Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел обращение и сообщает.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

просьбы граждан о содействии в реализации их конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалобы граждан — просьбы о восстановлении или защите их нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении вопрос (обращение по пояснению) не соответствует приведенным видам обращений, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.

Кроме того, в силу положений постановления Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329 «О Министерстве финансов Российской Федерации», Министерством финансов Российской Федерации не рассматриваются по существу обращения по оценке конкретных хозяйственных ситуаций, а также не даются разъяснения действующего законодательства Российской Федерации и практики его применения.

Вместе с тем, Департамент обращает внимание, что в соответствии с требованиями части 1 статьи 7 Федерального закона от 06 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), руководитель любого экономического субъекта обязан организовать:

— ведение бухгалтерского учета;

— хранение документов бухгалтерского учета.

Согласно Закону N 402-ФЗ, Бюджетному кодексу Российской Федерации от 31 июля 1998 г. N 145-ФЗ и Инструкции, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01 декабря 2010 г. N 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению», руководители любого государственного (муниципального) бюджетного или автономного учреждения вправе:

— возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо;

— заключить договор (соглашение) об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета с другим госучреждением (централизованной бухгалтерией) или организацией негосударственного сектора.

При этом руководитель учреждения принимает решения в пределах его компетенции, которая определяется учредительными документами и контрактом.

Необходимо отметить, что централизованные бухгалтерии могут создаваться в форме бюджетного или казенного государственного (муниципального) учреждения.

Создание централизованных бухгалтерий, в том числе создание единых централизованных информационных систем учета и отчетности в организациях госсектора публично-правового образования, является важной составляющей деятельности по оптимизации расходов бюджета.

В настоящее время имеется широкая положительная практика ведения бюджетного (бухгалтерского) учета специализированными бухгалтериями, созданными в форме казенных государственных (муниципальных) учреждений.

В то же время, по мнению Департамента, данное решение должно быть экономически оправданно.

В соглашении о передаче ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии (приложении к соглашению) должны быть установлены: регламент взаимодействия руководителя учреждения с централизованной бухгалтерией, содержащий обязательные гарантии по предоставлению своевременной, качественной, достоверной и оперативной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе по требованию руководителя учреждения, порядок информационного взаимодействия между руководителем (ответственными лицами) учреждения и централизованной бухгалтерией, порядок обмена электронными документами и сведениями, порядок оформления и принятия к учету первичных учетных документов, регламентация организации взаимодействия централизованной бухгалтерии и руководителя (ответственных лиц) учреждения по иным вопросам, необходимым для принятия экономических и хозяйственных решений субъектом учета.

Кроме того, в соглашении должна быть прописана ответственность централизованной бухгалтерии по исполнению обязательств по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета, хранению документов, осуществлению внутреннего контроля за правильностью совершения хозяйственных операций и (или) по оформлению первичных учетных документов, по своевременности сроков формирования бюджетной (бухгалтерской) и налоговой отчетности, по подготовке платежных документов и иных функций, предусмотренных переданными полномочиями.

В соглашение следует включить требования к уровню квалификации работников централизованной бухгалтерии, осуществляющих ведение бюджетного (бухгалтерского) учета и составление отчетности по переданным полномочиям, в соответствии с требованиями, установленными Законом N 402-ФЗ и приказом Министерства труда Российской Федерации от 22.12.2014 N 1061н «Об утверждении профессионального стандарта «Бухгалтер».

При определении состава функций, передаваемых централизованной бухгалтерии от учреждения, необходимо учитывать, что законодательством Российской Федерации не предусмотрена передача функций иному учреждению, в том числе централизованной бухгалтерии, по принятию и исполнению обязательств учреждения в результате его финансово-хозяйственной деятельности, а также передача планово-экономических функций. При этом создание централизованных бухгалтерий не предполагает осуществление ими наличных денежных расчетов в интересах учреждения.

По вопросу ведения учета на единой программной платформе, Департамент обращает внимание на положения Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», регулирующие вопросы государственных закупок на контрактной системе.

Заместитель директор Департамента
бюджетной методологии
и финансовой отчетности
в государственном секторе
С.В. Сивец

С какой целью создаются централизованные бухгалтерии

Основываясь на п. 3 ст. 7 Федерального Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», руководитель управления образования или другого учреждения вправе заключить договор с централизованной бухгалтерией и поручить ей проведение бухгалтерского учета.

Такой подход призван увеличить эффективность работы казенного учреждения и минимизировать расходы на ведение учета и подготовку отчетности.

Подготавливается задание для МКУ, которое включает в себя перечень действий:

  • ведение бухгалтерского учета;
  • распределение финансов;
  • оснащение материально-технической базы.

Касательно казенных учреждений здравоохранения, культуры и образования действуют стандарты, определяющие уровень предоставления бухгалтерских услуг.

С течением времени, законодательные требования, затрагивающие деятельность таких МКУ, меняются.

В последних документах, регламентирующих последовательность ведения бухгалтерского учета для казенных учреждений, не прописано, по каким принципам функционирует централизованная бухгалтерия.

Сами эти организации теперь регистрируются в качестве юридических лиц (к примеру, ООО). Они обретают статус «Муниципальное учреждение» вместо формы структурных подразделений.

back to menu

Как заключается договор на предоставление бухгалтерских услуг

Чтобы финансовый учет проводила централизованная бухгалтерия, следует заключить соответствующий договор. В нем четко обозначаются права и обязанности участников.

Бухгалтер предприятия составляет отчетность по состоянию на дату передачи своих полномочий и вместе с передаточным актом передает в централизованную бухгалтерию.

Также определяется право подписи.

  • Руководящее лицо организации (к примеру, генеральный директор ООО) владеет правом первой подписи по всем счетам либо только по внебюджетным. Иногда принимается решение передать право первой подписи директору централизованной бухгалтерии. Тогда предварительно составляется доверенность. Документальное оформление передачи права подписи предотвратит спорные ситуации во время проверок.
  • Правом второй подписи владеет либо бухгалтер самой компании, либо специалист централизованной бухгалтерии.

Ответственность за организацию и ведение финансового учета возлагается на руководящее лицо казенного учреждения.

С такой точки зрения, централизованная бухгалтерия оказывается в подчиненном положении. На практике же организация нередко представляет себя в виде контролирующей службы.

back to menu

Как функционирует централизованная бухгалтерия

Централизованная бухгалтерия представляет собой организацию, сформированную для ведения финансового учета отдельных казенных учреждений или филиалов.

На данный момент такие услуги не предоставляются частными компаниями. Однако ожидается, что они смогут занять свое место в этой сфере и составить конкуренцию МКУ.

Такое положение положительно повлияет на качество предоставляемых услуг.

Практикуются следующие методы ведения финансового учета.

  1. Аутсорсинг – передача полномочий по ведению бухгалтерии и исчислению налогов компании, предоставляющей бухгалтерские услуги.
  2. Инсорсинг – передача бухгалтерского учета и решения налоговых вопросов отделу, созданному органами местного самоуправления.
  3. Передача полномочий по бухгалтерскому и налоговому учету юридическому лицу, созданному органами местного самоуправления и выполняющему функцию централизованной бухгалтерии.

Отделы, специализирующиеся на ведении бухгалтерского учета, могут существовать либо как самостоятельное муниципальное учреждение, либо как подразделение региональных органов власти.

Представители местного самоуправления определяют целесообразность создания централизованной бухгалтерии. В последнее время, со введением электронного документооборота, очень выгодно создавать централизованную бухгалтерию.

Важно: функционирование централизованной бухгалтерии регламентируется нормативно-правовым актом, подписанным руководителем местного органа власти, и уставом МКУ.

back to menu

Какие операции осуществляет учреждение

Централизованная бухгалтерия может быть наделена перечнем функций. Этот перечень зависит от решения, принятого региональными органами самоуправления.

