Оптимизация документооборота

Пути оптимизации документооборота на предприятии

Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и организационно-проектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволит:

1. определить состав документов используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных процессов);

2. определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;

3. регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;

4. установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота в ОАО «ДВМП» относится разработка нормативных правовых актов и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, разработать систему защищенного документооборота, которая имеет вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируется отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом решаеть вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы.

Кроме этого к мерам организационного характера относится:

1. правильная организация работы службы ДОУ;

2. рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;

3. организация работы с документами в структурных подразделениях.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и организационно-проектные работы по совершенствованию документооборота. Поскольку документооборот — это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам, на которых осуществляются работа с документами и их техническая обработка организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств. В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.

К техническим средствам относятся средства оргтехники и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel, электронную почту, факс и другие приложения).

Для повышения оптимизации документооборота в организации я предлагаю остановиться на совершенствовании технологий документооборота и сокращении его объема.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.

Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков.

Так же числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления появляется возможность использовать электронный документооборот, что в свою очередь так же является одним из путей оптимизации документооборота в организации.

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

) персональные компьютеры, объединенные в сети;

) электронные пишущие машинки;

) текстообрабатывающие системы;

) копировальные машины;

) коммуникационные средства, телефонная техника;

) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

) средства для обмена информацией — электронная почта;

) видеоинформационные системы;

) локальные компьютерные сети;

) интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.

Так же существуют различные электронные методы обработки, хранения и передачи информации, эти методы осуществляются с помощью офисных систем.

Основные задачи электронных офисных систем:

) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

) организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

) осуществление эффективного поиска информации;

) обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

1. ввод, подготовка и редактирование документов;

2. регистрация документов;

3. совместная работа над документами;

4. контроль исполнения документов;

5. создание баз данных (хранение документов);

6. прием и пересылка документов;

7. систематизация документов, формирование дел;

8. подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело»

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя 2 продукта:

1. «ДЕЛО-Предприятие» — многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

2. «ДЕЛО-Секретарь» — полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE).

Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих-входящих документов».

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»

Система включает в себя 3 продукта:

. «Делопроизводство» — комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.

. «Малый офис» — комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.

. «Канцелярия» — система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям; сортировку и поиск документов; формирование сводок и отчетов.

Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route

Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций.

Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

1. автоматизация централизованной службы ДОУ;

2. автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;

3. автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;

4. автоматизация централизованного архива.

Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow»

Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы Documentum.

Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб-страницами, аудио- и видеофайлами, отсканированными изображениями и др. Отдельные программы платформы можно применять совместно любых комбинациях для решения разнообразных задач управления.

Система ЕМС (Enterprise Content Management управление корпоративным содержанием) упорядочивает неструктурированную информацию, а именно:

1. обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и архивирование информации любого содержания по определенным пользователем бизнес-правилам;

2. устанавливает связи между частями содержания, позволяя использовать одну и ту же информацию в различном контексте, версиях и форматах;

3. предоставляет возможность интеллектуального анализа содержания информации, упрощает ее публикацию и распространение.

Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов.

Эффективность информационно-поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Анализ документооборота предприятия

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами — это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота — такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

В связи с этим предлагается алгоритм анализа документооборота предприятия, основанный на выявлении «проблемных» участков документооборота и оптимизации движения документов согласно рациональной организации труда. Данный анализ предлагается реализовать поэтапно на основе разработанной методики (рисунок 1).

На первом этапе следует определить основные подразделения, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс движения документооборота на предприятии. В основном данная функция возлагается на работников приемной руководителя организации. На небольших предприятиях эта работа поручается секретарю, который ведет регистрацию документов в специальных журналах. Следует также иметь в виду, что с внедрением технических средств на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процесс оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающих с бумажными документами и работающих с этой же информацией в сети.

После выделения сектора, ответственного за документооборот на предприятии, необходимо определить подчиненность выделенных подразделений и разграничить их функции по видам выполняемых работ, с целью формирования существующей модели документооборота на предприятии.

Воспользовавшись сложившейся организационной структурой, следует разработать блок-схему взаимосвязи подразделений, не отвечающих за процедуру документооборота, с ранее сформированной схемой подразделений, отвечающих за документооборот на предприятии. После этого целесообразно указать (схематически) маршруты движения документов и между самими подразделениями.

На втором этапе производится анализ структуры документооборота предприятия.

Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

Внутренние документы целесообразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.

Возможен также более детальный анализ приказов с разбивкой их на рубрики:

— по основной деятельности;

— по учетной политике;

— по личному составу.

Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия. Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:

— для входящих и внутренних документов — то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ;

— для исходящих документов — то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ.

Выявление сезонности в объеме документооборота целесообразно проводить также в виде таблицы с разбивкой входящих, исходящих и внутренних документов по месяцам

Рисунок 1 — Методика анализа документооборота

Увеличение объема документооборота как фактор снижения экономической эффективности вуза Текст научной статьи по специальности «Народное образование. Педагогика»

Практика модернизации образования

1. Sazonov B.A. (2011) . Moscow: TEIS Publ., 190 p.

3. Belotserkovskiy A.V. (2008) . На эту тему написано множество работ, имеется достаточно подробная аналитика, выработаны определенные методические и технологические рекомендации. Чаще всего в сферу анализа попадает внутренний документооборот. Реже внимание фокусируется на случаях внешнего документооборота, в первую очередь на том, как организовано документационное, информационное взаимодействие министерства и подчиненного ему вуза и какие следствия -в первую очередь для образовательного процесса — оно имеет.

Проведенный анализ показывает, что сегодня объем входящей документации из министерства и региональных сторонних организаций в вузе многократно возрос. Это прежде всего запросы на информацию и отчеты в связи с мониторингом различных направлений деятельности вуза, а также

Таблица 1

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Внешний документооборот в ВГУ в 2014 г.

Период Корреспонденция,44-, поступающая в ВГУ январь февраль март апрель май июнь июль август ВСЕГО

Общая численность 49 59 70 85 62 57 173 182 737

Отдельные источники Из Минобрнауки (модуль взаимодействия) 34 41 56 64 38 42 161 162 598

Из администрации Воронежской области 9 18 11 19 23 11 10 15 116

Из городской и районных администраций г. Воронежа 6 0 3 2 1 4 2 5 23

Практика модернизации образования

Таблица 2

Сравнительный анализ входящей в ВГУ документации за восемь месяцев 2013 и 2014 гг.

^^^^Период Год Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август ВСЕГО

2013 770 788 866 1093 1036 736 1091 658 7038

2014 841 1046 1018 1254 1071 844 1355 880 8309

□ 2013

□ 2014

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Рис. 1. Диаграмма интенсивности внешнего документооборота ВГУ в 2013-2014 гг.

распорядительные, инструктивные, информационные и рекомендательные письма, касающиеся организации деятельности вуза и регламентации осуществляемых им процессов. Сказанное иллюстрируют таблицы 2 и рисунок 1.

Входящая документация качественным образом изменила работу вуза с документами. Еще несколько десятилетий назад была распространена ситуация, когда один входящий документ требовал подготовки одного вида данных, а значит, осуществления одного действия одним подразделением и создания одного ответного документа. Сегодня ситуация принципиально иная. Пришедший из министерства документ нередко предполагает подготовку данных разных видов и уровней, что актуализирует множество исполнительских операций, включение в эту работу различных подразделений и создание пакета ответных документов (иногда они сводятся в единый документ, но приобретаемый им при этом масштаб делает его неудобным для использования).

Заметным изменениям подвергся и такой параметр документооборота, как сроки. Имеется в виду не только сокращение

времени исполнения министерских приказов и распоряжений, что само по себе играет роль «фактора напряжения». Появилось еще одно обстоятельство. Ранее ряд документов (как входящих, так и исходящих) можно было отнести к «сезонным»: ежегодно министерство в одно и то же время отправляло документ в вузы, а вузы также в определенное, заранее известное им время готовили и передавали ответную информацию. График «сезонности» входящей корреспонденции в ВГУ приведен на рисунке 2.

В настоящее время такая «сезонность» имеет тенденцию к нарушению, а это может затруднять планомерный характер работы, вызывая спешку и нервозность — потенциальные факторы снижения качества функционирования вузов и их экономической эффективности. Так, например, заявки на контрольные цифры приема на 2014 и на 2015 гг. вузы представляли в Министерство образования и науки в течение одного и того же года, но в разное время -21 марта и 27 ноября 2013 г., в то время как ранее дважды за один год такие заявки от вузов министерство не запрашивало.

Высшее образование в России • № 11, 2014

Рис. 2. Регистрация входящей корреспонденции ОО УКАП 1

Аналогичная ситуация сложилась с отчетами вузов по мониторингу эффективности образовательных организаций высшего образования за 2012 и 2013 гг., которые вузы отправляли в Министерство соответственно к 16 сентября 2013 г. и к 20 апреля 2014 г. Иными словами, впервые за один и тот же учебный год вузам пришлось дважды «мобилизовываться» для подготовки столь важной информации.

Еще один показательный пример: введение в действие новых образовательных стандартов. ФГОС были утверждены Министерством в конце 2009 — начале 2010 гг., но в действие они вступили с 1 сентября 2011 г. Тем самым вузам была создана в целом комфортная ситуация для адаптации к переходу на двухуровневую систему образования и подготовки пакета необходимой учебно-методической документации как ответа на главный «входящий документ» — образовательный стандарт.

С 1 сентября 2014 г. все российские вузы переходят на так называемые ФГОС 3+, поскольку по инициативе Министерства образования и науки набор первокурсников проведен согласно новому перечню направлений подготовки и специальностей, под который эти стандарты разрабатыва-

лись. К этому вузы обязывает и соответствующая распорядительная документация министерства. Однако значительная часть стандартов по направлениям подготовки и специальностям все еще находится в стадии согласования с Минюстом. Возникает вопрос: в какие сроки вузы будут проводить подготовку к переходу на новые стандарты, по которым начинают учиться в наступившем учебном году первокурсники? Вопрос, к сожалению, риторический.

Увеличение объема как внутреннего, так и внешнего документооборота означает рост нормативной численности работников специальных подразделений, призванных работать с теми или иными документами и обеспечивать их «жизненный цикл». По нашим расчетам, увеличение объема работ в 2014 г. на 18% приводит к увеличению штатного состава общего отдела УКАП на 1,9 чел.

Специфика российской высшей школы заключается в том, что, наряду с документоведами, в эту работу активно вовлечен профессорско-преподавательский состав. Причем это касается не только тех, кто создает документы, связанные с методическим и организационным обеспечением образовательного и научного процессов, но

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

ОО УКАП — общий отдел управления кадровой и административной политики ВГУ.

Практика модернизации образования

нередко и тех, кто не имеет непосредственного отношения к такого рода деятельности. К тому же в соответствии с актуальными требованиями значительное число документов должно быть размещено в электронной информационной системе вуза, но далеко не всегда под эту операцию целенаправленно выделяются работники. В этих условиях именно преподаватель вынужден брать на себя несвойственные ему функции электронного администрирования, самостоятельно размещать на сайте вуза создаваемые документы (в первую очередь -программы дисциплин, учебно-методические комплексы, другие учебные материалы и разработки). При этом затраты его личного времени никто не регламентирует и не учитывает, а ведь он может распорядиться им более продуктивно: написать научную статью, разработать новую лекцию, подготовить учебное пособие, освоить новую педагогическую технологию.

Что касается собственно учебно-методической документации, то «краеугольным камнем » здесь является основная образовательная программа, к разработке которой вузы обязывают образовательные стандарты. Необходимость такого документа не вызывает возражений, но его структура, рекомендованная вышестоящими организациями, порождает сомнения в ее целесообразности. Так, в ООП должны быть обязательно представлены область, объекты, виды, задачи профессиональной деятельности, а также планируемые результаты освоения основной образовательной программы (компетенции). Все это разработчики программы выбирают, а точнее говоря, переписывают из ФГОС. В ней также обязательно присутствует учебный план, программы учебных дисциплин и практик. Понятно, что по отдельности все эти документы в вузе имеются. Следовательно, они дублируются в основной образовательной программе. Не менее обязательным разделом последней является нормативно-методическое обеспечение системы оценки ка-

чества освоения обучающимися основной образовательной программы, то есть описание фондов оценочных средств текущего контроля успеваемости, промежуточной и итоговой аттестаций. Опять же приходится повторять это описание, пользуясь внутренними документами вуза, регламентирующими указанную оценочную деятельность. В итоге огромный по объему документ большей своей частью представляет собой дубликат имеющихся отдельных документов, функционирующих в образовательной среде вуза. Однако, поскольку электронные формы, отражающие учебнометодическую информацию, так сказать, парциально в отдельных документах и целостно в основной образовательной программе, часто не совпадают, дублирование не может быть произведено автоматически и требует больших дополнительных усилий преподавателей (понятно, что составлением такого документа занимаются именно они, а не учебно-вспомогательный персонал).

Дубликаты возникают не только на бумаге, но и в электронной информационной системе вуза. «Путешествие » по вузовским сайтам убеждает, что на них размещено немало файлов-близнецов: отдельно «вывешены » ФГОСы, учебные планы, программы дисциплин, практик и другие учебнометодические материалы, и они же фигурируют в основных образовательных программах, размещенных на этих сайтах буквально по соседству.

Немаловажны и чисто технические, технологические моменты, связанные с подобными документами (то же справедливо, скажем, и для отчета о самообследовании вуза или отдельных специальностей, направлений подготовки, к которому прилагаются табличные данные о кадровом составе, материально-технической базе, информационно-библиотечных ресурсах) . Дело в том, что названные документы имеют форматы, превышающие размеры экрана монитора. Это вынуждает создателей

Высшее образование в России • № 11, 2014

таких документов постоянно перемещаться как в вертикальном, так и в горизонтальном направлении. Поле визуального обзора неизбежно сужается, это «накладывается» на характерный для психики человека ограниченный объем внимания. Следствия очевидны: возрастает риск потери части информации, ошибок и снижения качества подготавливаемого документа.

Вернемся к ситуации с ФГОС 3+. Анализ их проектов показывает, что многие изменения в них можно отнести не к содержательным, а к формальным моментам: поменялись коды направлений подготовки и специальностей, вместо словосочетания «высшее профессиональное образование » появилось «высшее образование», вместо «образовательное учреждение » — «образовательная организация «. Если в прежних стандартах чаще всего разделение шло на общекультурные и профессиональные компетенции, то теперь фигурируют общекультурные, общепрофессиональные и профессиональные компетенции. Трансформировалась структура образовательной программы: прежние три блока дисциплин теперь объединены в один. Ну и, естественно, изменилось распределение зачетных единиц между блоками дисциплин, практик, государственной итоговой аттестации. Что же касается содержания образования, то, похоже, оно новыми стандартами не затронуто. Между тем перечисленные формальные изменения уже вынуждают вузы переделывать учебно-методическую документацию. Не требуется избытка фантазии, чтобы представить, что будет происходить в реальности. Скорее всего, следует ожидать упомянутого выше дублирования многих документов — лишь с новыми кодами направлений подготовки и шифрами дисциплин, немного измененными компетенциями и трудоемкостью видов учебных занятий. На все это преподаватели затратят уйму времени, вместо того чтобы на деле осуществлять инновационную педагогическую деятельность.

Хотя в настоящее время электронный документооборот в вузах — как внутренний, так и внешний — приобретает все большее распространение, совершенно очевидно, что совсем отказаться от бумажных документов они не могут . И это обусловливает еще одну проблему — неизбежные затраты времени на согласование и визирование документов, а в случае необходимости (в том числе для отправки в министерство или для размещения в электронной информационной среде вуза) — их сканирование.

Итак, можно констатировать ряд отрицательных следствий количественного роста и качественного усложнения вузовского документооборота, стимулируемого документацией, входящей в вуз из Министерства образования и науки и других сторонних организаций.

1. Большие трудозатраты вуза, принимающего к исполнению тот или иной министерский приказ, распоряжение, запрос. Это выражается в привлечении значительного числа исполнителей из самых различных подразделений, что требует координации их действий, с одновременным отвлечением интеллектуального потенциала профессорско-преподавательского состава от основной его деятельности, а также в мобилизации материальных, временных, информационных и физических (человеческих) ресурсов. В результате нередко наблюдается снижение экономической эффективности вуза.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

2. Многократноедублирование создаваемых документов, осложняющее документооборот, появление в связи с этим части документов, которые практически не используются, хотя на их производство были затрачены немалые ресурсы. В некоторых случаях речь можно вести и о непродуктивном повторении исполнительских действий и дублировании разного рода затрат. В настоящее время в стране много внимания уделяется эффективности и экономичности использования материальных ифинансовых ресурсов. Кажется, настало время всерьез задуматься о такой же политике в отноше-

Практика модернизации образования

нии других расходов — человеческих, интеллектуальных усилий,поскольку они непосредственно влияют на уровень эффективности деятельности организации.

3. Возникновение у сотрудников психологических барьеров и психологического сопротивления. Психологический барьер -настрой личности, фиксированный на уже достигнутом результате, который тормозит дальнейшую мобилизацию и использование потенциала человека и в котором осознанно или неосознанно, скрыто или явно, преднамеренно или непреднамеренно выражаются негативные психические состояния и эмоциональные переживания. Психологическое сопротивление — поведение человека, которое свидетельствует о его нежелании выполнять какое-то действие или мириться с тем, что на него оказывается какое-либо воздействие. И то, и другое имеет тенденцию к усилению, когда исполнители документов осознают бессмысленность своих действий (первое и второе из указанных следствий). При этом полезно учесть, что в настоящее время вузы вынуждены создавать совершенно новые для себя документы (в связи с ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», введением новых образовательных стандартов, использованием новых критериев и инструментов оценки деятельности вузов). А это уже само по себе способно вызвать негативные психологические переживания усотрудников. Подобные переживания следует считать естественными, а в ситуациях недостаточной разъяснительной работы, отсутствия достаточного обоснования необходимости вводимыхизменений и надлежащего мотивирования людей — и неизбежными. В результате возникает удвоение, утроение от-

рицательных психологических последствий, что не может не сказаться на качестве деятельности вуза, на образовательном, научном, управленческом процессе. Поскольку его обеспечивают люди, а за каждым документом тоже стоят люди, то данное обстоятельство, связанное с психологией, можно отнести к ключевым. Человеческий фактор не просто нельзя сбрасывать со счетов, но, напротив, требуется всемерно его учитывать.

Таким образом, оптимизацию вузовского документооборота следует рассматривать комплексно, во взаимосвязи со снижением его количественного роста, с повышением качественного содержания информационных потоков, рациональности маршрутов движения документов, с ликвидацией их дублирования и т.д. Во многом решение этих задач зависит от внедрения эффективных форм организации делопроизводства и системы электронного документооборота.

Литература

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (доку-

ментационное обеспечение управления). М.: Журнал «Управление персоналом», 2003. 408 с.

2. Саттон М. Дж. Корпоративный докумен-

тооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. СПб.: Азбука, 2002. 448 с.

3. Янковая В.Ф. Документооборот органи-

зации // Секретарь-референт. 2005. № 7. С. 42-50.

4. Гутгарц Р.Д. Оптимизация подготовки до-

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

кументов в вузе // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011. № 8. С. 173-177.

5. Бобылева М.П. Эффективный документо-

оборот: от традиционного к электронному. М.: ТЕРМИКА, 2004. 172 с.

Авторы:

ЕНДОВИЦКИЙ Дмитрий Александрович — д-р экон. наук, профессор, ректор, Воронежский государственный университет, rector@vsu.ru

БУБНОВ Юрий Александрович — д-р филос. наук, профессор, проректор по контрольно-аналитической и административной работе, Воронежский государственный университет, bubnov@vsu.ru

Высшее образование в России • № 11, 2014

ГАЙДАР Карина Марленовна — д-р психол. наук, доцент, зав. кафедрой общей и социальной психологии, Воронежский государственный университет, marlen_lora@mail.ru

1. Kuznetsova T.V. (2003) Deloproizvodstvo (dokumentatsionnoe obespechenie upravleniya) . Moscow: Journal «Personnel Management» Publ., 408 p. (In Russ.)

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

2. Satton M.J. (2002) Korporativnyi dokumentooborot . St. Petersburg: Azbuka Publ., 448 p. (In Russ.)

3. Yankovaya V.F. (2005) . Sekretar-referent .

No. 7, pp. 42-50. (In Russ.)

4. Gutgarts R.D. (2011) Kadrovik.

Kadrovoe deloproizvodstvo . No. 8, pp. 173-177. (In Russ.)

5. Bobyleva M.P. (2004) Effektivnyi dokumentooborot: ot traditsionnogo k elektronnomu . Moscow: TERMIKA Publ., 172 p. (In Russ.)

ENDOVITSKIY Dmitry A. — Dr. Sci. (Economics), Prof., Rector, Voronezh State University, Voronezh, Russia, rector@vsu.ru

>ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

9.1. Проблема совершенствования документооборота

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов произ­водства продукции и производительности труда. Это первая за­кономерность документообразования.*

* Мингалев B.C. Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. — М.: МГИАИ, 1983, с.28.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее произ­водительности труда в управлении. Этот разрыв — одна из ос­новных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов до­кументов являются влияние научно-технического прогресса, раз­витие экономики, расширение и усложнение номенклатуры вы­пускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количе­ства документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или со­кращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

• бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбуха­ние контролирующих органов, ущемление и игнорирова­ние законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

• незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавли­вающих юридические требования к оформлению докумен­тов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

• неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные за­дания, нереальные сроки исполнения, противоречащий из­данным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (струк­турных подразделений) разъяснительного характера;

• несвоевременное, некачественное выполнение заданий, по­ручений, договорных обязательств, срыв сроков их испол­нения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

• отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуж­дает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

• некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их реше­ний, что отражается на документировании самих этих дей­ствий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

• отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значи­тельного количества разнообразных видов и форм доку­ментов, предназначенных для документирования идентич­ных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

• широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, кото­рые используются в незначительной мере;

• использование в процессах создания и подготовки доку­ментов компьютеров, с одной стороны, значительно повы­сило скорость подготовки документов, сократило трудоем­кость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и элек­тронной форме.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с от­дельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организа­цией документирования. К субъективным причинам надо отне­сти и новые технологии подготовки документов, которые, со­кратив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и оте­чественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

К содержанию книги: Организация и технологии документационного обеспечения управления

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в …
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, … Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, …
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления … Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН …
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство …

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, … Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской …
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование …

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. …
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — делопроизводство, которое состоит в …

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ — информационная управленческая …

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. — информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»

ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТООБРАЗОВАНИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Целью правовой регламентации документообразования и документооборота является закрепление оптимального количественного и качественного состава документов, необходимых и достаточных для обеспечения реализации процессов управления. При этом в нормативных правовых актах фиксируется, в каких случаях должны создаваться документы, устанавливается видовой состав этих документов, а также, по возможности, — периодичность составления документов, формы документов, требования к их структуре и содержанию.

Правовая регламентация процессов документообразования и документооборота может осуществляться на трех уровнях:

• общегосударственном;
• отраслевом (ведомственном);
• локальном (на уровне организации).

Формами правового регулирования процессов документообразования и документооборота могут являться:

• акты законодательства Республики Беларусь;
• государственные стандарты Республики Беларусь, иные технические нормативные
• правовые акты Республики Беларусь;
• локальные нормативные правовые акты (далее — ЛНПА).

На общегосударственном уровне процессы документообразования и документооборота регулируются в первую очередь актами законодательства.

КСТАТИ

Пунктом 6 Инструкции о порядке осуществления обязательной юридической экспертизы нормативных правовых актов было уменьшено количество оригиналов и копий нормативного правового акта на бумажных носителях, представляемых в Министерство юстиции Республики Беларусь для проведения юридической экспертизы, с пяти до трех экземпляров, что позволило существенно сократить объем документооборота как в самом Министерстве юстиции Республики Беларусь, так и в нормотворческих органах, их подготавливающих.

К техническим нормативным правовым актам, регулирующим процессы документообразования и документооборота, относятся:

• на общегосударственном уровне: государственные стандарты Республики Беларусь, унифицированные системы документации Республики Беларусь, общегосударственные классификаторы информации и документов и др.;
• на отраслевом уровне: инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел, отраслевые классификаторы документов и информации и др.;
• на локальном уровне: устав организации, инструкции по делопроизводству организаций, должностные инструкции работникам, табели унифицированных форм документов и др.

ЧТО СЛЕДУЕТ УЧЕСТЬ ПРИ ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА?

В последнее время в Республике Беларусь начинают подниматься вопросы оптимизации документооборота. Так, достаточно упомянуть п. 12 действовавшего ранее Указа Президента Республики Беларусь от 24.09.2001 № 516 «О совершенствовании системы республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь», который поручал государственным органам и иным государственным организациям сократить документооборот не менее чем в два раза.

Также постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 16.05.2016 № 32 «О признании утратившими силу некоторых постановлений Национального статистического комитета Республики Беларусь и отдельного положения постановления Национального статистического комитета Республики Беларусь» была отменена форма государственной статистической отчетности «Отчет о документообороте», действовавшая с 2002 г. и обязательная для заполнения всеми государственными органами и иными государственными организациями, подчиненными Правительству.

КСТАТИ

Министерство транспорта и коммуникаций Республики Беларусь рассматривает возможность отмены в 2017 году путевых листов при осуществлении автотранспортной деятельности.

В целом при постановке задачи уменьшения документооборота следует учитывать, что документ является одним из инструментов управления деятельностью организации, он выполняет важные функции, связанные с подтверждением юридически значимых действий, совершенных деловых операций и др. В связи с этим возможности сокращения объема документооборота имеют обоснованные пределы.

Следовательно, приступая к разработке и реализации мероприятий по сокращению документооборота, прежде всего необходимо установить, в каких случаях нужно создавать документы, а в каких можно обойтись бездокументными способами решения вопросов.

Установив случаи, в которых создание документов необходимо, можно приступать к реализации мероприятий по исключению необязательных документов, а также совершенствованию форм, содержания и порядка работы с обязательными документами.

ИЗБАВЛЯЕМСЯ ОТ ИЗЛИШНИХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Мероприятия по совершенствованию документооборота и сокращению его объема можно разделить на две группы: организационные и технические.

К организационным мероприятиям относятся:

• анализ задач, функций и направлений деятельности организации и оптимизация на его основе процессов деловой деятельности (бизнес-процессов) и их документационного обеспечения;
• оптимизация правовой регламентации ДОУ (разработка и совершенствование инструкций по делопроизводству, регламентов работы коллегиальных органов, должностных инструкций работникам и других нормативных правовых актов по работе с документами);
• четкое распределение ответственности руководителей и работников организации при работе с документами, контроль исполнительской дисциплины;
• совершенствование работы с кадрами (подбор и расстановка кадров, обучение и повышение квалификации персонала и т.д.).

К техническим мероприятиям относятся:

• оснащение рабочих мест современной оргтехникой;
• внедрение информационных технологий в работу с документами, создание необходимой для этого инфраструктуры.

НА ЗАМЕТКУ

Эффект от реализации технических мероприятий достигается только в том случае, если они правильно сочетаются с организационными. Организационные мероприятия могут применяться как в сочетании с техническими, так и самостоятельно.

Далее мы приведем советы, которые помогут уберечь нанимателя от возникновения излишних документов в организации.

1. Вместо письменных запросов используйте устные и электронные.

Сокращению объема документооборота в значительной степени способствует бездокументное решение вопросов, которое осуществляется с помощью телефонной и видеосвязи, проведения личных встреч, глобальной компьютерной сети Интернет (далее — Интернет). Особенностью такого способа является возможность исключения документа как при запросе информации, так и при ответе на него.

В случае если запрос документирован и зарегистрирован в установленном порядке, то при устном представлении требуемой информации делаются соответствующие отметки об исполнении документа и направлении его в дело. Такие отметки делаются как на самом документе, так и в регистрационно-контрольных формах, в которых он учтен.

Данный порядок может применяться как в отношении документов на бумажном носителе, так и документов в электронном виде. В последнем случае отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется только в регистрационно-контрольной форме (п. 65 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях; далее — Инструкция по делопроизводству).

Может возникнуть обратная ситуация, когда запрос сделан устно, а ответ дается письменно. В этом случае в тексте документа, содержащего запрошенную информацию, указывается, что он подготовлен в ответ на устный запрос конкретного должностного лица.

К условно бездокументному способу решению вопросов можно отнести запросы и представление информации в форме сообщений электронной почты без оформления официальных документов.

Переписка по электронной почте не относится к способам бездокументного решения вопросов, так как предполагает в дальнейшем документирование коммуникаций между организациями и отдельными работниками и создание соответствующей документированной информации.

В случае же, если такая электронная переписка содержит информацию, которая в последующем может быть использована в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств организации или осуществления своей деятельности, то их необходимо оформлять соответствующим образом, в ином случае — оформление не требуется.

НАШИ СОВЕТЫ

В целях уменьшения количества запросов организации целесообразно размещать хотя бы часть необходимой информации об организации для общего пользования в глобальной сети Интернет.

2. Заменяйте бумажный документ электронным.

В целях уменьшения количества документов и их копий на бумажном носителе, а также ускорения обмена документированной информацией целесообразно использовать средства электронного документооборота, позволяющие создавать документы в электронном виде, имеющие юридическую силу, без вывода их на печать, а также доводить до работников в электронном виде экземпляры документов или копий документов, изначально созданных на бумажном носителе.

Внедрение в управленческий труд современной организационной и компьютерной техники способствует повышению производительности труда в управлении. Однако возможность легкого тиражирования документов с использованием множительной техники является причиной резкого роста количества дублетных экземпляров документов на бумажном носителе, создаваемых как для рассылки, так и для внутреннего пользования.

КСТАТИ

Согласно п. 236 Инструкции по делопроизводству при отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми), указанных в приложении 20 к указанной инструкции.

Внедрение компьютерной техники и современных информационно-коммуникационных технологий, в т.ч. система электронного документа (далее — СЭД), поспособствовало уменьшению количества излишних документов в деятельности организаций.

Однако отсутствие затрат на создание документов в электронном виде и их пересылку позволяет не задумываться о точном определении круга участников управления, до сведения которых необходимо довести документ.

При этом часто игнорируется тот факт, что документ в электронном виде является таким же инструментом управления, как и документ на традиционном (бумажном) носителе. Он подлежит включению в документную систему организации (регистрации, учету), требует принятия по нему управленческого решения, исполнения, в т.ч. подготовки в необходимых случаях ответного документа, организации хранения в течение установленного законодательством срока.

На практике внедрение СЭД нередко приводит к дублированию включенных в документооборот документов в электронном виде экземплярами на бумажном носителе (распечатке). Это происходит как в силу привычки работников аппарата управления работать с бумажными документами, так и в силу сохраняющейся правовой неопределенности с подтверждением юридической силы документов в электронном виде.

При этом часто игнорируется тот факт, что законодательство Республики Беларусь допускает обращение внутренних документов в электронном виде без использования электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) в случаях, предусмотренных ЛНПА организации, а исходящих — по соглашению сторон, при условии, что программные средства,

применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) — автора документа (п. 222 Инструкции по делопроизводству).

Использование этой возможности, в сочетании с применением в необходимых случаях средств ЭЦП, позволяет свести к минимуму ситуации, при которых требуется досылка документа на бумажном носителе.

3. Сокращайте текст документов.

Краткость изложения информации в документах не только способствует ее оперативному восприятию, сокращает временные затраты на обработку документов и их исполнение, но и позволяет уменьшить количество печатных листов документов, что является одним из показателей, учитываемых при определении объема документооборота.

НАШИ РЕКОМЕНДАЦИИ

Текст документа можно сократить за счет уменьшения различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений, выражений благодарности и т.п.

При подготовке документов необходимо максимально широко использовать типовые и унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки. В идеале документ должен содержать минимум информации, необходимой для решения задач управления. Однако при этом создаваемые документы не должны быть излишне информационно сжаты. Они должны содержать достаточный объем информации, необходимой для подготовки и принятия качественных решений, исполнения принятых решений.

4. Уменьшайте количество копий для рассылки.

Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их тиражировании для внутреннего пользования и (или) рассылки является важным фактором, позволяющим сократить объем документооборота.

В первую очередь организации необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной деловой необходимости, а вызвана желанием перестраховаться.

Перечень организаций (структурных подразделений), в которые рассылаются копии документа, а также количество копий, направляемых каждому адресату, необходимо фиксировать в списке на рассылку (ч. 22 п. 51 Инструкции по делопроизводству). Данные действия направлены в первую очередь на то, чтобы не направлять копию документа тем организациям, которым они не нужны.

Также сокращения рассылки дублетных экземпляров можно добиться за счет размещения принимаемых вышестоящей организацией ЛНПА в Интернете с последующей электронной рассылкой подчиненным организациям о размещении нового документа на сайте.

НАШИ СОВЕТЫ

Размещать внутренние документы организации для ознакомления целесообразно в общей папке на сервере компьютера с возможностью доступа к ним уполномоченных работников организации.

5. Закрепите четкую систему документации в организации.

Одной из причин создания документов, в которых нет необходимости, является неупорядоченность систем документирования и систем документации. Такая ситуация может увеличить количество избыточно создаваемых документов, а в ряде случаев приводит к дублированию одной и той же информации в инструкциях по делопроизводству организаций и стандартах предприятий на оформление документов, номенклатурах дел организаций и стандартах предприятий («документированных процедурах»), устанавливающих сроки хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, и т.д.

В результате такой неупорядоченности увеличивается видовое разнообразие документов. Однако даже если видовой состав документов установлен и нормативно закреплен, нужно исключить издание документов, которые не соответствуют их функциональному назначению (например, таких видов документов, как «порядок», «служебная записка», «процедура», «документированная процедура», «процедурный документ», документов с двойным названием типа «постановление-приказ» и др.).

Иной причиной, которая влияет на увеличение объемов создаваемой документации, является несовершенство правовой регламентации процессов документообразования и документооборота, формальное применение соответствующих норм на практике.

НАШИ СОВЕТЫ

Согласно законодательству о труде наниматель и работник обязаны предупредить друг друга о желании продолжить либо прекратить трудовые отношения не позднее чем за месяц до истечения действия срока трудового договора (контракта) (ч. 3 п. 1-1 Указа Президента Республики Беларусь от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29» (в ред. от 14.12.2016)). На практике стороны трудовых отношений оформляют предложение о продлении (прекращении) трудовых отношений с помощью заявления работника и уведомления нанимателя.

При подготовке решения по данному вопросу возможно ограничиться лишь одним из этих документов. Если инициатива в продлении трудовых отношений исходит от работника, то она письменно фиксируется в заявлении, а согласие или несогласие нанимателя отражается в резолюции. Если инициатива в продлении трудовых отношений исходит от нанимателя, то она письменно фиксируется в уведомлении, а согласие или несогласие работника оформляется им собственноручно на экземпляре этого документа, остающемся у нанимателя.

Также стоит упомянуть, что заявление о приеме на работу не является обязательным документом при приеме на работу.

6. Повышайте уровень исполнительской дисциплины.

Неисполнение либо некачественное исполнение поручений, содержащихся в документах, влекут за собой повторные поручения, запросы и иные документы, а также замедляют процесс их исполнения.

Например, отсутствие в ответе на обращение гражданина исчерпывающей информации, неправильное применение норм законодательства по рассматриваемому вопросу порождают повторные обращения и ответы на них. Если обращение рассмотрено ненадлежащим образом, гражданин имеет право обжаловать принятое по нему решение организации в вышестоящей организации, которая при наличии оснований для положительного решения выдает соответствующее предписание о повторном рассмотрении вопроса, уведомляет автора обращения о выданном предписании, т.е. в результате возникает дополнительная переписка.

Серьезным образом на увеличение объема документооборота влияет нарушение плановой дисциплины, что также порождает дополнительную переписку с объяснением причин невыполнения, обоснованием необходимости корректировки планов и т.п.

Объемы образующейся в деятельности организации документации увеличивает неупорядоченность сбора информации, необходимой для принятия управленческих решений, а также желание должностных лиц лишний раз перестраховаться при согласовании проекта документа.

НАШИ СОВЕТЫ

Внешнее согласование должно проводиться с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование же для «перестраховки» является одной из существенных причин необоснованного увеличения объема документооборота в организации.

И напротив, принятие несогласованных решений в случаях, когда они затрагивают интересы и компетенцию сторонних организаций, может привести в последующем к необходимости внесения изменений и (или) дополнений в документы, в которых эти решения отражены, их замене новыми, что также порождает необоснованный дополнительный документооборот.

Возможности совершенствования документационных процессов во многом зависят и от стиля и методов работы управленческого аппарата. Так, управленческое решение (поручение, документ), в котором нечетко определены задания, некорректно сформулированы поставленные задачи, не указаны либо ошибочно определены ответственные исполнители, является причиной возникновения запросов на уточнение заданий и др.

МНЕНИЕ АВТОРА

Закрепление в нормативных правовых актах непродуманных требований к документам также является причиной неоправданного возрастания видового разнообразия документов. Например, согласно ст. 152 ТК отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписывает от имени нанимателя уполномоченное им должностное лицо. Предоставление отпуска — юридически значимое действие, поэтому должно оформляться распорядительным документом, таким как приказ, распоряжение, постановление, решение.

Однако записка (докладная, объяснительная, об отпуске и др.) относится к числу информационно-справочных документов, и по определению она не может нести в себе распорядительных или иных правовых функций, поэтому норма законодательства, допускающая оформление отпуска посредством записки об отпуске, является избыточной.

Кроме того, важным является также выбор вида документа, в котором будет фиксироваться управленческое решение. В этом вопросе следует опираться на нормы гл. 2 и 7 Инструкции по делопроизводству.

Например, недопустимо по одному и тому же вопросу в организации издавать приказ руководителя и распоряжение заместителя руководителя, исходя исключительно из статуса должностного лица, подписавшего документ. Ошибочно также издание совместных распорядительных документов с двойным названием («постановление-приказ», «решение-приказ» и т.п.), т.к. совместные распорядительные документы организаций, должны приниматься в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей положения этого документа.

Дополнительный документооборот возникает и в том случае, когда устанавливаются необоснованные сроки исполнения поручения, документа (без учета сложности задания, наличия необходимого ресурсного обеспечения для его исполнения и др.), а также в случае несвоевременного доведения поручения, документа до исполнителя. Это порождает дополнительную переписку об изменении (переносе) сроков исполнения, требует внесения соответствующих изменений в регистрационно-учетные формы (подп. 146.5 п. 146 Инструкции по делопроизводству). Для решения данной проблемы наниматель также должен определить состав документов, необходимых и достаточных для решения конкретных задач управления.

В этих целях необходимо грамотно построить алгоритм принятия управленческого решения, исключить излишние инстанции рассмотрения вопроса и сбор информации, в которой нет необходимости, четко установить количественный и видовой состав информационно-справочных документов, на основании которых это решение будет принято.

7. Оформляйте документы надлежащим образом.

Излишний документооборот можно сократить и за счет ужесточения требований к содержанию и оформлению документов. Так, текст документа должен быть достоверным, объективным, доступным для понимания, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения. К формальным характеристикам следует отнести наличие на документе необходимых реквизитов, соответствие формы документа и включенных в нее реквизитов установленным требованиям. В этой связи в Инструкции по делопроизводству закреплено, что при отправке документов службой ДОУ проверяется правильность их оформления (наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документов количеству адресатов, правильность адресования и др.).Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

МНЕНИЕ АВТОРА

В целях повышения качества документов, соблюдения всеми работниками единого порядка их оформления при подготовке документов в электронном виде могут применяться электронные шаблоны, разрабатываемые на основе унифицированных форм документов службой документационного обеспечения управления организации.

Целесообразно для решения задачи повышения качества документов в организациях обеспечивать постоянное обучение (повышение квалификации) работников аппарата управления по вопросам, непосредственно относящимся как к их прямым должностным обязанностям, так и к сфере документирования и организации работы с документами.

В заключение отметим, что все вышеперечисленные причины неоправданного увеличения объемов документооборота тесно взаимосвязаны. Поэтому мероприятия, направленные на их устранение, должны носить комплексный и систематический характер.

Утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.09.2006 № 1244 (в ред. от 26.09.2016).

Утратил силу 05.05.2006.

Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 30.12.2015, с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2017).

Аналитика: Документооборот

Аналитика: Документооборот — решение для автоматизации документооборота предприятий на базе платформы 1С:Предприятие 8.
Программа » Аналитика: Документооборот» позволяет быстро и эффективно решить проблему ведения электронного документоборота для небольших и средних по численности предприятий. А так же позволяет организовать документооборот бюджетных организаций.
Основные конкурентные преимущества: Быстрое внедрение — установил и работай! Использование широко известной платформы «1С:Предприятие 8» Интеграция в типовые конфигурации «1С» Открытый код программы, возможность внесения изменений
Программный продукт » Аналитика: Документооборот» поставляется как готовый коробочный продукт и содержит следующий набор возможностей:
— Ведение структурированного хранилища информации предприятия
— Учет документов в разрезе договоров, рабочих групп и проектов
— Поддержка виртуальных каталогов для хранения информации и доступа к ней
— Бизнес-процесс согласования документа по списку согласующих лиц
— Бизнес-процесс проведения и контроля результатов совещаний
— Бизнес-процесс выдачи и контроля поручений сотрудникам
— Ведение архива документов, учет документов по физическим местам хранения
— Ведение и учет нормативно-справочной информации подразделений и юр. лиц
— Сохранение истории изменения состояний документов
— Поддержка настраиваемых пользователями нумераторов документов
— Ведение номенклатуры дел по ГОСТ (с учетом дат открытия и закрытия дел)
— Хранение и использование подписей и клише сотрудников
— Интеграция с пакетом MS Office (в том числе использование шаблонов документов)
— Интеграция с конфигурациями 1С:Предприятие 8
— Широкие возможности по настройке внешнего вида документов пользователям
Программный продукт «Аналитика: Документооборот» работает на платформе «1С:Предприятие 8» и может использоваться как отдельное приложение или интегрироваться практически в любые типовые конфигурации «1С:Предприятие 8».
Программный продукт ”Аналитика: Документооборот” представляет собой решение для организации эффективного документооборота предприятий различных отраслей и типов собственности.
Программный продукт «Аналитика: Документооборот» разработан на современной платформе 1С:Предприятие версии 8.1, что позволяет с легкостью интегрировать его в различные отраслевые решения фирмы “1С”.
В том числе: 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1С:Бухгалтерия предприятия
Возможна интеграция с любыми решениями созданными на платформе 1С:Предприятие 8.1. В основе “Аналитика: Документооборт” лежит платформа 1С:Предприятие 8.1. Данная платфорома — это современное, проверенное сотнями тысяч пользователей, программное обеспечение.
На рисунке ниже представлен один из вариантов отображения данных системы документооборота. Данные могут быть предоставлены с использованием различных группировок и фильтров данных.
«Аналитика: Документооборот» использует встроенные механизмы платформы 1С:Предприятие 8 для работы с бизнес-процессами. Дополнительно к описанным выше функциям “Аналитика: Документооборот” позволяет:
— Перемещать (включать) документы в систему с использованием Drag&Drop
— Формировать и распечатывать различные описи и реестры документов
— Учитывать операции с архивами документов (помещение, изъятие)
— Вести учет сроков хранения и формировать описи на уничтожение документов
— Вести учет передачи и приема документов сотрудникам
— Отслеживать структуру подчиненности документов
— Формировать статистические отчеты и графики по объему документооборота предприятия
Одним из важных преимуществ “ Аналитика: Документооборот” является широкое распространение платформы “1С” и большой выбор специалистов, пользователей и внедренческих компаний знакомых с “1С”.
Платформа «1С:Предприятие 8.1» позволяет автоматизировать учет для предприятий с несколькими сотнями одновременно работающих пользователей.
Стоимость
Лицензия на все компьютеры одной локальной сети 45000 рублей
Лицензия на дополнительный компьютер вне сети 1500 рублей

Документооборот на платформе 1С:Предприятие 8

Внимание! Новая версия программы с расширенными возможностями

Аналитика: Документооборот — решение для автоматизации документооборота на базе платформы 1С:Предприятие 8

Программа «Аналитика: Документооборот» позволяет быстро и эффективно решить проблему ведения электронного документооборота для небольших и средних по численности предприятий.

Среди преимуществ можно отметить:

• Оперативное внедрение — установил и работай!
• Работа на известной платформе «1С:Предприятие 8»
• Интеграция в конфигурации «1С»
• Открытые программные модули программы

Программный продукт «Аналитика: Документооборот» поставляется как готовый коробочный продукт и содержит следующий набор возможностей:

		Ведение структурированного хранилища информации предприятия
		Учет документов в разрезе договоров, рабочих групп и проектов
		Поддержка виртуальных каталогов для хранения информации и доступа к ней
		Бизнес-процесс согласования документа по списку согласующих лиц
		Бизнес-процесс подготовки и проведения совещений
		Бизнес-процесс выдачи и контроля поручений сотрудникам
		Ведение архива документов, учет документов по физическим местам хранения
		Ведение и учет нормативно-справочной информации подразделений и юр. лиц
		Автоматическое создание документов на основе данных сканера и/или данных каталогов
		Поддержка настраиваемых пользователями нумераторов документов
		Ведение номенклатуры дел по ГОСТ (с учетом дат открытия и закрытия дел)
		Хранение и использование подписей и клише сотрудников
		Интеграция с пакетом MS Office и OpenOffice (автоматическое формирование по шаблонам)
		Интеграция с различными конфигурациями 1С:Предприятие 8
		Широкие возможности по настройке внешнего вида документов пользователям

Программный продукт «Аналитика: Документооборот» использует встроенные механизмы платформы 1С:Предприятие 8 для работы с бизнес-процессами.

нажмите на картинку для увеличения

Программный продукт «Аналитика: Документооборот» работает на платформе «1С:Предприятие 8» и может использоваться как отдельное приложение или интегрироваться практически в любые типовые конфигурации «1С:Предприятие 8».

Программный продукт ”Аналитика: Документооборот” представляет собой решение для организации эффективного документооборота предприятий различных отраслей и типов собственности.

Программный продукт «Аналитика: Документооборот» разработан на современной платформе 1С:Предприятие версии 8, что позволяет с легкостью интегрировать его в различные отраслевые решения фирмы “1С”. В том числе:

• 1С:Управление производственным предприятием
• 1С:Комплексная автоматизация
• 1С:Управление торговлей
• 1С:Бухгалтерия предприятия
• 1С:Управление торговым предприятием для Украины

На рисунке представлена панель пользователя «Аналитика: Документооборот».

Программа «Аналитика: Документооборот» имеет множество вариантов отображения данных. Данные могут быть предоставлены с использованием различных группировок и фильтров данных через специальный инструмент «Навигатор».

Пример одного из документов системы «Аналитика: Документооборот» представлен ниже:

Дополнительно, к описанным выше функциям, “Аналитика: Документооборот” позволяет:

• Перемещать (включать) документы в систему с использованием Drag&Drop
• Формировать и распечатывать различные описи и реестры документов
• Учитывать операции с архивами документов (помещение, изъятие)
• Вести учет сроков хранения и формировать описи на уничтожение документов
• Вести учет передачи и приема документов сотрудникам
• Отслеживать структуру подчиненности документов
• Формировать статистические отчеты и графики по объему документооборота

Платформа «1С:Предприятие 8.1» позволяет автоматизировать учет для предприятий с несколькими
сотнями одновременно работающих пользователей.

По функционалу данного программного обеспечения можно обращаться напрямую к Русакову Григорию — руководителю проекта «Аналитика: Документооборот». Телефон +7 (922) 29-50-532, greg@analitica.ru Одним из важных преимуществ “Аналитика: Документооборот” является широкое распространение платформы “1С” и большой выбор специалистов, пользователей и внедренческих компаний знакомых с “1С”.

Программа «Аналитика: Документооборот» успешно прошла сертификацию в фирме «1С» и имеет сертфикат «1С:Совместимо», что гаранирует полное соответствие стандартам разработки для платформы «1С:Предприятие 8».

В брошюре доступным языком даются простые ответы на сложные вопросы о внедрении документооборта. В брошюре даются ответы на вопросы: Нужно ли это моему предприятию? Стоит ли внедрять документооборот в этом году? Какая система лучше? Как же заставить все это работать? Остались вопросы? Получить брошюру «Что нужно знать руководителю об электронном документообороте» В мае 2010 года вышел в продажу другой наш продукт для автоматизации документооборота на платформе «1С:Предприятие 8.2» — СЭД «Документооборот Проф». Ознакомиться с ним можно на специализированном сайте http://документооборот-проф.рф

Ещё больше возможностей в новой версии системы!