Образец акта недостачи товара

Что такое акт недостачи

Это документ, который фиксирует полный объем информации о не поставленном или поставленном в ненадлежащем виде товаре.

Его назначение:

• Отражение статистики – по данному отчету доступно определить уровень организованности работы менеджеров, административного состава, так как при качественном выполнении ими обязанностей потери минимальные;
• Отражение убытков – понесенных компанией в результате получения некачественного товара, которые подлежат к возмещению виновником.

В результате бумага имеет огромное значение при подведении результатов бухгалтерского баланса и в формировании отчетных документов за прошедший период.

Его особенность это универсальность назначения, так как применение документа доступно не только при получении товара, но и в процессе инвентаризации, после происшествия непредвиденных или чрезвычайных ситуаций.

Как оформляются недостача и излишки товара в бухгалтерии – смотрите тут:

Кем составляется и подписывается акт

Акт составляется в ходе осуществление мероприятия по приему товара или его ревизии. При этом он должен содержать подписи всех лиц, участвующих в данном процессе и быть заверен руководителем организации.

Если приемку осуществляет ИП для этого достаточно подписи только одного человека, на предприятии приемка должна выполняться по всем правилам, что подразумевает участие в данном процессе не менее 3-х человек.

Понятие, особенности и причины недостачи

На предприятии нередко происходят недостачи и потери материальных ценностей, под которыми подразумеваются основные средства, товары, материалы.

Недостачи могут происходить в результате целого ряда оплошностей и ошибок:

• Растраты материалов;
• Ненадлежащее использование;
• Злоупотребление своими полномочиями материально ответственных лиц;
• Хищение;
• Допущение ошибок в процессе разгрузки;
• Естественная убыль;
• Пересортица, которая ведет к излишку одних материалов и недостаче других.

Выявление такого недочета может произойти в результате:

• Инвентаризации;
• Перемещения, хранения или заготовки товара;
• В ходе продажи.
• Важно: одной из важнейших задач бухгалтера в ведении учетной политики – является контроль эффективного применения материала и качественного его использования.

Реквизиты и структура акта о недостаче

Несмотря на допустимые варианты формирования документа в ходе его составления необходимо придерживаться следующей структуры:

• Место и дата формирования;
• Наименование организации, принимающей товар и отгрузившей, если в сделке участвовала третья компания – перевозчик, необходимо указать и ее реквизиты;
• Состав комиссии, совершающей приемку товара;
• После слова «Акт» необходимо описать вариант перемещения товара – состояние контейнера, наличие пломб и прочих деталей;
• Если товар перед приемкой хранился на складе или при выполнении ревизии, следует описать условия хранения продукции;
• Выполнить подробное описание недостающего товара и указать на его конкретное количество;
• Указать на стоимость недостачи с определением НДС;
• В подведении итогов определить виновное лицо.

Образец заполнения акта.

Правила составления

Если недостача была выявлена в ходе сопутствующих мероприятий, к примеру, при сортировке товара, об этом необходимо известить руководство предприятия служебной или докладной запиской.

После чего руководитель издает указ о проведении приема товара или инвентаризации.

После определения состава комиссии необходимо известить поставщика, если недостача является фактом поставки продукции.

В ходе процесса инвентаризации нужно выполнить осмотр, пересчет и прием товара. Все полученные данные доступно формировать на отдельном листе бумаге.

После чего перенести основные сведения в акт:

• Ожидаемый объем продукции, если это инвентаризация необходимо указать количество продукции по каждой позиции, находящейся на складе. вы узнаете, что такое акт проведения инвентаризации и по каким правилам его оформляют;
• Количество недостачи или с признаками ущерба и брака. Как составить акт о браке товара при приемке – читайте в статье по ссылке;
• Стоимость каждой единицы товара и общая стоимость партии;
• Стоимость нанесенного урона;
• Если акт составлялся в результате приема продукции его необходимо формировать в количестве соответствующего количеству участников процесса, чтобы по одному экземпляру досталось перевозчику, поставщику и принимающей стороне.

Важно: при получении одновременно нескольких партий и выявления в них недостач или от нескольких поставщиков, следует составлять акт по каждой партии или случаю отдельно.

Подписать после подробного изучения обязаны все члены комиссии. Не лишним будет подкрепление к документу доказательствами.

Какие могут быть ошибки

Документ может быть признан ничтожным, к примеру, в ходе судебных разбирательств:

• Если на нем нет подписи всех сторон сделки;
• Нет согласия ответственного за недостачу лица с результатами ревизии;
• Если в нем допустимы исправления и несоответствия цифр;
• Бумага должна заверяться руководителем производства.

Бланк акта о недостаче товара.

Действия после составления документа

После составления документа необходимо, экземпляры предназначенные для контрагентов, передать им при этом сопровождать акт следует претенциозным письмом для виновника недостачи, в данном случае необходимо соблюсти сроки, отведенные для таких действий иначе поставщик имеет право на отказ в исполнении претензии.

Экземпляр оставшийся на предприятии передается в бухгалтерию или лицу, ответственному за ведение бухгалтерии для внесения в учет предприятия соответствующих данных и фиксирования убывшего или списанного товара. вы узнаете, как оформить приказ о списании основных средств.

После чего данный документ передается на утверждение руководителю. Если недостача была выявлена в ходе ревизии необходимо определить степень виновности ответственного лица и определить на основании акта меру наказания.

После использования данных из документа, следует подшить его в папку и хранить на предприятии в течение 3 лет.

Акт о недостаче в любом случае является важным документом для составления претензий, вынесения наказания и ведения бухгалтерского учета. Что такое претензия по договору поставки и как ее составить правильно – читайте в публикации по ссылке.

В результате использования данного документа многими лицами, к процессу его составления и общего формирования необходимо подойти со всей ответственностью, так как внесение данных сыграет основную роль в дальнейших действиях по возмещению убытков.

Как оформляется поступление товаров в программе 1С Управление торговлей – смотрите в этом видео:

На практике случаются ситуации, когда, принимая товар, покупатель может обнаружить недостачу. Оприходовать необходимо фактическое количество товаров, но как это сделать, если количество не совпадает с сопроводительными документами? В данном случае необходимо составить акт о недостаче товара.

Данный документ поможет в дальнейшем решении вопросов с продавцом или транспортной компанией, так как недостача может быть вызвана как ошибкой продавца при комплектации товара, так и потерей части товара при транспортировке. Давайте разберем подробнее, как правильно составить этот документ.

Акт недостачи товара при приемке

Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику.

Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.

Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.

Основная часть документа содержит следующую информацию:

• Место приемки товара;
• Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
• Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
• Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
• Способ доставки и дата отправления товара;
• Дата отправления товара со склада или станции отправления.

Далее в акт можно включить таблицу для фиксации расхождения в массе товара, которое было обнаружено на складе получателя товара. В таблице необходимо зафиксировать, какое количество мест, масса (брутто, тара, нетто), степень заполнения указаны в документах отправителя груза и поступило фактически, указать расхождения.

Затем необходимо заполнить таблицу, где зафиксировать количество товара, указанное в документах поставщика и количество товара, поступившее фактически. В таблицу необходимо внести следующую информацию:

• Наименование товара;
• Номер места;
• Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения;
• Какое количество товара значится по документам поставщика: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
• Фактическое наличие товара: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
• Брак (количество, сумма), бой (количество, сумма);
• Отклонения: недостача (количество, сумма) или излишки;
• Номер паспорта.

Под таблицей стоит зафиксировать, каким образом проводилось измерение количества товара, подробно описать дефекты (характер недостачи, боя и др.) и мнение комиссии о причинах их возникновения. Затем стоит зафиксировать подробно заключение комиссии. Заполненный акт подписывают члены комиссии, указывая место работы и расшифровку подписи, и представитель транспортной компании.

На практике иногда путают акт о недостаче товара и акт недостачи товара при ревизии (образец), однако это разные документы. Акт недостачи при ревизии – это документ, составленный при проведении инвентаризации, проводимой в компании, и обнаружении расхождений реального количества ТМЦ на складе с количеством в учете.

Особенности формирования акта, общие моменты

Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.

Прежде чем начать детальное описание этого конкретного акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем таким бумагам.

1. В силу того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – лучше составлять акт по его типу.
2. Акты можно формировать на обычном листе бумаги (лучше А4 формата) или на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании).
3. Акт составляется в двух идентичных экземплярах,
   • первый из которых отправляется предприятию-изготовителю/поставщику товара,
   • второй остается у организации-заказчика/покупателя.

   Оба экземпляра обязательно должны быть подписаны ответственными лицами.

4. Проштамповывать документ надо только в том случае, если условие о применении штемпельных клише прописано в учетной политике компании, представитель которой составляет акт.
5. При формировании акта следует быть очень внимательным, тщательно вписывая в него в него все найденные недостатки товара, все нюансы. Не надо забывать о том, что в случае, если дело дойдет до разбирательств в суде именно этот документ может стать юридически значимым и обрести доказательную силу для каждой из сторон.

Образец акта о выявленных недостатках товара

Акт не особенно сложен с точки зрения его структуры и содержания.

Вначале документа следует отвести несколько строчек под резолюцию директора предприятия. Затем акту присваивается номер и ставится дата его составления.

После этого идет основой раздел. Сюда первым делом вписывается:

• состав комиссии, которая участвует в составлении акта;
• ссылка на документ, который послужил основанием для ее создания (приказ или распоряжение руководителя организации).

Ниже находится таблица (можно оформить списком), в которую следует внести:

• основные идентификационные характеристики товара (его название, тип, номер, модель, количество, цену (за единицу и общую), дату поступления и т.д.);
• выявленные недостатки.

Под таблицей нужно указать:

• мероприятия, которые провела комиссия для того, чтобы найти дефекты: визуальный осмотр, разборку, экспертизу и т.п.;
• ответственных лиц;
• находился ли товар на гарантийном обслуживании;
• какие в дальнейшем с ним необходимо произвести действия (отремонтировать, списать, вернуть поставщику и пр.).

В заключение акт должен быть подписан всеми членами комиссии и по необходимости проштампован.

Акт недостачи при приемке товара: бланк

Единой, обязательной к применению формы акта о выявленной недостаче товара нет. Поэтому организация может разработать такой акт самостоятельно, взяв за основу, к примеру, форму № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132). Какой бы вариант акта организация ни выбрала, важно обеспечить наличие в форме такой первички обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Как правило, акт будет подписываться организацией-покупателем и представителями транспортной организации. Конечно, было бы лучше привлечь к подписанию акта и представителя продавца, если есть такая возможность, а также включить в состав лиц, составивших акт, представителя независимой организации. Соответственно, и количество экземпляров необходимо столько, сколько задействовано сторон. Обычно такой акт составляется в 3 экземплярах – для покупателя, продавца и транспортной организации.

Форму применяемого организацией акта о выявленной недостаче товара необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Пример бланка акта недостачи товара при приемке скачать можно по ссылке ниже.

Акт о недостаче товара при приемке (Word): .

Приведем также для акта о недостаче товара при приемке образец его заполнения:

Пред. / След.

Как правильно оформить недовоз по приходу?

Здравствуйте! У нас, вот такая ситуация получается. Приходную накладную, ставим на приход(для ускорения рабочего процесса), до поступления товара. Со всеми ее будущими косяками(про которые мы еще пока не в курсе, но они бывают с завидным постоянством, недовозами, перевозами, пересортами, возвратами и т.д.) Сумма соответственно ставится по накладной. Затем приезжает товар, и поставщик, его скидывает, без приемки, дабы успеть по другим, дальним точкам доставки ( мы у них не одни). Деньги за товар, принимает экспедитор в полном объеме. А вот при приемке обнаруживаются недовозы, о которых мы сообщаем поставщику. Но к сожалению, переделанная накладная, с переделанной суммой, к нам поступает только через неделю, со следующей поставкой. И разницу по деньгам, мы получаем тоже через неделю. Нам очень важно ставить накладную заранее, потому что, заказчики забирают свой товар в день поступления, задерживать нам не выгодно, потеряем клиентов. Так вот, о чем это я?) Как правильно оформить недовоз на уже поставленную накладную? Может, как то придумать, например Расход товара, там у вас есть , подпункт «списание», а это например подпункт «недовоз», на основании такой то накладной?

Элементы

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

• Первый пункт посвящен данным об организации.
• Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
• Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
• Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
• Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Таблица

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

• Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
• Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
• Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
• Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
• Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
• Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке

1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
2. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
3. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
4. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние. Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
5. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
6. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
   • Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
   • Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
   • Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

На акте обязательно указывается дата составления документа. Отослать акт поставщику нужно как можно быстрее, так как необходимо уложиться в требуемые законом сроки. В противном случае, поставщик может отказаться от исполнения претензии.

Бланк (форму) такого акта можно скачать здесь.

Образец акта о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.