Содержание

Сроки для депонирования

Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:

  • платежная ведомость — Т-53;
  • расчетно-платежная ведомость — Т-49.

На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:

  • деньги поступили из банка – с даты поступления, включая и этот день, средства можно держать в кассе не долее 5 дней, затем их придется возвратить обратно в банк;
  • в качестве з/п используется наличность от выручки – эти деньги остаются финансовым кассовым лимитом, поэтому должны быть сняты по истечении рабочего дня, если сумма оказывается больше разрешенного кассового остатка; зарплату при этом нужно выплатить в течение текущего дня.

Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.

Действия бухгалтера (кассира) при депонировании

По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).

  1. Для подтверждения получения денег сотрудниками в ведомостях предусмотрены соответствующие графы: 23 – «Деньги получил» в платежной ведомости и 5 – «Подпись в получении денег» в расчетно-платежной. Если по истечении разрешенного времени после открытия ведомости подписей сотрудников в этих графах не появилось, бухгалтер прикладывает специальный штамп либо пишет в них «Депонировано».
  2. Внизу ведомости указываются отдельно и подсчитываются выданные и депонированные з/п, они должны совпадать с общим итогом, в чем кассир (бухгалтер) и расписывается в ведомости.
  3. ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.

  4. Цифры депонированных з/п заносятся в особый реестр (форма не утверждена законодательством, предприятие может разработать ее самостоятельно и зафиксировать во внутренней документации).
  5. На денежные суммы, выданные в качестве зарплаты, требуется составить расходный кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88), его реквизиты также отмечаются на ведомости и вписываются в кассовую книгу.
  6. Все записи, предварительно заверенные подписью бухгалтера (кассира), должны быть переданы на контроль главному бухгалтеру или руководству.
  7. Денежные средства, не выданные работникам, кассир обязан сдать в банк, так как держать в кассе суммы, превышающие дозволенные лимиты, запрещено, пусть даже они предназначены на будущие траты.

Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты

Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.

Начисление средств на зарплату:

  • дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44), кредит 70 – «Заработная плата начислена»;
  • дебет 70, кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – «С суммы заработной платы удержан НДФЛ»;
  • дебет 70, кредит 50 (51) – «Заработная плата выплачена за вычетом суммы НДФЛ».

Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:

  • дебет 70, кредит 76 – «Сумма неполученной зарплаты депонирована»;
  • дебет 51, кредит 50 – «Сумма депонированной заработной платы зачислена на расчетный счет организации».

Выплата депонированных зарплатных средств:

  • дебет 50, кредит 51 – «Получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты»;
  • дебет 76, кредит 50, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная зарплата выдана сотруднику».

Как получить депонированные деньги?

Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.

В каких случаях депонированную зарплату уже не отдадут?

Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.

Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).

Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.

Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».

Конкретный пример депонирования

25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.

27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.

Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.

В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.

Депонированная заработная плата была выдана:

  • 15 октября 2016 г. – А.П.Изуграфову;
  • 12 октября 2016 г. – С.И.Тарантаевой.

В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:

  • 25 сентября 2016 г.: дебет 44, кредит 70 – 1 400 000 руб. – «начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.», сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
  • 26 сентября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 1 400 000 руб. – «Получены в банке деньги на оплату труда»; дебет 70, кредит 50 — 1 368 000 руб. (1 400 000 руб. – 14 800 руб. – 17 200 руб.) – «Выдана из кассы заработная плата»;
  • 30 сентября 2016 г.: дебет 70, кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» 32 000 руб. (14 800 руб. + 17 200 руб.) – «Депонирована не полученная сотрудниками зарплата»; дебет 51, кредит 50 – 32 000 руб. – «Депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации»;
  • 12 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 17 200 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 17 200 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за август С.И. Тарантаевой».
  • 15 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 14 800 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 14 800 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за сентябрь А.П. Изуграфову».

О.А. Курбангалеева, журнал «Зарплата» №8, 2009

Практически в каждой организации есть работники, которые по каким-либо причинам не могут получить заработную плату вовремя. В этом случае ее депонируют. Как данная ситуация отразится на расчете налогов и какие документы нужно оформить, рассказывается в статье.

Порядок, место и сроки выплаты заработной платы установлены в статье 136 Трудового кодекса. Работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни выплаты должны быть установлены правилами внутреннего трудового распорядка, положениями коллективного или трудовых договоров (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если дата выдачи заработной платы совпадает с праздничным днем, выплата производится накануне. Об этом говорится в части 8 статьи 136 Трудового кодекса.

Общие правила выплаты заработной платы

Согласно норме части 3 статьи 136 Трудового кодекса работодатель может выплачивать заработную плату в денежной форме двумя способами:

— безналично, перечисляя деньги на счета работников в банке (при условии, что работники согласны получать зарплату на карточку);

— наличными из кассы организации. В этом случае зарплата выдается сотрудникам в месте выполнения работы (предполагается, что сотрудники не должны тратить свободное время на поездки для получения заработной платы).

Особенности выплаты зарплаты наличными

На выдачу зарплаты из кассы работодатель может использовать:

— денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке. Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. Такое правило установлено в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Исключение сделано для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им разрешено хранить наличные денежные средства в кассе на выплату зарплаты до пяти дней;

— наличную выручку (п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Правда, такой порядок расчетов следует согласовать с обслуживающим банком (ч. 1 п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Условие об использовании наличной выручки от реализации товаров, работ, услуг для выдачи заработной платы и пособий можно прописать в договоре на расчетно-кассовое обслуживание или в документе на установление лимита денежных средств в кассе (п. 12 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95).

Обратите внимание: на выплату заработной платы нельзя направить наличные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц (например, при получении в кассу предприятия оплаты по договору за услуги мобильной связи, которая впоследствии перечисляется на счет оператора мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк (ч. 2 п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Лимит кассового остатка

Компания может хранить деньги в кассе только в пределах лимита, который установил ей банк. Лимит согласовывается с банком в начале каждого календарного года, но в течение года его величину можно пересмотреть (абз. 12 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П, утвержденного Банком России, далее — Положение № 14-П) .

Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения № 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

Как мы уже говорили, исключение составляют средства на выдачу зарплаты, пособий по социальному страхованию и стипендий, полученные в банке. Данные средства являются целевыми. Их сумма известна заранее, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех (пяти) рабочих дней (абз. 2 п. 2.6 Положения № 14-П). По истечении этого срока сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк (абз. 1 п. 2.6 Положения № 14-П).

Напомним, что за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 руб., для организации — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но оштрафовать компанию можно только по результатам проверки банка, который зафиксирует факт нарушения в справке по форме № 0408026 и передаст ее в налоговую инспекцию для принятия решения (ст. 23.5 КоАП РФ).

Срок и порядок депонирования заработной платы

Наличными деньгами заработная плата выдается по платежной (форма № Т-53) или по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Срок выплаты зарплаты указывается на титульном листе ведомости.

Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с установленной даты ее выдачи. Если за это время кто-то из сотрудников не получил заработную плату, неполученную сумму депонируют, а ведомость закрывают.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир должен (п. 18 Порядка ведения кассовых операций):

— напротив фамилий тех, кто не получил зарплату, в графе «Деньги получил» формы № Т-49 или в графе «Подпись в получении денег» формы № Т-53 поставить штамп или написать «депонировано», указать в конце ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и расписаться. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»;

— составить реестр депонированных сумм;

— оформить расходный кассовый ордер на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на платежной ведомости. Реквизиты расходного кассового ордера и сумму выплаченной зарплаты записывают в кассовой книге.

Напомним, что расходный кассовый ордер составляют по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Неполученную работниками зарплату сдают в банк на следующий день после истечения срока ее хранения. При внесении денег на расчетный счет необходимо составить объявление на взнос наличными (форма № 0402001 утверждена в приложении 6 к Положению Банка России от 24.04.2008 № 318-П). На сданные суммы в обязательном порядке составляется один расходный кассовый ордер (абз. 7 п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Реестр и книга депонированной зарплаты

Согласно абзацу 7 пункта 18 Порядка ведения кассовых операций суммы депонированной зарплаты нужно отразить в реестре. Этот документ составляет кассир (подп. «б» п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Реестр. Унифицированной формы реестра нет, поэтому можно воспользоваться формой (код 0504047), которая приведена в приказе Минфина России от 23.09.2005 № 123н (далее — приказ № 123н). В реестре указывают табельный номер работника, его фамилию, имя и отчество, а также депонированную сумму.

Реестр составляется после каждой выдачи зарплаты, если кто-то из работников ее не получил. Напомним, что зарплату следует выдавать не реже чем через каждые полмесяца. Это требование установлено в статье 136 ТК РФ.

Книга учета депонентов. В реестре, форма которого приведена в приказе № 123н, нет графы для указания номера расходного кассового ордера, который оформляют при выдаче депонированной ранее зарплаты. Такая графа есть в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, форма (код 0504048) которой также утверждена приказом № 123н.

В книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Для отметок о выдаче депонированных сумм предусмотрено 12 граф — по количеству месяцев. В каком месяце была произведена выплата депонированной зарплаты, в той графе и ставится отметка. Если к концу года в книге продолжают числиться невыданные суммы, эти сведения переносят в новую книгу.

ПРИМЕР 1. В ОАО «Авангард» была начислена заработная плата за февраль 2009 года. Суммы, причитающиеся к выплате, выдавались сотрудникам из кассы в период с 4 по 6 марта 2009 года по платежной ведомости от 04.03.2009 № 180.

Когда срок выдачи зарплаты истек, выяснилось, что деньги не получили два работника — А.Ю. Таложенский (таб. № 123) в размере 13 871 руб. и Е.Л. Целиковский (таб. № 245) в размере 17 400 руб. Депонированная заработная плата была выдана 25 марта 2009 года А.Ю. Таложенскому (расходный ордер № 187) и 31 марта — Е.Л. Целиковскому (расходный ордер № 219). Как оформить книгу учета депонентов?

РЕШЕНИЕ . Кассир 6 марта 2009 года сформировал реестр депонированных сумм. На основании формы 0504048 в ОАО «Авангард» разработана книга аналитического учета заработной платы. Образец заполнения книги

аналитического учета заработной платы по суммам депонентов, начисленных и выданных в марте 2009 года, приведен в приложении к статье.

Напомним, что книгу учета депонентов нужно хранить в организации пять лет. Это установлено в подпункте «н» пункта 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. Течение срока хранения книги начинается с 1 января года, следующего за годом ее составления.

Бухучет депонированных сумм

Учитываем депонированную зарплату

В бухгалтерском учете заработная плата учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена, независимо от того, обратился работник за ее получением или нет (п. 5 ПБУ 1/2008):

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70

— начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)

— выдана заработная плата.

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— депонирована сумма заработной платы, не полученной работником в установленные дни выдачи.

Выдаем зарплату с депонента

При выплате депонированных сумм делается запись по дебету счета 76-4 и кредиту счетов учета денежных средств:

— счета 50 «Касса», если депонированная заработная плата выдается из кассы организации;

— счета 51 «Расчетные счета», если депонированная зарплата перечислена на счет сотрудника в банке.

ПРИМЕР 2. Воспользуемся условиями предыдущего примера, дополнив их. Организация 4 марта 2009 года получила с расчетного счета в кассу деньги для выплаты зарплаты в размере 1 350 000 руб. Необходимо отразить на счетах бухгалтерского учета операции по начислению депонентов и их выдаче.

РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете ОАО «Авангард» были сделаны следующие записи:

4 марта 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

— 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. — 13 871 руб. — 17 400 руб.) — выдана из кассы заработная плата;

6 марта 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— 31 271 руб. — внесена на расчетный счет депонированная зарплата;

25 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль А.Ю. Таложенскому;

31 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль Е.Л. Целиковскому.

Основания для выдачи депонента

Трудовым законодательством не установлен порядок обращения за депонированной заработной платой.

Сотрудник может обратиться в кассу за получением депонента в устной или письменной форме.

В первом случае кассир сообщает об этом бухгалтеру, который учитывает заявку при планировании денежных поступлений в кассу. Во втором случае работник подает письменную заявку в секретариат предприятия.

Секретарь регистрирует полученный документ в журнале учета входящей корреспонденции, ставит отметку о регистрации на экземпляре сотрудника и передает заявку главному бухгалтеру.

Депонент в отчетности

Кредиторская задолженность организации по оплате труда отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности:

— в бухгалтерском балансе (форма № 1). Сумма депонированной зарплаты отражается по кредиту счета 76-4. Если исходить только из названия счета, депонированную зарплату следует показать как кредиторскую задолженность перед прочими кредиторами (строка 625). Но, по мнению автора, правильнее отразить ее в строке 622 как задолженность перед персоналом организации. Сведения, которые приводятся в строках 622 и 625, формируют показатель строки 620 «Кредиторская задолженность».

— приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5). Сумма депонированной зарплаты отражается в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» в строке «Прочая кредиторская задолженность». Данные строки формируют показатель строки «Кредиторская задолженность: краткосрочная — всего». Для определения показателя этих строк используется кредитовый остаток по счету 76-4.

Напомним, что указанные формы бухгалтерской отчетности утверждены приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н.

Налоговый учет депонированной зарплаты

Налог на прибыль

В налоговом учете депонированная зарплата включается в состав расходов:

— в том месяце, в котором она была начислена, — если фирма применяет метод начисления (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае разницы между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает;

— в момент ее выплаты работнику — если организация применяет кассовый метод (п. 3 ст. 273 НК РФ). Так как в бухгалтерском учете сумма депонированной зарплаты включена в состав расходов, а в налоговом учете нет, то в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива (ОНА):

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— начислен отложенный налоговый актив.

Отложенный налоговый актив списывается после того, как заработная плата будет выдана, и отражается следующей проводкой: ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» КРЕДИТ 09

— погашен отложенный налоговый актив.

ЕСН и обязательные страховые взносы

Единый социальный налог. Сроки уплаты авансовых платежей по единому социальному налогу не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (п. 3 ст. 243 НК РФ).

Взносы на обязательное пенсионное страхование. Уплата авансовых платежей по пенсионным взносам производится ежемесячно. Ее следует произвести в срок или установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов страхователя на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется авансовый платеж. Об этом говорится в пункте 2 статьи 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Взносы на страхование от несчастных случаев. Такие взносы необходимо перечислять в день:

— установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц — если оплата производится по трудовым договорам;

— установленный страховщиком — если оплата производится по гражданско-правовым договорам.

Об этом говорится в пункте 4 статьи 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты единого социального налога, пенсионных взносов и взносов на страхование от несчастных случаев в случае депонирования зарплаты.

НДФЛ

Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.

Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае фирма должна перечислить НДФЛ в день получения в банке денежных средств на выплату дохода (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам. Как видим, депонирование в данной ситуации на сроки перечисления налога не влияет.

ПРИМЕР 3 . За июль 2009 года сотруднику ООО «ИмпортТрейд» была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы составил 6500 руб., ЕСН (в том числе взносы на обязательное пенсионное страхование) — 13 000 руб., взносы на страхование от несчастных случаев — 200 руб.

Срок, установленный для выплаты зарплаты, — 5-е число следующего месяца. 3 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.

Средства на зарплату были получены из банка. Какие проводки должен сделать бухгалтер?

РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 50 000 руб. — начислена заработная плата работнику; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

— 13 000 руб. — начислен ЕСН;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

5 августа 2009 года

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

— 6500 руб. — перечислен НДФЛ в бюджет; ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51

— 200 руб. — перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

— 43 500 руб. (50 000 руб. — 6500 руб.) — получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;

7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником;

12 августа 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — выдана работнику депонированная зарплата.

Зарплата выдается из наличной выручки. В этом случае организация должна перечислить НДФЛ на следующий день после того, как сотрудник получит депонированную зарплату (п. 4 ст. 226 НК РФ). Следовательно, к моменту депонирования налог с доходов работника уплачен не будет, поскольку выплаты не было.

ПРИМЕР 4 . Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «ИмпортТрейд» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать?

РЕШЕНИЕ . В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 50 000 руб. — работнику начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

— 13 000 руб. — начислен ЕСН с заработной платы сотрудника;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

5 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

— 150 000 руб. — поступила в кассу выручка;

ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 200 руб. — перечислены взносы на травматизм;

7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником; ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — сдана в банк не полученная работником зарплата;

12 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

— 200 000 руб. — поступила в кассу выручка; ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — выдана сотруднику депонированная зарплата за вычетом НДФЛ;

13 августа 2009 года

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

— 6500 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты сотрудника;

17 августа 2009 года (15 августа — суббота) ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль.

Как списать невостребованную зарплату

Работник может получить депонированную заработную плату в течение трех лет с момента ее начисления. Это обусловлено общим сроком исковой давности, установленным в статье 196 Гражданского кодекса.

Если в течение трех лет работник не обратился за получением зарплаты, ее сумму списывают на основании пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. В нем сказано, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся:

— на финансовые результаты — у коммерческой организации;

— увеличение доходов — у некоммерческой организации. Таким образом, для списания задолженности требуется составление нескольких документов.

Акт инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. По ее итогам составляют акт по форме № ИНВ-17, утвержденной постановлением Гомкомстата России от 18.01.98 № 88. Фрагмент акта инвентаризации смотрите ниже.

Бухгалтерская справка. В этом документе можно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек. Образец составления бухгалтерской справки приведен ниже.

Приказ руководителя. На основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании задолженности по заработной плате.

Образец приказа о списании депонированной заработной платы смотрите в приложении к статье.

Если названные документы не оформлены, основания для списания задолженности отсутствуют, а внереализационный доход не образуется. К такому выводу пришел Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.07.2008 № 3596/08.

Налоговый учет

В налоговом учете сумма кредиторской задолженности включается во внереализационные доходы на основании пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса (п. 2 письма Минфина России от 26.08.2002 № 04-02-06/3/61). Сделать это нужно в последний день того отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (п. 1 письма Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894).

Представители финансового ведомства высказали иную точку зрения в отношении сроков списания кредиторской задолженности по заработной плате. По их мнению, срок исковой давности по обязательству в виде депонированной зарплаты должен составлять три месяца (письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211). Они сослались на статьи 392 Трудового кодекса и 197 Гражданского кодекса. В статье 392 ТК РФ сказано, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. В статье 197 ГК РФ говорится, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности — сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Подобная позиция, по мнению автора, является спорной, поскольку статья 392 Трудового кодекса устанавливает сроки обращения в суд, а не к работодателю. В случае, когда сотрудник хочет получить депонированную заработную плату, а работодатель готов ее выплатить, никакого ущемления прав работника (индивидуального трудового спора) не возникает. Поэтому положения статьи 392 ТК РФ к списанию депонированной заработной платы отношения не имеют.

Образец бухгалтерской справки

Образец приказа о списании депонированной заработной платы

Бухучет

Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99), что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 91-1

— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация должна представить в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, сведения по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (приложение № 1 к Положению № 14-П).

Сейчас многие компании производят выплату зарплаты своему персоналу на пластиковую карту.

И поэтому понятие депонированной зарплаты не так часто может встретиться, но, все же, иногда вызывает немало вопросов у руководства.

Что же это такое и когда может возникнуть? Как ее оформить, как отразить в бухучете и выдать работнику? Рассмотрим правила, действующие в 2019 году.

Каждому бухгалтеру, который выдает заработок сотрудникам наличными, хоть раз за все время работы приходилось разбираться с депонированной зарплатой.

Но что же это такое, где и как она возникает? Как стоит распоряжаться такими деньгами? Эти вопросы стоит обязательно рассмотреть подробно во избежание лишних проблем.

Важные аспекты

Депонированная зарплата имеет отношение к кассовым операциям. А значит, нужно знать не только само определение данного словосочетания, но и понимать особенности кассовой дисциплины на фирме.

Основные моменты

Для выдачи зарплаты наличными на предприятии должна быть касса. Это может быть отдельное помещение, где будут созданы условия для хранения денег.

Требования выделять отдельной комнаты законодательством Российской Федерации не установлено.

Это может быть и угол в каком-то зале. Главное, чтобы при выдаче средств присутствовал кассир и их получатель.

Кассира назначает руководство предприятии, издав соответствующее распоряжение. Работник, который получает такую должность, знакомится с правилами ведения кассовых операций.

Он должен понимать, что такое кассовая дисциплина. Обязательно составляется договор о том, что такое лицо берет на себя полную материальную ответственность.

Ведь работать ему придется с деньгами, и компания должна иметь какие-то гарантии. Кассир должен иметь:

  • платежную ведомость;
  • кассовую книгу;
  • приходные и расходные кассовые ордера;
  • ведомость выдачи и получения денег;
  • книгу, где будут проводиться операции;
  • ведомости по учету зарезервированной суммы.

Через кассу осуществляются платежи поставщику и покупателю, производится выплата пособий, стипендий, передаются средства на расчетные счета и т. д.

Согласно нормативной документации, не позволяется хранить неограниченные суммы в кассе. Все наличные средства должны передаваться в банки.

Есть такое понятие, как кассовый лимит – утвержденная руководителем сумма, которая может находиться в кассе.

При установлении лимита учитывают рекомендации ЦБ и особенности деятельности организации. Закон требует проводить ревизию кассы.

Такая процедура осуществляется специально назначенной комиссией, что в утвержденный период должна пересчитать деньги, сверить ценности, проверить все кассовые документы.

Ревизия может быть незапланированной, если кассира подозревают в нарушении кассовой дисциплины, или он заболел и необходима замена на некоторое время.

Причины возникновения необходимости

Все компании платят заработанные средства 2 раза в месяц в установленные сроки согласно правилам внутреннего распорядка.

Руководство самостоятельно решает, в какие числа выдать зарплату и прописывает их в нормативной документации предприятия. Причем же здесь депонированная зарплата?

Под депонированной зарплатой понимают заработок сотрудника, что был начислен к выплате, но не был получен в установленные на предприятии сроки.

В кассе предприятия может храниться сумма выше установленной нормы не дольше 3 дней.

И если в это время сотрудник не является за зарплатой, то данные суммы будут приняты депонированными заработными выплатами. Лицо, что не получило средства, становится депонентом.

Депонированная зарплата может возвращаться в банк или оставаться в кассе, но не свыше лимитов. Когда срок для выдачи заработка оканчивается, кассиры вносят определенную запись в ведомости.

Причиной того, что зарплата может быть не получена, является нахождение человека в отпуске или на больничном, в командировке и т. п.

Работник может и не информировать руководство организации, по какой причине он пропустил дату, когда выдавалась зарплата.

После того, как сроки (а это 3-5 дней) для выдачи окончатся, раздатчик запишет в ведомости о том, что средства становятся депонированными.

Суммы записываются на специально предназначенный для этого счет (если превышено норму, установленную на предприятии).

Стоит указать, что невозможно возникновение депонированной суммы, если виновником неполучения зарплаты стал работодатель.

Такие случаи нарушают права работников, а значит, должны наказываться в соответствии с законодательством.

Компания вправе перечислить заработанные средства на дебетовые карты, но не везде такая система выдачи средств применима.

Если осуществляется выдача наличных из кассы, тогда обязательно возникнут кредиторские задолженности фирмы перед сотрудником. А в данном случае нужно знать дальнейший порядок действий.

Действующие нормативы

Кассовые операции осуществляются на фирме согласно Положению ЦБ Российской Федерации от 12 октября 2011 № 373-П, Указанию ЦБ, что было утверждено правительством 11.03.2014 № 3210-У.

Порядок депонирования заработной платы

Для выдачи заработка наличностью сотрудникам компания получает деньги из банковского учреждения.

Сумма депонированной заработной платы должна отдаваться назад в банк. Рассмотрим, какого порядка при этом нужно придерживаться ответственным лицам.

С какой целью проводится?

Депонирование зарплаты осуществляется из-за того, что нельзя в кассе оставлять сумму, которая превысит установленный лимит.

То есть, все средства сверх нормы должны сдаваться обратно в банковское учреждение.

А значит, если лицо не получило своевременно свою зарплату, фирма не имеет права оставлять эти деньги в кассе, иначе при проверке будут неприятности.

Можно ли перечислить на карточку

Депонирование зарплаты возможно в том случае, если выплата осуществляется наличностью из кассы компании.

Каковы причины увольнения работника по инициативе работодателя ТК РФ смотрите в статье: основания для увольнения работника по инициативе работодателя по ТК РФ.

Какие вопросы стоит задать работодателю на собеседовании, .

Если выплаты производятся на пластиковые карточки сотрудников, депонированных средств просто не может возникать.

Если же депонент желает, чтобы неполученные суммы из кассы были перечислены на его карту, то применимы положения ст. 136 ТК России.

Лицо должно написать заявление, указавши соответствующую просьбу. Прописываются реквизиты карты, на которую будут перечисляться депонированные деньги.

Выдача через кассу

Кассир должен проверить расписки в том, что средства получены (в расчетно-платежных ведомостях).

Напротив фамилии работника ставится штамп в том, что им средства были получены (соответствующие графы формы Т-49, Т-53).

Унифицированная форма таких справок утверждена согласно Постановлению Госкомстата России от 5 января 2044 № 1. Если зарплата не получена, то делается надпись «Депонировано».

Стоит помнить, что налоговый агент должен уплатить НДФЛ с зарплаты уже на следующий день после выдачи средств (согласно п. 6 ст. 226 Налогового кодекса России).

Депонированная заработная плата – это якобы выданная сумма, а значит, налоги стоит удерживать по общим правилам.

Необходимо подвести итоги по платежным ведомостям. Считают и вписывают сумму средств, что были выданы фактически, а также те, что подлежат депонированию в банковское учреждение.

В том случае, если деньги выдавались не кассиром, делают соответствующую запись в ведомости. Далее следует составление реестра депонированных средств (но не обязательно).

Такой документ будет полезен, если нужно отследить задолженность перед персоналом. Заполняется бланк произвольно.

Обычно в нем отражают такие сведения:

  • название предприятия;
  • дату, когда реестр подготовлен;
  • время, когда депонированные суммы возникли;
  • данные о расчетно-платежных ведомостях;
  • табельные номера сотрудников;
  • размер не выплаченных средств;
  • подпись ответственного лица.

Нумерацию ставят в хронологическом порядке. Следующий шаг – внесение в книгу учета депонированной суммы.

Но такого требования нет в Указании 3210-У. А значит, действуйте на свое усмотрение. Форма книги разрабатывается руководством фирмы.

В документе есть строчки для отражения данных о каждом депоненте, а также время возникновения депонентской задолженности.

Кассир должен поставить подписи в платежных ведомостях, реестре и книге учета по депонированным суммам.

Далее данные документы подписываются работником бухгалтерии. Начисление страховых взносов осуществляется на момент выплаты (статья 11 ФЗ № 212-ФЗ).

Поэтому не имеет значения, получена сумма сотрудником, или переведена на депонент (ст. 20.1 ФЗ № 125 от 24 июля 1998).

Затем следует такой порядок действий:

Форму Т-49, Т-53 передают для проверки Бухгалтеру, реестр и книга учета направляется главбуху
Оформляется расходно-кассовый ордер На выданные суммы (форма КО-2)
Депонированная сумма должна сдаваться в банки Если размер наличных в кассе свыше позволенной нормы
Если сотрудник просит выдать депонированный заработок Для этого достаточно его устной просьбы. Работник бухгалтерии подает заявку в банковское учреждение, чтобы получить необходимую сумму
Выдача депонированной суммы Осуществляется на основании оформленного расходника
Данные о выданных средствах Вписываются в книгу учета депонированных средств

В том случае, если работник в течение 3 лет не обращается за заработком, средства включают в состав иных доходов в бухучете. В налоговом учете они будут считаться, как внереализационные доходы.

Проводится инвентаризация расчетов с персоналом, готовится соответствующий акт, бухгалтерская справка и приказ руководства.

За депонированной суммой работники вправе обращаться либо к кассирам, либо к сотрудникам бухгалтерии.

При обращении к кассиру последний обязан сделать доклад бухгалтерам. Работник бухгалтерии будет оформлять запрос и отошлет заявку в банковское учреждение.

При письменном обращении сотрудника за зарплатой кассиром передается заявление секретарю. Тот должен будет зарегистрировать документ согласно правилам, установленным в компании.

Фото: реестр депонированной ЗП

Регистрация заявления может и не осуществляться, но тогда нельзя будет отслеживать место его расположения.

Если документ потеряют, не получится представить доказательства его предоставления уполномоченному лицу.

Если зарплата не была получена по вине компании, сумма депонированного заработка не может списываться.

В ст. 136 ТК сказано, что лицо вправе получить полагающиеся суммы по месту, где выполнялись работы.

Когда бухгалтерия располагается далеко от места, где проводились работы, сотрудник не обязан приехать в сам отдел. Не выплаченные суммы будут признаваться задержкой, и не будут депонированы.

В случае неполучения депонированного заработка из-за смерти, деньги вправе получить родственник или лицо, что проживало с данным лицом.

В какие сроки производится?

Сроки выдачи заработной платы работникам прописываются в титульных листах ведомостей.
Зарплата выплачивается в течение 3 дней.

Если в этот период лицо не получило полагающиеся средства, то тогда и идет речь о депонированных деньгах. Ведомость же закрывается.

Неполученные суммы сдаются в банк (о чем уже говорилось) на следующий день после того, как окончатся сроки хранения зарплаты в кассе.

Депонированные зарплаты обычно выдают:

  • одновременно со следующей зарплатой;
  • с авансовыми средствами;
  • в том случае, если локальными актами установлена дата выдачи депонированной зарплаты – тогда в этот день.

Все нюансы выдачи депонированных сумм должны быть зафиксированы во внутренней документации компании.

В том случае, если сотрудник не обращается за депонированными средствами в установленные сроки, он вправе их забрать в течение следующих 3 лет (ст. 196 ТК).

Какой проводкой оформляется?

Проводки, используемые при отражении в бухучете депонированной зарплаты и ее списании, назначаются законодательными актами.

Сумма, предназначенная для выплат, что касаются оплаты труда, и не были выданы работникам в установленные на предприятии сроки, должны учитываться на специальных счетах о расчетах с депонентами.

Видео: депонирование заработной платы

Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью в том месяце, в котором заработок был начислен. При этом не имеет значения, получены деньги работником или нет.

При проведении депонированных сумм применим счет 76 (по расчетам с дебитором и кредитором) со субсчетом 4 (расчеты по депонированной сумме).

Депонирование сумм заработной платы отражается в учете записью по Дт 76-4. Кт будет таким:

50 Если выдается заработок из кассы предприятия
51 Если сумма перечисляется на счета работников в банковских учреждениях

Отражение всех операций, что связаны с выплатой зарплаты, осуществляется в бухучете по таким проводкам:

Дт 70 Кт 76-4 При обнаружении депонированной суммы
Дт 51 Кт 50 Если средства из кассы возвращают в банк
Дт 50 Кт 51 Если деньги из банковского учреждения возвращают в кассу для выдачи сотруднику

В компании при образовании депонированных сумм появится и кредиторская задолженность. Если фирма работает на ОСНО, тогда депонированные средства отнесут на расходы в месяце, когда начислены.

Если деньги были не востребованы в течение трех лет, тогда используется для отражения счет 91.

Проводка будет такой:

Дт 76-4 Кт 91 Средства относятся на внереализационные расходы

Если появится отложенный налоговый актив, актуальна проводка Дт 09 Кт 68. Депонирование не может влиять на обложение налогом средств, полагающихся работнику.

И для отражения перечисления НДФЛ делают такие проводки:

Дт 50 Кт 51 Средства поступают в кассу
Дт 68 Кт 51 Отражение суммы начисленного НДФЛ
Дт 69 Кт 51 Уплата во внебюджетный фонд страховых взносов

Особенности налогового учета:

Если заработок начислен через банк и выдан в том месяце Когда его начислено, то разница между налоговым и бухгалтерским учетом не возникнет
Если заработок выплачен по кассовым методам То ситуация будет такой – в бухучете будет включено депонированные суммы в составе затрат. А значит, в налоговом учете будет видно ощутимую разницу в месяце начисления заработной платы. Как результат – образование отложенного налогового актива, который будет списан после того, как деньги будут выданы

Отражение в кассовой книге

В соответствии с абз. 7 п. 18 Порядка ведения операций по кассе, депонированный заработок отражается в реестре, составленным кассиром.

Можно применить форму, что указана в приказе от 23 сентября 2005 № 123н.

Что же касается книги учета депонентов, то в ней отсутствует графа для отражения расходника, оформленного при выдаче депонированных средств раньше заработной платы.

Про характеристику студента с места учебы в военкомат узнайте из статьи: характеристика студента с места учебы в военкомат.

Что это рекрутинг, .

Как выплачивается компенсация при увольнении по соглашению сторон, .

Такой пункт ест в книге по аналитическому учету депонированных средств, денежных довольствий и стипендии. Сведения о заработной плате в книге отражаются за год.

Документ имеет 12 граф – по количеству месяцев в году. Если по окончанию года в книге числится сумма, что так и не была выдана, то данные о ней прописываются в новую книгу.

Срок хранения книги учета – 5 лет, отсчет которых начинается с начала года, а не с момента депонирования заработной платы.

Итак, депонированная зарплата возникает только в тех фирмах, где оплата труда осуществляется наличными.

Если компания не выплатит депонированной суммы сотруднику, могут возникнуть неприятности. Работодатели не могут препятствовать в получении депонированной суммы.

Ведь работник может обратиться с жалобой к представителям трудовой инспекции.

Есть и еще худший для руководства вариант – лицо может подать иск в судебный орган, если с момента невыплаты не прошло больше 3 месяцев.

Чтобы не возникало неясных ситуаций, лучше прописать порядок действий фирмы на случай возникновения депонированной зарплаты.

Такая информация может содержаться в уставе предприятия, документации по внутреннему распорядку или в коллективных договорах.

>Депонированная заработная плата: документальное оформление и бухгалтерский учет

Документальное оформление

Выдавать денежные средства за выполнение трудовых обязанностей организация обязана не реже чем два раза в месяц (статья 136 ТК РФ).

Для выплаты заработной платы составляется расчетно-платежная ведомость (Т-49) или платежная ведомость (Т-53). Формы документов утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Они являются обязательными для использования, то есть разрабатывать свою форму для выплаты заработной платы работникам организация не вправе.

Форма Т-49

Форма Т-53

В последний день, отведенный для выдачи работникам оплаты труда, кассир должен:

  • напротив Ф.И.О. сотрудников, которым не выплачена зарплата, проставить отметку «депонировано»;
  • определить итог выплаченной суммы и отразить ее в соответствующей статье;
  • определить итог суммы, подлежащей депонированию и также сделать соответствующую запись;
  • сверить выданную и депонированные суммы с итоговой суммой в ведомости;
  • поставить подпись и передать ведомость на подпись главному бухгалтеру или, при его отсутствии, руководителю.

На сумму фактически выданной зарплаты следует оформить расходно-кассовый ордер последним днем выдачи работникам оплаты труда.

Что такое депонированная заработная плата

Сам термин происходит от французского слова «dépôt» — то есть хранилище, склад. В этом плане термин «депонирование» родственен такими понятиям как «депозит», «депонент», «счет депо» и не финансовому, а транспортному понятию «депо» — место стоянки подвижного состава железных дорог. Отсюда становится ясно и значение слова «депонирование» — хранение. Соответственно депонированная зарплата, это заработная плата, находящаяся на сохранении у работодателя, до момента её получения работником.

Почему возможны ситуации, в которых заработная плата может быть не выдана — понятно: работник мог неожиданно заболеть, срочно уехать в командировку, либо не выйти на работу в дни выдачи заработной платы. Но кассир не имеет права держать указанную сумму в кассе, дожидаясь выхода работника, потому что нормативными распоряжениями Центрального банка России установлены строго лимитированные сроки её выдачи. Если работодатель в платёжной ведомости на выплату не указал меньший срок, то срок на выплаты работникам через кассу установлен в пять рабочих дней. Если к окончанию этого срока зарплата не выдана кому-либо из работников, в ведомости делается соответствующая отметка и денежные суммы возвращаются в банк. О том, как оформить это правильно расскажем далее.

Как оформить депонирование заработной платы

Выплаты заработной платы через кассу осуществляются с использованием платёжных либо расчётно-платёжных ведомостей. Каждая из них подразумевает, что в графе напротив своей фамилии и суммы «к выдаче» работник проставляет свою подпись. В случае если сотрудник не явился для получения причитающихся ему сумм в кассу до окончания срока указанного в титульной части ведомости, то кассир в графе, предназначенной для подписи сотрудника, указывает, что сумма депонирована. То есть, в этом месте делается надпись «депонировано», либо проставляется оттиск штампа с соответствующей надписью.

Отметим, что сроки выплаты заработной платы на предприятии (у индивидуального предпринимателя) устанавливаются внутренним локальным правовым актом (например, коллективным договором, положением об оплате труда). Указывать в платежной ведомости, на выплату заработной платы, срок окончания выплат по ведомости ранее срока выплаты заработной платы работодатель не вправе.

В случае неполучения денежных средств одним из сотрудников общая сумма «к выдаче» по платёжной ведомости не совпадет с суммой выданных денежных средств. Соответственно, кассир, на последней странице платёжной ведомости, указывает размер выданных сумм и сумму, которая была депонирована. На фактически выданную, по данной ведомости, сумму заработной платы выписывается расходный кассовый ордер.

Но этим действия в отношении депонированной заработной платы не ограничиваются. Так для отражения всех депонированных сумм рекомендуется составлять соответствующий реестр. Ранее составление такого документа было обязательным, сейчас нет. Но без реестра депонированных сумм будет сложно оценить размеры задолженностей перед конкретными работниками.

В таком реестре рекомендуется указывать табельный номер сотрудника, его фамилию и инициалы, расчётный период за который не выплачена заработная плата, сумму задолженности и номер платежной ведомости.

Даже если заработная плата не получена работником, то работодатель — налоговый агент, все равно, обязан удержать из неё НДФЛ и перечислить его в бюджет. Для целей налогообложения суммы оплаты труда считаются полученными с момента отражения их в зарплатных ведомостях, вне зависимости от того задепонированы они или нет.

Что делать если работник так и не получил депонированную заработную плату?

Не секрет, что многие работники работают на условиях внешнего совместительства, либо имеют по несколько трудовых книжек. Часто при фактическом уходе с места работы, сотрудники отдела кадров не имеют возможности правильно оформить увольнение, а кассир выдать заработную плату. Суммы невыплаченной зарплаты продолжают числиться на бухгалтерских счетах предприятия.

Законодательство позволяет списать такую задолженность перед работником по истечении трёх лет с момента образования задолженности. Если заработная плата так и и не была получена работником, она включается в состав прочих доходов организации (предпринимателя).

Проводки по счетам бухгалтерского учета, в этой ситуации используются следующие:

Дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 91-1 — списание задепонированной зарплаты в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.

Мнение эксперта Мария Богданова Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

На практике депонирование заработной платы сейчас очень редкое явление, потому что каждый работник старается получить причитающуюся ему зарплату в минимальные сроки. Если работник отсутствовал по причине командировки или болезни, то он получит зарплату как только вернётся на работу. В случае же длительной болезни бухгалтер, предварительно выписав ордер, имеет право навестить сотрудника в больнице и выдать ему зарплату там, заполнив все необходимые документы.

В случае смерти работника, его зарплату можно выплатить только членам его семьи. При их отсутствии денежные средства можно перечислить на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ), который занимается вопросами наследования умершего сотрудника. Сделать это следует через 4 месяца после смерти сотрудника. Спорные денежные средства станут частью наследственной массы, и могут быть переданы наследникам в соответствии с очередностью наследования, в том случае если они обратятся к нотариусу.

На основании ст. 1151 ГК РФ при отсутствии наследников у работника, его заработная плата становится вымороченным имуществом и передаётся в казну РФ.

В любом случае, несмотря на кажущуюся легкость оформления депонирования заработной платы, это достаточно ответственный процесс. В нём затрагиваются как интересы работника, или индивидуального предпринимателя, так и государства. Необходимо помнить, что право на оплату труда — одно из важнейших трудовых прав предоставленных сотруднику трудовым законодательством. И необоснованное лишение, а так же выплата по истечении установленного внутренними документами срока, может иметь последствия для работодателя в виде штрафов трудовой инспекции.

Как депонировать заработную плату

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *