Правила создания бланка

Для издания любого типа такого документа необходима определенная подготовка, которая состоит из таких шагов:

  • инициирование издания;
  • сбор информации;
  • создание проекта;
  • согласование;
  • правильность оформления;
  • подписание;
  • доведение до сведения исполнителей и ответственных лиц.

Текст приказа должен включать 2 основных блока.

  1. Констатирующий – здесь указывается суть документа, то есть то, что нужно сделать. Тут также описываются причины, которые послужили поводом для его издания. Если основание для издания – это новоизданный закон, то указывается дата его издания и собственно его название. В отдельных случаях эта часть может вовсе отсутствовать, если разъяснять причины издания документа не нужно.
  2. Распорядительный – в этом блоке определяются ответственные лица, сроки выполнения сформированной ранее задачи. Понять, где эта часть, можно по обязательному глаголу «приказываю». Данная часть разделяется на пункты и подпункты с указанием ответственного лица и исполнителя. В роли исполнителей могут быть: отдельные сотрудники, целые структурные подразделения и филиалы, а указанные сроки должны быть реальными и достижимыми.

Правила создания:

  • приказ может быть написан, как от руки, так и создан на компьютере и распечатан;
  • необходимый формат документа А4;
  • проект, подготовленный к одобрению, обязательно подписывается: «проект»;
  • согласование осуществляется методом визирования. Если проект не прошел одобрение, то обязательно описывается причина отказа.

Обратите внимание! По указанным параметрам форсируют приказы по основной деятельности и административно-хозяйственым направлениям.

Реквизиты и правила составления

Перед тем как начинать правильно составлять приказ по образцу, следует узнать, какие существуют обязательные реквизиты документа. Среди них:

  1. Организационно-правовая форма компании.
  2. Полное название, как в учредительных документах.
  3. Регистрационный номер. Все они в обязательном порядке фиксируются в журналах.
  4. Дата. Их может быть 2: первая – дата составления, вторая – дата подписи руководителем.

Текст приказа должен быть составлен грамотно в деловом стиле, без личного мнения, оскорблений, преувеличений и других неприемлемых для делового письма оборотов. Нельзя использовать сокращения и аббревиатуры, кроме общепринятых. Если в основную часто документа нужно внести много информации, то допускается создание приложения, в котором она и приводится. Если все данные вносятся в основной части, следует нумеровать страницы.

В тех случаях, когда документ касается личного состава: увольнение, принятие на работу, перевод и т.д., в самом конце документа указываются фамилии фигурантов решения. Обязательно, после издания получить их подписи, которые будут подтверждением ознакомления с документом.

Пример приказа о проведении инвентаризаци

Первым делом указывают название документа, то есть «Приказ» по центру листа. Далее, перед изложением текста, тема, то есть о чем приказ, дата его составления и номер документа, согласно с книгой регистрации.

Далее указываются основания, то есть причину, которая привела к необходимости издания данного документа. Общепринятые формулировки:

  1. В соответствии …
  2. В целях…
  3. В связи с…
  4. В целях исполнения…

Здесь же может находиться ссылка на нормативный акт, ранее изданное решение, пункт устава и т.д. Завершается эта часть резолюцией «приказываю».

После этого слова начинается распорядительная часть, тут очень важно четко, конкретно и лаконично указать суть дальнейших действий и лиц, которые ответственны за выполнение указаний.

Важно! Если приказ имеет срок выполнения, то именно в распорядительной части их нужно указать. При регулярном характере, сроки не прописываются. Заключительные реквизиты – это подпись с расшифровкой и название должности.

Лист рассылки

Зачастую требуется, чтобы сотрудники ознакомились с приказом, особенно, если он касается организационной деятельности, личного состава. В таком случае создается лист рассылки. В нем вписываются данные:

  1. Коротко суть.
  2. Перечисляются лица, которые должны ознакомиться с документом.

В отдельных случаях, такой лист не создается, зачастую на небольших предприятиях, когда есть физическая возможность сообщить каждому лично.

Загрузить пример:Лист рассылки

При составлении приказа нужно учитывать очень много нюансов, руководителю нужно научиться правильно его писать, так как по долгу работы с ним придется сталкиваться едва ли не каждый день.

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

ПЕРЕВОД

  • Форма Т-5. Унифицированная форма приказа о переводе
  • Форма Т-5а. Унифицированная форма приказа о переводе (несколько сотрудников)
  • Т-5а Приказ о переводе нескольких сотрудников (пример)
  • Т-5. Приказ о переводе в связи с сокращением штата
  • Т-5. Приказ о переводе по состоянию здоровья
  • Т-5. Приказ о переводе, повышение в должности
  • Т-5. Приказ о переводе, временно, в связи с трудовым увечьем
  • Т-5. Приказ о переводе, временно, ввиду беременности
  • Т-5. Приказ о переводе, временно, до достижения ребенком полутора лет
  • Т-5. Приказ о переводе по результатам аттестации
  • Приказ О перемещении работника в другое структурное подразделение
  • Приказ О временном переводе в другое подразделение

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

  • Форма Т-6. Унифицированная форма приказа на отпуск
  • Форма Т-6а. Унифицированная форма приказа на отпуск (несколько сотрудников)
  • Т-6 Приказ О предоставлении отпуска (образец)
  • Т-6а Приказ О предоставлении отпуска (несколько сотрудников) (образец)
  • Т-6 Приказ О предоставлении отпуска по беременности и родам
  • Т-6 Приказ О предоставлении отпуска по беременности и родам работнице, усыновившей ребёнка
  • Приказ О предоставлении дополнительного дня отдыха работнику-донору
  • Приказ О переносе отпуска работника
  • Приказ О замене части отпуска денежной компенсацией
  • Приказ О замене дополнительного отпуска денежной компенсацией
  • Приказ О досрочном выходе работника из отпуска без сохранения заработной платы
  • Приказ О досрочном выходе работника из отпуска по уходу за ребенком
  • Приказ О продлении ежегодного оплачиваемого отпуска работника в связи с временной нетрудоспособностью
  • Приказ Об освобождении от работы работника-донора в день сдачи им крови
  • Приказ О продолжительности рабочего времени
  • Приказ Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени
  • Приказ Об установлении неполного рабочего времени
  • Приказ О работе на условиях неполного рабочего времени
  • Приказ О привлечении к работе в ночное время
  • Приказ О привлечении к сверхурочной работе (без согласия работника)
  • Приказ О привлечении к сверхурочной работе
  • Приказ О предоставлении дополнительного времени отдыха

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

  • Приказ О совмещении должностей
  • Приказ Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
  • Приказ Об увеличении объема выполняемой работы

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

  • Форма Т-11. Унифицированная форма приказа о поощрении
  • Форма Т-11а. Унифицированная форма приказа о поощрении (несколько сотрудников)
  • Приказ О наложении дисциплинароного взыскания (выговор)
  • Приказ Об отстранении работника от работы

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

  • Форма Т-9. Унифицированная форма приказа о направлении в командировку
  • Форма Т-9а. Унифицированная форма приказа о направлении в командировку (несколько сотрудников)
  • Т-9 Приказ О направлении в командировку (краткосрочную)
  • Т-9а Приказ О направлении в командировку (краткосрочную), несколько сотрудников
  • Приказ О возмещении работнику расходов, произведенных им в командировке
  • Приказ О направлении работников на повышение квалификации (с отрывом от работы)

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

  • Форма Т-8. Унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора (увольнении)
  • Форма Т-8а. Унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора (несколько сотрудников)
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) по инициативе работника в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с предоставлением работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с признанием судом работника безвестно отсутствующим
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с неудовлетварительным результатом испытания
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с лишением работника специального права (на управление транспортным средством), влекущее за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с нарушением установленных правил заключения трудового договора, исключающих возможность продолжения работы
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с призывом работника на военную службу
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с приемом на работу работника, для которого эта работа будет являться основной
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с совершением аморального поступка, несовместимого с продолжением работы
  • Приказ О восстановлении на работе
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии

>Оформление приказа

Чем руководствуемся

Приказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание.

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк приказа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

  • 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)», если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
  • 05 «наименование организации – автора документа». Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
    Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
    Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
  • 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
  • 13 «место составления (издания) документа» и
  • при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер», а также 17 «заголовок к тексту».

Пример 1

Бланк приказа с угловым расположением реквизитов

СвернутьПоказатьПример 2

Бланк приказа с продольным расположением реквизитов (образец из ГОСТ Р 7.0.97-2016)

СвернутьПоказать

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»

…Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или «051 мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.

Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.

Правила классификации и нумерации приказов см. в статьях «Организация издания приказов» и «Опыт маршрутизации движения приказов»

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Пример 3

Оформление приказа с приложениями

СвернутьПоказать

Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

  • приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
  • приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева сразу от границы левого поля2.

Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.

В заголовки приказов по личному составу часто включаются:

  • наименование действия и
  • инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
    • «О переводе И.О. Бесфамильного»,
    • «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
    • «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
      Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.

При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.

Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

  • наименование документа, наименование организации – автора… дата… регистрационный номер… заголовок к тексту или наименование вида документа;
  • наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)…

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…

А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании…», «Во исполнение…», «В соответствии с…» (как в Примере 3).

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью…», «В ­связи…» (см. Пример 4).

Пример 4

Оформление распоряжения с приложением

СвернутьПоказать

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).

Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:

  • указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
  • один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
  • срок исполнения.

Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же абзац, где дается само распоряжение3 (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).

Пример 5 СвернутьПоказать

7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.

Пример 6 СвернутьПоказать

7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.

Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.

Срок: 31.10.2017.

Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту… внести… до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.

Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).

Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):

  • и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
  • и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.19. …В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

  • в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: …(приложение) или… (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: …(приложение № 2);
  • на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).

Новый ГОСТ допускает как присутствие, так и отсутствие знака «№» при указании приложения в тексте приказа и «в шапке» приложения. Потому организации лучше выбрать для себя какой-то один вариант, чтобы документы выглядели аккуратнее.

Реквизитом 21 «виза» оформляется внутреннее согласование документа. Обратите внимание: наличие визы не обязательно означает согласие этого лица с проектом документа (см. «!» в Примерах 8, 9 и ;10).

Пример 7

Виза согласования проекта в случае его одобрения

СвернутьПоказать Пример 8

Виза согласования проекта при наличии замечаний к нему

СвернутьПоказать

Визы оформляют:

  • ниже реквизита «подпись» на последнем листе приказа либо на его обороте;
  • на отдельном листе согласования, оформляемом на бумаге (Пример 9). Если же процедура согласования проекта документа проходит в СЭД, то его результаты распечатываются потом в виде отчета (Пример 10).

Пример 9

Лист согласования проекта приказа на бумажном носителе

СвернутьПоказать Пример 10

Отчет о результатах согласования проекта приказа в СЭД

СвернутьПоказать

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО «Медведица»»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.

См. статью «Оформление реквизита «подпись»», учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.

См. статью «Организация издания приказов» См. статью «Опыт маршрутизации движения приказов» См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию» с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ

Сноски

СвернутьПоказать

  1. Новый ГОСТ рекомендует писать «5 мая 2017 г.», но добавление нуля перед однозначным числом дня дополнительно защищает дату от вероятности быть исправленной потом на 15 или 25 число. Вернуться назад

  2. Новый ГОСТ делает оговорку, что в приказах органов власти заголовок к тексту может оформляться посередине листа и центрироваться относительно самой длинной строки. Вернуться назад

  3. В Примере 4 ответственный и срок исполнения указаны для всех поручений пункта 2 текста. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

Как правильно написать приказ по образцу

При принятии каких-либо решений внутри организации руководство должно издавать приказы, чтобы это имело официальный характер, и все сотрудники ознакомились с нововведениями.

Есть несколько видов приказов, но суть у них одна — внедрить определенные решения в деятельность фирмы, и при этом проинформировать персонал о них в доступной форме.

Данные документы понадобятся и при проверке, поскольку все документы контролируются в первую очередь, и правильно составленный архив позволит сделать вывод о деятельности компании.

Прежде чем готовить приказ о сокращении штата или другом вопросе, следует разобраться, что он собой представляет, и какие процессы регулирует.

Его первоочередное назначение — это организация трудовой деятельности, осуществляемая непосредственно руководителем, хотя зачастую данная функция возлагается на его представителя, которым является секретарь или заместитель.

Ответственное лицо должно разбираться в том, по какой структуре необходимо составлять данные документы, какие особенности есть у разных бумаг, и на протяжении какого срока нужно будет хранить готовые бланки.

Есть три вида внутренних приказов, которые могут издаваться:

По основной деятельности
По личному составу Сюда относят прием людей на работу, их увольнение, направление на аттестацию или повышение квалификации, решения о поощрениях, присвоение званий, переход на совмещение должностей и т.д.
Для решения административно-хозяйственных вопросов Обеспечение коммунальными благами, налаживание связи или закупка необходимых расходных материалов

Отдельно стоит упомянуть приказы по личному составу, главная задача которых — отражение решений руководства, которые касаются кадровой политики компании.

Таким образом, приказы, касающиеся трудовых отношений, относятся к этой группе, поскольку отражают все моменты приема на работу, увольнения, перемещения на другие должности, выписывание поощрений и санкций.

До 2013 года бланки приказов были утверждены Госкомстатом, и были унифицированы, но если ГОСТ не использовался, то его можно было сформировать в свободном виде.

С этого периода формы унифицированного характера больше не действуют, и на них распространяется общий порядок.

Организации могут утвердить любой удобный тип документа, который станет официальным, и обычно это происходит с бумагами, ранее бывшими официальными на уровне государства.

А вот организационно-распорядительные документы, то есть распоряжения по хозяйственной части и основной ветке деятельности, всегда составлялись в свободной форме, и на данный момент это не изменилось.

В Инструкции по делопроизводству организации говорится о том, как должны подготавливаться приказы, и там сказано, что все решения касательно внутренней работы следует оформлять именно в этом формате.

Проекты подготавливаются структурными подразделениями, но подписываются либо гендиректором, либо заместителем.

Если подразделение проявило инициативу, разработав текст, то в бумаге обязательно должна быть суть предложения, обоснование необходимости, а также основания для внедрения.

Пример заполнения документа

Общие требования, прописанные в вышеуказанной инструкции, оговаривают, что в нем должны быть определенные реквизиты:

Название компании В рамках которой подготавливается документ
Тип бланка В данном случае это приказ
Дата и регистрационный номер Который фигурирует во внутренней базе
Место Где был составлен документ
Текст Который разделяется на смысловые части
Подпись руководителя и визирование
Отметка лица Которое было назначено исполнителем указанных действий

Заголовок обязательно емко передает общий смысл текста, причем лаконично, точку ставить не нужно.

Основной текст отделяется от заглавия межстрочными интервалами, а также проходит выравнивание по границам слева и справа.

Содержание предусматривает две части — преамбулу, в которой описываются предпосылки к конкретному решению, а также описание ситуации и распорядительную, где оглашается сделанное решение и назначаются ответственные.

Эти две части разделяются словом “приказываю”, далее ставится двоеточие, а распоряжение вписывается четко и с указанием ответственных лиц.

Обязательно необходимо прописать сроки исполнения, а после подготовки бумага утверждается начальством, при помощи визирования. Для последнего нужно указать должность лица, его ФИО и подпись.

Ответственность за то, чтобы приказы были правильно подготовлены, а также были оценены юридическим отделом, возлагается на руководителей подразделений, а канцелярия оценивает техническую часть.

На одном экземпляре ставится подпись об ознакомлении, а второй отдается исполнителю, сделать это нужно максимально быстро после регистрации бумаги.

О возложении обязанностей

Приказ о том, что на конкретное лицо возлагаются некоторые обязанности, должен быть составлен в официальном порядке и отражать, какие именно процедуры должны быть выполнены человеком, что для этого предоставляется и на каких условиях назначается ответственный.

Если возникает вопрос, как правильно написать приказ, образец можноскачать здесь.

Примером может быть бумага о том, что некоторое лицо получает обязанность вести учет и оформление трудовых книжек.

Обычно это задача кадровых специалистов, которые работают на предприятии, и следует составлять документ по определенному образцу.

Вверху ставится название компании, а чуть ниже — данные ОГРН и ИНН предприятия, далее после наименования документа, излагается его суть.

Идентификатором документов будет номер и дата составления, по которым его потом можно будет найти.

Касательно трудовых книжек действуют требования, поэтому основанием для издания такого решения будет их соблюдение.

В части решения указывается, кто именно получает такую обязанность, и должность, занимаемая этим человеком.

Дабы обеспечить продуктивное исполнение, необходимо также обозначить запасного исполнителя, который будет замещать основного на время болезни последнего, или же его отсутствия на рабочем месте по иным причинам.

Директор должен прописать и то, кому передается право контроля исполнения, это могут быть руководители исполнителей, либо же сам руководитель.

Заканчивается бумага подписью гендиректора, а также ознакомленных с ней людей, которых она касается.

О дисциплинарном взыскании

Этот документ разрабатывается в том случае, когда сотрудник совершил нарушение внутреннего распорядка, которое привело либо к нарушению условий трудового договора, либо вообще принесло убытки для предприятия.

Начало будет абсолютно одинаковым с предыдущим образцом, но в первой части текста следует указать нормы ТК РФ, на которые ссылается руководитель, а также основание для вынесения наказания.

Приказ о дисциплинированном взыскании можноскачать здесь.

Далее в распорядительной части оговаривается, какое взыскание будет применяться к работнику, причем наказываемый конкретизируется в плане ФИО и табельного номера, чтобы идентифицировать нарушителя можно было без проблем.

Но кроме этого, нужно также указать следующие данные:

  • структурное подразделение компании, которое является местом труда;
  • должность и класс квалификации;
  • ссылка на пункт Правил внутреннего трудового распорядка, которая подтверждает факт проступка;
  • основание, то есть доказательство совершенного.

Подтверждает данный приказ руководитель, для которого указываются должность, личная подпись, а также фамилия с инициалами.

Кроме того, работник должен подписать его, что подтвердит его ознакомление с ним, и финальной будет дата заполнения.

Видео: по данной теме

О приеме на работу

В таком варианте есть отличия от вышеописанных примеров, и заключаются они в том, что обязательно следует указывать:

  • дату, с которой человек зачисляется в штат;
  • ФИО нового сотрудника;
  • подразделение, где он будет работать;
  • должность, специальность, а также разряд или квалификация;
  • характер работы, он может быть постоянным, а также вполне может присутствовать испытательный срок;
  • уровень заработной платы, где прописывается основной тариф и надбавка;
  • длительность испытательного срока.

Приказ о приеме работника на работу можно .

На отпуск

Приказ об отпуске имеет совсем немного различий от ранее указанного документа, и в нем оговаривается сотрудник, которому дается отдых, его место работы и должность, его можно .

Также прописываются даты начала и конца отпуска, а в зависимости от типа отдыха и количества дней следует заполнять разные графы.

В итоге вписываются конкретная длительность предоставляемой передышки и целый период, а подписывается бумага гендиректором и самим работником.

При изменении планов, следует издать отдельную бумагу об отмене ранее сделанного распоряжения.

О повышении заработной платы

В таком приказе об изменении оклада или тарифной ставки обязательно говорится об основаниях данного шага, его можно .

К примеру, если зарплата вырастает по причине увеличения МРОТ, то следует оговорить, до какого уровня это произошло, а в блоке приказаний вписывается, кому именно — всем сотрудникам или отдельным лицам, необходимо увеличить довольствие и до какого уровня.

Ответственным за проведение повышения и выплату назначается главный бухгалтер, а кадровики должны ознакомить штат с данной бумагой.

Чтобы обозначить конкретную дату начала работы новых условий, следует указать ее с той формулировкой, что именно тогда вводится в действие этот приказ, а кроме того, назначается контролирующее лицо.

После этого ставится роспись и реквизиты директора, а также подписи в главе согласований, где должны расписаться все, кого касается документ.

На предприятиях часто выпускаются внутренние распоряжения, которые позволяют упорядочить рабочую деятельность, в них оговариваются решения руководства, касающиеся деятельности компаний.

Они должны быть составлены с соблюдением законодательства, а также предоставлены для ознакомления всем лицам, которых касается решение, если этого не сделать, то бумагу признают недействительной.

Образцы приказов по личному составу

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *