Номенклатура дел

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

• документы о создании организации (положение, устав);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• штатное расписание;
• номенклатуру дел предыдущих лет;
• регистрационную форму организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

• разрабатывается подразделением организации;
• подписывается начальником подразделения;
• утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

• к структуре образовательной программы;
• условиям реализации;
• результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

• 01 — структуры образовательных программ;
• 02 — ход реализации образовательных программ;
• 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

• 01-01/… начинаем с единицы и до конца года;
• 01-02/…;
• 01-03/….

Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2019 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

• временному до 10 лет;
• временному от 10 лет;
• постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

• основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;
• сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

• первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
• второй применяют в работе;
• третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
• четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
• остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение

Составляются и используются три вида номенклатуры дел:

· типовая,

· примерная,

· конкретная, или индивидуальная.

Составление номенклатуры дел — достаточно сложная и требующая высокой профессиональной квалификации работа. Так как существует большое количество однородных по характеру деятельности учреждений, в которых откладывается однотипная документация (например, школы, больницы, детские сады, кинотеатры и т.д.), нецелесообразно для каждого подобного учреждения создавать номенклатуру дел каждый раз заново. Поэтому широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел.

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности составляются типовые номенклатуры дел.

«Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию дел в отрасли (системе) и является нормативным документом» (Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986, с.17, п. 2.1.5.1.).

Типовая номенклатура составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций, используется как стандарт формирования и наименования дел. Если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях.

Примерные номенклатуры делсоставляются как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций, т.е. в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается.

«Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер» (Там же, с.17, п. 2.1.5.2.).

Примерные номенклатуры дел используются как методика (шаблон), позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел делопроизводственные службы и архивы центральных ведомств РФ и субъектов федерации для своей системы подведомственных организаций. Они одобряются центральной экспертной комиссией (ЦЭК).

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою (конкретную, индивидуальную)номенклатуру.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.