Ошибки в договоре

Для того чтобы добавить к товару дополнительные реквизиты (=атрибуты в OpenCart), нажмите на него два раза левой кнопкой мыши, или один раз правой, и выберите пункт «Изменить». На экране появится карточка с информацией о товаре. Здесь Вы можете добавить изображение (группу изображений), производителя, материал (либо другие характеристики и их значения) и описание.

Примечание. Перед тем как добавлять новые реквизиты и значения товаров в номенклатуре 1С, необходимо убедиться, что в разделе «Администрирование — Общие настройки» активны строки «Дополнительные реквизиты» и «Наборы дополнительных реквизитов».

Рис. 1

Нажмите левой кнопкой мыши на пункт «Наборы дополнительных реквизитов и сведений». Откроется список с набором видов доп. реквизитов и значений. Здесь вы можете внести изменения в любой вид номенклатуры.

Рис. 2

Как добавить вид номенклатуры 1С

Для того чтобы добавить новый вид номенклатуры, откройте раздел «Нормативно-справочная информация» — «Виды номенклатуры».

Рис. 3

Нажмите на кнопку «Создать» — откроется форма для заполнения. В поле «Наименование» введите наименование вида доп. реквизитов. Далее откройте вкладу «Дополнительные реквизиты» и создайте необходимые параметры, например, «Страна производства», «Модель», «Материал» и т.п..

Рис. 4

Значения дополнительных реквизитов, например, «Страна производства» — «Россия», создаются в карточке товара.

Назначение дополнительных реквизитов в карточке товара 1С

В том случае если виды номенклатуры создавались после создания товаров в номенклатуре 1С, в карточке товара необходимо нажать «Разрешить редактирование реквизитов объекта» — «Разрешить редактирование». Далее на вкладке «Учетная информация» выберите необходимый вид номенклатуры. На вкладке «Описание» появятся соответствующие поля для заполнения. Значения создаются непосредственно для каждого поля.

Рис. 5

Примечание. В номенклатуре сайта, в карточке товара, дополнительные реквизиты будут носить информационный характер и недоступны для редактирования на вкладке «Дополнительные реквизиты». Редактирование доступно в карточке товара номенклатуры 1С. Назад Вверх 1

Реквизиты: понятие, классификация, виды. Юридическая сила документа

Другие дисциплины › Делопроизводство

Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей — информационных элементов, называемых реквизитами документа. Реквизиты документов классифицируются следующим образом:

• постоянные и переменные: Постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа; Переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.
• основные (обязательные) и второстепенные: Основные (обязательные) реквизиты — совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы. Второстепенные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные.

Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.

Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

Состав и порядок применения реквизитов деловых документов

При подготовке и оформлении деловых документов используются следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации. Изображается только в случаях, предусмотренных действующим законодательством (бланки министерств, ведомств, органов государственной власти).

02 — герб субъекта Российской Федерации. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства – Российская Федерация.

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия. Могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.

04 — код организации. Код организации имеют все зарегистрированные предприятия, его проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является своеобразным подтверждением правомочности организации или предприятия – составителя документа.

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 — код формы документа. Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 — наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

09 — справочные данные об организации. Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.
Реквизиты 08 и 09 являются взаимоисключающими, последний используется только для писем.

10 — наименование вида документа (для деловых писем не используется) должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11 — дата документа. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.

12 — регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 — ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа при составлении ответного.

14 — место составления или издания документа. Используют в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

15 — адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения (указываются в именительном падеже), должностные или физические лица.

16 — гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения

17 — резолюция. Выполняется на документе руководителем предприятия или руководителем структурного подразделения. В состав резолюции включаются: фамилии исполнителей (возможно указание их должностей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

18 — заголовок к тексту — краткое содержание документа. Обязателен для всех документов, за исключением кратких документов (сопроводительные письма и др.). В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

19 — отметка о контроле исполнения документа. Оформляется буквой «К», словом или штампом «Контроль» цветными чернилами или мастикой. Место расположения реквизита – верхняя правая часть документа.

20 — текст документа — речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Является основным реквизитом любого делового документа. Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

21 — отметка о наличии приложения, названного в тексте.

22 — подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 — гриф согласования документа. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24 — визы согласования документа. Включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего.
Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, при необходимости, полистное визирование документа и его приложений.

25 — печать — заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами.

26 — отметка о заверении копии. Ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

27 — отметка об исполнителе. Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 — отметка о поступлении документа в организацию. Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 — идентификатор электронной копии документа — отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Юридическая сила документа

Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия.

Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).

Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются:

• использование официально-делового стиля и соблюдение грамматических правил используемого языка;
• соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
• актуальность излагаемой информации (адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность и исключение повторов, лаконичность и обстоятельность).

Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.

Ошибку в договоре обнаружили в адресе компании

Адреса самой компании и ее контрагента указывают для того, чтобы направлять юридически значимые сообщения. Если при указании адреса допустить ошибку в договоре, это создает риск, что контрагент или компания своевременно не узнают о важных обстоятельствах — не получат претензию, уведомление и т. д. Следовательно, сторона договора не сможет среагировать, и это сработает против нее.

Нередко в тексте договора ошибку в адресе допускают при указании улицы. Например, не пишут «ул. Строителей», «бульв. Строителей» или «просп. Строителей», а указывают просто «Строителей». Это создает путаницу, и письма могут приходить на разные адреса, если в городе названий с топонимом «Строителей» больше одного. Или не указывают дом, здание, владение, корпус. Если на улице Строителей есть д. 1 корп. 1 и д. 1 корп. 2, указание просто «д. 1» — это ошибка в договоре.

ВС ФР напомнил: в договоре может присутствовать условие, что юридически значимые сообщения нужно направлять только по указанному адресу. Обращение по другим адресам не будут считать надлежащим, если отправитель не знал и не должен был знать о недостоверности адреса (п. 64 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25). Эту правовую позицию разделяют нижестоящие суды (постановления АС Волго-Вятского округа от 02.08.16 по делу № А38-3276/2015, АС Московского округа от 29.08.16 по делу № А40-225766/2015, АС Центрального округа от 17.10.16 по делу № А14-12335/2015).

Если потребуется установить, действовал ли контрагент добросовестно, и письма поступали на неверный адрес из-за ошибки в договоре, суды проанализируют:

• как в договоре указали спорный адрес,
• поступала ли корреспонденция от данного контрагента по верному адресу,
• как указывали адрес в переписке и т. д.

Ошибку в договоре допустили при указании уполномоченного лица

Договор и другие важные документы должно подписывать уполномоченное лицо — директор компании или сотрудник, у которого есть доверенность на заключение договора. Но бывает так, что из-за ошибки в преамбуле указывают одного человека, а договор подписывает другой.

Ошибка в преамбуле договора при указании подписанта отразится и на компании, и на подписавшем. Суд выяснит, почему в договоре указали одно лицо, но подпись принадлежит другому. Если окажется, что подпись поставил сотрудник без полномочий, а сама компания сделку не одобрила и исполнение по ней не приняла, то права и обязанности по данном сделке возникаю не у компании, а у подписавшего (п. 1 ст. 183 ГК РФ, постановление Девятого ААС от 20.03.17 по делу № А40-55855/16).

Если же в начале договора стоит фамилия директора, но подписал документ сотрудник с доверенностью, это не считают ошибкой в тексте договора. Такое обстоятельство не влечет недействительности документа. Договор считают заключенным с субъектом гражданских отношений (постановление Тринадцатого ААС от 03.10.07 по делу № А56-666/2007).

Ошибки в договоре могут носить технический характер

Ошибка в преамбуле договора может коснуться реквизитов:

• наименования,
• номера договора,
• даты документа.

Подобные ошибки относятся к техническим. На суть соглашения такие ошибки в договоре не влияют. Если возникнет арбитражный спор, суд оценит договор в целом. Чаще всего суды не считают существенными технические ошибки в тексте договора.

Ошибка в преамбуле договора затронула наименование, номер или дату

Если в документе указали наименование, которое не совпадает с содержанием, суд проанализирует весь документ. Например, если договор поставки назвали по ошибке договором подряда, суд изучит, какие положения стороны закрепили в договоре и что данные положения регулируют: отношения по поставке или по подряду. Суд классифицирует документ на основании общего содержания. В разрешении спора применят нормы, которые относятся к типу договора по его сути.

При оформлении договора могут ошибиться в номере:

• поставить символы в неверном порядке,
• не убрать из шаблона номер другого договора,
• в приложении сослаться на номер другого договора,
• ошибиться в номере допсолгашения,
• присвоить один и тот де номер двум приложениям к договору.

Эти ошибки в договоре повлияют на ведение бухучета по сделке. Однако суд обратит внимание на существо договора. Обычно суды указывают, что техническая ошибка в тексте договора при указании номера договора не влечет недействительности сделки (постановление АС Дальневосточного округа от 18.10.16 по делу № А04-1148/2016).

Иногда составители документа ошибаются в датах договора. Ставят прошедшую дату, пропускают дату вообще или некорректно указывают дату окончания работ или услуг. Это может отразиться на сделке: на получении оплаты, на исполнении обязанностей. Если иное не указали в договоре, соглашение вступает в силу со дня подписания. Пока договор не получит юридической силы, его условия исполнять не будут. Хотя участники сделки могут оговорить, что условие соглашения применяются к отношениям до заключения договор (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Если договор намеренно датируют задним числом, нужно иметь в виду, что сведения в договоре должны быть актуальны на прошедшую дату. Иначе суд посчитает это технической ошибкой.

Например, суд признал дату ошибкой в договоре, поскольку данные в нем не могли быть известны на тот момент. Но эта ошибка не повлекла недействительности договора (постановление Двадцатого ААС от 24.01.17 по делу № А23-3812/2013).

Если сторону или подписанта поименовали неверно, это техническая ошибка в договоре

Случается, что составители соглашения допускают ошибку в тексте договора в разделе о контрагенте и неверно пишут название компании. Наименование в соглашении не совпадает с учредительными документами. Это создает риск, что вторая сторона начнет уклоняться от исполнения договора со ссылкой на то, что в документе указана другая компания.

В случае спора суд исследует иные реквизиты сторон (печать, данные ЕГРЮЛ) и сравнит их с наименованием в соглашении. Если суд выявит техническую ошибку в договоре, которая не свидетельствует о сделке с несуществующей или сторонней компанией, он оставит договор в силе (постановление АС Уральского округа от 07.02.17 по делу № А07-22646/2011).

Ошибку в преамбуле договора допустили в должности подписанта

Если ошибка в тексте договора будет касаться должности уполномоченного лица — например, укажут прежнюю должность или напишут название, которое не совпадет с локальными актами компании, — суды обратят внимание:

• верно ли указали личность подписанта. Ошибку в должности расценят как техническую (постановление Десятого ААС от 20.02.14 по делу № А41-17542/13, оставлено в силе постановлением ФАС от 11.06.14);
• сторона сделки не избавляется от обязанностей из-за ошибки в договоре в должности уполномоченного лица (постановление Тринадцатого ААС от 09.10.14 по делу № А56-20511/2011/З.2).

По материалам публикации в № 6, 2017 г.

Типичные языковые ошибки в текстах документов

Использование слов в деловом языке должно регламентироваться теми же нормами, что и в литературном языке. Слово должно употребляться с учетом, во-первых, его лексического значения; во-вторых, его стилистической окраски (принадлежности); в-третьих, его лексической сочетаемости.

Распространенной ошибкой в текстах документов являются неоправданные повторы однокоренных слов: Разработать и утвердить Положение об утверждении порядка выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Тавтология в данном случае легко устраняется путем редактирования: Разработать и утвердить Положение о процедуре выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Также необходимо помнить о другом виде речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов – плеоназме: совместное сотрудничество исправительных учреждений со структурами гражданского общества, при обоюдном взаимном согласии сотрудников всех служб.

Трудность в употреблении вызывают слова-паронимы (близкие по звучанию, но разные по значению): проводить – производить, уплатить – оплатить, военный – воинский, дефектный – дефективный, злобный — злостный. Избежать речевой ошибки в этом случае помогает словарь паронимов. Имея различное значение, в тексте эти слова сочетаются с разными словами: проводить собрание – производить расчет, военный билет – воинский долг. Для того чтобы не допустить ошибки, необходимо точно знать все возможные значения данного слова, а затем установить и сочетаемость этого слова с другими словами.

Нарушение лексической сочетаемости встречается в официально-деловой письменной речи не только в случае употребления одного из слов-паронимов, но и у слов с так называемой регламентированной сочетаемостью: провести контроль (вместо осуществить контроль) и т.п.

Самыми распространенными грамматическими ошибками в текстах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления. Так, например, в деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогомо (вопрос о транспортировке, решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления: доложить происходящее начальнику (правильно: доложить о происходящем начальнику), отметить о важности предпринятых мер (правильно: отметить важность).

Частотны в документах нарушения грамматической структуры клишированных словосочетаний, среди которых много синонимичных: свойственный (кому?) — характерный (для кого?); отказаться (от чего?) — отвергать (что?). Они часто используют различные падежи управления, т.е. имеют различные модели управления. В случае затруднения в выборе падежной формы управляемого слова нужно обращаться к словарям. Например, к словарю-справочнику Д. Э. Розенталя «Управление в русском языке». В нем даны не только грамматические модели словосочетаний, но и примеры их использования в письменной речи.

Особого внимания заслуживает расширительное употребление дательного падежа с предлогом по. Все чаще в письменных деловых текстах он вытесняет родительный падеж, хотя такая замена возможна далеко не во всех случаях. Она допускается в таких словосочетаниях, в которых и первое, и второе существительные обозначают целенаправленные действия или их результаты. Например, в словосочетаниях: правила перевозки осужденных — правила по перевозке осужденных; меры содействия общественным наблюдательным комиссиям — меры по содействию общественным наблюдательным комиссиям.

При передаче отношений принадлежности использование конструкций с предлогом по является ошибкой:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Родительный падеж
Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний по Самарской области Подразделение по делопроизводству Следственный комитет по Ленинскому району	Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний Самарской области Подразделение делопроизводства Следственный комитет Ленинского района

Подобные ошибки возникают также вследствие неразличения предложных конструкций с предложным падежом и конструкций с дательным падежом:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Предложный падеж
распоряжение по переводу сотрудников распоряжение по премиям	распоряжение о переводе сотрудников распоряжение о премиальных выплатах

Кроме того указанные грамматические ошибки появляются из-за использования формы несогласованного определения вместо согласованного:

Неправильно	Правильно
обязательства по договору обязанности по должности подрядчики по обслуживанию жилищного фонда	договорные обязательства должностные обязанности подрядчики, обслуживающие жилищный фонд

Нередки в деловой письменной речи конструкции с двойным дательным падежом, которые можно отнести и к стилистическим недочетам: договорапо предоставлению услуг по отоплению; … обеспечение подрядчиков по обслуживанию жилищного фонда по Самарскому району; ведение делопроизводства по личному составу Департамента по промышленности. Следует избегать скопления одинаковых падежных форм, так как, помимо неблагозвучия, оно создает дополнительные трудности в восприятии текста.

Достаточно часто в деловых текстах встречаются ошибки в выборе падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные сочетания. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом.

Употребление предлогов и предложных сочетаний
Употребляются с Р.п. (чего?)		Употребляются с Д.п. (чему?)
в отношении в продолжение в силу в сопровождении в сторону в течение в целях ввиду во избежание впредь до	вследствие за счет касательно насчет независимо от относительно по линии по мере по причине при посредстве со стороны	благодаря в отношении к вопреки применительно к согласно сообразно соответственно

Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога «согласно» с родительным падежом вместо дательного. Верно: согласно инструкции, согласно прилагаемому списку, согласно приказу.

Предложные сочетания с временным значением — «после чего-нибудь» (Род. п.) — пишутся на конце с и: по окончании расследования, по истечении срока заключения, по прибытии комиссии, по возвращении из командировки, — если в их состав входит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце -я (Род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока отбывания.

Составители деловых бумаг допускают ошибки при употреблении деепричастных оборотов, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Ошибка: Решая вопрос об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима, возникли осложнения с налоговой инспекцией. Правильный вариант: В ходе решения вопроса об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима возникли осложнения с налоговой инспекцией.

Трудность для составителей документов представляет использование числительных в косвенных падежах, особенно при озвучивании текста документа, т.к. в большинстве случаев на письме допускается цифровое обозначение числительных. Здесь необходимо помнить, что при склонении сложных и составных числительных изменяются обе части слова или все слова, входящие в состав числительного. Пример: Общеобразовательное обучение осужденных организовано в 315 (трехстах пятнадцати) вечерних общеобразовательных школах и 521 (пятистах двадцати одном) учебно-консультационном пункте, 339 (трехстах тридцати девяти) профессиональных училищах. В составных порядковых числительных (включая даты) склоняется только последнее слово. Пример: На 1 января 2010 (две тысячи десятого) года; к 2010 (две тысячи десятому) году количество осужденных достигло…; на период до 2020 (две тысячи двадцатого) года; с 25 (двадцать пятого) по 29 (двадцать девятое) января.

Спорным моментом в текстах документов также является склонение ряда фамилий. Следует помнить, что:

1) не склоняются фамилии на –и, -у, -ю, -е и ударный –а (-я) – Шелли, Ротару, Камю, Доде, Ферма;

2) не склоняются фамилии на –о, -ых (-их), -аго (-яго), –ово – Волнянко, Белых, Бердинских, Дубяго, Хитрово, Луценко;

3) не склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к женщинам – письмо от Анны Штайкман; склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к мужчинам – письмо от Николая Штайкмана.

4) не склоняются фамилии, совпадающие по звучанию с именами нарицательными – Мельник, Муха, Соловей.

5) как правило, склоняются иноязычные фамилии на безударные –а (-я) – песни Окуджавы.

Если употребление фамилии в косвенных падежах непоследовательно, т.е. в одних документах фамилия склоняется, а в других – нет, лучше не склонять. Кроме того, в спорных случаях нужно обращаться к сложившимся в семье традициям, учитывать мнение носителя фамилии.

При написании документа важно не только правильно употреблять слова и словоформы, но и соблюдать синтаксические нормы. Нарушения, связанные с синтаксической организацией текста, не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.

При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:

· составные и фразеологизированные сказуемые: следует внести ясность, разрешается ввести в эксплуатацию, несет ответственность, принимает на себя обязательства;

· клишированные и устойчивые словосочетания: найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, внести дополнения (уточнения), в установленном порядке, по причине срыва сроков исполнения документов и т.п. – за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями: внести полную ясность, в установленном законом порядке, внести существенные дополнения;

· клишированные предложения:

Контроль за выполнением данного постановления возложить на…;

За нарушение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Предложения и дополнения принимаются в установленном законом порядке.

· причастный и деепричастный обороты. Верно: лицо, ответственноезапожарную безопасность. Неверно: ответственное лицо за пожарную безопасность. Верно: выступая с инициативой, о чем говорилось выше, от лица сотрудников отдела, предлагаем … Неверно: выступая с инициативой от лица сотрудников отдела, о чем говорилось выше, предлагаем…

Нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слова, которое оно распространяет.

Таким образом, при составлении текста документа особое внимание следует обращать на соблюдение языковых норм, нарушение которых приводит к ошибкам, таким как неоправданные повторы, неправильное словоупотребление, тавтология, неудачное построение предложения и др.

10 ошибок при составлении делового документа

Деловая переписка предполагает соблюдение определенных норм, правил и этикета. Невозможно представить компанию, предприятие или организацию, где не был бы налажен стандартный документооборот. По статистике от тридцати до семидесяти процентов рабочего времени офисного сотрудника уходит на подготовку, составление или проверку деловой документации. Как составить письмо, приказ, претензию, напоминание или коммерческое предложение, чтобы не прослыть дилетантом, установить крепкие связи в бизнесе? В этой статье речь пойдет о самых опасных ошибках при ведении деловой переписки и в оформлении внутренних документов.

Какими бывают деловые документы

Документ – это деловая бумага, в том числе составленная в электронном виде, которая обладает юридической силой и несет определенную миссию: подтверждает правовую, доказательную базу на что-то. Грамотно оформленный документ – эффективное средство регуляции организационных, финансовых или управленческих действий организации и/или должностных лиц. Именно поэтому вся официальная документация требует исключительной точности изложения, не допуская иного толкования текста.

Вся деловая документация подразделяется, в зависимости от целей, на:

деловые письма;

отчеты и планы;

приказы, постановления, решения и распоряжения;

инструкции, положения, правила и нормативно-технические условия;

анкеты для сотрудников, клиентов;

договоры, контракты;

претензии, рекламации и исковые заявления;

докладные и объяснительные записки, справки, акты и т.д.

Сердце служебной документации составляет внутренний управленческий документооборот компании, который подразделяется по службам:

огранизационно-правовая документация;

распорядительные документы;

договорная часть, отражающая основную внешнюю деятельность организации с клиентами, партнерами и подрядчиками;

плановая документация, состоящая из стратегических, тактических и оперативных документов;

финансово-аналитический документооборот;

кадровые документы;

отчетная документация;

ГОСТы, справочная и нормативная документация.

Все эти документы составляются и оформляются по определенным формам в соответствии с принятыми стандартами, заметно отличающимися друг от друга в разных государствах. Во многих организациях и на предприятиях чаще всего действуют четко разработанные шаблоны и бланки разного рода документов.

Грамотно составленный приказ или умно написанное деловое письмо формируют отношения в коллективе и с партнерами, клиентами, что напрямую отражается на результате общей деятельности компании, ее успехе или неудаче в бизнесе.

Деловая переписка имеет свои особенности, поскольку не все факты официальной жизни возможно «упаковать» в строгий алгоритм однажды разработанного шаблона.

Особенности делового стиля письма

Когда документы оформлены в определенном стандартном стиле, принятом в деловой среде, это значительно упрощает их обработку и прохождение по инстанциям. В некоторых случаях неправильное оформление может лишить документ юридического статуса. Многие из нас не раз сталкивались с тем, что нехватка какой-то подписи, неверно указанная дата или должность исполнителя, либо руководителя, значительно усложняла жизнь подателю документа.

Целостность структуры документа предполагает:

точные формулировки в тексте;

краткое изложение самой сути;

единый формат терминов;

наличие всех необходимых подписей, с четким определением должностей.

Письменные формы деловой коммуникации помогают становлению и развитию бизнеса, показывают сильные и слабые стороны профессиональной подготовки специалистов компании.

Ошибки при составлении деловой документации

Ошибка 1. Нет структуры документа. Любой официальный документ должен быть составлен в соответствии со строгой внутренней структурой: краткое вступление, суть основной, главной части и одно-два предложения заключения. При этом весь текст необходимо четко структурировать, разделив его на легко читаемые абзацы.

В деловом письме следует обращаться к конкретному должностному лицу, указав его фамилию, имя, отчество и должность. В теле письма должна быть изложена суть в соответствии с поставленной целью обращения и краткое резюме, отвечающее на вопрос «зачем был составлен документ?».

Ошибка 2. Использование сленговых выражений и неофициальной стилистики. Вся официальная документация стилистически оформляется в строгом соответствии с принятым этикетом, который отрицает применение разговорного, фольклорного или неофициального языка. Если стиль выбран верно, такой документ быстро достигает поставленной цели.

Если в тексте документа необходимо употребление малоизвестных оборотов речи или заимствованных слов, их необходимо расшифровать, дать подробный перевод, уточнить смысл предложения.

Так называемое «этикетное клише» придает документу официоз и вежливый оттенок, а речевые стандарты помогают ему занять свое место в официальном документообороте.

Ошибка 3. Неверное оформление документа. Согласно стандартизации деловой переписки документы должны быть оформлены на фирменных бланках компании, как части бренда. Однако в некоторых случаях такое официальное оформление может быть заменено на скрепление документа печатью и подписью руководителя. Неаккуратно оформленные документы, изобилующие орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками, не имеют права на жизнь, поскольку резко снижают реноме компании-отправителя документа.

Кроме того, в каждом деловом документе должны быть указаны точные реквизиты, даты, фамилии руководителя и исполнителей, адрес компании. Официальные требования к оформлению документов подчиняются строгим канонам стандартов и нормативов. Отсутствие хотя бы одного из структурных элементов может значительно усложнить судьбу подготовленного документа.

Ошибка 4. Нарушение делового этикета. Каноны служебного этикета требуют, чтобы документы были подготовлены на основании точно выверенных фактов, содержали объективную и легко доказательную информацию и были убедительными. Несмотря на то, что деловой документ грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской.

Ошибка 5. Неэффективная подача информации. В ходе деловой переписки и внутреннего ведения документооборота важно грамотно отразить информацию, чтобы составленный документ достиг своей цели. Для этого необходимо иметь навыки владения психологическим присоединением к адресату, либо его дистанциированием, грамотно распределять ответственность за результат и подавать негативную информацию в позитивном ключе.

Главное правило ведения деловой документации: в отношениях среди сотрудников и клиентов всегда должно быть достигнуто взаимопонимание. Дипломатическая подача материала в документальном оформлении – настоящее искусство делопроизводства.

Ошибка 6. Слишком длинный или слишком короткий документ. Чувство меры в оформлении официальной документации может помочь избежать многословия или чрезмерной краткости. В первом случае неструктурированная подача информации играет отрицательную роль и своеобразно, весьма негативно характеризует составителя документа.

Беспорядочность изложения мыслей и многословность побуждает отложить документ, либо оправить его прямиком в корзину. Слишком краткая подача материала, не раскрывающая сути проблемы, так же не достигает поставленной цели. Одно из правил составления делового документа – минимум слов при максимуме информации.

Ошибка 7. Разнообразные формы при подготовке одного и того же документа. Если служащий упражняется в изяществе речи и практикуется в словесности перед коллегами и партнерами, составляя каждый раз абсолютно разные по форме и содержанию приказы, письма или договоры, понять подобный креатив бывает довольно трудно. Единообразный стиль изложения и шаблон при составлении, к примеру, внутренних распоряжений помогает быстрее понять их суть и приступить к выполнению.

Ошибка 8. Перегруз текста номенклатурной лексикой и аббревиатурами. Узкоспециализированные тексты могут содержать общепринятые сокращения, понятные обеим сторонам – отправителю и получателю. Экономические, юридические, технические термины в официальном деловом стиле допустимо писать в сокращении. Например, УК РФ (Уголовный кодекс Российской Федерации), стандарт ISO (Международная организация по стандартизации), ОАО (общество с ограниченной ответственностью), бензин А-95 (марка) и так далее.

Однако такие сокращения уместно применять в тексте не чаще двух-трех раз, при этом в первом случае в скобках необходимо дать расшифровку аббревиатуры.

Ошибка 9. Бесцельность подготовки документа. Официальные документы иногда составляются без определенной цели, чтобы было «как у людей». Такими ошибками грешат формальные клишированные договоры, шаблонные корпоративные книги продаж, письма-поздравления клиентов и тому подобное. Подготовка документа всегда должна начинаться с четко обозначенной цели: привлечь чье-то внимание, указать на несоответствие, выразить признательность, несогласие, протест, подписать или продлить партнерские отношения, побудить к какому-то конкретному действию.

Размытость текста и бесцельность составления официальных документов крайне негативно характеризуют компанию и исполнителя. Такой формализованный подход способен снизить авторитет организации среди партнеров и клиентов.

Ошибка 10. Документ не вызывает позитивного отклика. Официальные бумаги составляются с определенной целью: напомнить, утвердить, получить, пригласить, предупредить и так далее. Любая из этих целей обязана нести в своем ядре позитив и созидание. Если документ составлен в оскорбительной и унизительной форме, даже приказ об увольнении, рекламации о возмещении убытков или требование о немедленном возврате долга, он не достигнет своей цели и породит вражду, ответный негатив.

Наука составлять дипломатичные и грамотные документы с заложенным нужным отправителю ответом постигается лишь на практике, с использованием знаний вежливых речевых модулей и средств выразительной стилистики.

Несколько советов при составлении документов

Текст документа требует подготовки, разработки плана и структуры. Сначала «накидывается» каркас, затем он «обрастает мясом», то есть нужными словами и оборотами, выражающими основную суть. Далее текст структурируется, из него убирается все лишнее, ненужное. Сокращение не должно касаться содержания документа, основной его сути.

После того, как официальная бумага будет составлена, ее нужно несколько раз внимательно прочесть, в том числе вслух. Вычитка текста поможет выявить нарушение стилистических оборотов письменной речи, покажет слабые места документа.

Последняя проверка документа перед отправкой по назначению состоит в том, что визуально проверяется структура оформления, соответствие ее стандартам делопроизводства. Только так можно достичь главной цели документа – донести структурированную важную информацию до сотрудников или клиентов.

Культура письменной деловой речи – часть общей культуры человека. Грамотные служебные документы – настоящее искусство, а «шедевры не создаются за пять минут» (Том Рон). Освоить навыки делового письма и составления официальных документов можно на практике, изучая чужой опыт, делая собственные погрешности. Автор статьи искренне надеется, что перечень наиболее частых ошибок оформления документации поможет их избежать всем читателям этой статьи.

>«Неверно» или «не верно».