Как вести книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (п. 41 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Скачать бланк книги учета трудовых книжек

За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно скачать по ссылке.

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Скачать унифицированную форму журнала учета трудовых книжек

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 30.03.2018, то нужно указать 30.03.2018. Никакие «30 марта» или «30.03.18» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69).

В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.

Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.

Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.

Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).

В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.

Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.

О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец-2017».

Обязана ли организации вести журнал о выдаче копий трудовых книжек?

Ответ на вопрос:

Такой журнал обязательным не является.

Обязательными журналами, связанными с трудовыми книжками, являются:

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Регистрация выданных копий трудовых книжек действующим законодательством не предусмотрена.

Факт получения работником копии запрошенного им документа можно зафиксировать несколькими способами:

— получение отдельной расписки от работника о получении запрошенной копии документа;

— отметки на заявлении о выдаче копии документа о том, что копия работником получена, подпись, дата;

— вести отдельный журнал выдачи копий документов. При этом это может быть как единый журнал, в котором Вы отражаете информацию о выдаче любых копий документов, так и разные журналы с учетом видов полученных копий.

Доказательство выдачи копии документа с соблюдением сроков, установленных ст. 62 ТК РФ, важно для работодателя, т.к. подтверждает его добросовестность и исключает проблемы с ГИТ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Какие документы по кадрам должны быть в организации

В настоящее время законодательством не утвержден единый перечень документов по кадрам, которые необходимо оформлять в организации.

Анализ действующих норм, которые содержат разрозненные требования в отношении отдельных кадровых документов, позволяет разделить их на три вида:

  • обязательные документы, которые должны быть во всех организациях;
  • обязательные документы, которые необходимо оформлять лишь при определенных обстоятельствах;
  • рекомендованные к оформлению документы, но необязательные.

Для удобства работы каждая организация может составить свой сводный перечень документов по кадрам, которые планируется оформлять. В таком перечне можно указать не только названия документов, но и основания их ведения, ответственных за их оформление должностных лиц или подразделения организации, а также иную необходимую информацию.

Об общем порядке организации кадрового документооборота см. Как организовать документооборот в кадровой службе.

О том, какие документы работодатель должен принимать с учетом мнения профсоюза, см. таблицу.

О том, какие регистрационные журналы необходимо оформлять в организации, см. в таблице.

Валентина Андреева,

кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия

С уважением и пожеланием комфортной работы, Роман Кондратюк,

эксперт Системы Кадры

Журнал трудовых книжек

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *