Дебет 50 кредит 71

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50 «Касса»

⇐ ПредыдущаяСтр 26 из 34

— на сумму дивидендов, выданных из кассы акционерам — ра­ботникам организации, — 163 800 руб. (180 000 руб. — 16 200 руб.).

БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ

ПО УЧЕТУ РАСЧЕТОВ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

№	Дебет	Кредит
	Расчеты с покупателями и заказчиками
	Отражена задолженность покупателя за реали­зованную продукцию (товары, работы, услуги)
	Отражена задолженность покупателя за реали­зованные объекты основных средств	62 (76)
	Получены денежные средства от покупателя в оплату продукции (товаров, работ, услуг)	51 (50, 52)
	Получен от покупателя вексель в обеспечение задолженности по оплате продукции (работ, услуг)
	Получен аванс в счет предстоящей поставки продукции (выполнения работ, оказания услуг)	51 (50, 52)
	Начислен НДС с суммы полученного от покупателя аванса
	Списана дебиторская задолженность, срок исковой давности по которой истек		62 (76)
	Дебиторская задолженность с истекшим сро­ком исковой давности списана за счет резерва сомнительных долгов
Расчеты с поставщиками и подрядчиками
	Отражена задолженность перед поставщиком материалов (товаров, основных средств, работ, услуг)	10 (41, 08, 20, 23 и т. д.)
	Задолженность перед поставщиком погашена денежными средствами		51 (50, 52)
	Выдан аванс поставщику		51 (50, 52)
	Выдан вексель поставщику в обеспечение задолженности за поставленные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги)
	Списана кредиторская задолженность, срок исковой давности по которой истек
Расчеты с персоналом
	Начислена заработная плата работникам основного производства (работникам вспомо­гательных производств, управленческому пер­соналу, работникам обслуживающих произ­водств и хозяйств, работникам, занятым реа­лизацией продукции)	20 (23, 25, 26, 29, 44)
	Начислены отчисления в социальные внебюд­жетные фонды (единый социальный налог)	20 (23, 25, 26, 29, 44)
	Удержан налог на доходы физических лиц
	Депонированы суммы невыплаченной заработной платы
	Выдано работнику под отчет из кассы организации
	Оприходованы приобретенные подотчетным лицом материальные ценности	10, 41
	Приняты к учету командировочные расходы согласно авансовому отчету работника	20, 26 и др.
	Возвращен работником неизрасходованный остаток подотчетных денежных средств
	Предоставлен заем работнику организации
	Начислены проценты по предоставленному работнику займу
	Возвращен заем с учетом начисленных про­центов работником
	Отражена задолженность работника по возме­щению материального ущерба, нанесенного организации
	Сумма недостачи внесена работником в кассу организации
	Сумма недостачи удержана из заработной платы виновного работника
Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами
	Отражена выставленная поставщику претензия
	Отражена сумма присужденных организации штрафных санкций
	Отражена сумма предъявленных организацией штрафных санкций
	Погашены взаимные обязательства зачетом
	Начислены в бюджет налоги с выручки
	Начислен налог на прибыль
	Погашена задолженность перед бюджетом по налогам
	Отражена задолженность учредителей по вкладам в уставный капитал
	Задолженность учредителей по вкладам в ус­тавный капитал погашена внесением денеж­ных средств (материалов, товаров, основных средств, нематериальных активов)	51, 52, 50 (10, 41, 08)
	Начислены дивиденды учредителям
	Выплачены дивиденды учредителям		51, 50
	Начислены дивиденды учредителям — работникам организации
	Выплачены дивиденды учредителям — работникам организации

Глава 8. ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА

Нормативная база:

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Феде­рации;

Положение по бухгалтерскому учету «Учет ак­тивов и обязательств, стоимость которых выра­жена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006.

ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА НА РАСЧЕТНОМ СЧЕТЕ

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах орга­низации, открытых в кредитных организациях, предназначен счет 51 «Расчетные счета».

По дебету счета 51 «Расчетные счета» отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации. По кредиту сче­та 51 «Расчетные счета» отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации (Инструкция по применению Плана счетов. Счет 51 «Расчетные счета»).

Пример 8.1

На расчетный счет организации поступили денежные средства: 18 000 руб. — от покупателя за отгруженную продукцию;

50 000 руб. — от учредителя денежный взнос в уставный ка­питал;

300 000 руб. — долгосрочный кредит банка.

Составим бухгалтерские проводки:

Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

— на сумму денежных средств, поступивших от покупателя, — 18 000 руб.;

Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 75 «Расчеты с учредителями»

— на сумму поступившего взноса в уставный капитал — 50 000 руб.;

Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»

— на сумму полученного кредита банка — 300 000 руб.

Пример 8.2

С расчетного счета перечислены денежные средства: 15 000 руб. — поставщику за приобретенные материалы; 17 000 руб. — налоги в бюджет;

200 000 руб. — заимодавцу возвращен краткосрочный заем.

Составим бухгалтерские проводки:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51 «Расчетные счета»

— на сумму денежных средств, перечисленных поставщику, — 15 000 руб.

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит 51 «Расчетные счета»

— на сумму перечисленных налогов — 17 000 руб.;

Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» Кредит 51 «Расчетные счета»

— на сумму возвращенного займа — 200 000 руб.

ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА В КАССЕ

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 «Касса».

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражает­ся выплата денежных средств из кассы организации (Инструкция по применению Плана счетов. Счет 50 «Касса»),

Пример 8.3

С расчетного счета организации сняты денежные средства в сумме 300 000 руб. для выплаты заработной платы. 280 000 руб. вы­даны работникам. Не выданная в установленный срок заработная плата в сумме 20 000 руб. возвращена в банк на расчетный счет.

Составим бухгалтерские проводки:

Дебет 50 «Касса» Кредит 51 «Расчетные счета»

— на сумму поступивших в кассу организации денежных средств — 300 000 руб.;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит «Касса»

— на сумму выданной заработной платы — 280 ООО руб.;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»

— на сумму заработной платы, списанной на депонент, — 20 000 руб.;

Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 50 «Касса»

— на сумму денежных средств, возвращенных в банк, — 20 000 руб.

Пример 8.4

Из кассы организации выдано работнику на командировочные расходы 14 000 руб. Согласно представленному работником по воз­вращении из командировки и утвержденному руководителем орга­низации авансовому отчету командировочные расходы составили 12 700 руб. Остаток в размере 1 300 руб. внесен работником в кассу организации.

Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского областного суда от 04 марта 2015 г. по делу N 33-4740/2015 (ключевые темы: подотчетные суммы — подотчетные лица — авансовый отчет — бухгалтерский учет — расходный кассовый ордер)

12 октября 2016

Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского областного суда от 04 марта 2015 г. по делу N 33-4740/2015

Судебная коллегия по гражданским делам Московского областного суда в составе:

председательствующего судьи Фоминой Н.И.,

судей Цуркан Л.С., Ситниковой М.И.,

при секретаре Селезневой Н.О.,

рассмотрев в открытом судебном заседании 04 марта 2015 года апелляционную жалобу ООО «Связь-Ком» на решение Коломенского городского суда Московской области от 08 декабря 2014 года по делу по иску ООО «Связь-Ком» к Шелепову Ивану Дмитриевичу о взыскании материального ущерба в виде подотчётных сумм,

заслушав доклад судьи Цуркан Л.С.,

объяснения представителя ответчика,

УСТАНОВИЛА:

ООО «Связь-Ком» обратилось в суд с иском к Шелепову И.Д. о взыскании материального ущерба в виде подотчётных сумм.

Свои требования мотивировало тем, что приказом N012к от 01.12.2010 ответчик был назначен коммерческим директором ООО «Связь-Ком», в тот же день с ним был заключен трудовой договор N 12/10. Находясь в указанной должности, на основании должностной инструкции и приказов «О подотчетных лицах» N 4/1 и 1/2 от 10.01.2012 года и 10.01.2013 года ответчик неоднократно получал из кассы предприятия денежные средства. За период работы, ответчиком получено под отчет денежных средств на общую сумму 3 534 000 руб., однако оправдательных документов было представлено на сумму 110 000 руб.

Полагает, что ответчиком был нанесен прямой действительный ущерб организации. Получив в кассе организации денежные средства, ответчик эти средства в полном объеме обратно в кассу не внес, оправдательных документов, подтверждающих расходование средств, не представил.

Просило взыскать с ответчика сумму материального ущерба в виде подотчетных сумм в размере 3 424 000 руб., проценты за пользование чужими денежными средствами в размере 204 013 руб.; возместить затраты, связанные с оплатой госпошлины в сумме 26 340 руб. 06 коп.

Ответчик и его представитель в судебном заседании исковые требования не признали, заявили о пропуске истцом срока исковой давности.

Решением суда в удовлетворении исковых требований было отказано.

Не согласившись с вынесенным решением, истец обжаловал его в апелляционном порядке, просил решение суда отменить, постановить по делу новое решение.

Проверив материалы дела, обсудив доводы апелляционной жалобы, выслушав объяснения явившихся участников процесса, судебная коллегия приходит к следующему.

Как следует из материалов дела, ответчиком получались денежные средства из кассы предприятия: 26.07.2012 года по расходно-кассовому ордеру N 95 под отчет 1 200 000 руб.; 07.08.2012 года по расходно-кассовому ордеру N103 под отчет 250 000 руб. 13.09.2012 года по расходно-кассовому ордеру N 119 под отчет 200 000 руб., 02.10.2012 года по расходно-кассовому ордеру N 122 под отчет 934 000 руб. 13.09.2012 года по расходно-кассовому ордеру N147 под отчет 150 000 руб. 17.12.2012 года по расходно-кассовому ордеру N 154 под отчет 100 000 руб. 29.12.2012 года по расходно-кассовому ордеру N 167 под отчет 300 000 руб.

18.12.2013 года ответчиком было возвращено по приходно-кассовому ордеру N 17 в кассу общества 110 000 руб.

19.02.2013 года ответчиком от ООО «ВАП» получен для организации-истца займ 200 000 руб., который в кассу истца не вносился.

В тот же день ответчиком от ООО «ИТ-Телеком» получен для организации-истца займ 200 000 руб.

Согласно материалам дела, в январе 2014 года ответчик уволен из ООО «Связь-Ком».

Разрешая спор и постановляя по делу решение об отказе в удовлетворении исковых требований о взыскании подотчетных сумм, суд первой инстанции исходил из того, что в нарушение ст. 247 Трудового кодекса РФ истцом проверка для установления ущерба не проводилась, кроме того, истцом по требованиям о взыскании ущерба по расходно-кассовым ордерам за 2012 год пропущен срок, установленный ст. 392 Трудового кодекса РФ.

Судебная коллегия соглашается с данным выводом суда первой инстанции, исходя из следующего.

На основании положений п.1 ст. 232 Трудового кодекса РФ сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Расторжение трудового договора после причинения ущерба не влечет за собой освобождения стороны этого договора от материальной ответственности, предусмотренной Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.

Общие условия наступления материальной ответственности работника отражены в ст. 233 Трудового кодекса РФ, согласно которой материальная ответственность может быть применена к работнику при наличии одновременно четырех условий: прямого действительного ущерба; противоправности поведения работника; вины работника в причинении ущерба; причинной связи между противоправным поведением работника (действиями или бездействием) и наступившим ущербом (п.4 Постановления ПВС РФ от 16.11.2006 N 52).

В п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ дано разъяснение, согласно которому к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности».

В соответствии со ст. 238 Трудового кодекса РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

На основании ст. 243 Трудового кодекса РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случаях недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу (п.2).

Как следует из положений ст. 247 Трудового кодекса РФ обязанность устанавливать размер причиненного ущерба и причину его возникновения лежит на работодателе.

Для этого до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Между тем, из материалов дела, усматривается, что работодатель проверку для установления размера ущерба не проводил, объяснения по данному факту у ответчика не отбирались, более того, при расторжении трудового договора 31.01.2014 года на основании подписанного соглашения, стороны взаимных претензий друг к другу не имели.

На основании ст. 392 Трудового кодекса РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба.

В силу п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 в тех случаях, когда невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения.

С 01.01.2012 года порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регламентируется Главой 4 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», действовавшего с 01.01.2012 по 31.05.2014, после чего утратил силу с 01.06.2014 в связи с изданием Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Согласно п. 4.1 Положения N 373-П выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 4.4).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами …

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Порядок выдачи юридическим лицом по расходному кассовому ордеру 0310002 необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется юридическим лицом (п. 4.5).

Таким образом, учитывая, что п.4.4. вышеприведенного Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег, то есть, несмотря на установленный этим нормативным актом дискретный характер выдачи работодателем работнику каждой подотчетной суммы отдельно (при этом по каждой из них возникает самостоятельное обязательство), работодатель по мнению суда, необоснованно посчитал все выданные в 2012 году подотчетные суммы (26.07.2012, 07.08.2012, 13.09.2012 (РКО N 119), 13.09.2012 (РКО N 147), 02.10.2012, 17.12.2012, 29.12.2012 — итого 7 сумм)-единой суммой (3 424 000 руб.), по которой он начислил проценты за пользование чужими денежными средствами в соответствии со ст. 395 ГК РФ со дня последнего получения в кассе подотчетных денег.

Таким образом, суд первой инстанции верно указал, что поскольку ответчику выдавались не товаро-материальные ценности, а денежные суммы из кассы предприятия, учитываемые в его бухгалтерском учете, факт обнаружения невозврата подотчетной суммы, а, следовательно, причинения работодателю ущерба, должен быть однозначно установлен в день, когда подотчетная сумма должна быть работником возвращена.

В срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который должны быть выданы наличные деньги под отчет, подотчетное лицо обязано предъявить Авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов (например, кассовых чеков магазина). Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Истец в силу действующего с 01.01.2012 года Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 1- 2.10.2011 N 373-П обязан был проводить своевременно учет денежных средств, выданных своим работникам под отчет в установленные сроки, а также своевременно проводить ежегодную отчетность.

Согласно п. 4.1 Учетной политики ООО «Связь-Ком» для целей бухгалтерского учета на 2012 год, утвержденной Приказом директора N 75 от 31.12.2011 «Об утверждении «Положения об учетной политике для целей бухгалтерского учета на 2012 год и «Положения об учетной политике для целей налогового учета на 2012 год» организация обязана руководствоваться Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.11.2011 года N 373-П. (следовательно, и его п. 4.4).

Согласно п.4.4 Учетной политики для целей бухучета должен быть сформирован список сотрудников, которым производится выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды.

Распоряжением по организации должен быть установлен срок сдачи авансовых отчетов по подотчетным суммам, а также срок, в который производится окончательный расчет по авансовым отчетам.

Здесь же в п. 4.4 Учетной политики указано, что «сотрудники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 30 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня выхода на работу, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах».

Но в нарушение п. 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П в Учетной политике организации не установлен этот самый срок, на который могут выдаваться подотчетные средства. Не указана также и предельная сумма выдаваемых подотчетных средств.

Работодателем в позднее изданном во исполнение учетной политики на 2012 год приказе N 4/1 от 10.01.2012 «О подотчетных лицах» установлен на 2012 год перечень подотчетных лиц, которым могут быть выданы из кассы суммы под отчет, но не указаны, ни предельный размер сумм этих сумм, ни срок, на который они выдаются.

Отсутствие у истца распорядительного документа (приказа) о сроке возврата подотчетных сумм или неуказание в существующем такого срока (как в данном случае), рассматривается контролирующими органами как неустановление сроков выдачи подотчетных сумм.

Поскольку сам работодатель не установил указанного обязательного срока возврата, то он устанавливается нормативно.

Учитывая положения п.4.4 вышеуказанного Положения N 373-П о том, что новая подотчетная сумма должна выдаваться только после отчета работника по ранее выданной, повторенная в п. 4.4. учетной политики ООО «Связь-Ком» на 2012 год, то срок возврата каждой выданной под отчет суммы должен быть принят как дата выдачи каждой последующей.

Нормативно срок возврата подотчетных сумм (в случае не установления его самим работодателем), установлен. Так, в Письме ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704 устанавливается, что приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Учитывая срок для подачи работником авансового отчета, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который должны быть выданы наличные деньги под отчет, факт невозврата каждой из выданных ответчику подотчетных сумм должен нормативно устанавливаться как четвертый день после выдачи ответчику каждой из выданных в 2012 году сумм.

Для суммы, выданной 26.07.2012 года, такой срок должен быть установлен как 30.07.2012 года, и, соответственно, для выданной 07.08.2012года суммы — 11.08.2012 года, для выданной 13.09.2012 года- 17.09.2012 года, для выданной 02.10.2012 года — 06.10.2012 года, для выданной 29.12.2012 года — 09.01.2013 года.

Таким образом, если учитывать даты возникновения обязательства работника и дату подачи истцом иска в суд — 09.09.2014 года, а также положения ст. 392 ТК РФ, то годичный срок исковой давности истек до подачи иска.

Кроме того, ущербом является наличие невозвращенной работником подотчетной суммы, учтенной в бухгалтерском балансе предприятия.

Согласно п. 1 ст. 11 Закона РФ от 06.12.2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступившего в действии с 01.01.2013 года, активы и обязательства подлежат инвентаризации.

Согласно п.3 ст. 11 настоящего Закона случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяется экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Согласно п. 30 указанного Положения бухгалтерская отчетность организации состоит из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках» и т.д., в том числе, согласно п. 73 Положения — расчетов с дебиторами и кредиторами.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражается выдача сумм под отчет, а по кредиту — списание утвержденных руководителем израсходованных сумм («Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций», утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Если работник своевременно не отчитался о полученных суммах, в бухгалтерском учете на счете 71 числится дебиторская задолженность, которая в данном случае списывается с бухгалтерского учета на основании письменного распоряжения руководителя 29.06.2012 в состав прочих расходов с отражением по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» (п. п. 11,16,17,18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N ЗЗн, «Инструкция по применению Плана счетов»).

В силу положений п.1 ст. 30 Федерального закона от 06.12.2011 N 402- ФЗ до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных настоящим Федеральным законом, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и Центральным банком Российской Федерации до дня вступления в силу настоящего Федерального закона», поэтому данные Приказы Минфина РФ об утверждении обоих ПБУ продолжают действовать, и уж, во всяком случае, действовали на момент возникновения спорных правоотношений.

Согласно ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», отчетным периодом для годовой (бухгалтерской отчетности (отчетным годом) является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно, за исключение случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица.

В пп.5 п.1 ст. 23 Налогового кодекса РФ и в ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что как в налоговую инспекцию, так и в подразделение Росстата бухгалтерскую отчетность требуется сдавать не позднее трех месяцев после того, как закончится год, то есть до 31 марта следующего года включительно.

То есть, обязательная инвентаризация должна быть проведена не позднее окончания отчетного года и не позднее даты составления и сдачи бухгалтерской отчетности. То есть, до 31 марта следующего за отчетным года.

Аналогичное положение содержалось и в п.2 ст. 12 ранее действовавшего (до 01.01.2013) Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором прямо указано, что обязательная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

При таких обстоятельствах суд считает, что руководитель и главный бухгалтер, подписывающие бухгалтерскую отчетность и утверждающие результаты обязательной инвентаризации перед ее составлением, не могли не знать о наличии не возвращенных подотчетными лицами подотчетных сумм.

Эта дата применительно к 2012 году, когда ответчику выдавались подотчетные суммы, 31.03.2013 года.

И если течение годичного срока исковой давности исчислять с 01.04.2013 года, до которой должна в силу закона была проводиться обязана инвентаризация, срок исковой давности также истек 01.04.2014 года.

Таким образом, суд считает, что истцом пропущен срок исковой давности для взыскания с ответчика, как работника, ущерба от невозврата подотчетных сумм.

Доказательств уважительности причин пропуска установленного законом срока, истцом представлено не было.

Кроме того, как установлено судом первой инстанции, что кроме подотчетных сумм из кассы истца, ответчиком 19.02.2013 года получена от не участвующего в деле ООО «ВАП» сумма займа в размере 200 000 руб., которая в кассу истца не вносилась.

Однако в этом случае у ответчика не возникает обязательства перед той организацией, которая не получила причитающейся ей денежной суммы, обязательство по передаче которой возникает у заимодавца, а это, не Шепепов И.Д., а ООО «ВАП» и ООО «ИТ — Телеком» — как стороны договора займа.

Никаких доказательств в обоснование права ООО «Связь-Ком» требовать с ответчика возврата в свою пользу указанных полученных 19.02.2013 от сторонних организаций денежных сумм, соответственно, 200 000 руб. и 200 000 руб., к исковому заявлению не приложено.

Учитывая положения ст. 56 ГПК РФ, истцом не доказано, ни наличие обязательства ответчика по договорам займа, отнесенные истцом к дате 19.02.2013, ни его размер, ни норма права, на основании которой данные суммы могут подлежать взысканию, в силу чего данное требование удовлетворению также не подлежит.

На основании изложенного, судебная коллегия полагает, что у суда первой инстанции отсутствовали основания для удовлетворения исковых требований о взыскании материального ущерба.

Что касается требований о взыскании процентов за пользование чужими денежными суммами, то данные требования не подлежат удовлетворению, поскольку в данном случае имеют место трудовые правоотношению, регулирование которых предусмотрено Трудовым кодексом РФ, в связи с чем, норма ст. 395 ГК РФ в данном случае неприменима

Таким образом, судом первой инстанции правильно установлены обстоятельства, имеющие значение для разрешения дела, применен закон, подлежащий применению по спорным правоотношением, в соответствии со ст. 67 ГПК РФ представленным сторонами доказательствам дана надлежащая оценка.

Правовых оснований, которые бы в силу закона могли повлечь отмену решения суда, апелляционная жалоба не содержит.

Руководствуясь ст. 328 ГПК РФ, судебная коллегия

ОПРЕДЕЛИЛА:

Решение Коломенского городского суда Московской области от 08 декабря 2014 года оставить без изменения, апелляционную жалобу ООО «Связь-Ком» — без удовлетворения.

Председательствующий

Судьи

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Истечение срока исковой давности по подотчетным сумма страховые взносы

Ревизоры из Фонда социального страхования доначислили компании взносы. Страхователь выиграл спор.

Контролеры настаивают на НДФЛ и страховых взносах

По мнению Минтруда России, если работник опоздал с авансовым отчетом или возвратом денег более чем на месяц, то деньги становятся его доходом. А доход облагается страховыми взносами (письмо от 12.12.14 № 17–3/В-609). Налоговики, которые сейчас заведуют взносами, обязаны руководствоваться разъяснениями Минтруда. Это распоряжение Минфина России (письмо от 16.11.16 № 03-04-12/67082).

Логика контролеров такова. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, — это его долг перед компанией. Работодатель вправе удержать задолженность из зарплаты не позднее одного месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст. 137 ТК РФ). Е

сли компания не удерживает деньги, сумма становится выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагается страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).

Помимо доначисления взносов компании грозят штрафы за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета (постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.09.14 № А27-16522/2013). Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, компания вправе произвести перерасчет взносов.

Доначисление НДФЛ налоговики оправдывают ссылками на решения Президиума ВАС РФ. В 2013 году Президиум ВАС РФ в один день принял два решения в пользу контролеров. Он признал подотчетные суммы доходом, так как компания не представила документы по их расходованию или возврату (постановления от 05.03.13 № 14376/12, от 05.03.13 № 13510/12).

ФНС России отмечает, что до принятия указанных постановлений единообразия в судебной практике не было (письмо от 24.12.13 № СА-4-7/23263). Но сейчас инспекторы на местах должны руководствоваться решениями в пользу контролеров.

В этом случае положения статьи 138 ТК РФ о 20-процентном ограничении применяться не должны (Письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Если сумма долга оказалась больше суммы окончательного расчета, то остаток задолженности работник может внести в кассу компании, либо перечислить на ее расчетный счет.

Кстати, полученные от работника (а также удержанные из его зарплаты) суммы, возможно, придется включить в налоговую базу по налогу на прибыль. Например, если это суммы излишне выплаченных отпускных. В этом случае не придется корректировать данные налогового учета за период, в котором отпускные были отнесены на расходы.
Такие разъяснения дают столичные налоговики в Письме от 11.01.2007 № 21-08/001467@.

Но не во всех случаях возникает обязанность включать в налоговую базу по налогу на прибыль полученные от должника суммы. Например, если это возврат займа, то очевидно, что подобные суммы компании не нужно включать в доход (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). Таким образом, каждая ситуация подлежит отдельному рассмотрению.

Истечение срока исковой давности по подотчетным сумма страховые взносы в 2018

ИнфоК примеру, директору больше подходит «на представительские расходы».

В одном из дел основанием для выдачи денег работнику под отчет был беспроцентный заем другому обществу. К авансовому отчету сотрудник приложил приходные ордера заемщика.

Налоговики усомнились в целесообразности этих операций и включили подотчетные суммы в доход работника. Суд снял доначисления (постановление АС Северо-Западного округа от 27.01.15 № А42-3672/2012).

Если не прервать срок исковой давности, придется платить НДФЛ

Если со дня, когда работник должен был отчитаться по подотчетным суммам или вернуть их, прошло более трех лет, то срок исковой давности считается истекшим (ст.

196

ГК РФ).

Компания не вправе заставить физлицо вернуть такой долг даже через суд. В этом случае суды признают, что работник получил доход, облагаемый НДФЛ (постановления АС Северо-Западного от 14.07.16 № Ф07-5021/2016, Центрального от 02.11.16 № Ф10-3997/2016 округов).

До истечения срока исковой давности подотчетные суммы — долг работника. Такие выводы сделаны в постановлениях Четвертого ААС от 25.03.15 № 04АП-726/2015 (оставлено в силе постановлением АС Восточно-Сибирского округа от 03.07.15 № Ф02-3235/201), Седьмого ААС от 28.12.15 № 07АП-11510/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 04.05.16 № 304-КГ16-5009).

В целях защиты компании подписывают с работниками акты сверок, соглашения о погашении долга в рассрочку или получают от них письмо с признанием долга.

Такие действия прерывают срок исковой давности, и он начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.15 № 43). Однако если стороны подпишут акт сверки уже после истечения срока давности, то он будет лишь формальностью, которая не спасет от претензий (постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).

Иногда отбиться от претензий помогает заем

Популярный способ избежать претензий — оформить договор займа на остаток подотчетных сумм.

Истечение срока исковой давности по подотчетным сумма страховые взносы в 2017

В соответствии с пунктом 18 статьи 250 НК РФ любая кредиторская задолженность подлежит включению в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль, в частности, в случае ее списания в связи с истечением срока исковой давности.

Общий срок исковой давности равен трем годам (ст. 196 ГК РФ). По нашему мнению организация может списать кредиторскую задолженность перед своим работником по невыплаченному перерасходу подотчетных сумм по истечении трех лет с даты возникновения задолженности. Данная позиция подтверждается письмами Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161 и ФНС России от 06.10.2009 № 3-2-06/109, в которых говорится, что для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению во внереализационные доходы в связи с истечением срока исковой давности, если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет.

Списание кредиторской задолженности в соответствии с пунктом 18 статьи 250 НК РФ не прекращает права работника потребовать от работодателя выплаты перерасхода и обратиться в суд в случае получения отказа в выплате.

Всю самую полную информацию о расчетах с персоналом в «1С:Бухгалтерии 8» читайте в «Справочнике хозяйственных операций.

Истечение срока исковой давности по подотчетным сумма страховые взносы в 2018 году

Однако все не так просто.

Разъяснения, которые ФСС и Минтруд давали в период, когда уплата взносов определялась по правилам Закона № 212-ФЗ, заключались в следующем. Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взносыПисьма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250; Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609.

Справка

Судьи придерживаются позиции, что не возвращенный работником аванс, по которому не истек срок исковой давности, — это не доход. Особенно в ситуациях, когда организация принимает действия по его возвратуПостановление 19 ААС от 05.04.2016 № 19АП-6638/2015.

Но бывают и исключительные случаи.
Так, однажды ВАС признал доходом работников деньги, которые они получали со счета организации в банке и не сдавали в кассу. Работники не отчитывались за эти деньги. Кроме того, не было никаких доказательств, что деньги вообще предназначались для покупки каких-либо ценностей для деятельности организации. Один из этих работников был директором организации, второй — его родственником.

А общая сумма снятых денег превысила 10 млн руб. Так что это нельзя назвать стандартным подотчетом. Проанализировав такую ситуацию, суд счел, что работники не собирались возвращать полученные деньги, а организация — требовать их возврата. Поэтому ВАС поддержал налоговиков, доначисливших НДФЛ, пени и штрафПостановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12, от 05.03.2013 № 13510/12; Письмо ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263.

И есть свежее решение арбитражного суда, придерживающегося такой же позиции в отношении директора, не возвратившего подотчетные деньгиПостановление АС СЗО от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016.

Но с 2017 г. страховые взносы надо считать по правилам НК.

ВниманиеК примеру, если сумма подотчетных средств велика, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени. Сам факт такого соглашения и первые возвраты уже докажут отсутствие дохода. А нарушение срока подачи авансового отчета — не основание для доначисления НДФЛ и взносов.

Работник не получает деньги и товары в собственность

АС Поволжского округа признал, что деньги, выданные под отчет, нельзя считать трудовой выплатой работнику.

Их назначение — закупка товаров или работ для нужд работодателя. Ни выданные деньги, ни приобретенные на них товары в собственность работника не переходят.

Компания вправе требовать возврата неиспользованных сумм. Отсутствие подтверждающих документов не доказывает, что суммы являются доходом работника (постановление АС Поволжского округа от 09.12.15 № Ф06-3232/2015).

К аналогичному выводу арбитры пришли в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 30.09.14 № А27-16522/2013.

АС Московского округа указал, что по смыслу ТК РФ получение работником денег под отчет на хозяйственные нужды не относится к какому-либо из доходов в рамках трудового договора. Следовательно, эти суммы не учитываются в базе по страховым взносам.

Отсутствие документов о расходовании средств или возврате не меняет их сути (постановление от 23.12.16 № Ф05-12835/2016). Аналогичный вывод содержится в постановлении АС Поволжского округа от 25.12.15 № Ф06-4463/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205).

Если компания систематически выдает подотчетные средства директору без указания назначения денег, налоговики предъявят претензии (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016). Что решит суд, зависит от конкретных обстоятельств дела.

Безопаснее указывать основания для выдачи средств в приказах или служебных записках: на хозяйственные нужды, для закупки товаров и т. д. Назначение должно соответствовать должности работника.

ВажноБухгалтер делает запись, основываясь на цели выдачи аванса Дт 26 (44, 10, 41…) Кт 71.

Если у подотчетного лица был перерасход, бухгалтер выдает необходимую сумму.

Когда после произведенных трат у подотчетника остаются неизрасходованные деньги, он должен внести их в кассу.

Подробнее об этом читайте в статье «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

Вариант 2: Работник уволился. Не отчитался за подотчетные средства, не оформил возврат.

Вся сумма признается дебиторской задолженностью и по истечении срока исковой давности может быть списана на убытки предприятия. Срок исковой давности составляет 3 года с даты, когда подотчетником должны были быть выполнены обязательства (ст.

196, 200 ГК РФ; письмо Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589; п. 2 ст. 265 НК РФ). После признания задолженности безнадежной необходимо включить сумму аванса в доход подотчетного лица и до 1 марта года, следующего за истекшим, письменно сообщить ему и в налоговую о невозможности удержать налог и о сумме задолженности (п. 1 ст. 210, п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

Все о порядке списания дебиторской задолженности читайте в статье «Порядок списания дебиторской задолженности».

Вариант 3: Подотчетник продолжает работать, но по какой-то причине не может отчитаться за взятый аванс.

Организация имеет право удерживать с его зарплаты всю сумму долга. Это можно сделать только с письменного согласия работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0) и не более 20 % от его заработной платы ежемесячно (ст.

Порядок исчисления срока исковой давности по суммам, которые работник потратил для нужд родного предприятия, зависит от того, к какой сфере принадлежат отношения между сторонами — к трудовой или к гражданско-правовой. Однако обо всем по порядку.

Срок исковой давности: что и как?

Вы уже знаете (см. с. 3 этого номера), что исковая давность — это срок, в течение которого лицо, права или законные интересы которого были нарушены, может получить их защиту в суде. Так утверждает ст. 256 ГКУ.

Общий срок исковой давности — 3 года.

Хотя для отдельных случаев гражданское законодательство устанавливает специальную исковую давность — сокращенную или, наоборот, более продолжительную по сравнению со стандартной исковой давностью ( ст. 257 и 258 ГКУ).

Однако сферы гражданско-правовых и трудовых отношений очень часто не совпадают. Именно поэтому нужно учесть нормы ст. 9 ГКУ, согласно которой положения этого Кодекса распространяются на трудовые отношения, только если последние не урегулированы другими законодательными актами.

А сроки исковой давности, точнее, сроки обращения в суд при возникновении трудовых споров как раз урегулированы ст. 233 КЗоТ. Подчеркивает это и Минсоцполитики в письме от 06.10.2014 г. № 3050/0/06/14.

О чем же говорит указанная статья? О том, что работник может обратиться с заявлением о решении трудового спора в суд в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по делу об увольнении — в течение 1 месяца со дня вручения копии приказа об увольнении или выдачи трудовой книжки.

Николаевым Н.К.Взыскание по суду

Как поступить в том случае, если работодатель, например, имея право на удержание сумм за неотработанный отпуск, не может его произвести в связи с отсутствием выплат, а сотрудник не желает вносить излишне полученные отпускные в кассу компании? Есть 2 возможности: простить долг либо взыскать его в судебном порядке7. Но согласно пункту 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках если работодатель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог его произвести, то дальнейшее взыскание (через суд) не производится8. Хотя в настоящее время на регистрации в Минюсте России находится приказ Минздравсоцразвития России, которым данная норма Правил признается утратившей силу. Если приказ будет зарегистрирован, то работодатель сможет после увольнения сотрудника взыскивать через суд суммы задолженности.

Пока же в случае отказа работника от добровольного погашения суммы долга по неотработанному отпуску взыскать ее в судебном порядке весьма проблематично, но возможно. В судебной практике существуют решения о взыскании с уволенных задолженности за неотработанные отпускные9.

Однако судебная тяжба с уволившимся сотрудником может длиться долго. Что делать бухгалтеру? В этом случае следует скорректировать в налоговом учете расходы по налогу на прибыль на суммы излишне выплаченных отпускных или авансов10. Необходимо будет произвести перерасчет налоговой базы по налогу на прибыль и самой суммы налога на прибыль и сдать в ИФНС уточненные декларации11. При этом уменьшать сами начисления страховых взносов, взносов по «травматизму», а также суммы НДФЛ не следует, так как деньги были реально получены работником и не возвращены, сдавать «уточненки» по этим взносам не нужно.

Пример

При увольнении секретаря полиграфической компании выяснилось, что у него образовалась задолженность за неотработанные дни отпуска текущего года. Ему были излишне начислены отпускные на сумму 20 000 руб.

Работник увольняется, но остается должен компании определенную сумму. Что делать бухгалтеру с этими долгами? Как списать? И есть ли возможность получить их с увольняющегося сотрудника? Давайте разберемся.

При увольнении сотрудника бухгалтер может столкнуться с тем, что у работника имеется непогашенная задолженность перед компанией. Долги могут быть из-за:

• непогашенного займа, который ему выдала компания;
• невозвращенного остатка подотчетных сумм;
• использованного авансом отпуска, который к моменту увольнения не был отработан полностью;
• выданного денежного аванса, неотработанного сотрудником к моменту увольнения;
• причиненного компании материального ущерба (например, порча имущества, штрафы водителей за нарушение ПДД и т.д.).

Как в этих случаях быть с долгами увольняющегося работника? Можно ли «задержать» задолжавшего сотрудника на работе, отказав ему в увольнении до тех пор, пока он не погасит свои долги? Сразу отметим, что отказать в увольнении сотруднику, изъявившему желание прекратить трудовые отношения, компания не вправе.

Она может лишь потребовать обязательной для таких случаев отработки сотрудником двух недель (ст. 80 ТК РФ).

Переход долга в разряд безнадежного

Компания может принять решение не взыскивать долги с уволенного работника и не оформлять прощение долга. В этом случае задолженность остается «висеть», а по истечении срока исковой давности бухгалтер произведет ее списание.

С позиции НДФЛ чиновники считают эту ситуацию аналогичной той, когда работодатель оформляет прощение долга. В Письме Минфина РФ от 17.06.2014 № 03-04-06/28915 говорится, что после истечения срока исковой давности списанная задолженность по неотработанным отпускным образует доход гражданина, о котором необходимо сообщить в инспекцию.

А вот с позиции налога на прибыль данная ситуация гораздо выгоднее работодателю, нежели ситуация с прощением задолженности.
Дело в том, что налоговое законодательство разрешает компаниям уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму безнадежных долгов, то есть долгов, не реальных к взысканию (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). А безнадежной задолженность становится, в частности, тогда, когда истекает срок исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Если срок пропущен, то удержать из зарплаты фирма уже не имеет права.

Обратите внимание, в указанном выше перечне отсутствует задолженность по займам. Это значит, что компания не сможет удержать из зарплаты увольняющегося сотрудника задолженность по непогашенному займу. А вот что касается причиненного работником ущерба, то возможность удержать сумму ущерба из зарплаты предусмотрена, но уже другой статьей Трудового кодекса – статьей 248.

При этом существует особенности, о которых вы сможете узнать из статьи.

Во-вторых, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ). И, в-третьих, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Как фирме получить остаток долга?

Если 20 процентов от суммы окончательного расчета не хватило на то, чтобы погасить весь имеющийся долг работника перед компанией (либо речь идет о суммах, которые законодательством не разрешено удерживать, например, долг по займу), то последняя может предложить вернуть деньги добровольно.

Хорошо, если работник готов это сделать. Тогда недостающая сумма может покрыться за счет оставшихся 80 процентов «увольнительных» выплат.
В этом случае можно не разбивать удержание на две суммы, одна из которых укладывается в 20-процентное ограничение, а провести удержание сразу одной суммой. Но для этого обязательно нужно получить от сотрудника заявление на удержание всей суммы долга из зарплаты. Такой документ будет свидетельствовать о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой.

Это наиболее подходящий вариант.

А если договора поручения между работником и предприятием нет (фактически — работник действует по собственной инициативе с последующим одобрением руководства)? Тогда, как предусматривает ст. 1159 ГКУ, лицо, которое совершило действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано немедленно после окончания таких действий:

1) предоставить этому лицу отчет о таких действиях. Внимание! Если лицо, которое совершило действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, при первой возможности не сообщило этому лицу о своих действиях, оно не имеет права требовать возмещения понесенных расходов ( ч. 2 ст. 1160 ГКУ);

2) передать ему все, что при этом было получено.

И в этой ситуации отчитаться перед работодателем об израсходованных средствах можно с помощью Отчета по форме, утвержденной приказом № 841 (см. письмо Минтруда от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 и письмо Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

Важно! В случаях, когда аванс подотчетному лицу не выдавался, НКУ не требует соблюдать сроки составления и предоставления Отчета. Однако налоговики настоятельно рекомендуют подавать его в сроки*, установленные законодательством для работников, обеспеченных авансами (см. консультацию в подкатегории 109.14 БЗ). Хотя и соглашаются, что даже если эти сроки будут нарушены, то ни работнику, ни предприятию ничего не грозит.

* Подробнее ознакомиться с этими сроками вы можете в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 40, с. 87.

Почему мы акцентируем внимание на сроке подачи Отчета? Потому что часто к нему привязывают срок погашения долга предприятия перед работником.

Исковая давность: с какой даты?

К сожалению, срок погашения задолженности, возникшей у предприятия перед работником, законодательно не установлен.

Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила) 9 п. 3 разд. «В Президиуме Верховного Суда Республики Карелия» Судебной практики по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия за 1-е полугодие 2007 г. 10 письмо УФНС России по г. Москве от 17.04.2006 N 21-07/30342@ 11 п. 1 ст. 81, п. 1 ст. 54 НК РФ 12 письмо Минфина России от 10.12.2009 N 03-03-06/1/799 13 письмо Минфина России от 27.07.2005 N 07-05-06/212 14 ст. 196 ГК РФ 15 п. 2 ст. 266 НК РФ; ст. 196 ГК РФ 16 письмо Минфина России от 13.01.2009 N 03-03-06/1/3 17 письмо Минфина России от 21.02.2008 N 03-03-06/1/124; пост. ФАС МО от 21.11.2005 N КА-А40/11239-05 18 п. 2 ст. 223 НК РФ; пост. ФАС ПО от 04.10.2007 N А55-1674/2007-53, ФАС СЗО от 25.01.2006 N А56-21695/2005 19 письмо Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/1/475 20 п. 77 Положения, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н 21 п. 1 ст. 210 НК РФ 22 п. 5 ст.
При этом следует получить письменное согласие работника на такие удержания6.

Пример

Менеджер отдела снабжения компании Николаев Н.К. увольняется. Он должен фирме подотчетную сумму в размере 12 000 руб. Работодатель пропустил месячный срок на удержание из зарплаты этой своевременно не возвращенной суммы. При увольнении работник дал письменное согласие на удержание из суммы его окончательного расчета своей задолженности. Он также согласен внести в кассу компании деньги наличными, если удержанной суммы не хватит. Сотрудник имеет статус резидента РФ по уплате НДФЛ. Права на вычеты по НДФЛ у него нет. На день увольнения бухгалтер компании начислил ему в качестве окончательного расчета сумму в размере 37 000 руб. Кассир выдал окончательный расчет.

Сумма удержания в счет погашения долга составила: (37 000 руб. – 37 000 руб. x 13%) x 20% = 6438 руб.

Сумма к выплате: 37 000 руб. – 37 000 руб. x 13% – 6438 руб = 25 752 руб.

Сумма, которую работник должен внести для погашения долга: 12 000 – 6438 = 5562 руб.

Бухгалтер компании сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71 – 12 000 руб. — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94 – 12 000 руб. — отражена сумма, подлежащая взысканию с подотчетного лица;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70 – 37 000 руб. — начислена сумма окончательного расчета;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 – 4810 руб. — удержан НДФЛ с суммы окончательного расчета;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 – 6438 руб. — удержана сумма задолженности по подотчетным суммам;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 25 752 руб. — выдана на руки сумма окончательного расчета после удержания НДФЛ и части задолженности по подотчетным суммам;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73 – 5562 руб.

Пленума ВСУ от 24.12.99 г. № 13, информационное письмо Высшего специализированного суда Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 02.03.2012 г. № 282/0/4-12, постановление ВСУ от 06.04.2016 г. по делу № 6-409цс16).

Получается, что

пока предприятие не рассчитается с работником (именно в тот момент работник узнает о нарушении своих прав), срок исковой давности исчисляться не начнет и работник в любой момент может обратиться в суд для защиты своих прав

Впрочем, на практике суды не отказывают гражданам в рассмотрении дел о невыплате им командировочных сумм даже после истечения трехмесячного срока (см., например, определения ВАСУ от 16.10.2013 г. по делу № К-23790/10-с и Киевского апелляционного админсуда от 24.06.2010 г. по делу № 2а-21711/08).

А еще, например, уже уволенному работнику могут на основании ст. 117 КЗоТ, кроме самой суммы потраченных средств, прописать выплатить средний заработок за весь период задержки по их расчету (см. определение Окружного административного суда г. Киева от 02.04.2012 г. № 2а-2184/11/2670).

Как же поступать в условиях такой неопределенности? Советуем работникам не ждать у моря погоды, а подавать работодателю письменное требование возместить потраченные на командировку суммы с указанием в этом документе точного срока выполнения.

И уж если работодатель в этот срок не рассчитается, то со следующего дня начнет отсчитываться трехмесячный срок исковой давности. А значит, с этого дня у работника появится право обратиться в суд за защитой своих интересов.

Будьте уверены, что за выявленное «трудовое» нарушение должностных лиц предприятия по головке не погладят! Им за это может грозить админштраф в размере от 510 до 1700 грн. ( ч. 1 ст. 41 КоАП).

Исковая давность и подотчетные суммы

Отношения, возникшие между предприятием и работником, который за собственные средства приобретает товары (работы, услуги) для этого предприятия, по нашему мнению, носят уже не трудовой, а гражданско-правовой характер.

По таким отношениям срок исковой давности в общем случае составляет 3 года ( ст. 257 ГКУ)

На эти отношения распространяются требования либо гл. 68 «Поручение» ГКУ, либо гл. 79 этого Кодекса, которые регулируют вопросы совершения действий в имущественных интересах другого лица. Это подтверждают Нацбанк (см. письма от 30.01.2014 г. № 27-011/3958 и от 21.06.2016 г. № 50-0004/51974), а также налоговики (см. письмо Миндоходов от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14).

Предположим, что между работником и работодателем был заключен договор поручения (фактически — работник действует по указанию работодателя). Тогда согласно ст. 1006 ГКУ такой работник обязан после выполнения поручения предоставить работодателю отчет об этом и подтверждающие документы, если, конечно, так предписывает поступать договор.

Итак, данная статья требует от работника предоставить отчет о выполнении поручения.

Но о форме, содержании, сроках, порядке составления и предоставления этого отчета в ней ни слова. От чего же отталкиваться? На наш взгляд, все, что касается такого отчета, вы можете оговорить в самом договоре, в частности, что будете использовать для этой цели Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет) по форме, утвержденной приказом № 841.

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

Сложившуюся ситуацию в учете отразите проводками:

Дебет КИФ.1.201.34.510 Кредит КРБ.1.208.ХХ.660 – Внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств

Уменьшение забалансового счета 18 (по кодам КОСГУ)

Далее если учреждение является администратором доходов, сделайте проводки:

Дебет КДБ.1.210.03.560 Кредит КИФ.1.201.34.610 – Сданы наличные деньги на лицевой счет администратора(на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными)

одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)

одновременно уменьшение забалансового счета 17 (код аналитики 610)

Дебет КДБ.1.210.02.100 Кредит КДБ.1.210.03.660 — Поступили деньги на лицевой счет администратора(на основании выписки из лицевого счета)

одновременно уменьшение забалансового счета 17 (код аналитики 610)

Если учреждению не переданы функции администратором доходов, сделайте проводки:

Дебет КДБ.1.303.05.830 Кредит КИФ.1.201.34.610 – Сданы деньги в банк для зачисления на лицевой счет администратора кассовых поступлений

одновременно уменьшение забалансового счета 17(код аналитики по доходам)

Дебет КДБ.1.304.04.100 Кредит КДБ.1.303.05.730 – Отражено уведомление администратора кассовых поступлений об ожидаемых доходах (на основании извещения ф. 0504805)

Приведенная ниже рекомендация 2, по сути аналогична Вашей.

Обоснование

1.Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

В учете казенных учреждений:

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите проводкой:

№		Дебет счета	Кредит счета
	Внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств	КИФ.1.201.34.510	КРБ.1.208.ХХ.660
		Уменьшение забалансового счета 18 (по кодам КОСГУ)
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Такой порядок установлен пунктом 84 Инструкции № 162н.

При увольнении подотчетника его задолженность на момент увольнения перенесите на счет 1.209.30.000 «Расчеты по компенсации затрат». Подробнее об этом см. здесь.

2.Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как администратору отразить доходы от платной деятельности

1. Бухучет у администратора доходов

Если госорган (учреждение) ведет платную деятельность, он отслеживает поступления и начисляет доход самостоятельно. Поэтому зачисление денег на лицевой счет отражайте на счете 210.02 «Расчеты с финансовым органом по поступлениям в бюджет» (п. 89 Инструкции № 162н).

Учет операций по счету ведите в журнале операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071). Обеспечьте аналитический учет в разрезе кодов доходов бюджетов (КДБ). Об этом сказано в пунктах 228–229 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В бухучете делайте проводки:

№	Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
	Начислен доход	КДБ.1.205.ХХ.560	КДБ.1.401.10.100<1>
Плательщик вносит деньги в кассу
	Поступили в кассу средства от плательщика дохода	КИФ.1.201.34.510 одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики по доходам)	КДБ.1.205.ХХ.660
	Сданы наличные деньги на лицевой счет администратора (на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными)	КДБ.1.210.03.560 одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)	КИФ.1.201.34.610 одновременно уменьшение забалансового счета 17 (код аналитики 610)
	Поступили деньги на лицевой счет администратора (на основании выписки из лицевого счета)	КДБ.1.210.02.100<1>	КДБ.1.210.03.660 одновременно уменьшение забалансового счета 17 (код аналитики 610)
Плательщик перечисляет деньги на счет бюджета
	Отражено поступление дохода в бюджет (на основании выписки из лицевого счета)	КДБ.1.210.02.100<1>	КДБ.1.205.ХХ.660
ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета. <1> В разрезе статей (подстатей) КОСГУ по доходам.

Такой порядок следует из пунктов 49, 78, 91, 92, 120 Инструкции № 162н, пункта 365 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Бухучет в учреждении, которому счет администратора не открыт

В этом случае учреждение начисляет доходы, составляет Извещение (ф. 0504805) и передает его администратору кассовых поступлений. Последний контролирует и отражает в учете зачисление доходов в бюджет.

В учреждении, которое оказывает услуги, делайте проводки:

№		Дебет счета	Кредит счета
	Начислен доход от платной деятельности	КДБ.1.205.ХХ.560	КДБ.1.401.10.100<2>
Плательщик вносит деньги в кассу
	Поступили в кассу средства от плательщика дохода	КИФ.1.201.34.510 одновременно увеличение забалансового счета 17(код аналитики по доходам)	КДБ.1.205.ХХ.660
	Сданы деньги в банк для зачисления на лицевой счет администратора кассовых поступлений	КДБ.1.303.05.830	КИФ.1.201.34.610 одновременно уменьшение забалансового счета 17(код аналитики по доходам)
	Отражено уведомление администратора кассовых поступлений об ожидаемых доходах (на основании извещения ф. 0504805)	КДБ.1.304.04.100<2>	КДБ.1.303.05.730
Плательщик перечисляет деньги на счет бюджета
	Отражено уведомление администратора кассовых поступлений об ожидаемых доходах (на основании извещения ф. 0504805)	КДБ.1.304.04.100<2>	КДБ.1.303.05.730
	Отражено поступление дохода в бюджет (на основании извещения ф. 0504805 от администратора кассовых поступлений)	КДБ.1.303.05.830	КДБ.1.205.ХХ.660
ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета. <2> В разрезе статей (подстатей) КОСГУ по доходам.

Такой порядок следует из пунктов 49, 78, 104, 109, 110, 120 Инструкции № 162н, пункта 365 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Администратор кассовых поступлений принимает к учету ожидаемые доходы, о которых ему сообщило учреждение в Извещении (ф. 0504805). Когда доходы поступят на лицевой счет, он отражает их на счете 210.02 «Расчеты с финансовым органом по поступлениям в бюджет» (п. 89, 110 Инструкции № 162н). В учете сделайте проводки:

Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки

Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Но в подотчет деньги можно выдавать не только из кассы.

Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).

Подотчетными могут быть:

• лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
• совместители;
• лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).

Подробнее см. «Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику?».

Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:

• в наличной форме:

• из кассы предприятия;

• в безналичной форме:

• на карту подотчетного лица;
• на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.

См. также: «Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу».

Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:

Дт	Кт	Описание операции	Первичные документы
		Выдача денег под отчет из кассы предприятия	Расходный кассовый ордер
20, 23, 25, 26, 44		Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету	Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы
10, 15, 41, 07, 08, 11		Оприходованы матценности на основании авансового отчета	Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица
		Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание	Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы
		Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо	Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы
		Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом	Первичные документы, подтверждающие расходы
		Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия	Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу

Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:

• «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
• «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами

Пример 1. Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:

Дата	Счета		Сумма, руб.	Описание операции	Первичные документы
	Дт	Кт
			1 500	Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла	Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.2019
			1 500	Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И.	Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб.

Пример 2

Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.

Дата	Счета		Сумма, руб.	Описание операции	Первичные документы
	Дт	Кт
			3 000	Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку	Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.2019
			2 500	Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия	Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов
				Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу	ПКО № 214 от 15.09.2019

См. также:

• «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?»;
• «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать».

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
 

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы. (в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н) (см. текст в предыдущей редакции) На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует со счетами: по дебету по кредиту 50 Касса 07 Оборудование к установке 51 Расчетные счета 08 Вложения во внеоборотные 52 Валютные счета активы 55 Специальные счета в 10 Материалы банках 11 Животные на выращивании 76 Расчеты с разными и откорме дебиторами и кредиторами 15 Заготовление и приобретение 79 Внутрихозяйственные материальных ценностей расчеты 20 Основное производство 91 Прочие доходы и расходы 23 Вспомогательные производства 25 Общепроизводственные расходы 26 Общехозяйственные расходы 28 Брак в производстве 29 Обслуживающие производства и хозяйства 41 Товары 44 Расходы на продажу 45 Товары отгруженные 50 Касса 51 Расчетные счета 52 Валютные счета 55 Специальные счета в банках 70 Расчеты с персоналом по оплате труда 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами 79 Внутрихозяйственные расчеты 91 Прочие доходы и расходы 94 Недостачи и потери от порчи ценностей 97 Расходы будущих периодов 99 Прибыли и убытки