  1. Учет финансовых операций. В таком случае в казенных учреждениях не планируется наличие бухгалтерской службы. К заполнению первичных документов, показывающих финансовые операции, привлекаются материально ответственные сотрудники. Все расчеты проводятся через кассу централизованной бухгалтерии. С некоторыми работниками последней заключают договор о материальной ответственности. Эти лица впоследствии передают заработную плату сотрудникам организации. Руководитель учреждения предоставляет бухгалтерии данные о доходах и расходах. На основании этих сведений составляются проекты смет.
  2. Проведение части расчетов. Сюда включается оплата налогов, перечисление взносов во внебюджетные фонды, финансовые операции с поставщиками. Если работа поставлена таким образом, муниципальное учреждение назначает бухгалтера, который будет обрабатывать первичные документы и бумаги, выступающие основанием для расчетов. Централизованная бухгалтерия после получения документов проверяет порядок составления, адекватность представленных расценок и соблюдение законодательных норм. Даже если в казенном учреждении есть собственная касса, все полученные средства после рабочего дня передаются организацию, ответственную за финансовый учет. Там же формируется отчетность для налоговой службы. Выплатами взносов также занимается централизованная бухгалтерия.
  3. Предоставление сводной отчетности. По распоряжению органов местного самоуправления централизованная бухгалтерия собирает сведения о финансовых операциях за год и систематизирует эту информацию. Преимущество такого метода – для управления образования и других вышестоящих органов облегчается контроль за тем, как муниципальное учреждение расходует бюджетные средства. Если у организации имеется своя бухгалтерия, работники также передают данные в централизованный отдел по своей отрасли. Далее эти сведения собираются в единый отчет по населенному пункту.
  4. Ведение учета при централизованном снабжении. Этот вид обслуживания подразумевает предельные полномочия. Здесь муниципальное учреждение получает материальные средства и прочее централизованно. При этом в штате сотрудников организации планируется бухгалтерский отдел.

Важно: помимо всех этих функций, централизованная бухгалтерия может выполнять роль архива как печатных, так и электронных документов – первичных отчетностей, бланков отчетности, смет доходов и расходов казенного учреждения. Доступны консультации в сферах налогообложения и бухгалтерской отчетности. Возможно получить представительство в налоговой службе либо фондах.

back to menu

Какая бухгалтерия лучше: собственная или централизованная

Передача полномочий централизованной бухгалтерии имеет свои преимущества и недостатки.

Такой способ ведения учета предпочтителен для образовательных учреждений и прочих, ведущих внебюджетную деятельность небольших масштабов. Крупным организациям стоит сформировать собственный бухгалтерский отдел.

Среди положительных сторон передачи полномочий централизованной бухгалтерии можно перечислить следующее:

  • экономия средств на содержание бухгалтерской службы;
  • не нужно собирать и обучать сотрудников, которые будут вести финансовый учет;
  • в случае выявления нарушений в процессе проверок налоговой службой, ответственность наряду с руководством и бухгалтерией несет и местное самоуправление.

Однако такое решение ведения бухгалтерского учета нельзя назвать идеальным.

  1. У руководителя меньше возможностей распоряжаться финансами ввиду ограничений, которые накладывает централизованная бухгалтерия.
  2. Решение финансовых вопросов для образовательных учреждений и других требует согласования с этой организацией.
  3. Предложения по оснащению предприятия должны быть подтверждены бухгалтерией. В противном случае осуществить их будет невозможно.

back to menu

Что происходит в случае расторжения договора

Если договор с централизованной бухгалтерией был расторгнут, муниципальное учреждение может взять собственного бухгалтера.

Такой вариант приемлем только в случае, если это не противоречит уставу организации. По законодательным определениям (Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.) за порядок ведения бухгалтерского учета ответственно руководящее лицо.

У руководителя есть несколько возможностей организовать финансовую отчетность:

  • привлечь к сотрудничеству централизованную бухгалтерию;
  • в штатном расписании оформить должность бухгалтера;
  • сформировать соответствующее подразделение и назначить ответственным за него главного бухгалтера;
  • вести учет самостоятельно.

Если договор по каким-либо причинам был расторгнут, руководитель может воспользоваться любым из вышеперечисленных вариантов.

Как проводится формирование бухгалтерской службы? На первом этапе нужно найти минимум двух сотрудников, одного на должность главного бухгалтера, а второго – на должность кассира. Затем необходимо электронное оснащение.

Потребуется согласование нововведения с вышестоящей инстанцией. В частности, это лицо, ответственное за распределение бюджетных средств для образовательных учреждений и других организаций.

Разрешение необходимо ввиду того, что формирование нового отдела повлечет за собой дополнительные расходы на его содержание.

back to menu

Как повысить эффективность работы централизованной бухгалтерии

Для эффективной работы бухгалтерии, в ведении которой находится несколько казенных учреждений, требуется соответствующее программное обеспечение.

Нужно обрабатывать много данных в короткие сроки, вести учет по ряду значений и держать доступной историю операций.

Также от программы для управления образования и прочих образовательных учреждений ожидается отсутствие ошибок.

Вот перечень главных запросов:

  • наличие подсказок, ускоряющих ввод данных;
  • напоминания о порядке введения данных;
  • наличие отдельного профиля руководителя, чтобы сделать удобным контроль за работой бухгалтерской службы;
  • механизм проверки введенных сведений.

Автоматизация учета делает весь процесс прозрачным. Это сводит к минимуму допущение ошибок и в последующем проблемы с контролирующими органами.

Централизация бухгалтерского учета позволяет снизить затраты предприятия на ведение финансовой отчетности.

Исключается необходимость поиска новых сотрудников и формирование бухгалтерского отдела. Экономятся финансы казенного учреждения. На выполнение бухгалтерских услуг заключается соответствующий договор.

Хотя сейчас частные фирмы не предоставляют таких услуг, в дальнейшем ожидается их работа в бухгалтерской сфере.

Автоматизация процесса позволяет сделать его прозрачным и минимизировать неточности. Взвесив плюсы и минусы, руководство принимает решение о том, как вести бухгалтерский учет: формировать собственный отдел или вести учет централизованно.

Уровень централизации учета. Организационная структура для бухгалтерской работы

В зависимости от конкретных условий деятельности предприятия учет на нем может быть организован по централизованной, децентрализованной или смешанной форме.

При централизации учета все работы по текущему обобщению и систематизации информации, составлению бухгалтерских отчетов, экономическому анализу и контролю сосредоточиваются в едином подразделении предприятия. Это обеспечивает возможность рационального разделения труда и организации действенного контроля со стороны учетного аппарата за работой производственных подразделений.

При децентрализации учета наряду с центральной бухгалтерией предприятия в отдельных подразделениях создаются свои бухгалтерии. Они осуществляют законченный цикл учетных работ, вплоть до составления отдельного бухгалтерского баланса, активы и пассивы которого включаются в общий баланс предприятия. К несомненным достоинствам децентрализованной формы необходимо отнести приближение учетного персонала к производственным подразделениям, повышение оперативности и аналитических свойств учета.

Предприятия может применять и смешанную форму организации учета, когда лишь некоторые (наиболее крупные) подразделения составляют отдельный баланс либо когда бухгалтерские службы подразделений выполняют только часть учетных работ (приемку и проверку первичных документов, учет расчетов с работниками, группировку информации в разрезах, необходимых для руководства подразделением, и др.).

Состав и соподчиненность отдельных бухгалтерских подразделений и работников определяют исходя из численности персонала и объема учетно-контрольных работ, вытекающего из масштабов хозяйственной деятельности предприятия, качества и рациональности постановки самого учета.

На небольших предприятиях функции ведения бухгалтерского учета распределяются между исполнителями, как правило, по предметному признаку:

каждый исполнитель осуществляет весь комплекс работ на определенном участке учета (учет материальных ценностей, учет производственных затрат и т.д.).

Все работники бухгалтерской службы подчиняются главному бухгалтеру. На крупных и средних предприятиях в составе бухгалтерской службы предусматривается ряд подразделений (отделы, сектора). Они, как правило, выделяются так же по предметному признаку. Внутри этих подразделений работа может распределяться между исполнителями по линейному (когда работник обслуживает целиком какое-либо производственное подразделение) или функциональному (когда работник выполняет определенную группу операций) признаку.

Например, в состав бухгалтерии предприятия может быть расчетный, материальный, производственный, сводный отделы и другие подразделения.

Расчетный отдел обычно занимается комплексом работ по учету расчетов по оплате труда, расчетов с Фондом социального страхования, Пенсионным фондом и другими подобными органами, а также соответствующей отчетностью.

Материальный отдел отвечает за ведение учета и осуществление контроля наличия и движения материальных ресурсов. Производственный отдел ведет учет затрат на производство, исчисляет себестоимость продукции. На сводный отдел возлагается обобщение данных бухгалтерского учета, составление бухгалтерской отчетности. Специальные подразделения бухгалтерии могут заниматься учетом капитальных вложений (при большом объеме капитального строительства), учетом готовой продукции и реализации, финансово-банковскими операциями, расчетами по налогам и неналоговым платежам в бюджет.

Структура бухгалтерии

Структура подразделений бухгалтерии, так или иначе, подчинена задаче организации учета на предприятии.

Рис.2. Типовые подразделения бухгалтерии предприятия.

В зависимости от сложности и разветвленности хозяйственной деятельности организация (предприятие) вправе выбрать типовую структуру бухгалтерии, которая помогает решать текущие и стратегические задачи.

Типовой состав подразделений бухгалтерии предприятия (организации) приведен в тексте. Однако упрощение или усложнение структурной организации как бухгалтерии, так и ее учетной работы не должно мешать или препятствовать реализации учетной политики предприятия.

Поэтому для целей осуществления правил учетной политики организация (предприятие) могут взять, к примеру, на выбор одну из двух структур, приведенных ниже.

Рис.2. Схема комбинированной организации бухгалтерского учета по участкам учетной работы

Рис. 2. Схема комбинированной организации бухгалтерского учета по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности http://www.diplomilirist.ru/buhgalterskaja-sluzhba-vl

Независимо от того, как организована учетная работа: по функциям персонала или по участкам работы, учетная политика задает принципы всей этой работы, как целостной и непрерывной системы.

Среди методов организации бухгалтерского учета в соответствии с принципами, обозначенными в учетной политике, в организации можно выделить: выделение подразделений на отдельный баланс и внутрипроизводственный контроль.

Выделение подразделений предприятия на отдельный баланс.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ предприятие может выделять на отдельный баланс свои производства и хозяйства, а также филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения, входящие в его состав. Активы и пассивы отдельного баланса включаются в бухгалтерский баланс предприятия.

Выделение того или иного подразделения предприятия на отдельный баланс представляет собой не что иное, как способ бухгалтерского оформления разделения учетного труда на предприятии. Его цель — упростить и рационализировать учетный процесс на предприятии и работу бухгалтерской службы.

Выделение структурного подразделения на отдельный баланс осуществляется в случае 1) территориальной удаленности этого подразделения от остальных подразделений предприятия и 2) относительной обособленности производственного, коммерческого, финансово-хозяйственного процессов.

Эти факторы предопределяют и относительное обособление учетного процесса в данном подразделении. С территориальной удаленностью связаны определенные сложности для централизованной обработки. В связи с обособленность деятельности подразделения возникает необходимость использования специфических способов и приемов бухгалтерского учета, осуществления практически завершенного учетного цикла, а также формирования системы показателей, характеризующих экономическую ситуацию в данном подразделении предприятия.

Вместе с тем выделение на отдельный баланс ни в коем случае нельзя рассматривать в качестве полного обособления структурного подразделения от предприятия. Бухгалтерский баланс, составляемый структурным подразделением, характеризует его имущественное и финансовое положение лишь отчасти. По нему невозможно достоверно исчислить финансовый результат деятельности подразделения. Точнее, результат, представляемый в отдельном балансе, следует рассматривать лишь в качестве внутреннего хозрасчетного результата, но никак не конечного финансового результата деятельности, о котором идет речь в бухгалтерском и налоговом законодательстве.

Отдельный баланс не отражает реального обеспечения долгов предприятия, перед его кредиторами выступает не подразделение, а предприятие как юридическое лицо, субъект гражданских правоотношений. Руководство подразделения не имеет права действовать от своего имени; оно вступает в любое правоотношения только по доверенности от руководства предприятия.

Отдельный баланс является частью баланса предприятия. С этой точки зрения отбельный баланс — сугубо внутренний документ, предназначенный для завершения учетного процесса на предприятии. В этом его отличие от самостоятельного баланса. Причем в данном случае не имеет никакого значения тот факт, что структурное подразделение может иметь некоторые черты, свойственные юридическому лицу.

Внутрипроизводственный контроль.

Для обеспечения сохранности имущества, законности и целесообразности финансово-хозяйственной деятельности, а также достоверности учетных и отчетных данных на предприятии создается система внутрипроизводственного контроля. Основными задачами такого контроля являются предотвращения непроизводительных расходов и потерь, неэффективного расходования ресурсов, использования средств не по назначению, а также оценка эффективности работы каждого подразделения предприятия.

При организации внутрипроизводственного контроля следует иметь в виду, что никакая система, сколь бы идеальной она ни была, не сможет абсолютно надежно защитить предприятие от посягательств на его активы, от искажения учетной и отчетной информации. Системы внутрипроизводственного контроля создают не для того, чтобы полностью исключить все злоупотребления и гарантировать безубыточную работу, а для того, чтобы снизить до минимума вероятность попыток незаконных действий, обеспечить их выявление и способствовать достижению максимального эффекта каждым подразделением, службой и исполнителем. При этом необходимо исходить из следующего: любая система контроля целесообразна лишь настолько, насколько она приносит выгоду предприятию. Сложность контроля и затраты на его осуществление должны компенсироваться реально приносимой им пользой.

Наиболее существенными элементами организации внутрипроизводственного контроля, применяемыми предприятиями с учетом конкретных особенностей их деятельности, являются следующие.

1. Отделение функций по осуществлению реальной коммерческой и финансово-хозяйственной деятельности от функции по ведению бухгалтерского учета. Один и тот же сотрудник предприятия не должен распоряжаться материальными ценностями и денежными средствами и вести бухгалтерский учет операции с этими актами. Такой подход обеспечивает объективность и независимость учета и создает основу для действительного внутрипроизводственного контроля.

2. Разделение функций по ведению бухгалтерского учета. При распределении обязанностей между работниками бухгалтерской службы необходимо добиваться, чтобы один сотрудник не осуществлял контроль за ведением всего участка бухгалтерского учета, выполняя одновременно с этим какую-либо одну операцию на том же участке.

3. Установление ответственности каждого работника предприятия. При подборе персонала предприятия необходимо точно определить меру ответственности конкретных исполнителей за правильностью приемки, хранения и отпуска материальных ценностей, за соблюдением норм расхода сырья, материалов, топлива, электроэнергии, за правильное оформление и составление первичных учетных документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете. Четкое распределение ответственности не только даст психологический эффект, ни и позволит определять результативность работы каждого сотрудника и контролировать выполнение возложенных на него обязанностей.

4. Система утверждений. Внутренними правилами и регламентами предприятия должен быть определен круг должностных лиц, которые имеют право подписи документов на отпуск материальных ценностей, на расход денежных средств, на принятие к учету командировочных и представительских расходов. Особо должно быть ограничено число лиц, которым предоставлено право распоряжаться дефицитными ценностями и дорогостоящим имуществом. Может быть установлен порядок, при котором материалы, признанные дорогостоящими и дефицитными, выдаются лишь при наличии на расходных документах визы уполномоченного работника бухгалтерской службы.

5. Использование бланков строгой отчетности. Бланки отдельных видов первичных документов, которыми оформляются операции движения определенных ценностей, могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности, за движением которых устанавливается особый контроль.

6. Организация хранения ценностей. Перечислим некоторые предпосылки действительного контроля за сохранностью ценностей: соответствующее оборудование складских помещений и их специализация; материалы должны быть размещены таким образом, чтобы можно было быстро их найти; необходимо оснастить места хранения соответствующими весовыми, измерительными и контрольными приборами и приспособлениями, мерной тарой; денежные средства должны храниться в специально изолированных помещениях.

7. Средства охраны. Вероятность хищений материальных ценностей и денежных средств, утери соответствующих документов снижается при надлежащей организации охраны, применении средств сигнализации, установление сейфов, ограничении доступа к ценностям и денежным средствам.

8. Внезапные проверки. Хозяйственную деятельность периодически должны контролировать бухгалтерская служба, ревизионная комиссия, служба внутреннего аудита, независимая аудиторская организация, лица, уполномоченные правлением или дирекцией. В частности, один раз в месяц целесообразна внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всей наличности и проверкой других ценностей, находящихся в ней; работники бухгалтерской службы должны систематически проверять фактическое наличие тех или иных материальных ценностей, особенно дорогостоящих и дефицитных; в ходе аудиторской проверки может быть проведена выборочная проверка наличия и состояния каких-либо ценностей.

9. Квалификация персонала. На предприятии должно быть организовано систематическое обучение персонала правилами приемки и отпуска материальных ценностей и денежных средств, технике составления и оформления первичной учетной документации в соответствии с положениями и требованиями действующего хозяйственного законодательства.

В данной главе мы рассмотрели методы и сам механизм организации учетной работы на предприятии, включая и возможные организационные структуры для ведения бухгалтерской работы. Все это вместе — методы, организационная структура, техническая и кадровая составляющая учетной работы — дает более четкое понимание организационной, нормативной и технической среды, в которой происходит формулирование учетной политики предприятия (или организации).

Остается перевести эти представления о нормативной базе и организационной среде для создания учетной политики в практическую плоскость, или в то, как формируется приказ об учетной политике на конкретном предприятии.

учётный политика бухгалтерия

Централизация и децентрализация бухгалтерского учета

Важным вопросом организации бухгалтерского учета является установление определенной структуры учетного аппарата и формы его связи с подразделениями предприятия.

В зависимости от места обобщения данных первичных доку­ментов, составления отчетов, ведения регистров синтетического и аналитического учета бухгалтерский учет по форме организации де­лится:

а) на централизованный;

б) на децентрализованный;

в) с частичной централизацией.

При централизации учета все действия по обработке первичной документации, ее сводке и группировке, записи в учетные регистры синтетического и аналитического учета выполняются в цент­ральной бухгалтерии. При таком порядке учета в филиалах и других обособленных подразделениях предприятия происходит лишь составление, частичная обработка всех первичных документов и контроль за каче­ством заполняемых форм. Далее они поступают непосредственно в бухгалтерию предприятия, где подвергаются проверке, группировке и дальнейшей бухгалтерской обработке вплоть до составления баланса в конце отчетного периода.

Централизованная организация бухгалтерского учета применя­ется на многих предприятиях. Эта форма является наи­более рациональной, более прогрессивной, так как имеет большие преимущества, поскольку позволяет внедрять частичную автоматизацию учета и дает возможность более широкого разделения труда счетных работни­ков при ручной обработке учетной информации. В этом случае необходимо сосредоточить всю первичную документацию в одном месте, организовать контроль и руководство со стороны главного бухгалтера за документооборотом, наиболее рационально распределить обязанности между ра­ботниками бухгалтерии.

Недостаток данной формы организации бухгалтерского учета состоит в том, что руководители подразделений не всегда быстро информиро­ваны о результатах работы своего подразделения. Однако при хоро­шей организации учета этот недостаток легко устраняется, особенно с внедрением персональных компьютеров и средств коммуникации.

Централизация учета может быть реализована в двух формах:

1) когда учет централизуется на базе одного предприятия в единой бухгалтерии;

2) когда учет централизуется на базе ряда однородных предприятий и создаются так называемые централизованные бухгалте­рии. Такие бухгалтерии созданы во многих бюджетных организаци­ях, в системе здравоохранения, жилищно-коммунального хозяйства.

На тех предприятиях, которые территориально разобщены, применяется децентрализация учета. В полном виде эта организа­ция учета представляет следующее. Все первичные документы со­ставляются непосредственно в каждом производственном подразде­лении и здесь же они обрабатываются, группируются, заполняются учетные регистры и на их основа­нии составляется внутрифирменная отчетность, а при необходимости может формироваться самостоятельный баланс. На крупных предприятиях такими самостоятельными подразделениями могут быть отдел капитального строительства, транспортный цех, филиалы и т.д.

Головное предприятие в итоге сводит дан­ные этих предприятий, их балансы в единый консолидированный (итоговый) баланс. Такая форма организации бухгалтерского учета может применяться при наличии у предприятия филиалов, предста­вительств и т.п.

Наряду с централизацией и децентрализацией учета отдельные предприятия применяют так называемую частичную децентрализа­цию учета. Суть ее заключается в том, что на предприятии, кроме центральной бухгалтерии, есть бухгалтерии в производственных под­разделениях. В их задачу входит прием, проверка и группировка сос­тавленных первичных документов. На их основании составляются отчеты о движении материальных ценностей, производственные от­четы и т.д. Эти отчеты сдаются в централизованную бухгалтерию, где они проверяются и на их основании производят записи в учет­ные регистры синтетического и аналитического учета. В конце отчет­ного периода составляется баланс данного предприятия.

Как полная, так и частичная децентрализация имеет преиму­щество – учетный аппарат приближен к местам совершения хозяйс­твенных операций. Особенно эффективна такая форма в условиях функционирования системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) учетных работников. Система таких АРМ может быть органи­зована на базе персональных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть (ЛВС).

Однако такая организация бухгалтерского учета имеет сущест­венные недостатки. Прежде всего учет разобщен по разным местам, его автоматизация возможна лишь на базе относительно дорогостоя­щих ЛВС. Кроме того, при таком способе организации учета увеличи­вается штат счетных работников, что приводит к удорожанию учета. На практике бывает довольно сложно сосредоточить квалифицированные кадры счетных работни­ков только в одном месте – одной из нескольких децентрализованных бухгалтерий.

План организации учета и его составные элементы

Правильная организация учета должна строиться на основе плана, который определяет содержание, последовательность, сроки выполнения всех учетных работ, с целью получения необходимых показателей и технического оформления учета.

План организации бухгалтерского учета включает в себя следу­ющие составные элементы:

Ø план документации и документооборота,

Ø план счетов и их корреспонденцию,

Ø план отчетности,

Ø план инвентаризации, ревизий и аудита,

Ø план технического оформления учета (выбор формы учета).

Под планом документации понимается установление строгого перечня документов, которые должны применяться на предприятии для оформления тех или иных хозяйственных операций. При составлении этого плана необходимо использовать как унифицированную, так и специализированную документацию, утвержденную для той или иной отрасли.

В отдельных случаях может использоваться документация, раз­работанная на самом предприятии или рекомендованная научными учреж­дениями в порядке эксперимента и в том случае, если она более ра­циональная и в большей степени отвечает условиям предприятия. На основе плана документации составляется расчет потребности в блан­ках документов. При автоматизации учета необходимость в последнем отпадает, так как все внутренние документы формируются в электронном виде, а затем распечатываются при помощи принтеров или иных подобных устройств.

Вместе с планом документации составляется план документо­оборота или план движения документов. План документооборотапредусматривает порядок движения документов, начиная с их составле­ния (получения) и до сдачи в архив.

В бухгалтерии составляется график выполнения учетных ра­бот. Работы по графику необходимы для сокращения сроков состав­ления и представления отчетности, своевременного получения эко­номической информации. Это дает возможность равномерно распре­делять во временном периоде выполнение всех учетных работ и устранять «штурмовщину» в работе бухгалтерии. В графике указывается: ис­полнитель, вид работы, в какие сроки и кому передается выполненная работа.

В зависимости от содержания и объема запланированных работ различают графики:

а) индивидуальные;

б) структурные;

в) сводные.

Индивидуальный график представляет собой план работы каж­дого исполнителя. В нем предусматривается перечень отдельных ви­дов учетных работ с указанием срока выполнения.

Структурный график включает сроки выполнения конечных комплексов учетных работ какого-либо структурного подразделения предпри­ятия. Этот график предусматривает исполнителей по отдельным видам работ. За выполнение графика отвечает руководитель структурного подразде­ления.

Сводный график охватывает работу по составлению отчетно­сти. Сводный график обобщает структурные графики. Ответственный за него – главный бухгалтер. Планирование учетной работы по графи­ку имеет большое значение, особенно при автоматизации учета.

План счетов и их корреспонденция предусматривает исполь­зование единого плана счетов и типовую корреспонденцию в соот­ветствии с утвержденными Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ) и методическими рекомендациями (указаниями). В соответствии с единым планом счетов главный бухгалтер разрабатывает перечень аналитических счетов, которые должны от­вечать специфике деятельности данного предприятия.

План отчетности предусматривает формы, показатели и сроки представления отчетности для различных пользователей. При этом бухгалтерия руководствуется инструкциями по составлению отчетности и внутренними установками собственников и менеджеров организации. В плане отчетности пре­дусматривается, кто из работников и в какие сроки составляет каж­дую из форм отчетности. Этот план часто называют табель отчет­ности.

План инвентаризаций, ревизий и аудита. В каждом пред­приятии в начале года главный бухгалтер разрабатывает план прове­дения инвентаризаций, а в некоторых предприятиях – ревизий и аудита. Этот план утверждается руководителем предприятия (или вышестоящей организацией) и не подлежит оглашению. В плане указываются сроки проведения инвентаризаций, ревизий и аудита, что проверяется и кто привлекается к проверке, состав и порядок работы комиссии.

План технического оформления учета (выбор формы учета) предусматривает подробную характеристику формы учета, по которой должен вестись учет на данном предприятии. Особое место в этом плане отводится автоматизации учета, оснащению бухгалте­рии персональными компьютерами.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители этих организаций.

Одним из основных моментов в организации бухгалтерского учета на предприятии является разработка учетной политики пред­приятия, которая оформляется соответствующим приказом. Учетная политика представляет собой перечень существующих на данном предприятии норм и правил ведения учета. При ее разработке руко­водствуются Положением по бухгалтерскому учету «Учетная полити­ка организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. №106н.

Централизованная бухгалтерия

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *