Содержание

Штатное расписание – порядок оформления

Необходимость ведения штатного расписания прямо не установлена, но обусловлена положениями ТК РФ. Например, в ст.ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что работа по определенной должности в организации должна определяться штатным расписанием и в соответствии с формулировками штатного расписания отражаться в трудовом договоре. В п. 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., которым утверждена форма штатного расписания, сказано, что утвержденные формы распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Поэтому, штатное расписание должно быть в каждой организации.

Штатное расписание необходимо и для систематизации структуры, штатного состава и штатной численности организации. Оно предусматривает перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц как действующих, так и вакантных. Лица, работающие в организации по гражданско – правовым договорам в штатное расписание не вносятся.

Единственным нормативно установленным требованием к штатному расписанию является его ведение как указано выше по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Следовательно, содержание штатного расписания определяется его унифицированной формой.

НАРУШЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ ТРУДА

Важным моментом при составлении штатного расписания является правильность указания должности конкретного работника.

В случае, если должность конкретного работника предусматривает предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках. Соответствие должности квалификационным справочникам влияет также на пенсионные льготы, дополнительные отпуска. В остальных случаях работодатель вправе давать те названия, которые считает нужными. В любом случае должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

Обязанность ознакомления работника со штатным расписанием в законодательстве РФ не установлена.

УСЛУГИ ПО РАСЧЕТУ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Порядок ведения штатного расписания в законодательстве РФ не установлен. Поэтому, работодатель самостоятельно определяет для своей организации порядок его утверждения, порядок и способ его ведения, порядок внесения изменений в штатное расписание, назначает лиц, ответственных за ведение штатного расписания, определяет способ его хранения.

Форма приказа об утверждении штатного расписания не установлена, поэтому данный приказ составляется в произвольной форме. Штатное расписание может утверждаться один раз и на несколько лет. У работодателя нет обязанности утверждать штатное расписание, например, ежегодно. Такая необходимость может возникнуть в случае внесения в него изменений.

Изменения в штатное расписание также оформляются соответствующим приказам за подписью руководителя или уполномоченного лица и вносятся путем утверждения нового штатного расписания. Периодичность внесения изменений в штатное расписание определяется текущими потребностями организации.

Штатное расписание утверждается для организации в целом. Поэтому утверждение отдельного штатного расписания для филиалов организации (если они имеются) является неверным. Это обусловлено тем, что филиал – это обособленное подразделение юридического лица и должен подчиняться его централизованной организационно-правовой структуре.

Согласно требованиям унифицированной формы штатное расписание подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если данные должности в организации отсутствуют, то штатное расписание подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Проставление печати на штатном расписании не предусмотрено унифицированной формой № Т-3.

Поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Так, если штатное расписание содержится на бумажном носителе, то оно хранится, как правило, в металлических сейфах и (или) запирающихся шкафах. Помещения для хранения должны быть оборудованы замками и снабжены сигнализацией. На рабочих столах сотрудников данный документ может находиться в течение рабочего дня. По окончании рабочего дня он должен убираться в место хранения.


Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., а также локальными нормативными актами работодателя.

Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Сроки хранения штатного расписания определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России № 558от 25.08.2010 г. Согласно п. 71 данного Перечня штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно. Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня). Переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п.73 Перечня).

>Как разработать штатное расписание

Образец штатного расписания на 2019 год оформляем по всем правилам

Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам). Заполнение производится с опорой на пакет документов:

  • устав организации;
  • структура предприятия (если она составлялась);
  • нормы численности;
  • ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Для чего нужно штатное расписание в организации 2019 г., в него же не вносятся фамилии конкретных работников? Суть этого документа — контроль структуры предприятия, численности сотрудников и размера зарплатного фонда. Чтобы знать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка, которая формируется на локальный филиал или на всю структуру предприятия.

Штатное расписание должно содержать:

  • перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
  • наименование должностей с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
  • сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2 категории, фрезеровщик 5 разряда и т. д.);
  • сведения о количестве ставок;
  • штатный оклад, часовая тарифная ставка в соответствии с действующей системой оплаты труда;
  • виды и размеры доплат и надбавок.

Для оформления штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Если АО и ООО имеют в системе оплаты труда другие составляющие, они могут разработать бланк самостоятельно, предусматривать все особенности и дополнять форму Т-3 графами. Ячейки без данных можно оставлять пустыми.

Как разработать штатное расписание

Шаг 1. Заполняем шапку

Необходимо указать полное и сокращенное наименование организации, как это значится в учредительных документах. Вписываем код организации по ОКПО, номер и дату составления списка, а также количество внесенных ставок. Указываем реквизиты приказа об утверждении штатного расписания, период и начало его действия.

Шаг 2. Заполняем графы штатного расписания

Все данные указываются без сокращений, в соответствии с наименованиями в структуре предприятия. Если отдельно структуры нет, то столбцы заполняются в алфавитном порядке или в порядке убывания количества сотрудников в подразделениях. Коды структурных подразделений также должны соответствовать структуре организации. При ее отсутствии коды присваиваются в соответствии с порядком расположения подразделений в таблице.

Если выполнение работ сопряжено с предоставлением компенсаций, льгот или наличием противопоказаний, то наименования должностей, специальностей, профессий и требований к квалификации сотрудников должны строго совпадать с наименованиями и требованиями, содержащимися в квалификационных справочниках, или положениями профстандартов (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Это важно соблюдать, составляя новое штатное расписание МЧС на 2019 год и организаций похожего толка.

Важно помнить, что соответствие наименований профессий и должностей, содержащихся в штатном расписании и вписанных в трудовую книжку работника, спискам 1 и 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей могут давать право на льготное и досрочное пенсионное обеспечение (Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 и Постановление Совмина СССР от 22.08.1956 № 1173).

Несоблюдение этих требований трудового законодательства влечет за собой не только наложение административного штрафа на работодателя, но и неблагоприятные последствия для работника при оформлении пенсии или получении льгот.

Соответствие наименований профессий и должностей

Количество ставок

При заполнении штатного расписания указывают количество ставок — штатных единиц, в том числе неполных. Составляя штатное расписание на 2019 год, оформляем по всем правилам 0,5 ставки. В трудовом договоре с сотрудником, принятым на 0,5 ставки, и в приказе о приеме указывается полный оклад, прописываются условия о неполном рабочем времени и условия оплаты пропорционально отработанному времени.

Можно заранее предусмотреть ставки, которые комплектуются не сразу, но будут необходимы к концу отчетного периода при расширении штата. Этот вариант подходит, например, при планировании, как рассчитать количество ставок в штатном расписании ДОУ, когда будущая наполняемость детских групп еще не известна. В этом случае работодатель обязан предоставлять сведения в центр занятости населения о наличии вакансий на основании Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в РФ» (пункт 3 статьи 25 закона).

Штатный и внештатный работник

Трудовое законодательство не содержит понятия «внештатный сотрудник». Отношения с внештатными работниками регулируются в договорах гражданско-правового характера, в которых обозначен конкретный вид поручаемой им работы, а не должность. Тогда как штатное расписание содержит наименование профессий и должностей, но не вид работ. Если у работодателя возникает необходимость временно принять человека на должность, не предусмотренную в штате, например, для передачи опыта уходящего сотрудника, можно оформлять договор на выполнение конкретной работы, услуги либо оформлять его в штат на какую-нибудь свободную должность.

Шаг 3. Оплата труда и прочие выплаты

Система оплаты труда, необходимая для заполнения штатного расписания, утверждается в каждой организации. В графе «Тарифная ставка (оклад)» указывается штатный оклад в рублях (оклад, часовая тарифная ставка). Компенсационные выплаты, доплаты и надбавки необходимо устанавливать и указывать отдельно. Если штатный работник имеет сдельную оплату труда и размер месячной выплаты заранее не определить, в графу вносится фраза «Сдельная оплата труда». Обращаем внимание на размер окладов, тарифных ставок по одинаковым наименованиям и квалификациям профессий и должностей. Не может быть в одном отделе несколько специалистов одной квалификации с разными окладами, поскольку это нарушает принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 132 ТК РФ). При этом надбавки, доплаты и другие выплаты могут быть разными, в зависимости от квалификации работника, объема, сложности работ, а также от условий труда.

Графа «Надбавки» заполняется в процентах в соответствии с действующими законодательными актами, с учетом территориальных и климатических условий, условий труда, наличия образования, допуска к работе с информацией под грифом «секретно» и др. Если доплаты не имеют постоянного размера, об этом должно быть указано, например, в виде ссылки на нормативный акт.

Штатное расписание не может включать премии, т. к. они могут меняться и рассчитываются от трудового вклада работника, результатов деятельности предприятия или иных показателей, утвержденных в Положении о премировании работников.

Как подписать и утвердить приказ о штатном расписании (образец 2019 года)

Штатное расписание визируется начальником кадровой службы и главным бухгалтером только на последнем листе документа. В случае их отсутствия документ подписывает ответственный за его разработку. Штатное расписание и его изменения утверждаются приказом по основной деятельности, который подписывает руководитель предприятия или уполномоченное лицо.

Реквизиты приказа об утверждении нового штатного расписания (дата, год и номер) проставляются в шапке формы Т-3. Печать на этот документ не ставится. Хранится «штатка» все время в подразделении, которое отвечает за внесение в него изменений.

Образец приказа об утверждении нового штатного расписания

Образец приказа о штатном расписании 2019 г.

Все изменения в штатном расписании оформляются отдельными приказами. Ниже представлены несколько примеров таких документов.

Образец приказа об изменениях в штатном расписании в целях совершенствования организационной структуры

В связи с сокращением штатов и перераспределением функциональных обязанностей

В целях повышения мотивации (повышение окладов)

При переименовании должностей и подразделений

Штатний розпис: «кадрова азбука»

трудова документація, мінгарантії з оплати праці, доплати, надбавки

Штатний розпис підприємства істотно спрощує вирішення цілої низки питань, пов’язаних з управлінською, кадровою, бухгалтерською і плановою роботою. Саме на підставі штатного розпису здійснюються підбір персоналу на вакантні посади, прийом на роботу, переведення працівників на іншу роботу, планування витрат на оплату праці, складання звітності до служби зайнятості про наявність вакансій і т. д.

Як же правильно скласти і затвердити штатний розпис підприємства?

Розпочнемо з того, що є штатним розписом. Це документ, що встановлює організаційну структуру підприємства, штати й оклади (тарифні ставки) працівників. Штатний розпис містить найменування посад (професій), чисельність працівників і оклади (ставки) за кожною посадою (професією).

Де шукати форму штатного розпису?

Для госпрозрахункових підприємств єдиної типової форми штатного розпису не існує. Так що все у ваших руках! Але якщо не знаєте, з чого розпочати, за основу можна взяти форму штатного розпису, затверджену для бюджетників*. Ну і, звичайно, у цій нелегкій справі вам допоможе наша стаття .

* Відкривайте наказ Мінфіну «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57.

Єдиної типової форми штатного розпису, яку повинні застосовувати госпрозрахункові підприємства, на сьогодні немає.

Як виглядає штатний розпис? У загальному випадку штатний розпис містить: гриф затвердження, заголовок і текст. У тексті вказують найменування структурних підрозділів; найменування посад (професій); кількість штатних одиниць відповідної посади (професії); розміри окладів (тарифних ставок), надбавок і доплат за кожною посадою (професією); місячний фонд заробітної плати для працівників відповідної посади (професії) і в цілому по підприємству.

Як скласти штатний розпис?

Зараз розповімо, а весь процес умовно розіб’ємо на 6 етапів. Пройдемо їх разом.

1 етап — визначаємо структуру підприємства, форми і системи оплати праці.

Найменування структурним підрозділам, як правило, підприємства присвоюють самостійно. Але в окремих випадках від правильного найменування відділу або цеху може залежати можливість отримання працівниками певних пільг і гарантій. Так, якщо, наприклад, працівники вашого підприємства мають право на пенсію за віком на пільгових умовах згідно зі Списками № 1** і № 2***, то при визначенні найменувань структурних підрозділів, у яких вони працюють, враховуйте найменування, вказані в цих списках.

** Список № 1 виробництв, робіт, професій, посад і показників на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці, зайнятість в яких повний робочий день дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, затверджений постановою КМУ від 24.06.2016 р. № 461.

*** Список № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників на роботах із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість в яких повний робочий день дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, затверджений постановою КМУ від 24.06.2016 р. № 461.

Форми і системи оплати праці, застосовувані на підприємстві, мають бути встановлені в колективному договорі (другому локальному нормативному акті роботодавця, погодженому з профспілкою (представником трудового колективу)).

2 етап — установлюємо перелік посад і професій працівників.

У штатному розписі мають бути вказані всі необхідні для нормальної роботи підприємства посади і професії, у тому числі ті, які посідають сумісники, а також вакантні посади. Адже саме на підставі цього документа планується необхідна чисельність працівників.

При розробці штатного розпису майте на увазі, що роботодавець має право надавати штатним одиницям тільки найменування, вказані в Класифікаторі професій ДК 003:2010.

Ці ж найменування згодом використовуватимуться в текстах наказів про особовий склад, записах у трудову книжку.

3 етап — розраховуємо чисельність штатних одиниць. Під штатною одиницею розуміється посадова одиниця, встановлена штатним розписом підприємства.

Кількість штатних одиниць звичайні підприємства визначають самостійно, керуючись економічною обґрунтованістю і доцільністю змісту планованої чисельності працівників.

Зверніть увагу: залежно від потреб підприємства допускається встановлювати в штатному розписі кількість штатних одиниць за посадами менше 1 (наприклад, 0,75 або 0,5).

Їх установлюють у випадках, якщо за цією посадою не потрібна зайнятість працівника повний робочий час.

У той же час на одну «цілу» одиницю, вказану в штатному розписі за певною посадою (професією), може бути прийнятий як один працівник, так і, наприклад, два працівники з неповним робочим днем на 0,5 штатної одиниці кожен. Це означає, що кожен із цих двох працівників відпрацює 50 % робочого часу й отримає, відповідно, половину окладу, встановленого за цією посадою.

4 етап — установлюємо розміри окладів, надбавок, доплат. Тут орієнтиром має бути колдоговір або інший локальний нормативний акт роботодавця (наприклад, Положення про оплату праці), погоджений з профспілкою (представником трудового колективу), у якому встановлені норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови введення і розміри надбавок, доплат.

Важливо! Як і раніше, не можна встановлювати всім працівникам оклади (тарифні ставки) в однаковому розмірі. Вимога про необхідність оплачувати їх працю з урахуванням кваліфікації працівників і складності виконуваних робіт залишилася і в ст. 95 КЗпП, і в ст. 6 Закону про оплату праці.

У штатному розписі допускається затвердження однакових найменувань посад з різними посадовими окладами (тарифними ставками).

Під час складання штатного розпису на 2017 рік враховуйте, що оклад (місячна тарифна ставка) працівника не може бути менше прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб на 1 січня 2017 року (тобто 1600 грн.).

Зверніть увагу: в штатному розписі за окремими посадами можуть бути вказані доплати та/або надбавки, які є складовими системи оплати праці і мають постійний характер. А ось «трудову» доплату до мінзарплати в штатному розписі відображати не треба, оскільки її розмір може змінюватися залежно від виконаної норми праці в поточному місяці.

5 етап — готуємо проект штатного розпису. Перед затвердженням штатного розпису готується його проект, який узгоджується з керівниками відділів (служб).

Чи треба проект штатного розпису погоджувати з профспілкою?

Вважаємо, що ні, якщо порядок установлення розмірів окладів (ставок), доплат і надбавок регулює колдоговір (інший локальний нормативний акт роботодавця, який погоджений з профспілкою (представником трудового колективу)), а штатний розпис складається на його основі (з урахуванням його вимог).

6 етап — затверджуємо штатний розпис. Зазвичай штатний розпис затверджують шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) за основною діяльністю. Допускається також затвердження штатного розпису безпосередньо грифом затвердження (див. далі).

Штатний розпис, як правило, вводиться в дію з початку календарного року і діє впродовж усього року. У той же час комерційні підприємства можуть затверджувати штатні розписи з бажаною періодичністю, хоч щомісячно.

Якщо термін дії штатного розпису не обумовлений, то він діє безстроково аж до затвердження нового.

За необхідності до штатного розпису можуть бути внесені зміни. Якщо вони не істотні, то, як правило, видають наказ про внесення змін до штатного розпису. Якщо ж змін багато, то є сенс викласти штатний розпис у новій редакції.

Наведемо зразок штатного розпису підприємства, затвердженого безпосередньо грифом затвердження.

Зразок штатного розпису

Tема: Штатний розпис (Штатное расписание).

Затверджена форма штатного розпису існує лише для бюджетників. Можете використовувати її як зразок штатного розпису і на своєму підприємстві: звичайна форма > > >, типова форма > > > (обидві затвeрджені наказом Мінфіну України № 57 вiд 28.01.2002).

Штатний розпис затверджується нa початку діяльності підприємства, з чaсом, при необхідності, створюється нoвий документ aбо вносяться зміни до того, що існує в разі введення нових штатних oдиниць, зміни розміру заробітної плaти aбо істотних умов праці: систем тa розмірів оплати праці (БОНУС: Скачайте довідник «Зарплата»), рoзрядів і найменувань посад, i тому подібне.

Наказ, яким затверджується штатний розпис, офoрмлюється з дотриманням уcіх вимог до організаційно-рoзпорядчої документації відповідно дo Національного стандарту Украї­­ни «Дeржавна уніфікована сис­те­ма документації. Унiфікована система організа­ційно­-pозпорядчої документації. Вимоги дo оформлення дoкумен­тів ДСТУ 4163-2003».

Перший екземпляр зaтвердженого штатного розпису залишається в кaнцелярії, а копії прямують у відділ кадрів для набору працівників і складання звітів, та в бухгалтерію — для нарахування зарплати (додатково — Питання, що чaсто ставляться про зарплату).

Нижче на цій сторінці наведений простий зразок штатного розпису з відповідним наказом, які підійдуть більшості підприємств. Нагадаємо, що бажано користуватися державною мовою.

Крім цього на окремих сторінках дивіться:

01) Зміни штатного розпису,

02) Наказ про зміни професій у штатному розписі,

03) ,

04) Зразок з реального життя — для університету.

БОНУС: Довідник «Приклади заповнення»

Зразок штатного розпису:

Товариство з обмеженою відповідальністю «Гадюкінськ-Інтернешнл»

НАКАЗ № 37/К

31.12.2015 р.

м. Oдеса

Про затвердження штатного розпису

НAКАЗУЮ:

1. Затвердити і ввeсти в дію з 1 сiчня 2016 року штатний розпис у кiлькості 11 (одинадцяти) штатних одиниць з міcячним фондом заробітної плати 75200 (Сімдесят п’ять тисяч двісті) гривень (додається).

Директор ________________________ O. A. Міліонерченко

ЗАТВЕРДЖУЮ

штат y кількoсті 11 штатних одиниць

з мiсячним фондом заробітної плати

75200 (Сімдесят п’ять тисяч двісті) грн

Директор __________________ O. A. Міліонерченко

31 грудня 2015 р.

ШТАТНИЙ РОЗПИС ТОВ «Гадюкінськ-Інтернешнл»

Ввoдиться в дію з 1 сiчня 2016p.

з/п

Нaзва структурного підрозділу

Посада

(пpофесія)

Код за Класифікатором пpофесій ДК 003:2010

Кiлькість штатних одиниць

Посадовий оклад, гpн

Надбавки, гpн

Доплати, грн

Місячний фoнд заробітної плати, грн

Адміністрація

Диpектор

Секретар

Бухгалтерія

Головний буxгалтер

Бухгалтер

Відділ кадрів

Начальник вiдділу кадрів

1232

Інспектор з кaдрів

Відділ збуту

Начальник вiдділу збуту

Менеджер iз збуту

Господарський відділ

Водій автoтранспортних засобів

8322

Прибиральник службових пpиміщень

Разом

Начальник відділу кадрів ________________ К. С. Кадрівець

Зауважень немає

Головний бухгалтер ___________________ П. А. Хітрова

Інші сторінки за темою: «Зразок штатного розпису»:

1) Перевірки Держпраці

2) Посадова інструкція бухгалтера

3) Індексація зарплати

4) Правила внутрішнього трудового розпорядку

  • < Наказ про зміни професій у штатному розписі
  • Должности в штатном расписании >

Штатное расписание, образец

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *