Содержание
Отличие графиков сменности от графиков работ
Сменной считается работа в две, три или четыре смены. Вводится она тогда, когда продолжительность процесса производства превышает длительность ежедневной работы, а также для увеличения объема выпускаемой продукции, эффективного использования оборудования и пр. (ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Как видно из определения, режим работы предполагает непрерывный, безостановочный процесс. При такой работе нужно составлять графики сменности, в котором должно быть прописано чередование смен и предоставление выходных.
Ст. 103 ТК РФ указывает на обязательные требования при сменной работе:
- составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени;
- учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности;
- ознакомление работников с графиком сменности производится не позднее чем за один месяц до введения его в действие.
В том случае, если работодатель применяет графики сменности, он должен соблюдать перечисленные выше требования.
Если на предприятии предусмотрен режим работы, при котором работником выполняются трудовые обязанности в течение одного дня, и при этом он не сменяется другим работником (например, чередование два через два рабочих дней), то такой рабочий режим не может быть квалифицирован как сменная работа.
К графикам работы законодательно не установлено специальных требований к срокам ознакомления, поэтому нет надобности в учете мнений представительного органа сотрудников. Работодатель должен соблюсти продолжительность рабочего времени и обеспечить для работников междусменный и еженедельный отдых согласно закону.
Требования к графикам
Главные требованиями при составлении графика работ и графика сменности:
- соблюдение установленной продолжительности рабочего времени;
- предоставление времени отдыха.
Из этого следует, что в графике надо предусмотреть:
- начало и окончание работы в день или смену;
- продолжительность смены и количество смен в сутки;
- количество рабочих дней и выходных (при сменной работе нужно предусмотреть чередование рабочих дней и нерабочих).
- Время отдыха между сменами, а также обеденное время и время отдыха согласно ст. 108 ТК РФ. Такие перерывы предоставляются сотруднику в течение рабочей смены, их продолжительность должна составлять не менее 30 минут и не более двух часов, при этом они в рабочее время не включаются. Согласно нормам МР 2.2.9.2311-07 «Состояние здоровья работающих в связи с состоянием производственной среды. Профилактика стрессового состояния работников при различных видах профессиональной деятельности. Методические рекомендации» время для обеда и отдыха должно предоставляться каждые четыре часа работы. Если установленный график подразумевает 12-часовой рабочий день, то у сотрудника должно быть минимум два перерыва не менее чем по 30 минут.
Что нужно при разработке графика
1.Правильно установить, является ли данный режим работы на предприятии сменным:
- если в организации нет сменяемости, то необходимо разрабатывать графики без ознакомления с ними сотрудников за месяц, однако учитывать мнения представительных органов сотрудников;
- если на предприятии невозможно организовать перерывы в работе, то работодатель должен внедрить сроки ознакомления и учитывать мнение представительного органа сотрудников. если такой орган отсутствует на графике необходимо оставлять пометку такого содержания: «На момент утверждения графика сменности представительный орган не создан»;
2. Соблюдать количества смен и продолжительность рабочего дня.
3. Предусматривать время начала и окончания работы в смену или день с учетом праздничных и нерабочих дней, работы в ночное время;
4. Предусматривать чередование выходных и рабочих дней с учетом закона и норм еженедельного отдыха сотрудников;
5. Предоставить время для перерывов и междусменного отдыха, согласно установленным нормам.
График работы должен храниться в организации не менее 1 года, согласно Перечню документов, подлежащих хранению на предприятии, утвержденный архивным фондом РФ.
>Хранение кадровых документов в организации
Какие требования существуют
В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по учету кадров. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.
Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:
- Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
- Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
- При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
- Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
- В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
- В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
- Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.
В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.
Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.
Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.
Разновидности документов
Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида:
- Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
- Перевод сотрудника внутри предприятия (переводы на иную работу, совмещение должностей).
- Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).
- Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.
Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года. Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет.
Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело.
Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет.
Как сортировать дела
Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.
Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах (прием на работу, переводы, увольнения).
Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.
При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».
Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.
Требования к архивам
Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:
- Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.
- Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.
Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам. Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией. Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.
При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации (архивы государства или муниципалитета). В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде.
При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт. В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт.