Для чего он нужен

Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:

  • движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
  • наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Акт – это не первичный документ, потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон. По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.

Его рекомендуют использовать в таких ситуациях:

  • долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
  • заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
  • предоставление поставщиком отсрочки платежа;
  • перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
  • очень высокая стоимость товара;
  • предметом договора является продукция широкого ассортимента.

Также он составляется во время ежегодной или ситуационной инвентаризации расчетов. В этой ситуации важно понимать, что отражение в учете долгов перед дебиторами и кредиторами происходит в размере, который признается самим предприятием правильным на основании договоров, приказов руководителей и первичных документов, подтверждающих движение товаров и денег.

Рассылать акты сверки всем своим дебиторам и кредиторам, чтобы убедиться, совпадают ли суммы, не требуется. Тем более, что на их основании нельзя будет сделать никакие бухгалтерские записи, в том числе и откорректировать размер долга.

Исключение сделано только для расчетов с бюджетом и банками, которые нужно подтверждать (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Если для управленческих целей крайне важно обязать своего партнера обмениваться такими актами, эту процедуру, ее периодичность и штрафные санкции за несоблюдение нужно прописать в договоре.

Если вас интересует, как составить график сменности, ознакомьтесь с этим материалом.

Зачем нужен и как заключается договор на возмездное оказание услуг с физическим лицом — читайте .

Роль документа в судебном процессе

Важно помнить, что в случае судебных разбирательств по поводу выполнения условий договора или взыскания задолженности акт сверки может принести пользу. Но отечественная судебная практика содержит разное отношение к его наличию у потерпевшей стороны:

  • Подписанный акт сообщает всего лишь о состоянии расчетов, но не подтверждает факт, что один из участников процесса признает долг. Также он не является основанием для прерывания сроков исковой давности (Постановление по делу № А65-7955/2009 ФАС Поволжского округа от 25.12.2009 и Постановление по делу № А29-2498/2012 ФАС Волго-Вятского округа от 14.12.2012).
  • Он может служить косвенным доказательством, что одна сторона признает долг перед другой (подписанный акт) или доказательством отказа признавать долг (неподписанный акт) (Постановление по делу № А57-1313/2013 ФАС Поволжского округа от 02.12.2013).

Как видно, каждый хозяйственный спор всегда будет иметь свое индивидуальное решение. Все же лучше попытаться подписать акт сверки со своим партнером на тот случай, если деловые отношения с ним вдруг зайдут в глухой угол. И никогда не будет лишним напомнить дебитору о его долге.

Порядок составления документа, кто его подписывает

Акт сверки в двух экземплярах оформляется любым участником договора. Документ обязательно подписывает уполномоченное лицо, которым может выступать:

  • индивидуальный предприниматель;
  • руководитель (президент компании, генеральный директор или директор), действующий на основании Устава;
  • другой сотрудник, действующий на основании доверенности.

Чаще всего также требуется подпись главного бухгалтера, поскольку он наделен правом второй подписи на финансовых документах.

Наличие подписи только главного бухгалтера допустимо в порядке внутреннего контроля полноты расчетов, но в случае возникновения спорных ситуаций такой документ не будет иметь юридической силы.

Подписи уполномоченных лиц обязательно скрепляются печатью предприятия.

В документе отражается фактическое состояние расчетов, основываясь на бухгалтерских данных, и выводится сумма задолженности на конечную дату указанного периода. После этого оба экземпляра оправляются по почте или в сопровождении уполномоченного представителя контрагенту.

Другая сторона должна сверить предоставленную информацию со своими бухгалтерскими данными. В случае признания правильности расчетов второй экземпляр с подписью руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати возвращается тому, кто составил акт.

Если в результате сверки обнаружились расхождения, то они указываются в этом же документе или отдельном реестре расчетов, который прилагается к акту. Отказ подписать документ является законным правом партнера (если это не обязательное условие договора). Но иногда это может означать, что дебитор отказывается признавать свой долг.

Сверка расчетов

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.

Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность — к финансовым обязательствам.

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.

При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами, которая оформляется актом сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов).

Акт сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов) с контрагентами – это документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год).

Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:

  • движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;

  • наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Акт – это не первичный документ, потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон.

По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.

Его рекомендуют использовать в следующих ситуациях:

  • долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;

  • заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;

  • предоставление поставщиком отсрочки платежа;

  • перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;

  • высокая стоимость товара; предметом договора является продукция широкого ассортимента.

Данные, которые указывает в акте взаиморасчетов с контрагентами организация-инициатор, должны совпадать с информацией контрагента.

При обнаружении расхождений в учетных данных расхождения фиксируются в заключительной части документа.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново.

Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Кроме этого, если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам.

А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.

При этом, в настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа.

Также не закреплена законодательством и обязательность составления акта сверки взаиморасчетов с контрагентами, однако, это один из необходимых документов, который используется для контроля за соблюдения всех условий договоров.

При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки взаиморасчетов с контрагентами и закрепить его форму в виде приложения к Учетной политике.

Составляя акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, фактически может осуществляться проверка сразу нескольких счетов:

  • 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

  • 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

  • 63 «Резервы по сомнительным долгам»;

  • 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

  • 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;

  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Сверка взаиморасчетов может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности отношений с организацией-контрагентом за определенный период.

В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, как правило, должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров.

В конце формы акта сверки взаиморасчетов с контрагентами должны быть указаны дебетовые и кредитовые обороты за период и конечное сальдо, показывающее итоговую сумму задолженности.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляется бухгалтерией организации, подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляют в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента.

