Уведомление об изменении условий труда

Когда составляется?

Объективные обстоятельства вынуждают руководство организации принимать организационные решения, которые влекут за собой необходимость корректировки отдельных пунктов в договорах с работниками.

Изменения могут касаться любого пункта:

• график работы;
• сменность;
• оплата труда;
• место работы и так далее.

После принятия соответствующего решения, но до того момента, когда изменения вступают в силу составляется уведомление работнику об изменении условий трудового договора.

Естественно, необходимо определить ответственных за составление уведомлений сотрудников.

Все перечисленное оформляется отдельным приказом, который включает в себя:

1. Причина, приведшая к необходимости изменять трудовые договоры: открытие нового направления деятельности, например.
2. Как и у каких работников изменятся условия труда.
3. Кому поручается работа по составлению уведомлений и в какой срок она должна быть закончена.

С этим приказом желательно ознакомить всех заинтересованных сотрудников под роспись. Для тех людей, чьи трудовые договоры претерпят изменение, такой шаг даст время подумать над тем, согласны они продолжить работу в новых обстоятельствах или нет.

После этого специалист будет готовить отдельное уведомление об изменении трудового договора для каждого работника. Трудовой кодекс обязывает оформлять такие документы в письменном виде.

Пример уведомления об изменении условий трудового договора мы приводим ниже.

Как составить?

Никакой обязательной формы для уведомлений не предусмотрено.

Сразу стоит отметить, что уведомление сотрудника об изменении условий трудового договора составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у работника, а второй – хранится в организации.

Предполагаем, что стоит обратить внимание на включение следующих основных моментов:

1. Реквизиты: наименование организации; фамилия и должность лица, которому адресовано уведомление; дата составления; фамилия и подпись руководителя, который правомочен пописывать такие уведомления.
2. В самом тексте уведомления необходимо чётко и понятно изложить, как, в связи с чем и на основании каких статей Трудового кодекса вносятся изменения в трудовой договор.

   Также следует указать номер и дату заключения договора, точно перечислить изменяемые пункты и прописать, как теперь эти пункты будут читаться. Укажите дату, после которой изменения вступят в силу.

3. Кратко изложите, если это возможно, суть перемен в условиях труда сотрудника. Не каждый поймёт, как изменятся условия его работы, когда читает юридические формулировки в документе.
4. В уведомлении не обязательно, но желательно осветить, какие правовые последствия ожидают работника в случае, если он не согласится с изменениями в трудовом договоре.

   Статья 77 Трудового кодекса РФ предусматривает, в этом случае, расторжение договора по инициативе нанимателя, и выплату суммы среднего заработка за две недели в качестве выходного пособия.

5. В конце уведомления имеет смысл вписать фразу следующего содержания: «Суть уведомления мне ясна, с содержанием ознакомлен(а). Один экземпляр получил на руки лично».

   Далее вписываем печатную форму, где сотрудник проставит дату получения уведомления, свою подпись, фамилию и инициалы. Тем самым работник письменно закрепит факт получения уведомления и то, что суть документа была ему разъяснена.

   Естественно, следует доступно рассказать человеку, что его ждёт, как в случае согласия, так и в случае несогласия с предлагаемыми изменениями.

6. Чтобы не нужно было заниматься истребованием от сотрудников согласия на изменения условий трудовых договоров, в конце уведомления имеет смысл прописать такую фразу: «С изменениями условий трудового договора согласен(на)/ не согласен(на) ________________________» (нужно вписать собственноручно).

   После этого расположите поле для подписи и фамилии с инициалами. Сотрудник сам впишет, согласен он или нет с преобразованиями в компании, и распишется. Таким образом, можно не только уведомить сотрудника о предстоящих изменениях в трудовых отношениях, но и подтвердить вручение ему такого документа, а также получить его согласие или несогласие с такими изменениями.

Уведомление об изменении трудового договора (образец):

Некоторые специалисты прописывают в уведомлениях требование известить руководство о согласии или несогласии с изменениями трудового договора в определённый срок.

