Бизнес центр как правильно писать

Зачем нужна подпись в деловом письме?

Подпись в деловом письме, как и в любых других (например, в благодарственных письмах за сотрудничество), нужна в первую очередь для того, чтобы получатель знал имя адресанта. С юридической точки зрения это единственная необходимая функция подписи, а потому она может быть сведена до фамилии и инициалов.

Формула «С уважением» используется перед должностью и фамилией адресанта в конце письма

Важно: крайне желательно, чтобы документ был заверен личной подписью директора (руководителя) и содержал на себе (в конце листа) оттиск печати или штампа организации. Эти условия не являются обязательными, однако их выполнение существенно повысит доверие к отправителю бумаги.

Использование одной фамилии без формулы «С уважением» хотя и не лишает документ юридической силы, не способно вызвать у адресата положительных эмоций по отношению к отправителю, да и просто расходится с принятыми в обществе нормами вежливости. Именно по этой причине слова «С уважением» (и многочисленные вариации) повсеместно используются и в деловой, и в личной переписке. Добавить их в конец письма несложно (не труднее, чем провести поиск компании по ИНН), зато результат с лихвой окупает потраченное время.

Важно: в соответствии с принятой практикой словосочетание «С уважением» в конце письма отделяется от фамилии и должности запятой.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

• Гарантийное письмо;
• Сопроводительное;
• Информационное;
• Письмо-уведомление;
• Письмо-предупреждение;
• Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

• Обращение;
• Предложение;
• Запрос;
• Требование;
• Прошение.

Некоммерческие письма.

• Письмо-приглашение;
• Письма с выражением соболезнования;
• Письма с выражением благодарности;
• Письма с информированием о чем-либо;
• Письма, в которых содержатся рекомендации;
• Гарантийные письма;
• Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
• Письма с поздравлениями по разным поводам;
• Письмо-просьба;
• Письма с инструкциями;
• Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

• Письма с ответами на запросы;
• Непосредственно запрос;
• Оферта – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
• Претензия;
• Напоминание;
• Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

• Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
• Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

• Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
• Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
• Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

• Отправленные в виде факсового сообщения;
• Отосланные по электронной почте;
• Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

• Адресно, предназначается конкретному лицу;
• На дату написания вся информация должна быть актуальна;
• Достоверно;
• Беспристрастно;
• Аргументировано;
• Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

Далее, рассмотрим основные требования:

• Для написания делового письма используются листы формата А4;
• Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
• Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
• Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
• Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

• Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
• Название компании полностью;
• Номера факса и телефона;
• Номер банковского счета;
• Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
• Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
• Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример: Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Как закончить деловое письмо

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

Далее, приведем несколько конструкций для построения заключительной части письма.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

• Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
• Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
• Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
• Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
• Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

• С уважением к Вам…;
• С пожеланием успехов…;
• С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Деловые письма на английском языке

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

• Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
• Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
• Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
• Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

Указание адреса.

Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

Как обратиться к получателю.

Стандартные обращения:

• Dear Madam;
• Dear Sir;
• Dear Sir or Madam;
• Dear Mrs;
• Dear.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

Тематика.

Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

Как попрощаться.

Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

Оформление подписи.

Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

• Фамилии и инициалы;
• Наименования компаний;
• Наименования городов, штатов и так далее;
• Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
• Первые слова в прощании;
• Вступительные обращения.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

На что обратить внимание при составлении?

Письма не должны содержать грамматических, стилистических, пунктуационных ошибок. Подобные недочеты заставляют задуматься о компетентности автора послания, что негативно сказывается на репутации. Деловые сообщения отличаются от стандартных правилами написания:

• особой стилистикой изложения;
• лаконичностью, отсутствием эмоциональности;
• краткостью;
• наличием официального обращения, соблюдением служебной субординации.

Деловое письмо составляется на официальном бланке или листе бумаги формата А4, содержащем название и реквизиты компании, адрес ее фактического расположения, номер телефона и факс, а также печать. Оно может быть как написано от руки, так и напечатано на ПК. При наборе электронного письма используется шрифт средней величины. В тексте отсутствуют выделения жирным и курсив, восклицания, смайлики. Некоторые письма не требуют ответа, а другие призывают к нему.

Информационное послание имеет своего адресата. Сведения, указанные в нем, должны быть свежими и достоверными, полными и беспристрастными. В электронном сообщении необходимо написать заголовок и тему послания. Личные сообщения пишутся в свободной форме. Они не требуют официального обращения, но и здесь нужно соблюдать субординацию – на “ты” можно общаться только с близкими друзьями.

Рекламные послания нередко бывают обезличенными. Они рассказывают об акциях, проводимых какой-либо компанией, или выгодном предложении.

Начало письма

В начале письма не нужно делать долгого вступления. Рекомендуется начать с вежливого приветствия и сразу приступать к сути проблемы. Обращаться к собеседнику необходимо уважительно по имени и отчеству или только по фамилии. В конце личного обращения ставится восклицательный знак.

После прочтения преамбулы адресату должны быть понятны причины создания такого послания. Первый абзац должен донести до читателя основную мысль, содержащуюся в тексте.

Основная часть

Основной текст можно разместить в “теле” электронного письма или прикрепить его в виде вложения. Здесь необходимо передать:

• цель послания, его основной смысл;
• главную мысль.

Изложение должно быть строго официальным или нейтральным. Писать письма такого типа следует, рассказывая о существующей проблеме и описывая возможные способы ее решения. Если предъявляется жалоба, нужно настоять на принятии некоторых мер, способствующих разрешению ситуации. Предлагая свое сотрудничество, необходимо рассказать обо всех вариантах совместной работы.

Для удобства нужно разделить текст на несколько абзацев, так читателю будет легче изучить информацию и сделать выводы. Аргументы можно подкреплять доказательствами, но послание не должно содержать личное мнение человека, его составлявшего, вместо этого необходимо кратко и сухо излагать все обстоятельства. Благодарственное письмо писать нужно по-другому – в нем следует перечислить все заслуги получателя, похвалить его и выразить личную благодарность. Можно оформить такое послание в виде поздравительной открытки.

Составление письма с гарантиями направлено на то, чтобы настроить человека на плодотворное сотрудничество. Здесь автор рассказывает своему собеседнику, что будет сделано для него лично, гарантирует, что обещания будут выполнены.

Завершение письма

Грамотное письмо содержит логическую концовку. Следует сделать краткие выводы по рассматриваемой теме. Здесь можно обратиться к адресату с просьбой или извиниться перед ним за какие-либо причиненные неудобства. Попрощаться с собеседником необходимо в максимально вежливой, официальной форме. В конце следует написать собственные фамилию, инициалы, поставить подпись. По своему усмотрению можно указать дополнительные способы связи – номер мобильного телефона, адрес электронной почты, сайт и логотип компании.

Как закончить деловое письмо с уважением к адресату?

При составлении официального послания помните, что вы выступаете от имени всей компании. Секретарь должен быть предельно корректен, так как представляет своего руководителя. Соблюдение общепринятых правил деловой переписки формирует положительный имидж компании в глазах партнеров и клиентов.

Официальная переписка всегда имеет конкретные цели. Назначение определяет структуру текста. В общем случае текст разбивают на несколько смысловых частей: вступление, изложение проблемы, аргументация и заключение. Каждая часть выполняет определенные задачи. Вступление, например, подготавливает к восприятию основных мыслей. Заключение — выражает просьбы и надежды, уверяет в дальнейшем партнерстве.

Совет от редакции: Для каждой из задач существуют общепринятые формулы. Заканчивая письмо вежливо, вы показываете, что уважаете партнера, настраиваете его на положительные эмоции и оставляете приятное впечатление. Узнайте, как написать письмо, которое дочитают до конца в электронном журнале «Справочник секретаря». Чтобы прочесть статью, оформите демодоступ на 3 дня.

Узнайте все о деловой переписке в электронном журнале «Справочник секретаря»:

• Этикет делового письма: почему важно соблюдать
• Бизнес-этикет в электронной деловой переписке

Как пишется «с уважением» в конце письма?

Единый регламент деловой переписки и приведение ее к общим стандартам характерно для крупных компаний. Дизайн фирменных бланков, форма «автографов» в конце сообщения становятся частью корпоративной культуры, элементом стиля. Будь то бумажное или электронное сообщение, соответствие единому стандарту — показатель внимания к деталям и важным тонкостям.

В деловой переписке существует несколько видов заключительных фраз. Их выбор зависит от того, хорошо ли вы знакомы с адресатом. Для примера, подпись «с уважением» в официальном письме имеет нейтральный характер. Если вы хотите акцентировать на чем-то внимание партнера или еще раз напомнить ему о просьбе, используйте сдержанные фразы:

• Искренне Ваш…
• С искренним уважением…
• С наилучшими пожеланиями…

Выбирая заключительную формулу вежливости, постарайтесь обойтись без фамильярностей. Помните о том, насколько хорошо вы знакомы с человеком, которому пишете. Если знакомство формально, придерживайтесь официальной стилистики.

Вопрос из практики

Какие приемы помогут подготовить качественный текст делового письма?

Ответ подготовлен совместно с редакцией электронного журнала «Справочник секретаря».

Отвечает Мария БЕЛЬДОВА,
с. н. с. ВНИИДАД, эксперт в области документационного обеспечения управления

Чего мы ждем, отправляя письмо партнеру или клиенту? Чтобы наша информация, даже негативная, произвела благоприятное впечатление на адресата и вызвала ответное действие или решение. Этого можно достичь, если вы соблюдали правила этикета переписки, правильно оформили письмо и подготовили текст высокого качества. Ваш текст должен быть умеренного объема; содержать необходимые аргументы и четкие формулировки и обладать структурой, которая наилучшим образом передает информацию.

Прием 1. Отделите главное от второстепенного

У текста делового письма должен быть объем, достаточный, чтобы…

Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

«С уважением» в конце письма: с запятой или без

Завершающую форму вежливости приводят в конце текста. Ее помещают на одной вертикали с датой, по правой стороне. От основного текста фразу отделяют два–три интервала. Чуть ниже располагают реквизит «Подпись», включая в него наименование должности составителя, его личную подпись и расшифровку. Такое расположение соответствует нормам ГОСТа 6.30-97, определяющего требования к оформлению документов. Если сообщение оформлено на должностном бланке или имеет частный характер, название должности и расшифровку подписи не ставят.

Вопрос о том, как писать в конце письма «с уважением»: с запятой или без, не имеет однозначного ответа. Оба варианта допустимы. Отсутствие знака может быть воспринято как небрежность и даже безграмотность. С другой стороны, по правилам пунктуации эта запятая ставиться не должна. С точки зрения русской грамматики знак избыточен. Слова «с уважением» не являются вводным оборотом, а подпись — обращением. Эта фраза подразумевает, что «Это письмо написал с уважением к вам N.N.». Как и в ней, в сокращенном варианте запятая по правилам не ставится.

Почему же на практике она встречается так часто? В правилах переписки на английском, немецком и других европейских языках этот знак обязателен. Фраза «с уважением» в конце письма на английском отделяется не только графически, но и пунктуационно. Со временем, хоть это и грамматически ошибочно, правило вошло в нормы русского языка.

Заключение письма: образец написания фразы «с уважением»

Как написать «с уважением» в деловом письме на английском?

Правила делового общения в английском языке во многом схожи с принятыми в России. В конце адресата благодарят за уделенное время и выражают намерение продолжить переписку. Также используются общепринятые фразы: «с уважением», «с признательностью», «с наилучшими пожеланиями». После с новой строки указывают фамилию и имя составителя, а также его должность. Разберем на примере: как подписать письмо на английском «с уважением…»

Таблица 1. Заключительные формулы вежливости в английском языке

Yours sincerely	Yours faithfully	Yours truly	Best regards
Используют, если в обращении есть имя получателя. Наиболее распространенный вариант.	Устаревший вариант, встречается в британском английском. Пишется при отсутствии имени адресата в обращении: Dear Sir или Dear Madam	Американский аналог для британского Yours faithfully.	Менее формальный вариант, допустимый для переписки со знакомым человеком. Вариации: Kind regards, Warm regards, Regards, Kindest regards
Yours sincerely, Aleksandr Klimov Marketing Director	Yours faithfully, Aleksandr Klimov Marketing Director	Yours truly, Aleksandr Klimov Marketing Director	Kind regards, Aleksandr Klimov Marketing Director

Умение тактично и корректно употреблять стандартные фразы-клише — показатель уровня профессионализма и знания языка. В английском письме фраза «с уважением» может быть выражена по-разному. Составляя текст для иностранного партнера, учтите все факторы и выберите наиболее подходящий перевод.

Как правильно подписать письмо: «с уважением» и другие формулы вежливости

При составлении послания отправитель должен руководствоваться не только общепринятыми стандартами, но и правилами хорошего тона. Если вы пишете незнакомому человеку, и обращение имеет строго формальный характер, используйте устоявшиеся выражения. Стилистика деловой речи строго ограничивает выбор фраз.

Если же дело касается электронной переписки или общения с хорошо знакомыми людьми, от жестких канонов можно отступить, оставаясь при этом вежливым и корректным. Разберем несколько примеров заключительных фраз, допустимых в менее формальном общении.

Таблица 2. Использование альтернативных заключительных выражений

Указание имени без формулы вежливости	Допустимо, если идет активный обмен сообщениями.
Удачного дня	Подходит для завершающего сообщения, если вы не планируете сегодня продолжать переписку.
До встречи	Если вы договорились о встрече в ближайшее время и хотите подчеркнуть, что не забыли о ней.
Удачи в вашем нелегком деле	Допустимо при попытке подбодрить получателя, если он просил о совете или помощи.
Спасибо за внимание	Используется в конце коммерческих предложений

Рекомендуем использовать подобные выражения с осторожностью, чтобы не допустить фамильярности в общении.

Вывод

Деловое письмо — это официальный документ, каждая часть которого выполняет определенные задачи. Считается, что последнее предложение всегда запоминается лучше. Поэтому важно обратить внимание на заключительные фразы.

Знание, когда и как правильно написать «с уважением» в конце письма — один из элементов, подчеркивающих ваш профессионализм. Грамотный секретарь всегда подберет нужные слова или ограничится нейтральным выражением вежливости. При этом он не уронит престиж компании и донесет информацию до получателя корректно и уважительно.