Как управлять автосервисом

Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации

Законы РФ, регламентирующие документационное обеспечение управления

Законодательные акты, регламентирующие документационное обеспечение управления

Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства

Вопрос

Документирование управленческой деятельности — основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как исторического источника и точнее установить срок хранения. Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации.

Основными целями управленческой документации, которая составляет элемент системы управления, являются следующие:

Сообщение информации

· инструмент для передачи и переноса информации.

Подтверждение соответствий

· обеспечение свидетельств того, что ранее запланированное было в действительности выполнено.

Распространение знаний

· передача и сохранение опыта, накопленного компанией. Типичным примером являются стандарты компании, которые могут быть использованы как основа при разработке и проектировании новой продукции и направлений работы, так и в целях обучения нового персонала.

Основные требования к управленческой документации приведены в таблице 1.

Таблица 1 — Требования к документации

Требование	Пояснение
Комплексность	Документация должна охватывать все аспекты (организационные, экономические, технические, правовые) деятельности, связанные с управлением организацией и обеспечением качества.
Системность	Документация должна быть строго взаимоувязанной, хорошо структурированной и распределенной по уровням управления. Она должна давать четкое представление как о системе управления в целом, так и об отдельных ее элементах.
Полнота	Документация должна давать исчерпывающее представление обо всех процедурах и процессах, а также о достижении требуемого качества. При этом объем документации должен быть оптимальным, т.е. достаточным для практических целей.
Не противоречивость	Документация должна по содержанию соответствовать требованиям нормативных документов, международных стандартов или другим требованиям документации более высокого уровня, если такая имеется в заданной области.
Идентификация	Документация должна иметь соответствующие обозначения и номера, позволяющие установить принадлежность каждого документа к определенной части системы управления и/или подразделению-разработчику, и/или процессу.
Аутентичность	Документ принадлежит к тому виду и типу, который в нем заявлен. Документ разработан лицом, которое его действительно разработало и прислало.
Доступность	Документация должна быть доступной для пользователей.
Актуальность	Документация должна оперативно отражать все изменения условий функционирования процессов в целом и отдельных их элементов.
Четкость	Документация должна быть четкой, датированной и понятной ее пользователям.

Юридическую силу документу придают отдельные надписи, называемые реквизитами документа Составленный и согласованный текст документа должен быть оформлен по установленным требованиям, главным из которых является наличие в документе юридической силы. Непосредственно на юридическую силу влияют реквизиты, называемые составом удостоверения документов: гриф утверждения, подпись, печать. Для многих документов важную роль играют визы ознакомления. Почти все документы, за редким исключением, должны оформляться на служебных бланках.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Вопрос

Документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

— законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

— указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

— нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

— правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

— государственные стандарты на документы;

— общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

— унифицированные системы документации;

— нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

— нормативные документы по организации архивного хранения документов;

— законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет гражданский кодекс Российской Федерации, который определяет гражданские правоотношения и тем самым устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений.

Наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10.06.1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.

Федеральный Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-Ф3 устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов; документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информации» от 20.01.1994 г. и постановлениях Правительства.

Федеральный Закон «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-Ф3 определяет: объектом международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного обмена.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ, указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей и другие вопросы.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24.07.1998г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

Федеральные законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Основные законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993 г.) направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов и т.д.

Законодательство РФ регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

Вопрос

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.

Постановлением правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по Уровням доступа к ней.

Следует упомянуть ряд Указов Президента российской Федерации «О государственном гербе», «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» и ряд других, значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Ряд законодательных актов (Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», Закон РФ «О языках народа Российской Федерации» и пр.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ТК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

В целом, перечень законодательных актов, регламентирующих документационное управление обеспечения, безусловно, шире. В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования к делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Развернутый перечень нормативно-правовых актов, касающихся вопросов оформления управленческой документации представлен в Приложении.

Вопрос

Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны.

Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Указания Росархива по вопросам делопроизводства распространяются на все организации, независимо от системы хозяйствования и формы собственности. Местные архивные органы выполняют соответствующие задачи в области управления документацией.

Огромное количество документов привело к необходимости их унификации и стандартизации. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Таким образом, стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения :

— безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

— технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

— качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единство измерений;

— экономии всех видов ресурсов; и т.д.

На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся: государственные стандарты РФ (ГОСТ); применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических инженерных обществ и других общественных объединений.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Следующей ступенью являются функциональные министерства и ведомства. Конечной ступенью — руководители конкретных организаций, предприятий, исполнительных структур власти.

Соответствующими министерствами и ведомствами ведется разработка унифицированных систем документации. Унифицированная система документации (УСД) — совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

— ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации;

— ГОСТ с требованиями по оформлению документов. Установил максимальный набор реквизитов, используемых для оформления любого управленческого документа, определил правила их записи и расположение на листе.

— ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации (УСД). Требования к построению формуляра-образца. Установлены форматы бумаги от А3 до А6 с альбомным и книжным расположением текста, служебные поля — левое — не менее 20 мм, нижнее и правое — не менее 10 мм. Размеры букв — на пишущей машинке — чуть меньше 14 размера шрифта Times New Roman.

— ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники.

— ГОСТ Р 511141-98 (1). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Тема №3

«Понятие реквизита и формуляра образца»

> ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННЫЙ РЕСУРС

Управленческая документация

Известно, что сущность и процесса классификации, и процесса типологии заключается в дифференциации объектов изучения по определенным признакам.

При этом классификация предполагает строгое деление объектов, выполняемое как минимум по четырем основным правилам:

• 1. Единое основание деления (признак, по которому классифицируют объекты).
• 2. Соразмерность классифицируемых объектов.
• 3. Взаимоисключаемость (классифицируемые объекты не могут одновременно принадлежать разным классам).
• 4. Непрерывность (пошаговое деление видов на подвиды).

Поскольку документ является сложным объектом, он имеет

много признаков.

Типизация — это процесс интеграции признаков, создания некоторой модели, именуемой типом, и отнесения объектов к этому типу. Например: тип документа: научно-популярное издание. Совокупность признаков этого типа: по области деятельности, по адресности, по характеру содержащейся информации. К данному типу относятся публикуемые документы научной направленности, предназначенные для широкого круга читателей, содержащие сведения из различных областей научных исследований. При учете в качестве основного признака степени распространения информации все документы можно разделить на три группы: массовые, специальные, личные.

Процесс типизации документов позволяет выделить нестрогие, порой пересекающиеся массивы объектов (документов), объединяемых принадлежностью к той или иной сфере человеческой деятельности, к выполнению той или иной функции (рис. 2.1).

В зависимости от приоритета того или иного функционального признака (не забываем, что любой документ многофункционален) можно выделить следующие типы документов:

• • политические документы (содержат политическую информацию и обслуживают сферу политики);
• • идеологические (формирующие социальное мировоззрение);
• • управленческие (обеспечивающие функционирование и взаимосвязь управляющей и управляемой систем на всех уровнях);
• • учебная документация (обеспечивающая сферу обучения);
• • законодательно-нормативная документация (обеспечивающая сферу правоотношений системой закрепленных норм и правил);
• • научная (связанные с исследованиями объективных закономерностей окружающего мира: природы и человеческого общества с его производными);
• • техническая (связана с преобразованием природы и производством материальных благ и т.д.).

Данный перечень типов документации открыт.

Можно выделить тип «официальные документы». Этот тип документов имеет наибольший охват создаваемой в человеческом обществе документации.

Официальные документы — документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

К официальным документам относят различные типы документов: законы, постановления, нормативные документы, технические документы, научные документы, патентную документацию и т.д.

Среди официальных документов выделяют документы, удостоверяющие личность человека (паспорт, свидетельство о рождении) или его права (аттестат, диплом, водительское удостоверение, свидетельство о владении недвижимостью), а также служебное или общественное положение (студенческий билет, служебное удостоверение, свидетельство о браке, пенсионное удостоверение). Как правило, большинство личных документов стандартизовано на общегосударственном уровне, существуют государственные организации, занимающиеся непосредственно подготовкой, оформлением и выдачей подобных документов. Все личные документы подлежат регистрации — присвоению порядкового номера и фиксированию установленного набора сведений в регистрационных формах в уполномоченной государственной организации.

Значительную по объемам группу официальных документов составляет управленческая документация.

К сожалению, в обществе нет четко сформулированного определения понятия, что такое управленческая документация. Оно отсутствует в силу широты и расплывчатости этого типа документов, который принято называть управленческой документацией. Управленческая документация — это документация, обеспечивающая функционирование и взаимосвязь управляющей и управляемой подсистем. Познакомимся с этим типом документов.

Вспомним о функциях документа. В силу целесообразности документы создаются обществом для выполнения тех или иных функций. Помимо универсальных функций документов, таких как информационная, коммуникативная, кумулятивная, когнитивная (средство получения знаний) деловой (официальный) документ выполняет еще и специальную функцию, а именно, обслуживает ту или иную сферу человеческой деятельности (научную, образовательную, технологическую, производственную, управленческую и т.д.).

Управленческие документы предназначены для выполнения управленческих функций. Что такое управленческие функции?

Управление возникло еще в древние времена в силу общественного разделения труда. Люди создают различные организации, учреждения, фирмы для достижения разных целей: для постройки здания, производства автомобиля, добычи нефти, обучения студентов. В каждой созданной организации есть группа людей, занимающихся управлением — целенаправленным воздействием на структуры и связи в организации. Управление есть целенаправленный специфический вид деятельности административного персонала, который объективно необходим для эффективного функционирования организации.

Процесс управления универсален. Управляют государством, регионом, городом, отраслью, отдельным предприятием, отделом. Управленческий процесс не мыслим без документации.

Рис. 2.1. Некоторые типы документации

Управленческие документы прежде всего являются инструментом процесса управления. Они содержат сведения, показатели, параметры, регламенты, необходимые для процесса управления. Они фиксируют управленческие воздействия, позволяя реализовывать управленческий процесс. И, наконец, они оформляют результаты управленческого процесса.

Если представить управленческий процесс схематично, это выглядит так.

Этап 1. Сбор сведений о состоянии объекта управления и их анализ.

Этап 2. Определение отклонений от нормы в состоянии объекта или определение необходимости провести изменения в объекте управления.

Этап 3. Выработка необходимого управленческого воздействия.

Этап 4. Определение исполнителей и сроков исполнения.

Этап 5. Оформление решения и доведение его до исполнителей.

Этап 6. Контроль исполнения решения.

Этап 7. Оценка результатов исполнения.

Этап 8. Анализ состояния объекта управления.

Далее цикл повторяется.

На каждом из перечисленных этапов процесса принятия и реализации управленческого решения необходимы управленческие документы. Здесь требуется сделать оговорку. Необходимы, но не достаточны. Поскольку процесс принятия управленческого решения может сопровождаться использованием других типов документов, а также недокументированных сведений и данных.

Различают следующие функции управления: организация, планирование, финансирование, нормирование, распорядительная деятельность, контроль, учет, снабжение, кадровое обеспечение, информационно-документационное обеспечение, управление качеством.

Практически все названные функции универсальны, т.е. присущи любой организации: и небольшой фирме и крупному концерну или корпорации. Комплекс документов, с помощью которых реализуется та или иная функция, позволяет провести классификацию управленческих документов в этом ракурсе.

К сожалению, в документоведении еще не сложилась однозначная классификация управленческих документов. Мы будем пользоваться следующим распределением управленческих документов по группам. В зависимости от функции управления, которую обслуживает та или иная документация, можно выделить следующие группы документации.

• 1. Плановая документация.
• 2. Организационно-распорядительная.
• 3. Финансовая.
• 4. Договорная.
• 5. Учетная.
• 6. Отчетная.
• 7. Кадровая (по труду).
• 8. Снабженческо-сбытовая.
• 9. Административно-хозяйственная.
• 10. Управления качеством.
• 11. Производственная.

Здесь требуется пояснение. Речь идет о документации, обеспечивающей выполнение основных задач и функций организации. Приведем пример. Для туристской фирмы — это документы, оформляющие турпоездки: договоры, путевки, страховые документы, соглашения с партнерами, с перевозчиками. Для медицинского учреждения: истории болезни, карты пациентов, рецептурные документы, описания хирургических операций. Для образовательного учреждения: учебные планы, расписания занятий, учебные карточки студентов, экзаменационные ведомости.

Документы, составляющие ту или иную группу документации, связаны единством целевого назначения и обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, плановая документация обеспечивает реализацию такой функции управления, как планирование. Распорядительные документы обеспечивают выполнение распорядительной функции, «оперативное реагирование», функции «контроля». Организационные документы обеспечивают организационно-правовую и нормативную функции.

Помимо общих свойств документа управленческая документация обладает и специфическими. Основным свойством является юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему: действующим законодательством; компетенцией издавшего его органа; установленным порядком оформления. Разберем это определение по пунктам.

• 1. Что имеется в виду под действующим законодательством? Тот или иной управленческий документ не может противоречить законам и установленным нормам. К примеру, если устав организации противоречит хотя бы в одном пункте законам РФ, налоговому законодательству, трудовому праву, правам потребителя, устав не зарегистрируют в уполномоченном учреждении до внесения правок и изменений.
• 2. Существует установленный порядок, определяющий право (и обязанность) любой организации создавать те или иные управленческие документы. Государственные организации выдают многочисленные справки населению, документы личного характера. Высшие органы власти (Государственная дума) издают законы, президент страны издает указы, центральные органы управления издают постановления, в организациях издаются приказы руководителя, составляются протоколы заседаний, заключаются договоры, комиссии оформляют результаты своей работы актами, рядовой сотрудник имеет право составить такой документ как заявление, предложение, докладную записку.

Составленный документ будет иметь юридическую силу в том случае, если его автор (орган управления, организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо) имеет на это право. Например: не имеет силы приказ, изданный бухгалтером организации; не имеет юридической силы служебное письмо, подписанное экспедитором. Но имеет юридическую силу заявление, подписанное физическим лицом, имеет силу и докладная записка, подписанная тем же бухгалтером или экспедитором.

3. Что значит фраза: «…установленным порядком его оформления»? Любой управленческий документ обретает юридическую силу при соблюдении ряда правил. Документ должен быть оформлен на соответствующем бланке, возможно, на особой бумаге, он должен иметь реквизит: подпись, а в некоторых случаях и гриф утверждения, печать. Он должен быть зарегистрирован (получить регистрационный номер и дату). Это минимум требований. Ряд управленческих документов, относящихся к унифицированным системам документации, имеют также установленную форму и установленное содержание (единые показатели, единицы измерения, или структурированный текст).

Вы решили организовать бизнес по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей, тогда еще до момента открытия стоит серьезно задуматься над выбором формы налогообложения.

Вы решили организовать бизнес по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей, тогда еще до момента открытия стоит серьезно задуматься над выбором формы налогообложения. Основополагающим фактором при выборе должна быть оптимальность системы налогообложения, т.е. при которой налоговая нагрузка будет минимальной из всех возможных.

Мы рекомендуем осуществить выбор из следующих двух форм налогообложения:

• ЕНВД (глава 26.3 НК РФ).
• Патент (глава 26.5 НК РФ).

Эффективность каждой мы проверим расчетами, а цифры и определят лидера.

Расчет налогов автосервиса на ЕНВД

Начнем с «подводных» камней, которые существуют для автосервисов при применении ЕНВД. До недавнего времени существовала неоднозначная ситуация, касающаяся видов транспортных средств, ремонт и обслуживание которых можно было осуществлять, уплачивая при этом ЕНВД. В этом нам поможет разобраться ОКУН. Ранее код 017000 предусматривал техническое обслуживание и ремонт легкового автотранспорта, автобусов и грузовиков.

Соответственно, при ремонте прицепов, мотоциклов, прицепов-роспусков и полуприцепов ЕНВД применять не представлялось возможным. Эта проблема разрешилась с появлением Письма Госстандарта N140-14/495, датированного 26.06.2012 г. Были внесены изменения в код ОКУН 017611 и теперь в новой редакции он звучит следующим образом: «Ремонт и изготовление автомотопринадлежностей (подголовников, подлокотников, багажников, прицепных устройств, ветрозащитных приспособлений для мотоциклов и мотороллеров и т.п.)». Разъяснения по этому вопросу были даны в письме Минфина №03-11-06/3/46, датированном 06.07.2012 г.

Следующий спорный момент, в части применения ЕНВД, касался услуг по ГТО, ФНС считало, что в отношении этого вида услуг автосервисов, такая форма налогообложения применяться не может. Изменения произошли в 4 квартале 2009 года, ясность была внесена Письмом Минфина №03-11-11/209, датированным 05.11.2009 г. С этого периода времени в отношении услуг по проведению ГТО автосервисы вправе применять ЕНВД.

И последний спорный момент – это использование автосервисом при оказании услуг по ремонту своих запасных частей. По мнению налоговиков, до недавнего времени, реализация своих запчастей для ремонта не могла облагаться в рамках ЕНВД услуг автосервиса, а считалась розничной торговлей, а соответственно предполагала соответствующее налогообложение. Эта проблема была решена с появлением письма Минфина N03-11-06/3/11238, датированного от 05.04.2013.

Все «узкие» места для применения ЕНВД автосервисами мы рассмотрели, теперь займемся расчетами. Для них нам понадобится:

• Физический показатель для автосервисов;
• Коэффициента-дефлятора (К1) на 2013 год;
• Корректирующий коэффициент базовой доходности (К2) для вашего региона, в котором располагается автосервис.

Из статьи 346.29 (пункт 3) НК РФ мы узнаем величину физического показателя для автосервиса. На одного работника он составляет – 12000 рублей за месяц. В том случае, если организационная форма у вашего предприятия – это ИП, то в число работников при исчислении ЕНВД следует включать себя, как одного человека.

На 2013 год коэффициент-дефлятор (К1) был утвержден Приказом Минэкономразвития №707, подписанным 31.10.2012 г., и его размер — 1,569. Значение же К2 различно в каждом из регионов РФ.

Предположим, что свой автосервис вы открыли в г. Кирове, Ленинском районе и приняли на работу 4 сотрудника, а включая самого ИП при исчислении налога, будем считать, исходя из 5 человек. Для определения величины коэффициента К2 обратимся к Решению Кировской городской Думы от 28.11.2007 N 9/4 (с изменениями). Он будет равен 0,7.

Сумма ЕНВД (в год) = 12000 * 5 * 1,569 * 0,7 * 15% * 12 = 118 616 рублей

Полученную к уплате сумму вы имеете возможность уменьшить, на 50% от уплаченных страховых взносов за своих работников. Такую норму содержит статья 346.32 НК РФ (пункт 2).

В статье 346.32 НК РФ (пункт 1) предусмотрена периодичность и сроки, в которые необходимо уплачивать ЕНВД. Перечислять их следует по окончании каждого квартала, до 25 числа месяца, следующего за прошедшим кварталом.

Патент для автосервиса

Каждому из субъектов РФ предоставлено право на введение патентной формы исчисления налогов в соответствии со статьей 346.43 (пункт 1) НК РФ. В 9 подпункте 2 пункта статьи 346.43 НК РФ в качестве одного из видов деятельности для Патента предусмотрены услуги автосервиса. Хотим напомнить, что Патент применителен только для ИП, приобретать его ЮЛ возможности, предусмотренной законом, не имеют.

По аналогии с ЕНВД, в каждом из регионов РФ устанавливается своя стоимость Патента. Расчет ведем на примере г. Кирова.

Патентная форма налогообложения и потенциальные размеры годовых доходов были утверждены Законом Кировской области № 221-ЗО, принятым от 29.11.2012 г.

В таблице представим градацию потенциального дохода, в зависимости от количества работающих в автосервисе.

Количество наемных сотрудников, чел.	Потенциальный доход, руб
Без наемных работников	301 200
от 1 и до 4	937 500
от 5 и до 9	1 875 000
от 10 и до 15	3 000 000

Для расчета стоимости Патента ставка составляет 6% (статья 346.5 НК РФ). Для соизмеримости с ЕНВД возьмем предельный доход при численности от 1 и до 4 человек.

Стоимость патента (в год) = 937 500 * 6% = 56 250 рублей

Произвести оплату Патента необходимо следующим образом:

1. Если вы приобретаете Патент сроком действия до 6 месяцев, то оплатить его стоимость необходимо в течение 25 дней с начала его действия.
2. В том случае, если Патент приобретается на срок, превышающий 6 месяцев, то 1/3 от его стоимости необходимо оплатить в течение 25 дней с начала его действия, а 2/3 стоимости не позднее, чем останется 30 дней до окончания его действия.

Для того чтобы было четкое понимание при каком количестве работников какая из форм налогообложения выгоднее, представим все данные о сумме налога к уплате на Патенте и ЕНВД в таблице.

Количество наемных сотрудников, чел.	Сумма налога на ЕНВД, руб.	Стоимость Патента, руб.
	23 723	18 072
	47 447	56 250
	71 170	56 250
	94 893	56 250
	118 616	56 250
	142 340	112 500
	166 063	112 500
	189 786	112 500
	213 510	112 500
	237 233	112 500
	260 956	180 000
	284 679	180 000
	308 403	180 000
	332 126	180 000
	355 849	180 000
	379 572	180 000

Примечание: Еще раз хотелось бы заострить ваше внимание, что при расчете ЕНВД к количеству работников всегда прибавляем и самого ИП. В нашем расчете все сделано именно так.

Также напоминаем о том, что получившуюся по расчету сумму ЕНВД вы вправе уменьшить на 50% уплаченных за своих сотрудников страховых взносов.

Как правильно именовать должности в автосервисе?

Ответ на вопрос:

В Вашем случае, работодатель может использовать любое наименование указанных профессий.

По общим правилам, обязательными для включения в трудовой договор является трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с действующим законодательством с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов (абз. 3 ч. 1 ст. 57 ТК РФ).

Следовательно, наименование должности, профессии, специальности работника должно соответствовать наименованию в квалификационном справочнике, если это связано с предоставлением компенсаций и льгот или наличие ограничений. В ином случае работодатель абсолютно свободен в установлении названия профессии.

По должностям жестянщик, электрик, маляр, мойщик, автожестянщик, автоэлектрик, автомаляр, автомойщик занятых в сфере автосервиса специальных гарантий и льгот не предусмотрено.

Таким образом, в Вашем случае, Вы можете самостоятельно выбрать наименование для соответствующих профессий, наиболее подходящее в Ваших условиях деятельности организации. Однако, мы рекомендуем все же придерживаться наименований, указанных в ЕКС, а в должностной инструкции отразить специфику, связанную с обслуживанием авто.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как указывать наименования должностей и профессий при составлении штатного расписания.

При оформлении штатного расписания работодатель может использовать форму № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или самостоятельно разработанную форму. В графу 3 указанной формы нужно внести наименования должностей (специальностей, профессий) для штатных единиц организации. По общему правилу должности предусматриваются для сотрудников, которые занимаются в первую очередь умственным трудом: управлением, сбором, анализом, обработкой информации (например, заместитель начальника производственного отдела, заведующий кафедрой). В свою очередь понятие «профессия» в большей мере относится к сотрудникам, занятым производственным процессом, физическим трудом (строители, электрики, механики).

Наименования должностей и профессий работодатель, как правило, определяет по собственному усмотрению. Например, должность руководителя организации может значиться в штатном расписании как директор, генеральный директор, президент компании и т. п.

Однако, если с выполнением работ по определенным должностям или профессиям трудовое законодательство связывает предоставление компенсаций и льгот (досрочную пенсию, дополнительный отпуск) либо устанавливает какие-либо ограничения, то наименования таких должностей и профессий должны соответствовать квалификационным справочникам. Указанное соответствие должно наблюдаться как в трудовом договоре с сотрудником, где будет указана его должность (выполнение работ по профессии), так и в штатном расписании организации. Это следует из положений абзаца 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ. Несоблюдение указанного условия лишит сотрудника права на получение льгот и компенсаций.

Говоря о квалификационных справочниках, в первую очередь необходимо пользоваться следующими из них:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367;
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37;
• Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, принятый постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.

Помимо вышеперечисленных документов, организациям следует руководствоваться также:

• Списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденным постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. № 298/п-22;
• Списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержденными постановлением Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Должностные инструкции директора автосервиса

Должностные инструкции директора автосервиса

• ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

• Директор автосервиса относится к категории руководителей, является непосредственным представителем Общества и наделен полномочиями решать непосредственно и косвенно организационные, коммерческие, представительские и другие вопросы. Директор автосервисавзаимодействует с руководителями и работниками других структурных подразделений Общества, а также с государственными контролирующими органами и вышестоящими структурами — по согласованию с прямым руководством.
• Директор автосервиса назначается на должность и освобождается от должности приказом Гендиректора Общества по представлению и подчиняется непосредственно Гендиректору Общества.
• Директор автосервиса руководствуется в своей работе:

— действующими Положениями
— нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
— уставом Общества;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора Общества;
— настоящей должностной инструкцией.

• Директор автосервиса должен знать:
• нормативно правовые Акты РФ;
• локальные нормативные Акты и Положения действующие в Обществе;

— распоряжения, приказы руководства, методические, нормативные и другие руководящие материалы по техническому обслуживанию и ремонту;
— перспективы технического развития Общества;
— систему планово-предупредительного ремонта и рациональной эксплуатации технологического оборудования;
— организацию ремонтных работ и технического обслуживания оборудования на предприятии;
— технические характеристики, конструктивные особенности и эксплуатационные данные автотехники;
— порядок и методы планирования ремонтных работ;
— системы ремонтов и технологию ремонтных работ;
— стандарты, технические условия и инструкции по техническому обслуживанию, ремонту;
— методы хозяйственного расчета;
— действующие положения по оплате труда, формы материального стимулирования;
— передовой отечественный и зарубежный опыт по техническому обслуживанию и ремонту автотехники;
— основы экономики, организации труда, производства и управления;
— основы трудового законодательства РФ;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

• На должность Директора автосервиса назначаются лицо, имеющее высшее техническое образование и стажем работы на инженерно — технических должностях не менее 3 лет.
• Во время отсутствия Директора автосервиса его обязанности в полном объеме выполняет Заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

• ФУНКЦИИ

2.1. Планирование работы.
2.2. Формирование оптимальной структуры.
2.3. Работа с кадрами.
2.4. Учет и предоставление отчетности.
2.5. Повышение квалификации работников.
2.6. Оперативное управление работой.
2.7. Оптимизация методов и схем работы.
2.8. Модернизация услуг.
2.9. Организация бесперебойного технологического цикла производства услуг автосервиса.
2.10. Обеспечение фирменных стандартов качества обслуживания.
2.11. Стимулирование сбыта услуг сервиса.
2.12. Сертификация услуг автосервиса.
2.13. Обеспечение соблюдения на производстве требований ГОСТ.
2.14. Составление и заключение договоров с заказчиками услуг (при условии, что ему делегировано такое право).
2.15. Непосредственное участие в проверках контролирующих органов и отделов.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Выполнять свои служебные функции исключительно в интересах Общества.
3.2. Использовать позитивные с точки зрения экологии, морали и социальных норм, методы достижения целей.
3.3. Не принимать решения, не входящие в компетенцию, лично согласовывать их со своим непосредственным руководителем.
3.4. Располагать информацией о текущем состоянии дел.
3.5. В установленные сроки представлять отчеты о проделанной работе по форме, утвержденной непосредственным руководителем.
3.6. Координировать взаимодействие с другими структурными подразделениями.
3.7. Придерживаться конкретных сроков выполнения поставленных задач и функций.
3.8. При возникновении нештатных ситуаций немедленно информировать руководство.
3.9. Проводить периодические совещания с подчиненными в целях:

• выявления причин сбоев и предупреждения недостатков в их работе;
• выявления причин достижений, фиксации успешных методов работы, обмена положительным опытом;
• стимулирования творческого взаимодействия сотрудников по выработке новых идей эффективной работы;
• вести контроль над выполнением должностных обязанностей своих подчиненных.
• Улучшения качества работы отдела и удовлетворенности потребителей услуг

3.10. Составлять и согласовывать с руководством краткосрочные, долгосрочные производственные и финансовые планы и отчеты о работе.
3.11. Своевременно доводить утвержденные планы до работников.
3.12. Корректировать при необходимости и утверждать рабочие планы подчиненных.
3.13. Формировать и согласовывать с руководством бюджет.
3.14. Производить расчет и анализ показателей работы.
3.15. Определять эффективную структуру и схему подчиненности.
3.16. Составлять и согласовывать со специалистом по кадрам должностные инструкции подчиненных.
3.17. Осуществлять подбор и аттестацию кадров при участии специалиста по кадрам.
3.18. Осуществлять руководство, инструктирование, консультирование, стимулирование работников.
3.19. Организовывать эффективную систему учета, контроля и отчетности.
3.20. Организовывать эффективные системы складирования, учета, расхода и списания расходных материалов.
3.21. Организовывать систему внутрипроизводственного и внешнего обучения.
3.22. Участвовать в решении оперативных проблем производства.
3.23. Проводить периодическую работу по оптимизации методов и схем работы с клиентом в соответствии с дилерскими стандартами завода изготовителя автомобилей.
3.24. Изучать потребностей рынка услуг и при необходимости осуществлять организацию новых/актуальных сервисных проектов.
3.25. Организовывать производственно-технологический цикл и систему обеспечения эффективной и бесперебойной работы производства (обеспечение работников спецодеждой, специальным инструментом, спец. литературой, оборудованием, запчастями и расходными материалами и пр.)
3.26. Организовывать систему периодического обслуживания оборудования и специального инструмента.
3.27. Осуществлять систематический контроль за качеством оказываемых услуг (организация системы контроля, анализ результатов контроля, выявление недостатков в работе, участие в рассмотрении рекламаций клиентов).
3.28. Участвовать в организации сезонных и др. производственных и рекламных акциях популяризации услуг сервиса и стимулирования продажи услуг.
3.29. Организовывать систематическую уборку производственных, офисных, бытовых и прочих помещений, а также территории стоянки
3.30. Организовывать ежегодную сертификацию услуг автосервиса
3.31. Организовывать ежегодный медосмотр подчиненных сотрудников.
3.32. Осуществлять деятельность по заключению договоров с клиентами автосервиса.
3.33. Осуществлять деятельность по заключению договоров с субподрядчиками автосервиса.
3.34. Участвовать в комиссиях производящих периодическую инвентаризацию материальных ценностей СТО.
3.35. Участвовать в работе комиссий государственных проверяющих и контролирующих органов.
3.36. При необходимости консультировать сотрудников по вопросам своей компетенции.
3.37. Обеспечивать необходимую для эффективной работы деловую и психологическую атмосферу в подразделении.
3.38. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.39. Обеспечивать постоянное повышение эффективности работы и используемых технологий работы.
3.40. Контролировать соблюдение и обеспечивать выполнение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности в подчиненном подразделении.
3.41. Вести табельный учет фактического времени пребывания подчиненных, осуществлять контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.
3.42. Контролировать качество и полноту выполнения должностных обязанностей подчиненными.
3.43. Проводить воспитательную работу в коллективе.

4. ПРАВА

Директор автосервиса имеет право:
4.1. По согласованию с директором определять кадровый состав, круг прав, обязанностей, ответственности, систему мотивации и оплаты труда подчиненных.
4.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанные с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями. Докладывать непосредственному руководителю о выявленных нарушениях и недостатках в пределах своей компетенции, поощрять подчиненных или налагать взыскания на подчиненных по согласованию с директором.
4.3. Требовать от руководства и других отделов представления материалов, необходимых для выполнения функций.
4.4. Осуществлять связь с другими организациями по вопросам согласований документов, поиска подрядчика, предоставления информации по требованию государственных проверяющих и контролирующих органов.
4.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.6. Приобретать в пределах утвержденного бюджета отдела необходимое оборудование, специальный инструмент и приспособления, а также расходные материалы, необходимые для выполнения производственных и финансовых планов отдела.
4.7. Требовать от руководства четкого определения своих задач и функций, улучшения условий труда, возможностей для своего профессионального роста.
4.8. Не вмешиваться в деятельность своих подчиненных, если эта деятельность регламентирована Должностными инструкциями и результаты работы соответствуют заданию.
4.9. Знакомиться с проектами решений руководства.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Директор автосервиса несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.
5.2. За некачественное выполнение обязанностей подчиненным персоналом.
5.3. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
5.4. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.5. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.