Такая, казалось бы, хорошая идея, ставит множество вопросов, как перед сотрудником, так и перед теми людьми, которым поручено проконтролировать согласие работника с изменениями.

Работники будут спрашивать у специалиста, как им сообщить о своём решении, будут просить форму заявления и так далее. Вполне вероятно, что некоторые вовсе проигнорируют это требование, и специалист будет вынужден сам оформлять их ответы задним числом.

уведомление об изменении условий трудового договора (бланк).

Как вручить?

Никаких сложностей с вручением уведомлений не возникнет, если человек находится на рабочем месте. Достаточно будет вызвать его к специалисту, занимающемуся работой по уведомлению об изменениях в трудовых договорах, чтобы вручить ему этот документ.

Ситуация становится сложнее, если сотрудник находится в отпуске или не работает ввиду временной нетрудоспособности по болезни.

В этом случае применяются стандартные способы доставки корреспонденции – через почту, заказным письмом с уведомлением о получении.

Датой уведомления будет считаться дата, когда сотрудник расписался в получении письма.

Как и многие другие кадровые вопросы, уведомление об изменении существенных условий трудового договора требует внимательности и строгого соблюдения юридических процедур от специалистов по кадрам.

С другой стороны, каждый сотрудник оценит человеческое отношение к нему. Непосредственному руководителю целесообразнее будет поговорить об изменениях с работником заранее, ответить на его вопросы и объяснить, как это коснётся непосредственно исполнения должностных обязанностей. Получение уведомления должно стать простой формальностью, а не неожиданностью.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

В большинстве случаев с работниками, принимаемыми в организацию, заключается трудовой договор. С течением времени обстоятельства могут повлиять на изменение некоторых его пунктов. При существенных переменах работодатель обязан уведомить об этом сотрудника.

Трудовой договор представляет собой соглашение между работником и работодателем, где оговариваются:

• трудовой распорядок;
• порядок оплаты труда;
• обязанности и права каждой из сторон;
• любые особенности работы в конкретной организации.

Все пункты договора должны соответствовать трудовому законодательству. Условия, прописанные в документе, разделяются на существенные и дополнительные. Существенные условия определяют точный порядок взаимоотношений между работником и работодателям и к ним относятся:

• данные сотрудника;
• сведения о стороне, предоставляющей работу;
• трудовой распорядок, принятый в организации или установленный для конкретного работника;
• место исполнения трудовых обязанностей;
• должность;
• порядок оплаты труда и его размер;
• условия труда.

Дополнительные условия могут уточнять характер работы и вноситься локальными актами с согласия обеих сторон.

При изменении существенных условий работодатель обязан заранее известить работника об этом не позднее, чем за два месяца перед вступлением их в силу. В этом случае составляется уведомление и передается на ознакомление.

Оформление документа — образец.

Законодательство не устанавливает строгой формы уведомления, но требует обязательно оформить его письменно. Работодатель может самостоятельно разработать документ, но с соблюдением обязательных реквизитов. В документе должны присутствовать:

• сведения о причинах изменений;
• характер предстоящих изменений;
• дата составления документа (с этого момента пойдет отсчет срока, по истечении которого изменения вступают в силу).

Целесообразно в уведомлении указать срок, который отводится работнику на принятие решения по поводу работы в новых условиях.

Уведомление должно содержать:

• наименование документа (уведомление);
• от кого и кому направляется документ;
• дата и номер;
• причина и характер изменений;
• дата, с которой изменения начнут действовать;
• подпись ответственного лица.

Работнику может быть предложена иная работа в случае его отказа от предложенных изменений. Любая вакантная ставка в организации обязательна к рассмотрению. В тексте уведомления также прописывается вариант увольнения, если работник не готов работать далее в новых условиях, либо его не устраивают имеющиеся вакантные места.

Форма уведомления об изменении условий трудового договора: пример1 и пример2

Образцы уведомлений об изменении условий трудового договора:

• о графике работы
• о режиме рабочего времени

Трудовой кодекс по поводу извещения не настаивает на выдаче документа под роспись работника, но практика показывает, что именно так работодатель сможет доказать, что известил работника вовремя. Поэтому он составляется в двух экземплярах, один из которых за подписью гражданина хранится в отделе кадров, а второй – у него на руках.

При отказе работника ставить в уведомлении свою подпись работодатель может составить соответствующий акт, что и станет доказательством при возникновении трудовых споров.

Ответ работника на уведомление

Решение по поводу предстоящих изменений может быть разработано работодателем и использоваться в своем документообороте. Этот шаблон может быть рекомендован работнику, который составит соответствующее заявление.

Может быть несколько вариантов решения:

1. Согласие продолжить работу в новых условиях.

Составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются новые параметры. Кадровая служба оформляет приказ, который становится окончанием процедуры изменений условий соглашения между работником и администрацией организации.

1. Отказ от работы в измененных условиях, но согласие на перевод на другую работу в организации.

При наличии вакантных мест работы работодатель обязан их предложить и указать списком в уведомлении. Это могут быть даже должности ниже занимаемой на данный момент и с меньшим окладом, условием является возможность выполнения работы с учетом состояния здоровья и квалификационное соответствие.

Перевод осуществляется при письменном согласии работника с оформлением дополнительного соглашения к договору и приказа руководителя организации о переводе (ст.72.1 ТК). Затем кадровая служба вносит записи в личную карточку работника и трудовую книжку.

1. Отказ работника от всех вариантов.

Работник вправе принять решение об отказе от нововведений, а также предложенных вакансий. Тогда трудовой договор подлежит расторжению на основании п.7. ч.1. ст.77 ТК. Происходит это на основании приказа по организации с полным расчетом за отработанный период, компенсацией за неиспользованный отпуск и выходным пособием.

Работодатель изменяет условия трудового договора (место работы) по ст. 74 ТК РФ.
Должно ли руководство учреждения уведомить сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, об изменении определенных сторонами условий трудового договора? Должен ли работодатель уволить работника, отказавшегося от работы в новых условиях, сразу после отказа, или это следует сделать после истечения срока уведомления?

16 января 2017

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель должен уведомить сотрудников об изменении условий их трудовых договоров вне зависимости от того, работают они или находятся в отпуске по уходу за ребенком. Увольнение по п. 7 части первой ст. 77 ТК РФ до истечения срока уведомления неправомерно.

Обоснование вывода:
В соответствии с частями первой и второй ст. 74 ТК РФ в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ.
Каких-либо ограничений на изменение трудового договора в период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком трудовое законодательство не содержит. При этом обязанность работодателя уведомить о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, распространяется на все категории работников, в том числе и на сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком.
Закон не определяет порядка, сроков и формы уведомления. Однако работодатель заинтересован в уведомлении отсутствующих работников как можно скорее — ведь установленный частью второй ст. 74 ТК РФ срок для вступления изменений условий трудового договора в силу начнет течь только после вручения работнику уведомления. При этом женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, имеет право в любой момент прервать такой отпуск и выйти на работу, а работодатель, в свою очередь, обязан предоставить ей работу, предусмотренную трудовым договором, на определенных этим договором условиях (часть четвертая ст. 256 ТК РФ, часть первая ст. 21 ТК РФ).
Так как работницы во время отдыха, к которому относится и время любых отпусков (в том числе отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком), не обязаны являться на работу для ознакомления с какими-либо документами (ст.ст. 106 и 107 ТК РФ), работодателю следует направить им уведомление по почте либо нарочным. Причем работодатель должен располагать доказательствами, что работницы получили соответствующее отправление.
Как указано в частях третьей и четвертой ст. 74 ТК РФ, если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой ст. 77 ТК РФ. О несогласии работника работать в изменившихся условиях могут свидетельствовать составленный и подписанный им отдельный документ либо отметка об отказе, сделанная работником на уведомлении работодателя о предстоящих изменениях условий договора.
Отметим, что увольнение по основанию, предусмотренному п. 7 части первой ст. 77 ТК РФ, не относится к основаниям прекращения трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ). Поэтому прекращение трудового договора по этому основанию допускается как с работниками, перечисленными в ст. 261 ТК РФ, так и с работниками, находящимися в отпуске (в том числе по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет) (смотрите также, например, постановление Президиума Верховного Суда РФ от 08.06.2011 N 12-ПВ11, определение Суда Еврейской автономной области от 17.10.2014 N 33-542/2014, определение Московского городского суда от 31.10.2013 N 11-35710/13).
Аналогичные разъяснения содержатся и в консультациях с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ» (Вопрос 1, Вопрос 2, Вопрос 3).
Как следует из ст. 74 ТК РФ, до истечения срока предупреждения работодатель должен обеспечить работнику возможность выполнять трудовую деятельность на тех условиях, которые указаны в его трудовом договоре, независимо от того, согласился работник с вносимыми изменениями или нет. Новые условия трудового договора вступают в силу только после истечения срока предупреждения*(1).
При этом мы полагаем, что в случае несогласия работника работать в новых условиях работодатель обязан (по аналогии с увольнением по сокращению — смотрите, например, определение Судебной коллегии по гражданским делам Омского областного суда от 23.05.2007 N 33-1597) предлагать работнику все вакантные должности, как существующие, так и вновь вводимые, которые он мог бы занять с учетом его здоровья, образования, квалификации и опыта работы, вплоть до даты истечения срока предупреждения.
Кроме того, закон не предусматривает права работодателя уволить работника (в том числе с его согласия) по п. 7 части первой ст. 77 ТК РФ до истечения срока уведомления*(2).
Соответственно, даже если работник отказался работать в новых условиях и от перевода на предложенные ему должности (или такие должности в настоящий момент в организации отсутствуют), работодатель не может уволить сотрудника по п. 7 части первой ст. 77 ТК РФ до истечения срока уведомления.
Специалисты Роструда также высказывают мнение, что работодатель не вправе уволить работников до истечения двухмесячного срока с даты уведомления о предстоящих изменениях организационных или технологических условий труда, определенных сторонами условий трудового договора, в связи с отказом работников работать в новых условиях (смотрите ответы с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ» на Вопрос 4, Вопрос 5).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

23 декабря 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————
*(1) Если изменение условий трудового договора происходит с согласия сторон трудового договора, то работодателю не требуется уведомлять работника о предстоящих изменениях и выдерживать двухмесячный срок. В этом случае работник и работодатель подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении соответствующих его условий (ст. 72 ТК РФ). В этом соглашении стороны согласуют дату, с которой изменения для них вступят в силу.
*(2) Отметим, что, например, право работодателя уволить работника с его согласия до истечения уведомительного срока прямо предусмотрено законом в случаях увольнения при ликвидации организации или в связи с сокращением численности или штата работников организации (ст. 180 ТК РФ).
В случае изменений условий трудового договора в соответствии со ст. 74 ТК РФ до истечения двухмесячного срока работник может быть уволен по иным основаниям (разумеется, при их наличии), например по инициативе работника или работодателя, по соглашению сторон и т.п.

В какой срок

Чтобы сотрудникам было время подготовиться и принять решение о рабочем месте, работодателям даны сроки уведомления граждан:

• как минимум 2 месяца для юридических лиц;
• для индивидуальных предприятий и фирм, где начальник является физическим лицом — минимум 2 недели;
• не менее недели для компаний религиозного характера.

Работник, который отказывается подписывать приказ, увольняется по собственному желанию. Если он согласен, то в бухгалтерию отправляется уведомление о том, что человек готов продолжать сотрудничество. Затем стороны подписывают документ, который подшивает в личное дело работника.

Точная форма уведомления законом не установлена, главное, чтобы в нем были указаны следующие положения:

1. ФИО получателя, реквизиты и название организации полностью.
2. В теле документа прописывается необходимость нововведений со ссылками на законы. Чуть ниже прописывается процесс реорганизации рабочего места. В конце ставится дата, с которой изменения начнут действовать. Последней строчкой оставляется место для подписи сотрудника.
3. Работодатель не должен использовать сложных терминов при объяснении оснований для изменений. Работники должны понять, когда и каким образом условия труда поменяются.
4. Можно добавить строчку о последствиях отказа сотрудника подписывать уведомление со ссылкой на 77 статью Трудового кодекса. В случае несогласие человека он будет уволен с выплатой зарплаты, отпускных и компенсации.

Как составить уведомление и его образец

Трудовым кодексом установлены обязательства работодателя вовремя уведомлять сотрудника. В уведомлении требуется прописать:

• причины изменений со ссылками на приказ;
• какие положения трудового договора будут изменены.

Если работник соглашается, к трудовому договору можно заключить дополнительное соглашение. Если человек отказывается подписывать документ, работодатель отправляет второе уведомление с предложением вакантной должности.

Если работника не устраивают предложения о работе, он увольняется в соответствии с Трудовым кодексом.

В ситуациях, когда работодатель решает сократить рабочий день или неделю, он увольняет несогласного сотрудника по статье 81 Трудового кодекса. Работнику полагаются дополнительные выплаты и сохранение всех социальных гарантий.

Законодательством не установлена единая форма уведомления, его можно заполнить на бланке компании или обычном листе А4.

Скачать бланк уведомления об изменении условий трудового договора можно по ссылке.

Оплата труда

Уведомление об оплате труда составить проще всего, так как согласия сотрудника не требуется, его ставят перед фактом. В начале документа указывается ФИО работника полностью, а также должность и подразделение. Последней строчкой оставляют место для подписи человека.

Существенные условия

Условия работы, прописанные трудовым договором, должны оставаться неизменными (незначительные перемены не считаются). Если рабочее место находится в процессе изменения, работодатель обязан в установленные сроки предупредить сотрудника. Без уведомления запрещено менять трудовой договор.

Если перемены охватывают все сферы деятельности сотрудника, необходимо изменить оригинальный документ, а не подшивать дополнительное соглашение.

Работодатель обязан объяснить причины изменений и подтвердить слова ссылками на законы. Этот процесс занимает больше времени, чем изменение зарплаты, так как требуется соблюсти права сотрудника и учесть его интересы.

Если прийти к соглашению невозможно, при увольнении выплачиваются дополнительные компенсации.

Отпуск

Статьей 74 Трудового кодекса установлено, что работодатель обязан предупредить сотрудника об изменениях за 2 месяца, даже если человек находится в отпуске.

Согласно Трудовому кодексу, разрешено предупредить гражданина раньше, если он планирует выйти в оплачиваемый отпуск.

Место работы

Любые изменения места работы являются причиной поменять трудовой договор. К основаниям уведомить сотрудника относятся:

• изменение условий ежемесячной зарплаты;
• перевод на другую должность;
• переработка графика работы.

Если человек переходит на другое место работы временно, трудовой договор не меняется. Временная должность считается постоянной, если переведенный работник не возвращается обратно после завершения срока службы.

Режим

Сотрудника требуется уведомить об изменениях, если задействуется одна из следующих сфер:

• работа в ночной период;
• сверхурочные часы;
• выполнение должностных обязанностей, которые отклоняются от прописанных в трудовом договоре;
• место работы;
• время отдыха.

Если сотрудник будет перерабатывать, ему требуется компенсировать дополнительные часы.

Оформление документа

Этот документ не имеет унифицированной формы. Поэтому он может быть оформлен произвольно, на фирменном бланке организации. Документ составляется в 2-х экземплярах. В каждом из них работник должен поставить свою подпись. Один остается у работодателя, второй передается сотруднику.

Образец уведомления об изменении условий трудового договора

Документ должен содержать:

• описание новых условий труда с указанием причин нововведений;

• дату их вступления в силу;

• предложение о переходе на вакантные должности (при наличии, о чем необходимо сообщить за два месяца), если трудящегося не устраивают новые правила.

Если сотрудник не согласен с предложением нанимателя, он должен быть уволен (основание — п.7 статьи 77 ТК РФ). При положительном ответе он должен сообщить нанимателю, что нововведения его устраивают. Сторонами подписывается доп соглашение, которое утверждается приказом руководителя.

Документ регистрируется в журнале регистрации уведомлений и хранится на предприятии в личном деле трудящегося 75 лет (указание на это имеется в “Перечне типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.10 г.).