этапе необходимо более подробно изучить обнаруженные проблемные области (с использованием данных первичного учета). Тщательное исследование позволяет оценить размеры потерь, выявить их основные причины, разработать принципиальное решение для каждой проблемы и определить потенциальный экономический эффект от его внедрения.

На третьем этапе на основе найденных принципиальных решений разрабатываются конкретные мероприятия и полноценные планы проектов по оптимизации затрат, включающие графики реализации работ, бюджеты и экономические модели.

В рамках этой статьи мы не будем затрагивать вопросы и проблемы, возникающие в ходе реализации планов и проектов, но рассмотрим подробнее сам процесс анализа затрат и поиска резервов эффективности.

Из всего комплекса затрат на персонал в первую очередь сосредоточим свое внимание на фонде оплаты труда — как правило, самой большой и самой сложной части этих затрат.

На практике избыточные затраты на оплату труда могут быть вызваны четырьмя основными факторами:

1. Несоответствие имеющихся трудовых ресурсов требованиям производственной программы.
2. Производственные потери рабочего времени.
3. Непроизводственные потери рабочего времени.
4. Неоптимальная система оплаты труда и материального стимулирования.

Каждый возможный фактор избыточных затрат необходимо подвергнуть анализу с точки зрения перспектив его оптимизации.

1. Несоответствие имеющихся трудовых ресурсов требованиям производственной программы. Наличие баланса между производственной программой и численностью персонала — необходимое условие грамотного управления предприятием. Фактически, идеальной была бы следующая картина: на рабочих местах ежедневно находится ровно столько человек, сколько необходимо для выполнения производственного плана.

Пример

На одном из машиностроительных заводов расходы на оплату сверхурочных работ и работ в выходные дни составляют около 6% ФОТ производственного персонала. При этом около трети всех работ в выходные дни связаны с экстренными ремонтами оборудования (простои, переналадка).

К сожалению, в реальных условиях достичь этого крайне сложно: трудоемкость производственной программы колеблется от месяца к месяцу (иногда она имеет ярко выраженные пики в определенные недели, дни и даже часы), в то время как численность невозможно так же быстро изменять (рис. 3).

Рис. 3. Источники возникновения сверхурочных работ

В результате в периоды пиковых нагрузок на производстве предприятие вынуждено прибегать к сверхурочным работам, а в «спокойные» периоды не может загрузить имеющийся персонал. Очевидный выход — сделать производственную программу настолько равномерной, насколько это возможно (иногда для решения данной проблемы достаточно всего лишь переговорить по телефону с заказчиком).

В некоторых случаях производственная программа фактически задается внешними факторами и не поддается регулированию (например, график обслуживания пассажиров в аэропорту). В этом случае для создания баланса между трудовыми ресурсами предприятия и производственной программой в распоряжении специалистов по управлению персоналом имеется ряд инструментов, позволяющих регулировать количество сотрудников, находящихся на своих рабочих местах в каждый момент времени.

В первую очередь, это управление графиками работы персонала. Для различных категорий работников может быть целесообразным введение специальных режимов рабочего времени: гибкий график работы, разделение рабочего дня на части и т. д. При неравномерной производственной программе избежать оплаты сверхурочных работ можно, переведя часть персонала на режим суммированного учета рабочего времени. Тогда дополнительная работа в периоды высокой нагрузки будет компенсирована предоставлением отдыха в другое время.

В ряде случаев целесообразно создавать специальные подразделения, способные «закрывать» пиковые нагрузки, — своего рода мобильные бригады, обслуживающие сразу несколько участков, на которых максимальные нагрузки возникают в разные периоды. Широкие возможности могут найти и такие инструменты управления персоналом, как внутреннее совмещение, использование аутсорсинга и временного персонала, расширение зон обслуживания.

Для подбора адекватных инструментов управления графиками работ необходимо точное представление об объемах и временном распределении производственной программы. Получить необходимые данные можно с помощью статистического анализа планов и бюджетов производства, а также от экспертов — руководителей производственных и коммерческих подразделений и направлений.

2. Производственные потери рабочего времени. Современные концепции управления предусматривают, что выявление и сокращение производственных потерь — процесс постоянный. В этой работе должны быть задействованы специалисты всех основных служб предприятия — логистической, инженерной, производственной, коммерческой и, конечно, службы управления персоналом. Сотрудничество представителей различных подразделений необходимо, поскольку основные производственные потери возникают «на стыке» процессов, управляемых разными службами.

К производственным потерям рабочего времени мы относим время, когда человек присутствует на рабочем месте, но не создает полезной продукции. Сложность в выявлении данного типа потерь состоит в том, что в большинстве случаев они имеют скрытый характер. Так, внутрисменные простои зачастую просто нигде не учитываются. Как правило, не отражается в учетной системе и время, затраченное сотрудниками на наставничество (опытный работник вместо производства продукции занят обучением молодого). Суммарно это колоссальные затраты времени (зачастую — неучтенного), которого как раз и не хватает для выполнения производственной программы. В результате руководство вынуждено привлекать сотрудников для работы в выходные дни и оплачивать сверхурочные часы, тогда как для решения проблемы часто достаточно найти и минимизировать «утечки» времени в рабочие часы.

Для выявления различных видов производственных потерь времени необходимо провести анализ, сопоставив фактически выполненную работу, использование рабочего времени и данные об эффективности деятельности, например:

• сопоставить плановый и фактический объемы выпуска различных видов продукции в краткосрочных (месяц, квартал) и долгосрочных периодах (год);
• проверить согласованность режимов работы на разных участках (например, ремонт и основное производство);
• проанализировать показатели и основные причины текучести кадров по категориям производственного персонала;
• проверить наличие необоснованных потерь времени в ходе процедуры оформления на работу и получения необходимых допусков и разрешений;
• оценить потери времени в процессе обучения новых сотрудников;
• сравнить фактическую квалификацию работников и требуемую для выполнения производственных операций;
• оценить количество брака по вине работников (их вина устанавливается экспертами).

Направления детального анализа определяются на основе показателей верхнего уровня. Например, если на предприятии стабильная численность сотрудников и очень низкий уровень текучести кадров, то анализ и отладка процесса приема на работу не являются приоритетным направлением оптимизации. И наоборот, если текучесть очень высока, то необходимо прояснить ее причины и проанализировать последствия, оценив размеры временных и денежных потерь. Один из наиболее надежных способов выявления проблемных зон — интервью с экспертами (руководителями производственных подразделений и направлений).

Практически всегда особого внимания требует организация деятельности ремонтной службы. Каждый ремонт — это остановка оборудования, его переналадка, затраты расходных материалов, простои. Недовыполнение плана производства впоследствии компенсируется сверхурочной работой (рис. 4).

Рис. 4. Пример связи между простоями, переработками и работами в выходные дни

Пример

На машиностроительном предприятии 80% экстренных ремонтов связаны с простоями оборудования (в среднем 2,5 часа на выполнение ремонта). При этом около 2 тыс. часов в месяц уходит на переналадку резервного оборудования (не менее 0,5 часа на одну переналадку). Дополнительные затраты — выпуск пробной детали наладчиком. При этом анализ на ограниченной выборке выявил 39% случаев фактически повторных ремонтов (по учетным данным — 2%).

Общий план действий по оптимизации работы ремонтных служб заключается в выявлении и последовательном решении проблем, связанных с ремонтами. В некоторых случаях необходима полная перестройка всей системы ремонтов (как правило, это отдельный и достаточно сложный проект). Часто эту работу необходимо начинать с постановки корректного учета всех видов ремонтов, грамотного планирования и организации планово-предупредительных работ и адекватной системы мотивации персонала этого подразделения.

Особое внимание при анализе необходимо уделять экстренным и повторным ремонтам — само их появление является сигналом о наличии проблем на данном участке работ. При этом нужно принимать во внимание, что повторные ремонты часто «маскируются» сотрудниками под первичные. В таком случае необходимо провести дополнительное исследование по выявлению их причин и учету причин ремонтов.

3. Непроизводственные потери рабочего времени. К непроизводственным потерям рабочего времени мы относим все те случаи, когда в рабочее время сотрудники предприятия отсутствуют на своих рабочих местах (рис. 5). Традиционно самую большую долю в структуре непроизводственных потерь занимают ежегодные отпуска; на втором месте — периоды временной нетрудоспособности (больничные).

Рис. 5. Пример структуры непроизводственных потерь рабочего времени

Среди других видов непроизводственных потерь можно выделить:

• льготы и дополнительные отпуска (установлены законодательством или введены самой компанией);
• потери по вине работника (опоздания, ранние уходы, отсутствие на рабочем месте в течение рабочего дня);
• отсутствие по договоренности с руководителем;
• работа не на основном рабочем месте (командировки, случайная работа);
• учебные отпуска и отсутствие, связанное с обучением;
• компенсация социально значимых действий (например, дополнительные дни отдыха донорам).

Собрав данные по непроизводственным потерям рабочего времени за достаточно продолжительный период (как минимум, один квартал), можно определить, каким видам неявок следует уделить наибольшее внимание. Как правило, в первую очередь это будут самые распространенные виды неявок — отпуска и периоды временной нетрудоспособности.

Продолжительность ежегодного основного отпуска работников гарантирована законодательством и не может быть уменьшена. Однако при формировании рабочих графиков ежегодные отпуска можно разделить на части и распределить их в соответствии с производственной нагрузкой, составив график отпусков на год вперед.

Применение графиков отпусков на предприятии имеет ряд законодательных ограничений. Так, например, одна из частей отпуска должна иметь продолжительность не менее 14 дней. Кроме того, график отпусков необходимо согласовать с профсоюзом, а сотрудника предупредить о дате отпуска не позднее, чем за две недели. Но если оптимальный график отпусков все-таки составлен и утвержден, он становится обязательным к исполнению, в том числе для работника.

Ряд дополнительных отпусков, льгот и регламентированных перерывов в течение рабочего дня можно отменить, если они не гарантированы законодательством. Часто анализ льгот показывает, что отпуска и перерывы были когда-то введены для определенных целей (например, выполнения дополнительных работ), которые уже давно неактуальны.

Некоторые «исторически сложившиеся» льготы вообще абсурдны, например — установление сокращенного рабочего дня не только для льготных категорий работников, но и для всего персонала предприятия (включая руководителей). В качестве примера приведем также компанию, которая активно поощряла обучение сотрудников, в результате чего руководство столкнулось с почти поголовным отсутствием людей на рабочих местах в период очередной сессии.

Неявки по причине временной нетрудоспособности являются незапланированными и потому поддаются лишь косвенному влиянию. Тем не менее, с помощью анализа больничных листов можно выявить группу сотрудников, злоупотребляющих своим «правом на болезнь».

Пример

На машиностроительном предприятии около 25% работников систематически увеличивают продолжительность отпусков и «длинных выходных» за счет периодов временной нетрудоспособности. При этом данная тенденция в равной мере характерна для всех проанализированных групп и категорий персонала.

Способы борьбы с «хронической» временной нетрудоспособностью отдельных сотрудников весьма многообразны. Это и проверка подлинности больничных листов, и индивидуальная работа с людьми, которые отсутствуют по болезни свыше установленной нормы.

Вообще, борьба с неявками — очень креативный процесс, в котором следует использовать как методы наказания, так и поощрения. Например, можно ввести поощрения в виде временных надбавок и/или премий для тех сотрудников, кто не превысил годовой нормы неявок и т. д. Не менее эффективны нематериальные формы стимулирования персонала — например, организация бесплатных завтраков за 30 минут до начала рабочего дня (как форма борьбы с опозданиями). Однако с некоторыми работниками, порой проявляющими поразительную изобретательность в поиске поводов для неявок, приходится либо расставаться, либо смириться с их регулярным отсутствием на рабочих местах (если это действительно ценные кадры).

Опыт показывает: за счет сокращения непроизводственных потерь рабочего времени можно сэкономить до 10% общего фонда рабочего времени производственных рабочих и, соответственно, до 10% потребности в персонале!

4. Неоптимальная система оплаты труда и материального стимулирования. В каких случаях система оплаты труда и материального стимулирования является источником дополнительных затрат для предприятия? Можно выделить несколько признаков, свидетельствующих о том, что она нуждается в пересмотре:

• система оплаты труда и материального стимулирования персонала давно не пересматривалась в комплексе, при этом принимались точечные решения о введении/ликвидации отдельных видов выплат;
• имеется большое количество видов выплат (несколько сотен, а в тяжелых случаях и тысяч);
• действуют потерявшие актуальность или дублирующие друг друга виды выплат (например, надбавка, премия и компенсация за вредные условия труда, установленные для одних и тех же должностей);
• размер регулируемой части ФОТ (мотивирующие выплаты) является небольшим по сравнению с постоянными выплатами;
• переменная часть заработной платы (премии за эффективность) — фактически постоянная величина, то есть практически всегда выплачивается полностью;
• размер ФОТ предприятия постоянно увеличивается, хотя производительность труда не растет;
• система оплаты труда и материального стимулирования включает выплаты, не служащие интересам компании или явно им противоречащие (например, премия за количество выполненных ремонтов, надбавки за знание иностранного языка при отсутствии необходимости его применения в работе и т. п.).

Таким образом, чтобы оценить эффективность системы оплаты труда и материального стимулирования, необходимо проанализировать номенклатуру выплат, объемы по видам выплат и структуру дохода работников, а также оценить мотивирующий эффект каждой выплаты.

Иногда система оплаты труда уже настолько устарела, что надо ее пересматривать целиком. Но даже в условиях ограниченных сроков и бюджета почти всегда можно предпринять некоторые локальные меры — например, изменить или ликвидировать определенные виды выплат.

Аналогичный подход используется и для оптимизации социального пакета.

Другие резервы. Помимо устранения убытков, вызванных потерями рабочего времени, некорректным планированием и устаревшей системой оплаты труда, при помощи комплексного анализа можно выявить дополнительные затраты, например, связанные с трудовыми спорами, конфликтами с персоналом или некорректным документированием выплат.

Пример

В Положении об оплате труда указано, что премия работников зависит от выполнения плана подразделением. Цех не выполнил план из-за отсутствия заказов.

Решение суда: выплатить работникам премию полностью, так как в невыполнении плана нет их вины.

Нередко из-за ошибок документирования предприятие вынуждено платить своим работникам гораздо больше, чем планировалось. Для оптимизации документирования системы выплат и отношений с персоналом желательно привлечение квалифицированных экспертов по трудовому праву (многие аспекты законодательства могут послужить темой отдельных статей). Тем не менее, при анализе ФОТ и непредвиденных расходов часто «всплывают» явные ошибки документирования, исправление которых избавляет предприятие от дополнительных затрат.

Кроме того, в некоторых случаях законодательство допускает свободу выбора из нескольких вариантов выплат (льгот, надбавок, доплат и т. п.), значительно отличающихся по уровню рисков и итоговой стоимости для предприятия. Оптимизация подобных выплат также позволяет сократить затраты на персонал.

Исходя из опыта, можно утверждать: оптимизируя ФОТ и потери рабочего времени, предприятиям обычно удается получить реальную экономию, эффект от которой часто сравним с результатом сокращения численности персонала на 15–20%. Высвобождение работников при этом не является самостоятельной целью, но, как правило, при нахождении и использовании скрытых резервов это в том или ином объеме происходит.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»

Аннотация.Статья посвящена вопросу оптимизации расходов на фонд оплаты труда в коммерческих организациях. Рассмотрению способов и схем оптимизации расходов.

Ключевые слова: оптимизация расходов, заработная плата.

Одним из важных элементов грамотного управления предприятием или компанией является оптимизация расходов. Если не углубляться в специфические термины, то под оптимизацией расходов можно понимать максимально возможное для юридического лица уменьшение расходов, желательно, чтобы при этом, доходы предприятия не только оставались на должном уровне, но и увеличивались. И если руководителю фирмы удается грамотно оптимизировать затраты своей фирмы, то вне зависимости от специфики и масштабов предприятия, оно будет успешно развиваться и приносить хороший доход владельцу.

Одним из способов оптимизации расходов на фонд оплаты труда является анализ и выявление механизмов образования заработной платы и дополнительных выплат для разных категорий сотрудников. Необходимо провести анализ следующих документов:

• Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. В нем учитываются и всевозможные выплаты сотрудникам (премии, компенсации) в зависимости от занимаемой должности.

Должностной оклад – фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Заработная плата – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты. Устанавливается сотруднику трудовым договором в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда.

• Положение об оплате труда и премировании сотрудников – локальный нормативный акт, в котором закреплена экономика расчетов с работниками (даты получения вознаграждения, способы расчета, виды расчета, ответственность работодателя за задержку оплаты). Способы начисления заработной платы в документе представлены в виде математических формул.

Фонд оплаты труда (ФОТ) – суммарные денежные средства предприятия, израсходованные в течение определенного периода времени на заработную плату, премиальные выплаты и доплаты работникам.

Система оплаты труда – включает размеры тарифных ставок, окладов, доплат и надбавок компенсационного характера, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования.

Компенсационные выплаты – доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, а также выплаты, компенсирующие ранее понесенные потери или нанесенный ущерб (например: недополученный доход, неиспользованный отпуск, затраты на переезд и др.).

Стимулирующие выплаты – доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты.

• Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).

• Положения о дисциплине – локальный нормативный акт, установленный для отдельных категорий работников федеральными законами (ч. 5 ст. 189 ТК РФ ).

• Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами; своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату. Работник, в свою очередь, обязуется выполнять определенную данным соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).

Каждая коммерческая организация является налогоплательщиком согласно выбранной системе налогообложения. Режим налогообложения определяет способ формирования налогооблагаемой базы (то есть сумму, с которой будут уплачиваться налоги) и ставку налога. Кроме того, каждая компания выплачивает налоги с определенных расходов, в том числе с расходов на персонал.

Расходы на оплату труда регламентирует ст. 255 Налогового кодекса РФ. В частности, к ним относятся:

1. Суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда.

2. Начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты.

3. Начисления стимулирующего и компенсационного характера, связанные с режимом работы и условиями труда (ночное время, многосменный режим, совмещение, работа в тяжелых, вредных условиях и др.).

4. Стоимость бесплатно предоставляемых работникам коммунальных услуг, питания и продуктов.

5. Расходы на приобретение (изготовление) выдаваемых бесплатно либо продаваемых работникам по сниженным ценам форменной одежды и обмундирования, которые остаются в личном постоянном пользовании.

6. Расходы на оплату труда, сохраняемую на время отпуска, оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении к месту использования отпуска.

7. Денежные компенсации за неиспользованный отпуск.

8. Начисления сотрудникам, высвобождаемым в связи с реорганизацией или ликвидацией налогоплательщика, сокращением численности или штата работников налогоплательщика.

9. Расходы на доплату до фактического заработка в случае временной утраты трудоспособности.

10. Платежи (взносы) работодателей по договорам обязательного страхования (договорам негосударственного пенсионного обеспечения), заключенным в пользу работников со страховыми организациями.

Перечислены в ст. 255 НК РФ и другие расходы.

Рассмотрим схемы оптимизации для облегчения налогового бремени в части расходов на персонал:

1. Включить в зарплату сотрудников оплату за вредные условия труда. Предварительно необходимо провести аттестацию рабочих мест и подтвердить с помощью лабораторных исследований, что работа производится во вредных условиях. Оплата за работу во вредных условиях не облагается налогом, а ее размер законодательно не регламентирован.

2. Организовать питание сотрудников по типу «шведского стола» (каждый может взять себе столько еды, сколько считает нужным). В этом случае расходы на питание сотрудников могут не облагаться ЕСН как доход, полученный в натуральной форме, если при этом сложно определить его размер.

3. Заключить с новыми сотрудниками ученические договоры – о том, что работодатель берет на себя обязанность по обучению сотрудника и выплачивает стипендию, минимальный размер которой строго установлен законодательно (не ниже МРОТ, то есть 5965 руб.)

4. Зарегистрировать высокооплачиваемых работников в качестве индивидуальных предпринимателей и заключить с ними договоры на оказание услуг. При этом работодатель не выплачивает ФСС с доходов сотрудника, а сотрудник не платит подоходный налог. По договору оказания услуг индивидуальный предприниматель выплачивает только 6 % с дохода.

5. Перевести часть персонала на аутсорсинг. Это даст возможность работодателю сэкономить на уплате налогов (необходимо будет оплатить только стоимость договора). Аутсорсинг – это передача организацией на основании договора определенных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

6. Привлечь внештатных сотрудников, заключив с ними гражданско-правовые договоры -этот способ привлечения персонала дешевле предыдущего, но более спорный в налоговом отношении. В период кризиса, он пользовался большой популярностью, так как не требовал от работодателя выполнения каких-либо социальных функций. Больничные, отпуска и взносы в социальные фонды не платятся, увольнение происходит быстро и безболезненно для компании, просто не перезаключается договор. Однако, непродуманное использование данного метода может повлечь за собой претензии со стороны проверяющих органов, в т.ч. налоговой и трудовой инспекцией, поэтому использовать его следует только заручившись юридической поддержкой профессионалов.

По мнению эксперта НСК Екатерины Рощупкиной, применяя схемы оптимизации, очень важно тщательно и грамотно оформлять все документы, в том числе вносить необходимые изменения в трудовые договоры. Если налоговая оптимизация не будет оформлена надлежащим образом, то организация может подвергнуться штрафу .

Это далеко не все возможности для экономии, но и они помогут существенно снизить затраты на персонал.

Литература:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001г., действующая редакция от 31.12.2014) . – М.,. – Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 № 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998г., действующая редакция от 29.12.2014) . – М.,. – Режим доступа: информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

3. Российская академия предпринимательства, семинар 2014г. Режим доступа: http://www.profy@rusacad.ru.

4. Эксперт НСК Рощупкина Е. Как оптимизировать фонд оплаты труда? «Журнал кадровик» № 7 2009г.

5. Оптимизация налоговых платежейЮ.М.Лермонтов. «Налоговый вестник», 2009г. . — Режим доступа: http://www.nalvest.ru.

6. Оптимизации расходов на фонд оплаты труда. «Современные финансы». 2014г. . — Режим доступа: http://sovfin.ru.

Оптимизация расходов на персонал

Оптимизация расходов на персонал – возможность снизить издержки и повысить рентабельность бизнеса. Существует много способов оптимизации, начиная с сокращения хозяйственных расходов, и заканчивая выведением работников за штат.

Конечная цель любого бизнеса – получение прибыли, и потому компании и организации всегда стремятся к росту выручки и снижению затрат. Это вопрос экономической эффективности, рентабельности бизнеса. Практика показывает, что в условиях сегодняшней конкуренции снизить издержки обычно намного легче, чем поднять выручку компании. И одним из эффективных путей уменьшения затрат является оптимизация расходов на персонал.

Существует два варианта снижения издержек на персонал:

• оптимизация численности персонала. Речь идет о сокращении штата сотрудников, но при этом должны быть выполнены два условия. Во-первых, несмотря на сокращение, необходимо добиться гарантированного выполнения производственной программы. Во-вторых, расходы на персонал должны вписываться в определенную заранее сумму;

• оптимизация рабочих процессов. Это усовершенствование организации труда, модернизация штатного расписания, привлечение более эффективных технологий, более экономичный подход к использованию офисных площадей и т.д. Таким образом можно добиться значительного снижения хозяйственных и организационных затрат, связанных с персоналом.

В любом случае к оптимизации расходов на сотрудников следует подходить как к отдельному проекту, который подлежит четкому планированию. Необходимо определить реальное состояние дел по части трат на персонал, просчитать уровень загруженности работников, производительность труда и прочие факторы. И после детального анализа можно разрабатывать меры по снижению расходов, связанных с персоналом.

На чем можно сэкономить?

Расходы на сотрудников – это не только зарплата и отчисления с ФОТ, но и целый список других издержек.

В дополнительные издержки входят:

• затраты на соцпакет и льготы для сотрудников;

• расходы на обустройство и содержание рабочего места;

• затраты на подбор кандидатов, обучение и переподготовку сотрудников;

• расходы на меры по технике безопасности;

• затраты на бухгалтерское обслуживание;

• расходы на корпоративные мероприятия;

• иные затраты, зависящие от специфики компании.

Таким образом, оптимизация численности работников ведет существенному снижению не только основных, но и дополнительных издержек.

Способы оптимизации расходов на персонал

Рассмотрим основные общие направления, по которым можно оптимизировать затраты на персонал организации.

1. Модернизация организационной структуры

Это один из наиболее эффективных путей снижения издержек. Он включает в себя упразднение лишних должностей, выявление и устранение дублирующих функций, отказ от видов деятельности, не создающих добавленной стоимости.

2. Выведение работников за штат

К данному направлению можно отнести аутсорсинг или аутстаффинг персонала, а также другие методы выведения сотрудников за штат. При правильном подходе экономия здесь может быть довольно значительной.

3. Оптимизация системы оплаты труда

Речь идет о том, чтобы сделать максимальной зависимость зарплаты от результатов труда. Делать это лучше постепенно, пошагово снижая фиксированную часть дохода и поднимая его переменную часть. Такой подход служит повышению мотивации работников, способствует улучшению производительности труда.

4. Снижение хозяйственных затрат

Это направление включает в себя отказ от лишних сервисов, создание мобильных рабочих мест, введение посменного рабочего распорядка, оптимизацию офисных площадей. Сюда же входит экономия на различных мелочах, связанных с персоналом (междугородние звонки, интернет-трафик и т.д.).

Несколько проверенных работающих методик

1. Аутсорсинг и аутстаффинг

Услуги аутсорсинга персонала уже не первый год пользуются растущим спросом. Поручив часть своей деятельности профессиональному партнеру, вы исключаете все дополнительные издержки, связанные с обслуживанием сотрудников. Фактически это аренда рабочего персонала без зачисления в штат компании, и платите вы только «арендную плату» по установленному тарифу. Отпадает необходимость обустройства рабочего места – покупки офисной мебели и оргтехники, оплаты лишних офисных площадей, различных соцвыплат, части бухгалтерского обслуживания и т.д. При этом на вас работают достаточно профессиональные и квалифицированные кадры, несущие свою долю ответственности за качество работы.

Аутстаффинг – это вывод вашего рабочего персонала за штат фирмы. Фактически люди продолжают у вас работать, выполняя прежние обязанности, но юридически числятся на балансе компании-партнера. Благодаря этому вы можете существенно сократить издержки на персонал (до 30%), снизив кадровые и налоговые расходы. Это удобный вариант не только для оптимизации расходов на персонал, но и для безболезненного приема на работу иностранных граждан.

2. Совмещение функций

Достаточно удачный способ экономии заключается в том, чтобы доплачивать своим сотрудникам за совмещение разных рабочих функций. В качестве примера можно привести менеджера по продажам, имеющего юридическое образование. Помимо основной деятельности в качестве продавца, он способен просматривать и оформлять текущие договоры. При этом у небольшой компании отпадает необходимость принимать штатного юриста. А некоторые отдельные случаи, требующие внимания высококвалифицированного юриста, можно передавать на аутсорсинг. В итоге, в выигрыше оказываются все: сотрудник получает дополнительные деньги, компания – снижение издержек.

3. Удаленная работа

В последнее десятилетие активно развивается практика «удаленной работы», когда сотрудник работает вне постоянного места в офисе, чаще всего – дома. Такой способ снижения расходов на персонал подходит, в основном, для видов деятельности, непосредственно связанных с компьютером. Работодателю это дает возможность сэкономить на аренде офисных площадей, покупке офисной мебели, иногда – на соцвыплатах (например, на оплате больничного). А если сотрудник работает на собственном компьютере – то и на покупке компьютерной техники и ПО.

Некоторые компании такой подход используют для собственных сотрудниц, ушедших в декретный отпуск. Благодаря этому, фирма экономит на привлечении нового работника взамен сотрудницы, ухаживающей за ребенком. А у новоиспеченной мамы, в свою очередь, сохраняется трудовой стаж и зарплата, что бывает очень важно для молодых семей. Конечно, подобная методика может применяться только на добровольных началах, но чаще всего женщины «в декрете» бывают только рады возможности зарабатывать дома.

4. Приглашение студентов вузов

Немалая часть расходов на персонал приходится на поиск и обучение сотрудников. И зачастую бывает проще и дешевле «вырастить» собственного хорошего специалиста, чем найти подходящего на рынке труда. Отличным заделом в этом плане может стать привлечение студентов с последних курсов вузов. До окончания учебы они могут работать на полставки по срочному договору, одновременно набираясь опыта. Затем у фирмы будут готовые квалифицированные специалисты, которые не нуждаются в дополнительном обучении.

На чем не стоит экономить?

Существуют определенные факторы, на которых не рекомендуется экономить при оптимизации затрат на персонал. Поскольку в долгосрочной перспективе это может привести к убыткам.

Прежде всего, речь идет об оснащении рабочего места: попытки сэкономить на качестве средств производства неизбежно обернутся во вред. Напротив, лучше вкладывать деньги в модернизацию рабочих инструментов для повышения производительности труда.

Не менее значимым фактором является зарплата. Работодателям следует помнить, что она является важнейшим элементом мотивации для персонала. И очень важно, чтобы сотрудники приходили на работу с полной уверенностью в том, что они получат свои «честно заработанные». Как максимум, здесь стоит лишь модернизировать соотношение между фиксированными и переменными частями дохода. Да и то, только в тех случаях, когда прибыль компании напрямую зависит от деятельности конкретного работника. Например, менеджера по продажам. В идеале, стоит продумать хорошую мотивационную программу, которая касалась бы всех работников.

Кого и как сокращать?

Это сложные и болезненные вопросы, но находить ответы на них все же приходится. При решении проблемы «кого сокращать» некоторые специалисты предлагают условно разделить персонал на две группы:

• «кадровое ядро» – это сотрудники, участвующие в ключевых бизнес-процессах фирмы, приносящие максимальную прибыль, имеющие уникальный опыт, очень высокую квалификацию и т.д. Одним словом, это персонал, без которого вряд ли возможно качественное выполнение необходимой работы. Найти достойную замену таких сотрудников короткие сроки крайне проблематично;

• «кадровая периферия» – это все остальные работники. Они также несут полезную нагрузку, но в случае кризисной ситуации компания может без них обойтись без серьезных последствий для дела.

Очевидно, что при оптимизации расходов на персонал следует сокращать в первую очередь «кадровую периферию». В конце концов, найти новых работников в случае необходимости не составит труда.

Ответ на вопрос «как сокращать?» лежит в плоскости трудового законодательства. Статья 261 ТК РФ предоставляет определенные гарантии некоторым группам работников (беременным женщинам, матерям-одиночкам и т.д.), что обязательно следует учитывать.