Содержание
QPR Suite 2012
QPR Suite – это набор решений для моделирования, структурирования, анализа бизнес-процессов предприятия. Разработчик – компания QPR Software plc. (Финляндия).
Моделирование
В графической среде системы QPR Designer проектируются процессы компании. Для этого в системе представлен широкий набор простейших графических элементов (стенсилов):
Бизнес-процессы компании отображаются в системе в виде строгой иерархической структуры с учетом тех пулов, которые задействованы в их реализации.
В свою очередь, каждый процесс отображается в виде сложной многоуровневой структуры, что позволяет проследить зоны ответственности на всех этапах:
Панели контроля и аналитики
В дэш-борде «система показателей» модуля QPR Metrics отображаются результаты, достигнутые компании по ключевым направлениям деятельности:
Для подробного изучения текущих показателей по конкретному виду деятельности можно «проваливаться» в карточку любого объекта:
Показатели эффективности (KPI) сотрудников и руководителей отображаются в их личных карточках:
Анализ процессов
Индикаторами эффективности бизнес-процессов здесь являются соответствующие метрики и показатели. Они наглядно отражают ход процессов:
Связь стратегических целей и KPI
Общая картина по всем видам деятельности видна в стратегической карте компании:
Общее впечатление от системы
В системе QPR Suite есть детализированный редактор для моделирования бизнес-процессов, а также средства управления деятельностью компании (мероприятия, рабочие процессы).
Кроме того, QPR Suite обладает большим набором визуальных эффектов, благодаря которым удобно анализировать показатели компании по ключевым направлениям ее деятельности.
Однако интерфейс QPR Suite показался мне более подходящим для ведения аналитики, чем для динамичного управления процессами.
Fox Manager
В системе бизнес-моделирования и анализа процессов Fox Manager каждому направлению деятельности компании соответствуют определенные бизнес-процессы, логика, исполнители и последовательность которых задаются в графической среде редактора:
Схема каждого процесса закрепляется за его карточкой:
При переходе в данный раздел можно проанализировать результативность работы сотрудника на основе процентных показателей:
На основе показателей сотрудников и их результативности осуществляется рассчитывается размер премии:
Можно проследить изменение показателей эффективности сотрудника в динамике. Это делается с помощью графика:
Анализ процессов с помощью показателей
Аналитика качества и оперативности тех операций, которые регламентируются данным процессом, предоставляется в соответствующих отчетах.
Показатели процесса (в данном случае, временные) наглядно отображаются в отчетах. Так выглядит в отчете инфографика, отражающая временные затраты на процессы компании (в процентах):
Связь стратегии и KPI
С помощью модуля «Контроль» можно проанализировать, какие результаты в выполнении тех или иных работ были достигнуты на текущий момент.
Система Fox Manager – это инструмент моделирования бизнес-процессов и их анализа с помощью соответствующих показателей, не более того.
Питерсофт: управление процессами
Отечественная BPM-система, разработанная на платформе «1С: Предприятие 8» компанией ПитерСофт.
Структура системы включает в себя следующие функциональные области:
- управление бизнес-процессами
- электронный архив
- система показателей KPI
Бизнес-процессы моделируются в веб-интерфейсе системы в карточке бизнес-процесса. Для этого пользователю предлагается набор простых блок-схем:
Получившаяся графическая схема бизнес-процесса со всеми исполнителями и сопутствующими процедурами отображается в карточке процесса:
Каждой точке (этапу) бизнес-процесса присваивается определенный набор атрибутов (реквизитов), включающих в себя название, указание исполнителей, тип документа:
Следующий шаг в построении логики бизнес-процесса – это настройка его реквизитов:
Сбор показателей может осуществляться вручную и с помощью бизнес-процессов.
При запуске процесса ответственному пользователю приходит соответствующая задача:
Изменения в существующие процессы могут вноситься «на ходу». Достаточно просто удалить или добавить новые блоки в графическую модель процесса.
Типовые процессы могут настраиваться для регулярного исполнения автоматически:
Руководителю предоставляется сводная отчетность по всем показателям деятельности компании:
Сводка по всем типам бизнес-процессов компании с указанием количества запущенных экземпляров и их статусов, планируемых и фактических временных показателей представлена в отчете по выполнению процессов:
Также отчетность по статусам процессов может быть отображена в графическом варианте. Статус операций (задач) по процессу маркируется с помощью цвета:
Влияние KPI сотрудников и подразделений на общие результаты компании видно на примере такого элемента, как расчетные показатели.
Расчетные показатели – это суммарные значения, складывающиеся из ряда ключевых показателей по специальной формуле. Например, для вычисления значения «Финансы» складываются показатели «Объем продаж» и «Маржинальная прибыль»:
Слагаемые этой формулы могут быть гибко настроены под каждый расчетный показатель.
Связь между расчетным показателем и KPI графически показана в Панели руководителя.
Модель представления может настраиваться под конкретного пользователя.
В решении «Управление процессами» на базе 1С: Предприятие 8 представлен обширный набор средств для построения бизнес-процессов компании. Здесь есть и графический редактор, и инструменты контроля/совершенствования бизнес-процессов, и пользовательские панели визуального отображения показателей.
KPI здесь – не просто опциональный «довесок», а элемент контроллинга процессной модели компании.
Все это реализовано с присущей продуктам линейки 1С скрупулезностью. Например, построение каждого этапа процессной цепочки требует внесения большого объема сопутствующих данных.
ELMA BPM Suite
ELMA – это система класса BPM и одновременно платформа для разработки модулей и решений, нацеленных на различные аспекты бизнеса. Модуль KPI на базе ELMA служит для визуального отображения показателей эффективности сотрудников, которые рассматриваются в привязке к стратегическим целям компании.
Полноценное решение для бизнеса, которое сочетает в себе функционал BPM, метрики процессов, средства управления стратегией и инструменты мотивации персонала, предлагается в пакете ELMA BPM Suite.
Рассмотрим какой функционал поставляется разработчиком в рамках данного пакета.
Дизайнер ELMA – это конфигуратор, в котором графически отображается организационная структура компании. Для этого в распоряжении пользователя находится весь набор простых геометрических фигур и элементов.
В Дизайнере также формируются стратегические цели компании и показатели KPI, закрепленные за определенными сотрудниками и подразделениями. Логически связываясь между собой, показатели образуют дерево показателей.
В системе ELMA есть удобные дэш-борды с графиками и таблицами, на которых показывается динамика изменений как по всем, так и по выбранным показателям:
Сумма показателей сотрудника отражает его общую результативность. Это реализовано в таком элементе системы, как «Матрица эффективности», помимо ключевых показателей включающей в себя средство для мониторинга выполнения SMART-задач (приоритетных задач, поставленных на указанный период), уровень исполнительской дисциплины и оценку руководителя.
Вес этих параметров, набор ключевых показателей, периодичность их учета и другие элементы матрицы эффективности настраиваются отдельно для каждого пользователя/групп пользователей администратором системы:
SMART-задачи – инструмент, заслуживающий отдельного внимания.
Как я уже сказал выше, он служит для постановки приоритетных и стратегически значимых задач сотрудникам. Уже на стадии формулирования задачи возможна ее привязка к конкретной стратегической цели компании. Тем самым подчеркивается значимость результата, достигнутого сотрудником, для успеха всей компании:
Таким образом, ELMA логически связывает стратегию компании и SMART-задачи, являющиеся одной из компонент матрицы эффективности сотрудника.
Все компоненты матрицы эффективности в своей совокупности влияют на размер премии сотрудника, являясь одним из эффективных средств мотивации персонала.
Теперь о том, как цели и показатели отображаются в веб-интерфейсе.
Контроль процессов с помощью KPI
Для каждого процесса можно назначить набор показателей и метрик, которые будут служить контроллерами его исполнения:
Для процессов можно настроить цветовые индикаторы, к каждому из которых привязывается определенный показатель.
Процессы, которые исполняются в штатном режиме, отмечаются в Мониторе процессов зеленым цветом, «отстающие» или «проблемные» – соответственно желтым и красным:
В Карте целей графически показаны направления деятельности и стратегические цели компании на текущий период. Уровень «вложенности» карты целей зависит от того, насколько разветвлена организационная структура компании. У каждого подразделения эти цели свои, и они отражают специфику его деятельности:
Общее впечатление о системе
ELMA в варианте поставки BPM Suite – это полноценная система моделирования, управления и контроля бизнес-процессов.
Большое внимание разработчики продукта уделяют учету показателей KPI, что отражено в таких компонентах системы, как показатели эффективности, гибко настраиваемые в соответствии с оргструктурой, процессами компании и привязанные к стратегическим целям, матрица эффективности, SMART-задачи. Динамика показателей отражается с помощью графики и пользовательских дэш-бордов. Все эти инструменты позволяют контролировать качество исполнения бизнес-процессов.
Business Studio
Система бизнес-моделирования процессов предприятия, интересная по своему функционалу и исполнению. Разработчик – отечественный ИТ-вендор ГК «Современные технологии управления». Круг задач, которые позволяет решать Business Studio, включает в себя моделирование и контроллинг бизнес-процессов, проектирование стратегических целей BSC с привязкой к показателей KPI сотрудников и подразделений, имитационное моделирование и анализ баланса компании, поддержка СМК.
Система поддерживает популярные нотации для создания моделей бизнес-процессов: IDEF0, BPMN, EPC, Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart. С помощью блок схем и других графических элементов моделируется структура бизнес-процесса:
Анализ процессов с помощью показателей KPI
В системе есть такой механизм отслеживания динамики, как контроллинг процессов:
В системе есть удобные дэш-борды для ознакомления с показателями компании:
а также инструменты анализа связанных с ними ключевых показателей эффективности, как собственные, так и подразделений компаний:
Динамика изменений этих показателей хорошо видна на соответствующих диаграммах:
Связь стратегических показателей и KPI
В стратегической карте наглядно представлены направления деятельности, цели и показатели компании
Однако чтобы изучить динамику по тем или иным показателям, необходимо углубляться в них. На мой взгляд, это затрудняет формирование целостной картины того, что происходит в компании
Система Business Studio обладает развитым функционалом для моделирования и анализа бизнес-процессов с помощью индикаторов, диаграмм и отчетов. Однако средств управления и улучшения процессов в ней не предусмотрено.
ARIS Express 2.4
Программа для моделирования бизнес-процессов и управления предприятием от немецкой компании Software AG. Доступна для бесплатного скачивания на сайте разработчика. Не требует от пользователя навыков программирования и специальных знаний в области ИТ, что особенно актуально для небольших компаний, студентов, изучающих основы управления предприятием.
Несмотря на то, что система бесплатна, она включает в себя полноценный набор инструментов для описания процессов. Основные возможности бесплатной системы таковы:
Удобная среда для моделирования бизнес-процессов с помощью блок-схем (учитывает такие сущности, как события, действия и должности):
Графическая среда для выстраивания процессной логики и иерархии (process landscape):
Маршруты согласований, обработки запросов и документов выстраиваются в соответствии с организационной структурой и процессной моделью компании:
Разработчики ARIS Express 2.4 не обошли вниманием такой аспект, как показатели эффективности персонала.
В бесплатной поставке не предусмотрены. А вот в версии продукта ARIS Business Strategy есть дэшборды для отслеживания KPI и BCS.
Связь стратегических целей с KPI
В компоненте Whiteboard (аналог обычной настенной доски для писания маркером) задаются показатели KPI компании в соответствии с компетенцией сотрудника или подразделения, и стратегическим целям. Показатели эффективности сотрудников формулировать с помощью таких элементов, как KPI Instance (в переводе – «варианты показателей KPI»).
Впечатление о системе
ARIS Xpress – бесплатная система моделирования с простым и понятным интерфейсом. Именно поэтому она применяется в обучении студентов азам описания бизнес-процессов и небольших компаниях. Однако назвать ее полноценной BPM-системой нельзя, так как инструментов управления, совершенствования и контроля бизнес-процессов в ней нет.
Вывод
Итак, средства учета KPI – это важная структурная компонента BPM-систем, объединяющая в себе средства формирования стратегии компании и индикаторы для отслеживания того, насколько эффективно данная стратегия реализуется.
Каждое из интегрированных решений BPM+KPI имеет свою функциональную специфику. Часть из них является универсальными бизнес-решениями, способными подстроиться под специфику практически любой компании, часть же ориентирована на узкие целевые группы. Ряд систем предлагает пользователю полноценный функционал BPM и KPI, ряд других является, по сути, лишь конфигураторами процессов.
Одна из задач инструментов KPI в BPM-системе – контроль исполнения процессов. Не во всех представленных в обзоре системах это реализовано, имеются также различия в способах реализации.
По-разному реализована связь между стратегическими целями и показателями эффективности.
Краткие итоги по рассмотренным системам приведены в таблице:
| Система | Тип системы | Отображение стратегических целей | Панель показателей сотрудника | Возможность корректировки процессов на ходу | Поддержка мобильных устройств |
| Система моделирования бизнес-процессов | Стратегическая карта | План-фактный анализ по зонам ответственности | нет | нет | |
| Система бизнес-моделирования | Вкладка «Контроль», цели и показатели | Модуль «Контроль» | нет | нет | |
| Система управления бизнес-процессами, показателями и взаимодействием в компании | Детализированная карта целей компании, ее подразделений и направлений деятельности | Матрица эффективности | есть | да, есть решение ELMA для IPad | |
| Система моделирования и анализа бизнес-процессов | Стратегическая карта | Карточка сотрудника | есть | нет | |
| Система моделирования бизнес-процессов | Причинно-следственная диаграмма | Диаграммы | нет | да, IPad | |
| Система автоматизации и управления бизнес-процессами | Иерархия целей | Панель руководителя | есть | да, IPad |
KPI (Key Performance Indicator): разработка и применение показателей бизнес-процесса
KPI (Key Performance Indicator) — это показатель достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Можно сказать, что KPI — это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов.
На русский язык KPI наиболее часто переводится как «ключевой показатель эффективности», что является не вполне корректным: эффективность характеризует соотношение между достигнутым результатом и затраченными ресурсами, а с помощью KPI можно измерять и другие параметры. Более правильным является перевод «Ключевой показатель деятельности».
KPI и BSC
Бытует заблуждение о том, что KPI имеет прямое отношение к BSC (Balanced Scorecard, Сбалансированная система показателей). Однако разработчики BSC — Нортон и Каплан — не использовали термина KPI, а использовали термин measure — «мера», «измеритель».
Между KPI и BSC присутствует скорее косвенная связь: в BSC есть перспектива «бизнес-процессы», на которой находятся цели, связанные с бизнес-процессами. Как измерители достижения этих целей часто используются показатели этих бизнес-процессов — KPI.
Наиболее актуально использование понятия KPI в управлении бизнес-процессами: KPI являются измерителями результативности, эффективности, производительности бизнес-процессов.
Выделяются следующие виды KPI:
- KPI результата — сколько и какой результат произвели;
- KPI затрат — сколько ресурсов было затрачено;
- KPI функционирования — показатели выполнения бизнес-процессов (позволяет оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения);
- KPI производительности — производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение;
- KPI эффективности — производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов.
При разработке показателей процесса необходимо придерживаться следующих правил:
- Набор показателей должен содержать минимально необходимое их количество для обеспечения полноценного управления бизнес-процессом;
- Каждый показатель должен быть измерим;
- Стоимость измерения показателя не должна превышать управленческий эффект от использования данного показателя.
Алгоритм разработки показателей KPI бизнес-процесса
Рассмотрим виды KPI на примере процесса «Материально-техническое обеспечение» Производственной компании (рис. 1)
Выделять показатели наиболее удобно применительно к Процессу, изображенному в нотации IDEF0, когда на рисунке представлены Входы, Выходы, Управление (правила выполнения процесса) и Механизмы (оборудование, персонал).
Рисунок 1. Процесс «Материально-техническое обеспечение»
- Идентифицировать процесс и его результат.
Например, Процесс «Материально-техническое обеспечение» — результат «Годные товарно-материальные ценности» - Идентифицировать входы-ресурсы (ресурсы, перерабатываемые за один цикл процесса) и входы-механизмы (ресурсы, обеспечивающие многократное выполнение процесса — оборудование, персонал).
Например, входы-ресурсы Процесса «Материально-техническое обеспечение»:- Заявки на поставку Товарно-материальных ценностей;
- Товарно-материальные ценности (ТМЦ) — сырье и материалы, которые необходимо предоставить согласно плану закупок или по заявкам на поставку;
- Информация о наличии и стоимости ТМЦ на рынке.
Входы-механизмы рассматриваемого процесса:
- Оборудование рабочих мест сотрудников отдела снабжения;
- Сотрудники отдела снабжения.
- Идентифицировать входы-управления (правила и требования к выполнению процесса)
Например, рассматриваемый процесс может регламентироваться:- «Инструкцией по приемке и хранению сырья, полуфабрикатов и материалов на складе»;
- «Методикой отбора поставщиков»;
- «Правилами заключения договора поставки сырья и материалов»;
- «Планом закупок»
- Зная результат, который должен быть получен, необходимо оценить его количественно — сформировать показатели результата. KPI результата могут быть как простыми, так и рассчитываемыми (по формуле или иным способом).
Пример:
KPI 1 — количество заявок на ТМЦ (товарно-материальные ценности), выполненных в срок;
KPI 2 — % заявок на ТМЦ, выполненных в срок;
KPI 2 = KPI 1 / Z х 100%,
где Z — общее количество поданных заявок на поставку ТМЦ
KPI 3 — % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство
KPI 3 = А / В х 100%,
где А — количество ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство,
В — общее количество ТМЦ, поступивших в производство - На основе входов процесса можно сформировать показатели затрат.
Пример:
KPI 4 — Затраты на приобретение ТМЦ (затраты на ресурсы) - На основе механизмов процесса можно сформировать дополнительные показатели затрат.
Пример:
KPI 5 — Затраты на осуществление деятельности (затраты на персонал и оборудование) - Правильность выполнения процесса, помимо KPI затрат на осуществление деятельности, отражают также такие показатели, как KPI функционирования.
Пример:
KPI 6 — Количество срывов сроков подачи проекта бюджета в финансовое управление за год - Показатели производительности рассчитываются как соотношение полученного результата ко времени.
Пример:
Показателем производительности KPI 7 может служить среднее количество заявок, обработанных отделом снабжения в день.
KPI 7 = С /r,
где C — Количество обработанных заявок в месяц,
r — Количество рабочих дней в месяце - Показатели эффективности рассчитываются на основе выделенных предварительно KPI результата и KPI затрат
Пример:
Показателем эффективности осуществления деятельности KPI 8 можно считать стоимость выполнения одной заявки. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:
KPI 8 = KPI 5 / KPI 1,
где KPI 1 — Количество заявок на ТМЦ, выполненных в срок
KPI 5 — Затраты на осуществление деятельности
Практическое применение KPI
Использование в цикле планирования и контроля
Поскольку KPI являются измерителями результата и затрат, то они могут использоваться при планировании и контроле деятельности как элементы плана.
Пример:
Показатели KPI, значения которых могут выступать в качестве элементов плана для Отдела материально-технического обеспечения:
- % своевременного выполнения заявок на ТМЦ — 99%;
- % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство, — 100%;
После осуществления деятельности, измеряются и фиксируются фактические значения KPI. При серьезных отклонениях фактических значений от плановых в худшую сторону, необходимо провести анализ деятельности и разработать корректирующие мероприятия.
Преимущества использования KPI в обычной деятельности компании: планирование и анализ деятельности осуществляются на основе тех результатов, которые нужны бизнес-системе. Все показатели не выдуманы абстрактно, а «произошли» от процесса, который закрепляет необходимую системе деятельность. Если же планирование происходит само по себе, в отрыве от реальной деятельности, то зачастую выбор показателей и их целевых значений не способствует достижению основных целей организации, а является произвольным и не всегда обоснованным.
Мотивация персонала
При использовании KPI становится четкой и прозрачной система мотивации: поскольку фиксируются плановые и фактические значения, то руководителю ясно, за что и как мотивировать сотрудника. Тот, в свою очередь, хорошо понимает, при каких условиях и какое вознаграждение он получит, а за что его ожидает взыскание.
Пример:
Начальник отдела снабжения
- премируется за успешное достижение запланированных показателей результативности и эффективности;
- депремируется за невыполнение показателей деятельности (срыв сроков сдачи проекта бюджета в финансовое управление).
Таким образом, благодаря KPI компания вознаграждает сотрудника за получение нужных ей результатов, а сотрудник заинтересован в получении результатов наравне с компанией.