При этом, чтобы акт сверки взаиморасчетов с контрагентами стал законным документом, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Как сделать акт сверки?

Единой, обязательной к применению формы акта сверки (бланка) не существуют. Поэтому организация может разработать такую форму самостоятельно.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета функция формирования актов сверки обычно предусмотрена бухгалтерской программой. Нужно только выбрать из справочника контрагента, по которому необходимо сформировать акт сверки, указать дату, на которую акт сверки составляется, а также период, за который расчеты с контрагентом будут показаны в акте сверке. Также возможна различная степень детализации актов сверки: по контрагенту в целом или, скажем, в разрезе конкретного договора.

Конечно, акт сверки можно составлять и вручную. Но этот процесс, естественно, будет более трудоемким.

Для акта сверки образец формы обычно представляет собой таблицу, разделенную на 2 части – для отражения данных об операциях каждым из контрагентов. В ней указываются наименование операции, документы-основания, суммы по дебету и кредиту. А сальдо начальное в акте сверке что это? В начале и конце таблицы в акте сверке обычно приводятся сведения о сальдо на начало и конец периода сверки, т. е. об остатке задолженности. Дебетовое сальдо в разделе, заполненным по данным организации А, показывает, сколько ей должна организация Б, сведения об операциях которой отражаются в противоположной части таблицы. Соответственно, например, конечное кредитовое сальдо означает, сколько организация А остается должна организации Б на конец периода сверки. А задолженность в пользу в акте сверки что означает? Она показывает сумму и контрагента, перед которым на конец отраженного в акте сверке периода есть задолженность.

Организация, инициировавшая составление акта сверки, передает его своего контрагенту и предлагает заполнить в таблице сведения о состоянии расчетов по его данным. Иногда, когда компании уверены, что расхождений не будет, акт сверки передается с уже заполненными обеими частями сверочной таблицы (т. е. за обоих контрагентов). Второй стороне остается только подписать его. Если расхождения будут выявлены, подписывать такой акт контрагент не будет, а может передать свой экземпляр акта сверки или направить протокол разногласий, который также составляется в произвольной форме.

При составлении актов сверки важно контролировать, чтобы они были подписаны уполномоченными лицами. Это руководитель организации или лицо, действующее от имени организации по доверенности. Ведь в противном случае, будет сложно доказать, что контрагент действительно признал свой долг на основании такого акта сверки.

Для акта сверки взаиморасчетов образец заполнения 2018 приведем ниже.

Пред. / След.

Для акта сверки взаимных расчетов бланк скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке.

Вход для клиентов

В статье рассмотрены вопросы проведения сверки расчетов с контрагентами перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Чтобы сформировать достоверную годовую бухгалтерскую отчетность, перед ее составлением необходимо в установленном порядке провести инвентаризацию активов и обязательств. К обязательствам, которые подлежат обязательному подтверждению, относятся, в частности, расчеты с контрагентами по договорным обязательствам. О порядке проведения данной процедуры и отражении ее результатов в бухгалтерском учете расскажем в статье.

Финансово-хозяйственная деятельность любого учреждения предполагает наличие в учете расчетных обязательств с различными контрагентами. На приобретение товаров (работ, услуг) заключаются договоры (контракты), в соответствии с которыми производятся расчеты. Кроме того, учреждение само выступает как контрагент, оказывая услуги покупателям и заказчикам, причем направленность данных услуг зависит от вида деятельности организации. Получается, что расчетные обязательства с контрагентами в государственном (муниципальном) учреждении образуются как в пассиве, так и в активе баланса; иными словами, в учете могут возникать дебиторская и кредиторская задолженности.

В соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете расчетные обязательства подлежат инвентаризации с целью подтверждения их фактического наличия и сопоставления с данными бухгалтерского учета (см. п. 1, 2 ст. 11 Закона № 402‑ФЗ). Более того, в преддверии составления годового отчета данное мероприятие следует провести обязательно, поскольку по достоверности представленной бухгалтерской отчетности можно судить, была ли осуществлена инвентаризация (Письмо Минфина РФ от 15.07.2014 № 02‑06‑10/34544).

В КАКОМ ПОРЯДКЕ ДОЛЖНА БЫТЬ ПРОВЕДЕНА ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ?

Как отмечается в Письме Минфина РФ от 24.03.2016 № 02‑07‑10/17037, субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий, формирует порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств в рамках своей учетной политики. Поэтому в каждом учреждении такой порядок свой. Отметим, что при его разработке можно использовать Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Однако на сайте финансового ведомства размещен проект, в соответствии с которым нормы обозначенного документа не распространяются на государственные (муниципальные) учреждения. Изменения связаны с тем, что в силу п. 6 Инструкции № 157н данное контрольное мероприятие проводится в соответствии с порядком, утвержденным учетной политикой учреждения, разработанной с опорой на положения законодательства РФ.

Отметим, что исходя из практики инвентаризация расчетных обязательств осуществляется в виде сверки расчетов. Смысл сверки расчетов – сверить данные сторон, проверить обоснованность выявленных расхождений (различий) и с учетом наличия первичных учетных документов привести свои учетные данные в соответствие с реальными обязательствами сторон.

Для осуществления названного мероприятия необходимы подготовительные мероприятия. В первую очередь финансовый отдел учреждения должен поднять договоры, подготовить подтверждающие документы.

Обозначенная процедура документально оформляется актами сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату. Форма названного акта законодательно не утверждена, поэтому учреждение может разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве отдельного приложения к учетной политике организации.

Отметим, что в прошлом для подписания акта была обязательна процедура выезда к контрагенту. В настоящее время такой необходимости нет; подготовленный акт сверки с данными, отражающими состояние расчетов, направляется контрагенту по электронной почте. Если претензий по расчету у поставщика (подрядчика) нет, то он подтверждает свое согласие подписью.

ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ АКТ СВЕРКИ РАСЧЕТОВ ПЕРВИЧНЫМ ДОКУМЕНТОМ?

Документами, подтверждающими наличие кредиторской или дебиторской задолженности, являются документы, соответствующие требованиям ст. 9 Закона № 402‑ФЗ, то есть первичные учетные документы, которыми оформляется каждый факт хозяйственной жизни (сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение, финансовый результат его деятельности или движение денежных средств).

К первичным учетным документам, свидетельствующим об имевшей место хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед учреждением, в частности, относятся счета, товарные накладные, акты приемки-передачи выполненных работ (оказанных услуг), платежные поручения и др.

Акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как при его оформлении не изменяется финансовое состояние сторон хозяйствующих субъектов. Как отметили арбитры в Постановлении АС ВВО от 18.07.2016 № Ф01-2768/2016, составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара, следовательно, не подтверждает наличие задолженности в учете.

КАК ОФОРМИТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ СВЕРКИ РАСЧЕТОВ?

Результаты проведенной инвентаризации оформляются:

1) инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Форма описи и порядок ее заполнения приведены в Приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Из положений этого приказа следует, что опись формируется комиссией учреждения и отражает:

  • сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;
  • наименование дебитора (кредитора);
  • данные о сумме задолженности учреждения;
  • номер счета бухгалтерского учета;
  • общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденную дебиторами (кредиторами), не подтвержденную дебиторами (кредиторами);
  • сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Инвентаризационная опись (ф. 0504089) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию;

2) актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Основанием для составления акта (ф. 0504835) являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. В акте отражается наличие у учреждения дебиторской (кредиторской) задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Дополнительно отметим, что в силу п. 20 Инструкции № 157н результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того месяца, в котором была завершена инвентаризация (по завершении процедуры инвентаризации).

Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражаются в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

КАК СПИСАТЬ НЕРЕАЛЬНУЮ К ВЗЫСКАНИЮ ДЕБИТОРСКУЮ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ?

Безнадежными (нереальными к взысканию) признаются те долги перед организацией, по которым истек установленный срок исковой давности, и те, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации (ст. 416, 417, 419 ГК РФ). Как указали чиновники финансового ведомства в Письме от 02.12.2016 № 02‑07‑10/71673, если есть несколько оснований признать долг безнадежным, он признается таковым в периоде возникновения первого из перечисленных оснований, то есть по истечении срока исковой давности.

К сведению:

В соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого на основании ст. 200 ГК РФ следующим образом: если законом не установлено иное, течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права. Таким образом, подписание акта сверки расчетов, свидетельствующее о признании долга, прерывает течение срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). После подписания акта сверки расчетов срок исковой давности исчисляется заново.

Списание задолженности со счетов бухгалтерского учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности и истечение срока исковой давности. Как отмечается в Письме Минфина РФ от 14.07.2017 № 02‑08‑10/45171, положения Инструкции № 157н не содержат указаний относительно состава документов, необходимых для принятия комиссией решения о списании с балансового учета учреждения задолженности неплатежеспособных дебиторов.

Вместе с тем согласно п. 3 Инструкции № 157н бухгалтерский учет активов и операций, их изменяющих (фактов хозяйственной жизни), осуществляется методом двойной записи на взаимосвязанных балансовых счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов.

В соответствии с Федеральным стандартом № 256н для целей бухгалтерского учета, формирования и публичного раскрытия показателей бухгалтерской отчетности активом признается имущество, включая имущественные права (дебиторская задолженность), принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала (наличных и безналичных денежных средств) или экономических выгод.

Таким образом, если в отношении дебиторской задолженности не выполняются критерии отнесения ее к активам, то в соответствии с решением комиссии о списании данной задолженности с балансового учета ее учет осуществляется на забалансовом счете. Указанное решение принимается с учетом:

  • сведений, выявленных в ходе инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;
  • документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.

Заметим, что невозможность взыскания долгов может быть подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, предусмотренном Законом № 229‑ФЗ, при возврате взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям (Письмо Минфина РФ от 31.07.2013 № 03‑03‑06/4/30650):

  • невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках либо других кредитных организациях;
  • у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.

При наступлении обстоятельств, подтверждающих невозможность погашения дебитором сумм задолженности (смерть, ликвидация (банкротство) дебитора), комиссия по поступлению и выбытию активов готовит следующий пакет документов, на основании которых списываются суммы дебиторской задолженности:

  • документы, свидетельствующие о невозможности взыскания задолженности (документы, подтверждающие банкротство (ликвидацию) дебитора, судебное решение, подтверждающее невозможность взыскания суммы задолженности, справка о смерти дебитора и др.);
  • приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании дебиторской задолженности.

В бухгалтерском учете нереальная к взысканию дебиторская задолженность списывается на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) следующим образом:

  • по расходам – относится на уменьшение финансового результата, в дебет счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» (п. 168.2 приложения 1 к Инструкции № 162н, п. 153 Инструкции № 174н, п. 181 Инструкции № 183н);
  • по доходам – относится на уменьшение финансового результата, в дебет счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (п. 120 Инструкции № 162н, п. 152 Инструкции № 174н, п. 180 Инструкции № 183н).

Списанная с баланса нереальная к взысканию дебиторская задолженность учитывается на забалансовых счетах в порядке, определенном п. 339, 340 Инструкции № 157н (см. Письмо Минфина РФ от 02.12.2016 № 02‑07‑10/71673).

Напомним, что п. 339 Инструкции № 157н для учета задолженности неплатежеспособных дебиторов с момента принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о ее списании с балансового учета учреждения предназначен забалансовый счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Следует учесть, что в настоящее время момент списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса и одновременного принятия к забалансовому учету автономное учреждение определяет самостоятельно.

Учет названной задолженности осуществляется:

  • либо в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе при изменении имущественного положения должников;
  • либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

Списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию:

  • в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора;
  • в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по истечении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ.

Таким образом, факт признания дебиторской задолженности нереальной к взысканию является основанием для ее списания с забалансового учета. Отметим, что при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, преду­смотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета задолженность к забалансовому учету не принимается.

Пример 1:

В ходе инвентаризации в автономном учреждении выявлена дебиторская задолженность по счету 2 206 34 000 на сумму 16 500 руб., по которой обязательства ее исполнения были просрочены. Учреждением подан в суд иск с требованием о погашении задолженности дебитором. Комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов приняла решение о списании задолженности с баланса и об отражении ее за балансом.

В декабре 2017 года суд вынес решение об отказе в удовлетворении требований учреждения в связи с признанием организации-должника банкротом и дальнейшей ее ликвидацией. На основании судебного решения комиссия учреждения признала задолженность нереальной к взысканию и приняла решение списать ее с забалансового учета.

В учете операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана нереальная к взысканию дебиторская задолженность с баланса на основании решения комиссии

2 401 20 273

2 206 34 660

16 500

Одновременно принята списанная с баланса задолженность на забалансовый учет

Забалансовый счет 04

16 500

Списана задолженность с забалансового счета на основании судебного решения

Забалансовый счет 04

16 500

КАК СПИСАТЬ НЕВОСТРЕБОВАННУЮ КРЕДИТОРСКУЮ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ?

Кредиторская задолженность в сумме не предъявленных кредитором требований в течение срока исковой давности, в том числе задолженность, не подтвержденная по результатам инвентаризации кредитором, переходит в разряд задолженности, не востребованной кредитором или нереальной к взысканию, в отношении которой комиссия учреждения может принять решение об отражении задолженности вне баланса. Данная задолженность списывается в установленном законодательством порядке (Письмо Минфина РФ от 10.09.2013 № 02‑07‑10/37335), например, по причине ликвидации юридического лица, прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о чем сделана запись в Едином государственном реестре юридических лиц либо Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей соответственно.

Названная задолженность подлежит списанию со счетов бухгалтерского учета на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) с использованием счета 0 401 10 173 в порядке, установленном п. 150 Инструкции № 174н, п. 178 Инструкции № 183н и п. 167 приложения 1 к Инструкции № 162н (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20).

Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения, в порядке, установленном (п. 371 Инструкции № 157н):

  • для казенных учреждений – главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета);
  • для бюджетных учреждений, автономных учреждений – если иное не установлено бюджетным законодательством, актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

Пример 2:

В результате проведенной в бюджетном учреждении инвентаризации выявлена невостребованная кредиторская задолженность на счете 2 302 25 000 «Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества» в сумме 8 600 руб.

Направленный кредитору акт сверки был возвращен в связи с отсутствием адресата по заявленному адресу, поэтому задолженность не была подтверждена. На основании решения комиссии данная задолженность списана с балансового учета и отнесена на забалансовый учет.

В течение трех лет с момента постановки задолженности на забалансовый учет кредитор не предъявил учреждению требований об оплате обязательства. В связи с этим задолженность, не востребованная кредитором, была списана с забалансового учета.

В учете операции отразятся следующим образом:

Сверка расчетов с контрагентами

Даже при самом аккуратном ведении бухгалтерского учета на торговом предприятии через некоторое время неизбежно начинаются разногласия с поставщиками и покупателями по поводу взаимной задолженности. Реальность и достоверность дебиторской и кредиторской задолженностей подтверждает инвентаризация, обязательно проводимая в конце года перед составлением годового отчета. Однако для своевременного выявления разночтений и выяснения претензий, а также во избежание кризиса взаимных неплатежей целесообразно проводить сверку задолженностей чаще одного раза в год.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций (а в случае взаиморасчетов это сверка с дебиторами и кредиторами) определяет руководитель организации своим распоряжением. В ходе инвентаризации анализируют все расчеты с юридическими и физическими лицами по состоянию на ближайшую отчетную дату — 1-е число текущего месяца.

При сверке проверяют обоснованность сумм задолженностей, выявляют лиц, по вине которых были допущены пропуски сроков исковой давности платежей. Для этого всем контрагентам направляют выписки с лицевых счетов о числящейся за ними задолженности. Контрагенты должны либо подтвердить, либо мотивированно опровергнуть полученную информацию.

Оформление актов сверки

Для проверки достоверности данных по расчетам в бухгалтерском учете составляют двусторонние акты сверки с контрагентами в произвольной форме. Эти документы должны содержать следующие основные данные: наименование дебитора (кредитора) и его юридический адрес; номера и даты заключенных договоров (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов); формы оплаты, даты и время поступления отгрузочных документов в бухгалтерию, а также время предъявления их в банк (при расчетах аккредитивом или платежными требованиями-поручениями).

Ежемесячные сверки позволяют контролировать соблюдение договоров поставки и расчетов по претензиям. Чаще всего, конечно, акты для сверки отправляются покупателям в то время, когда поставщики присылают магазину свои.

Акты, направленные покупателям, должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности на предстоящий период за отгруженную им продукцию, то есть суммы по датам с указанием оснований для оплаты. Такими основаниями являются номера и даты договоров, отгрузочных документов, данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с договорами. В акте сверки также указывается просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения, а при наличии разногласий указать их причины.

Акты сверок с контрагентами составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр регистрируют в специальном журнале и хранят для контроля своевременности и полноты возврата задолженности. Второй экземпляр отправляют покупателю, при этом регистрируют дату и время отправки.

Полученный ответ (подтвержденный акт сверки либо возражения к нему) также регистрируют в специальном журнале с указанием даты и времени его получения. Возможно получение ответов, содержащих признание долга полностью или частично, либо отказ признать задолженность, также возможна ситуация с отсутствием ответа.

Теоретически взаимные задолженности на счетах организаций должны быть отражены зеркально. На практике же расхождения не редкость, особенно в случае применения взаимозачетных схем, а также из-за ошибок в аналитическом учете. Но надо помнить о том, что каждая сторона отражает в учете те суммы, которые следуют из первичных документов и которые считает правильными (п.73 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).

Для составления актов сверки данные берут обычно со счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Обратите внимание, что не допускается сальдирование дебиторской задолженности кредиторской и наоборот, в том числе и по различным договорам с одним и тем же контрагентом, кроме случаев, когда стороны приняли решение о их взаимозачете <*>.

<*> О зачете взаимных требований читайте в Приложении N 1, 2004, с. 44.

Результаты всех сверок оформляют Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17 утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).

Пример 1. ООО «Оптторг» провело на 1 апреля 2004 г. сверку расчетов с дебиторами и кредиторами на основании приказа директора от 1 апреля 2004 г. N 1, по результатам которой был составлен акт.

————¬
¦ Код ¦
+———-+
Форма по ОКУД ¦ 0317015 ¦
ООО «Оптторг» +———-+
———————————————— по ОКПО ¦ ¦
организация +———-+
¦ ¦
——————————————————— ¦ ¦
структурное подразделение +———-+
Вид деятельности ¦ ¦
——-+———-+
Основание для проведения приказ, постановление, ¦номер ¦ 1 ¦
инвентаризации: распоряжение ¦ ¦ ¦
————————+——+———-+
ненужное зачеркнуть ¦дата ¦01.04.2004¦
L——+———-+
Вид операции ¦ ¦
L————
———-T————¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+———+————+
Акт ¦ 1 ¦15.04.2004 ¦
инвентаризации расчетов с покупателями, L———+————
поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
«01»
Акт составлен комиссией о том, что по состоянию на ——
апреля 2004 г.
——————- проведена инвентаризация расчетов с
покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
При инвентаризации установлено следующее:
1. По дебиторской задолженности

Наименование счета бух-
галтерского учета и де-
битора
Номер
счета
Сумма по балансу, руб. коп.
всего в том числе задолженность
подтвер-
жденная
дебито-
рами
не под-
тверж-
денная
дебито-
рами
с истек-
шим сро-
ком ис-
ковой
давности
1 2 3 4 5 6
ООО «Шар» 62 2 450 2 450 0 450
ЗАО «Лабрадор» 62 5 600 5 000 600 0
ОАО «Алекс» 62 4 800 4 800 0 0
и т.д.
Итого 12 850 12 250 600 450

Оборотная сторона формы N ИНВ-17

  1. По кредиторской задолженности
Наименование счета бух-
галтерского учета и креди-
тора
Номер
счета
Сумма по балансу, руб. коп.
всего в том числе задолженность
подтвер-
жденная
кредито-
рами
не под-
тверж-
денная
креди-
торами
с истек-
шим сро-
ком ис-
ковой
давности
1 2 3 4 5 6
ЗАО «Бумага» 60 1100 1100 0 100
ООО «Карандаш» 60 2400 2000 400 500
ОАО «Алекс» 62 700 700 0 0
и т.д.
Итого 4200 3800 400 600

Все подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по
акту инвентаризации проверены.
Председатель комиссии _________ _______ __________________________
должность подпись расшифровка подписи
Члены комиссии: ___________ _______ ______________________________
должность подпись расшифровка подписи
___________ _______ ______________________________
должность подпись расшифровка подписи
___________ _______ ______________________________
должность подпись расшифровка подписи

По результатам сверки расчетов организация может действовать одним из следующих способов:

  • послать дебитору напоминание об оплате;
  • подать на должника в суд;
  • списать задолженность за истечением срока давности.

Как составить напоминание об оплате?

Если в результате сверки расчетов выявлена дебиторская задолженность, то покупателю направляют напоминание об оплате. В нем следует указать номер и дату договора поставки (с приложениями), общую сумму задолженности (в том числе просроченной) в разрезе поставок, сроки и порядок оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе сумму начисленной неустойки).

Если контрагент признает задолженность, но отказывается платить пени, то можно на взаимоприемлемых условиях решить вопрос об отсрочке либо рассрочке платежей и заключить соответствующее соглашение. В документе надо привести график погашения задолженности. В текст соглашения следует внести фразу: «…указанные в настоящем соглашении договоренности теряют силу в случае нарушения должником срока и размера оплаты хотя бы одного указанного в соглашении платежа». Этот пункт не позволит недобросовестному должнику расценивать заключенное соглашение как изменение условий договора, позволяющее безнаказанно не выполнять свои обязательства еще какое-то время.

Взыскание через суд

В случае отсутствия положительных результатов — непризнания задолженности или игнорирования акта сверки — организация может предъявить иск недобросовестному должнику. Для предъявления иска предоставляются следующие документы:

  • договор или иной документ, на основании которого производилась отгрузка продукции или предварительная оплата поставки;
  • неоплаченные платежные требования, поручения (при предоплате) или иные платежные документы;
  • доказательства отгрузки продукции (товарно-транспортные накладные, доверенности на получение материальных ценностей);
  • иные документы, связанные с исполнением договора поставки.

В случае удовлетворения арбитражным судом иска о взыскании дебиторской задолженности организация передает исполнительный лист в службу судебных приставов по местонахождению должника и (или) выставляет инкассовое поручение в банк должника.

При расчете реального убытка следует учитывать проценты за пользование кредитом, увеличение условно-постоянных расходов в стоимости продукции, расходы по оплате всех санкций (неустойки, штрафы, пени).

Суммы санкций, по которым получено решение суда о взыскании, для целей бухучета включаются в состав внереализационных доходов. Об этом говорится в п.8 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н. Сумму начисленного штрафа отражают так:

Дебет 76 субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 91 субсчет «Прочие доходы».

Налоговый учет доходов в виде штрафов, пеней и иных санкций описан в ст.317 Налогового кодекса РФ. Эти доходы являются внереализационными. При взыскании долга по суду обязанность по начислению этого дохода возникает на основании решения суда.

Если организация-должник ликвидируется, то дебиторская задолженность признается безнадежной. Документом, подтверждающим ликвидацию, в соответствии с п.8 ст.63 Гражданского кодекса РФ может являться только запись о ликвидации в Едином государственном реестре (или выданное на ее основании письмо из налогового органа).

Оформление расхождений

Если по результатам сверки выявлена не учтенная ранее задолженность предприятия перед поставщиками, то на основании первичных документов, ее подтверждающих, в бухгалтерском учете магазина делают исправительную запись по дебету счетов учета товаров, материалов и пр. в корреспонденции со счетами расчетов. НДС с их стоимости учитывают в обычном порядке по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Пример 2. В универмаге ООО «Спортсер» по итогам инвентаризации расчетов с поставщиком на 1 апреля 2004 г. выявлено, что в январе была получена неучтенная пара кроссовок по цене 2360 руб. (в том числе НДС — 360 руб.). При проверке оказалось, что эта пара уже продана в розницу:

Дебет 41 Кредит 60

  • 2000 руб. (2360 — 360) — оприходован не учтенный ранее товар;

Дебет 19 Кредит 60

  • 360 руб. — учтен НДС;

Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 41

  • 2000 руб. — списана стоимость реализованных кроссовок;

Дебет 60 Кредит 51

  • 2360 руб. — перечислена задолженность поставщику;

Дебет 68 субсчет «НДС» Кредит 19

  • 360 руб. — принят НДС к вычету;

Дебет 99 Кредит 90 субсчет «Прибыль/убыток от продаж»

  • 2000 руб. — уменьшена суммы прибыли от реализации.

Обратите внимание, что последняя запись производится в конце того налогового периода, в котором выявлено расхождение.

А вот завышенную кредиторскую задолженность исправляют такими же проводками сторно.

Если расхождения выявлены и признаны до утверждения годовой отчетности (например, неучтенная задолженность за сентябрь 2003 г. выявлена 22 марта 2004 г.), то в бухгалтерском учете они вносятся декабрем отчетного года. Если расхождение выявлено позже (например, 1 апреля 2004 г.), то делается исправительная проводка уже в 2004 г.

А вот в налоговом учете придется вносить исправления <**> в декларацию за тот период, к которому относится выявленное расхождение (ст.81 Налогового кодекса РФ).

<**> О том, как правильно вносить исправления в декларацию, читайте в журнале «Главбух» N 22, 2003, с. 14.

Списание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность списывается либо за счет резерва сомнительных долгов <***>, либо включается в расходы организации.

<***> О порядке формирования резерва по сомнительным долгам читайте в журнале «Главбух» N 24, 2003, с. 39.

Создавая резерв сомнительных долгов, организация заранее равномерно уменьшает свою налогооблагаемую прибыль. При этом происходит отсрочка уплаты налога. Суммы отчисления в резерв включаются в состав операционных расходов (п.11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н) на последний день отчетного периода.

Резерв создается только по расчетам за реализованные товары и исчисляется отдельно по каждому сомнительному долгу. Сумма резерва по сомнительным долгам не может превышать 10 процентов от выручки отчетного (налогового) периода. Если сумма резерва меньше суммы безнадежного долга, то разница включается в состав внереализационных расходов.

Сумма резерва по сомнительным долгам в неиспользованной части переносится на следующий отчетный период. При этом сумма вновь создаваемого резерва корректируется на сумму остатка предыдущего периода.

Резерв исчисляется в зависимости от сроков возникновения задолженности (п.4 ст.266 Налогового кодекса РФ):

Срок возникновения
сомнительной задолженности
Сумма создаваемого резерва
Свыше 90 дней Полная сумма выявленной в ходе инвентаризации
задолженности
От 45 до 90 дней (включительно) 50% от суммы выявленной в ходе инвентаризации
задолженности
До 45 дней Не увеличивает сумму создаваемого резерва

Пример 3. ЗАО «Торг-сити» на 1 января 2004 г. провело инвентаризацию, в результате которой были выявлены дебиторские задолженности со сроком возникновения свыше 90 дней. Поэтому с 1 января 2004 г. организация решила создавать резерв сомнительных долгов. Выручка за 2003 г. составила 20 500 руб. А 5 апреля текущего года было принято решение о списании сомнительного долга ООО «Сабантуй» на сумму 2300 руб., срок возникновения которого составил 100 дней. Однако 15 мая ООО «Сабантуй» погасило часть задолженности в сумме 800 руб.

Бухгалтер ЗАО «Торг-сити» сделает следующие проводки.

1 января 2004 г.:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 63

  • 2050 руб. (20 500 руб. х 10%) — создан резерв по сомнительным долгам.

5 апреля 2004 г.:

Дебет 63 Кредит 62

  • 2050 руб. — списана часть безнадежной задолженности за счет резерва;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 62

  • 250 руб. (2300 — 2050) — списана сумма задолженности, превышающая резерв.

15 мая 2004 г.:

Дебет 51 Кредит 62

  • 800 руб. — частично погашена задолженность должником;

Дебет 63 Кредит 91 субсчет «Прочие доходы»

  • 550 руб. (800 — 250) — сумма неиспользованного резерва включена в состав прочих доходов.

Как быть, если создание такого резерва не предусмотрено учетной политикой магазина?

Пример 4. Воспользуемся условиями примера 3. Но на этот раз предположим, что ЗАО «Торг-сити» не создает резерва по сомнительным долгам.

В этом случае бухгалтер должен сделать следующие проводки.

5 апреля 2004 г.:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 62

  • 2300 руб. — списана задолженность, признанная безнадежной.

15 мая 2004 г.:

Дебет 51 Кредит 91 субсчет «Прочие доходы»

  • 800 руб. — частично погашена задолженность должником.

Списанная задолженность не аннулируется, а отражается по дебету забалансового счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания. Это связано с тем, что имущественное положение должника может улучшиться и он погасит свой долг.

При погашении такого долга производят запись по кредиту счета 007.

В налоговом учете списание безнадежной дебиторской задолженности является расходом, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

Согласно пп.7 п.1 ст.265 Налогового кодекса РФ в состав внереализационных расходов включаются расходы на создание резерва по сомнительным долгам. А пп.2 п.2 той же статьи гласит, что к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные организацией в отчетном (налоговом) периоде. В частности, суммы безнадежных долгов.

Основание для уменьшения налогооблагаемой прибыли должно быть подтверждено в надлежащем порядке. Одно из оснований признания задолженности безнадежной — истечение срока исковой давности. Нормы, касающиеся исковой давности, регулирует гл.12 Гражданского кодекса РФ. По общему правилу срок исковой давности равен трем годам, но в отдельных случаях законом устанавливаются иные сроки.

Обратите внимание на то, что подписание акта сверки рассматривается как признание долга и влечет прерывание срока исковой давности (ст.203 Гражданского кодекса РФ). То есть с момента признания задолженности (подписания акта) этот срок считается заново.

Что касается налога на добавленную стоимость, то при учетной политике «по оплате» дата исчисления и уплаты НДС при неисполнении контрагентом своих обязательств определяется согласно п.5 ст.167 Налогового кодекса РФ.

Датой оплаты товара признается наиболее ранняя из дат: день истечения срока исковой давности либо день списания дебиторской задолженности. При этом сумма налога числится на субсчете «Расчеты по неоплаченному НДС» счета 76.

Списание кредиторской задолженности

Согласно п.8 ПБУ 9/99 суммы кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, являются для целей бухучета внереализационными доходами. Списание задолженности происходит на кредит счета 91, субсчет «Прочие доходы», в корреспонденции со счетами расчетов.

Списанные суммы кредиторской задолженности, согласно п.18 ст.250 Налогового кодекса РФ, увеличивают налогооблагаемую прибыль организации как внереализационные доходы. Исключение составляют только суммы задолженности перед бюджетом.

Если кредиторская задолженность связана с оплатой товаров, то возникает вопрос о списании НДС со стоимости полученных, но не оплаченных товаров или же с суммы полученного аванса, выданного покупателем поставщику под предстоящую поставку товаров. В соответствии с п.1 ст.172 Налогового кодекса РФ вычетам при приобретении товаров подлежат только суммы НДС, предъявленные организации и уплаченные ею.

Если же товар организацией получен, но не оплачен, то зачет налога не производится. В этом случае такие суммы относятся к внереализационным расходам организации.

Пример 5. В августе 2000 г. ООО «Цветовод» получило партию цветов на сумму 120 000 руб. (в том числе НДС — 20 000 руб.). Предприятие оплатило поставку на сумму 96 000 руб. (в том числе НДС — 16 000 руб.). В сентябре 2003 г. руководитель организации издал приказ за истечением срока исковой давности о списании кредиторской задолженности за поставленные, но не оплаченные товары и списании «входного» НДС.

Бухгалтер сделал такие проводки.

В августе 2000 г.:

Дебет 41 Кредит 60

  • 100 000 руб. (120 000 — 20 000) — получены материалы;

Дебет 19 Кредит 60

  • 20 000 руб. — отражен НДС;

Дебет 60 Кредит 51

  • 96 000 руб. — перечислены деньги за поставку товара;

Дебет 68 субсчет «НДС» Кредит 19

  • 16 000 руб. — принят к вычету НДС по оплаченному товару.

Обязательность проведения сверки

Порядок, периодичность и сроки проведения инвентаризации обязательств определяются каждой компанией индивидуально, что закрепляется в учетной политике учреждения на очередной финансовый год. Исключение из этого правила – обязательная инвентаризация, которая должна предварять составление годовой бухгалтерской отчетности.

Сверка с контрагентами обеспечивает достоверность ведения бухгалтерского и налогового учета, чем реализуется один из главных принципов организации работы бухгалтерской службы организации.

Не реже 1 раза в год проводится сверка со следующими субъектами:

  • покупатели с заказчиками;
  • поставщики с подрядчиками;
  • кредиторы с дебиторами.

Проведение сверки осуществляется по Методическим указаниям, разработанным для инвентаризации обязательств и имущества (утверждены 13 июня 1995г. Приказом Министерства финансов РФ № 49, в редакции от 08 ноября 2010г.). Анализируется задолженность по следующим счетам синтетического учета:

  • 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
  • 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
  • другим счетам в зависимости от специфики деятельности хозяйственного субъекта.

Порядок проведения сверки

Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего – подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Направляется акт контрагенту простым или заказным письмом, иногда для сокращения сроков обработки документ может быть направлен адресату по электронной почте или факсимильным каналам связи. Контрагент проверяет полученный акт и предпринимает следующие действия:

  • подтверждает сальдо;
  • составляет акт разногласий;
  • игнорирует предлагаемую сверку.

Расхождения в данных возможны вследствие счетных ошибок бухгалтера, некорректного отражения данных первичных документов на счетах синтетического учета и т.д. Любые несоответствия, обнаруженные в учете одной или второй стороны сверки, требуют детального изучения и корректировки.

Списывать дебиторскую или кредиторскую задолженность самостоятельно, без проведения взаимозачета между контрагентами нельзя! Исключение – списание безнадежных долгов по истечении срока исковой давности.

Документальное оформление сверки с контрагентами

Акты сверок с контрагентами можно оформлять в свободной форме, унифицированного документа для подобных операций не разработано. Но существует перечень общепринятых правил для составления рассматриваемого документа:

  • предварительная проверка названия контрагента на предмет его возможного изменения. Сделать это можно любым удобным способом (например, запросить электронную выписку из ЕГРЮЛ на сайте nalog.ru);
  • указание на конкретный договор, чтобы проверяющим органам и самому контрагенту было понятно о каком направлении сотрудничества идет речь. Особенно это актуально для сверки расчетов с компаниями, с которыми заключено одновременно несколько договоров поставки или оказания услуг. При возникновении налоговых споров ссылка на номер и дату договора позволяет быстро идентифицировать обязательство и точно установить его исковой срок давности;
  • при заполнении акта сверки обязательно делать ссылку на первичные документы – накладные на продукцию, акты оказания услуг, платежные поручения на оплату и т.д. По перечисленным первичным регистрам легче восстановить хронологию расчетов и подтвердить сальдо;
  • обязательно указание в акте сверки даты инвентаризации обязательств, юридического наименования сторон, суммы долга, расшифровки должностей и подписей от обоих контрагентов;
  • если одна из компаний – налогоплательщик НДС, акт инвентаризации обязательств должен содержать ссылку на данный факт (примерно так – в сумму задолженности входит НДС 18%);
  • дата подписания документа – важная деталь, влияющая на продление срока исковой давности задолженности (3 года). Не стоит путать дату составления акта сверки с датой его подписания сторонами, налоговики рассматривают именно последнюю при дополнительном начислении прибыли. Важно: если одна сторона подписала акт 10-го числа, а вторая – 11-го, ориентироваться нужно на более позднюю из них;
  • наличие у лиц, подписывающих сверку расчетов, полномочий для выполнения данного действия. Традиционно акт инвентаризации визирует руководитель компании. Если это делает иной сотрудник организации – потребуется подтверждение его полномочий (приказ, доверенность и т.д.).

Следуя вышеперечисленным правилам составления акта сверки, бухгалтеру удастся избежать споров и недопонимания с налоговыми органами, с недобросовестными контрагентами и иными заинтересованными лицами. Форму и содержание акта сверки с контрагентами желательно закрепить в Учетной политике организации в форме Приложения к ней.

Пример продления срока исковой давности по задолженности

Сверка расчетов с контрагентами влияет на списание безнадежных долгов компании, которые относятся на 91 счет бухгалтерского учета (как прочие доходы или расходы). С момента подписания акта 3-летний исковой срок продлевается и начинается новый отсчет.

Конкретный пример:

Компания «Иволга» на 01 марта 2016г. по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет долг 200 000 руб. за проданную предприятию «Колокольчик» продукцию. Реализация товара произошла 30 декабря 2012г. Условия оплаты по договору – в течение 2-х месяцев с момента отгрузки покупателю. Акт сверки с данным контрагентом был подписан 01 октября 2013г. Когда именно главный бухгалтер «Иволги» вправе списать безнадежную дебиторскую задолженность на прочие расходы компании по причине истечения 3-летнего срока исковой давности?

Фактически обязательства фирмы «Колокольчик» перед компанией «Иволга» возникли 30.12.2012г. Срок оплаты – не позднее 30.03.2013г. С этого момента отсчитываем 3 года, эта дата – 30 марта 2016г. Но при подписании акта сверки 01.10.2013г. произошла автоматическая пролонгация срока исковой давности еще на 3 года – до 01.10.2016г. Если на конец дня 01 октября 2016г. продавец не погасит долг (полностью или частично) или не предпримет никаких попыток признать свою задолженность, сумму бухгалтерской справкой и составлением специального акта можно будет списать на расходы организации.

Акты сверки с контрагентами

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *