Компенсация за использование личного транспорта

Как оформить использование личного транспорта в служебных целях?

Командировки и разъезды по служебным делам на личном транспорте требуют расходов на топливо, техобслуживание, амортизацию. Работодатель обязан эти расходы возместить, согласно статьи 188 ТК РФ. Чтобы не было спорных вопросов по поводу компенсации расходов, работник и работодатель долные официально оформить использование личного транспорта в служебных целях.

Существует несколько способов:

• составить в трудовом договоре соответствующую запись;
• составить дополнительное соглашение к трудовому договору;
• заключить договор-аренды транспортного средства между владельцем авто и компанией, которая нуждается в транспорте;
• предоставить автомобиль по механизму ссуды;
• заключить договор гражданско-правового характера.

Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы. Надо примерить к собственной ситуации, определить, насколько тот или иной способ наиболее выгоден.

Фиксированная компенсация

Это удобный способ взаимоотношений с внесением дополнительной записи к трудовому соглашению. Работодатель должен издать соответствующее распоряжение. И еще составить соглашение о размере компенсации за расходы. Однако существуют нормы таких затрат на основании статьи 264 НК РФ и Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Учет расходов таков:

• 1200 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см.;
• 1500 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя более 2 000 к. см.;
• 600 руб. в месяц для мотоциклов;
• без ограничений — для грузового транспорта.

Плюсом таких взаимоотношений является то, что на фиксированную ежемесячную сумму компенсации НДФЛ не начисляется. Однако не всегда можно уложиться в эти нормативы. Работодатель возмещает расходы по факту. Но если превышен норматив, то на разницу между нормативом и фактической оплатой расходов начисляется НДФЛ.

К недостаткам можно отнести несколько моментов. Фиксированная компенсация не предполагает, что водитель получит деньги в конце месяца в любом случае, даже если не совершал поездок. И есть некоторый риск: руководитель предприятия может не возместить фактические затраты автовладельца, ограничившись оговоренной фиксированной суммой. И даже в суде будет сложно доказать свою правоту.

Договор аренды

К этому методу прибегают чаще всего. Это фактически аренда предприятием личного транспортного средства сотрудника, только без экипажа. Регулируется статьей 643 ГК РФ.

Плюсы такого решения:

• уже не действуют нормативы – расходы компенсируются в полном объеме, автомобиль фактически находится на балансе предприятия;
• страховка на транспортное средство также переоформляется на предприятие.

Недостатком можно считать тот факт, что если составлять договор на аренду автомобиля, то на все суммы за наем, получаемые работником, начисляется 13 % (тот самый НДФЛ).

Предоставить автомобиль в виде ссуды

Такой способ использования личного автомобиля для служебных целей регулируется статьей 689 ГК РФ. Он менее выгоден для работника с личным транспортом. Этот способ предполагает передачу своего личного транспорта предприятию на определенное время — в непосредственное пользование. Причем на безвозмездной основе.

Плюсы такого решения:

• предприятие полностью берет на себя ответственность за содержание, ремонт автомобиля, учет ГСМ;
• упрощает ведение отчётности в вопросах налогообложения;
• работник не теряет права использовать собственный автомобиль и в личных целях.

Но в этом случае работнику надо документально закрепить использование собственного автомобиля за собой, чтобы другие сотрудники не могли им пользоваться во время работы. А также право пользоваться автомобилем для личных нужд тоже вне рабочее время.

Гражданско-правовой договор

Можно обойтись без полноценного трудоустройства сотрудника с личным транспортом, а просто составить с ним гражданско-правовой договор. В этих отношениях не применяются нормы трудового права. Такой договор может быть обоюдовыгоден.

Плюсы такого решения:

• владелец автомобиля сам определяет, в каком виде предоставить транспорт – с экипажем, без него;
• автовладелец может и сам осуществлять перевозки людей и грузов, если имеет соответствующие права;
  оговаривается время использования транспорта, вплоть до почасового.

Но составить такой договор с предприятием владелец автотранспорта может лишь в том случае, если является индивидуальным предпринимателем, а не частным лицом.

Когда сам руководитель – водитель

Очень часто руководители предприятий используют собственный автомобиль для работы. Сами же на нем и ездят. Если речь идет о такой форме организации, как ООО, в этом случае директор может оформить все документально – в виде аренды, безвозмездной ссуды или фиксированной компенсации.

На деле часто руководители нарушают законодательство. И если случаются происшествия с участием автомобиля, им приходится объяснять правоохранительным органам, что автомобиль в данное время используется для личного пользования. Чтобы не создавать лишние трудности, стоит оформить документы на использование автомобиля, согласно законодательству.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, он не может отдать транспортное средство в аренду самому себе, так же, как и ссудить. Даже трудоустроить себя, директора, в качестве еще и водителя не получится. Закон разрешает совершать такие сделки только между двумя, как минимум, разными людьми. Чтобы учитывать расходы на собственный автомобиль в целях регулирования налогообложения, индивидуальному предпринимателю придётся поставить автомобиль на баланс предприятия.

И еще важный момент.

Чтобы использование личного транспорта в служебных целях не вызывало лишних вопросов у проверяющих служб, бухгалтер предприятия должен оформлять служебные поездки путевыми листами со штампами о прохождении водителем медицинского осмотра. Это является обязательным как для ИП, так и для других водителей, использующих личный транспорт в служебных целях. Даже руководитель ООО, пользующийся для работы собственным авто, должен сам себе выписывать путевые листы и оформлять рабочие поездки.

Использование автомобилей сотрудников в служебных целях сегодня практикуется в различных организациях и учреждениях, имеющих в штате сотрудников с разъездным характером работы. Также использует свои автомобили руководящий состав, которому по долгу службы приходиться «мобильно» решать много различных вопросов. На каких же условиях персонал может использовать личные авто? Какие ему полагаются выплаты, в чем заключаются их бухгалтерский учет и налогообложение?

Как можно оформить «на работу» автомобиль сотрудника?

Оформить отношения с сотрудником, использующим автомобиль при выполнении служебных обязанностей, можно по-разному. Во-первых, можно включить положение об использовании имущества в условия трудового договора и выплатить компенсацию в порядке и размерах, предусмотренных законодательством. Во-вторых, никто не запрещает подписать с сотрудником гражданско-правовой договор по аренде личного автомобиля с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации. Каждый из вариантов имеет преимущества и недостатки.

В отличие от всех иных видов получения авто в пользование, в данном случае автомобиль эксплуатируется не только в служебных, но и в личных целях. Следовательно, компенсация за использование личного автомобиля сотрудника может быть ниже арендной платы, уплачиваемой по договору аренды транспортного средства с экипажем. Однако, как показывает практика, использование личного транспорта существенно ограничено сферой его эксплуатации: как правило, это служебные командировки, когда на личном транспорте проще добраться туда, куда не ходит общественный или служебный транспорт.

Также использование личного имущества в рамках трудовых отношений может расцениваться как связанное с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, а полагающиеся работнику компенсационные выплаты могут расцениваться как не подпадающие под налоговое и страховое обложение. В то же время названные выплаты, как правило, ограничиваются трудовым законодательством. Гражданское право дает участникам отношений большую свободу действий, что позволяет им предусмотреть в договоре практически любой размер выплат, связанных с использованием имущества в интересах другой стороны. Однако это лишает выплаты компенсационного характера и заодно преференций по налогам и взносам.

Добавим: независимо от выбора обозначенных вариантов, учреждению выгодно, чтобы сотрудник использовал личный автомобиль. Как минимум, учреждение не понесет бремя капитальных затрат на приобретение автотранспорта, поэтому не увеличится бюджет расходов текущего периода. Также сократятся расходы на содержание и эксплуатацию: часть из них оплачивает работодатель, а часть – работник (владелец авто), использующий его и в личных целях. Помимо экономии на затратах учреждение может снизить объем документооборота и трудозатрат по учету эксплуатации автотранспорта.

Эксплуатация личного транспорта в рамках законодательства

Отношения между работником и работодателем регулируются нормами трудового законодательства, которые предусматривают выплату компенсации за использование авто, износ (амортизацию) имущества (потерю стоимости), а также расходы, связанные с использованием работником личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ).

Порядок возмещения затрат работника и размеры выплат определяются актами трудового законодательства, а при отсутствии данных актов – соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме. У бухгалтера может возникнуть вопрос: как разработать такой порядок (соглашение) об использовании личного авто?

Один из вариантов – это взять за основу имеющиеся нормативные документы по выплате компенсации за использование личного авто, например, утвержденные Правительством РФ (речь идет лишь о правилах выплаты компенсации, а не о ее размере):

• для федеральных государственных гражданских служащих (Постановление от 02.07.2013 № 563);
• для персонала органов внутренних дел (Постановление от 30.12.2011 № 1199);
• для сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов (Постановление от 17.01.2013 № 14).

Хотя документы адресованы разным категориям лиц, правила назначения и выплаты денежной компенсации по всем ним сходны. Во-первых, она выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями. Во-вторых, основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя соответствующего органа (учреждения). В-третьих, сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника, денежная компенсация выплачивается в таком же порядке. В-четвертых, для выплаты компенсации «разъездной» сотрудник подает заявление с указанием того, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

К заявлению работник прикладывает следующие документы:

• копия свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства, доверенности на управление автомобилем);
• путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены органом власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
• документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию личного транспортного средства в служебных целях (затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, текущий ремонт).

Все представленные документы должны подтверждать использование имущества в интересах работодателя, а не в интересах работника (Постановление АС СЗО от 16.03.2015 № Ф07-1834/2011). К этому добавим, что решение о выплате компенсации (возмещении расходов) принимается руководителем в определенный срок с учетом:

• необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
• времени использования личного транспорта в служебных целях;
• объема средств, выделенных учреждению на ведении деятельности.

Какие расходы возникают при использовании личного авто?

На самом деле эксплуатация транспортного средства предполагает несение самых различных затрат, не все из которых компенсирует работодатель. Если исходить из норм ст. 188 ТК РФ и практики эксплуатации личного транспорта, то расходы между работником и работодателем будут распределяться так:

Работнику полагается возмещение расходов на приобретение ГСМ по фактическим затратам, подтвержденным документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками). Выплата компенсации производиться отдельно от возмещения поименованных расходов.

Для сравнения представим распределение расходов по договору аренды авто с указанием услуг по управлению и технической эксплуатации между арендодателем и арендатором (если в их роли выступают работник и работодатель соответственно).

Как видим, расходы распределены схожим образом, но есть и различия. В частности, при использовании личного авто работник не получает отдельно плату за услуги по его управлению и технической эксплуатации. Сама эксплуатация личного автомобиля производится в рамках трудовой деятельности, за которое работник получает вознаграждение (зарплату). Компенсация за использование транспорта есть некий аналог арендной платы, в которую также заложен износ автомобиля (потеря его стоимости).

Бухгалтерский учет

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции № 157н).

В бухгалтерском учете учреждения показываются всего две операции:

• начисление суммы компенсации и отражение возмещения фактических затрат;
• выдача сотруднику компенсации в установленном размере.

Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н, 183н сделает следующие учетные записи:

Дебет	Кредит
Отражены расходы на выплату компенсации	0 109 х0 212	0 302 12 730 (000)
Выдана компенсация из кассы учреждения	0 302 12 830 (000)	0 201 34 610 (000)
Перечислена компенсация на банковскую карту работнику	0 302 12 830 (000)	0 201 11 610 (000)

Отметим, что если транспортное средство используется по договору аренды, то используется счет 302 24 «Расчеты по арендной плате за пользование имуществом» (п. 256 Инструкции № 157н). По кредиту данного счета отражается начисление арендной платы, по дебету – перечисление ее на счет сотрудника (выдача из кассы учреждения).

Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н, № 183н сделает следующие учетные записи:

Дебет	Кредит
Начислена сумма арендной платы за автомобиль	0 109 х0 224	0 302 24 730 (000)
Выплачена арендная плата из кассы учреждения	0 302 24 830 (000)	0 201 34 610 (000)
Перечислена арендная плата на банковскую карту работнику	0 302 24 830 (000)	0 201 11 610 (000)

Отметим: в упрощенных проводках нет записей по налоговым обязательствам.

НДФЛ

Данным налогом облагаются все доходы, получаемые физическими лицами, включая работников учреждений. От исчисления и удержания названного налога п. 3 ст. 217 НК РФ освобождает все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм). Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, нужно обратиться к иному, в частности, к трудовому, законодательству.

Из него следует, что необлагаемой суммой будет являться та, которая установлена в соглашении об использовании личного имущества работника. Причем должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина РФ от 30.04.2015 № 03‑04‑05/25434, от 20.04.2015 № 03‑04‑06/22274).

Здесь добавим, что ни трудовое, ни налоговое законодательство не содержат:

• перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер использования личного имущества;
• положений, запрещающих работодателю компенсировать работникам расходы, понесенные ими в связи с выполнением трудовых обязанностей.

Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать порядок определения необлагаемой компенсации работникам расходов по использованию личного авто, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты.

Страховые взносы

При исчислении данных взносов нужно помнить, что они исчисляются с выплат и вознаграждений, начисляемых в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров (ст. 7 Закона о страховых взносах). Компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником, не является оплатой труда и не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, ни к материальной выгоде. Поэтому названная выплата не подлежат обложению страховыми взносами (Определение ВС РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855). К такому логичному и краткому выводу судей добавим подробные рекомендации чиновников.

Как указано в Информационном письме ФСС РФ от 14.03.2016 № 02‑09‑05/06‑06‑4615, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть бухгалтер должен располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

В разъяснении чиновников также сказано, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и обозначенное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица. Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности на право управления транспортным средством, облагаются страховыми взносами в общем порядке. Не спешите соглашаться с чиновниками. Почему?

Судебные инстанции не разделяют приведенное мнение. Если авто используется по доверенности, то именно данный документ подтверждает правомерное использование чужого автомобиля, в том числе в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование авто, находящегося во владении работника на основании доверенности (Постановление АС УО от 06.04.2015 № Ф09-10118/14). На сегодняшний день в законодательстве отсутствует понятие личного имущества работника, поэтому им может быть имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Следовательно, компенсация работнику за использование личного авто, управляемого по доверенности, не облагается страховыми взносами (Определение ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423).

Также не будет облагаться страховыми взносами выплаченная по договору аренды компенсация за использование личного транспорта, которым сотрудник управляет на основании доверенности. Выплаты по договору аренды транспортного средства с экипажем в силу взаимосвязанных норм пенсионного, гражданского законодательства не могут восприниматься третьими лицами иначе как компенсация лицу, которому выдана доверенность на управление автомобилем, и поэтому не образует объекта обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды (Определение ВС РФ от 30.07.2015 № 306-КГ15-5578, Постановление АС ПО от 18.02.2015 № Ф06-18242/2013).

Нужен ли путевой лист при выплате компенсации за использование личного авто?

Таким вопросом задаются многие бухгалтеры, знающие о том, что данный документ обязывает составлять Устав автомобильного транспорта, который запрещает осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (п. 2 ст. 6). Путевой лист входит в разрешительную документацию, необходимую для допуска транспортного средства юридического лица к участию в дорожном движении (п. 2.2 приложения 2 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов).

Из сказанного следует, что согласно требованиям транспортного законодательства без путевого листа не обойтись учреждению и организации, эксплуатирующим свой автотранспорт в целях перевозки пассажиров и грузов. Если транспортное средство используется гражданином в личных целях, то необходимость в оформлении путевого листа не возникает, так как это предусмотрено вышеуказанными нормативными актами для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт.

Аналогичный вывод можно сделать в отношении эксплуатации личного транспорта в служебных целях. Однако необходимость его составления следует уже не из норм «транспортного» законодательства, а из требований трудового и налогового законодательства, которые обязывают подтвердить именно служебное использование личного имущества сотрудника. На это указали и судьи в Постановлении АС УО от 16.05.2016 № Ф09-4056/16. Для признания расходов на приобретение ГСМ в целях производственной деятельности необходимо наличие надлежаще оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход топлива и свидетельствующих о необходимости использования транспортного средства. Сведения, не позволяющие идентифицировать расходы на горюче-смазочные материалы как производственные, могут сыграть на руку ревизорам, которые начислят страховые взносы с неоднозначных выплат, являющихся вознаграждением за выполнение трудовой функции.

* * *

Подведем итог. Для того чтобы выплата за использование личного транспорта сотрудников считалась компенсационной, нужно, чтобы соблюдались следующие условия. Использование транспортного средства связано с исполнением трудовых обязанностей. Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя учреждения, в котором предусмотрены ее размеры. Размер возмещения указанных расходов при этом должен соответствовать экономически обоснованным затратам, сопряженным с фактическим использованием транспортного средства для целей трудовой деятельности. Если указанные условия не выполнены, то лучше заключить с работником договор об аренде транспортного средства с экипажем и считать налоги и взносы в общем порядке.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Утверждены Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

• председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);

• тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

• учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога на упрощенке.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

• подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;

• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;

• обосновывающие расчет суммы компенсации;

• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Возможна компенсация за использование личного транспорта сотруднику, работающему стационарно?

Ответ на вопрос:

По правилам, установленным статьей 188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Законодательство не ставит возможность выплаты компенсации за использование личного автомобиля в работе только при установлении разъездного характера работы.

Между тем, компенсация устанавливается в тех случаях, когда работник использует личное имущество в интересах работодателя (для выполнения своих трудовых обязанностей).

То есть по общему правилу, выплата работникам компенсации за использование личного транспорта производится, когда их работа по своему характеру связана со служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

При этом нужно указать на необходимость использования соответствующего личного автомобиля при исполнении трудовых обязанностей в должностной инструкции сотрудника. Тогда проверяющие органы не поставят под сомнение компенсационный характер выплаты.

Подробнее о доплатах мастерам спорта мы писали здесь.

В том случае, если компенсация будет выплачиваться необоснованно, т.е. без необходимости использования автомобиля в служебных целях, налоговые органы могут прийти к выводу, что данная компенсация не может быть включена в расходы при исчислении налога на прибыль. Помимо этого, в такой ситуации сумма компенсации будет облагаться НДФЛ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Компенсируем сотруднику использование личного имущества в работе

Журнал «Кадровое дело» № 3, Март 2016

Юлия ЖИЖЕРИНА,

юрист практики трудового и миграционного права

юридической компании «Пепеляев Групп»

В статье читайте:

• Когда расходы сотрудника нужно компенсировать
• Как определить размер компенсации
• Какие документы оформить для выплаты компенсации

Закон не запрещает сотрудникам использовать в работе личное имущество. Иногда такой подход удобен для обеих сторон: и для работника, и для работодателя. Но вряд ли сотрудники захотят использовать личные вещи в служебных целях на безвозмездной основе. Тем более что трудовое законодательство предусматривает возможность компенсации и возмещения расходов в подобных случаях. Рассмотрим, когда следует оформить такую компенсацию и возместить сотруднику расходы за использование его имущества в работе.

Условия компенсации за использование личного имущества

В законе не указано, какое именно имущество может применять работник. На практике это обычно личный мобильный телефон, ноутбук, инструменты, автомобиль1 и др.

Если работник с ведома или с согласия работодателя использует свое собственное имущество в интересах организации, то ему (ст. 188 ТК РФ):

– выплачивают компенсацию за использование и износ имущества;
– возмещают расходы, связанные с его использованием.

Закон не определяет, что именно считать личным имуществом. Большинство судов сходятся во мнении, что к нему относится любое имущество, которым работник имеет возможность пользоваться и распоряжаться. А некоторые суды придерживаются позиции, что личным является имущество, которое принадлежит сотруднику на любом законном основании, включая право аренды (постановление ФАС Уральского округа от 23 сентября 2013 г. № Ф09-9554/13).

Важно, чтобы работник использовал свое имущество с согласия или ведома работодателя (ст. 188 ТК РФ). Это значит, что сотрудник должен предварительно известить о намерении или получить согласие работодателя на применение личной вещи в работе. Если согласие не получено, то он не вправе требовать компенсации и возмещения расходов (апелляционное определение Челябинского областного суда от 22 сентября 2014 г. по делу № 11-9257/2014, апелляционное определение Московского городского суда от 14 ноября 2014 г. № 33-23925/2014).

Если в связи с использованием личного имущества сотрудника в работе потребовался его ремонт или обновление, то размеры возмещения этих расходов стороны определяют в соглашении (ст. 188 ТК РФ).

Однако это не имеет отношения к средствам индивидуальной защиты. Если работодатель не обеспечил работника необходимыми СИЗ и последний приобрел их сам, то суд обяжет компанию компенсировать такие расходы (апелляционное определение Волгоградского областного суда от 11 июля 2013 г. по делу № 33-7602/2013).

Как определить размер компенсации

Все о компенсации отпуска за ненормированный рабочий день вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

На законодательном уровне нормы размеров компенсаций за использование личного имущества в работе установлены только в отношении легковых автомобилей и мотоциклов (таблица ниже). Размеры возмещения расходов за пользование иным имуществом определяются по письменному соглашению сторон (ст. 188 ТК РФ). Главное, чтобы эти выплаты были экономически обоснованы и разумны (письмо Минфина России от 17 июня 2009 г. № 03-04-06-01/138, постановление ФАС Центрального округа от 24 июня 2011 г. по делу № А35-8471/2009).

Нормы расходов на компенсации за использование личного транспорта в работе

Вид транспорта	Рабочий объем двигателя	Размер компенсации в месяц для работников организаций2	Размер компенсации в месяц для государственных гражданских служащих3
Легковой автомобиль	До 2000 куб. см включительно	1200 руб.	2400 руб.
	Свыше 2000 куб. см	1500 руб.	3000 руб.
Мотоцикл	–	600 руб.	1200 руб.

На практике при исчислении размера компенсации ориентируются на два момента:

– стоимость имущества, которая документально подтверждена (письмо Минфина России от 18 февраля 2013 г. № 03-04-06/4259);
– степень его износа, которую определяют исходя из срока службы вещи на основании технической документации.

Пример

Работник будет постоянно использовать в работе недавно купленный им ноутбук. Сумму компенсации можно посчитать, исходя из его цены и нормативного срока службы. Стоимость ноутбука составляет 55 000 руб., а срок службы – 5 лет. Значит, размер ежемесячной компенсационной выплаты составит 916 руб. 67 коп. (55 000 руб.: 60 мес.).

Компенсацию за использование личного имущества обычно устанавливают и выплачивают по итогам отработанного месяца. При этом если работник находился в отпуске, болел или отсутствовал по другим причинам, то компенсацию выплачивать не обязательно, так как в этот период он не пользовался имуществом (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Пример

Сотруднику установлена ежемесячная компенсация за использование личного ноутбука в размере 916 руб. 67 коп. В марте 2016 года работник 6 рабочих дней находился на больничном. По производственному календарю в марте 2016 года 21 рабочий день. Чтобы определить размер компенсации за этот месяц, потребуется вычислить сумму компенсации за день и умножить ее на количество рабочих дней, не считая дни болезни. В итоге размер составит 654 руб. 76 коп. (916 руб. 67 коп.: 21 дн. × (21 – 6) дн.).

Какие документы оформить для выплаты компенсации

Чтобы учесть расходы на выплату компенсации в целях налогообложения прибыли организации, работодатель должен оформить ряд документов. В них нужно определить вид имущества, порядок, основания и размеры компенсации за его использование.

Положение о компенсации. Порядок и алгоритм расчета компенсации следует зафиксировать в локальном нормативном акте организации. Можно разработать одно общее положение о компенсации расходов, а можно составить несколько разных положений для каждого вида имущества: автомобиля, мобильного телефона работника, его личного ноутбука (образец ниже) и т. д.

Скачать и распечатать образец

Соглашение об использовании личного имущества. Размер компенсации нужно прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Кроме того, в нем необходимо определить, какое именно имущество будет использовать работник.

Должностная инструкция. Нужно указать на необходимость использования соответствующего имущества при исполнении трудовых обязанностей в должностной инструкции сотрудника. Тогда проверяющие органы не поставят под сомнение компенсационный характер выплаты.

Подтверждение принадлежности имущества. Чтобы выплатить компенсацию работнику, нужно убедиться, что имущество принадлежит именно ему (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-04-06/22274). Для этого сотрудники передают в бухгалтерию организации копии документов, которые подтверждают их право на имущество (чеки, гарантийные талоны, сертификаты и т. д.).

Подтверждение расходов. Расходы на содержание личных вещей и факт их использования в служебных целях подтвердит, к примеру, распечатка телефонных разговоров, счет, квитанция на ремонт имущества и т. д.

Приказ о выплате компенсации. Если имеются все документы, которые указаны выше, работодатель в произвольной форме издает приказ о возмещении расходов (образец ниже). С приказом работника нужно ознакомить под роспись.

Скачать и распечатать образец

Нормативная база

Документ	Поможет вам
Статья 188 ТК РФ	Узнать, в каких случаях работнику нужно оформить компенсацию за использование личного имущества
Письмо Минфина России от 17 июня 2009 г. № 03-04-06-01/138	Понять, что размеры компенсации за использование имущества должны быть экономически обоснованы

Важные выводы

1. Если работник с ведома или согласия работодателя использовал в служебных целях личное имущество, то ему выплачивают компенсацию за износ имущества и возмещают расходы, связанные с его использованием.
2. Размер компенсации за использование личного имущества стороны определяют самостоятельно. Главное, чтобы он был экономически обоснован.
​3. Если сотрудник находился в отпуске, болел или отсутствовал по другим причинам, то компенсацию выплачивать не обязательно, так как имущество не использовалось.

1 Подробнее о том, как оформить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, читайте в № 10, 2013.
2 Пункт 1 постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.
3 Приложение к постановлению Правительства от 2 июля 2013 г. № 563.